договор аренды транспортного средства без экипажа с генеральным директором
Аренда автомобиля учредителя: какой договор нужно оформить?
При использовании личного автомобиля учредителя в служебных целях отношения учредителя (без оформления трудового с ним договора) с организацией (на ОСНО, УСН доходы минус расходы) могут быть оформлены одним из следующих способов:
— выплата компенсации за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля (ст. 188 ТК РФ);
— аренда транспортного средства с экипажем либо без экипажа (ст.ст. 632, 642 ГК РФ);
— безвозмездное использование автомобиля (ст. 689 ГК РФ).
Верно?
Подскажите, какие налоги придется платить в каждом из 3-х случаев? Какой лучше оформить договор? Возможно оформление путевого листа за весь месяц?
Ответ на вопрос №1
Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях.
Выплата компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях возможна только сотруднику организации, с которым заключен трудовой договор. Данная компенсация предусмотрена ст. 188 ТК РФ, в которой прямо указано, что компенсация выплачивается работнику организации за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.
Следовательно, учредитель организации, с которым не заключен трудовой договор, на данный вид компенсации рассчитывать не может.
С уважением, А. Грешкина
Ответ на вопрос №2
Договор аренды транспортного средства без экипажа.
На основании ст. 642 ГК РФ по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.
При этом, организация, являющаяся арендатором транспортного средства, должна ежемесячно начислить арендодателю, арендную плату за пользование автомобилем. В договор аренды можно включить пункты о том, что расходы на ГСМ, техобслуживание и ремонт несет арендатор, то есть организация.
Основанием для учета расходов на ГСМ являются путевые листы и документы на приобретение бензина и прочих ГСМ: кассовые и товарные чеки. Путевыми листами подтверждается производственный характер расходов.
Унифицированные формы путевых листов утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, но они обязательны лишь для автотранспортных предприятий. Поэтому если ваша организация таковой не является, то вы можете разработать бланк путевого листа самостоятельно, указав обязательные реквизиты, утвержденные Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 (Письмо МФ РФ от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161).
В случае предоставления в аренду учредителем какого-либо имущества (в том числе, автомобиля), доходом учредителя является сумма арендной платы и организация должна выполнять функции налогового агента по НДФЛ. То есть, согласно ст. 224 НК РФ, в день выплаты дохода (перечисления арендной платы), организация, выплачивающая доход учредителю, должна исчислить, удержать из дохода и перечислить в бюджет сумму НДФЛ по ставке 13% (Письма МФ РФ от 16.08.2013 N 03-04-06/33598, от 29.12.2016 N 03-04-05/79439, от 27.08.2015 N 03-04-05/49369, 09.04.2012 N ЕД 4-3/5894, Определение ВАС РФ определение от 13.01.2016 N 304-КГ15-17425).
При этом, выплаты по гражданско-правовым договорам, касающимся передачи имущества в аренду, не подлежат обложению страховыми взносами (Письмо Минздравсоцразвития РФ от 12.03.2010 N 550-19).
Арендная плата, уплачиваемая по договору аренды автомобиля без экипажа, включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.
С уважением, А. Грешкина
Ответ на вопрос №3
Договор аренды транспортного средства с экипажем.
Согласно ст. 632 ГК РФ по договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации.
Таким образом, сутью договора аренды транспортного средства с экипажем является предоставление, помимо транспортного средства, также и услуг по управлению транспортным средством силами арендодателя.
Арендная плата, уплачиваемая по договору аренды автомобиля с экипажем, включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Вознаграждение за услуги, связанные с технической эксплуатацией и управлением автомобилем, выплачиваемое арендодателю, включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Письмо МФ РФ от 21.09.2012 N 03-03-06/1/495
Документальным подтверждением оказанных услуг, связанных с технической эксплуатацией и управлением автомобилем являются акты приема-передачи услуг, о чем сказано в Письме МФ РФ от 01.12.2009 N 03-03-06/1/780.
Доход физического лица от сдачи в аренду транспортного средства с экипажем облагается НДФЛ. Организация, выплачивающая физическому лицу указанный доход, признается налоговым агентом по НДФЛ и обязаны исчислить, удержать у физического лица и перечислить в бюджет соответствующую сумму НДФЛ (ст. 226 НК РФ). Исчисление НДФЛ производится по ставке 13%, на дату фактического получения дохода (день перечисления арендной платы), при каждой выплате. НДФЛ перечисляется в бюджет не позднее дня, следующего за днем перечисления арендной платы арендодателю (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Согласно официальной позиции контролирующих органов, в договорах аренды транспортного средства с экипажем, рекомендуется отдельно указывать саму сумму аренды транспортного средства и сумму вознаграждения за услуги управления автомобилем, так как страховые взносы начисляются в следующем порядке:
— сумма оплата за аренду транспортного средства не облагается страховыми взносами (п. 4 ст. 420 НК РФ)
— сумма вознаграждения за услуги управления автомобилем облагается взносами на ОПС и ОМС (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ)
Письмо МФ РФ от 01.11.2017 N 03-15-06/71986
Все про учет арендованных авто: от налогов до первички и проводок
Довольно часто организации для решения производственных нужд принимают решение приобрести транспортное средство. Покупка автомобиля не всегда и не для всех компаний целесообразна. Нередко решение руководства сводится к аренде автомобиля в целях компании.
Рассмотрим, как правильно отражать расходы на аренду и содержание арендованного автомобиля при исчислении налога на прибыль, в каком случае возникает необходимость уплаты НДФЛ и страховых взносов.
Согласно Гражданскому кодексу существует два вида договора аренды транспортного средства: с экипажем и без (договор аренды транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации). Порядок заключения и форма договора, а также обязанности арендодателя регулируются статьями 642–649 ГК РФ.
Расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, если договором не предусмотрено иное, несет арендатор (статьи 636, 645 и 646 ГК РФ).
Чаще всего организации арендуют транспортные средства юридических или у физических лиц. В зависимости от вида арендодателя и от аренды транспортного средства с экипажем или без экипажа у организации арендатора возникает различная обязанность по уплате налогов.
Транспортный налог
Следует сразу отметить, что обязанность по уплате транспортного налога закреплена в статье 357 НК РФ за лицом, на которое зарегистрировано транспортное средство.
Таким образом, исчисление и уплату транспортного налога должен осуществлять арендодатель.
Налог на прибыль
Суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе прочих расходов для исчисления налога на прибыль, если:
В целях налогообложения прибыли расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, такие, как мойка, покупка запчастей, ГСМ, компания имеет право также включать в расходы (подп. 11 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ). Вышеуказанные расходы должны быть документально подтверждены и оправданы в соответствии с требованиями законодательства.
В частности, для подтверждения расходов на ГСМ в целях исчисления налога на прибыль, необходимо оформление путевых листов. Кроме подтверждения расходов на ГСМ, данный документ подтверждает в целом экономическую обоснованность и производственную направленность расходов, связанных с использованием транспортного средства.
Таблица 1. Расходы на аренду и обслуживание транспортного средства
Вид расхода
Вид расхода в НУ
Ссылка на законодательство
Услуги по управлению автомобилем
Страховые взносы на услуги по управлению
Текущий и капитальный ремонт
Расходы на ремонт основных средств*
пп. 1 и 2 ст. 260 НК*
Расходы на содержание
пп. 11 п. 1 ст. 264 НК
Материальные расходы** или
пп. 5 п. 1 ст. 254 НК**
пп. 11 п. 1 ст. 264 НК***
Страхование (ОСАГО, КАСКО)
Расходы на обязательное и добровольное имущественное страхование
пп. 1 п. 1 ст. 263 НК
* если обязанность возложена на арендатора,
** для производственной деятельности,
*** для нужд управления.
Первичные документы
Как было сказано выше, для отражения расходов в налоговом учете необходимо оформлять документы в соответствии с требованиями законодательства.
Расходы на аренду, если иное не предусмотрено договором, можно отражать на основании только договора. Также может быть предусмотрено составление ежемесячного акта на аренду транспортным средством.
Расходы на услуги управления транспортным средством могут быть приняты в налоговом учете на основании оформленных актов на услуги по управлению, составленных согласно требованиям законодательства.
Расходы на ГСМ для налогового учета подтверждаются корректно заполненными путевыми листами.
Рассмотрим подробнее требования к оформлению данного документа и изменений в его форме, вступивших в силу в 2017 году.
Унифицированная форма документа утверждена Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Данная форма предусмотрена для автотранспортных организаций. Если компания таковой не является, то она может руководствоваться в качестве основы данной формой документа и разработать собственную форму путевого листа. Если организация примет решение составлять документ по самостоятельно разработанной форме, то необходимо закрепить данную форму в учетной политике и проверить соответствие документа требованиям 402-ФЗ к реквизитам первичного документа.
В 2017 году вступили в силу Приказы Минтранса (от 18.01.2017 № 17, от 07.11.2017 № 476), которыми были внесены некоторые изменения в порядок оформления данного документа. Напомним, что порядок заполнения путевых листов закреплен в Приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152.
Путевой лист должен обязательно содержать следующую информацию и реквизиты (утверждены разделом II приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152):
С 15 декабря 2017 в путевом листе обязательно должна содержаться информация об ОГРН или ОГРИП (в случае ИП) собственника транспортного средства.
Еще одно дополнение — в поле «Сведения о транспортном средстве» появился новый обязательный реквизит. В данном поле необходимо заполнять день (число, месяц, год) и время (часы, минуты), когда был проведен предрейсовый контроль технического состояния автомобиля. Данное поле заполняется, если такой предрейсовый контроль предусмотрен законодательством.
Путевой лист теперь не обязан содержать печать (штамп) организации или ИП.
Важное внимание следует уделить информации о маршруте поездок. Несмотря на отсутствие данного требования в Приказе Минтранса, налоговые органы настаивают на наличии полной информации о маршруте поездок. Формулировка маршрута должна указывать на производственный характер (например, поездка в налоговую инспекцию, на переговоры к заказчику).
Величина расходов на ГСМ в целях налогообложения прибыли не ограничена налоговым законодательством. Нормированию подлежат только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (подп.11 п.1 ст.264 НК РФ).
При проверке обоснованности затрат налоговые органы руководствуются Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденными распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В случае значительного превышения фактических расходов над указанными нормами налоговыми органами может быть подвергнута сомнению их экономическая обоснованность.
Несмотря на это, организация, учитывая специфику своей деятельности, вправе использовать самостоятельно разработанные нормы, исходя из соответствующей технической документации (с учетом норм, установленных Минтрансом России, или с учетом данных, содержащихся в документах завода — изготовителя автомобиля). Минфин в своих разъяснениях (например, письма от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875) разрешает организациям, которые не являются автотранспортными, не придерживаться норм Минтранса, а разрабатывать свои нормы.
Если организация не является автотранспортной, необходимо закрепить разработанную норму расхода топлива приказом руководителя организации.
Если организация или ИП оказывает транспортные услуги, то они должны вести журнал регистрации путевых листов, который также иногда называют реестром путевых листов (п. 1 ст. 1, п. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, п. 17 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).
НДФЛ и страховые взносы
Если организация арендует автомобиль у физического лица, то также, как и в случае с юридическим лицом, необходимо заключить договор аренды транспортного средства. В договоре должна содержаться исчерпывающая информация об автомобиле, чтобы можно было точно определить, какое транспортное средство взято в аренду. Так обязательно следует указать марку автомобиля, год выпуска, цвет, номер кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Сведения должны соответствовать паспорту транспортного средства или свидетельства о регистрации.
Доходы, получаемые физическим лицом от сдачи имущества в аренду, а также от оказания услуг являются объектом налогообложения НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ).
Организация, в данном случае оплачивающая услуги аренды, выступает налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). В зависимости от того является физическое лицо резидентом Российской Федерации или нет, ставка налога будет 13% или 30% соответственно.
НДФЛ с арендной платы удерживается при ее фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК). Дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода — из кассы или на банковский счет (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Налог должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода.
В зависимости от того оформлен договор аренды с экипажем или без него, будет возникать необходимость исчисления и уплаты страховых взносов.
Если заключен договор аренды без экипажа, то арендная плата, выплачиваемая физическому лицу по договору аренды имущества, страховыми взносами не облагается.
Если заключен договор аренды с экипажем, то есть также предоставляются услуги по управлению транспортным средством, то следует обратить внимание на следующие нюансы:
Если в договоре отсутствует разделение сумм аренды и оказания услуг управления, то высока вероятность того, что проверяющие начислят взносы со всей суммы арендной платы. В таком случае свои интересы придется отстаивать в суде.
Бухгалтерский учет
Передача транспортного средства от арендодателя к арендатору оформляется актом приемки-передачи основных средств.
Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н арендованный автомобиль учитывается на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре аренды.
По окончании срока действия договора имущество списывается с забалансового счета арендатора.
Согласно ПБУ 10/99, в случае использования арендованного имущества для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг, суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности. Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления. Таким образом, арендатор отражает арендную плату в бухгалтерском учете в том периоде, к которому она относится.
Арендная плата списывается в зависимости от того, в какой деятельности используется автомобиль. Возможные бухгалтерские проводки при аренде транспортного средства у физического и юридического лица приведены в Таблице 2.
Обратим внимание, что если аренда у физического лица предполагает аренду у сотрудника организации, то в качестве счета расчетов с арендодателем будет использоваться счет 73, в случае аренды у физического лица — ИП или у юридического лица будет использоваться счет 76.
Таблица 2. Бухгалтерские проводки
Аренда организацией личного транспорта работников: налоговый и бухгалтерский учет
Нередко случается, что организация для обеспечения мобильности работников использует их личные легковые автомобили. Как правило, при этом с работниками заключаются договоры аренды транспортного средства без экипажа. Предположим, что таким образом решает проблему оперативности в работе некая организация, применяющая общий режим налогообложения. При этом в договорах аренды транспортного средства предусмотрены: сумма ежемесячной арендной платы (допустим, 3000 руб. в месяц), компенсация расходов на содержание автомобилей (горюче-смазочные материалы (ГСМ), ремонт, мойка, парковка, транспортный налог).
Рассмотрим, возможно ли учесть расходы по аренде и содержанию автомобилей при исчислении налога на прибыль, возникает ли необходимость уплаты НДФЛ и страховых взносов с сумм арендной платы и указанной компенсации, каков порядок списания ГСМ, как правильно оформить путевой лист, если конкретный маршрут поездки неизвестен.
В соответствии со ст. 606 ГК РФ по договору аренды (имущественного найма) арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.
Арендные платежи за арендуемое имущество учитываются в составе прочих расходов согласно подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Кроме того, согласно статьям 636, 645 и 646 Гражданского кодекса арендатор несет расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, если договором не предусмотрено иное.
В рассматриваемом случае это прямо предусмотрено договором аренды.
Следует отметить, что плательщиками транспортного налога являются лица, на которых в соответствии с законодательством Российской Федерации зарегистрированы транспортные средства (ст. 357 НК РФ). Это означает, что в рассматриваемой ситуации исчисление и уплату транспортного налога должны осуществлять физические лица — арендодатели.
Путевой лист
Этим документом подтверждаются не только расходы на ГСМ, но и в целом экономическая обоснованность и производственная направленность всех затрат, связанных с использованием автотранспорта.
Если организация разработала свою форму путевого листа, ее следует утвердить в учетной политике.
В соответствии с разъяснениями Росстата 4 на оборотной стороне формы № 3 «Путевой лист легкового автомобиля» указываются пункты назначения, время выезда и возвращения автомобиля, а также количество пройденных километров. Эти показатели служат основанием для включения стоимости израсходованного топлива в расходы организации, а также для начисления зарплаты водителю.
Необходимо отметить, что такая запись, как «разъезды по городу», налоговый орган с большой долей вероятности не устроит. Формулировка маршрута должна указывать на производственный характер разъезда (например, поездка в банк, на переговоры к контрагенту).
Обратите внимание
Для подтверждения обоснованности расхода горюче-смазочных материалов путевой лист должен в обязательном порядке содержать следующие показатели:
Затраты на ГСМ
Налоговое законодательство Российской Федерации не содержит положений, ограничивающих величину расходов на ГСМ в целях налогообложения прибыли. Из расходов по содержанию автотранспорта нормированию для целей налогообложения подлежат только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса).
Таким образом, затраты налогоплательщика на приобретение ГСМ для обеспечения работы автомобилей в целях налогообложения прибыли могут быть отнесены к расходам в размере фактических затрат.
Следует иметь в виду, что при проверке обоснованности произведенных затрат налоговые органы ориентируются на Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В случае большого превышения фактических расходов над указанными нормами налоговыми органами может быть подвергнута сомнению их экономическая обоснованность.
По нашему мнению, организация вправе использовать самостоятельно разработанные нормы с учетом специфики своей деятельности (например, передвижение по городу в часы «пик», климат), исходя из соответствующей технической документации (с учетом норм, установленных Минтрансом России, или с учетом данных, содержащихся в документах завода — изготовителя автомобиля). Разработанные нормы должны быть закреплены приказом руководителя организации.
НДФЛ и страховые взносы
Доходы, полученные физическим лицом от сдачи имущества в аренду, а также от оказания услуг, являются объектом налогообложения НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ).
В случае если физическое лицо не зарегистрировано в качестве индивидуального предпринимателя, организация, от которой налогоплательщик получил доход, обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). Налогообложение физического лица, являющегося резидентом Российской Федерации, производится по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ).
Выплаты физическому лицу, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), и договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав), не являются объектом обложения страховыми взносами (часть 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). То есть выплаты работникам, связанные с арендой транспортного средства, не облагаются страховыми взносами.
Бухгалтерский учет
Передача транспортного средства от арендодателя к арендатору оформляется актом приемки-передачи основных средств.
В соответствии с п. 2 ст. 8 закона о бухгалтерском учете имущество, являющееся собственностью организации, должно учитываться обособленно от имущества других юридических лиц, находящегося в организации. В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению (утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н) для обобщения информации о наличии и движении ценностей, временно находящихся в пользовании или распоряжении организации, используются забалансовые счета.
У арендатора учет арендованного автотранспортного средства осуществляется на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре.
Если арендованное имущество используется арендатором для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг, то согласно п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации» суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности.
В соответствии с п. 18 ПБУ 10/99 расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления. Таким образом, арендатор отражает арендную плату в бухгалтерском учете в том периоде, к которому она относится.
В бухгалтерском учете арендная плата списывается в зависимости от того, в какой деятельности используется автомобиль.
На наш взгляд, при этом могут быть использованы следующие бухгалтерские проводки:
Дебет 20 (26, 44) Кредит 73 — 3000 руб. — начислена сумма по договору аренды транспортного средства за месяц;
Дебет 73 Кредит 68, субсчет «Налог на доходы физических лиц» —390 руб. — удержан НДФЛ с дохода физического лица по ставке 13%;
Дебет 73 Кредит 50 (51) — 2610 руб. — выплачено вознаграждение исполнителю;
Дебет 20 (26, 44) Кредит 71 (76, 60) — списаны расходы на эксплуатацию арендованных транспортных средств.
Валерий Молчанов,
Сергей Родюшкин,
эксперты службы
Правового консалтинга ГАРАНТ
Статья опубликована в журнале
«Налоговая политика и практика»
№ 8 август 2010
1 Договор аренды транспортного средства с предоставлением таких услуг — договор аренды транспортного средства с экипажем регулируется статьями 632—641 ГК РФ.
2 См. письма Минфина России от 28.12.2005 № 03-03-04/1/463, УФНС России по г. Москве от 13.10.2007 № 20-12/035154.
3 См. письма Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77, от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129, от 20.09.2005 № 03-03-04/1/214, от 01.08.2005 № 03-03-04/1/117.
4 Письмо Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257.
5 Письмо Минфина России от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129.
6 См. письма Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77, от 03.02.2006 № 03-03-04/2/23.