договор экспонирования что это

Что учесть в договоре на участие в выставке

Производственные организации нередко участвуют в выставках, поскольку это хорошая возможность прорекламировать собственную продукцию. Определившись с мероприятием и приняв решение участвовать в нем, производитель заключает договор с организатором выставки. Рассмотрим, на какие нюансы при этом стоит обратить внимание.

Какова сущность договора

Участие в выставке как минимум предполагает, что:

1) производитель получит выставочную площадь для экспонирования продукции;

2) ему окажут комплекс услуг по организации выставки. В частности:

— проведут рекламную кампанию самой выставки с целью привлечь посетителей;

— обеспечат условия для работы на выставке (освещение, вентиляция, охрана всей выставочной территории и т.д.).

На основании перечисленного можно говорить о смешанной природе договора, заключаемого с организатором выставки. В таком договоре стороны могут совместить элементы различных договоров. Например:

— возмездного оказания услуг — когда организатор выставки обеспечивает участие в ней экспонента и при необходимости оказывает ему дополнительные услуги, в том числе рекламные;

— аренды — поскольку участнику предоставляют во владение и пользование на время работы выставки оговоренную выставочную площадь, стенды, оборудование и т.п.;

— подряда — если организатор выставки занимается изготовлением выставочного стенда, осуществляет его монтаж и демонтаж;

— перевозки — если в обязанность организатора входит доставка экспонируемой продукции производителя до выставочной территории.

Исходя из сказанного, можно сделать несколько выводов:

— не всегда корректно именовать такой договор договором оказания услуг по организации участия в выставке. Это допустимо, если организатор исполняет только обязанности по обеспечению участия. То есть никаких дополнительных обязанностей (например, по аренде оборудования, транспортировке продукции на выставку, изготовлению стенда), на себя не берет;

Что прописать в договоре

Условия, включаемые в договор на участие в выставке, зависят от объема обязанностей, которые планируется возложить на организатора выставки.

В подобных договорах обычно указывают:

— наименование выставки, сроки ее начала и окончания, место проведения;

— предмет договора (оказываемые услуги, выполняемые работы, предоставляемую выставочную площадь и т.д.) ;

— сроки начала и окончания оказания услуг, выполнения работ ;

Как правило, экспонент предпочитает самостоятельно:

— доставлять продукцию к месту проведения выставки, в том числе определять перевозчика;

— изготавливать рекламную продукцию, предназначенную для раздачи посетителям выставки (буклеты, каталоги, бизнес-сувениры);

— определять дизайн выставочного стенда и изготавливать его;

— договариваться с подрядчиком о монтаже и демонтаже стенда.

Пример формулировки условий договора
Организатор принимает на себя обязательства оказать Экспоненту услуги по организации выставки и предоставить выставочную площадь, необходимую для экспонирования продукции Экспонента на выставке «МебельДом2018», которая состоится с 20 по 22 апреля 2018 г. Место проведения: г. Минск, пр. Победителей, 20/2.

Иногда экспоненты предпочитают, чтобы их участие в выставке организовали «под ключ». В таком случае весь комплекс перечисленных выше обязанностей ложится на организатора.

Пример формулировки условий договора
Организатор обязан:

— произвести работы по изготовлению стенда в соответствии с планом-схемой (приложение 1 к настоящему договору) в срок до 16.04.2018;
— осуществить монтаж стенда в срок до 17.04.2018 и его демонтаж — до 24.04.2018;
— передать в аренду на период проведения выставки и разместить на стенде оборудование в соответствии с заявкой (приложение 2 к настоящему договору) в срок до 19.04.2018;
— до 01.04.2018 разместить в официальном каталоге выставки предоставленную Экспонентом краткую информацию о нем. Издать и распространить каталог до 08.04.2018. Тираж — 1000 экземпляров;
— 21.04.2018 осуществлять показ рекламного ролика Экспонента в выставочном зале с периодичностью раз в два часа, но не менее четырех раз.

Кто отвечает за продукцию на выставке

Сторонам важно оговорить, кто несет ответственность за сохранность продукции во время ее нахождения на выставке. Например:

— обязанность обеспечить сохранность (хранение и охрану) продукции на время выставки ложится на экспонента;

— организатор обеспечивает профессиональную охрану выставочных площадей в ночное время (к примеру, с 22.00 до 10.00) и не отвечает за пропажу (повреждение) продукции в остальные часы работы выставки;

— организатор полностью обеспечивает сохранность экспонируемой продукции, при этом имеет право страховать ее;

— убытки, вызванные повреждением, утерей продукции, распределяются между организатором и экспонентом поровну.

Источник

Договор экспонирования что это

Обзор документа

Письмо Министерства культуры РФ от 12 января 2018 г. № 6-01.1-39-ВА “О порядке выдачи разрешительных документов на зарубежные выставки”

К рассмотрению принимаются только представленные в полном объёме комплекты документов согласно перечням (Приложения 1, 2 или 3, 4) и оформленные в соответствии с правилами (Приложение 5).

2. Срок рассмотрения представленных комплектов и выдачи разрешительных документов отсчитывается с даты регистрации ходатайства в приёмной ДКН и составляет не менее 30 (тридцати) календарных дней до планируемой даты выдачи музейных предметов.

Разрешение имеет форму письма Минкультуры России.

Заключение оформляется по форме, установленной правом Евразийского экономического союза.

Оригиналы разрешения и заключения выдаются на руки в течение 3 (трёх) рабочих дней после размещения информации о них в личном кабинете в Госкаталоге. По истечении 3 (трёх) дней оригиналы направляются в музей почтовым отправлением.

4. Обо всех изменениях в сроках проведения выставки, временного вывоза, количестве выдаваемых музейных предметов, о других сведениях или об отмене выставки музеи в пятидневный срок с момента принятия решения направляют в ДКН уведомление с приложением документов, подтверждающих эти изменения.

В случае отмены выставки, ранее выданные музею разрешительные документы подлежат возврату в Минкультуры России в течение 10 (десяти) рабочих дней.

5. На выставку с участием других музеев, иных организаций, физических лиц музей направляет комплект документов согласно Приложению 2.

6. Продление сроков временной выдачи и сроков временного вывоза осуществляется также на основании разрешительных документов Минкультуры России.

К ходатайству о продлении сроков выдачи музейных предметов во временное пользование и сроков временного вывоза прилагаются документы согласно Приложению 3 или Приложению 4.

Документы представляются в ДКН не позднее, чем за 10 (десять) рабочих дней до окончания срока проведения выставки, но не позднее чем за 14 (четырнадцать) рабочих дней до окончания срока временного вывоза, указанного в ранее выданном заключении.

7. Информация об оформлении разрешения на продление срока временной выдачи и заключения на временный вывоз также размещаются в личном кабинете музея в Госкаталоге.

8. С 1 мая 2018 года переводы государственных гарантий своевременного возврата и финансовой ответственности должны иметь апостиль.

9. Основаниями для отказа в оформлении разрешения и заключения является:

поступление документов в ДКН менее чем за 7 (семь) рабочих дней до планируемой даты выдачи музейных предметов, которое устанавливается по дате регистрации письма на бумажном носителе;

непредставление предусмотренных документов или наличие неполных и (или) недостоверных сведений в предоставленных документах;

наличие сведений об обстоятельствах, препятствующих обеспечению сохранности и своевременному возврату временно вывозимых культурных ценностей в государстве, в которое предполагается осуществить временный вывоз культурных ценностей (стихийное бедствие, вооруженные конфликты и другие обстоятельства);

нарушение рекомендаций о регионально-страновых приоритетах сотрудничества;

отсутствие у Российской Федерации дипломатических отношений с государством, в которое предполагается осуществить временный вывоз культурных ценностей;

отсутствие у музейных предметов, предназначенных на временную выдачу и временный вывоз, учетных номеров по Книге поступлений музея (с 1 февраля 2018 года);

отсутствие у музейных предметов, предназначенных на временную выдачу и временный вывоз, номеров Госкаталога (с 1 апреля 2018 года);

состояние сохранности музейных предметов и культурных ценностей, заявленных к временной выдаче и временному вывозу, не позволяющее изменять условия их хранения;

превышение допустимого срока экспонирования музейных предметов и/или временного вывоза;

иные основания, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

10. При подготовке документов следует руководствоваться положениями и рекомендациями следующих писем Минкультуры России:

от 20.06.2013 N 63-01-39/05-АМ с приложением Методических рекомендаций по организации деятельности в малых и средних городах субъектов Российской Федерации во исполнение Указа Президента Российской Федерации N 597 «О мероприятиях по реализации государственной социальной политики»;

от 11.01.2016 N 1-01-39-ВА с приложением Методических рекомендаций по оформлению документации на вывоз, временный вывоз культурных ценностей из Российской Федерации;

от 14.05.2016 N 165-01-39-ВА «О страховании музейных предметов» с приложением Методических рекомендаций по вопросам страхования музейных предметов;

от 26.06.2015 N 217-01-39-ВА о возможности ареста музейных предметов и культурных ценностей;

о регионально-страновых приоритетах сотрудничества.

11. Особое внимание необходимо обратить на следующие положения:

предельный срок временного вывоза музейных предметов с учетом продления срока их временного вывоза составляет пять лет;

предельный срок экспонирования музейных предметов устанавливается в соответствии с Инструкцией по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР, утвержденной приказом Минкультуры СССР от 17.07.1985 N 290;

договор (соглашение) об условиях организации и проведения выставки заключается и подписывается уполномоченными представителями сторон;

при заключении и подписании договора (соглашения) представителями сторон, действующими по доверенности или на основании иных документов, к договору должны быть приложены соответствующие копии этих документов;

при заключении договора (соглашения) об условиях организации и проведения выставки помимо общих обязательств, сторонами обязательно должны быть определены условия и порядок передачи музейных предметов во временное пользование, условия и цели их использования принимающей стороной (в том числе использования изображений и иных воспроизведений музейных предметов), условия обеспечения страхования музейных предметов в соответствии с Методическими рекомендациями по вопросам страхования музейных предметов либо условия предоставления принимающей стороной государственных гарантий финансовой ответственности, а также условия обеспечения безопасности (в частности предоставления соответствующего иммунитета и правовой защиты) музейных предметов; условия и порядок транспортировки, упаковки/распаковки, монтажа/демонтажа, временного хранения и экспонирования музейных предметов Музейного фонда Российской Федерации;

договор (соглашение) составляется в необходимом количестве экземпляров на русском, английском и государственном языке принимающей стороны, которые имеют одинаковую юридическую силу;

все изменения в текст договора (соглашения) требуют письменной формы;

все споры, которые могут возникнуть по поводу заключения, исполнения или изменения договора (соглашения) об условиях организации и проведения выставки либо иного проекта, связанного с выдачей и временным вывозом во временное пользование музейных предметов Музейного фонда Российской Федерации, решаются путём переговоров, а в случае недостижения согласия между сторонами подлежат рассмотрению в соответствии с нормами материального права Российской Федерации в Международном коммерческом арбитражном суде при Торгово-промышленной палате Российской Федерации либо в арбитражном суде Российской Федерации;

все споры, связанные с правовым положением музейных предметов Музейного фонда Российской Федерации, находятся в исключительной компетенции судов Российской Федерации;

страховое покрытие всех перемещений музейных предметов и культурных ценностей в рамках одного проекта и всех выставочных площадок принимающей стороны должно обеспечиваться единым полисом страхования;

единым полисом страхования должны быть застрахованы все заявленные к выдаче и временному вывозу музейные предметы и культурные ценности;

в случае, если общая страховая стоимость составляет 10 миллионов долларов США и более, обязательно предоставляются копии документов, подтверждающих перестрахование в соответствии с Методическими рекомендациями по вопросам страхования музейных предметов (в тексте полиса или приложением ковер-ноты);

в случае, если музеем временно вывозятся культурные ценности, принадлежащие негосударственным организациям или физическим лицам, не включенные в состав Музейного фонда Российской Федерации, заключение на временный вывоз указанных культурных ценностей выдается Минкультуры России при подтверждении сведений об уплате государственной пошлины за выдачу заключения (разрешительного документа) на временный вывоз культурных ценностей. Подтверждение сведений об уплате государственной пошлины осуществляется Минкультуры России посредством межведомственного взаимодействия с Федеральным Казначейством или при предоставлении музеем документа, подтверждающего оплату государственной пошлины, с отметкой банка.

Перечень документов для зарубежной выставки из собрания музея

1. Копия договора (соглашения) о проведении выставки.

2. Список музейных предметов и культурных ценностей к выставке в трёх экземплярах.

3. Выписка из протокола заседания ЭФЗК.

4. Выписка из протокола заседания Реставрационного совета.

5. Копия страхового полиса или Государственной гарантии финансовой ответственности (Government Indemnity) с апостилированным переводом на русский язык.

6. Копия Государственной гарантии неприкосновенности (судебного иммунитета, иммунитета в отношении мер по обеспечению иска и иммунитета в отношении исполнения решения суда) музейных предметов и культурных ценностей, заявляемых к выдаче и временному вывозу и апостилированный перевод на русский язык.

7. Копия типового отчета об объекте принимающей стороны (Facility report).

8. Фотографии музейных предметов и культурных ценностей в цветном исполнении в двух экземплярах.

9. Экспертное заключение (представляется до 30 марта 2018 года).

Перечень документов для зарубежной выставки с участием других музеев, иных организаций, физических лиц

1. Копия договора (соглашения) о проведении выставки.

2. Список музейных предметов и культурных ценностей всех участников выставки в трёх экземплярах.

3. Выписка из протокола заседания ЭФЗК музея (для музейных предметов из собственного собрания и предметов, принятых на временное хранение на период проведения выставки).

4. Выписка из протокола заседания Реставрационного совета (для музейных предметов из собственного собрания и предметов, принятых на временное хранение на период проведения выставки).

5. Копия единого полиса страхования на все музейные предметы и культурные ценности для всех участников выставки или Государственной гарантии финансовой ответственности (Government Indemnity) с апостилированным переводом на русский язык.

6. Копия Государственной гарантии неприкосновенности (судебного иммунитета, иммунитета в отношении мер по обеспечению иска и иммунитета в отношении исполнения решения суда) музейных предметов и культурных ценностей, заявляемых к выдаче и временному вывозу и апостилированный перевод на русский язык.

7. Копия типового отчета об объекте принимающей стороны (Facility report).

8. Фотографии музейных предметов и культурных ценностей в цветном исполнении в двух экземплярах.

9. Экспертное заключение (представляется до 30 марта 2018 года).

11. Копия разрешения Минкультуры России на выдачу музейных предметов, содержащих драгоценные материалы (для музеев, не относящихся к ведению Минкультуры России).

12. Копия разрешения(й) учредителя(ей) других музеев, иных организаций на выдачу музейных предметов и культурных ценностей.

13. Копия договора о передаче во временное пользование музейных предметов и/или культурных ценностей, составленный между музеем, ходатайствующим о выдаче и временном вывозе, и другим музеем, иной организацией или физическим лицом.

Перечень документов для продления срока временной выдачи и временного вывоза из Российской Федерации

1. Копия дополнительного соглашения к договору (соглашению) о проведении выставки либо копия договора с иной принимающей стороной (в случае изменения места проведения выставки).

2. Список музейных предметов и культурных ценностей к выставке в трёх экземплярах.

3. Выписка из протокола заседания ЭФЗК.

4. Выписка из протокола заседания Реставрационного совета.

5. Копия дополнительного соглашения к страховому полису (аддентум) или в случае изменения места проведения выставки копия страхового полиса или Государственной гарантии финансовой ответственности (Government Indemnity) с апостилированным переводом на русский язык.

6. Копия Государственной гарантии неприкосновенности (судебного иммунитета, иммунитета в отношении мер по обеспечению иска и иммунитета в отношении исполнения решения суда) музейных предметов и культурных ценностей, заявляемых к выдаче и временному вывозу и апостилированный перевод на русский язык.

7. Копия типового отчета об объекте принимающей стороны (Facility report).

Перечень документов для продления срока временной выдачи и временного вывоза из Российской Федерации для зарубежной выставки с участием других музеев, иных организаций, физических лиц

1. Копия договора (соглашения) о проведении выставки.

2. Список музейных предметов и культурных ценностей всех участников выставки в трёх экземплярах.

3. Выписка из протокола заседания ЭФЗК музея (для музейных предметов из собственного собрания и предметов, принятых на временное хранение на период проведения выставки).

4. Выписка из протокола заседания Реставрационного совета (для музейных предметов из собственного собрания и предметов, принятых на временное хранение на период проведения выставки).

5. Копия единого полиса страхования на все музейные предметы и культурные ценности для всех участников выставки или Государственной гарантии финансовой ответственности (Government Indemnity) с апостилированным переводом на русский язык.

6. Копия Государственной гарантии неприкосновенности (судебного иммунитета, иммунитета в отношении мер по обеспечению иска и иммунитета в отношении исполнения решения суда) музейных предметов и культурных ценностей, заявляемых к выдаче и временному вывозу и апостилированный перевод на русский язык.

7. Копия типового отчета об объекте принимающей стороны (Facility report).

9. Копия разрешения Минкультуры России на выдачу музейных предметов, содержащих драгоценные материалы (для музеев, не относящихся к ведению Минкультуры России).

10. Копия разрешения(й) учредителя(ей) других музеев, иных организаций на выдачу музейных предметов и культурных ценностей.

11. Копия договора о передаче во временное пользование музейных предметов и/или культурных ценностей, составленный между музеем, ходатайствующим о выдаче и временном вывозе, и другим музеем, иной организацией или физическим лицом.

Правила оформления документов, представляемых музеем в ДКН

1. Ходатайство, договор (соглашение, дополнительное соглашение), выписки из протоколов заседаний должны иметь регистрационные данные (дата, исходящий номер).

2. Выписки из протоколов заседаний ЭФЗК и реставрационного совета и экспертное заключение предоставляются в оригинале.

3. Копии представляемых документов должны быть заверены уполномоченным сотрудником музея и печатью музея. Многостраничные документы могут быть прошиты и заверены подписью уполномоченного сотрудника музея и печатью музея на заверительной записи на обороте последнего листа.

4. Списки предметов имеют вид таблицы со следующими обязательными графами:

номер по порядку (соответствует количеству предметов);

название, автор, дата происхождения, размеры;

материал, техника исполнения;

состояние сохранности предмета;

основные учётные номера (по Книге поступлений (ГИК), инвентарной книге, книге специального учёта, Госкаталогу). Номера по Книге поступлений и Госкаталогу обязательны;

Списки должны быть подписаны директором и главным хранителем музея и заверены печатью музея. Допустимы два варианта:

подписи должностных лиц и печать находятся в конце списка;

список подписывается главным хранителем, утверждается директором музея, заверяется печатью музея.

Печать проставляется рядом с подписями, не закрывая их.

Список брошюруется при количестве листов в списке более 10.

Список предметов имеет два раздела:

предметы Музейного фонда Российской Федерации;

предметы научно-вспомогательного, архивного, библиотечного фондов, культурные ценности, принятые музеем на временное хранение.

Нумерация списка сквозная. В конце каждого раздела указывается количество предметов и общая страховая стоимость (цифрами и прописью). При наличии предметов, содержащих драгоценные материалы, указывается их количество и общий вес драгоценных материалов (цифрами и прописью).

В конце списка указывается общее количество предметов, количество предметов, содержащих драгоценные материалы, общий вес драгоценных материалов, общая страховая стоимость предметов (цифрами и прописью).

БЛАНК МУЗЕЯ

Минкультуры России
Департамент культурного наследия

ФГБУК «Наименование музея» (указать ИНН организации) просит выдать разрешительные документы на временную выдачу и временный вывоз из Российской Федерации музейных предметов, включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации, из собрания музея, организации и/или физического лица* во временное пользование «Наименование принимающей стороны» для экспонирования на выставке «Наименование выставки и место её проведения».

Период выдачи и возврата музейных предметов: с __________ по ____________.

Период экспонирования: с ___________ по ____________.

Период временного вывоза: с __________ по __________.

Всего предметов: _____ (цифрами и прописью)

Из них с содержанием драгоценных материалов (при наличии): _________________
(цифрами и прописью), общим весом: ________.

Общая страховая сумма: ________________ (цифрами и прописью) «наименование валюты».

Фамилия, имя, отчество исполнителя

Тел. или адрес электронной почты

* Указываются в случае временной выдачи и временного вывоза музейных предметов и культурных ценностей, принадлежащих другим музеям или иным юридическим лицам и физическим лицам.

Обзор документа

С 1 февраля 2019 г. изменился порядок получения разрешительных документов для участия в зарубежных выставках.

Музеи направляют ходатайство и необходимые документы для выдачи и временного вывоза музейных предметов и культурных ценностей в адрес Департамента культурного наследия Минкультуры на бумажном носителе и в электронном виде. Приведен образец такого ходатайства, перечислены представляемые документы.

Срок оформления разрешительных документов составляет не менее 30 календарных дней до планируемой даты выдачи музейных предметов.

Переводы госгарантий своевременного возврата и финансовой ответственности должны иметь апостиль.

Источник