договор автоматизации бизнес процессов
Автоматизация бизнес-процессов
Не знаете, как освободить время сотрудников и повысить эффективность каждого этапа работы? Рекомендуем заняться автоматизацией бизнеса! В статье рассказываем об особенностях автоматизации бизнес-процессов, трендах и тенденциях в ее развитии, приводим примеры.
Автоматизация бизнес-процессов — помогает освобождать ресурсы, отслеживать рыночные изменения, быстро менять стратегию продвижения. Это нужно любой организации, которая планирует свое развитие в условиях конкуренции. Автоматизацию можно назвать ключом к успеху, без которого стать лидером рынка очень сложно.
Руководство компаний тратит много сил на повышение эффективности коллектива. Без слаженной работы результата добиться сложно, и это понимает каждый. Разобщенность отделов и отдельных сотрудников наносит большой ущерб компании. Сотрудники стремятся сделать свою работу, но не задумываются над решением общей проблемы.
Автоматизация бизнес-процессов помогает сотрудникам понять, какова их роль в производстве продукта. Они наглядно видят результат общей работы и понимают ее значимость.
Автоматизация бизнес-процессов можно внедрить в любую часть деятельности организации: будь то производство или маркетинг. Эффективное внедрение строится на крепком фундаменте:
Существует концепция развития компании, которая называется business management process. Она связана с внедрением автоматизации и повышение эффективности бизнеса. С ее помощью проводится:
Автоматизация бизнес-процессов повышает гибкость компании и помогает ей быстро реагировать на внешние изменения, выявлять слабые места и находить способ их усиления. Результат — улучшение качества работы организации.
Когда впервые стали применять автоматизацию
Этот термин появился благодаря инженерам-механикам в 20-х годах, которые использовали его по отношению к производственным этапам. В 80х был разработан другой подход к теории, который основывался на точных расчетах. Тогда на смену печатным машинам приходили портативные компьютеры, а позднее появился и интернет, который дал толчок развитию технологий и в корне изменил процесс автоматизации.
Зачем нужна автоматизация бизнес-процессов
Автоматизация призвана прийти на смену всем плохо функционирующих процессов. Например, это может быть ненужный сотрудник, без работы которого процесс передачи документов становится быстрее, или подрядчики, задерживающие доставку материалов. Таким «лишним элементом» может быть устаревшее оборудование, замедляющее производство продукции, или склад, расположенный на значительном удалении от производства.
Главные задачи автоматизации бизнес-процессов:
Преимущества автоматизации бизнес-процессов
Как говорилось выше, автоматизация необходима для повышения эффективности работы и увеличения прибыли. Цель не в замене сотрудников на роботов с последующим увольнением. Задача автоматизации — избавить специалистов от монотонных задач. С ее помощью получается научить сотрудников работать вместе, единой командой.
Главные преимущества автоматизации бизнес-процессов в следующем:
Этапы автоматизации бизнес-процесса
Тренды и тенденции в автоматизации бизнес-процессов
Каждое предприятие занимается автоматизацией внутренних процессов по-разному. Однако общие тенденции прослеживаются абсолютно у всех. Например:
Инструменты для автоматизации бизнес-процессов
Программа для автоматизации планирования всех ресурсов компании, в том числе денежных. Это комплексная система для управления всеми бизнес-процессами.
Технология по улучшению качества коммуникации с клиентом. Функционал позволяет быстро получить доступ к информации о клиенте и этапах работы с ним.
Система, позволяющая следить за реализацией проекта, делать прогнозы на этот счет, определять дедлайны, ставить задачи исполнителям и т.д.
ПО, которое видит бизнес-процессы как последовательность этапов с рядом задач, которые должны быть выполнены определенными лицами. Работает как автономно, так и вместе с другими программами, перечисленными выше.
Функциональность системы автоматизации бизнес-процессов
Мы уже говорили, что бизнес-процесс состоит из этапов, которые выполняются разными членами группы. ПО должно иметь функцию представления этих этапов графическим способом, чтобы каждый сотрудник понимал, в чем его роль, и как можно оптимизировать свою работу.
Исходя из того, что работать с программой автоматизации будут неподготовленные люди, она должна быть простой, с интуитивно понятным интерфейсом. При этом доступ к системе легкий, а данные надежно защищены от утечки. Сотрудники должны иметь возможность работать с системой из любой точки мира, как с десктопа, так и с мобильника.
Еще одно важное требование к ПО — система оповещения о статусе решения конкретной задачи и работы бизнес-процессов в целом. Она должна отправлять сообщения о выполненных и ожидающих выполнения этапах. Идеально, если ПО отображает ход работы в формате графиков.
Программа автоматизации бизнес-процессов должна иметь возможность интеграции с другими системами и одновременного запуска нескольких бизнес-процессов. При этом важно, что была функция назначения ролей и доступа на основе этих ролей, т.к. не все данные предназначены для внимания команды сотрудников.
Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов
Есть два способа это сделать: своими силами или с помощью подрядчиков. У каждого из них есть преимущества и недостатки, которые мы изложили в формате таблиц.
Не нужно платить подрядчикам.
Низкий профессионализм в вопросе автоматизации.
Сотрудники знают о делах компании изнутри, им понятны ее особенности.
Отсутствие мотивации на быстрое решение задачи.
Конфиденциальность: утечки данных за пределы компании не происходит.
Помимо основной работы специалисты вынуждены решать задачу по автоматизации. Это сказывается на общей эффективности компании.
Не знают тонкостей работы инструментов автоматизации, могут использовать лишь самые известные инструменты.
Дополнительные расходы для компании, зачастую немаленькие.
Заинтересованность в быстром выполнении задачи.
Сторонние специалисты не в курсе внутренней кухни компании, а потому иногда их решения могут расходиться со спецификой бизнеса.
Работа специалистов заключается в настройке автоматизации, они не имеют других задач, и их работа не страдает.
Нет гарантий качественного выполнения работы.
Могут навязывать дополнительные продукты или свою систему автоматизации, которая не всегда подходит компании.
Выбор метода зависит от ситуации. Если необходима автоматизации внутренних процессов, лучше доверить ее членам своей команды. Если же речь идет о стандартных процессах, то можно обратиться к сторонним экспертам.
Пример автоматизации бизнес-процессов
Чтобы было понятнее, о чем мы говорили в этой статье, рассмотрим 2 задачи на примере СЭД «Корпоративный документооборот».
Решение: В системе СЭД «Корпоративный документооборот» предусмотрена возможность импорта данных из почты и каталогов. Можно организовать автоматический импорт: если система обнаружит в каталоге или на почте новый документ, она загрузит его в базу и заполнит по шаблону. Также система может оповестить о загрузке нового документа, выслав уведомления необходимому перечню лиц.
Решение: Доступ к бухгалтерским документам можно получить с помощью встроенных механизмов СЭД «Корпоративный документооборот». Его использование позволяет расшарить доступ к другой бухгалтерской базы в рамках одного сеанса работы. Все бухгалтерские документы могут быть использованы в бизнес-процессах, инициированных с помощью программы.
Надеемся, нам удалось подробно рассказать об автоматизации бизнес-процессов и убедить в их нужности и важности. Они серьезно упрощают жизнь сотрудников и позволяют не тратить время на выполнение монотонной работы. Компания от этого только выигрывает.
Автоматизация бизнес-процессов: цели и этапы внедрения
С помощью специальных сервисов или программ бизнес может автоматизировать рутинные задачи. Это полезно для управляемых процессов, которые критически важны для достижения результата. Благодаря автоматизации у бизнеса высвобождается время для более качественного обслуживания клиентов или другой сложной работы, которую нельзя переложить на технологии.
Автоматизация бизнес-процессов экономит время и деньги, но на этом выгода от инвестиций в нее не заканчивается. Она также помогает сократить количество персонала для выполнения ключевых задач. Например, когда вы автоматизируете процессы обработки счетов к оплате или внедряете чаты для обслуживания клиентов, у сотрудников высвобождается время на дела, требующие личного общения.
Другое преимущество автоматизации — в предотвращении дорогостоящих ошибок, вызванных человеческим фактором. Например, при обработке документов и вводе данных.
Автоматизация бизнес-процессов — это механизм, который позволяет установить новые правила стандартизации в повседневные рабочие процессы. В результате у сотрудников появляются понятные алгоритмы действий.
Зачем нужна автоматизация бизнес-процессов
Чтобы понять, как работает автоматизация, нужно для начала разобраться, что такое бизнес-процесс. Это может быть любая последовательность действий, которые помогают бизнесу достичь определенной цели. В совокупности с автоматизацией это повторяющаяся транзакция, состоящая из серии этапов, в которых участвуют IT-системы, сервисы, программы.
Например, бизнес-процессы могут включать выполнение заказа, подтверждение заявки, обработку отчета или прием на работу нового сотрудника. При выстроенной системе управления бизнес-процессами эти задачи обычно реализуются посредством цепочки электронных писем, работы с документами, созвонов и других действий. Но когда за эти задачи берется человек, то даже незначительная ошибка приводит к сбоям и срыву сроков.
Задача автоматизации — предотвратить проблемы. У нее есть несколько преимуществ:
Цели и преимущества автоматизации бизнеса
Рост и трансформация — цель любого бизнеса. Автоматизация бизнес-процессов — одна из стратегий, которая помогает достичь этих целей и выводит различные направления бизнеса на новый уровень.
Управление клиентами. Небольшим компаниям часто бывает трудно управлять базами клиентов, но специальные сервисы и программы помогают поддерживать их в актуальном состоянии и напоминают о текущих задачах. Доступ к необходимой информации можно получить буквально нажатием одной кнопки.
Маркетинг и поддержка клиентов. Компании создают экосистемы, которые упрощают и реструктурируют бизнес-операции. Часто для этого используются различные сервисы, нередко одно решение интегрируется в другое.
Автоматизация бизнес-процессов в маркетинге затрагивает различные направления. Например, она может обеспечивать регулярную публикацию статей или сообщений в корпоративных блогах в соцсетях.
Кроме того, инструменты автоматизации снимают множество проблем, связанных с поддержкой клиентов: любой запрос отслеживается и не теряется. Компании могут добавлять потенциальных и уже существующих клиентов в сервис или программу, чтобы затем управлять коммуникациями через сообщения, уведомления.
Сокращение количества задач. Автоматизация бизнес-процессов сводит к минимуму ручную работу. Она полезна, например, для рассылки сообщений, благодарственных писем, напоминаний, планирования, управления клиентами и других задач.
Оптимизированное управление сайтом. Автоматизация помогает клиентам максимально удобно взаимодействовать с сайтом. Есть различные инструменты для выявления и устранения проблем с веб-ресурсами.
Управление проектами. Благодаря автоматизации компании могут отслеживать задачи и этапы реализации. Удобно, когда можно легко получить доступ к проекту и проконтролировать, как идет работа.
Быстрое согласование текущих вопросов. Внедрение инструментов автоматизации сокращает цепочку согласований и в итоге ускоряет этот процесс.
Инструмент анализа для отдела продаж. У менеджеров по продажам появляется уникальная информация (движение лида по воронке, план-фактный анализ в реальном времени и др.). Данные помогают выявлять и устранять сложности в воронке и больше продавать.
Контур.CRM — интуитивно понятная CRM. Попробуйте сейчас!
Работайте с любого браузера и устройства! Контролируйте и автоматизируйте продажи!
Более эффективные коммуникации. Автоматизация бизнес-процессов помогает бизнесу повысить общую эффективность. Все процессы унифицируются, а в коммуникациях перестают происходить сбои.
Уменьшение количества ошибок. Автоматизированные инструменты обычно более точны, чем люди. Они помогают избежать дорогостоящих затрат, связанных с неэффективностью и ошибками человека. Использование таких инструментов позволяет экономить на управленческих трудозатратах в долгосрочной перспективе.
Автоматизировать можно почти любой бизнес-процесс. Чаще всего эти процессы касаются продаж, закупок, управления персоналом, разработки продуктов, отслеживания запасов, логистики и доставки, обучения, IT, управления производительностью, анализа данных и оценки рисков.
Какие бизнес-процессы не следует автоматизировать
Иногда бизнес впадает в безумие автоматизации. Несмотря на то, что внедрение технологических инструментов может быть очень полезным, есть процессы, которые лучше не доверять сервисам и программам.
Процессы, требующие комплексного принятия решений и критического мышления. Люди лучше принимают сложные решения. Но это не значит, что автоматизация хотя бы частично не может быть полезной. Как минимум она дает подробную отчетность или аналитику, на основе которой можно принимать решения.
Процессы, требующие человеческого вмешательства. К ним относятся процессы, которые невозможны без эмоциональной составляющей: управление изменениями, предоставление сложной обратной связи, некоторые этапы процесса увольнения сотрудника и т.д.
Процессы, которые не имеют структуры или подвержены частым изменениям. Если вам сложно определить и применить к процессу конкретные правила или условия, вероятно, лучше не автоматизировать его.
Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов
Системный подход к автоматизации бизнес-процессов включает четыре этапа: анализ, внедрение, интеграцию, сопровождение и техподдержку.
Анализ
Прежде чем внедрять автоматизацию, важно понять, для чего она нужна именно вашей компании. Постарайтесь получить полное представление о том, как работает конкретный процесс, разберитесь в существующей инфраструктуре и возможностях бизнеса.
Переход к автоматизации без полной оценки последствий, которые она окажет на процессы и бизнес в целом, часто приводит к снижению производительности и эффективности.
Практически каждый повторяющийся бизнес-процесс можно и нужно автоматизировать с помощью удобных инструментов:
После анализа процесса можно перейти к выбору технологии, которая соответствует целям бизнеса.
Тип автоматизации, который вы выбираете, должен учитывать потребности конечных пользователей. Все заинтересованные стороны должны быть довольны изменениями. Нет смысла применять метод, который полностью изменит способ работы только потому, что вы хотите что-то автоматизировать. Скорее он должен усовершенствовать уже используемые инструменты.
Внедрение
На этапе внедрения происходит настройка технологии. При этом нужно выполнить ряд задач, в числе которых создание подробного списка функций, обучение пользователей и предоставление доступа.
Интеграция
На этом этапе происходит интеграция технологии с корпоративными системами и сторонними решениями. Обычно это осуществляется с помощью API. Технология проходит всестороннее тестирование.
Сопровождение и техподдержка
Важно иметь доступ к техподдержке. Заключительный этап направлен на поиск «узких мест» и всего, что мешает процессу. Далее предпринимаются необходимые шаги для исправления недостатков.
Необходимо быть в курсе изменений в сервисах, программах.
Инструменты автоматизации бизнес-процессов для малого бизнеса
Каждая отрасль уникальна, и идеальное решение по автоматизации должно быть достаточно гибким, чтобы закрывать конкретные потребности.
Например, перед малым бизнесом может стоять задача по автоматизации процесса продаж. Важно, чтобы выбранный инструмент имел удобный и простой для работы интерфейс.
Интерфейс Контур.CRM
Функции сервиса должны позволять не только назначать задачи, но и отслеживать их выполнение, анализировать конверсию, хранить историю общения с клиентами, прослушивать звонки и вести базу.
История общения с клиентами в Контур.CRM
С помощью программы у руководителя должна быть возможность готовить отчеты о работе каждого менеджера и отслеживать эффективность сотрудников в реальном времени. Например, Контур.CRM отражает движение лида по воронке — таким образом легко отслеживаются этапы сделки.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Образец договора на оказание консультационных услуг по настройке автоматизации учета на предприятии, заключаемого между юридическими лицами
ДОГОВОР
1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА
1.1. Заказчик поручает, а Исполнитель принимает на себя обязательство оказывать услуги в течение срока действия настоящего Договора по оказанию консультаций по автоматизации учета на предприятии Заказчика и настройку сопутствующих программных продуктов (далее – ПП).
2. ОБЯЗАННОСТИ ИСПОЛНИТЕЛЯ
2.1. Исполнитель проводит работы на территории и компьютерах Заказчика, либо удаленно. Работы проводятся согласно заявкам Заказчика, направляемым в свободной форме по контактным реквизитам Исполнителя, указанным в п.11 настоящего договора (электронная почта, телефон).
2.2. Исполнитель осуществляет консультации Заказчика по правильной методологии работы с ПП в течение срока действия договора.
3. ОБЯЗАННОСТИ ЗАКАЗЧИКА
3.1. Заказчик оплачивает работу Исполнителя согласно п.4 настоящего Договора.
3.2. Заказчик обеспечивает доступ Исполнителю на свою территорию и к компьютерам для выполнения своих обязанностей в согласованное Заказчиком время.
3.3. Заказчик не должен осуществлять действия, направленные на привлечение специалистов Исполнителя к работе у Заказчика с переходом к ним на работу, как штатным сотрудником, так и совместителем.
3.4. Заказчик ознакомлен с методами корректной работы с персональным компьютером и программных продуктов.
3.5. Своими действиями или незнанием методов и способов корректной работы с персональным компьютером и программных продуктов Заказчик обязуется не нарушать нормальное функционирование работы программных продуктов.
4. СТОИМОСТЬ РАБОТ И ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ
4.1. Расчетным периодом является один месяц.
4.2. Оплата услуг по настоящему Договору осуществляется Заказчиком по счетам Исполнителя на основе Листов учета рабочего времени. Листы учета рабочего времени оформляются в 2-х экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному экземпляру для каждой стороны.
4.3. Заказчик не позднее чем в течение дней после получения счетов от Исполнителя перечисляет на расчетный счет Исполнителя сумму по выставляемым счетам. Исполнитель выставляет Заказчику счет на оплату на основании выполненных Заявок один раз в месяц (если в данном месяце заявки были).
4.4. Фактический объем работ по листам учета рабочего времени Исполнителя оплачивается либо по предварительной договоренности, либо из расчёта рублей, НДС не облагается, за полный астрономический час работы Исполнителя. Минимальное время работы специалиста при вызове равняется 1,5 часам, т.е. минимальная сумма оплаты 1-го выезда равняется рублей. При работе удаленно минимальное время отсутствует, и рассчитывается в общем порядке.
5. ПОРЯДОК СДАЧИ-ПРИЕМКИ РАБОТ
5.1. Заказчик обязан каждое посещение по завершении работ отмечать в Листе учета рабочего времени дату посещения, состав, время начала и время окончания работ.
5.2. Исполнитель обязан не позднее последнего числа расчетного (отчетного) календарного месяца проведения работ передавать Заказчику Акт передачи-приема работ/услуг за текущий месяц по Договору для заверения.
5.3. Заказчик обязан не позднее рабочих дней с даты получения акта передачи-приема работ/услуг подписать Акт передачи-приема работ/услуг или направить Исполнителю мотивированный отказ от приема работ.
6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН
6.1. Исполнитель гарантирует Заказчику, что в течение срока действия настоящего Договора и одного календарного месяца с даты окончания срока действия Договора, в случае сбоя в настройках программных продуктов в процессе эксплуатации документов или отчетов, созданных Исполнителем, все работы по восстановлению работоспособности ПП будут выполнены силами и за счет Исполнителя. Основанием является подтверждение сбоя через повторную демонстрацию аналогичной ситуации Исполнителю на восстановленной из архивной копии базе данных.
6.2. В случае сбоя в настройках ПП в течение срока действия настоящего Договора, происшедшего по вине Заказчика, все работы по восстановлению работоспособности настройки выполняются силами Исполнителя за счет Заказчика.
6.3. Исполнитель не несет ответственность за корректность работы ПП, а так же модифицированных и разработанных по настоящему Договору настроек, конфигураций и выходных форм в случае внесения Заказчиком изменений в конфигурацию ПП без согласования с Исполнителем, а также за корректность конфигурации и сбои в работе ПП, в частях ПП, не модифицированных Исполнителем.
6.4. Исполнитель имеет право отказать Заказчику в выполнении работ, если технические возможности ПП, аппаратного или программного обеспечения Заказчика не позволяют выполнить работу.
7. ФОРС-МАЖОР
7.1. Стороны освобождаются от ответственности за частичное или полное неисполнение обязательств по настоящему Договору, с проведением взаиморасчетов, если это неисполнение явилось следствием обстоятельств непреодолимой силы, возникших после его заключения, которые Сторона не могла предвидеть и предотвратить разумными мерами. К таким обстоятельствам непреодолимой силы относятся: наводнения, пожары, землетрясения, иные явления природы, а также военные действия, уличные беспорядки, забастовки, акты государственных или муниципальных органов и любые другие обстоятельства вне разумного контроля Сторон, влияющие на непосредственное выполнение условий настоящего Договора.
8. ПРЕКРАЩЕНИЕ ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА
8.1. Каждая из Сторон имеет право на одностороннее досрочное расторжение настоящего Договора во внесудебном порядке по причине невыполнения или ненадлежащего исполнения другой Стороной своих обязательств, с предварительным письменным уведомлением за рабочих дней другой Стороны о дате расторжения настоящего Договора.
9. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ
9.2. В случае изменения адреса, реквизитов или учредительных документов Стороны обязаны письменно уведомить друг друга в течение рабочих дней со дня их изменения.
9.3. Договор, дополнительные соглашения, протоколы, приложения, переданные сторонами посредством использования факсимильной связи или электронной почты, имеют юридическую силу до предоставления оригиналов этих документов. Лица уполномоченные подписать Договор, гарантируют отсутствие превышения или ограничения полномочий на подписание Договора, вытекающих из норм действующего законодательства.
10. ДЕЙСТВИЕ ДОГОВОРА
10.1. Настоящий Договор вступает в законную силу с « » 2021 года и действует по « » 2021 года. В случае, если за дней до даты окончания действия договора ни одна из Сторон не заявит о своем желании его прекратить, действие Договора продлевается на каждый следующий год.
10.2. Для вступления Приложения в законную силу оно должно быть согласовано и утверждено Сторонами.
10.3. Любые изменения и дополнения к настоящему Договору оформляются в виде приложений к Договору. Приложения должны быть согласованы и утверждены Сторонами.
10.4. Настоящий Договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному экземпляру для каждой из Сторон.