О документах для подтверждения расходов на аренду помещения
Отправим материал вам на:
Какими документами можно подтвердить расходы арендатора на аренду помещения, если заключенный договор представления счетов на оплату и составления акта выполненных работ не предусматривает? Отвечают эксперты службыПравового консалтинга ГАРАНТДмитрий Гусихин и Вячеслав Горностаев.
Организация заключила договор аренды помещения под офис. Договор аренды содержит все необходимые реквизиты первичного документа, перечисленные вст. 9Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». У организации также имеется акт приема-передачи помещения. Согласно договору организация перечисляет ежемесячную арендную плату не позднее 5-го числа текущего месяца. Договор аренды не предусматривает представления счета на оплату и составления акта выполненных работ. Какой перечень документов должен наличествовать у организации-арендатора для подтверждения расходов на аренду помещения?
К аренде нежилых помещений применяются требования ГК РФ, предусмотренные для аренды зданий и сооружений (информационное письмо Президиума ВАС РФ от 01.06.2000 № 53).
То есть договор аренды нежилого помещения должен предусматривать размер арендной платы. При отсутствии согласованного сторонами в письменной форме условия о размере арендной платы договор аренды нежилого помещения считается незаключенным (п. 1 ст. 654 ГК РФ).
При этом, если иное не предусмотрено договором, размер арендной платы может изменяться по соглашению сторон в сроки, предусмотренные договором, но не чаще одного раза в год (п. 3 ст. 614 ГК РФ).
То есть, заключив договор аренды нежилого помещения, стороны договора определяют и сумму ежемесячной арендной платы.
Согласно пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ арендные платежи за арендуемое имущество относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. При этом расходы в виде арендных платежей учитываются для целей налогообложения прибыли при условии их соответствия требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ. То есть указанные расходы должны быть экономически оправданы, подтверждены документами и осуществлены для деятельности, направленной на получение дохода.
В соответствии с пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ при применении метода начисления датой осуществления расходов в виде арендных платежей признается одна из дат:
— дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров;
— дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов;
— последнее число отчетного периода.
Организация может выбрать один из трех предложенных в пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ способов признания расходов в виде оплаты сторонним организациям за предоставленные ими услуги и закрепить его в учетной политике (письма Минфина России от 29.08.2005 № 03-03-04/1/183, УФНС России по г. Москве от 06.08.2009 № 16-15/080966).
При этом для целей налогообложения сдача имущества в аренду является оказанием услуг, т.к. результаты такой деятельности не имеют материального выражения, реализуются и потребляются в процессе осуществления этой деятельности (п. 5 ст. 38 НК РФ).
Соответственно, если договаривающимися сторонами заключен договор аренды и подписан акт приема-передачи имущества, являющегося предметом аренды, то из этого следует, что услуга реализуется (потребляется) сторонами договора и, следовательно, у организаций есть основание для включения в состав налоговой базы по налогу на прибыль сумм доходов от реализации такой услуги (арендодатель) и расходов в связи с потреблением услуги (арендатор) (письма УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061162, от 26.03.2007 № 20-12/027737, ФНС России от 05.09.2005 № 02-1-07/81).
Кроме того, глава 34 ГК РФ, регулирующая правоотношения по договору аренды, не требует от арендатора и арендодателя ежемесячного подтверждения исполнения сторонами своих обязательств по договору аренды путем составления актов. Таким образом, ежемесячного составления актов оказанных услуг по договору аренды (субаренды) для целей документального подтверждения расходов в виде арендных платежей, если иное не вытекает из условий договора, не требуется (письма Минфина России от 16.11.2011 № 03-03-06/1/763, от 13.10.2011 № 03-03-06/4/118, от 06.10.2008 № 03-03-06/1/559, от 09.11.2006 № 03-03-04/1/742).
В рассматриваемой ситуации условиями договора аренды также не предусмотрено и выставление счетов на оплату (предоплату).
При этом выставление счета на оплату не является обстоятельством, с которым закон или договор о возмездном оказании услуг связывают возникновение обязательства заказчика по оплате услуг (постановление ФАС Московского округа от 20.12.2012 № Ф05-14578/12 по делу № А40-10258/2012).
Кроме того, расходы, принимаемые для целей налогообложения с учетом положений главы 25 НК РФ, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств (п. 1 ст. 272 НК РФ).
Соответственно, выставление либо невыставление счетов на оплату, само по себе не приводит к возникновению каких-либо налоговых обязательств.
Подведем итоги. Итак, для подтверждения расходов на аренду помещения необходимы следующие документы: заключенный договор аренды, документы, подтверждающие оплату арендных платежей, акт приемки-передачи арендованного имущества. При этом для подтверждения правомерности признания расходов составление ежемесячных актов об оказанных услугах и счетов на оплату (предоплату) не требуется, если только их составление прямо не предусмотрено договором аренды.
С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ.
Договор аренды инструмента или оборудования является одним из подвидов арендных соглашений. В частности, такое соглашение подразумевает передачу Арендодателем права пользования на какое-то оборудование или инструментарий в пользу Арендатора за оговоренную сумму.
Сущность договора аренды инструмента заключается в том, что Арендатор в целях эксплуатации определенного вида имущества приобретает на него право пользования, дабы не осуществлять покупку инструмента целиком. При этом объектом арендного соглашения может являться совокупность частей инструмента или оборудования. Субъектами по такому виду правоотношений могут выступать как физические, так и юридические лица.
В таком виде договора стороны являются взаимно обязанными, а сама сделка считается заключенной после ее оформления в письменной форме.
Ниже мы рассмотрим, как оформляется такой документ, и на какие нюансы стоит обращать внимание при его составлении.
Преамбула
Договор аренды инструмента
ООО «ИнструментПро», в лице генерального директора Коперникова Василия Петровича, действующего на основании Устава, именуемый в дальнейшем Арендодатель И ИП Карпов Кирилл Петрович, паспорт: серия ХХХХ номер ХХХХХХ, выданный отделом УФМС России по Курганской области в городе Кургане 20.02.2020 года, именуемый в дальнейшем Арендатор заключили настоящий договор о нижеследующем:
В преамбулу документа традиционно входят:
Существенными условиями такого вида сделки являются:
Предмет
Информация о предмете соглашения прописывается в начальном пункте документа. Предметом в таком случае выступает непосредственно сам инструмент. Выглядит это следующим образом:
Арендодатель передает Арендатору право пользования инструментами на оговоренное настоящим договором время. К этим инструментам относятся: Аккумуляторная цепная пила Makita DUC355Z (в комплекте прилагается аккумулятор и зарядное устройство); — Сетевой перфоратор Makita HR2641; — Аккумуляторная УШМ Makita DGA504RF. Указанные инструменты должны использоваться Арендатором по их целевому назначению и передаются Арендодателем в надлежащем состоянии. Настоящий договор заключается на срок: 11 (Одиннадцать) месяцев с момента подписания Сторонами документа. По окончанию действия соглашения имущество передается Арендодателю в надлежащем состоянии либо, по взаимному согласию Сторон, срок договора может быть продлен.
Цена договора
Размер арендной платы также является существенным условием и определяется Контрагентами. При этом указывается порядок расчетов арендных платежей. Оплата может производиться как частично, так и разовым платежом в полном объеме. Составляется этот раздел следующим образом:
Арендная плата за пользование арендуемыми инструментами составляет 7 500 (Семь тысяч пятьсот) рублей 00 копеек и осуществляется 10 числа каждого месяца в период действия настоящего договора. Оплата осуществляется в виде безналичных платежей на расчетный счет Арендодателя. Фиксированная сумма является неизменной в течение срока действия соглашения. В целях обеспечения исполнения обязательств Арендатором своих обязательств, он вносит Арендодателю денежный залог в размере 3 (Трех) тысяч рублей. При надлежащем исполнении обязательств по окончанию договора сумма залога возвращается Арендатору.
Обязанности сторон
Такой раздел является неотъемлемым практически во всех видах сделок. В нем содержатся условия об обязательствах по настоящему договору. В зависимости от волеизъявления Сторон могут быть прописаны различные обязательства. Мы же рассмотрим основные:
Арендодатель обязан: Передать право пользования инструментами Арендатору на срок, установленный настоящим соглашением. Предоставить инструменты в надлежащем состоянии, проверить их качество в присутствии Арендатора. Провести инструктаж для Арендатора по правилам пользования инструментами. Осуществлять ремонт инструментов, если их поломка случилась не по вине Арендатора. Исполнять свои обязательства в строгом соответствии с настоящим соглашением. Арендатор обязуется: В соответствии с условиями соглашения производить арендную плату за пользование предоставленными Арендодателем инструментами в сроки, предусмотренные соглашением. Использовать инструменты по их целевому назначению. В случае поломки оборудования известить Арендодателя об этом в течение 1 (Одного) календарного дня. Бережно относиться к предоставленному в аренду имуществу. Соблюдать технику безопасности во время пользования арендуемыми инструментами. Исполнять свои обязательства в строгом соответствии с настоящим соглашением.
Ответственность сторон
В этом разделе обговариваются ситуации, при наступлении которых Стороны несут материальную ответственность. В данный пункт по взаимному согласию Контрагентов можно включить множество обстоятельств. Мы же остановимся на тех, которые являются основными:
Стороны несут материальную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств по настоящему договору. Арендодатель несет ответственность за недостатки сданного им имущества, которые мешают нормальному пользованию им. В случае если такие недостатки оговаривались сторонами при заключении сделки, Арендодатель ответственности не несет. Риски по потере, порче или краже имущества берет на себя Арендатор. В случае просрочки исполнения обязательств по выплате арендной платы, за каждый просроченный день начисляется пени в размере 30% от суммы задолженности.
В заключительных положениях такого документа указываются разделы о порядке расторжения, продления договора, порядке разрешения споров и форс-мажорных ситуациях. В конце договора ставятся подписи сторон, и сделка считается заключенной.
Приложения к договору
Форма договора
Договор аренды инструмента составляется и заключается в простой письменной форме. При желании Сторон, сделка может оформляться путем заключения нотариального договора.
1.2. Характеристики имущества, а также иные данные, позволяющие определенно установить имущество, подлежащее передаче в качестве объекта аренды, указаны в Приложении № 1, которое прилагается к настоящему Договору и является его неотъемлемой частью.
1.4. Передача указанного оборудования подтверждается подписанием уполномоченными представителями Сторон передаточного акта.
2. ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН
2.1.Арендодатель обязуется:
2.1.1. Предоставлять арендуемое имущество по передаточному акту с указанием его технического состояния в исправном, функциональном и поверенном состоянии, соответствующем его назначению, со всеми его принадлежностями и относящимися к нему документами в течение 3 (трёх) дней с момента Заключения настоящего Договора. Имущество передается от Арендодателя Арендатору на складе Арендодателя по адресу: _______________. В течение всего срока действия Договора оборудование должно находиться на складе Арендодателя. Перемещение оборудования производится на основании письменного соглашения сторон.
2.1.2. Обеспечить за свой счет функционирование всех инженерных систем, необходимых и достаточных для бесперебойной работы, указанного имущества.
Устранять за свой счет последствия неисправностей и повреждений, возникших не по вине Арендатора.
2.1.3. Проводить техническое освидетельствование арендованного имущества в порядке и сроки, предусмотренные законодательными и иными нормативными актами.
2.1.5. При этом по дополнительному письменному соглашению сторон, Арендатор может принимать долевое участие в финансировании (проведении) капитального ремонта.
2.1.6. Сроки и условия проведения капитального ремонта, устанавливаются по согласованию между сторонами.
2.2.Арендатор обязуется:
2.2.1. Использовать арендованное имущество по прямому назначению в соответствии с п.1.3 настоящего Договора.
2.2.2. Содержать предоставленное имущество в исправном состоянии, в порядке, предусмотренном техническими требованиями до сдачи Арендодателю по передаточному акту.
Производить за свой счет постоянный уход и текущий ремонт арендуемого имущества, связанный со своей деятельностью, нести расходы по устранению последствий неисправностей и повреждений, возникших по вине Арендатора.
2.2.3. Возвратить имущество к сроку окончания настоящего Договора по передаточному акту в состоянии, в котором он его получил, с учетом нормального износа.
Возврат Имущества осуществляется на складе Арендодателя по адресу.
2.2.4. Своевременно, в соответствии с условиями настоящего Договора, перечислять арендную плату.
3. ПЛАТЕЖИ ПО ДОГОВОРУ И ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ
3.1. Арендная плата устанавливается за все имущество в целом в виде фиксированных ежемесячных платежей в размере _________ (_______) рублей в месяц, в том числе НДС 18%.
3.2. Арендатор производит оплату за пользование аппаратурой на основании счетов, выставляемых Арендодателем.
3.3. Стороны ежеквартально подписывают акты об оказанных услугах. Арендодатель не позднее 5 (Пятого) числа, периода, следующего за отчетным предоставляет Арендатору Акт об оказанных услугах, подписанный со своей стороны. Арендатор в течение 5 (пяти) рабочих дней с даты получения Акта подписывает Акт, либо направляет Арендодателю мотивированный отказ от подписания Акта.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН
4.1. Стороны несут ответственность по настоящему Договору при наличии вины в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
4.2. Убытки, причиненные Арендодателю утратой, недостачей или повреждением имущества, переданного в аренду, возмещаются соответственно в размере стоимости утраченного или недостающего имущества либо в размере суммы, на которую понизилась его стоимость.
5. ОБСТОЯТЕЛЬСТВА НЕПРЕОДОЛИМОЙ СИЛЫ
5.1. При наступлении обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажор), при которых возможно полное или частичное неисполнение любой из сторон обязательств по настоящему Договору (стихийные бедствия, война, забастовки, решения Правительства и других органов государственной власти Российской Федерации, делающие невозможным продолжение производственной и хозяйственной деятельности вообще или в рамках настоящего Договора для одной из сторон) срок исполнения обязательств отодвигается соразмерно времени, в течение которого будут действовать такие обстоятельства.
5.2. Если обстоятельства форс-мажор будут продолжаться более 3-х месяцев, то каждая из сторон вправе отказаться от дальнейшего исполнения обязательств по Договору. В этом случае ни одна из сторон не будет иметь права на возмещение другой стороной возможных убытков.
6. ПОРЯДОК ПРЕКРАЩЕНИЯ ДОГОВОРА
6.1. Досрочное расторжение Договора возможно по соглашению сторон, либо в одностороннем порядке, в соответствии с законодательством Российской Федерации, и оформляется отдельным протоколом после осуществления взаимных расчетов.
7. РАЗРЕШЕНИЕ СПОРОВ
7.1. В случае возникновения споров по вопросам, предусмотренным настоящим Договором или в связи с ним, стороны обязуются принимать необходимые меры для устранения разногласий путем предъявления претензий в письменной форме, подлежащих рассмотрению в течение 30 дней с момента получения.
7.2. В случае невозможности разрешения спора в досудебном (претензионном) порядке, он подлежит рассмотрению и окончательному разрешению в порядке, установленном действующим законодательством.
8. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА
8.1. Договор вступает в законную силу с момента подписания и действует в течение одного года.
8.2. В случае если ни одна из Сторон настоящего Договора не менее чем за 5 (Пять) календарных дней до окончания срока действия настоящего Договора не уведомит другую Сторону о намерении прекратить действие настоящего Договора, то настоящий Договор считается автоматически пролонгированным на каждый последующий календарный год на тех же условиях.
8.3. Арендатор, надлежащим образом выполняющий принятые на себя по настоящему Договору обязательства, имеет преимущественное право перед другими лицами на заключение договора аренды на новый срок.
9. ПРИЛОЖЕНИЯ
9.1. Приложение к настоящему Договору, является его неотъемлемой частью:
1. Приложение № 1 «Перечень оборудования».
9.2. Настоящий Договор составлен в простой письменной форме с приложением собственноручных подписей представителей сторон и их печатей в 2-х экземплярах: по одному экземпляру для каждой из Сторон.
