Сэд сбис что это

Что такое электронный документооборот и как он работает

Можно подписывать документы на бумаге, но это долго и неудобно, плюс они занимают место, теряются, их сложно искать. Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс, который ускоряет и упрощает передачу информации клиентам, поставщикам, госорганам и внутри компании, позволяет контролировать взаиморасчеты между организациями или территориально удаленными подразделениями. Все документы при этом создаются в электронном виде, подписываются электронной подписью, а значит, имеют юридическую силу.

Что вы узнаете

Кому подходит

Система электронного документооборота на крупном предприятии с сотнями и тысячами внешних документов в месяц помогает снизить издержки и сэкономить сотни тысяч рублей в год, а также уменьшить риски, связанные с потерей документов, ошибками и штрафами от налоговой.

Малому и среднему бизнесу важно получать оплату за товары или услуги в день выставления документов, безбумажный документооборот поможет им ускорить этот процесс, ведь чем быстрее документы дойдут до получателя, тем быстрее их оплатят. Пускай сейчас предприниматель заключает пару-тройку контрактов в месяц и не нуждается в ведении электронной документации, но у него могут появиться крупные заказчики, которые работают только по ЭДО, и потребуют подключиться.

Схема работы

Неважно, какого размера ваш бизнес, схема ЭДО для работы с документами будет одинаковой.

Преимущества ЭДО

Как совмещать бумажный ЭДО с электронным

Быстро перейти только на электронные документы у вас не получится, да и не все ваши контрагенты будут пользоваться ЭДО. Вам придется хранить и бумажные оригиналы, и их скан-копии — их можете хранить у себя в учетной системе или в отдельном архиве. В СБИС к архиву электронных документов можно добавлять сканы бумажных оригиналов, чтобы находить их по первому требованию и без лишних усилий. Система напечатает на бумажном документе QR-код, по которому быстро свяжет скан с электронным документом.

Как понять, что пора переходить на ЭДО

Проверьте себя по небольшому чек-листу. Если на большинство утверждений вы ответите «нет», то значит, самое время ознакомиться с рынком систем электронного документооборота и подобрать подходящую.

На что обратить внимание при выборе оператора ЭДО:

Как начать работу с ЭДО

Для обмена электронными файлами участники процесса должны:

С последним пунктом помогут специалисты компании-оператора: настроят бизнес-процессы для документооборота в вашей организации, обучат сотрудников, помогут пригласить контрагентов к ЭДО. В СБИС уже есть типовые форматы первичных документов для организаций разных сфер бизнеса — подключились и можно пользоваться без дополнительных настроек. А также под ряд клиентов уже созданы адаптированные модели ЭДО, например, обмен данными со сбытовой компанией, документооборот, в том числе и в системе EDI, с несколькими торговыми сетями, заключение договоров с тремя и более сторонами, электронная подпись на сайте и электронные документы с физлицами.

Какую ЭП использовать

Для обмена первичной документацией с контрагентами вам потребуется квалифицированная подпись (КЭП). Ее же используют для сдачи отчетности в госорганы, участия в госзакупках и других видах торгов. С помощью КЭП можно зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС, подать в суд или заключить трудовой договор с удаленным сотрудником без личной встречи.

Неквалифицированная подпись подойдет для внутреннего документооборота (для подписания приказов, инструкций, заявлений, справок) и обмена документами с иностранными контрагентами.

Простую подпись компании используют редко, в основном она требуется физлицам для отплаты штрафов ГИБДД, получения некоторых услуг на портале «Госуслуги», покупок в интернете и т.п.

Источник

Для чего нужна система электронного документооборота СБИС

ЭДО инновационный способ работы. Позволяет организовать деловую переписку с клиентами, согласовывать и подписывать договоры. Формирует быстрый и надежный обмен сообщениями внутри организации. Присутствовать на видео совещаниях отовсюду, где есть интернет.

Что представляет собой сервис

Сбис электронный документооборот ЭДО – это система, позволяющая вести с партнерами: юридическими лицами, государственными и муниципальными службами, частными лицами, сотрудниками:

Рис 2: документооборот

Единая электронная сеть является защищенным каналом связи, не только формирующей документооборот. Использование системы дает возможность быть в курсе событий организации в режиме 24/7. Позволяет управлять бизнесом из любой точки, где есть интернет.

Функциональные возможности СБИС

На замену бумажным носителям пришел электронный документооборот. Через СБИС можно работать:

Организовать внутренний обмен письмами, заявлениями. Проводить совещания, видео конференции. Загружать со сканера, жесткого диска, из 1С или SAP акты, ТОРГ-12, счет-фактуры и выдавать их не распечатывая на принтере.

Начальникам отделов, директорам, менеджерам доступна функция планирования: календарь задач. Участвовать в торгах, организованных на основании закона № 325-ФЗ от 21.11.2011 года, имея специальный цифровой ключ подписи. Финансистам и главным бухгалтерам: передавать в соответствующие структуры отчетность, отвечать на требования ИФНС, направлять документы для камеральной проверки.

Клиенты обмениваются сообщениями, передают на согласование и подпись контракты и отгрузочные документы. Передача происходит конфиденциально. Прочие пользователи ознакомиться с перепиской смогут после того, как им откроют доступ участники диалога.

Пользователям сервиса доступны возможности:

Можно ли пользоваться бесплатной версией

Порядок регистрации происходит по аналогии с созданием электронной почты. Защитить свой аккаунт можно с помощью уведомлений на номер телефона, электронный адрес.

Подтвердив логин и пароль, пользователь получает бесплатный доступ к услугам:

Абонент может выставлять счета партнерам, создавать контакты, вести личный календарь задач, но без ЭЦП потребуется распечатать документы и передать их через курьера, менеджера или почтой России.

Особенности работы ЭДО в отраслях

В сервисе организованы индивидуальные разработки для всех отраслей.

Таблица 1: СБИС в отраслях

Рис 6: СБИС в общепите

Стоимость подключения и обслуживания

Клиентам компания Тензор предлагает воспользоваться услугой ЭДО за 6 000 рублей в год. Стоимость включает в себя НДС. При этом подключение одного абонента обойдется в 500 рублей.

Для тех, кто ранее не пользовался услугами, потребуется приобрести сертификат. Для абонентов, которые пользуются сервисом по сдаче отчетности, дополнительных расходов делать не придется.

В целом за 6 500 рублей организация получает:

При документообороте от 400 до 1 000 в квартал стоимость пакета (счет, накладная, акт, счет-фактура) не превышает 5 рублей. Абонент, как полноправный пользователь, сможет пригласить контрагента к электронному документообороту в СБИС.

Как начать работу в системе СБИС

Соглашение об электронном документообороте заключается после оформления заявки на сайте Тензор. Компания создает для клиента аккаунт. Выдает сертификат и ключ подписи. О том, как начать работать с ЭДО, можно узнать здесь:

Источник

Электронный
кадровый
документооборот

В СБИС любые документы могут быть электронными

Российское законодательство разрешает 80% кадрового делопроизводства без бумаг. Нужно только предварительно «узаконить» переход на электронные кадровые документы в локальных актах и выдать электронные подписи сотрудникам. Подробнее

Оставшиеся 20% документов тоже можно не дублировать на бумаге. Это законно в рамках эксперимента Минтруда по кадровому ЭДО 122-ФЗ. СБИС подходит для участия в эксперименте — ведите все кадровые документы в электронном виде. Подробнее

Сами выдавайте ЭЦП сотрудникам

При приеме на работу вы уже собрали все необходимые данные. Используя их, ваша служба персонала выдаст новому сотруднику электронную подпись за 30 секунд. Подробнее

Не обязательно использовать только квалифицированные электронные подписи. Решите сами, какая подойдет вам: простая или усиленная, на телефоне или прямо в «облаке». Подробнее

Личный кабинет сотрудника

У СБИС есть легкое мобильное приложение с понятным интерфейсом. В нем сотрудники самостоятельно отметят время работы, оформят отгулы и отпуска. Даже учиться не придется!

Все остальное СБИС возьмет на себя: автоматически сформирует график отпусков, заполнит табель нужными метками, учтет данные при расчете зарплаты и заранее проинформирует о предстоящем отдыхе.

Должностные инструкции —
под роспись

Загрузите инструкции или создайте их прямо в СБИС, укажите отдел или должность, для которых они действуют. СБИС сам составит персональный набор, положенный каждому сотруднику, разошлет и соберет подписи. Вы получите готовый лист ознакомления. А сотрудники — полноценную базу знаний.

Легкая интеграция

Если бизнес-процесс по созданию документов уже настроен в вашей системе, то он там и останется. Кадровый электронный документооборот СБИС стыкуется с любой учетной системой.

Для самых популярных (1С, SAP) есть готовые коннекторы, позволяющие отправлять и получать кадровые документы, видеть их актуальное состояние.

Для интеграции с крупными корпоративными системами есть инструменты API, позволяющие встраивать работу с электронными документами в уже действующие веб-порталы.

Хранить удобно —
«в облаке» или у себя

Срок хранения бумажных кадровых документов — 55-75 лет. Электронный архив СБИС в безопасности вечно.

Документы хранятся в защищенном Центре обработки данных или на вашем сервере вместе с информацией о подписях — лучше, чем в самом надежном сейфе. При этом любой документ можно быстро найти, не перебирая сотни карточек.

Источник

Обзор и отзыв на СБИС (Тензор), ЭДО и другие инструменты

СБИС – экосистема сервисов с электронным документооборотом и электронными подписями. Один из крупнейших операторов ЭДО в РФ. Обмен документами с контрагентами, сдача отчетности, участие в торгах и др.

Характеристики сервиса

Описание

Порядок действий для работы с электронным документооборотом в СБИС:

Подробнее о сервисе

СБИС – единое пространство, удобные инструменты для совместной работы и коммуникаций. Сеть деловых коммуникаций. Переписки с контрагентом или внутри компании.

Тензор – разработчик СБИС:

СБИС уже содержит готовые технологические решения для всех отраслей бизнеса, кейсы внедрений с любыми компаниями, любого масштаба в этих отраслях.

Возможности СБИС:

Фишки СБИС:

Полезные функции сервиса СБИС

Подробнее про документы

Какими документами можно обмениваться в СБИС?

Поиск документов в СБИС:

Согласование входящих документов

Входящие документы проходят процедуру согласования внутри компании.

Наглядный графический редактор. Двигайте блоки и соединяйте их стрелками, задайте маршрут для согласования документов.

Как запустить согласование документов?

Виды электронной подписи

НЭП можно подписывать:

НЭП нельзя подписывать:

Регистрация в СБИС

Личный кабинет СБИС

Что можно делать в личном кабинете СБИС:

Интеграция СБИС с вашей системой, SAP и 1C

Легкая интеграция – интегрируйте за пять, десять минут СБИС с 1с и SAP.

Если у вас стандартная конфигурация, подключите базу данных и смотрите документы из вашей учетной системы.

Если у вас уникальная система или есть технические особенности, то СБИС подберет решение самостоятельно.

Специальная технология облегчает интеграцию с системой. Загружайте данные в любом формализованном виде.

Если у вас много документов, используйте потоковую обработку данных.

Стоимость сервиса СБИС

Компания Тензор предлагает воспользоваться услугой ЭДО за 6000 рублей в год.

Стоимость с НДС. Подключение одного абонента за 500 рублей.

За 6500 рублей организация получает:

При документообороте от 400 до 1000 в квартал, стоимость пакета (счет, накладная, акт, счет-фактура) не превышает 5 рублей.

Маленьким контрагентам – СБИС выдает бесплатно электронную подпись на 12 месяцев.

Где можно найти ответы на вопросы?

Если не разобрались самостоятельно – обратитесь за помощью к специалистам.

Если у вас возник организационный вопрос – обратитесь к менеджеру.

Промокод на сервис СБИС

У данного сервиса промокоды появятся в ближайшем будущем.

Источник

Что такое электронный документооборот СБИС и как его подключить?

руководитель отдела по работе с клиентами

2 мин на чтение
Нет времени читать?

Рассказываем о преимуществах работы с ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) — система, которая позволяет обмениваться электронными версиями документов по сети.

Электронная версия документа (электронный документ) — это файл, который подписан ЭП (электронной подписью). Электронный документ — это оригинал документа, обладающий полной юридической силой.

Все электронные документы заверенные ЭЦП юридически равнозначны бумажным на основании №63-ФЗ.

Для электронного документа характерны:

Кому подойдет электронный документооборот?

ЭДО облегчит работу любого предприятия даже с небольшим оборотом документов.

Какие документы нельзя передавать через ЭДО

Согласно Ст 63-ФЗ Пункт 1 ст. 6 передавать через ЭДО можно все документы, «кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе».

Законность электронного документооборота

Законность электронного документооборота подтверждают Гражданский кодекс РФ, Федеральный закон «О бухгалтерском учете» и Налоговый кодекс РФ.

Подробнее можно прочитать тут

Гражданский кодекс РФ (часть первая) ст.160 п.2.

Использование при совершении сделок … электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом…

ст.434 п.2. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного дoкyмeнта, подписанного сторонами, а также путем обмена дoкyмeнтами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что дoкyмeнт исходит от стороны по договору.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ от 06.12.2011 ст.9 п.5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Налоговый кодекс РФ (часть вторая) ст.169 п.1. Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронном виде.

ст.169 п.6. Счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом.

Как обмениваться документами с другими операторами ЭДО

СБИС ЭДО поддерживает работу со всеми операторами электронного документооборота. Получатель — пользователь другой системы может бесплатно зарегистрироваться в СБИСе и получать документы, либо настроить роуминг, чтобы принимать документы из СБИСа в своей системе.

Документооборот с контрагентами у которых нет этой системы?

Обмениваться документами с контрагентом, у которого не подключен ЭДО нельзя. Не получится отправить контрагенту без ЭДО документ на электронную почту. Не подписанный электронной цифровой подписью и не отправленный через оператора ЭДО документ не обладает юридической силой.

Как подключить ЭДО

Для подключения электронного документооборота оставьте заявку на сайте. Наш сотрудник свяжется с вами и запланирует подключение к вашему рабочему месту. После подключения, вы сможете работать с электронными документами онлайн с любого компьютера с электронной подписью, а просматривать — на любом мобильном устройстве с операционной системой IOS и Android.

Источник