документ с подписью ответственного лица подтверждающего достоверность внесенных данных образец
Письмо-подтверждение
Письмо-подтверждение – одна из разновидностей деловой корреспонденции. Являясь вариантом информационных посланий, оно применяется в самых разных ситуациях и имеет достаточно большое распространение.
В каких случаях используется письмо-подтверждение
С помощью письма-подтверждения одна из сторон может уведомить другую о следующем:
Иными словами, поводом для составления такого рода писем в повседневной практике коммерческих компаний находится немало.
Зачем писать письмо
Этот вопрос вполне резонен, особенно учитывая многообразие форм современных коммуникаций. В принципе, любой вопрос можно решить по телефону, при помощи скайпа или даже социальных сетей. Зачем же писать письмо?
Составленное в письменной форме послание обретает доказательную силу.
В некоторых случаях оно может стать аналогом соглашения о намерениях или, например, акта о получении товара и т.п. (при этом ни в коем случае не заменяя данные документы, а дополняя их).
Кроме того, такие письма помогают наладить деловые контакты, формируют в отношениях между организациями доверительную атмосферу, укрепляют лояльность и подчеркивают особое отношение к адресату.
Непосредственный составитель
В организациях обязанность по составлению писем-подтверждений обычно лежит на специалисте/руководителе отдела, в ведении которого находится тот или иной решаемый вопрос, а также на секретаре, кадровике или юристе.
Вне зависимости от того, кто именно будет занят составлением документа, важно то, чтобы этот сотрудник имел четкое понимание того, как формировать подобные письма, соблюдал все нормы и требования деловой переписки.
Основные особенности формирования письма
Если вам понадобилось известить контрагента о подтверждении какого-либо факта с вашей стороны, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже советы и посмотреть образец документа.
Прежде всего, скажем о том, что письмо-подтверждение не имеет унифицированной формы, так что вы можете составить его в произвольной форме или, если у вас в компании применяется какой-то собственный шаблон данного документа – по его образцу.
Письмо допускается писать от руки (но в современном мире этот вариант не имеет широкого распространения) или печатать на компьютере. Для письма подойдет и обыкновенный лист бумаги любого удобного формата (лучше А4) и фирменный бланк компании (второй вариант придаст документу большую солидность).
При написании письма нужно учитывать несколько немаловажных моментов:
Если к письму прикладываются какие-то дополнительные бумаги (фото-, видео-материалы), их наличие также нужно отметить в тексте письма отдельным пунктом.
Письмо обязательно должно быть подписано отправителем (лицом, от имени которого оно пишется) и руководителем компании, а если организация применяет в своей деятельности штемпельные изделия для визирования бумаг (т.е. печати или штампы), то письмо можно удостоверить с их помощью.
Экземпляр у письма-подтверждения обычно один – оригинальный, который и регистрируется в журнале исходящей документации.
Как составить письмо-подтверждение
Текст письма должен содержать в себе ряд стандартных данных:
Затем посередине строки пишется название документа и обращение к конкретному должностному лицу (его начинайте со слова «Уважаемый», затем – имя-отчество).
После этого идет основная часть. Сюда вносится информация о том, что именно вы ходите подтвердить:
В общем, чем подробнее будет описана эта часть письма, тем лучше.
При необходимости письмо можно подкрепить ссылками на законы, подзаконные акты, постановления правительства, если они имеют прямое отношение к рассматриваемому в письме вопросу.
В завершение письма, в зависимости от целей его написания, можно высказать пожелание, просьбу, вопрос или сделать интересное предложение.
Как отправить письмо
Способов отправки письма-подтверждения несколько:
Сопроводительное письмо к документам
В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего
Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:
Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.
Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.
Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.
Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.
Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо
Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.
При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.
Структура документа
Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:
Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».
После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.
Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.
Текст сопроводительного письма
Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.
После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:
По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».
Указывать перечень приложений нужно следующим образом:
Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.
Важные нюансы
Образец
Общество с ограниченной ответственностью «Запад»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667
Генеральному директору ООО «Север»
Алексееву Петру Петровичу
610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А
тел. 89012345678
Исх. №112
12.12.2019 г.
Уважаемый Петр Петрович!
Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.
Итого: 4 экз. на 9 л.
С уважением,
генеральный директор ООО «Запад»
Санников Тимур Тимурович
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Письмо о выполнении предписания
Письмо о выполнении предписания – документ, сопровождающий отчет о его исполнении. Эти две бумаги неразделимы и значительно улучшают взаимопонимание с контролирующими органами и службами.
Требования к составлению
Письмо – служебный документ. Поэтому, несмотря на относительно свободную форму изложения, оно обязано подчиняться ряду условий, а именно:
Трафаретными в последнем пункте являются общеупотребляемые канцелярские выражения, характеризующие положение дел.
Что должно прилагаться
В тексте письма упоминаются приложения. В обязательном порядке должны быть прикреплены копии бумаг, которые подтверждают описанную ситуацию: отчет об исполнении предписания, опись выявленных нарушений. Все они должны иметь подписи ответственных лиц и печати. Отчет имеет достаточно сложный алгоритм заполнения и состоит из:
Все вместе нумеруется, прошивается, на каждом листе проставляется печать. Исключение: письмо о выполнении предписания не должно быть прошито.
В правом верхнем углу начала отчета должна быть ссылка на то, что документ является приложением к письму о выполнении предписания. Далее прописывается по пунктам, какие нарушения были выявлены в ходе проверки и о каждом – какие меры были приняты для их устранения.
Важно! Если предписаний много, то допустимо составление таблицы с графами «Содержание предписания» и «Отметка об исполнении», то есть что было замечено и как это исправили.
Также к письму могут прилагаться акты проверки. Они не должны быть старше трех дней. Все эти документы начиная с 2016 года можно отправлять через интернет. В частности, через формат электронного документа, заверяемого электронной подписью.
Обязательно ли составление
Для контролирующих организаций принципиальным моментом становится только наличие отчета. Если отчет не поступил вовремя, то дело передается в суд для принятии решения о том, будет ли фирма (либо частное лицо или ИП) нести административную ответственность за выявленные недостатки в работе. Письмо является значимой частью этих бумаг, своеобразным атрибутом деловой этики.
Передача
Для того чтобы документ дошел до адресата, его передают под роспись сотруднику Управления, который осуществляет контроль за выполнением указанного предписания. Если такой порядок невозможен, то используется почтовое отправление.
Важный момент! При отправке оформляется уведомление о вручении. Получающий должен расписаться в том, что получил бумаги.
Этот нюанс принципиально важен, так как при судебном разбирательстве (если таковое состоится) будет предельно важна информация о том, получена бумага сотрудником контролирующей организации или нет.
Форма написания
Из обязательных позиций письмо будет иметь только:
Для полноты информации желательно ссылаться на существующие законы, их пункты, даты принятия.
Выявление нарушений контролирующими органами – не редкость в нашей и других странах. Если нарушение есть, его необходимо исправлять. Иначе предпринимателя или организацию ждет административная или уголовная ответственность (смотря какое нарушение было выявлено).
Как выглядит документ
В правом верхнем углу письма расположена ссылка на адресата. Это может быть начальник налоговой службы, департамента образования или здравоохранения области либо региона и пр. Главное, чтобы ФИО совпадало с тем, от чьего имени были составлены предписания. Допустима постановка заглавных букв вместо полной прописи имени и отчества сотрудника.
После этого — основная часть письма. Она начинается с обращения к конкретному лицу, ответственного за проведение проверок в компании. Первая строчка начинается фразой «В исполнении предписания…». Потом идут ссылки на само предписание, дату его составления и заверения. Также упоминается отчет и дата проверки.
Если следовать юридическим нормам (что желательно), то ссылка на законодательную базу будет лучшим завершением основной части письма.
После ссылок на отчет перечисляются приложения, которые предоставляются вместе с письмом.
Также внизу обязательно ставить печать, подпись управленца в организации (директора), расшифровку должности, на которой он находится. Если есть, то надо оставить ссылку на доверенность, по которой действует лицо с датами и подписями. Копию его нужно будет послать в контролирующую организацию.
Ошибки
В письме недопустима необъективность оценочных позиций, голословное утверждение каких-либо фактов. Если в формулировке письма присутствует какая-либо информация, то она должна подтверждаться сопроводительными документами и реальными действиями по устранению выявленных нарушений.
При допущении помарки или незначительной ошибки данные в письме могут подвергаться исправлению. Естественно, при условии, что все подписывающие подтвердят факт наличия этой ошибки и поставили рядом с исправленным свои подписи в знак согласия с последними. Федеральный закон от 26.12.2008 г. №294 регулирует все эти взаимоотношения.
Сколько потребуется экземпляров
Для страховки нужно сделать два экземпляра отчета и письма о выполнении предписания. Первый отправляют в контролирующий орган (конкретному лицу), а второй остается в сейфе компании. По закону он хранится там не менее трех лет.
Указание ответственных лиц организации в печатных формах документов
Для бухгалтера 1С — это не только учетная программа, но и помощник для создания многих печатных форм документов. Оформлять их необходимо правильно, иначе документ «не признают» налоговики, а это чревато для организации финансовыми потерями.
В соответствии с Законом:
Это значит, что в 1С необходимо правильно настроить список ответственных лиц для указания их в первичных учетных документах и регистрах БУ.
В этой статье мы расскажем, как настроить подписи:
- Подписи ответственных лиц организации Подписи уполномоченных лиц организации
Заполнение сведений о лицах
Сведения по главным ответственным лицам для вывода в печатные формы заполняются из карточки организации: раздел Главное — Настройки — Организации :
Получите понятные самоучители 2021 по 1С бесплатно:
Указанные данные отображаются в печатных формах документов в местах, где проставляются подписи ответственных лиц.
В печатные формы каких документов выводится подпись руководителя?
В печатные формы каких документов выводится подпись главного бухгалтера?
В печатные формы каких документов выводится подпись кассира?
Изменение сведений о лицах
В форме данных ответственного лица указываются сведения:
С 03.12.2018 в Организации работает новый генеральный директор Михайлов Павел Аркадьевич. Необходимо отразить изменение в программе.
Заполните данные по новому руководителю.
После сохранения данных по кнопке Записать и закрыть в форме История подписи: Руководитель отобразится информация по Иванову А. П. и Михайлову П.А.
В печатных формах документов по 02.12.2018 включительно в качестве руководителя будет указываться Генеральный директор Иванов А. П, а с 03.12.2018 — Генеральный директор Михайлов П. А.
Ответственные за регистры и статистическую отчетность
Заполнение сведений о лицах
В карточке организации по ссылке Ответственные за подготовку отчетов указываются ответственные лица за ведение:
Бухгалтерские регистры
Налоговые регистры
Статистическая отчетность
Сведения об ответственном лице за подготовку статистической отчетности используются для заполнения информации о лице, составившем отчет, и его контактных данных в ряде форм регламентированной отчетности, например, в статистических формах:
Данные по должностному лицу, ответственному за предоставление статистической информации заполняются программой автоматически на Титульном листе отчета.
Изменение сведений о лицах
В форме лица, ответственного за подготовку отчета, указываются сведения:
С 18.07.2018 в Организации новым ответственным лицом за формирование бухгалтерских регистров назначается бухгалтер Сидорова Алевтина Петровна. Необходимо отразить изменение в программе.
В карточке организации по ссылке Ответственные за подготовку отчетов перейдите в настройку. По ссылке История — кнопка Создать заполните данные по новому ответственному лицу за оформление бухгалтерских регистров.
До 17.07.2018 включительно в печатных формах бухгалтерских регистров будет указываться Петрова С.Б., а с 18.07.2018 — Сидорова А.П.
Пример Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60.01.
Уполномоченные лица организации — это лица, имеющие право подписывать документы за руководителя, главного бухгалтера, иных должностных лиц на основании приказа, доверенности или иного документа.
В печатных формах документов данные о таких уполномоченных лицах могут быть заполнены:
Автоматическое подставление
Автоматическое подставление данных об уполномоченных лицах возможно для печатных форм следующих документов:
В карточке уполномоченного лица заполняются следующие реквизиты.
Обязательными для заполнения являются поля:
Поле Пользователь обязательно к заполнению, если справочник Пользователи в 1С не пустой. Иначе данные по уполномоченному лицу автоматически заполняться не будут.
Назначить уполномоченных можно только для следующих категорий ответственных лиц, указанных в поле За кого подписывает :
По остальным уполномоченным лицам данный механизм не работает несмотря на то, что все категории уполномоченных лиц доступны для выбора и заполнения сведений.
Необходимо включить в состав уполномоченных лиц менеджера Иванова А. П., временно исполняющего обязанности руководителя и наделенного правом подписи документов за руководителя на основании Приказа №39 от 16.08.2018.
Тогда в печатных формах документов автоматически в сведениях о руководителе будут подставляться данные указанного уполномоченного лица.
В регистре Уполномоченные лица не предусмотрено указание даты, с которой уполномоченное лицо временно исполняет обязанности руководителя. Исполняющий обязанности руководителя Иванов А. П. будет указываться в графе Руководитель при печати старых и новых документов, пока данные по нему не будут удалены из регистра.
Необходимо включить в состав уполномоченных лиц, наделенных правом подписи в печатных формах Универсального передаточного документа (УПД) ответственного за оформление бухгалтера Кузнецову А.В на основании Приказа №19 от 10.01.2018.
В печатную форму Универсальный передаточный документ (УПД) выводится лицо, ответственное за правильность оформления факта хозяйственной жизни.
Ручное заполнение
Если указание данных об уполномоченном лице в печатных формах документов не требуется на постоянной основе, а необходимо только для подстановки в отдельные документы, то лучше осуществлять ручной выбор такого лица непосредственно в форме документа.
Указание уполномоченного лица в регистре сведений Уполномоченные лица приведет к постоянной подстановке данных об уполномоченном лице во всех документах до момента, пока запись из регистра сведений не будет удалена.
Вручную уполномоченное лицо можно выбрать в следующих документах:
По указанным ссылкам и вкладкам открывается форма указания уполномоченного лица прямо в документе.
Удаление сведений об уполномоченных лицах
Убрать вывод в печатные формы уполномоченного лица, временно исполняющего обязанности, можно:
Сведения о лице, временно замещающем руководителя, будут удалены после записи документа. Просто очистка поля по уполномоченному лицу без записи документа не приведет к удалению сведений об уполномоченном лице.
В регистре Уполномоченные лица нужно встать на строку с удаляемым уполномоченным лицом и нажать на кнопку Del (или использовать кнопку ЕЩЕ — Удалить ).
Законный представитель налогоплательщика
Если налогоплательщик, сдавая отчетность, действует через своего уполномоченного представителя, то возникает необходимость указать его в программе.
Налогоплательщик может участвовать в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, через законного или уполномоченного представителя (п. 1 ст. 26 НК РФ). Полномочия представителя должны быть документально подтверждены (п. 3 ст. 26 НК РФ).
Согласно ст. 27 НК РФ законным представителем налогоплательщика является:
Все остальные лица, в том числе сотрудники организации, могут быть только уполномоченными представителями, наделенными соответствующими полномочиями. Они вправе представлять интересы налогоплательщика в отношениях с налоговыми, таможенными органами, государственными внебюджетных фондами, а также другими участниками налоговых отношений (п. 1 ст. 29 НК РФ).
В чем принципиальное отличие законных и уполномоченных представителей? Полномочия законного представителяоснованы на доверенности, учредительных документах, нормах закона или акта уполномоченного органа (п. 1 ст. 182 ГК РФ, ст. 27 НК РФ), а потому распространяются на все аспекты деятельности налогоплательщика. Возможности уполномоченного представителя ограничиваются представительством интересов в отношениях, которые регулируются законодательством о налогах и сборах.
Действия (или бездействие) законных представителей организации приравнивается к действиям (бездействию) этой организации (ст. 28 НК РФ). Для уполномоченных представителей такого равенства НК РФ не устанавливает.
По ссылке Заполнить открывается форма заполнения сведений о представителе организации.
Доверенность для электронного документооборота с налоговым органом выбирается из справочника Доверенности налогоплательщика и использует заполнение вкладок:
На вкладке Представитель указываются сведения о физическом лице, представляющем интересы организации в налоговом органе, и его полномочия.
При формировании налоговой отчетности Степанов Сергей Сергеевич будет указан как законный представитель организации.
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
Карточка публикации
(3 оценок, среднее: 5,00 из 5)