деловые письма имеют приложение основание или примечание
Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец
Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.
Разновидности деловых писем
Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:
Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Структура и содержание документа
Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:
Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:
Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.
Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.
Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.
Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.
Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.
Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.
Как нельзя писать
При официально-деловой переписке не допускаются:
Правила оформления
Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:
В общем виде угловой бланк выглядит так:
Образец с продольным бланком
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»
ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1
Исх. № 987 от 12.12.2020
Директору ООО «Общество»
123456, Россия, Субъект РФ,
Уважаемый Иван Иванович!
В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».
Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество».
Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович
Как отправить письмо
Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:
Раздел 3. Деловая документация (Служебная переписка. Деловые бумаги)
Тема 3.1. Особенности процесса написания деловых и частных писем
Целью изучения данной темы является ознакомление с деловыми и частными письмами и различиями их написания.
В результате изучения данной темы студенты должны:
Оглавление
3.1.1. Введение в тему
Несмотря на изобретение телефона и электронных средств связи, ставших повседневными в 21-м веке, письмо по-прежнему остается самым вежливым и наиболее распространенным средством общения.
Личные письма, точнее письма родственникам или близким, часто пишутся от руки, потому что в личном письме вы передаете свои личные мысли. Личные письма можно писать на бумаге различного размера и формы, и различного цвета. Они могут быть сложены различными способами для конвертов различных размеров.
Исторически сложилось так, что фирменные бланки использовали только для деловой переписки. В настоящее время не только деловая переписка, но и личные письма зачастую пишутся на бланках.
3.1.2. Текст письма
Письмо лишено особенностей живой речи: мимики, жестов, интонаций и модуляций голоса. В нем всю роль на себя берут слова. Прежде всего, текст письма должен быть понятен адресату.
Реквизит «текст письма» является одним из важнейших элементов деловых писем, так как успех любого дела зависти от умения точно и грамотно изложить суть вопроса. Деловое письмо желательно посвящать одному вопросу. Текст делового письма целесообразно составлять по плану, что помогает корректно изложить вопрос. В силу своего разнообразия этот вид документов отвечает следующим требованиям, в письмах должна присутствовать:
Нужно стремиться к тому, чтобы письмо занимало не более одной страницы.
На легкость восприятия письма влияет не только сложность слов и оборотов, но и длина предложения. Для того, чтобы текст не показался монотонным и примитивным, в него стоит включать предложения разные по длине структуре: простые предложения должны сочетаться с составными. При составлении текста письма должны учитываться и психологические факторы его восприятия адресатом. Элементами такого рода воздействия являются этикетные фразы и конструкции, которые делают письмо корректным и вежливым, а также задают общий тон письма. Автор текста должен иметь представление о тех, кому он пишет (их интересы, потребности, склонности, предрассудки, предубеждения); решить, что и как сказать; выбрать форму письменного сообщения для достижения своей цели; сделать набросок текста; отредактировать и переписать письмо, добиваясь максимальной точности выражения. В деловой письменной речи не допускается ирония, сарказм, оскорбления.
Хотя деловое письмо посвящено, как правило, одной теме, читать письмо, состоящее из одного абзаца, очень трудно. Поэтому деловое письмо разбивается, обычно, на три абзаца, связанных единой темой.
В любом деловом письме в первом абзаце вы кратко и четко объясняете, почему вы пишете вашему корреспонденту, о чем ваше письмо, а также благодарите его за запрос, предложение, заказ и т.п. Во втором абзаце вы что-то утверждаете, даете какую-то информацию, задаете вопросы, отвечаете на вопросы собеседника, обсуждаете какую-либо проблему.
В заключительном третьем абзаце вам обязательно надо намекнуть на то, что в будущем вы планируете сотрудничать с вашим корреспондентом и надеетесь скоро получить от него ответ на ваше письмо.
Текст делового письма должен соответствовать размеру бумаги. Он не должен печататься сжато, быть приподнятым вверх или опущенным вниз до самого конца бумаги. Правые и левые границы письма должны быть не менее 2 см, а верхние и нижние границы немного больше.
Частное письмо предрасполагает к разнотемью, многожанровости и стилистической подвижности, т.е. к легкости перехода с предмета на предмет независимо от его значительности, поскольку содержанием частного письма бывает изображение различных чувствований, мыслей, оно может стенографировать мельчайшие душевные движения. Сочетание бытовых новостей, просьб, поручений, расспросов с наблюдением о мире и человеке является характерной чертой частного письма.
3.1.3. Тон и язык письма
Тон и язык личного письма весьма непринужденный. Организация информации в личном письме не подлежит определенным правилам. Личное письмо читается только адресатом. Содержание личного письма затрагивает интересы только автора письма и его получателя. Именно ориентация на адресата составляет важный опознавательный признак частного письма.
Автору делового письма всегда следует помнить о том, что его послание не окажет на адресата должного воздействия, если оно не будет написано легким и ясным языком. Секрет хорошего делового письма состоит в том, чтобы писать понятным языком, как если бы вы беседовали с адресатом. Проще говоря, ваш язык должен быть естественным с соблюдением определенных правил вежливости. Общий тон делового послания, при всей его подчеркнутой официальности и деловитости, должен нести на себе отпечаток доброжелательности по отношению к адресату, что способствует установлению более прочного взаимопонимания между участниками переписки. Деловое письмо должно производить на адресата впечатление искренности и доверия к партнеру. Деловое письмо должно быть исполнено уважением к адресату, тактом в общении с ним и подчеркнутым пониманием его интересов и проблем.
Поэтому позиция “YOU” является самым важным принципом деловой корреспонденции. То есть все письма следует писать с точки зрения лица, которому вы пишете. Чтобы письмо было эффективным, важно видеть вещи не только своими глазами, но и глазами другого человека, важно представить себе собеседника в его обстановке со всеми его проблемами и трудностями, поэтому и письмо следует писать с позиции “You”, а не “We”, “Us” или “I”. Написание писем с позиции “You” не всегда подразумевает использование местоимения “you” вместо “we” или “I”. Вы должны представить себя на месте вашего читателя и написать такое письмо, какое вы хотели бы получить сами. Сравните два варианта начала письма:
We are sorry you misinterpreted our catalogue …
Уважаемый мистер А:
Сожалеем, что Вы неправильно поняли описание в нашем каталоге …
We are sorry the description in our catalogue was not entirely clear …
Уважаемый мистер А:
Сожалеем, что описание в наше каталоге не достаточно ясно …
В первом варианте вы намекаете на то, что ваш клиент не в состоянии понять описание в вашем каталоге. А во втором варианте вы предполагаете, что вы виноваты в том, что в каталоге описание дано не достаточно четко и ясно. Следовательно, второй вариант написан с позиции “You”. Исследования показали, что слова “you”, “your”, “yours”, “yourself” должны встречаться в деловом письме в два и даже в три раза чаще, чем слова “I” и “we”, чтобы письмо было эффективным.
Избегайте использования выражений you should, you must, you have to, которые звучат нравоучительно или требовательно:
Вместо
Пишите
You must complete this report before Friday.
Will you please complete the reporting by Friday.
3.1.4. Стиль письма
Автор делового письма должен отдавать предпочтение коротким словам. Короткие слова и фразы не требуют вдумчивого и долгого чтения, к тому же, они обладают эмоциональной силой. Ещё один плюс в пользу коротких и простых слов их все знают и все понимают:
Вместо
Пишите
At an early date (в ближайшее время)
Soon, today, next week (скоро, сегодня, на следующей неделе)
Due to the fact that (благодаря тому факту, что)
Because (потому, что)
For the purpose (для то цели, чтобы)
In advance of (в преддверии)
Have a tendency to (имеет тенденцию к)
Tend to (имеет тенденцию к)
In many instances (во многих случаях)
Letter under the date of (письмо, датированное)
Letter of (письмо от)
Этот принцип упрощения можно применять не только к словам и фразам, но и к предложениям. Наиболее легким для чтения является предложение, состоящее из 8-16 слов.
В деловой корреспонденции следует использовать активные формы глаголов, а не пассивные. Предложения, содержащие глаголы в активной форме, короче предложений с пассивными конструкциями.
Your letter has been received by us …
(Нами было получено ваше письмо …)
We have received your letter …
(Мы получили Ваше письмо …)
Между некоторыми английскими и американскими словами существуют различия в орфографии и написании слов. И вы должны учитывать эти различия, когда пишите письмо в Великобританию или Америку.
Британская орфография
Американская орфография
Labour (труд, работа)
Traveller (агент, коммивояжер)
Британское написание
Американское написание
Ground floor (первый этаж)
Lorry (грузовая машина)
Return ticket (обратный билет)
Single ticket (билет в один конец)
И деловой переписке следует избегать различных фразеологизмов, и жаргонизмов, так как их значение может быть неизвестно получателю письма.
В деловой корреспонденции аббревиатуры используются довольно часто. Они быстро пишутся и легко читаются. В письме аббревиатуры следует употреблять только в тех случаях, когда и вы и ваш корреспондент знаете, как они расшифровываются. Некоторые аббревиатуры являются международными.
c.i.f. (cost, insurance, and freight)
Цена, страховка и стоимость перевозки
c.a.f. (cost and freight)
Цена и стоимость перевозки
Частное письмо можно рассматривать, как литературное произведение. Их стиль и построение определяются риторикой, непосредственностью интеллектуального общения, употреблением витиеватых сравнений, лирическим подтекстом, интимностью, сатирическими приемами и разоблачениями. Стиль частного письма более динамичен и красочен. В них вы можете использовать идиомы, шутки, анекдоты, каламбуры, юмор и сарказм для привлечения внимания читателя. Текст личного письма может прерываться картинками, если вы умеете рисовать. Вы можете вставить в частное письмо иллюстрации комиксы и фотографии для того, чтобы доставить удовольствие вашему читателю.
3.1.5. Структура письма
Каждое письмо имеет соответствующую структуру, включающую определенные структурные части, которые являются неотъемлемыми элементами английского письменного этикета. В деловом официальном письме их больше. В личном, неофициальном – меньше.
Письма, используемые в практике делового общения, в отличие от частных писем могут включать следующие реквизиты:
3.1.6. Обращение и заключительная форма вежливости
Как в частной, так и в деловой переписке вступительное обращение и заключительная формула вежливости представляют собой общепринятые стандартные формулы, играющие в письме ту же роль, какую в разговоре играют соответственно выражения good morning и good—bye.
Общеизвестно, что большая часть переписки на английском языке, как деловой, так и частной, начинается со слова Dear. Это слово употребляется в письмах с 17-го века и никакой альтернативы ему в английском языке нет. В деловой переписке общепринято заканчивать письмо словами Yours sincerely. Все прочие слова являются лишь вариантами этой формулы. Заключительная формула вежливости в частном письме может иметь интимный характер, например, вы можете закончить частное письмо словом Love.
Распространенные формы вступительного обращения и заключительной формулы вежливости
Стиль
Вступительное обращение
Значение
Заключительная формула вежливости
Раздел 3. Деловая документация (Служебная переписка. Деловые бумаги)
Тема 3.2. Типы деловых писем
Целью изучения данной темы является практическое приобретение навыков написания различных типов делового письма.
В результате изучения данной темы студенты должны:
Оглавление
Письмо является основным инструментом служебно-деловой переписки. Деловое письмо – это краткий документ или письменное обращение (как правило, не более одной страницы), касающееся одного вопроса (или нескольких тесно взаимосвязанных между собой вопросов) и предназначенное для осуществления оперативно информационного обмена между предприятиями (организациями, учреждениями), их структурными подразделениями (должностными лицами).
3.2.1. Введение в тему
Существует классификация деловых писем в зависимости от их содержания. Опираясь на классификационный критерий в группе официальных деловых писем, следует выделить:
Попытаемся коротко охарактеризовать перечисленные выше виды писем. Все письма приведены в сокращенном виде, то есть без шапки, без адреса получателя, без указания на общее содержание письма и т.д.
3.2.2. Письмо–просьба. Request letter
Письма-просьбы – это одна из самых распространенных групп деловых писем. Когда дело касается какой-либо деликатной просьбы об оказании услуги, удобнее написать письмо, поскольку это выглядит гораздо более официально и вежливо. Письмо является свидетельством того, что вы тщательно продумали свою просьбу. Обращаясь с просьбой, необходимо быть прямым и точным. Не следует запутывать дело излишней информацией. Сначала следует объяснить мотивы вашего обращения. Никогда не благодарите вашего адресата заранее. Благодаря заранее, вы ставите адресата в неловкое положение, если по тем или иным причинам, не зависящим от него, получатель письма решительно не в состоянии помочь вам. Структура письма – просьбы характеризуется четким разделением на абзацы. Первый и второй абзацы используются для изложения обстоятельств дела и мотивов обращения с просьбой. Изложение просьбы и упоминание требуемых (желаемых) сроков выполнения просьбы в третьем абзаце.
Уважаемая Госпожа Гордон:
I’m writing to ask if you could possibly do me a favour.
Я пишу Вам с целью попросить Вас, не могли бы Вы сделать мне одолжение.
For this year’s annual conference, we would really to take all our staff on a trip to Bridgent to learn more about new directional skills in the industry. I seem to remember that your company took a similar course last year and that your group was led by an Australian lady whom you all found inspiring.
В этом году нам бы хотелось отправить весь наш штат на ежегодную конференцию в Бриджент по вопросу о новых методах управления в промышленности. Насколько я знаю, Ваша компания в прошлом году прошла аналогичный курс и вашей группой руководила дама из Австралии, которой Вы все остались очень довольны.
Are you still in contact with her? If so, do you think that you could possibly let me have a number of her, or even an address. We would really appreciate your assistance.
Если Вы еще контактируете с ней, не могли бы Вы сообщить мне её адрес и телефон. Мы были бы очень признательны за Вашу помощь.
3.2.3. Письмо–запрос. Request Information
Многие письма представляют собой запросы информации или ответы на подобные вопросы. Письмо-запрос компания посылает, когда хочет получить подробную информацию о товарах и услугах. При написании писем-запросов следует как можно подробно изложить суть вопроса, чтобы скорее получить интересующий вас ответ. Письма-запросы предваряют всю последующую работу по заключению различных соглашений между партнерами по служебно-деловой переписке. Они предназначены, как следует из названия, для запрашивания соответствующей информации. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и в срок, установленный автором запроса. Письмо-запрос должно быть кратким, четким и конкретным. При составлении письма следует объяснить, для чего Вам нужна эта конкретная информация, или просто задать вопросы. Письма-запросы пишутся в следующих случаях:
В письме-запросе следует указать источник информации, четко сформулировать суть вопроса, представить Вашу компанию или себя лично. Предпочтительнее всего начинать такие письма со слов: Will you please provide the information… (Прошу Вас сообщить…) и предварительно пояснить, чем вызван ваш запрос. В отличие от просьбы в конце текста в тактичной форме следует выразить адресату свое пожелание относительно сроков предоставления интересующей вас информации и выразить надежду на взаимовыгодное сотрудничество в будущем:
I read about your new tape recorder in yesterday’s Business News.
Из вчерашнего номера газеты Business News я узнал о новом магнитофоне, производимым Вашей компанией.
I would be grateful if you would send me further information including: unit cost; discount for the wholesale purchase; delivery periods and payment terms.
Я был бы Вам признателен, если бы Вы выслали мне дополнительную информацию, в том числе сведения о стоимости товара, размерах скидки в случае оптовой закупки, сроках доставки.
We will appreciate an early reply
Будем благодарны за быстрый ответ.
3.2.4. Письмо–ответ на запрос информации. Reply to Information Inquiry
Этот тип письма является ответом на письмо-запрос. Отвечая на общий запрос, автор письма (поставщик) благодарит за проявленный интерес и обычно предлагает прейскурант, каталоги и условия типового договора. Структура письма-ответа на запрос информации следующая:
Отвечая на вопросы, следует дать описание товара, определить цены и скидки, решить вопросы расходов на упаковку, транспортные расходы, условия поставки и оплаты. В качестве ответа на запрос может выступать письмо типа:
Уважаемый Мистер Браун:
Thank you for inquiry about our new tape recorder. I am enclosing our brochure, which gives general information about the product.
Благодарим Вас за запрос о нашем новом магнитофоне. Прилагаю брошюру, в которой приводится общая информация о нашем товаре.
In answer to your specific questions:
It costs 300$ + VAT at 13,5%.
We offer a discount of 5% on orders of 5 units or more.
We will be able to deliver your order within 10 days of receiving it.
Unless you already have an account with us, we will require payment with your order.
На Ваши конкретные вопросы мы можем ответить следующим образом:
Стоимость магнитофона составляет 300 долларов плюс 13,5% НДС.
Мы предлагаем пятипроцентную скидку при заказе на покупку от 5 магнитофонов.
Доставку мы сможем осуществить в течение десяти дней со дня получения заказа. Пока Вам не открыли у нас свой счет, мы вынуждены просить Вас оплату одновременно с направлением нам заказа.
If you have any further questions, please do not hesitate to contact me.
Если возникнут другие вопросы, прошу без колебаний связаться со мной.
3.2.5. Письмо–заказ. Order
Функциональное назначение подобных писем – совершение письменного заказа. Автору письма изложение своего намерения заказать что-либо у адресата (товар, услугу и др.) целесообразно предварить объяснением мотивов своих действий. С этой целью следует сослаться на источник информации (материалы переписки, информационное письмо, директ-мейл, рекламную информацию и т.д.). В конце письма следует сообщить адресату свое пожелание относительно сроков выполнения заказа. Оформление писем-заказов довольно просто. В начале письма вам следует указать, какие товары вы заказываете, источник информации, способ доставки. Второй абзац вы можете оформить в виде таблицы, указав количество экземпляров, номер каталога, описание товара, цену. В третьем абзаце вы указываете сроки доставки и способ оплаты.
Please send us the undermentioned goods from your summer catalogue by next boat via Southampton and Lisbon:
It is most important that the delivery date is strictly kept.
Пожалуйста, пришлите нам перечисленные ниже товары из вашего летнего каталога следующим судном через Саусхэмптон и Лиссабон:
Очень важно, чтобы заказ был доставлен строго в срок.
3.2.6. Письмо–рекламация. Claim letter
Такие письма предназначены для выражения письменных претензий в связи с неудовлетворительным исполнением адресатом взятых на себя деловых обязательств. В деловой практике основными причинами отправки писем–рекламаций являются следующие:
Текст письма-рекламации должен во всех случаях опираться на соответствующие документальные свидетельства недобросовестности адресата. Письмо-рекламация должно содержать четкие указания относительно того, каких именно действий вы ожидаете от адресата, а также относительно сроков этих действий. Но свои претензии следует выражать вежливо, сдержанно и тактично, чтобы не испортить установившиеся деловые отношения. Прежде всего, в жалобе нужно ясно и подробно, во всех деталях, объяснить, что случилось с вашим заказом и каких неудобств вам стоила ошибка. Старайтесь вежливо и тактично излагать свои претензии, обязательно сошлитесь на предыдущее сотрудничество с данной фирмой, на то, что раньше не возникало никаких осложнений, и, конечно же, попросите партнера как можно быстрее все уладить:
Your invoice and two parcels, supposed to contain 50 copies of “The Great General” arrived today. On opening the parcels we found that one contained 25 copies of “Little Women” and the other 40 copies of “Cooking without Fat”.
We have, as you know, given “The Great General” a special display in our front window and need the copies urgently as we have only a few left.
Как Вы знаете, мы рекламировали книгу «Великий генерал» на нашей выставочной витрине, и эти книги нам очень нужны, так как у нас осталось всего несколько экземпляров.
This is the first time in all our dealings with you that any mistake has occurred and we hope you will do your utmost to remedy it. Will you please therefore on receipt of this letter dispatch the correct copies Express and make sure that they reach us tomorrow afternoon.
Такое случилось в первый раз за время нашего с Вами сотрудничества, и мы надеемся, что Вы сделаете все возмо жное, чтобы исправить эту ошибку. Не могли бы Вы по получении этого письма отправить нам нужные книги экспрессом и удостовериться, что они прибудут к нам завтра утром.
3.2.7. Письмо-запрос о поступлении на работу. Letter of Application
С помощью этого письма вы продаете свои услуги и знания, опыт, квалификацию, навыки и особенности. При написании этого письма ваша цель как можно более эффективно показать все свои достоинства. Правильное письмо-запрос о поступлении на работу должно быть написано с учетом интересов читателя, а не автора. Письмо-запрос о работе состоит из нескольких абзацев и занимает одну страницу. Цель вводного абзаца – привлечь к вам внимание читателя. В этом абзаце вы должны сказать, по какой причине вы пишите, какими навыками и способностями вы обладаете для того, чтобы занять выбранную вами вакансию. Во втором абзаце вы должны описать все свои навыки, умения и достоинства, которые имеют прямое отношение к той должности, которую вы хотите занять. В заключительном абзаце письма вам следует указать свои личные качества и прогнозировать, как они могут пригодиться вашему работодателю:
Уважаемый Доктор Шелдон:
Please consider me for the position of mathematics instructor in your high school. I am not only wellgrounded in mathematics and the liberal arts, but have the skills to motivate students to learn.
Пожалуйста, рассмотрите мою кандидатуру на должность преподавателя математики в Вашей высшей школе. Я не только имею хорошие знания по математике и гуманитарным наукам, но и умею побуждать школьников учиться.
The best teachers I have had were all knowledgeable of their subject matter and capable of imparting their knowledge to students. They also loved teaching profession. I am of the same mold. I challenge students to go beyond self – imposed barriers to learning, and provide them with the encouragement and knowledge to do so.
Лучшие учителя, которые у меня были, хорошо знали свой предмет и умели поделиться этими знаниями со школьниками. Я точно такая же. Я бросаю вызов ученикам, заставляя их преодолевать препятствия, поощряю их и даю им знания для этого.
My teaching practicum showed me that mathematics is a dreaded subject for many students. With my joy for teaching and ability to illuminate math concepts, I will impart my enthusiasm and knowledge to your students. Mathematics class will not be dreaded; it will be eagerly anticipated.
Мой опыт преподавателя показал, что большинство школьников считают математику ужасным предметом. С моим желанием учить и способностями проливать свет на математические концепции, я передам свой энтузиазм и знания Вашим школьникам. Урок математики будет интересным, его будут ждать с нетерпением.
3.2.8. Письма–приглашения. Invitation
Письма-приглашения имеют целью пригласить адресата к участию в том или ином деловом или торжественном мероприятии. Приглашение может оформляться как в виде письма, так и на специальном билете, прилагаемом к письму. Приглашение носит всегда персональный характер. Из содержания приглашения адресат должен уяснить, куда, когда и с какой целью его приглашают, а в некоторых случаях – и то, какого участие с его стороны ожидают организаторы мероприятия. Приглашения следует высылать заблаговременно, во избежание недоразумений. В необходимых случаях автор может уведомить адресата о необходимости подтвердить свое участие в мероприятии. Содержание письма – приглашения должно быть выдержано в позитивном и благожелательном тоне, но при этом формулироваться как можно более коротко. С этой целью можно использовать некоторые общепринятые сокращения, например R. S. V. P. (Respondez s’il vous plait = Please reply).
The President of Latham & Watkins requests the pleasure of your company at a Banquet to be held at the Reception Hall, Leninsky prospect 113/1, at 6.30 p.m. on Friday, 27 November, 2003.
Ответ на приглашение составляется от третьего лица:
Mr. Adrian Moore thanks the president of Latham & Watkins for his kind invitation to a Banquet to be held at the Reception Hall, Leninsky prospect 113/1, at 6.30 p.m. on Friday, 27 November, 2003, which he has much pleasure in accepting.
Если вы не можете принять приглашение, то отказ можно оформить так:
Mr. Adrian Moore regrets that he is unable to accept the invitation of the President of Latham & Watkins to a Banquet to be held at the Reception Hall, Leninsky prospect 113/1, at 6.30 p.m. on Friday, 27 November, 2003 due to a prior engagement.
Допускается подписывать приглашения, указывая свое полное имя и фамилию, что придает приглашению более личный, персональный характер.
3.2.9. Письмо – извинение. Letter of Apology
Эти письма являются незаменимыми для принесения адресату формальных извинений и нормализации отношений. Следует, прежде всего, извиниться, и лишь после этого пояснить мотивы своего обращения. Стандартная формулировка для начала писем-извинений. “Прошу Вас принять извинения в связи с (за)…”. Следует как можно более искренне и убедительно выразить свое сожаление в связи с имевшим временным нарушением взаимоотношений с адресатом. Общий тон письма-извинения должен быть подчеркнуто примирительным. Считается вполне естественным направить письменные извинения в связи со следующими обстоятельствами:
Структура писем-извинений предполагает выражение сожаления в первом абзаце и изложение сути – во втором. В последнем абзаце автор может выразить адресату свои намерения всячески способствовать нормализации и укреплению взаимоотношений.
Уважаемый Господин Спунс:
I’m truly sorry that I was rude to you at the meeting.
Я искренне сожалею, что был груб с Вами на совещании.
It was careless and stupid of me. I could try and say that I was over – tired because of the project and that my lumbago was causing me enormous pain, but that would really be just more excuses and I don’t want to make my blunder any worse.
Это было легкомысленно и глупо с моей стороны. Я мог бы оправдаться тем, что я был переутомлен работой над проектом и плохим самочувствием, но это в действительности просто дальнейшие извинения и я не хочу сделать мой промах ещё хуже.
I hope you can forget what I said and that it won’t affect our working relationship.
Я надеюсь, что вы сможете забыть то, что я сказал и что это не повлияет на наши дальнейшие деловые отношения.
3.2.10. Письмо для выражения сожаления и соболезнования. Letter of Sympathy
При подготовке писем для выражения сожаления и соболезнования крайне важно произвести впечатление искренности. Подобные письма следует писать своевременно, содержание излагается менее формально, чем это принято в деловой переписке, следует быть кратким и немногословным. Структура подобных писем включает три абзаца. Первый из них содержит ключевую формулировку и пояснение мотивов послания. Второй служит для выражения чувств автора. Заключительный абзац служит для того, чтобы ободрить адресата. Особенностью содержания писем с выражением сожаления или соболезнования является подчеркнуто личный характер послания.
Уважаемый Господин Грин:
I was sorry to hear that your business didn’t work out, particularly after all the long hours and effort that you put in. If commitment and energy were what counted, yours would surely have been the most successful business in Hartlepool.
Сожалею, что не смотря на то, что было затрачено столько усилий и времени, Вас постигла неудача в бизнесе. Если оценить всю степень Вашего вклада в бизнес и всю затраченную энергию, Ваш бизнес был бы самым успешным в Хартлпуле.
Knowing you, I’m sure you are blaming yourself now, but it was terribly bad luck with interest rates rising as soon as you borrowed the money and then the petrol strike coming out of the blue. It was a brilliant idea and you really deserved to succeed. Please don’t get depressed about this. I’m sure it will just be a blip in your brilliant career – it was a really impressive idea and deserved to make you a million.
Зная Вас, я уверен, что Вы во всём вините только себя. Резкое повышение налога на процентную ставку как только вы получили ссуду и разразившийся нефтяной кризис всему причина. Не поддавайтесь отчаянию по этому поводу. Я думаю, что это просто незначительная проблема в Вашей блестящей карьере – это была впечатляющая идея, которая должна была сделать Вас миллионером.
I feel sure that the next one will.
Я уверен, что следующая попытка принесет Вам огромный успех.
3.2.11. Рекомендательное письмо. Letter of Recommendation
Цель письма – рекомендовать желающего получить работу его потенциальному работодателю и подтвердить то, что он подходит для выбранной им вакансии. Рекомендательное письмо содержит описание деятельности и характеристику деловых и личных качеств кандидата на открытую вакансию. Вот пример обычного рекомендательного письма:
Уважаемая Госпожа Вудсон:
Peter Barns was a student in three of my travel courses since the 2002 semester. He was always an outstanding student.
Питер Барнс был моим студентом на протяжении трех курсов лекций по туризму с 2002 года. Он всегда был особенным студентом.
Mr. Barns demonstrated his thorough grasp of the subject in his class performance as well as in written work. His assignments were always executed with punctuality. Moreover, he was an enthusiastic participant in class discussions and helped make the courses rewarding experiences for everyone.
Мистер Барнс показал глубокие знания предмета как во время занятий, так и в письменных работах. Все задания он всегда выполнял правильно. Более того, он был активным участником классных дискуссий и помогал организовывать занятия таким образом, чтобы каждый получил квалификацию.
Therefore, I can recommend Mr. Barns, without hesitation, for the position of assistant in your travel agency.
Поэтому я без колебаний рекомендую мистера Барнса на должность ассистента в Вашем туристическом агентстве.
3.2.12. Письмо-благодарность. Thank-you Letter
Благодарственные письма пишутся с целью выразить адресату благодарность в связи с предпринятыми им организационными или иными усилиями, результатом которых стало получение автором ощутимой пользы (преимущества, выгоды и пр.):
Другим случаем для формальной благодарности является:
Структура благодарственного письма обычно предполагает:
Уважаемый Господин Блэк:
Thank you so much for your assistance in holding the folk music festival.
Прошу принять мою благодарность за содействие, оказанное Вами лично в проведении фестиваля фольклорной музыки.
Everything done by you to arrange the festival let the participants show their outstanding creative talents and remind of the power and glory of folk art.
Проделанная Вами работа по подготовке фестиваля позволили его участникам продемонстрировать свои незаурядные творческие способности и напомнить всем о силе и славе народного искусства.
3.2.13. Письмо-отказ. Письма негативного характера. Bad News letter
В первом абзаце представьте логическое объяснение для создания доброжелательной, позитивной атмосферы, приведите убедительные причины, по которым вы вынуждены сообщить ему плохие новости или в чем-то отказать, подчеркните интересы получателя, выразите свое уважение и признательность читателю вашего письма. Чтобы ваше логическое объяснение было более эффективным, пишите его тактично, вежливо и сдержано, с позиции “You”. Тон вашего письма должен быть позитивным. Например, используйте слово “situation” вместо слова “problem”, “needed changes” вместо “correction”. Обсуждая с читателем письма возникшую проблему, избегайте таких слов как: failure, cannot, trouble, inadequate, defective.
Во втором абзаце прямо или косвенно выразите отрицательную информацию, сошлитесь на логическое объяснение, подчеркните выгоду получателя, и тогда ваш читатель уже ждет плохих новостей и готов их прочитать и принять ваш отказ, отрицательную информацию или решение. При этом логическое объяснение и конструктивное дополнение прячут отрицательную информацию в середине абзаца, что также облегчает читателю чтение вашего письма. В этом же абзаце вы должны предложить получателю письма альтернативное решение возникшей проблемы и дать дополнительные объяснения возникшей ситуации. В последнем абзаце следует показать читателю, что вы цените его деловые качества и личные отношения с ним. Примером является ситуация, в которой госпожа Кроун, межофисный курьер, попросила своего администратора разрешить ей начинать работу с девяти часов утра, так как у неё маленький ребенок, а няня может приходить не раньше половины девятого. Однако администратор вынужден ей отказать, так как от начала её рабочего дня полностью зависит работа офиса:
Уважаемая Госпожа Кроун:
Thank you for your memo about your work schedule. You have been doing an excellent job for us as a courier, and resolving your situation so you can continue your effective service is important to all of us.
Спасибо Вам за Вашу служебную записку, касающуюся рабочего расписания. Вы отлично работаете, и для нас очень важно решить Вашу проблему таким образом, чтобы Вы продолжали эффективно работать.
The high quality of your work as a courier has been possible for at least three reasons: (1) your interest in work, (2) your promptness and thoroughness during your rounds, and (3) the scheduling of your workday. As you know the work in the office depends on courier service. Since your excellent performance requires that you be at work at 8 a.m., I want to assist you in any way I can in making the necessary arrangements to do so. Betty Martin, my secretary, uses the ABC Child Care Centre in the building next to ours. She says her child likes the centre very much. Betty checked and found it has openings for additional children now. Please contact Betty if you would like further information on the ABC Child Care Centre. It appears to be a good alternative for you.
То, что Вы отличный курьер, обусловлено: (1) Вашей заинтересованностью в работе, (2) Вашей пунктуальностью и точностью и (3) расписанием Вашего рабочего дня. Как Вы знаете, работа офиса зависит от работы курьера. Для того, чтобы трудовой процесс шел отлично, Вы должны быть на работе в восемь часов. Я хотел бы сделать все возможное для Вас, чтобы решить этот вопрос. Бетти Мартин, мой секретарь, отводит своего ребенка в Центр ухода за детьми ABC , который находится в соседнем здании. Она говорит, что её ребенку очень нравится этот центр. Бути Мартин новела справки и узнала, что сейчас там есть дополнительные места для детей. Пожалуйста, свяжитесь с Бетти, если Вам потребуется дальнейшая информация о Центре ухода за детьми ABC . Кажется это хорошая альтернатива для Вас.
Your excellent work is appreciated, and I hope you stay with us for many years to come!
Мы высоко ценим Вашу превосходную работу, и я надеюсь, Вы будете с нами еще долгие годы!
Выводы
Главным классификационным критерием для деловых писем является их функциональное назначение. Разнообразие типов делового письма обусловлено содержательной направленностью письма.