деловое письмо ответ на просьбу образец
Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ
Составление ответа на письмо-запрос (оно же письмо-ответ) – стандартная норма деловой этики. Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т.д.
Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы.
Общие правила написания ответа
В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.
Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.
Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).
Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.
Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.
В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.
Как составить ответ на запрос
Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.
В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.
Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.
Как оформить письмо-ответ
Ответ можно писать
Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее. Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, т.к. с 2016 года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.
Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату.
Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации – в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.
Как отправить письмо
Ответ можно отправлять разными способами. Электронная почта или факс позволяют существенно сэкономить время. Но если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов и отправитель заинтересован в гарантированном получении послания, следует воспользоваться услугами Почты России, отправив ответ заказным письмом с уведомлением о вручении.
Ждать ли ответ на письмо-ответ
Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение.
Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений. По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне.
При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.
Образец письма-ответа
Письмо-ответ, как это собственно следует из названия, составляется в ответ на инициативное письмо – запрос, просьбу, приглашение, предложение. В случае положительной реакции готовится письмо-согласие, отрицательной – письмо-отказ. Далее в статье будут образцы письма-ответа.
Как любое деловое письмо его следует оформлять на фирменном бланке и соблюдать требования норм делопроизводства. Сейчас повторяться не буду, на данном сайте уже есть хорошие статьи по оформлению деловых писем.
Исполнитель во время подготовки письма-ответа указывает информацию о номере и дате письма-запроса в строго определенном месте. Месторасположение этой ссылки непосредственно под номером и датой регистрации своего письма. Как выглядит эта отметка и где она должна располагаться, смотрите на образце.
В письме-согласии можно уже в первом предложении сообщить основную мысль. Ведь оно несет позитивный настрой. К тому же так вы экономите свое и чужое время. Письмо-ответ часто начинают словами «Сообщаем Вам…», «Извещаем…» и т.д. Если требуется, то далее может последовать разъяснение деталей.
Теперь очередь примера письма-ответа с положительным решением. Посмотрите письмо-согласие – образец письма-ответа на запрос (файл формата doc).
Письмо-отказ строится по-другому образцу. Его начинают с объяснений причин или добавляют что-нибудь нейтрально-вежливое (но не излишне позитивное, ведь далее – отказ). Прямота в этом случае неуместна, ведь не принято сразу огорошивать плохими новостями. Здесь подойдет начало по образцу – «Благодарим Вас за предложение, однако …» или последовательно приведите аргументы отказа – «В связи …». Как говорится, понять – значит простить.
Письмо-отказ – образец также можно скачать в формате doc.
На основании приведенных примеров теперь легко составить письмо-ответ, подходящее к сложившейся ситуации.
Как ответить на запрос о предоставлении информации
Ответ на запрос о предоставлении информации — это документ, в котором фигурирует отказ в отправке нужных данных или сразу же указывается то, что требует автор письма.
В каких случаях обязательно отвечать на запрос
Необходимо уточнить, на каком основании направляется запрос. Большинство государственных структур способны требовать данные, связанные с работой частной компании и деятельностью бюджетной организации. Например:
Кроме того, данные необходимо предоставлять контрагентам, если это необходимо исходя из заключенного между сторонами договора. Например, о порядке поставки товаров, наличии груза на складе и так далее. Еще такие письма направляют лица, связанные по договору оферты. Например, уточнение цены товара в онлайн-магазине, вопрос о наличии свободных вакансий, о графике работы торговой точки.
Важна мотивация. В документе необходимо указывать, на основании чего он направляется (например, «в рамках рассмотрения дела №… от …» или согласно договору оферты №… от…). Если мотивации нет или она указана не четко — следует отказ. Также отказывают в подаче информации при отсутствии на запросе необходимых подписей и печатей, наличии ошибок в реквизитах и других подобных ситуациях.
В какие сроки надо подготовить ответ
Для частных компаний строгих правил касательно сроков ответа не существует. Рекомендуется ориентироваться на следующие особенности:
Как составить ответ
При составлении ответа следует руководствоваться стандартными правилами деловой переписки. Строгой формы, утвержденной законодательно, не существует, но в документе указываются следующие данные:
При отказе форма примерно такая же, но текст меняется на противоположный. Там указывается, по какой причине данные невозможно предоставить.
Стандартный бланк такого документа выглядит так:
_____ года № _________
О предоставлении информации
В ответ на ваш запрос о предоставлении информации от _________ года № _
Директор ___________________________________________ И.О. Фамили
Образец положительного ответа:
Образец ответа с отказом дать информацию
Подходящий для использования образец, как правильно отвечать на запросы, составленные неверно:
Как отправить
Если в рамках полученного письма необходимо предоставить какие-либо важные документы (например, оригиналы отчетов и так далее), отправка осуществляется курьерской службой. Во всех остальных ситуациях достаточно направить письмо в бумажном виде обычной почтой или просто выслать в электронном виде.
Как писать деловые письма (с примерами и образцами)
Чтобы переписка с клиентами или партнерами имела юридическую силу, ее важно правильно оформить. В статье вы узнаете, как написать деловое письмо, чтобы оно могло защитить ваши интересы. Эти навыки необходимы всем, особенно фрилансерам.
Содержание статьи:
Что такое деловое письмо?
Это письменное обращение к потенциальному или реальному деловому партнеру или в официальные инстанции. Его цель – побуждение адресата к действию (приобрести продукцию, выполнить условия, дать разъяснения, обращаться по новому адресу, выслать документы).
Появление электронной почты привело к тому, что вся деловая корреспонденция разделились на группы:
Должна содержать ряд обязательных реквизитов, чтобы иметь юридическую силу.
Электронная по форме бумажных
Оформляется в офисных форматах (doc, docx, rtf, pdf) и содержит реквизиты. Прикрепляется в виде вложений.
Непосредственное обращение в форме электронного сообщения.
Важно знать, как правильно писать деловые письма. От того, насколько грамотно все оформить, зависит вероятность и скорость совершения адресатом ожидаемых действий. Стиль и содержание переписки определяют успешность сотрудничества с партнерами и официальными инстанциями.
Деловое письмо не стоит путать с неформальной перепиской между коллегами и партнерами. Разница между ними заключается в позициях сторон:
Неформальные разговоры, даже в электронном виде, «к делу не пришьешь». Поэтому многие специалисты рекомендуют (а в некоторых организациях руководители напрямую требуют) в обязательном порядке фиксировать все достигнутые договоренности в форме деловой переписки, даже если разногласий не предвидится.
Форма и стиль делового письма должны побуждать адресата «дать делу ход»: изучить информацию, передать ее дальше, придерживаться договоренностей.
Переписка между «дизайнером Марией» и «заказчиком Леной» в мессенджере в стиле «ок, делаю» – ни к чему не обязывающие слова. Электронное письмо: «ТЗ получено. Срок исполнения – 14 декабря включительно. Исполнитель – дизайнер Космакова Мария» – это то, на что можно ссылаться! Доверие к деловому партнеру, настрой на сотрудничество второй вариант обеспечит с большей вероятностью.
Умение общаться, в том числе письменно – настолько важно, что сейчас в интернете есть специальные курсы на эту тему. Например, в университете Нетология обучают ведению переговоров, в том числе – правилам деловой переписки, коммуникаций по телефону, личному общению, управлению эмоциями и многому другому. Курс можно пройти за счет работодателя, что делают примерно 40% студентов.
Если вы работаете с иностранными клиентами, то вас может заинтересовать курс по ведению деловой переписки на английском языке. Он проводится в университете Skillbox. Для его прохождения требуется уровень знания английского не ниже Intermediate (В2).
Виды деловых писем
Приглашение. Содержит описание мероприятия и условия участия.
Как правильно писать и оформлять деловые письма?
Общие правила, которым нужно следовать:
Эмоциональные высказывания недопустимы. Даже государственным служащим (обязанным отвечать на все письма, вне зависимости от адекватности) разрешено игнорировать послания с оскорблениями.
Особенности оформления официальных писем:
В официальной переписке заголовок должен соответствовать типу письма: Претензия, Требование, Гарантийное письмо, Приглашение и т.д. В ряде случаев (информация, просьба, подтверждение) можно обойтись без заголовка. В электронных сообщениях роль заголовка играет поле «Тема».
Структура деловых писем: с чего начать и как закончить сообщение?
Закончить письмо имеет смысл «мостиком» к развитию общения или предупреждением о дальнейших действиях:
оставляем за собой право обжаловать ваши действия в суде и т.д.
При наличии прикрепленных к письму файлов необходимо в тексте указать на это и перечислить документы. В официальной переписке они указываются как приложения с номерами и названиями.
Официальное письмо подписывается справа ниже текста содержания с наименованием организации и должностью (либо «статусом», если услуги предлагаются на фрилансе или в формате самозанятого – «эксперт», «специалист по …»). Официальные письма организации или ИП должны содержать реальную подпись или факсимиле. Информационные можно не заверять печатью, остальные – необходимо.
В электронных деловых письмах лучше подписываться не инициалами, а полным именем (отчество – по желанию).
Правила деловой переписки подразумевают, что под подписью отправитель указывает все свои возможные контакты – телефон, мессенджер, электронный адрес.
Примеры деловых писем
Представим, что вам нужно составить просьбу о предоставлении доступа в офис в нерабочее время. Ниже находится образец, как можно написать деловое письмо в этом случае:
Директору ООО «Снаб»
В ответ на ваше письмо от 01.03.2020 г. об ограничении доступа в здание, сообщаем следующее:
В остальные дни в офисе работа производиться не будет.
При необходимости готовы предоставить пропуск.
С уважением, Левчук А.П.
Левчук Анна Петровна
Пример делового письма с просьбой вернуть средства, оплаченные по счету. Обратите внимание, как закончено сообщение – указаны реквизиты, на которые требуется вернуть деньги.
Бухгалтером ООО «Рассвет» 01 августа 2020 г. был ошибочно оплачен Счет №1234 от 20.08.2020.
Прошу вернуть денежные средства в сумме 3 737,00 рублей (Три тысячи семьсот тридцать семь рублей 00 копеек)
на счет ООО «Рассвет».
Филиал «Точка» ПАО Банк «Финансовая корпорация Открытие»
При необходимости готовы предоставить дополнительную информацию.
Главный бухгалтер ООО «Рассвет»
Где учиться писать письма?
Если данный навык нужен вам на серьезном уровне, есть специальные курсы. На них обучают ведению деловых переговоров, в том числе – коммуникациям в письменном виде. Ниже находятся примеры таких программ.
Онлайн-курс в университете Нетология. Рассказывают, как вести переговоры от момента первой встречи до заключения договора. В том числе обучают навыкам деловой переписки. Курс можно пройти за счет работодателя.
Курс в Skillbox. Вы узнаете про особенности коммуникаций с иностранными клиентами. Научитесь договариваться о встречах, описывать проекты и задачи, презентовать услуги и товары компании, обсуждать финансовые вопросы и многое другое. Для прохождения курса необходимо знать язык на уровне Intermediate (В2) или выше.
Правила деловой переписки
С деловыми письмами в организации и различные инстанции может обращаться как физическое лицо, так и сотрудники компаний. Важен «статус» подписи: ИП, фрилансер, самозанятый, граждане действуют от собственного лица.
Сотрудник организации может отправить письмо от собственного имени, если обращение не является офертой, но тогда он подписывается с указанием должности.
Правила деловой этики требуют ответа на письма не позднее трех рабочих дней. Коммерческие предложения, приглашения, извещения не подразумевают обязательной обратной связи. У государственных организаций могут быть другие установленные сроки реагирования на поступающую корреспонденцию.
Требования, претензии, отказы и просьбы сопровождают извинениями. Даже если компания не видит за собой недоработок – сохранение репутации и шанс на дальнейшее сотрудничество этого требуют.
Как писать электронные деловые письма?
Мы рассказали, как писать деловые письма, показали примеры и образцы их оформления. Следуя данным правилам, вы сможете составлять любую деловую корреспонденцию в соответствии с принятыми стандартами.
Что такое письмо-ответ и как правильно его составить?
В деловой переписке каждый документ имеет свое значение и может, так или иначе, повлиять на отношение между партнерами. Среди огромного количества самых разных видов таких документов особое место занимает письмо-ответ.
Классификация деловых бумаг
В отношениях между сторонами большинство вопросов решаются в письменной форме. Да и по закону, как известно, устные договоренности не имеют силы. Поэтому на каждом предприятии обязательно ведется деловая переписка. Она является общепринятым средством обмена информацией в результате служебных контактов между различными организациями и предприятиями.
Все деловые письма делятся на две категории:
Письмо-ответ относится ко второй категории. Оно является одним из коммерческих видов документов наряду с письмом-запросом, информацией, предупреждением, предложением, напоминанием или презентацией. Такие бумаги обычно используются в момент заключения и дальнейшего сопровождения различных договоров и иных соглашений между сторонами. Письмо-ответ, в отличие от остальных, ни о чем не спрашивает и ничего не предлагает. Оно лишь содержит в себе сведения, которые были запрошены ранее другой стороной.
Подтверждение заявки
Письмо-ответ составляется в разных случаях. Это может быть реакция на конкретную жалобу, претензию или просьбу. Причем она может быть как положительной, так и отрицательной. Во втором случае документ будет представлять уже своего рода письмо-отказ. Но дать его надо с подробным разъяснением причин, заставивших принять такое решение. Для примера можно рассмотреть случай, когда компания получила официальный письменный заказ на изготовление определенного вида продукции за конкретно указанный срок. Если такое сотрудничество для предприятия является желанным, то отреагировать надо незамедлительно. Ответ составляется произвольно. Он может начинаться словами: «Выполним» или «Изготовим». В качестве срока лучше указать дату отгрузки с учетом времени, необходимого для производства товара и передачи его на склад. Кроме этого, обязательно надо оговорить условия оплаты, ведь заказчик может рассчитывать на несколько этапов. Далее останется только подсчитать итоговую сумму и сообщить свои реквизиты, на которые заказчик будет производить денежные перечисления. Такой документ обычно подписывают директор и главный бухгалтер, а в самом конце сообщаются координаты непосредственного исполнителя.
Переписка с физическими лицами
Некоторые предприятия по роду своей деятельности имеют прямой контакт с физическими лицами. Это может быть организация, работающая в сфере услуг, или компания, выпускающая товары народного потребления. В адрес такого предприятия от граждан может поступать информация самого разного характера, как положительного, так и негативного. Тем не менее она требует соответствующего реагирования и обязательного ответа. В таких случаях нельзя ограничиваться личной беседой или телефонным звонком. Гражданину необходимо дать полные разъяснения по всем интересующим его вопросам. Это должен быть развернутый ответ на письмо.
Образец такого документа обязан соответствовать определенным требованиям:
Далее идет изложение фактов и выносится окончательное решение.
Строго официально
Если требуется дать ответ на официальное письмо, то сделать это нужно правильно. Надо помнить, что такое обращение непременно должно быть вежливым и корректным. Не стоит также забывать и о грамотности. Нелепо видеть явные ошибки в информации, предоставленной солидной организацией.
С самого начала в правом верхнем углу печатается адрес. Он является точной копией того, что указан на конверте. Ответ всегда дается на какой-то запрос, поэтому в регистрационном штампе слева вверху обязательно отмечаются его исходные реквизиты (номер и дата отправления). Затем идет короткое обращение к адресату (можно указывать просто фамилию без инициалов). Текст должен содержать подробные разъяснения относительно интересующей проблемы. В качестве аргументов следует использовать только проверенные данные. Ни в коем случае нельзя опираться на слухи и домыслы. При необходимости можно использовать выдержки из нормативных актов с указанием соответствующих статей. Подписывает такой документ директор предприятия, а чуть ниже делается пометка с данными фамилии и номера телефона ответственного исполнителя.