данные для расчета пособия по временной нетрудоспособности образец заполнения
Образец справки-расчета к больничному листу
Как правильно оформить бланк приложения к больничному листу: расчет пособия
После получения от сотрудника больничного листа бухгалтер должен рассчитать пособие по нетрудоспособности, чтобы на основании корректно составленных документов выплатить деньги сотруднику и получить возмещение из ФСС.
В п. 75 Порядка № 925н (приказ Минздрава от 01.09.2020) говорится, что при назначении и выплате страхователем пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам расчет пособий хранится у страхователя на бумажном носителе или в форме электронного документа. Форма такой справки-расчета законодательством не установлена. Поэтому бухгалтеру следует самому разработать ее и утвердить в учетной политике. Что должна содержать такая бухгалтерская справка?
Несмотря на произвольность формы, в справке должен быть указан ряд необходимых реквизитов, так как она является первичным документом (п. 9 закона о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а именно:
Рекомендуется оформлять справку-расчет на бланке компании, на котором уже указаны ее название, организационно-правовая форма, регистрационный номер в ФСС, код подчиненности. Следует заполнить номер и дату составления расчета, а также реквизиты больничного листа, к которому оформляется данное приложение.
Далее указываются все необходимые сведения и проводится само вычисление суммы пособия за время болезни.
Не забывайте, что с 2021 года больничные оплачиваются по новым правилам (прямые выплаты ФСС). Всю последнюю информацию о расчете пособий вы найдете в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Готовое решение.
Пошаговое заполнение справки
Общая схема расчета будет такой:
Как рассчитать этот показатель, см. здесь.
При каком стаже больничный оплачивается в размере 100%, см. в этой публикации.
Для определения среднедневного заработка берутся выплаты работнику за два календарных года, предшествующих году заболевания. Например, для вычисления больничного в 2021 году нужно суммировать все выплаты, на которые начислялись взносы в ФСС за 2019 и 2020 годы. При расчете больничного по беременности и родам сотрудница может написать заявление на замену периода расчета при условии увеличения суммы пособия.
ВАЖНО! Сумма выплат, принимаемая для расчета пособия, имеет ограничение по максимальной и минимальной величине. Нельзя превышать: для 2019 года — 865 тыс. руб., для 2020 года — 912 тыс. руб. Если выплаты за год оказались меньше минимальной оплаты труда, установленной на начало рассчитываемого года, то для расчета пособия берется величина МРОТ, утвержденная на день начала страхового случая.
Размер МРОТ для расчета больничного узнайте здесь.
Далее рассчитывается среднедневной заработок: общая сумма выплат делится на число 730 — принятое количество дней за 2 года. Это число неизменное и не зависит от фактического количества дней в году.
Затем проводится корректировка суммы пособия в день на процент, зависящий от трудового стажа сотрудника, в течение которого проводились выплаты с начислением взносов в ФСС. Он может составлять от 60 до 100% (ст. 7 закона № 255-ФЗ). И вычисляется сумма пособия.
Все действия при расчете можно посмотреть на конкретном примере в этой статье.
Все необходимые сведения для расчета пособия рекомендуется оформлять в виде таблицы для удобства восприятия информации. Бланк расчета больничного листа и пример его заполнения можно посмотреть в КонсультантПлюс, получив к системе бесплатный пробный доступ:
Как оформляется справка-расчет, если есть продолжение больничного листа
В случае длительного лечения выдается новый больничный лист (продолжение) и одновременно закрывается предыдущий листок нетрудоспособности для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности.
Между этими двумя больничными не должно быть временного промежутка, так как это один страховой случай (письмо ФСС от 18.08.2004 № 02-18/11-5676).
На каждый закрытый лист бухгалтер должен оформить приложение с расчетом пособия.
В остальном заполнение расчетов для каждого листа проводится по одной схеме.
Итоги
Чтобы быть уверенным в проведенных вычислениях больничного пособия, рекомендуется в справке-расчете указывать все необходимые бухгалтерские данные и их источники. Корректно оформленное приложение к больничному листу позволит выплатить пособие по всем правилам и избежать неприятностей с проверяющими органами.
Расчет и начисление пособия по временной нетрудоспособности в 2020-2021 годах проходят по следующему алгоритму:
Этап 1. Бухгалтер рассчитывает среднедневную оплату за труд болевшего работника — для этого он определяет расчетный период и общий заработок сотрудника за расчетный период.
Расчетный период для больничных — 2 календарных года, предшествующих году болезни сотрудника.
Бухгалтер Игнатьева пришла на работу в ООО «Стигма» в апреле 2005 года. Это ее первое место работы. Игнатьева была на больничном с 01.07.2021 по 10.07.2021, тогда расчетный период — 2020–2019 гг. (но если Игнатьева в 2020 или 2019 году была в декрете или ухаживала за малышом и не имела дохода, то для расчетного периода по заявлению от работницы бухгалтер может взять предшествующие расчетному периоду годы, то есть 2018–2017 гг., но не более ранние).
Сколько бы дней ни было в годах расчетного периода, его длительность всегда 730 дней. Из этого периода исклюаются дни болезни, беременности и родов, ухода за ребенком, а также периоды, когда человек не работал, но за ним сохранялся заработок, при условии что взносы в ФСС с этого заработка не начислялись.
Подробнее об исключаемых периодах читайте здесь.
Заработок за расчетный период — это зарплата, премии и прочие выплаты от работодателя, на которые начислялись взносы в соцстрах. Государственные пособия и компенсации от работодателя в эту сумму не входят.
Среднедневной заработок (СДЗ) бухгалтер найдет делением заработка за расчетный период на 730 дней.
Пример 1 (продолжение)
Игнатьева заработала в 2019 году 683 455 руб., в 2020-м — 657 320 руб.
СДЗ Игнатьевой: (657 320 + 683 455) / 730 = 1 836, 68 руб.
Минимальный СДЗ равен:
МРОТ на дату открытия больничного листа × 24 месяца / 730 дней.
В 2021 году МРОТ, согласно действующему закону «о МРОТ» равен 12 792 руб. Т.е. минимальный СДЗ равен 420,55 руб.
Таким образом работодатель не может взять для расчета больничного сумму СДЗ больше 2 434,25 руб. и меньше 420,55 руб.
Важно! Если за дни нетрудоспособности, приходящейся на период с 1 апреля 2020 г. (включительно), сумма пособия, определенная по Закону № 255-ФЗ, в расчете за полный календарный месяц окажется меньше МРОТ, пособие исчисляется исходя из МРОТ (ст. 1 Закона № 104-ФЗ). Как рассчитывать больничный с 1 апреля, читайте здесь.
Если заработок работника выше максимума, то пособие платится исходя из максимального СДЗ.
Пример 1 (продолжение)
Так как СДЗ Игнатьевой равен 1 836,68 руб. и это меньше максимального СДЗ 2021 года (2434,25 руб.), то больничный нужно считать исходя из СДЗ в размере 1 836,68 руб., рассчитанного по данным фактического дохода Игнатьевой.
Если же рассчитанный бухгалтером СДЗ меньше минимального, то бухгалтер берет для расчета пособия заработок за день в размере 420,55 руб. — для трудящегося полный рабочий день.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если заболевший трудится неполный рабочий день, а его СДЗ меньше или равен минимальному, то минимальный СДЗ подлежит уменьшению пропорционально продолжительности рабочего времени. То есть для работника на 0,5 ставки со средним заработком за день меньше 420,55 руб. вы должны будете сравнивать фактический заработок за день с заработком, рассчитанным исходя из суммы в 420,55 / 2 = 210,27 руб. Это правило не распространяется на сотрудников, чей СДЗ выше минимального: даже если работник трудится на четверть ставки, то его средний заработок за день делить на 4 не нужно (п. 16 постановления Правительства РФ от 15.06.2007 № 375). Узнайте больше об оплате больничного совместителю из этой статьи.
Этап 3. Бухгалтер должен определить общий стаж работника за всю его трудовую деятельность, поскольку только отработавший более 8 лет работник имеет право получить 100% среднедневной оплаты за труд. Если стаж работника от 5 до 8 лет, то выплатят ему 80% среднедневного заработка, если меньше 5 лет (но больше полугода) – 60%. Работнику со стажем работы меньше 6 месяцев больничный считайте исходя из МРОТ (ст. 7 закона № 255-ФЗ).
Подробнее об исчислении стажа для расчета больничных листов читайте здесь.
С 06 октября 2020 года действуют новые правила для подсчета «больничного» стажа. Подробности см. здесь.
Пример 1 (продолжение)
Поскольку общий трудовой стаж Игнатьевой — 16 лет 2 месяца (с апреля 2005 года по июнь 2021 года включительно), то она получит 100% среднего заработка за день.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Для тех, кто получил травму или профзаболевание на рабочем месте, заработок для расчета нужно брать в полной сумме и выплачивать пособие в стопроцентном размере, независимо от стажа (ст. 9 закона «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Этап 4. Бухгалтер умножает полученную сумму СДЗ на число дней болезни. Листок нетрудоспособности болевшего сотрудника оплачивает ФСС, но только с четвертого дня болезни. Первые 3 дня должен оплатить работодатель.
ВНИМАНИЕ! С 2021 года на всей территории РФ действует проект «Прямые выплаты», согласно которому ФСС перечисляет пособия напрямую сотруднику.
Подробнее о пилотном проекте «Прямые выплаты» рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в готовое решение.
А вот если болеет родственник и сотрудник за ним ухаживает, то правила оплаты такого больничного листа другие. Читайте о них в материале «Оплата больничного по уходу за больным родственником».
Где взять справку для начисления больничного листа
Если работник до болезни трудился у вас несколько лет, то сведения о том, сколько он заработал, в бухгалтерии имеются. В том случае, если сотрудник отработал у вас меньше двух лет, заработок для начисления больничных вы возьмете из справки о сумме заработной платы по форме приказа Минтруда от 30.04.2013 № 182н, выданной работнику на предшествующем месте работы. Такой документ должен выдавать каждый работодатель при увольнении сотрудника. Справка содержит данные о самом человеке, его заработке за последние два календарных года и количестве дней нетрудоспособности. Такой документ может запросить у вас и совместитель — для получения пособия по временной нетрудоспособности по основному месту работы.
Образец справки о заработке для начисления больничного листа можно посмотреть по ссылке.
Какие составить проводки по начислению больничного листа
Начисление больничного листа бухгалтер отразит в учете так:
Дт 20 (и других счетов учета затрат — в зависимости от того, как в каком подразделении работает больной) Кт 70 — начислен больничный за первые 3 дня болезни работника;
В день выплаты бухгалтер сделает такие проводки:
Дт 70 Кт 68 (субсчетов расчетов по подоходному налогу) — удержан подоходный налог с больничного;
Дт 70 Кт 50 (если из кассы) или 51 (с расчетного счета) — выплачено пособие работнику.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Поскольку с 2021 года все работодатели являются участниками пилотного проекта ФСС, НДФЛ нужно удерживать только с пособия за первые 3 дня нетрудоспособности (постановление Правительства РФ от 21.04.2011 № 294).
Пример 1 (продолжение)
Размер пособия Игнатьевой за 10 дней болезни: 1 836,68 × 10 = 18 366,80 руб. За вычетом НДФЛ Игнатьева получит 15 978,80 руб.
Бухгалтер сделает следующие проводки:
Дт 20 Кт 70 на сумму 5 510,04 руб. — начислен больничный за счет работодателя;
В день выплаты заработной платы работникам:
Дт 70 Кт 68 на сумму 716 руб. — удержан НДФЛ с сумм пособия;
Дт 70 Кт 50 на сумму 4 794,04 руб. — по РКО выдано пособие по временной нетрудоспособности Игнатьевой.
С 01.07.2021 по 05.07.2021 уборщица Говорунова была на больничном. В ООО «Бартер» 06.07.2021 она принесла листок нетрудоспособности — у бухгалтера есть 10 календарных дней, чтобы начислить пособие и передать сведения на оплату в ФСС.
О сроках выплаты пособия читайте в этой статье.
Говорунова работает на 0,5 ставки, предыдущие 2 года она тоже работала, в декрете не была. Стаж работы Говоруновой — 12 лет. Расчетный период — 2020–2019 гг.
В ООО «Бартер» Говорунова устроилась в январе 2020 года, до этого она работала у ИП Кузнецова И. Ф. Ее заработок за 2020 год — 68 505 руб. Заработок за 2019 год бухгалтер возьмет из справки о сумме заработной платы, которую выдал Говоруновой ИП Кузнецов при увольнении, — 65 732 руб. В настоящий момент Говорунова работает только в ООО «Бартер». Среднедневной заработок Говоруновой:
(68 505 + 65 732) / 730 = 183,89 руб.
Это меньше, чем минимальный размер СДЗ в 2021 году (420,55 руб.). Но, так как Говорунова работает на полставки, то для нее среднедневной заработок нужно сравнивать с 0,5 МРОТ = 210,27 руб. Поскольку фактический СДЗ сотрудницы больше минимального, то берем для расчета фактический заработок:
210,27 × 5 дней болезни = 1 051,37 руб., из которых работодатель заплатит 630,81 руб. (за первые 3 дня болезни), а 420,56 руб. — соцстрах.
ПРИМЕР расчета больничного по уходу за больным членом семьи от КонсультантПлюс:
Иванова М.И. с 1 по 9 июля 2021 г. (9 календарных дней) была нетрудоспособна в связи с уходом за больной матерью. До этого случая нетрудоспособности Иванова М.И. брала больничные по уходу за больной матерью на 8 календарных дней. Читайте продолжение примера, получив пробный демо-доступ к системе К+. Это бесплатно.
Пример 3 (расчет пособия по болезни при смене годов)
Инженер Майсеенко заболела 01.07.2021, больничный ей закрыли 10.07.2021. Стаж работы Майсеенко — 3 года и 7 месяцев. Работает она неполный рабочий день в 2 организациях: в ООО «Сопромат» она работает на 0,5 ставки с 2015 года, а к ИП Столярову А. П. она устроилась в декабре 2020 года тоже на 0,5 ставки.
Майсеенко приняла решение получать пособие в ООО «Сопромат». Поскольку в 2020–2019 гг. она была сначала в декретном отпуске, а потом ухаживала за ребенком, то она написала заявление с просьбой заменить ей годы для расчета. В таком случае расчетный период – 2018–2017 гг. В ООО «Сопромат» в 2018 году Майсеенко заработала 246 350 руб., в 2017 году — 275 034 руб.
У ИП Столярова А. П. Майсеенко возьмет справку о том, что пособие по временной нетрудоспособности ей не начислялось и не выплачивалось. СДЗ Майсеенко бухгалтер возьмет только по одному месту работы — ООО «Сопромат», поскольку у ИП Столярова А. П. Майсеенко в 2018–2017 гг. не работала:
(246 350 + 275 034) / 730 = 714, 22 руб.
Эта сумма укладывается в границы между верхним (2 434,25 руб.) и нижним (420,55 × 0,5 = 210,27 руб.) размером СДЗ. Так как стаж Майсеенко меньше 5 лет, то она имеет право только на 60% СДЗ:
714, 22 × 60% = 428, 53 руб.
Сумма больничного Майсеенко: 428, 53 руб. × 10 дней болезни = 4285,35 руб. За первые 3 дня расходы понесет страхователь — 1 285,59 руб., соцстрах оплатит 2 999,76 руб. За вычетом подоходного налога Майсеенко получит на руки 3 728,35 руб.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если вы заменяете сотруднику годы для расчета пособия, то есть обязательные условия. Во-первых, работник должен написать заявление на замену. И второе, рассчитанный с заменой годов больничный должен быть больше, чем рассчитанный в обычном порядке, иначе работодатель платит пособие исходя из стандартного расчетного периода.
Итоги
Начисление больничных в 2021 году не претерпело значительных изменений: бухгалтеру нужно, как и раньше, знать СДЗ сотрудника, стаж, количество дней болезни. Однако нюансы есть в оплате больничного листа работнику, пострадавшему на производстве или женщине, которая недавно была в декрете.
О расчете больничного, наступающего после декретного отпуска, читайте в статье «Как сделать расчет больничного после декрета?». Как оплатить больничный по бытовой травме, узнайте здесь.
Как заполнять сведения о застрахованном лице
С чего всё началось
С начала 2021 года все регионы Российской Федерации перешли на прямые выплаты ФСС. К эксперименту, в котором на протяжении нескольких лет участвовали некоторые регионы, присоединилась вся Россия. С каждым годом список экспериментальных регионов постепенно расширялся, и в 2021 году в него включены абсолютно все территории РФ.
Прямые выплаты ФСС изменили способ перечисления пособий по временной нетрудоспособности, по БиР и некоторых других. Ранее денежные средства выплачивал работодатель работнику, а потом подавал пакет документов в Фонд социального страхования для возмещения произведенных расходов. Фонд проверял документы и при условии их корректности возвращал на расчетный счет работодателя выплаченные работнику деньги.
Суть прямых выплат заключается в том, что теперь работодатель ничего не выплачивает работнику. Он аккумулирует у себя документы, подтверждающие право на получение застрахованным лицом пособия, и передает их в ФСС. А выплату работнику производит фонд. При этом для некоторых пособий правила остались прежними. В рамках данной статьи мы не будет останавливаться подробно на прямых выплатах.
Новые формы документов для прямых выплат ФСС
Практически любое изменение в работе бухгалтера сопровождается внесением изменений в действующие документы или утверждением новых. Так получается и с прямыми выплатами ФСС.
Формы документов по прямым выплатам утверждены приказом ФСС России от 04.02.2021 № 26.
Приказ утвердил около 20 новых форм: заявления, реестры сведений, решения об отказе, описи и справки-расчеты.
В нашей статье мы подробно остановимся на форме «Сведения о застрахованном лице» в ФСС с 2021 года. Данная форма закреплена в приложении 2 «Сведения о застрахованном лице» приказа ФСС № 26.
Не надо путать новую форму для начисления пособий ФСС с персонифицированными сведениями о застрахованных лицах раздела 3 расчета по страховым взносам и формой СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах». Это различные типы сведений: рассматриваемая нами сегодня форма применяется для ФСС, а другие перечисленные — для ПФР.
Ниже расскажем, как правильно заполнять сведения о застрахованном лице, приведем пример заполнения сведений о застрахованном лице в ФСС, приложим образец заполнения сведений о застрахованном лице в 2021 году.
В связи с прямыми выплатами изменились правила заполнения расчета по страховым взносам и формы 4-ФСС. Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и узнайте, что нужно учесть при заполнении отчетности в налоговую, чтобы вовремя сдать отчеты и не получить штрафы.
Сведения о застрахованном лице
Пошагово разберем применение бланка «Сведения о застрахованном лице» для выплаты пособий.
Для чего нужен бланк
С 2021 года ФСС перечисляет пособия непосредственно работнику. Но для этого работодатель подает сведения в ФСС. Состав сведений и перечень документов разнятся в зависимости от вида назначаемого пособия. А вот сведения о застрахованном лице требуются в любом случае.
Кто должен заполнять сведения о застрахованном лице
В сведения о застрахованном лице для больничного данные вносит работодатель на основании предоставленной работником информации или же сам работник. Сведения о застрахованном лице содержат персональные данные работника.
Когда необходимо заполнять сведения
Порядок заполнения сведений о застрахованном лице для ФСС предписывает создавать этот документ единожды при приеме сотрудника на работу.
Если речь идет о действующих сотрудниках, то здесь можно пойти двумя путями:
Возникает вопрос, как часто заполнять сведения о застрахованном лице? Для дальнейших страховых случаев применяется все тот же бланк, то есть повторно его заполнять не нужно.
Корректируют форму только в случае, если были изменены сведения о застрахованном лице. Тогда бланк перезаполняют актуальными данными.
Что подлежит отражению в бланке сведений
Печатную форму сведений о застрахованном лице вы можете скачать по ссылке в начале нашей статьи. Там же вы найдете заполненный образец.
Для ответа на вопрос, как заполнять бланк сведений о застрахованном лице, приведем перечень данных, отражаемых в документе:
Форма достаточно простая, заполнение не должно вызвать затруднений. Отметим некоторые моменты.
Правила заполнения сведений о застрахованном лице уже подразумевают, что перечисление пособий может производиться только на кары МИР.
ВАЖНО! Напоминаем, что с 1 июля 2021 года пособия перечисляют только на карты национальной платежной системы МИР.
Альтернатива оформления карты МИР — это получение пособий по почте или на банковский счет, к которому не привязана карта.
Частый вопрос: кто должен подписывать сведения о застрахованном лице и нужно ли подписывать сведения о застрахованном лице?
Да, кто подписывает сведения о застрахованных лицах, указано в самом конце документа. Форма подразумевает три подписи:
Правила внесения данных в бланк сведений
Порядок заполнения сведений о застрахованном лице допускает как бумажный, так и электронный вариант составления формы. Ведь подать документы в ФСС на выплату пособий можно в электронном и в бумажном виде. Правда, бумажный вариант подходит только тем, у кого среднесписочная численность не выше 25 человек.
Бумажный вариант
Какой ручкой заполнять сведения о застрахованном лице, если документ имеет бумажный формат?
Здесь инструкция по заполнению сведений о застрахованном лице не отличается оригинальностью и допускает классический вариант заполнения сведений черными или синими (фиолетовыми, голубыми) чернилами и желательно печатными буквами. Выходить за рамки клеточек недопустимо.
Электронный вариант
Здесь может быть много вариантов, в зависимости от того, через какую программу вы передаете сведения в ФСС.
Можно передавать через СБИС сведения о застрахованном лице и все иные документы, можно заполнять сведения о застрахованном лице в 1С ЗУП. Также передают сведения о застрахованном лице в ФСС через «1С:Предприятие».
Покажем, где находятся сведения о застрахованном лице в ЗУП. Отчетность и справки — Передача в ФСС сведений о пособиях. Далее по кнопке СОЗДАТЬ выбираем Сведения для реестра прямых выплат ФСС.
Далее попадаем в форму, где в закладках можно ввести все те же данные, что включены в сведения о застрахованном лице.
Итоги
Новая форма «Сведения о застрахованном лице» утверждена приказом ФСС и применяется для получения пособий ФСС. Заполняется бланк единожды при поступлении на работу (если человек уже работает, то можно оформить их в любой момент до наступления страхового случая). Корректировать сведения придется, если в них произошли изменения. Не надо путать новую форму ФСС со сведениями о застрахованных лицах, заполняемыми периодически в целях персонифицированного пенсионного учета: это форма СЗФ-М и раздел 3 расчета по страховым взносам.