документы подтверждающие выплату заработной платы для налоговой
Как получить налоговый вычет через работодателя без декларации
Если у вас есть право на вычет за квартиру, учебу или лечение, можно прямо сейчас не платить НДФЛ. Вы можете получить вычет в виде реальной прибавки к своей ежемесячной зарплате на официальной работе. На самом деле вам просто разрешат не платить налог через работодателя, но для вас это будет выглядеть как прибавка. И получите вы ее не в следующем году и не после горы бумажек, а уже буквально через месяц. Подавать декларацию не нужно.
Это идеальный способ сохранить свои деньги, а не кредитовать государство.
Вот как все обстоит.
Что за НДФЛ? Кого это касается?
Это касается тех людей, которые платят НДФЛ по ставке 13% и работают по трудовому договору. Важно работать именно по трудовому — гражданско-правовой, даже постоянный и долгосрочный с уплатой всех налогов, не подойдет.
Каждый месяц из зарплаты у таких работников удерживают НДФЛ — налог на доходы физлиц. Человеку отдают зарплату за вычетом налога, а сам налог в бюджет перечисляет работодатель. Платит как бы сотрудник, но фактически перевод делает работодатель. Например, при официальной зарплате в 50 тысяч рублей работник получит 43 500 рублей, а 6500 попадут в бюджет. В нашем примере 6500 рублей — это НДФЛ, который человек отдаст государству в знак признательности за его, государство, существование.
НДФЛ хоть и федеральный налог, но по большей части попадает в бюджет субъекта РФ — то есть в бюджеты республик, краев, автономных областей, округов федерального значения. Если вы работаете в Краснодаре, ваши 13% от зарплаты идут в Краснодарский край, если в Салехарде — то в Ямало-Ненецкий автономный округ, а если в Москве — то в бюджет Москвы. Эти деньги идут на зарплату чиновникам, уборку снега, содержание больниц, пособия многодетным, ремонт дорог и социальные программы.
Что за вычеты?
Если сотрудник платит НДФЛ, у него может появиться право на налоговый вычет. Например, он купил квартиру, оплатил курсы английского ребенку и операцию маме. Значит, государство разрешит уменьшить налогооблагаемый доход на эти расходы и заплатить меньше налога.
Есть два способа вернуть налог:
Чек-лист для вычета через работодателя
Чтобы вам не платить налог в текущем году, должны совпасть такие условия:
Какие вычеты можно получать у работодателя
У работодателя можно получать не все налоговые вычеты, а только эти:
Еще у работодателя можно получать стандартные вычеты. Но для них другой порядок: не нужно брать уведомление в налоговой, достаточно написать заявление, и доход будут уменьшать автоматически. Например, на 1400 рублей в месяц, если у работника один ребенок, и на 2800 рублей, если детей двое.
Инвестиционный вычет или вычет за пожертвования у работодателя не получают, налог вернут только по декларации.
Как работодатель предоставляет социальные вычеты
Социальные вычеты — это вычеты на лечение, обучение, пенсию и страхование. Такие вычеты предоставляют с того месяца, когда работник принес заявление и уведомление из налоговой. То есть в этом месяце его доход уменьшат на сумму вычета. Если вычет больше зарплаты, остаток перенесут на следующий месяц.
Такие уведомления можно брать после каждого расхода. Их может быть несколько в течение года. Потратились на зубного — принесли заявление на вычет. Оплатили автошколу — снова подали документы, чтобы не платить налог. При этом нужно следить за лимитом вычета — это 120 тысяч рублей в год, не считая обучения детей и дорогостоящего лечения.
Например, Павел оплатил в январе 2020 года услуги стоматолога и платные анализы — всего 35 тысяч рублей. В феврале он подаст в налоговую заявление о подтверждении права на вычет. В марте 2020 года ему выдадут уведомление. Этот документ Павел отнесет в бухгалтерию и скажет: дайте мне вычет в сумме 35 тысяч рублей, вот справка. При расчете налога на доходы за март у Павла не удержат его с 35 тысяч рублей, а сразу отдадут на руки вместе с зарплатой. Павел не будет ждать 2021 года и подавать декларацию, он заберет 4550 рублей сразу.
В апреле Павел оплатит операцию маме и курсы вождения для себя. Он потратит 70 тысяч рублей и снова возьмет уведомление о праве на вычет. В мае у Павла удержат меньше налога: он получит на 9100 рублей больше обычного.
Если на обучение или лечение потратились в 2019 году, налог нужно забирать по декларации. Расходы 2019 года нельзя учесть для уменьшения дохода в 2020 году. А если расходы были в 2020 году, подавайте уведомление и не платите налог прямо сейчас.
Как работодатель предоставляет имущественный вычет
Имущественный вычет положен при покупке жилья. У него лимит не на каждый год, а один на всю жизнь — сейчас это 2 млн рублей.
Особенность этого вычета в том, что у него остаток переносится на следующий год. То есть право на вычет могло появиться два года назад, но весь налог забрать не удалось. Поэтому каждый год можно брать новое уведомление, чтобы сразу не платить налог из зарплаты.
В отличие от социального вычета имущественный дают с начала года. Даже если квартиру купили в марте или уведомление взяли только в марте, работодатель должен вернуть весь налог, который удержал с января. Иногда бухгалтеры боятся так делать, но все-таки положено именно так: это общая позиция ФНС, Минфина и Верховного суда.
Допустим, у Нины зарплата 40 тысяч рублей. В январе 2020 года Нина купила новостройку в ипотеку. Дом сдадут только в мае, поэтому пока она не имеет права на вычет. Но в мае это право у Нины появится — когда подпишут акт приема-передачи. С января по май 2020 года она все еще будет платить налог на работе.
Но в мае она возьмет уведомление и отнесет его на работу: вот мое право на вычет в сумме 1,5 млн рублей. Уменьшайте мой доход при расчете налога.
Бухгалтерия предоставит Нине вычет с января 2020 года. Но так как у нее удерживали НДФЛ, излишне уплаченную сумму ей вернут вместе с зарплатой. Нина получит весь налог с января — 20 800 рублей за четыре месяца. И с мая у нее перестанут удерживать НДФЛ до конца года. Каждый месяц Нина будет получать все 40 тысяч рублей зарплаты и не будет платить в бюджет по 5200 рублей.
В следующем году она снова возьмет уведомление — и так будет продолжаться, пока не кончится вся сумма вычета. Ни одной декларации Нина не заполнит и камеральной проверки три месяца ждать не будет. Вы тоже так можете.
Если квартиру вы купили не в 2020 году, а раньше, сейчас тоже можно не платить налог. Например, если за предыдущие годы вы еще не успели использовать всю сумму вычета и на 2020 год перешел остаток с прошлых лет. Вам не нужно ждать 2021 года, чтобы подать декларацию. Прямо сейчас, в 2020 году, можно не платить НДФЛ на работе. Для этого нужно получить в налоговой один документ. Вам даже копии договоров отправлять не придется: у налоговой все это уже есть.
Например, Игорь купил квартиру в 2018 году за 2 млн рублей. Его зарплата — 50 тысяч рублей в месяц. За 2018 и 2019 годы Игорь подал декларации. Так он использует 1,2 млн рублей вычета и вернет 156 тысяч рублей НДФЛ. На 2020 год перешел остаток вычета — 800 тысяч рублей. Это та часть расходов на квартиру, с которой Игорь еще не успел вернуть налог. Но он может не ждать 2021 года. В феврале 2020 года Игорь подаст в налоговую заявление, чтобы получить уведомление о праве на вычет. Через месяц он принесет на работу документ, где написано, что с 800 тысяч рублей дохода работодатель не должен удерживать НДФЛ. Бухгалтер перестанет вычитать налог из зарплаты Игоря и перечислять его в бюджет — эти 13% отдадут Игорю в день зарплаты. Вместо 45 500 рублей Игорь будет получать 50 тысяч рублей каждый месяц. Так он использует еще 600 тысяч рублей вычета, а 200 тысяч перейдут на 2021 год.
Как получить уведомление о праве на вычет
Это уведомление выдает налоговая инспекция. Чтобы его получить, нужно подать заявление и документы, которые подтверждают, что вы и правда имеете право на вычет, о котором просите. Пакет документов такой же, как для декларации. Хотя справка 2-НДФЛ по правилам не нужна, мы советуем ее прикладывать. Потому что у налоговой инспекции еще нет данных о ваших доходах и при проверке права на имущественный вычет инспектор может занервничать.
Найдите форму заявления. Проще всего подать заявление в личном кабинете на сайте nalog.ru. Правда, ФНС так глубоко закопала заявление в новом дизайне, что без специальной подготовки найти его почти невозможно.
Вот секретный путь к заветному документу:
Заполните данные о своих расходах. В личном кабинете вас ждет простая и понятная форма для заполнения. Нужно указать, какие расходы вы хотите заявить для вычета, и прикрепить сканы подтверждающих документов. Если на имущественный вычет подавали документы в прошлом году, еще раз они не понадобятся — просто заполните адрес объекта и укажите сумму.
Данные о работодателе есть в справке 2-НДФЛ. Уведомление дают конкретному работодателю, поэтому это важно.
На имущественные и социальные вычеты заполняют разные формы заявлений.
Для отправки заявления нужна электронная подпись. Она формируется прямо на сайте налоговой. Это бесплатно, но не быстро. Без такой подписи вы не сможете открыть форму заявления. Если подпись была в старом личном кабинете, в новом дизайне ее придется формировать заново — наберитесь терпения.
Отправляйте заявление и ждите, когда будет готово уведомление.
Если нет личного кабинета, напишите заявление на бумаге. Приложите копии документов. Берите с собой оригиналы и несите лично в налоговую инспекцию. Можно отправить почтой.
Когда выдадут документ с подтверждением права на вычет?
Уведомление для работодателя делают примерно месяц. В старой версии личного кабинета не появлялось никаких сообщений о том, что оно готово, — приходилось звонить в налоговую и спрашивать. После звонка оказывалось, что документ давно ждет, когда его заберут.
Вы тоже не ждите, пока вам его доставят, а сами дергайте инспекторов. Когда пройдет месяц, вам будут обязаны выдать подтверждение для работодателя.
Что делать дальше?
Это уведомление нужно отнести в бухгалтерию. Там же напишите заявление с просьбой предоставить вычет. Больше ничего подтверждать не надо. Никаких справок, договоров на квартиру и деклараций от вас не нужно. Работодатель не будет проверять право на вычет: это сделала налоговая.
После того как оформите документы, просто ждите денег. Бухгалтерия сама посчитает, сколько вам положено, потому что это их обязанность. Но вы контролируйте: вся информация о предоставленных вычетах должна быть в расчетном листке.
Можно ли не брать уведомление, а подать декларацию в следующем году?
Да, можно. Вы сами выбираете, как забирать свой налог. Если не хотите, чтобы на работе знали, что вы купили квартиру, можете ничего не подавать им. В следующем году заполните декларацию и вернете налог себе на счет. Работодателю об этом сообщать не нужно.
Если есть право на социальный и имущественный вычет в одном году, как их выгоднее получать?
Напишите работодателю заявление, что сначала просите предоставить вам социальный вычет, а когда он закончится — имущественный. Так выгоднее, потому что остаток социального вычета не переносится на следующий год и просто сгорит. А имущественный вычет можно получать хоть десять лет.
Очередность вычетов вы выбираете сами. ФНС не против.
Можно ли в 2020 году получить уведомление о вычете по расходам за лечение, которые были в 2019 году?
Нет, если в 2019 году вы оплатили лечение, то возвращать будете тот налог, что платили именно в 2019 году. Если не успели сделать это через работодателя — теперь только по декларации. С 2019 года нельзя перенести социальный вычет на 2020 год.
Если в прошлом году уже брали уведомление, надо ли брать еще одно в 2019?
Да, обязательно. Каждый год — новое уведомление. Даже если получаете вычет по той же квартире, все равно нужно брать новое уведомление.
Если еще не сделали этого, поторопитесь. Пока вы бесплатно кредитуете государство. Оно это вряд ли оценит.
Первичные документы по учету заработной платы
Автор: Юлия Попик старший бухгалтер по расчету заработной платы
Первичные документы по учету заработной платы
Автор: Юлия Попик
старший бухгалтер по расчету заработной платы
В первичных документах по учету заработной платы содержатся данные, небезразличные, как для ваших сотрудников, так и для представителей государственных контролирующих структур. То, насколько достоверна или ошибочна предоставленная в них информация, зависит от квалификации и добросовестности бухгалтера и кадровика (в некоторых компаниях эти функции совмещает один специалист). Как приумножить бюджет организации благодаря экономии на работе бухгалтера-кадровика и отсутствии санкций фискальных органов, читайте в публикации.
Первичные документы по учету кадров и заработной платы – главное свидетельство правильного расчета бюджетных платежей и распределения доходов сотрудников согласно их трудозатратам. И то, и другое строго регулируется на законодательном уровне, зато в компаниях работа с этими бумагами зачастую контролируется менее жестко.
Со стороны руководства это является ошибкой: то, что представителям бизнеса кажется «соблюдением формальностей», для государства – залог своевременного пополнения бюджета в полном размере и соблюдения действующего налогового и трудового законодательства. Пробелы в «первичке» по расчету зарплаты чреваты не только штрафами со стороны контролирующих органов, но и другими последствиями, в том числе репутационными потерями в результате разбирательств с государственными структурами и трудовых споров с сотрудниками.
Значение «первички» по учету зарплаты и кадров для бизнеса
С каждым годом государство ужесточает внешние условия для существования и развития бизнеса. Поэтому главная задача собственника – предугадать и максимально уменьшить возможные убытки, если вдруг компания попадет под внимание контролирующих органов. «Правильные» первичные документы в этом смысле – надежный способ продемонстрировать свою добросовестность и исключить стремление соответствующих структур проверить ваш бизнес более тщательно.
Не меньшего внимания заслуживают бумаги, участвующие в кадровом делопроизводстве. ТК РФ в большей степени защищает интересы работника, а не работодателя. Компенсировать такую несправедливость, а также закрепить за каждым сотрудником ту степень ответственности, которую предусматривает специфика именно вашего бизнеса, можно только грамотно разработанными локальными нормативными актами.
Кроме того, кадровый документооборот часто является «собранием» ошибок, которые случайно обнаруживаются лишь во время проверки Роструда, Роскомнадзора, ФСС, разбирательства прокуратуры, полиции, миграционной службы или накануне трудового спора с сотрудником. За формальный подход к рутинной работе придется заплатить штрафы в сотни тысяч рублей.
Передайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice и получите услуги профильных специалистов: ассистента, специалиста по кадрам, эксперта по кадровому сопровождению, юриста по трудовому праву. Стоить это будет примерно столько же, сколько услуги штатного кадровика, но высокий уровень автоматизации позволяет нашей компании исключить человеческий фактор, так часто оборачивающийся досадными ошибками.
Кроме того, мы берем на себя полную финансовую ответственность за качество предоставляемых услуг. Эксклюзивный договор страхования профессиональной ответственности включает в себя расширенный перечень рисков, которые не предусмотрены стандартным полисом и не страхуют большинство других бухгалтерских компаний.
Общие требования к оформлению первичных документов
Статья 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ говорит о том, что каждый факт хозяйственной жизни компании должен быть оформлен соответствующим первичным документом. И тут же предупреждает, что к бухгалтерскому учету не допускаются «мнимые и притворные» сделки.
Реальности сделок со стороны государства сегодня уделяется повышенное внимание. В связи с этим с 2013 года не все первичные документы подлежат обязательному оформлению по образцам из альбомов унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата России. Теперь «первичку» можно перерабатывать под нужды вашей бухгалтерии и бизнеса – главное, чтобы не утаивались и не фальсифицировались данные. В любом случае, самостоятельно разработанный первичный документ должен содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.
В том, чтобы сведения в первичных документах соответствовали реальности, заинтересовано не только государство, но и собственник бизнеса. Если государство будет уверено в вашей законопослушности, вы в свою очередь тоже можете быть уверенными, например, в том, что вам не грозят манипуляции со стороны сотрудников, трудовые споры и санкции.
Оценить риски и исправить ошибки кадрового учета помогут эксперты 1С-WiseAdvice. Услуга «Кадровый аудит» предусматривает общую оценку кадрового делопроизводства организации и его соответствие трудовому законодательству, выявление ошибок учета и прямых нарушений Трудового кодекса.
Наши эксперты опишут обнаруженные риски и предусмотренные за них меры ответственности, прокомментируют, как лучше исправить допущенные ошибки.
В серьезных случаях, когда накопилось много нарушений, мы можем составить план восстановления кадрового учета и самостоятельно его реализовать.
Перечень документов для расчета заработной платы и учета рабочего времени
К первичным документам для расчета заработной платы относятся:
А теперь обо всех этих документах – более подробно.
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
Логичней говорить о форме Т-12, так как Т-13 включает в себя только первый раздел образца Т-12. Так или иначе, компания вправе самостоятельно разработать и утвердить форму табеля учета рабочего времени и расчета зарплаты. В этом случае документ должен содержать точную информацию:
В зависимости от графика работы конкретного сотрудника используются следующие способы учета его рабочего времени:
Расчетные и платежные, а также расчетно-платежная ведомости
Ведомости, отражающие начисление и выплату сотрудникам зарплаты, существуют в трех унифицированных формах, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Данные документы также можно подгонять под особенности учетной политики компании, но при условии соблюдения обязательных реквизитов, предусмотренных все той же частью 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.
Отличаются формы друг от друга своим предназначением и способами последующего расчета с сотрудниками.
Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а)
Журнал регистрации платежных ведомостей является регистром бухгалтерского учета. Он предназначен для систематизации и накопления информации, содержащейся в платежной (Т-53) и расчетно-платежной (Т-49) ведомостях. Согласно статье 10 Закона № 402-ФЗ в регистрах бухгалтерского учета не допускаются пропуски, «изъятия» или исправления «несанкционированными лицами». Любое исправление должно сопровождаться датой, подписями с расшифровками сотрудников, ответственных за ведение данного регистра.
Лицевые счета
Лицевой счет – внутренний документ, в который с момента приема на работу и на протяжении всей трудовой деятельности заносятся сведения обо всех видах выплат и удержаний из зарплаты сотрудника. Этот вид «первички» ведется по двум формам:
Расчетные записки
Унифицированная форма № Т-60 предусматривает два вида отпуска:
Отпускные по данному образцу рассчитываются, исходя из среднего дневного заработка сотрудника, умноженного на количество дней отпуска. Компания может разработать свою форму начисления отпускных, опять-таки соблюдая обязательные упомянутые требования фиксирования реальных фактов хозяйственной жизни компании.
Аналогично обстоят дела и с формой № Т-61, отражающей порядок начисления «расчетных».
Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору
Документ отражает виды, объем и стоимость работ, выполненных сторонним исполнителем. Подробные данные о каждой услуге оформляются в отдельной строке.
Другие первичные документы, участвующие в расчете заработной платы и учете рабочего времени:
Какой документ может подтвердить налоговому органу правильность расчета заработной платы?
Согласно указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утверждены Постановлением N 1) расчетная ведомость (форма N Т-51) применяется для расчета и выплаты заработной платы работникам организации. Начисление заработной платы по форме N Т-51 производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов.
Для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, применяется табель учета рабочего времени (форма N Т-13, утверждена Постановлением N 1).
Поскольку в табеле учета рабочего времени указываются фактически отработанные часы, а расчетная ведомость составляется на основании данных этого табеля, в форме N Т-51 также должны быть указаны не рабочие дни по производственному календарю, а фактически отработанные сотрудниками часы. Причем эта форма допускает ее заполнение в часах (а не только в днях, о чем свидетельствуют названия граф 6, 7), что при почасовой оплате труда представляется логичным.
Обратим внимание, что п. 1 ст. 9 Закона N 129-ФЗ допускает внесение исправлений в первичные учетные документы. Исправления должны быть подтверждены подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Что касается проверки налоговым органом расчета заработной платы, отметим следующее.
Налоговые органы наделены правом требовать в соответствии с законодательством о налогах и сборах от налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента документы, служащие основаниями для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов, а также требовать устранения выявленных нарушений законодательства о налогах и сборах (пп. 1 п. 1 ст. 31 НК РФ). Вместе с тем в их компетенцию не входит непосредственно проверка правильности заполнения первичных учетных документов. Целью налоговых проверок является контроль за соблюдением налогоплательщиком, плательщиком сборов или налоговым агентом законодательства о налогах и сборах (п. 2 ст. 87 НК РФ), в том числе проверка правильности исчисления налогов.
В связи с этим необходимо обратить внимание на следующее. Пунктом 1 ст. 252 НК РФ установлены общие критерии учета расходов при налогообложении прибыли, которые касаются в том числе и расходов на оплату труда, предусмотренных ст. 255 НК РФ. Одним из критериев учета расходов является подтверждение их документами, в частности оформленными в соответствии с законодательством РФ.
При этом положения НК РФ не указывают на конкретный перечень документов, которыми налогоплательщик вправе подтвердить правомерность уменьшения налогооблагаемой прибыли на те или иные расходы. Как неоднократно подчеркивали суды, налоговое законодательство не устанавливает перечня документов, подлежащих оформлению при осуществлении налогоплательщиком тех или иных расходных операций, не предъявляет каких-либо специальных требований к их оформлению (заполнению). Решение вопроса о возможности учета тех или иных расходов в целях налогообложения прибыли зависит от того, подтверждают документы, имеющиеся у налогоплательщика, факт осуществления заявленных им расходов или не подтверждают (смотрите, например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 26.10.2010 N Ф07-10000/2010 и от 25.05.2009 N А13-98/2008).
Режим рабочего времени и времени отдыха, если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя, указывается в трудовом договоре (часть вторая ст. 57 ТК РФ). В ином случае режим рабочего времени, включая продолжительность рабочей недели, продолжительность ежедневной работы (смены), время начала и окончания работы, время перерывов в работе, число смен в сутки, чередование рабочих и нерабочих дней, предусматривается правилами внутреннего трудового распорядка (ст. 100 ТК РФ).
Следует добавить, что организация не лишена права внести исправления в расчетную ведомость в порядке, предусмотренном п. 1 ст. 9 Закона N 129-ФЗ, и привести ее содержание в соответствие с табелем учета рабочего времени.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ерин Павел
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Мельникова Елена
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.