возврат подотчетных сумм на расчетный счет является доходом при усн доходы
Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса
Особенности возврата денег в кассу подотчетным лицом
Организации (ИП) могут выдавать под отчет денежные средства двумя способами:
Если сотрудник использовал не все выданные ему подотчетные деньги, он должен осуществить их возврат в установленные для этого у работодателя сроки (п. 6.3 указания № 3210-У).
Размер возвращаемой суммы определяется по итогам проверки и утверждения авансового отчета по израсходованным суммам. Составить такой отчет нужно не позднее количества рабочих дней, утвержденных в организации, с даты истечения срока, на который были выданы деньги (п. 6.3 указания № 3210-У).
ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 требование о сдаче отчета в течение 3 рабочих дней отменено.
С 30.11.2020 вступили в действие и другие изменения по подотчету и кассе. Подробнее о нововведениях рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.
Срок выдачи фиксируется в заявлении, составленном работником на выдачу аванса, или в распорядительном документе работодателя о выдаче денег под отчет. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) оформление работником заявления больше не является обязательным условием для выплаты подотчетных сумм. Осуществить ее можно на основании распорядительного документа руководителя юрлица (или ИП).
Пример такого документа вы найдете в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
ВАЖНО! Указание № 3210-У распространяет свои нормы только на правила выдачи и возврата средств в наличной форме. Для безналичных расчетов по подотчетным суммам его положения не применяются, и работодателю, использующему такой способ, необходимо утвердить порядок расчетов с подотчетниками внутренним документом.
Можно ли осуществить возврат подотчетных средств на расчетный счет
Действующее законодательство не запрещает сотрудникам осуществлять возврат подотчетных сумм на расчетный счет работодателя. Однако во избежание споров с налоговыми органами необходимо закрепить во внутреннем нормативном документе возможность возврата подотчетными лицами неизрасходованных средств на расчетный счет компании или зафиксировать такой вариант возврата в заявлении (распоряжении) на выдачу авансовых сумм.
Сотруднику, осуществляющему перевод, для идентификации перечисления необходимо прописать в назначении платежа, что он производит возврат подотчетных сумм.
И все же оптимальный способ возврата подотчетных средств, исключающий какие-либо разногласия с контролерами, — в кассу предприятия.
Как отражается в бухучете сумма возврата взятых в под отчет денежных средств
Компания, получив подотчетные суммы от сотрудника, отражает в бухучете проводки:
О том, как поступить, если сотруднику не хватило подотчетных средств, читайте в статье «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».
Как вернуть денежные средства из подотчета, если сотрудник у вас больше не работает
Если подотчетные не возвращает действующий сотрудник, рекомендации по дальнейшим действиям вы найдете в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Готовое решение.
В ситуации, когда подотчетные деньги сотрудник не вернул и уволился, можно поступить следующим образом:
О том, можно ли задержать выплату средств, причитающихся работнику при увольнении, если он не вернул подотчетные суммы, читайте в материале «Какие выплаты положены работнику при увольнении».
Итоги
Возврат подотчетных сумм может быть осуществлен как в наличной, так и в безналичной форме. Для минимизации рисков по возникновению споров с налоговыми органами возможность возврата средств в безналичной форме следует зафиксировать во внутреннем нормативном акте.
Деньги ООО: как выдать под отчёт
Деньги ООО нельзя просто взять и потратить, даже на благо компании. Оплачивайте покупки с расчётного счёта или выдавайте сотрудникам. В последнем случае вы, на бухгалтерском языке, «выдаёте деньги под отчёт». Мы поможем правильно это оформить и разобраться, что делать, если сотрудник потратил больше или положил деньги в карман.
Зачем компании выдают деньги под отчёт
Допустим, в офисе закончилась бумага для принтера. Необязательно вести переговоры с поставщиком канцтоваров, заключать договор и перечислять деньги с расчётного счёта. Для покупки пары пачек бумаги выдайте деньги сотруднику. Он купит бумагу от своего имени и отчитается о расходах.
Компании выдают деньги под отчёт в трёх случаях.
Кому можно выдать подотчётные деньги
Директору и работникам, с которыми заключен трудовой или гражданско-правовой договор.
Раньше законодательство запрещало выдавать деньги под отчёт, если сотрудник не отчитался за прошлый раз. Запрет отменило Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У.
Как выдать деньги под отчёт наличными
Если деньги остались, сотрудник обязан вернуть их. При возврате в кассу оформите приходный кассовый ордер (ПКО).
Если денег не хватило и сотрудник вложил свои, организация компенсирует расходы. При выдаче наличных оформите РКО. При переводе безналом создайте отдельную платежку. Не выдавайте компенсацию вместе с зарплатой, потому что в этом случае налоговая может доначислить налоги и взносы.
30 дней Эльбы в подарок
Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно
Как выдать деньги под отчёт безналом
Обычно подотчётные деньги выдают из кассы. Минфин разрешает безналичные переводы, но советует издать об этом приказ.
В приказе о выдаче подотчётных пропишите, по каким реквизитам перечислите деньги сотруднику. В назначении платежа укажите, что деньги выданы под отчёт и по какому приказу. ПКО и РКО оформлять не нужно. В остальном порядок выдачи подотчётных безналом такой же, как и наличными.
Что, если нет подтверждающих документов
Налоговая может узнать об этом только при проверке. Она:
Что, если сотрудник не возвращает деньги
Срок отчёта по расходам прошёл, сотрудник ничего не купил, а деньги оставил себе. В течение месяца издайте приказ об удержании подотчётных сумм из зарплаты.
Вычитайте до 20% зарплаты сотрудника. Больше — запрещает Трудовой кодекс. Большой долг вычитают из зарплаты много месяцев.
Попросите сотрудника написать заявление об удержании подотчётных из зарплаты и сможете уменьшать её полностью.
Если сотрудник против возврата подотчётных, уменьшать зарплату нельзя. Обращайтесь в суд.
Что, если месяц прошёл, а вы не успели издать приказ о взыскании денег
Остался единственный способ — обратиться в суд.
А если с момента нарушения прошло 3 года, истёк срок исковой давности. Пришло время списать задолженность сотрудника как безнадёжную. Учитывать её в расходах УСН запрещает Налоговый кодекс.
Когда вы списываете подотчётные в безнадёжные долги, у сотрудника возникает доход. Удержите 13% НДФЛ с ближайшей выплаты. Если до конца года не удержали налог, уведомите налоговую до 1 марта, а сотрудник сам заплатит НДФЛ до 1 декабря следующего года.
Как простить подотчётные сотруднику
Подпишите с сотрудником договор дарения денежных средств. Удержите из зарплаты 13% НДФЛ с суммы свыше 4 000 рублей. Подарки на 4 000 рублей не облагаются НДФЛ.
Чем рискует директор, если не возвращает подотчётные
К подотчётным для директора относятся подозрительно: это популярный способ вывода денег из ООО. Налоговая может не дожидаться истечения срока исковой давности и начислить налоги. Юридически это неправильно: пока срок исковой давности не истёк, деньги не перешли в собственность сотрудника и не являются доходом. Но доказывать свою правоту придётся в суде.
Если директор регулярно берёт и возвращает подотчётные без видимого результата — налоговая сочтёт подотчётные беспроцентным займом. Займы под 0% выгоднее, чем в банке, поэтому облагаются налогом. Подробнее о займах читайте в статье.
Что, если сотрудник купил товар для компании и хочет получить компенсацию
При подотчёте сотрудник получает аванс и отчитывается по расходам. Когда сотрудник сначала покупает товар, а потом просит деньги — это не подотчёт. Поэтому авансовый отчёт не нужен.
Пусть сотрудник напишет заявление о компенсации расходов, а директор издаст приказ и перечислит деньги.
Иногда налоговики переквалифицируют компенсацию расходов в договор купли-продажи: будто бы сотрудник купил товар и перепродал компании. Будет сложно доказать, что сотрудник действовал в интересах компании. Налог платить не придётся, потому что физлица имеют право на вычет до 250 000 рублей за перепродажу имущества. Сотрудник сдаст декларацию и отразит в ней вычет. Но, возможно, у него были другие планы на вычет.
Поэтому оформлять подотчет безопаснее, чем получать компенсацию.
Полезно запомнить
Статья актуальна на 08.02.2021
Получайте новости и обновления Эльбы
Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур
Как закрыть подотчет директора в 2021 году: шесть способов в помощь бухгалтеру
Директор не отчитался по подотчету — классика жанра и вечная головная боль бухгалтера. Расскажем, что будет, если не закрыть подотчет, и какими способами можно списать зависшие суммы, чтобы не пришлось судиться с налоговиками.
Что будет, если бросить ситуацию на самотек
Подотчетные деньги, которые директор не возвратил в срок, отражаются в учете, как долг перед предприятием. Такой долг может висеть достаточно долго — до истечения срока исковой давности по ст. 196 ГК РФ (три года).
Эти деньги не являются доходом директора и не подлежат обложению НДФЛ.
Удержать налог предприятие вправе только в двух ситуациях:
Казалось бы, все не так уже плохо, — ну есть подотчет, висит себе, никому не мешает, какие проблемы? Однако не все так просто, если:
то при налоговой проверке инспекторы могут признать этот долг доходом директора. Результатом станет начисление на сумму долга страховых взносов, НДФЛ, а также штрафов и пеней.
Примеры судебной практики:
Немного теории о подотчете
До того, как мы озвучим возможные варианты погашения долга, кратко озвучим ключевые моменты действующего законодательства.
Сегодня правила наличных расчетов регулирует Указание ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У. Согласно Указанию организация не вправе потратить возвращенные подотчетные средства на какие-либо цели напрямую. Эти деньги нужно обязательно внести на расчетный счет, а уже потом — потратить на необходимые нужды.
Таким образом, если в кассовых документах отражен возврат подотчетной суммы, а далее эти деньги тут же выданы из кассы на какие-либо цели, минуя р/с — это нарушение действующего законодательства.
Это нарушение карается по ст. 15.1 КоАП РФ: руководителя могут наказать на сумму от 4 до 5 тыс. рублей, а саму организацию — на сумму от 40 до 50 тыс. рублей.
И еще важный момент :
Согласно последней редакции Указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У организация самостоятельно устанавливает сроки, в которые работник должен отчитаться по подотчетным суммам. То есть выдавать деньги под отчет можно не только на несколько дней (месяцев), но и даже несколько лет.
Но нужно понимать, что такой длительный срок должен быть обоснован производственной необходимостью. В противном случае налоговики опять же могут переквалифицировать висящий долг в доходы. Однако установить разумный, но достаточно протяженный срок — можно.
Например: прописать в приказе, что директор должен отчитаться по подотчету в течение полугода. Этот срок дает возможность подобрать оптимальный вариант погашения долга, если документов, подтверждающих целевые расходы, нет.
Но вот срок подачи авансового отчета истек, а денег и документов нет, как погасить долг? Приведем несколько доступных вариантов.
Удержать долг из заработной платы
Классический способ погашения долга. Удержать сумму долга из заработной платы можно только с согласия директора.
Приказ об удержании нужно подписать в течение месяца с даты окончания срока возврата подотчетной суммы.
Размер удержания не должен превышать 20% от суммы заработной платы. Если сумма долга большая, вычитать ее придется в несколько этапов.
Пример: долг директора по подотчету — 200 тыс. рублей. Его заработная плата — 100 тыс. рублей. Значит ежемесячно из зарплаты можно удерживать сумму в размере:
(100 тыс. руб. — 100 тыс. руб. * 13%) * 20% = 17,4 тыс. руб.
Таким образом на руки ежемесячно директор будет получать:
100 тыс. руб. — 13 тыс. руб. (НДФЛ) — 17,4 тыс. руб. = 69,6 тыс. руб.
Страховые взносы на сумму заработной платы начисляются в общем порядке.
На прибыль компании сумма выданного и возвращенного подотчета никак не влияет, ведь ни дохода, ни расхода не возникло.
Выдать заем на сумму долга
Заключаем с директором договор процентного займа (именно процентного, чтобы снять проблему ежемесячного начисления дохода с материальной выгоды). Переводим средства на карточку директора или выдаем деньги из кассы.
Важно: выдать заемные средства из кассы напрямую нельзя. Если по каким-либо причинам перевести деньги сразу на личный счет заемщика невозможно, то нужную сумму необходимо снять с расчетного счета.
Далее директор погашает подотчет полученными средствами. Сразу оговоримся, что долг в данном случае никуда не исчезает. Просто «переезжает» в другую строку баланса. Договор займа может быть оформлен на любой срок. Так как договор процентный, то есть налицо экономическая выгода для организации, то вопросов у проверяющих, как правило, не возникает.
В дальнейшем организация долг директору может простить.
Простить долг
Прощение долга оформляют договором дарения. Сумма прощенного долга облагается НДФЛ. При удержании налога из суммы долга вычитают 4 тыс. рублей, если ранее в этом году директор подарков от компании не получал (п. 28 ст. 217 НК РФ). Налог удерживают при ближайшей выплате дохода в денежной форме.
Однако налоговики могут проверить операции по прощению долга на обоснованность и периодичность. Если использовать этот метод систематически и без оснований, то избежать последствий в виде начисления страховых взносов уже не удастся.
Пример: долг директора составляет 200 тыс. руб. На дату подписания договора дарения у директора возникает налогооблагаемый доход. НДФЛ:
(200 тыс. руб. — 4 тыс. руб.) * 13% = 25,48 тыс. руб.
Сумму прощенного долга в расходах организации не учитывают.
Такском дарит новым клиентам годовую скидку 50% на электронную отчетность Онлайн-Спринтер при переходе от конкурентов. Меняйте оператора с выгодой.
Выплатить дивиденды и погасить долг этой суммой
Если ваш директор является учредителем, а по итогам отчетного периода организация получила прибыль, можно погасить подотчет за счет дивидендов.
Важно: если вы собираетесь выплатить дивиденды собственнику ООО до окончания года (например: по итогам квартала), сначала нужно убедиться, что возможность выплаты промежуточных дивидендов зафиксирована в уставе общества.
Составляем протокол учредителей (решение единственного учредителя) и справку о начислении дивидендов.
Полагающуюся к уплате сумму перечисляем директору — участнику ООО в установленный срок. Далее директор снова вносит средства в кассу или на счет организации, как возврат подотчета.
Дивиденды облагаются НДФЛ по ставке 13% до суммы в 5 млн руб., и 15% с суммы превышения.
Пример: сумма начисленных дивидендов — 200 тыс. руб. НДФЛ к уплате составит: 200 тыс. руб. * 13% = 26 тыс. руб.
Страховые взносы уплачивать не нужно. В базу по налогу на прибыль или УСН включить дивиденды нельзя.
Купить у директора ТМЦ
Можно купить у директора товарно-материальных ценности: стол, кресло, шкаф, ноутбук, запчасти, оборудование, стройматериалы для ремонта и т. д. А может в вашей компании уже используется имущество директора, которое нигде не учтено. Самое время правильно это оформить.
Оформляем договор купли-продажи и акт приема-передачи. Или составляем закупочный акт, который заменяет оба указанных документа (форма № ОП-5 или самостоятельно разработанный бланк со всеми необходимыми реквизитами). Выплачиваем директору стоимость имущества, а далее он за счет этих средств погашает зависший подотчет.
НДФЛ со стоимости проданного имущества директор должен заплатить самостоятельно. В данной ситуации организация не выступает налоговым агентом.Однако, если это имущество находилось в собственности директора больше 3 лет, или его стоимость не превышает 250 тыс. руб. — то ему не придется ни уплачивать налог, ни подавать декларацию 3-НДФЛ ( закон от 02.07.2021 № 305-ФЗ).
При этом организация вправе учесть приобретенные ТМЦ в расходах.
Пример: директор продал компании 10 стульев для офиса, 2 стола, копировальный аппарат, 2 ноутбука, 2 болгарки и строительные материалы для ремонта цеха на общую сумму 200 тыс. руб. Покупку оформили закупочным актом. Обязанности отчитаться перед налоговой инспекцией и уплатить налог у директора не возникает. Организация может отнести стоимость малоценки на расходы.
Списать часть трат на представительские расходы
При условии наличия первичных документов можно переквалифицировать обеды в ресторанах, доставку гостей до места проведения мероприятия и обратно в проведение деловых переговоров в интересах бизнеса.
Скажем сразу, документов потребуется немало. Если суммы мизерные, то затраты времени на оформление документов себя не оправдают.
В частности вам могут потребоваться:
Представительские расходы можно учесть в расходах по налогу на прибыль, но только в пределах норматива: не больше 4% от фонда оплаты труда за отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ).
В расходы по УСН представительские расходы включить нельзя, так как этих расходов нет в закрытом перечне п. 1 ст. 316.16 НК РФ.
Три полезных совета напоследок
1. Не стремитесь списать сумму подотчета единовременно, лучше это делать по частям.
2. Старайтесь не вносить в кассу полную сумму ранее выданного подотчета, хотя бы часть стоит потратить.
В противном случае проверяющие могут начислить НДФЛ с материальной выгоды за беспроцентное использование денежных средств.
3. По мере сил и возможностей боритесь с регулярной практикой траты денег организации на личные цели. Это крайне сложная задача, но важно донести до руководителя, что бездумные расходы наносят ущерб организации и чреваты санкциями со стороны налоговой инспекции.
Порядок налогообложения расчетов с подотчетными лицами
Порядок работы с подотчетными лицами
Раздел учета подотчетных лиц на предприятии регламентируется следующими документами:
Подробно о нормативной основе подотчетных сумм читайте здесь.
На какие цели выделяются денежные средства под отчет:
Каким образом происходит выдача средств под отчет:
Работодателем издается распорядительный документ либо работник пишет заявление на имя руководителя. В документах указываются цели получения денежных средств и планируемый период затрат. Бумаги визируются руководителем и только после этого выдаются деньги из кассы либо перечисляются на карту (как правило, для этого открывают корпоративные карты — для оперативного контроля расходов).
ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 правила выдачи подотчета упростили. Теперь в заявлении на выдачу денег под отчет не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Требование о представлении авансового отчета в трехдневный срок исключили. Также работодателям разрешили оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику.
Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.
Примерный текст заявления такой:
«В связи с командировкой в Санкт-Петербург с 10 по 19 сентября прошу выдать аванс в размере 40 000 руб. на оплату гостиницы и суточные».
Как выдать деньги под отчет и отразить расчеты в бухгалтерском учете, узнайте в КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
По возвращении работника из командировки либо по завершении хозяйственных трат в бухгалтерию представляется отчет с приложением оправдательных документов — чеков, актов на услуги, счетов из гостиницы и прочих. Срок представления такого отчета с 30.11.2020 устанавливается работодателем. Требование о представлении авансового отчета в трехдневный срок исключили указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У.
Какую максимальную сумму можно выдать под отчет, читайте здесь.
Подотчетные лица в бухгалтерском учете
Нельзя говорить только о налогообложении расчетов с подотчетными лицами, не затронув тему бухгалтерского учета.
В бухучете все взаиморасчеты ведутся на счете 71 в отношении каждого сотрудника. При выдаче денежных средств (после соблюдения всех условий, указанных выше), формируется проводка:
Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кт 50 «Касса», 51 «Расчетный счет».
После представления авансового отчета появляются такие проводки:
Подробнее о бухгалтерском учете выданных под отчет сумм читайте в нашем материале «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».
Налоговый учет расчетов с подотчетными лицами
Как уже отмечалось ранее, цели выдачи денежных средств сотруднику могут быть разные. Рассмотрим налоговые нюансы каждой из них.
Сначала определимся с обложением налогом на прибыль тех расходов, которые могут быть понесены подотчетниками:
Обязательно ли для подтверждения расходов по налогу на прибыль к авансовому отчету прикладывать слип, если подотчетное лицо рассчитывалось банковской картой? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Что относится к представительским расходам, узнайте здесь.
Самое главное, что нужно помнить при проведении подотчетных средств по представительским расходам: в налоговом учете они могут быть учтены в составе прочих расходов в размере, который не превышает 4% от фонда заработной платы за этот период (ст. 264 НК РФ). Для учета этих расходов в налоговом учете вам потребуются такие документы: приказ о предстоящем мероприятии, смета, отчет о проведении, акт на списание представительских расходов, подтверждение присутствия прочих лиц и т. д.
НДФЛ и страховые взносы в расчетах с подотчетными лицами
Мы рассмотрели расходы подотчетников с точки зрения принятия к налоговому учету. Есть еще момент начисления налога и страховых взносов на доходы самого сотрудника. Разберемся в этом подробнее.
Во-первых, доходом могут стать командировочные расходы.
В соответствии с НК РФ при командировках как внутри нашей страны, так и за ее пределами не подлежат налогообложению суточные:
В том случае, если внутренними распоряжениями директора вашей компании предусмотрена выплата работникам суточных в сумме большей, чем указанные, разница подлежит обложению НДФЛ и страхвзносами как доход сотрудника.
В полной сумме освобождаются от налога на доходы и страховых взносов (при наличии документов и целевом расходе денежных средств):
Здесь особо нужно остановиться на однодневных командировках сотрудников на небольшие расстояния, когда работник с утра уезжает и вечером возвращается к месту проживания. В этом случае компания тоже обязана возместить расходы, понесенные сотрудником в служебной поездке, если это предусмотрено внутренними актами. При этом средства, выплачиваемые сотруднику, не считаются суточными, но связаны с выполнением трудовых функций. Необлагаемый лимит по НДФЛ для них такой же, как для обычных суточных.
Для освобождения этих сумм от взносов потребуется документальное подтверждение расходов.
Во-вторых, под обложение могут попасть денежные средства, не возвращенные в срок.
Главный налоговый риск по НДФЛ при выдаче денег под отчет возникает, когда выданные суммы не возвращаются организации в установленные для этого сроки либо когда расходы, произведенные за счет подотчетных сумм, не подтверждены документально. Тогда, по мнению Минфина РФ и налоговых органов, у физлица возникает доход в денежной форме, который учитывается при исчислении НДФЛ.
Что делать, если работник не вернул подотчетную сумму, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Но стоит отметить, что данный вопрос — о возникновении у работника дохода для целей исчисления НДФЛ в рассматриваемой ситуации — является неоднозначным. Ведь при невозврате денежных средств в установленные сроки говорить об экономической выгоде преждевременно. Для нее необходим договор между компанией и физлицом. Без него переквалифицировать остаток по счету 71 в некую выгоду сотрудника (а значит, и в налогооблагаемый доход) проблематично.
Если организация будет настаивать, что в данном случае нет оснований для признания факта получения работником дохода, то не исключено, что вопрос придется решать в судебном порядке.
ВАЖНО! Когда от работника в установленный срок не поступает авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами, а также не возвращается полученный денежный аванс, то возникает задолженность перед организацией. В течение месяца с момента наступления события работодатель имеет право принять решение об удержании долга из зарплаты работника. При этом необходимо, чтобы работник знал об этом и не возражал против такой меры. Если работодатель не смог осуществить такое удержание, он имеет право обратиться в суд. Попытка судебного взыскания долга — дополнительный аргумент в пользу того, что дохода для НДФЛ пока еще нет.
Но если руководитель примет решение о прощении и списании долга, то в момент списания вся сумма однозначно станет доходом сотрудника и уже точно возникнет объект для обложения НДФЛ.
Схожий вопрос стоит и по страховым взносам. По мнению контролирующих органов, в случае если невозвращенный долг удержан из заработной платы работника, объекта обложения страховыми взносами не возникает. А вот если долг работнику все-таки прощен, то эта сумма должна быть полностью взносами обложена.
Подробнее о налогообложении командировочных расходов НДФЛ читайте в этой статье.
Пример налогообложения расчетов с подотчетными лицами
Давайте рассмотрим все вышеуказанные нюансы на конкретном примере.
Компания ООО «Ромашка» отправляет сотрудника в командировку за специальными материалами для производства нового вида продукции. В смету командировки также входят посещение ресторана с представителем поставщика для заключения контракта на более выгодных условиях. По заявлению сотруднику выдано 32 000 руб. под отчет на 4 дня. Согласно внутренним актам размер суточных составляет 1 000 руб.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если работник командируется в северные регионы РФ, работодатель обязан обеспечить его теплой спецодеждой. Подробности читайте здесь.
По возвращении сотрудник представил документы по расходам:
Товарная накладная на материалы — 160 000 руб. — по условиям договора оплата в течение 15 дней после поступления товара на склад покупателя.
Отразим данный авансовый отчет в учете:
Для проведения представительских расходов бухгалтер в конце месяца сделал расчет:
Подробнее о НДФЛ с суточных сверх нормы читайте в нашем материале «Как правильно отразить суточные сверх нормы в 6-НДФЛ».
Итоги
Налогообложение расчетов с подотчетными лицами всегда зависит от представленных документов и назначения затрат работника. Если все расходы не превышают установленных законодательством норм, то их можно смело принимать в налоговом учете. В противном случае часть расходов придется исключить из налоговой базы по налогу на прибыль, обложить НДФЛ и страховыми взносами.