договор на передачу персональных данных между организациями
Особенности передачи персональных данных работников
При передаче данных сотрудников в пределах компании или третьим лицам необходимо соблюдать требования Трудового кодекса и Закона о персональных данных, иначе компания может понести финансовые потери
Передача ПД работников в пределах одной организации
Работодатель обязан «осуществлять передачу ПД работника в пределах организации, у одного ИП в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись» (абз. 5 ст. 88 ТК РФ).
Передача ПД работников в пределах одной организации – это перемещение данных между структурными подразделениями. Сюда не входят случаи передачи ПД в группе компаний, которая равнозначна передаче ПД третьим лицам.
Во внутреннем локальном акте у каждой компании и ИП должны быть описаны процедура передачи ПД работников, правила и цели их обработки, перечислены структурные подразделения компании, участвующие в обработке, и т.д. С этим актом работник должен быть ознакомлен во время подписания трудового договора.
Часто предприниматели не соблюдают правило о создании локальных актов о ПД. Также многие не знают о том, что документы, регулирующие правила обработки ПД, должны быть разработаны не только для работников, но и для других категорий субъектов ПД (соискателей, клиентов и т.д.).
Работодатель обязан «разрешать доступ к ПД работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те ПД работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций» (абз. 6 ст. 88 ТК РФ).
Работодатель обязан «передавать ПД работника представителям работников в порядке, установленном настоящим кодексом […], и ограничивать эту информацию только теми ПД работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций» (абз. 8 ст. 88 ТК РФ).
В каждой организации и у ИП должны быть назначены сотрудники, которые имеют право работать с ПД коллег. Одного из них необходимо приказом руководителя назначить ответственным за обработку ПД. В его обязанности должны входить создание локальных актов в сфере обработки ПД и контроль за соблюдением работниками правил, прописанных в этих актах. Наличие такого сотрудника позволяет минимизировать риски компании и разгрузить отдел кадров и руководителя.
Остальные работники должны выполнять обязанности по непосредственной обработке ПД. Обычно это сотрудники бухгалтерии и отдела кадров. Их список необходимо установить приказом или внутренним локальным актом. Эти документы также должны содержать перечень ПД работников, которые могут обрабатываться каждым сотрудником.
Нередко компании не назначают ответственного за обработку ПД и не создают отдельных документов с перечнем лиц, наделенных правом на обработку данных сотрудников.
Ответственность за нарушение закона: штраф для ИП – от 1 тыс. до 5 тыс. руб., для юрлиц – от 30 тыс. до 50 тыс. руб. В случае повторного нарушения штраф для ИП – от 10 тыс. до 20 тыс. руб., для юрлиц – от 50 тыс. до 70 тыс. руб. (ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ).
Также придется выплатить компенсацию морального вреда работнику, чьи права были нарушены.
Пример из личной практики
К нам обратилась компания, которую привлекли к административной ответственности в виде штрафа в размере 45 тыс. руб. по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Госинспекция труда при проверке обнаружила отсутствие локального акта, устанавливающего порядок внутренней передачи ПД работников. Также было вынесено предписание об устранении выявленных нарушений, так как не был составлен перечень лиц, имеющих право на обработку ПД сотрудников.
Пример из судебной практики
ИП привлечен к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ в виде штрафа. Основание – отсутствие у ИП локального акта, регулирующего передачу ПД работников (Решение Игринского районного суда Удмуртской Республики по делу № 12-127/2018 от 19 октября 2018 г.).
Передача ПД работников третьим лицам
Работодатель обязан «не сообщать ПД работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных законом» (абз. 2 ст. 88 ТК РФ).
Работодатель должен получить от работника письменное согласие на передачу его ПД третьему лицу. В согласии нужно обязательно указать реквизиты компании (ИП), которой передаются ПД работника: наименование компании (Ф.И.О. ИП), ОГРН (ОГРНИП), ИНН, адрес места нахождения.
Остальные случаи передачи ПД без согласия будут нарушением закона. Например, когда работодатель передает ПД работника в охранную организацию для оформления пропуска.
Работодатель обязан «не сообщать ПД работника в коммерческих целях без его письменного согласия» (абз. 3 ч. 1 ст. 88 ТК РФ).
Комментарии компетентных органов о применении данного положения закона отсутствуют. Исходя из нашей практики, речь идет не столько о передаче ПД работников третьим лицам, сколько о размещении этих данных на сайте, в рекламных материалах для привлечения клиентов, а также иных действиях работодателя, направленных на увеличение прибыли. Согласие работника здесь также необходимо, поскольку размещение его ПД на сайте не связано с исполнением им своих должностных обязанностей. Примером нарушения данного положения Трудового кодекса является ситуация, когда коммерческие, медицинские и учебные организации публикуют на своих сайтах биографии сотрудников без их согласия.
Работодатель обязан «предупредить лиц, получающих ПД работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие ПД работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности)» (абз. 4 ст. 88 ТК РФ).
В законе не указано, как именно должно оформляться требование о соблюдении конфиденциальности. На практике подписывается соглашение о конфиденциальности или работодатель получает от компании гарантийное письмо.
Иная ситуация, когда ПД сотрудника передаются в целях исполнения договора. Например, при передаче данных работников бухгалтерам на аутсорсе. Работодатель в таком случае обязан соблюдать требования ч. 3 ст. 6 Закона о персональных данных, а именно 3 :
Ни закон, ни разъяснения Роскомнадзора ничего не говорят о форме поручения. На практике под поручением понимается отдельное положение, включенное в текст договора с третьим лицом (согласно ч. 3 ст. 6 Закона о персональных данных). Например, такое поручение может содержать договор на оказание услуг.
Ответственность за нарушения закона: штраф для ИП – от 10 тыс. до 20 тыс. руб., для юрлиц – от 15 тыс. до 75 тыс. руб. (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ).
И придется выплатить компенсацию морального вреда работнику, чьи права были нарушены.
Несмотря на передачу ПД работника третьему лицу, ответственность за их обработку несет работодатель.
Примеры из личной практики
Примеры из судебной практики
Что нужно сделать компании и ИП до передачи ПД работников?
Если ПД работника передаются в пределах одной организации
Если ПД работника передаются третьему лицу, не имеющему по закону права на получение данных без согласия работника
Если ПД работника передаются третьему лицу в целях исполнения договора
1 Абзац 4 п. 4 Разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г. «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве».
2 Абзац 9 п. 4 тех же разъяснений Роскомнадзора.
3 Абзац 2 п. 5 тех же разъяснений Роскомнадзора.
Согласие на передачу персональных данных работников: для чего нужно и как оформить
Передавать персональные данные работников третьим лицам работодатель вправе только с их предварительного письменного согласия. Исключениями являются случаи, прямо оговоренные в ТК РФ, законе «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ и некоторых других НПА. Например, передать персданные сотрудника без согласия можно:
Если передача данных произошла в ситуации, которая законом не предусмотрена, а согласие не оформлялось, работодатель и его ответственные сотрудники могут понести дисциплинарную, материальную, гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность.
Чтобы этого избежать, на каждый случай передачи персданных от работника нужно получать письменное согласие. Например, такое согласие необходимо, чтобы передать сведения о работнике по запросу банка.
Специальная форма согласия на передачу персональных данных третьим лицам не утверждена, но есть общие требования: документ должен указывать, какие сведения, кому и с какой целью работник разрешает передать.
Образец такого согласия подготовили эксперты «КонсультантПлюс». Скачать его можно бесплатно, получив пробный доступ к системе.
Обращаем внимание, что с 01.03.2021 законом от 30.12.2020 № 519-ФЗ введено такое понятие, как персональные данные, разрешенные субъектом персональных данных для распространения. Это данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных путем дачи специального согласия на обработку таких персданных. Требования к содержанию такого согласия утверждены приказом Роскомнадзора от 24.02.2021 № 18 и вступят в силу с 01.09.2021.
Заемщик вправе решать, кому доступны его персональные данные, считают в ЦБ. Что теперь изменится?
ЦБ и Роскомнадзор рекомендуют банкам изменить подход к обработке персональных данных клиентов. Помогут ли регуляторы ограничить передачу данных третьим лицам и снизить риск утечек?
Как сейчас банки используют наши персональные данные и почему мы на это соглашаемся
Кредитные организации являются операторами персональных данных. Для клиента это значит, что они имеют право собирать и обрабатывать личную информацию о нем, например, для заключения и исполнения кредитного договора. Такие действия с личной информацией возможны только с согласия клиента. Клиент может «согласиться», поставив галочку в бумажном договоре, электронной форме или даже — сюрприз-сюрприз! — просто изучая информацию на сайте.
Последний вариант реализовал на своем веб-ресурсе, в частности, СберБанк. Он предупреждает посетителей, что при работе с сайтом они автоматически дают банку согласие на обработку своих персональных данных. Конечно, перечень данных, к которым банк в этом случае получит доступ, будет ограниченным и обезличенным, но в дальнейшем они могут быть использованы для дополнения цифрового профиля пользователя.
Финансовые организации любят включать текст соглашения на обработку и использование персональных данных в другие документы, что не позволяет ограничить использование этих сведений: отказываясь делиться своими персональными данными, клиент фактически отказывается от услуги.
«Часто в банках вы не получаете договор или соглашение на руки, а просто принимаете оферту, даете свое согласие на присоединение к общим условиям, а там вы всё автоматически разрешаете. Конечно, это несправедливо, особенно по отношению к социально значимому населению», — считает председатель правления потребительского кооператива «Инвестиционный капитал» Андрей Каредин.
Обычно организации запрашивают у клиентов следующие сведения: пол, возраст, семейное положение, e-mail и т. п., но это лишь видимая часть айсберга, считает основатель DBX Digital Ecosystem Игорь Захаров. Помимо этих сведений, финансовые организации фиксируют и анализируют и другую информацию: время и длительность активности пользователей на сайте и в личном кабинете (оценивается системами CRM и сервисами веб-аналитики), операции по счетам, направления движения средств, назначения переводов и платежей и др.
Кому и зачем банки передают наши персональные данные
Финансовые организации собирают и используют наши персональные данные непосредственно для заключения и исполнения договора и для собственных нужд, например в рекламных целях. По мнению Андрея Каредина, особенно этим грешат крупные игроки, имеющие собственные экосистемы. «Получается уже фактически спамерская атака, вот ЦБ и Роскомнадзор и вмешиваются», — отмечает Каредин.
Помимо этого, в рамках своих бизнес-процессов банки могут передавать личную информацию о клиентах другим организациям. Как правило, это бюро кредитных историй, страховые компании, операторы связи, коллекторские агентства и партнеры банка.
Причина, по которой личная информация так свободно передается организациям, не имеющим прямого отношения к банковской деятельности, — в размытости формулировок, которые кредитные организации зачастую используют в соглашениях о передаче и использовании персональных данных.
«В настоящее время на практике кредитные организации включают максимально расплывчатые и широкие формулировки, касающиеся обработки персональных данных клиентов, что позволяет им передавать эти данные достаточно широкому кругу лиц, напрямую никак не связанных с банковской деятельностью. Такая информация может использоваться, в частности, для рекламы и других целей, не связанных с выдачей и обслуживанием кредита, в том числе спустя долгое время после фактического прекращения кредитных отношений между банком и клиентом», — поясняет партнер коллегии адвокатов Pen & Paper Сергей Учитель.
Что рекомендуют ЦБ и Роскомнадзор
В начале августа Центробанк и Роскомнадзор опубликовали совместное письмо, в котором рекомендовали финансовым организациям изменить подход к обработке персональных данных клиентов. Регуляторы считают, что банкам следует запрашивать у клиентов отдельное согласие в отношении каждого оператора, которому могут передаваться их персональные данные, включая биометрические. Помимо этого, в документах стоит указывать конкретную дату или период времени, в течение которых допускается обработка персональных данных, без возможности автоматической пролонгации этого срока. При этом обрабатывать данные, согласно закону, значит в том числе собирать, хранить и передавать их.
Роскомнадзор совместно с Банком России напоминает, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением заранее определенных целей, например исполнением обязательств по кредитному договору.
Помогут ли рекомендации ЦБ и Роскомнадзора избавиться от партнерского спама
Стандартный текст заявления о согласии на обработку персональных данных обычно содержит формулировку, разрешающую передавать данные другим организациям. При этом большинство банков не утруждает себя перечислением этих организаций, отделываясь упоминанием загадочных «третьих лиц» или «партнеров». Что это значит на практике, большинство из нас знает на личном опыте: порой стоит один раз дать такое согласие, как на следующий день по «случайному» стечению обстоятельств телефон начинают обрывать эти самые «третьи лица» с предложениями взять кредит, подключить новый тариф сотовой связи или оформить страховку.
Конечно, исполнение рекомендаций регуляторов вряд ли полностью избавило бы нас от партнерского спама, однако необходимость получать от клиентов согласие на передачу их персональных данных каждому возможному партнеру, безусловно, существенно снизила бы энтузиазм финансовых организаций в части распространения этой информации. Кроме того, такая мера помогла бы сузить «круг подозреваемых» в поиске источников утечек личных данных, а заодно и вероятность таких утечек.
Обязаны ли банки исполнять рекомендации ЦБ и Роскомнадзора
Комментируемые рекомендации, изданные в виде информационного письма, не являются нормативным актом ЦБ РФ, имеющим общеобязательный характер и содержащий норму права, поясняет Сергей Учитель. Но необходимо принять во внимание, что рекомендации исходят от главного регулятора банковского сектора, что влечет необходимость для кредитных организаций следовать этим рекомендациям или как минимум учитывать их в своей работе и в разрабатываемых внутренних документах, регламентах и процедурах. Нередко участники банковского сектора России придерживаются позиции, что издаваемые Центробанком рекомендации, комментарии и ответы на наиболее часто встречающиеся вопросы с точки зрения правового значения все равно имеют «силу закона».
Письмо носит рекомендательный характер, однако уже большинство финансовых учреждений могло убедиться по опыту, что отказ следовать рекомендациям регулятора в последующем приводит к более серьезным мерам, добавляет инвестиционный советник ООО «ПФО Холдинг» Руслан Исмаилов.
При этом эксперты считают, что исполнение содержащихся в информационном письме рекомендаций может существенно усложнить процесс оформления банковских договоров и сделать его громоздким как для клиента, так и для банка.
Кто должен отвечать за безопасность персональных данных
Согласно федеральному закону № 152-ФЗ, кредитная организация является оператором персональных данных и непосредственно несет перед клиентами ответственность за сохранность этих данных.
«Оператор персональных данных вправе поручить обработку данных другому лицу. Это делается на основании договора, в котором должны быть предусмотрены объемы передаваемых сведений, перечень действий с ними и прочее. При этом важно учитывать, что ответственной перед заемщиком за любые действия с личной информацией остается кредитная организация», — разъясняет Сергей Учитель.
Другой вопрос — как доказать, что в утечке данных виноват конкретный банк? «В 2020 году Центробанк заблокировал более 25 тысяч мошеннических телефонных номеров, — отмечает Исмаилов. — Тут мы имеем четкое понимание, что базы для обзвона формируются путем «слива» персональных данных из финансовых учреждений. Из федерального закона № 152-ФЗ следует, что максимальный срок хранения сведений, имеющихся в тех же самых банках, четко не определен, но в основном данные должны храниться на протяжении пяти лет с даты исполнения по ним обязательств или же до момента, когда клиент сам их отзовет».
На вопрос Банки.ру о том, как и кому передаются персональные данные клиентов, СберБанк, МКБ, Россельхозбанк, Газпромбанк и УБРиР ответили, что обрабатывают эти данные в соответствии с положениями федерального закона № 152-ФЗ. Другие опрошенные нами банки воздержались от комментариев.
Согласие на распространение персональных данных: новый документ работодателей
эксперт по трудовому законодательству, преподаватель по трудовому праву
Разберемся, что это за согласие, как его оформлять, чтобы избежать огромных штрафов
Зачем нужен новый документ
В марте этого года в обиходе работодателей появилось понятие «персональные данные, разрешенные для распространения» (Федеральный закон от 30.12.2020 № 519-ФЗ). А вместе с ним и новый документ — согласие на обработку персональных данных, разрешенных для распространения. Порядок работы с ним изложен в ст. 10.1 Федерального закона
от 27.07.2006 № 152-ФЗ и Приказе Роскомнадзора от 24.02.2021 № 18. Новый документ призван остановить бесконтрольное использование персональных данных (ПД) граждан третьими лицами.
Обратите внимание: согласие на распространение персональных данных — отдельный документ, его нельзя оформлять в совокупности с другими документами.
Что указывать в согласии
Содержание согласия определяется Приказом № 18. В документе обязательно должны быть:
Если оператором выступает юридическое лицо, субъект должен указать наименование организации, адрес из ЕГРЮЛ, ИНН и госномер, если он его знает.
Если ИП — ФИО, ИНН и госномер, если знает.
Если вы размещаете сведения на нескольких сайтах, укажите полные адреса всех. Человек должен знать, где будет опубликована информация о нем.
Обратите внимание: сотрудник не обязан давать согласие на распространение всех сведений из списка. Он может установить запрет в отношении любого вида информации.
Исключения — информация, которая необходима в рамках действующего законодательства, исполнения требований судебными органами и пр. Здесь никто ограничивать работу с персональными данными не может.
Как получить согласие
Согласие можно получать непосредственно у субъекта в бумажном или электронном формате или через информационную систему Роскомнадзора, которая заработает с 1 марта 2022 года. Приказ о ее создании уже утвержден.
Что делать, если человек отозвал согласие
Если человек передумал, он должен подать оператору, которому предоставлял согласие, требование о прекращении обработки и распространения персональных данных (ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ). Это может быть любое лицо работодателя: генеральный директор, руководитель или специалист отдела кадров — закон не уточняет.
В требовании должны быть указаны: фамилия, имя, отчество (при наличии), контактная информация (номер телефона, адрес электронной почты или почтовый адрес), а также перечень персональных данных, обработка которых подлежит прекращению.
Требование лучше составить в письменной, а не электронной форме, потому что в уже сложившейся практике электронная форма не всегда принимается в качестве доказательств. Поскольку работодатели только начинают работать с согласиями на распространение ПД, то отдельной практики по этому вопросу ни инспекционной, ни судебной пока нет.
Если работодатель самостоятельно не прекращает распространять информацию в течение трех рабочих дней с момента получения требования, человек может обратиться в суд. Если суд не определил дату прекращения распространения персональных данных, то у организации есть три рабочих дня с момента вступления решения суда в законную силу.
Судебное разбирательство очень неудобно прежде всего для самого субъекта, потому что есть установленные законодательством регламенты и сроки. Рассмотрение претензии может затянуться на месяц или дольше.
За отказ прекратить распространение персональных данных предусмотрена административная ответственность. Ущерб может оказаться существенно больше, чем предполагаемая выгода от распространения.
Зачем нужна информационная система (ИС) Роскомнадзора
Новая ИС для работы с согласиями на распространение персональных данных откроется
с 1 марта 2022 года (Приказ Роскомнадзора от 21.06.2021 № 106). Система будет аккумулировать следующую информацию:
Это будет единая база по всем подписанным и отозванным согласиям, запретам и ограничениям.
Важно! Само согласие и содержащиеся в нем персональные данные не передаются в информационную систему Роскомнадзора, оператору и иным третьим лицам.Чтобы сотрудник мог воспользоваться ИС Роскомнадзора, ему необходимо получить электронную подпись, зарегистрироваться в ИС, ввести в форму согласия свои данные и при желании установить запреты и/или ограничения. Работодатель увидит всю информацию тоже только после регистрации. Подробную инструкцию предлагает Приказ Роскомнадзора № 106, но как на практике выстроится взаимодействие, покажет время.
Какие штрафы ждут работодателей
В последнее время законодатели несколько раз корректировали меру ответственности за нарушения в сфере персональных данных. Последнее изменение — от 27 марта 2021 года: штрафы увеличены почти в два раза, появились статьи за повторные ошибки.
Большинство нарушений подпадает под действие ч. 1 ст. 13.11 КоАП — обработка персональных данных, не соответствующая требованиям законодательства или заявленным целям. К ней относятся ошибки в локальных нормативных актах, в порядке сбора и передачи информации и пр.
Если Роскомнадзор обнаружит, что ситуация повторяется, штраф увеличится более чем в два раза (ч. 1.1 ст. 13.11 КоАП).
Для согласий на обработку и распространение персональных данных выделена ч. 2 ст. 13.11 КоАП, она касается нарушений в порядке получения документов или их отсутствия. Поэтому внимательно сверяйте свои документы с требованиями законодательства. Согласие на обработку — со ст. 9 Закона № 152-ФЗ, согласие на распространение — со ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ и Приказом № 18.
Обязательно проанализируйте, по всем ли сведениям у вас есть согласие. Чаще всего из поля зрения работодателей выпадают соискатели, совместители, родственники сотрудников и иные третьи лица, чьи данные обрабатываются в организации.
Штрафы за первое нарушение по ч. 2 ст. 13.11 КоАП:
При повторном нарушении максимальный размер штрафа сейчас может достигать суммы в 500 000 руб. на организацию. Санкции могут применяться к каждому согласию, оформленному с нарушениями или неполученному в установленном порядке, так что ошибки в работе с согласиями на обработку и распространение персональных данных могут обойтись очень дорого.
Но самые суровые части — ч. 8 и 9 ст. 13.11. Они предусматривают наказание за однократные и повторяющиеся нарушения в порядке сбора ПД граждан РФ, их записи, систематизации, хранения, блокировки и уничтожения.
Чтобы не выплачивать огромные суммы, сейчас важно получить сами согласия и проверить их содержание. На этот участок работы Роскомнадзор будет обращать внимание в первую очередь.
Если хотите подстраховаться, воспользуйтесь предложением Роскомнадзора: через сайт ведомства отправьте свою форму согласия на проверку. Специалисты проверят ее и дадут свои рекомендации, что исправить и чем дополнить. Для подачи заявки надо авторизоваться через ЕСИА.
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
Образец согласия на распространение персональных данных 649.1 КБ