вручную в форме электронного документа

Вручную в форме электронного документа

Дата публикации 07.08.2020

Использован релиз 3.0.80

При получении от продавца Товарной накладной в электронном виде покупатель должен выполнить следующие действия:

Получение и отражение в учете Товарной накладной (информации продавца)

Получение электронного документа об отгрузке товаров (электронной Товарной накладной) от продавца производится:

Полученная электронная Товарная накладная (информация продавца) автоматически помещается в папку «Отразить в учете» формы списка документов «Текущие дела ЭДО».

Если в графе «Способ обработки» формы «Настройка отражения документов в учете» (рис. 2) будет установлено значение «Автоматически», то при получении электронной Товарной накладной в программе будет сразу автоматически сформирован документ учетной системы «Поступление (акт, накладная)». При этом в папке «Отразить в учете» списка входящих документов формы «Текущие дела ЭДО» в графе «Отражение в учете» появится гиперссылка на новый автоматически созданный документ учета (рис. 3).

Если в настройках получения будет стоять способ обработки «Вручную в форме электронного документа», то при получении электронной Товарной накладной в папке «Отразить в учете» в графе «Отражение в учете» будет стоять гиперссылка со значением Создать документы, при переходе по которой откроется форма «Подбор документов отражения в учете», в которой можно по кнопке Создать сформировать соответствующий документ в учетной системе или по кнопке Выбрать соотнести полученный электронный документ Товарная накладная с сформированным вручную документом «Поступление (акт, накладная)» (рис. 5).

Просмотреть содержимое поступившей Товарной накладной (рис. 6) можно, дважды щелкнув по активной строке из списка «Текущие дела ЭДО» (кроме гиперссылки в графе «Отражение в учете») (рис. 3).

На соответствующих закладках формы просмотра поступившей Товарной накладной отражается содержание поступившего документа, а также информация о подписях электронного документа и текст сопроводительной записки при ее наличии.

Открыть новый сформированный документ учетной системы «Поступление (акт, накладная)» (рис. 7) можно:

В новом документе «Поступление (акт, накладная)», сформированном на основании полученного электронного документа Товарная накладная (информация продавца), будут автоматически заполнены следующие сведения:

ВНИМАНИЕ! В учетной системе документ «Поступление (акт, накладная)» (рис. 7) будет сформирован датой получения файла электронной Товарной накладной. Если фактическая дата поступления товаров отличается от даты получения электронной Товарной накладной, то дату документа «Поступления (акт, накладная)» необходимо скорректировать, т.е. привести в соответствие с реальным фактом хозяйственной жизни.

В информационной строке состояния электронного обмена документа «Поступление (акт, накладная)» будет установлено значение Требуется утверждение (рис. 7).

Перед проведением документа «Поступление (акт, накладная)» необходимо заполнить поле «Склад» и поле «Договор». После указания реквизитов договора, предусматривающего предъявление продавцом суммы входного НДС, в строке «Счет-фактура» появится возможность для введения информации о полученном счете-фактуре. Если продавец будет выставлять счет-фактуру в электронной форме, то программа автоматически привяжет полученный электронный счет-фактуру к документу поступления.

ВНИМАНИЕ! Если товар приобретен у данного продавца впервые, и номенклатуры продавца и покупателя не синхронизированы, то в программе не будет автоматически создан документ «Поступление (акт, накладная). В этом случае в форме «Текущие дела ЭДО» в списке входящих документов в папке «Отразить в учете» в графе «Отражение в учете» будет специальным значком отмечен входящий электронный документ и размещена гиперссылка Сопоставить номенклатуру.

В форме «Сопоставление номенклатуры» которую можно открыть по гиперссылке в графе «Отражение в учете» или по кнопке Сопоставить номенклатуру, необходимо заполнить поле «Номенклатура», выбрав соответствующую позицию из справочника «Номенклатура» (или создать новую) и нажать кнопку Сохранить и закрыть.

После проведения сопоставления в форме «Текущие дела ЭДО» в списке входящих документов в папке «Отразить в учете» появится гиперссылка Создать документы, по которой следует перейти в форму «Подбор документов учета» для формирования соответствующего документа учетной системы, т.е. документа «Поступление (акт, накладная)», как было описано ранее (рис. 5). После выполнения этих действий поле «Номенклатура» в документе «Поступление (акт, накладная)» будет автоматически заполнено соответствующими сведениями.

Такие действия по синхронизации номенклатуры выполняются один раз. В дальнейшем, при поступлении от того же продавца тех же товаров сведения о них (наименование, счета учета) будут заполняться в документе «Поступление (акт, накладная)» автоматически (рис. 8).

Формирование и отправка Товарной накладной (информации покупателя)

После получения электронного документа Товарная накладная (информация продавца) покупатель должен сформировать и отправить продавцу:

Формирование извещения о получении происходит в программе автоматически. Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то служебный документ будет сразу автоматически подписан и отправлен продавцу (или только подписан, если установлена отложенная отправка электронных документов, о чем будет написано далее) (рис. 9).

Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированные электронные документы на подпись лицу, имеющему такое право. Подписать сформированное электронное извещение можно будет из формы просмотра электронного извещения о получении с помощью кнопки Подписать и отправить, которая появится дополнительно рядом с кнопкой Другие действия.

Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.

Если в настройке параметров обмена электронными документами присутствует флажок в строке «Отложенная отправка электронных документов», то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться:

Если после принятия к учету приобретенных товаров на основании поступившей электронной Товарной накладной претензий у покупателя нет, то он должен подписать полученный электронный документ.

Утвердить Товарную накладную (информацию продавца) покупатель может:

Просмотреть содержимое электронной Товарной накладной (информации покупателя) можно (рис. 12):

В сформированной Товарной накладной (информации покупателя) будет размещена информация о том, что поступившие товары получены покупателем.

Сформированную информацию покупателя необходимо подписать и отправить продавцу. Эти процедуры выполняются в порядке, предусмотренном для подписания и отправки всех электронных документов.

Из формы просмотра Товарной накладной, вызвав команду Сохранить в файл из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще, можно сохранить электронную Товарную накладную вместе с электронной подписью.

ВНИМАНИЕ! Дата фактической приемки товаров покупателем, отраженная в Товарной накладной (информации покупателя), будет соответствовать дате документа учетной системы «Поступление (акт, накладная») (рис. 13) и может отличаться от даты формирования файла Товарной накладной (информации покупателя), указанной в его идентификаторе, и от даты подписания.

После завершения обмена электронной Товарной накладной в строке состояния документа «Поступление (акт, накладная) будет отражена информация ЭДО завершен (рис. 13).

Источник

Отражение электронных документов в учёте

Видеоинструкция

Текстовая инструкция

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

Для изменения способа обработки входящих электронных документов, пользователю необходимо открыть действующую настройку ЭДО со своим контрагентом.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

Затем двойным щелчком левой кнопки мыши открыть настройку с контрагентом, по которой необходимо изменить способ обработки входящего электронного документа.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

Стандартными настройками предусмотрен автоматический способ отражения в учётной системе с указанием вида документа.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

Способ обработки документов учёта задаётся в разрезе видов входящих электронных документов. Если пользователю не требуется автоматически создавать документ учётной системы, то в настройках отражения документов в учёте, нужно установить «Вручную в форме электронного документа» напротив соответствующего вида электронного документа.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

При нажатии «Заполнить по шаблону», пользователю доступен выбор рекомендуемого способа обработки электронных документов.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

Если все документы учетной системы обрабатываются вручную, то следует использовать соответствующий шаблон «Все вручную».

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

Ручной способ обработки позволяет связать входящий электронный документ с уже созданным документом информационной базы. Для этого в разделе «Входящие» рабочего места Текущие дела ЭДО необходимо нажать на ссылку «Создать документы».

В открывшемся окне имеется возможность создать документ учётной системы на основании данных входящего электронного документа, а также подобрать ранее созданный.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

Если документ учёта был сформирован вручную, необходимо нажать «Подобрать» и в открывшемся списке выбрать соответствующий документ.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

При нажатии кнопки «Перезаполнить текущий», документ учётной системы будет перезаполнен данными входящего электронного документа.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

Создать или подобрать документ учётной системы также можно из формы просмотра электронного документа, используя соответствующие ссылки.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

На основании входящего неформализованного документа (например: pdf, word, excel, jpg и др.) создать документ учёта можно только в ручном режиме, а затем выполнить его подбор.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

***
В версиях программных продуктов, использующих Библиотеку электронных документов 1.1, для изменения способа обработки входящего электронного документа необходимо перейти в раздел Сервис – Обмен электронными документами – Настройки ЭДО.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

Затем открыть настройку, по которой необходимо изменить способ отражения в учёте и перейти на вкладку «Входящие электронные документы».

Источник

Электронные документы: виды, требования и особенности документооборота

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

Разберёмся, в чем различия бумажного варианта документа, его отсканированной версии и документа, изначально созданного в электронной форме, затем сравним требования к ним и определим сферы применения.

Документ бумажный, электронный образ и электронный документ

Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ (редакция от 03.07.2016) «Об обязательном экземпляре документов» определяет документ как «Материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения».

Разделение документов на бумажные и электронные — не более чем разграничение по виду носителя, форме документирования и представления информации.

Понятие электронного документа закреплено Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ (редакция от 18.03.2019) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и звучит так:

«Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Таким образом, документ в электронном виде и изначально электронный документ — не одно и то же. В первом случае документ создается как бумажный и преобразуется в электронный документ, получается электронный образ документа. Во втором — изначально создаётся в форме электронного документа.

В электронном документообороте используются как образы документов, так и электронные документы. Но если для электронных образов в большинстве случаев можно использовать любой вид электронной подписи, то для электронных документов зачастую нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.

Бумажные и электронные документы юридически равнозначны, если иное не установлено законом или договором. Исключения касаются только отдельных видов документов, к которым предъявляются повышенные требования к безопасности данных и условиям хранения.

Требования к документам в электронном виде

Требования к документам в электронном виде делятся на три категории и соблюдаются в порядке приоритетности:

Для каждого документа в электронном виде свои требования. Поэтому, когда вы собираетесь создать или передать документ, обращайтесь к требованиям, установленным конкретно для него.

Виды и применение электронных документов

Рассмотрим самые распространённые документы в практике документооборота компаний и индивидуальных предпринимателей.

Договоры, контракты, соглашения

Часть 2 статьи 434 ГК РФ разрешает заключение письменных договоров путём обмена электронными документами, в том числе с использованием сторонами сделки электронной почты. Обязательное требование — возможность достоверно установить, что документ, например экземпляр договора, исходит от стороны сделки.

Выполнить условие легко: договоритесь с контрагентом о заключении договора таким способом, составьте и подпишите договор с использованием электронной подписи. Аналогичным способом можно обмениваться протоколами разногласий и дополнительными соглашениями, вносить изменения в договоры и направлять претензии.

Первичные учётные документы

Требования к ним изложены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (редакция от 28.11.2018) «О бухгалтерском учёте». Специальные требования к счетам-фактурам — в статье 169 НК РФ.

Первичные документы могут быть бумажными или электронными, электронный первичный документ обязательно должен быть подписан электронной подписью. Но если законом или договором предусмотрено представление первичного документа в бумажном виде, он должен быть представлен именно на бумаге. Если бумажного документа нет, придётся его создать — распечатать соответствующий электронный документ. Это условие пока препятствует полному переходу на электронный документооборот: многие компании вынуждены дублировать документы полностью либо частично. Для обмена электронными счетами-фактурами и УПД, например, необходимо, обращаться к услугам оператора электронного документооборота. Также вести документооборот через оператора ЭДО целесообразно при больших объёмах документооборота — налаженная система сбережёт ваше время.

Выполнение всех требований к первичным учётным документам — это фактически выполнение требований ФНС. Упрощает задачу применение обязательных или рекомендованных налоговым органом форматов — формализованных электронных документов. Обязательные форматы утверждены для счёта-фактуры и универсального передаточного документа, в том числе корректировочных (Приказы ФНС № ММВ-7-15/155@, № ММВ-7-15/155@ и № ММВ-7-15/189@). Рекомендованные форматы есть для акта приёмки работ и документа о передаче товаров (Приказы ФНС № ММВ-7-10/552@ и № ММВ-7-10/551@) — можно применять их или разработать свой формат.

Отчётность

Всю налоговую и бухгалтерскую отчётность можно представлять в электронной форме. Обязательное условие для сдачи электронной отчетности — подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью. Передавать отчётность в электронном виде можно через оператора ЭДО или через официальный сайт ФНС.

Документы для подачи в суд

Любые процессуальные документы можно подавать в суд в электронном виде, в том числе в форме электронного документа. Для электронной подачи документов в арбитражные суды используется сервис «Мой арбитр», в суды общей юрисдикции — личный кабинет пользователя в разделе «Подача процессуальных документов в электронном виде» официального сайта суда на портале ГАС «Правосудие». Электронный образ документа можно заверить простой электронной подписью, электронный документ подписывается только усиленной квалифицированной электронной подписью.

Обращения в государственные органы

Большинство ведомств уже поддерживают онлайн-обмен документами и обращениями через сайты и личные кабинеты пользователей. Чтобы обратиться в государственный орган через интернет или направить электронный документ, зайдите на официальный сайт нужного ведомства, найдите раздел для обращений или направления отчётности в электронном виде и воспользуйтесь указанной информацией.

Юридическая значимость электронной переписки

Несколько иначе, чем электронные документы, подписанные ЭП надлежащего вида, выглядит обмен письмами или сообщениями посредством электронной почты, мессенджеров или СМС-сообщений. В этих случаях, как правило, не используется привычная электронная подпись. Что тогда служит средством идентификации — интересный вопрос, прежде всего, с позиции судебной практики.

Электронную переписку, где не используется усиленная электронная подпись, можно приравнять к обороту документов с применением простой электронной подписи. В данном случае это не противоречит правилам и нормам. Но необходимость идентификации отправителя и получателя в случае спора обязательно возникнет.

В процессе идентификации отправителей и получателей писем и сообщений, возможно, потребуется определить:

Дать ответы на эти вопросы и подтвердить их доказательствами бывает непросто.

Если адреса электронной почты указаны в договоре с контрагентом и при этом чётко определён порядок обмена документами, проблем обычно не возникает. Идентифицировать СМС-отправления можно посредством сотового оператора. Сообщения в чатах и мессенджерах — через техподдержку соответствующей платформы. Но проблемы могут возникнуть, если придется оспаривать факт личного отправления. Ведь не исключено, что доступ к логину, паролю, устройству и сим-карте может получить третье лицо.

В 2016 году арбитражный суд Санкт-Петербурга и Ленинградской области рассматривал дело №А56-95953/2015, где фигурировали СМС-уведомления. Истец судился со Сбербанком относительно несанкционированного вывода со счёта истца денежных средств на сумму более 6 миллионов рублей. Для операций использовались платёжные поручения, подготовленные в информационной системе банка и подписанные сгенерированными одноразовыми кодами (паролями), которые направлялись на телефон истца и при вводе в подтверждение операции означали подписание документа простой ЭП. Суд отказал в удовлетворении исковых требований, сославшись на то, что истец, хотя, возможно, и не был причастен к операциям, не обеспечил недоступность средств идентификации.

Изложенная позиция суда наглядно показывает, что фактически к электронной переписке, где используются средства идентификации, отличные от электронной подписи, применяются аналогичные с ЭП требования. Получение и ввод кода из СМС для подтверждения действий — аналог использования простой электронной подписи.

Подведём итог

Любые документы можно передавать в электронном виде, к тому же практически все они в таком виде создаются изначально, но важно соблюдать требования. Главное в передаче документов в электронном виде или электронных документов — проверить, выполнены ли технические требования и требования к виду электронной подписи. Не стоит забывать также о правильности формы и содержания документа.

Второй момент — целесообразность перехода на ЭДО, станет ли документооборот проще, быстрее, надёжнее и экономичнее. Ради передачи нескольких документов в год нет смысла тратиться на организацию электронного документооборота. Но если объём документооборота большой, расходы на печать и доставку бумажных документов превышают потенциальные затраты на электронный документооборот, выгоднее перейти на ЭДО. Использование системы электронного документооборота поможет существенно сэкономить и упростить работу.

Источник

Глава 4. Обмен электронными документами

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

4.1. Формирование и отправка исходящего электронного документа

Сформировать новый электронный документ можно:

■ на основании документа информационной базы учетной системы;

■ создав документ учета вручную, указав все необходимые реквизиты.

4.1.1. Получение списка документов из учетной системы

Получение/обновление списка документов внешней учетной системы (на основании которых можно сформировать электронные документы) выполняется при синхронизации данных. Синхронизация данных может выполняться автоматически, по расписанию, либо вручную.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

4.1.2. Создание документа учета в программе

Данные для формирования электронного документа могут быть введены непосредственно в программе «1С:Клиент ЭДО 8». Для этого необходимо в разделе Главное – Создать выбрать необходимый вид документа.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

В форме документа заполняются необходимые поля в соответствии с выбранным типом документа.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

4.1.3. Формирование и отправка электронных документов

Команда Отправить электронный документ создаст электронный документ, предложит подписать его с помощью электронной подписи (если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере) и отправит получателю. Если у пользователя нет прав подписи или на компьютере не установлен сертификат, заданный в качестве подписывающего для этого вида электронного документа по текущей организации, или в соответствии с настройками маршрутов подпись не может быть установлена текущим пользователем, программа перенаправит электронный документ на подпись ответственному лицу, имеющему право подписывать электронный документ.

Данная команда всегда выполняется для последней версии электронного документам и двигает его вперед по этапам. Т. е. если до выполнения команды электронный документ был сформирован, то она утвердит его и передаст на подпись, если утвержден, то подпишет и поставит в очередь на отправку, и т. д. Повторного действия для одной и той же версии электронного документа команда не выполняет.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

Команда Посмотреть электронный документ формирует новую версию электронного документа или открывает уже сформированную версию, если она есть. Этот вариант позволяет визуально оценить сформированный электронный документ в открывшейся форме электронного документа и далее выполнить команды по переходу на следующий этап (утвердить или подписать, в зависимости от настроек программы и соглашения).

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

В случае необходимости можно переформировать сохраненный электронный документ без изменения учетного документа, используя кнопку Переформировать в группе Другие действия в форме электронного документа. Опция доступна до подписания и отправки электронного документа.

При создании электронного документа выполняется контроль корректности и полноты заполнения данных, необходимых для его формирования. Набор проверок определяется согласно используемому для передачи формату. При обнаружении ошибок в заполнении документов или справочников прикладного решения новая версия электронного документа сформирована не будет, ошибки будут выделены в виде сообщений. При двойном клике на сообщении для большинства ошибок будет открыта форма соответствующего прикладного справочника или документа, курсор будет спозиционирован на поле, которое необходимо заполнить или скорректировать.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

После формирования электронных документов ответственное лицо организации может их подписывать следующим образом:

■ Из формы просмотра самого электронного документа:

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

■ Из формы Текущие дела ЭДО (группа действия Подписать ):

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

■ Из отдельной формы, которая вызывается по команде Документы на подпись в панели действий:

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

Если пользователь имеет возможность подписывать электронные документы двумя и более сертификатами, то в форме будет содержаться список всех сертификатов электронных подписей, которые установлены на компьютере и доступны для подписания текущему пользователю, а также количество подписываемых электронных документов по каждому сертификату. В форме можно подписать все электронные документы по сертификату (по команде Подписать все по сертификату ). При этом указать пароль к закрытой части ключа электронной подписи нужно будет только один раз (аналог операции «подписать каждый документ в пачке своей подписью одним нажатием»).

По команде Перейти к списку документов можно открыть список электронных документов и просмотреть каждый документ в виде печатной формы документа ИБ.

Если пользователю доступен только один сертификат подписи, форма сразу будет открыта на странице со списком электронных документов. Далее, отметив нужные документы, можно подписать их (по команде Подписать и отправить отмеченные ).

В дереве формы просмотра электронных документов отображаются все сформированные и отсутствующие документы по данному документообороту и необходимые действия.

Также текущее состояние электронного документа отображается в форме списка документов (колонка Состояние ЭДО ) и изменяется автоматически.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

Для порядка обмена электронными документами с участием 3 сторон (например, обмен электронными счетами-фактурами) в список рабочих документов выводятся сразу две колонки, отображающие сводное состояние ЭДО, как с нашей стороны, так и со стороны других участников (другого контрагента и оператора ЭДО). Пользователь видит, надо ему что-то делать со своей стороны либо просто ожидать.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

4.1.4. Просмотр электронного документа

В форме просмотра электронного документа содержится печатная форма учетного документа, которая позволяет визуально оценить содержимое сформированного электронного документа. Обязательным полем в форме просмотра является идентификатор электронного документа, который представляет собой уникальный номер электронного документа. В форме также содержатся установленные для электронного документа электронные подписи и их статусы, пройденные и планируемые статусы электронного документа (зависит от настроек соглашения для данного вида электронных документов). В форме электронного документа с помощью гиперссылки Документ учета можно открыть документ информационной базы. В зависимости от пройденных этапов в форме можно выполнить команды по переходу на следующий этап.

С помощью команды Скрыть/показать панель регламента ЭДО возможно отключить отображение левой панели Регламент ЭДО на форме просмотра электронного документа.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

С помощью команды Еще – Сохранить в файл в форме электронного документа можно сохранить текущую версию электронного документа вместе с файлами электронных подписей в каталог на диск. После выполнения команды будет сохранен файл электронного документа, включающий в себя все форматы, указанные в соглашении, а также отдельно будут сохранены файлы установленных электронных подписей.

С помощью команды Еще – Печать можно напечатать содержимое электронного документа на бумаге, а также вывести список электронных подписей, которыми был подписан документ, – это может понадобиться для передачи электронного документа во внешние инстанции.

С помощью команды Еще – Журнал событий ЭДО можно просмотреть все события, которые происходили с текущим электронным документом в программе, увидеть автора изменений, а также дату и время.

В форме электронного документа возможен вывод дополнительной информации. Режим вывода области задается при помощи подменю Еще – Настройка отображения (подробнее см. в разделе «Печать электронных документов»).

4.1.5. Обмен произвольными электронными документами

Программа позволяет обмениваться произвольными электронными документами – аналогами электронных писем. Произвольный электронный документ – это любой файл, хранящийся на компьютере.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

В произвольном электронном документе дополнительно можно указать договор, номер, дату и сумму документа, а также заполнить сопроводительную записку, указать тип документа (позволяет более точно идентифицировать документ в списке).

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

Пока вложение не подписано, его можно отредактировать – для этого необходимо захватить вложение на редактирование (вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.), внести необходимые изменения, сохранить и освободить файл в информационной базе (вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.). Вложение подписывается электронной подписью (предварительно импортированной в «1С») и отправляется в адрес контрагента. Документ можно использовать для обмена неформализованными документами (например, договорами, актами сверки взаиморасчетов и пр.).

Произвольный документ может быть введен на основании другого документа или справочника. Например, для передаваемой товарной накладной надо отправить дополнение к договору или изображения товаров. Установленные связи можно просмотреть в «Структуре подчиненности» через команду в списке документов или в форме документа. Ввод произвольного документа на основании другого документа или справочника можно выполнить по команде Создать произвольный документ меню ЭДО (или меню Другие действия в форме просмотра электронного документа) либо выбрать основание из формы произвольного электронного документа. Если у основания есть присоединенные файлы, то в произвольном документе появляется возможность добавить вложение из присоединенных файлов основания:

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

На стороне получателя можно либо указать основание во входящем произвольном электронном документе, либо изменить ранее заполненное (автоматически при получении электронного документа или пользователем), при этом ничего, кроме структуры подчиненности, не поменяется. Также во входящем произвольном электронном документе можно поменять договор, для того чтобы этот документ отображался в списках документов с отбором по договору.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

Хранение версий для произвольного электронного документа не предусмотрено.

4.2. Получение и обработка входящего электронного документа

После получения входящих данных будет автоматически сформировано извещение о доставке пакета данных. Сформированное извещение будет автоматически выслано на адрес отправителя (если обмен происходит через оператора ЭДО и для сертификата электронной подписи был сохранен пароль).

4.2.1. Работа с электронными документами

Для некорректных пакетов, которые вызывают ошибку в процессе распаковки, можно установить статус Отменен (без обработки) и выяснить причину ошибки, сохранив файл пакета электронных документов на диск по команде Сохранить пакет на диск из формы документа Пакет электронных документов (групповое сохранение файлов пакетов доступно для пользователя с полными правами через команду Еще – Сохранить пакет на диск на закладке Все пакеты ).

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

Для автоматической распаковки зашифрованных данных сразу при получении для сертификата расшифровки необходимо запомнить пароль доступа в сертификате электронной подписи. Также рекомендуется для целей шифрования использовать отдельный сертификат электронной подписи, отличный от подписания электронных документов.

В архиве входящих электронных документов по команде Еще – Установить ответственного можно назначить ответственного за обработку электронных документов. В списке архива можно установить отбор по ответственному, виду и статусу документа, открыть форму входящего электронного документа.

Можно отклонить документ, вызвав из формы команду Отклонить электронный документ в группе Другие действия и указав причину отклонения, после чего введенная причина будет сохранена в электронном документе и направлена другому участнику для ознакомления. В форме просмотра также содержатся установленные для электронного документа электронные документы и их статусы, пройденные и планируемые статусы электронного документа (зависит от настроек соглашения для данного вида электронных документов).

Если при обмене задано требование ответной подписи на этом же экземпляре электронного документа, то в форме документа можно установить электронную подпись на электронный документ (если у текущего пользователя есть право подписи) по команде Подписать и отправить или передать его на подпись ответственному лицу по команде Утвердить (если нет права подписи или электронная подпись не применяется вовсе).

Если же при обмене задано требование формировать электронную подпись на встречном (другом) электронном документе (например, ТОРГ-12 (титул покупателя) или акт (титул заказчика) форматов ФНС), то в форме входящего электронного документа по команде Утвердить автоматически будет создан требуемый по регламенту обмена встречный (другой) электронный документ и передан на подпись.

При получении первой версии электронного документа программа автоматически создаст во внешней информационной базе документ соответствующего вида (черновик документа) и заполнит его данными из электронного документа. Далее работа с таким документом осуществляется в обычном порядке. При получении новой версии электронного документа, ранее уже загруженного в информационную базу, программа привязывает ее к существующему документу информационной базы, не перезаполняя его автоматически (заполнение возможно только по интерактивному действию пользователя).

В зависимости от настроек ( Администрирование – Обмен электронными документами – Настройки ЭДО – Настройки получения ) электронный документ может отражаться в учете при получении автоматически либо вручную. Также существует возможность отключить отражение в учете.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

Также существует возможность разорвать связь между электронным документом и документом учета.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

Если по электронному документу имеется несопоставленная номенклатура, то будет выведено сообщение с возможностью перейти в помощник сопоставления номенклатуры (подробнее см. в разделе «Сопоставление номенклатуры»).

4.2.2. Аннулирование электронных документов

Если получатель «Предложения об аннулировании» согласен с ним, то он подписывает своей электронной подписью полученное предложение, после этого электронный документооборот по сделке считается аннулированным.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

4.3. Текущие дела ЭДО

В программе есть специальное рабочее место для работы с электронными документами, для которых на данный момент не завершен электронный документооборот.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

Слева расположены группы возможных действий, которые выполняются с электронными документами, справа – список электронных документов, для которых требуется совершить то или иное действие. Также для списка электронных документов в форме расположены быстрые отборы.

На форме расположены команды:

Назначение групп в перечне доступных действий:

■ группа Входящие содержит входящие электронные документы, для которых требуются действия с нашей стороны, например утвердить или подписать. Для выделенных в списке элементов доступна команда Утвердить, подписать и отправить ;

■ группа Исходящие содержит исходящие электронные документы, для которых требуются действия с нашей стороны, например утвердить или подписать. Для выделенных документов в списке элементов доступна команда Подписать и отправить ;

■ группа Отразить в учете содержит входящие электронные документы, еще не отраженные в учете;

■ группа Создать содержит перечень документов информационной базы, для которых необходимо сформировать электронные документы. Для выделенных в списке элементов доступны команды Создать, подписать и отправить и Создать электронный документ ;

■ группа Подписать содержит электронные документы, которые необходимо подписать. Для выделенных в списке элементов доступна команда Подписать и отправить ;

■ группа Исправить содержит отправленные электронные документы, требующие исправления, или исходящие, которые по какой-либо причине не удалось отправить либо один из подписантов отказался от подписания. Также в этом разделе отображаются электронные документы, требующие корректировки, которые отклонил получатель;

■ группа Аннулировать содержит электронные документы, по которым отправлены предложения об аннулировании, то есть ожидаются действия со стороны других участников обмена;

■ группа На контроле содержит отправленные электронные документы, для которых ожидаются действия со стороны других участников обмена, например получателя или оператора ЭДО;

■ группа Сопоставить содержит список контрагентов, от которых были получены электронные документы, содержащие номенклатуру, не сопоставленную с данными получателя. Для выделенных в списке элементов доступна команда Сопоставить номенклатуру ;

■ группа Отправить содержит пакеты электронных документов, подготовленных к отправке. Для выделенных в списке элементов доступны команды Отправить и Отменить ;

■ группа Распаковать содержит нераспакованные пакеты электронных документов и пакеты, которые были получены, но не распознаны программой по неизвестной причине. Для выделенных в списке элементов доступны команды Распаковать и Отменить ;

■ группа Ошибки содержит электронные документы, по каким-либо причинам отклоненные оператором. После устранения некоторых ошибок документы можно будет отправить повторно;

■ группа Приглашения содержит исходящие и входящие приглашения к обмену электронными документами;

■ группа Требуется пригласить содержит черновики приглашений, которые необходимо отправить участнику обмена электронными документами. Для выделенных в списке элементов доступны команды Отправить приглашения ;

■ группа Ждем согласия содержит исходящие приглашения, для которых ожидаются действия со стороны получателя;

■ группа Требуется согласие содержит входящие приглашения к обмену. Для выделенных в списке элементов доступны команды Принять и Отклонить ;

Группа Ознакомиться отображается в текущих делах только при установке флажка Отправлять документы на ознакомление в настройках обмена электронными документами ( Администрирование – Обмен электронными документами ).

4.3.1. Отбор данных в группах

Под группами действий расположен быстрый поиск, который позволяет фильтровать отображаемые данные по организации, контрагенту, дате, сумме и т. д. По гиперссылке в поле быстрого поиска доступен переход к настройке более сложных фильтров. Установка любых фильтров приводит к тому, что количество элементов в группе отображается как с учетом отбора, так и без. Например, отображение Создать (1/4) означает, что по данному контрагенту нужно создать один документ, а всего к созданию – четыре документа. Если количество элементов в группе превышает 1000, то оно выводится как «999+».

В нижней части формы расположены команды:

■ Настройки ЭДО – для быстрого доступа к справочнику настроек ЭДО;

■ Архив ЭДО – для быстрого доступа к архиву электронных документов;

■ Общее состояние ЭДО – для открытия диаграммы, отображающей общее состояние электронного документооборота по компании за выбранный период;

■ 1С-Коннект – сервис для связи с поддержкой.

4.3.2. Контроль отражения в учете

В группе Отразить в учете доступны команды перехода к сопоставлению номенклатуры, открытию/созданию/подбору/ проведению учетных документов (для сопоставления номенклатуры и проведения доступна работа сразу с несколькими выделенными документами).

4.3.3. Сопоставление номенклатуры

Сопоставление выполняется с помощью помощника, в котором по описанию товара/услуги, переданному отправителем электронного документа, необходимо подобрать соответствующие элементы информационной базы получателя. По умолчанию точность поиска установлена 50 %.

При наличии в строке у номенклатуры, характеристики или единицы измерения нескольких вариантов сопоставления отображается подсказка количества подобранных вариантов.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

При выборе номенклатуры, помимо выбора вручную, доступны следующие действия:

■ Создать по данным контрагента – создать новый элемент справочника, заполнив его на основании данных электронного документа. Если данных недостаточно, чтобы сразу сохранить новый элемент, то будет открыта карточка нового объекта, в которой нужно будет дозаполнить недостающую информацию.

■ Загрузить из 1С:Номенклатура – если отправитель и получатель электронного документа используют сервис «1С:Номенклатура», то возможна автоматическая загрузка нового элемента из данного сервиса.

■ Подобрать из 1С:Номенклатура – если получатель электронного документа использует сервис «1С:Номенклатура», то возможен подбор произвольного элемента из сервиса.

■ Найдено в моей базе – посмотреть и выбрать один из автоматически подобранных вариантов сопоставления:

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

Для отключения сопоставления номенклатуры контрагента с номенклатурой информационной базы при отражении входящих электронных документов необходимо снять флажок Сопоставлять номенклатуру при отражении документов в настройках программы ( Администрирование – Настройки программы ).

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

4.4. Формирование файла выгрузки электронных документов для передачи в ФНС

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

Откроется форма подбора электронных документов и выгрузки в файл:

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

В результате выполнения команды Выгрузить в файл будет сформирован файл, который можно загрузить в подсистему «1С-Отчетность» для последующей передачи данных в ФНС.

4.5. Дополнительные возможности обмена электронными документами

4.5.1. Настройка дополнительных данных электронного документа

В зависимости от формата электронного документа доступно изменение вариантов заполнения полей и дополнительных данных.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

В группе Другие настройки отображаются доступные варианты заполнения полей и дополнительных данных.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

Для настройки заполнения дополнительных полей необходимо перейти по гиперссылке с одноименным заголовком.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

Форма конструктора дополнительных полей позволяет определить состав и правила заполнения полей для соответствующего раздела формата электронного документа. Настройки можно задать как для всего документа, так и для каждой строки его табличной части, со следующими правилами заполнения: вручную (строкой/датой/ числом), из списка, по формуле.

Настройки возможно выгружать в файл, загружать из файла (соответствующие кнопки на верхней панели формы), а также удалять полностью (кнопка Еще – Удалить настройку ).

По гиперссылке на формат электронного документа осуществляется переход на сайт 1С:ИТС для ознакомления с форматом документа.

Если в форме конструктора в качестве правила заполнения указана формула, то значение будет автоматически рассчитано и подставлено при формировании документа. В случае, когда установлен другой вариант правил или при вычислении формулы произошла ошибка, значения дополнительных полей необходимо заполнить вручную. Информация об этом отображается в форме Проблемы при отправке документов при попытке сформировать документ.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

4.5.2. Сопроводительная записка к электронным документам

На форме просмотра электронного документа можно добавить сопроводительную записку – для этого надо перейти на закладку Сопроводительная записка в подвале формы и ввести текст записки. В отличие от комментария текст сопроводительной записки передается вместе с электронным документом получателю. Текст сопроводительной записки можно редактировать в исходящем документе до момента отправки. В отправленных и входящих электронных документах текст сопроводительной записки недоступен для редактирования.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

4.5.3. Смена ответственного по электронному документу

Каждый электронный документ закрепляется за своим ответственным. Это позволяет распределять обработку электронных документов между сотрудниками и следить за электронным документооборотом своих документов (это можно сделать в режиме просмотра Мои документы рабочего места Текущие дела ). Электронный документ может быть направлен на обработку другому сотруднику компании, при этом можно добавить комментарий с пояснением причины передачи. Для этого надо выполнить команду Сменить ответственного в форме просмотра электронного документа ( Еще – Перенаправить ) или в «Текущих делах ЭДО».

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

4.5.4. Печать электронных документов

В форме просмотра формализованного электронного документа существует возможность распечатать форму визуализации электронного документа, а по команде Еще – Печать распечатать карточку документа.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

В форме «Произвольного электронного документа» существует возможность распечатать только карточку электронного документа.

4.5.5. Уведомления о событиях ЭДО

При использовании обмена через сервис ЭДО есть возможность настроить уведомления о событиях ЭДО (для всех операторов сервиса, кроме «Такском»), таких как:

■ Новые приглашения – приглашения для присоединения к обмену через ЭДО;

■ Ответы на приглашения – ответы контрагентов на ваши приглашения к обмену;

■ Новые документы – документы, полученные от контрагента и не загруженные с сервиса ЭДО;

■ Необработанные документы – нескачанные документы, полученные более 24 часов назад, а также документы, требующие ответной подписи;

■ Окончание срока действия сертификата – 30 дней до окончания срока действия сертификата.

Для включения уведомлений необходимо в помощнике подключения к сервису ЭДО указать адрес электронной почты, на который будут присылаться уведомления.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

Уведомления о новых документах в сервисе ЭДО могут отображаться в подменю команд ЭДО в форме списка и в форме элемента документов, участвующих в обмене, и в виде всплывающего сообщения.

Для включения уведомлений необходимо в настройках обмена контрагентами ( Администрирование – Обмен электронными документами – Обмен с контрагентами ) установить флажок Проверять наличие новых электронных документов и настроить расписание проверки наличия новых электронных документов.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

При такой настройке в форме списка документов информационной базы в подменю ЭДО будет отображаться пиктограмма, сигнализирующая о наличии новых документов в сервисе ЭДО.

4.5.6. Настройка автоматического получения и отправки электронных документов

Для использования возможности автоматического получения электронных документов необходимо:

■ использовать клиент-серверный режим работы;

■ использовать обмен через оператора сервиса ЭДО;

■ включить опцию Подписывать и шифровать на сервере ;

■ включить опцию Проверять подписи и сертификаты на сервере ;

■ выполнить запись пароля сертификата.

Проверка условий, перечисленных выше, выполняется автоматически при включении регламентных заданий по отправке или получению документов. Если проверка выявит хотя бы одну блокирующую ошибку, то будет выведено окно помощника настройки.

4.5.7. Работа с обособленными подразделениями

Поддержан следующий функционал:

■ Отправка документов от обособленного подразделения организации через учетную запись головной организации, то есть обособленное подразделение организации может отправить документ, используя учетную запись головной организации.

■ Отправка документов обособленному подразделению контрагента на учетную запись головной организации (контрагента), то есть организация может отправить документ обособленному подразделению контрагента, используя учетную запись головной организации (контрагента).

■ Получение документов от обособленного подразделения контрагента через учетную запись головной организации (контрагента), то есть организация может получить документ от обособленного подразделения контрагента, использующего учетную запись головной организации (контрагента).

■ Получение документов обособленным подразделением организации через учетную запись головной организации, то есть обособленное подразделение организации может получить документ, направленный на учетную запись головной организации.

4.5.8. Автоматическая обработка проблемных ситуаций

При возникновении проблемной ситуации в процессе работы с электронным документооборотом открывается форма со списком ошибок и способами их решения.

Форма состоит из двух колонок: в левой колонке содержится описание ошибки, в правой – возможные способы решения.

Способы решения могут содержать гиперссылки на инструменты, помогающие устранить проблему.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

При возникновении неизвестной ошибки (то есть для ошибки отсутствует известное решение) будет предложено обратиться в службу технической поддержки с возможностью приложить к обращению файл с технической информацией, необходимой для расследования ошибки.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

Одним из инструментов устранения проблем является мастер диагностики, позволяющий выполнить диагностику электронного документооборота.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

Виды выполняемых проверок:

○ наличие программы криптографии: установлена ли программа для защиты информации;

○ наличие корневого сертификата ГУЦ: установлен ли в хранилище сертификатов сертификат головного удостоверяющего центра;

○ наличие сертификатов: имеются ли в программе сертификаты для работы с электронным документооборотом;

○ неполученные сертификаты: имеются ли заказанные, но не полученные сертификаты для работы с электронным документооборотом;

○ непривязанные сертификаты: имеются ли сертификаты, не привязанные к учетным записям (требующие регистрации в сервисе);

○ наличие сертификата в личном списке: установлен ли сертификат в личный список (личное хранилище) на компьютере;

○ корректность данных сертификата: проверка данных сертификата с помощью программы электронной подписи и шифрования. Данные сертификата, загруженные из файла сертификата или другим путем, могут быть некорректны по разным причинам (самые частые: закончился срок действия сертификата, сертификат в списке отозванных);

○ наличие программы для подписания и расшифровки: имеется ли на компьютере программа, указанная в сертификате для закрытого ключа, которая позволяет подписывать и расшифровывать данные;

○ подписание данных: возможно ли подписать данные закрытым ключом сертификата с помощью программы электронной подписи и шифрования;

○ проверка созданной подписи: возможна ли проверка имеющейся подписи открытым ключом сертификата с помощью программы электронной подписи и шифрования;

○ шифрование данных: возможно ли шифрование данных открытым ключом сертификата с помощью программы электронной подписи и шифрования;

○ расшифровка данных: возможна ли расшифровка данных закрытым ключом сертификата с помощью программы электронной подписи и шифрования.

○ длина пути к файлу: не превышает ли длина пути к файлу 256 символов.

○ внедрение БИП: внедрена ли в конфигурацию библиотека интернет-поддержки;

○ корректность данных интернет-поддержки: верно ли указаны логин и пароль от сервиса интернет-поддержки.

○ тест аутентификации у оператора ЭДО для учетных записей.

4.5.9. Автоматическое создание электронных документов

Если в информационной базе настроена синхронизация данных через универсальный формат обмена Enterprise Data, электронные документы могут создаваться автоматически, в фоновом режиме, сразу после завершения синхронизации данных с учетной системой.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

На случай возникновения ошибок заполнения данных учетных документов или нормативно-справочной информации, из-за которых процесс создания электронных документов прерывается, предусмотрено оповещение ответственных лиц об ошибках по электронной почте.

Возможность установить флажок автоматического создания электронных документов зависит от настроек оповещения об ошибках. К ним можно перейти по соответствующей гиперссылке.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

Если настройки не выполнены, попытка установить флажок приведет к открытию формы настроек для их выполнения.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

В форме настроек необходимо:

■ Выбрать учетную запись электронной почты для отправки оповещений (по умолчанию – Системная учетная запись ).

■ Распределить оповещения об ошибках по организациям и адресатам (пользователям информационной базы или адресам электронной почты).

■ Сохранить выполненные настройки, нажав соответствующие кнопки.

В дереве распределения оповещений об ошибках предусмотрены группировки:

Для группировки по организации в дереве распределения всегда присутствует строка « » для указания адресатов, которые будут получать оповещения по всем организациям, в т. ч. и новым (не указанным в распределении).

На следующем рисунке приведен вариант настроек, при котором электронные письма с оповещениями об ошибках будут отправляться с системной учетной записи электронной почты. Белкина Анастасия будет получать оповещения по всем организациям. По организации «Канцтовары» оповещения будут получать Бушуев Эдгар и владелец электронной почты «hromov@audit68.ru». По организации «Супер тур» оповещения будет получать Сидорова Надежда.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

При вводе данных и при сохранении настроек выполняются проверки заполнения и корректности учетной записи и данных распределения оповещений об ошибках.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

После ввода настроек и закрытия соответствующей формы флажок автоматического создания документов будет установлен автоматически.

В электронном письме будет указан перечень документов учета, по которым не были автоматически созданы электронные документы, и приведено краткое описание ошибки.

Оповещения отправляются ответственным только по новым ошибкам.

Из письма, нажав на гиперссылку, возможно открыть информационную базу и перейти к интересующему документу учета.

вручную в форме электронного документа. вручную в форме электронного документа фото. картинка вручную в форме электронного документа. смотреть фото вручную в форме электронного документа. смотреть картинку вручную в форме электронного документа.

Для этого необходимо произвести следующие настройки:

■ Опубликовать информационную базу на веб-сервере.

■ Перейти в Администрирование – Общие настройки – Публикация информационной базы и нажать заполнение адресов.

Источник

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *