децентрализованная форма организации работы с документами

8.2. Организационные формы работы с документами

Практика выработала три формы организации работы с до­кументами в любом управленческом аппарате — централизован­ную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (кан­целярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря уч­реждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) вы­полняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регист­рация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка доку­ментов, обработка документов для их передачи в архив.

Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопро­изводства, так как позволяет снизить затраты на обработку доку­ментов, улучшить организацию труда работников службы дело­ производства за счет специализации и взаимозаменяемости от­дельных работников, эффективно использовать оргтехнику, дос­тичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждени­ях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для рабо­ты с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование дея­тельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

Смешанная форма организации работы с документами — са­мая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в цен­тральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выпол­няются операции по созданию (печати) документов, их система­тизации, хранению дел, их предархивной обработке.

Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологиче­ская операция (например, регистрация документов или кон­троль за их исполнением) проводится для одних массивов доку­ментов централизованно (в канцелярии), а для других — децен­трализованно (в структурных подразделениях). Разделение мас­сивов документов в случае использования традиционных (руч­ных) методов работы проводится по критерию адресования — если документ адресован руководству организации, он регистри­руется в канцелярии, если руководству структурного подразде­ления, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных под­разделениях регистрируют внутренние документы — по месту их создания. Например, в бухгалтерии — бухгалтерские документы, в отделе кадров — документы по личному составу и т. д.

Использование новейших компьютерных технологий, нали­чие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств ком­пьютеров позволяют организовать прием и регистрацию посту­пающих документов, контроль за их исполнением, информаци­онно-справочную работу в структурных подразделениях.

В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы — один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические доку­менты не регламентируют форму работы с документами.

В каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой самой службы де­лопроизводства и руководства учреждения. Решение этого вопро­са связано с первоначальной организацией службы делопроизвод­ства. В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень центра­лизации и децентрализации работы с документами.

Регламентация выбранной формы работы с документами за­крепляется в инструкции по делопроизводству.

Источник

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА

Описание

На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация.

Документ – это совокупность сведений, расположенных на материальном носителе и имеющих правовую основу.

Составной частью управления любой организационной системой является делопроизводство.

Термин «делопроизводство» появился во второй половине XVIII века и обозначал не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. В настоящее время термин означает организацию информационного сопровождения дела, т.е. ведение документации.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Делопроизводство – сфера деятельности, связанная с процессом создания документов и организацией работы с ними.

Цель делопроизводства – информационное обеспечение процесса управления.

Основные задачи делопроизводства:

— создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе;

— передача документов для их последующего исполнения или принятия решений

— регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;

— систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности.

Формы организации делопроизводства:

Централизованная форма характеризуется тем, что все операции по обработке документов сосредотачиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Эта форма характерна для мелких учреждений.

Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Используется редко.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (хранение документов, формирование дел). Характерна для средних и крупных учреждений.

Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.

Документирование – это регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.

Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов. Они делятся на:

-простые средства (ручки, карандаши)

-механические и электромеханические средства (пишущие машинки, магнитофоны, фото-, кино- и видео техника)

-автоматизированные средства (компьютерная техника).

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.

Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установ- ленным порядком оформления.

Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись).

Формуляр документа – это набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.

Система документации – совокупность документов, связанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения.

Документооборот учреждения – это процесс движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.

Продвижение документа происходит:

Организация документооборота на предприятии

Различают внешний и внутренний контуры документооборота.

Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение. Заканчивается внешний контур регистрацией исходящих документов.

Оглавление

1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА

На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация.

Документ – это совокупность сведений, расположенных на материальном носителе и имеющих правовую основу.

Составной частью управления любой организационной системой является делопроизводство.

Термин «делопроизводство» появился во второй половине XVIII века и обозначал не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. В настоящее время термин означает организацию информационного сопровождения дела, т.е. ведение документации.

Делопроизводство – сфера деятельности, связанная с процессом создания документов и организацией работы с ними.

Цель делопроизводства – информационное обеспечение процесса управления.

Основные задачи делопроизводства:

— создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе;

— передача документов для их последующего исполнения или принятия решений

— регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;

— систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности.

Формы организации делопроизводства:

Централизованная форма характеризуется тем, что все операции по обработке документов сосредотачиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Эта форма характерна для мелких учреждений.

Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Используется редко.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (хранение документов, формирование дел). Характерна для средних и крупных учреждений.

Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.

Документирование – это регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.

Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов. Они делятся на:

-простые средства (ручки, карандаши)

-механические и электромеханические средства (пишущие машинки, магнитофоны, фото-, кино- и видео техника)

-автоматизированные средства (компьютерная техника).

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.

Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установ- ленным порядком оформления.

Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись).

Формуляр документа – это набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.

Система документации – совокупность документов, связанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения.

Документооборот учреждения – это процесс движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.

Продвижение документа происходит:

Организация документооборота на предприятии

Различают внешний и внутренний контуры документооборота.

Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение. Заканчивается внешний контур регистрацией исходящих документов.

2. Организация делопроизводства

Если говорить об организации делопроизводства как о последовательности действий, которые должны быть выполнены в организации, то первый шаг – это создание отдельного подразделения (назовем его отделом делопроизводства) или, при небольшом объеме документооборота, назначение работника, в обязанности которого будет входить организация работы с документами. В небольшой организации это может быть секретарь руководителя, на которого кроме функций информационного, документационного и организационно-технического обслуживания руководителя возложены функции организации работы с документами.

Создание специализированного делопроизводственного подразделения – отдела делопроизводства – сопровождается рядом последовательных действий.

■ Шаг 1: разработка и утверждение положения об отделе делопроизводства и должностных инструкций работников отдела. Положение об отделе делопроизводства определяет статус этого подразделения (его правовое положение), задачи, функции, права, ответственность, а также характер взаимоотношений с другими подразделениями. Должностные инструкции устанавливают распределение всего объема работы, выполняемого подразделением, между работниками с учетом их квалификации, технологии выполнения делопроизводственных работ и их объема.

■ Шаг 2: назначение работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях организации. Обязательным условием успешной работы с документами является назначение работников, в обязанности которых входит ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Не каждое структурное подразделение организации может претендовать на то, чтобы иметь работника, который будет заниматься только ведением делопроизводства (секретаря или делопроизводителя). Если численность подразделения небольшая, объем документов также невелик, ведение делопроизводства структурного подразделения может быть поручено одному из работников подразделения, как правило, занимающему самую младшую должность специалиста, который будет выполнять обязанности по ведению делопроизводства наряду с выполнением обязанностей по своей должности. Назначение работников, отвечающих за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществляется приказом руководителя организации.

■ Шаг 3: разработка и утверждение инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) организации (далее – Инструкция по ДОУ). Инструкция по ДОУ является основным нормативным документом, регламентирующим порядок и технологию работы с документами с момента их создания или поступления в организацию и до отправки корреспондентам или передачи на хранение. В Инструкции по ДОУ должны быть определены процессы и процедуры обработки документов на всех этапах их жизненного цикла. Инструкция является нормативным документом организации, утверждается руководителем организации и является обязательной для всех работников.

В настоящее время единственным методическим документом, определяющим порядок разработки Инструкции по ДОУ, являются Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Методические рекомендации предназначены для федеральных органов исполнительной власти, тем не менее, этот документ могут использовать иные органы власти, государственные и негосударственные организации, но с соответствующей корректировкой.

Несмотря на наличие Методических рекомендаций, разработчику инструкции необходимо проделать большую предварительную работу для выбора конкретной конфигурации системы делопроизводства, отражающей особенности работы с документами именно в данной организации.

● Правила документирования управленческой деятельности организации (составление и оформление основных комплексов управленческих документов, включая требования к бланкам, составу реквизитов и их оформлению);

● Правила организации документооборота организации (движение документов в процессе их создания и исполнения, получение и отправка документов, включая регистрацию документов, контроль исполнения документов, ведение справочной работы по документам);

● Правила организации хранения документов (систематизация исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел, формирование дел, хранение дел, передача документов на архивное хранение, уничтожение документов с истекшими сроками хранения).

При разработке Инструкции по ДОУ необходимо основываться на положениях законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих документационное обеспечение и архивное дело, на положениях учредительных документов организации, в частности устава или положения (именно в этих документах определяется компетенция руководства, закрепляется право руководителя издавать определенные документы), выявить и проанализировать комплекс нормативных правовых актов, распорядительных документов, посвященных различным вопросам управленческой деятельности и организации работы с документами (например, приказ организации о распределении обязанностей между руководством или о делегировании права подписи, приказ о порядке учета, хранения и уничтожения бланков, печатей и штампов организации и др.). Выявление данного комплекса документов необходимо не только для анализа тех норм и правил в работе с документами, которые уже установлены в организации, но и для того, чтобы после утверждения инструкции (а часть положений из этих документов может войти в Инструкцию по ДОУ) можно было издать приказ о признании каких-то из этих документов утратившими силу.

■ Шаг 4: разработка номенклатуры дел, служащей основой систематизации документов в дела, формирования дел и ведения информационно-поисковой работы по документам. Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел необходима для качественного формирования документального фонда организации. Документальный фонд организации составляют документы, образовавшиеся в ее деятельности, как созданные в организации, так и поступившие из других организаций. Номенклатура дел позволяет формировать документы в дела таким образом, чтобы в дальнейшем можно было осуществлять эффективный поиск документов, если возникает потребность в их использовании. Кроме того, номенклатура дел выполняет еще одну важнейшую функцию – устанавливает сроки хранения документов.

В разработке номенклатуры дел кроме отдела делопроизводства принимают участие все структурные подразделения организации. Точнее сказать, сначала структурные подразделения организации разрабатывают номенклатуры дел подразделений, затем отдел делопроизводства формирует так называемую сводную номенклатуру дел, т.е. номенклатуру дел организации. Номенклатуру дел лучше вводить в действие с 1 января наступившего года, поскольку делопроизводство в организациях ведется по годам.

Номенклатура дел является основой для систематизации документов и организации их последующего хранения до передачи в архив организации или уничтожения по истечении установленных сроков хранения.

Источник

Организация службы документационного обеспечения

Форма организации делопроизводства

Существует три формы организации делопроизводства:

При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.

Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях. Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых документов, может осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов.

Выбор наименования службы ДОУ

В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы или документы методического характера, которыми следовало бы руководствоваться при выборе наименования службы ДОУ и определении ее структуры, поэтому организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам. Тем не менее, при этом следует учитывать несколько факторов:

— характер деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность аппарата управления и общую численность работающих);

— объем документооборота организации;

— наличие подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления.

На практике используются различные названия делопроизводственного подразделения: управление делами, канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства, отдел корреспонденции, служба делопроизводства, служба документационного обеспечения управления, управление по работе с документами, отдел документации и др.

Управление делами – это, как правило, подразделение, имеющее внутреннюю структуру. В составе управления делами выделяются группы, сектора, отделы и другие структурные части, обеспечивающие учет и регистрацию документов, контроль за исполнением документов, работу с документами коллегиальных органов, изготовление документов, копирование и тиражирование документов, а также такие подразделения, как секретариат, архив, отдел совершенствования делопроизводства и др. Управления делами создаются в крупных организациях, имеющих подведомственную структуру: органах федеральной исполнительной власти (министерства, службы, агентства), крупных акционерных компаниях и др. Управление делами наряду с сугубо делопроизводственными функциями осуществляет организационно-методическое обеспечение делопроизводства подведомственных организаций.

Остальные приведенные названия – канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и др. в содержательном плане можно рассматривать как синонимы. Канцелярия – это, пожалуй, наиболее понятное и привычное название службы ДОУ. Оно удобно тем, что состоит из одного слова, а значит, проще в употреблении, однако в сознании многих это название ассоциируется с «канцелярской рутиной», «канцелярской волокитой», то есть с негативными сторонами делопроизводства. Название «общий отдел» многим не совсем понятно, поскольку слово «общий» может предполагать все что угодно, а речь все-таки идет именно о работе с документами. В этом плане названия «отдел делопроизводства», «отдел по работе с документами» и т.п. более удачны. Исходя из этих соображений при выборе названия службы делопроизводства предпочтение следует отдать если не названию «канцелярия» (в силу его понятности и удобства употребления), то таким названиям, как «отдел делопроизводства», «отдел документационного обеспечения» и т.п.

Организационная структура службы ДОУ

На крупных предприятиях в составе службы ДОУ выделяются функциональные группы и за каждым сотрудником закрепляются определенные обязанности. В состав службы ДОУ могут входить секретариат, экспедиция, группа (бюро, отдел) контроля, группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

На средних предприятиях функции службы ДОУ выполняют отдельные специалисты по участкам работы.

На небольших предприятиях служба ДОУ состоит из 2-3 человек.

Во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами – это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом. Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2–3 чел.), с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. Это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.

Определение должностного состава и штатной численности службы ДОУ

При определении должностного состава работников следует руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).

Для определения численности персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и организации труда. Нормирование труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной численности осуществляются на основании следующих документов:

1. Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления. М., 1995.

2. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. М, 1992.

3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. М., 1993.

4. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. М., 2002.

Как правило, определение численности подразделения не входит в обязанности самой службы ДОУ – эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники службы ДОУ. Названные выше нормативные документы по труду содержат методические указания, касающиеся применения этих документов на практике.

Разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников

Важная задача в организации службы ДОУ – это разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников. Эта задача решается руководителем самой службы ДОУ самостоятельно или с привлечением квалифицированных специалистов. Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников составляют комплект организационно-правовой документации, разработка которого завершает организационный этап создания этой службы.

Положение о подразделении – документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения.

Государственная система документационного обеспечения управления содержит примерное положение о службе ДОУ, но применять его на практике в настоящее время можно только с учетом тех изменений, которые произошли в системе управления и которые отражены в современном законодательстве.

Текст положения о службе ДОУ, в соответствии с ГСДОУ, должен содержать следующие разделы:

2. Цели и задачи службы ДОУ.

3. Функции службы ДОУ.

4. Права и ответственность службы ДОУ.

5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями.

Рекомендательный характер ГСДОУ предполагает возможность внесения необходимых изменений и уточнений. В частности, на наш взгляд, 4-й раздел «Права и ответственность» целесообразно разделить на два раздела: «Права» и «Ответственность» в силу того, что это совершенно разные понятия.

Организационный этап создания службы ДОУ завершается разработкой должностных инструкций. Журнал не раз публиковал статьи, посвященные разработке должностных инструкций, поэтому в этой статье мы ограничимся лишь общими замечаниями. Следует иметь в виду, что должностная инструкция разрабатывается для определенной должности, и если в подразделении несколько одинаковых должностей, но работники, занимающие их, выполняют различные обязанности, для каждого комплекса должностных обязанностей следует разработать отдельную должностную инструкцию. Закрепление за должностью определенного комплекса должностных обязанностей должно отразиться в заголовке документа, например: должностная инструкция специалиста по учету и регистрации документов, должностная инструкция специалиста по контролю исполнения документов, должностная инструкция специалиста по работе с обращениями граждан и т.п.

Источник