договор на покопийное обслуживание офисной техники

Как я покопийную оплату за печать внедрял и отдал обслуживание оргтехники на аутсорсинг

Что мы имеем:
— территориально распределенная организация, с офисом с центре субъекта РФ и количеством офисов в 25 шт. на удалении от 10 до 250 км от главного офиса;
— принтеры и МФУ в количестве 210 шт;
— общий объем печати переваливший за 10 000 000 копий в год;
— имеется организация, обеспечивающая заправку картриджей и ремонт оргтехники;
— хозяйственная служба, обеспечивающая прием техники на ремонт и пустых картриджей из районных офисов, раздачей восстановленного оборудования и заправленных картриджей;
— внезапное сообщение от руководства в духе «хозяйственная служба не справляется с обслуживанием оргтехники, помогите им».

Первой идеей было: «Назначу ответственного, пусть работает». Практика показала, что нельзя просто взять и назначить. Точнее назначить можно, но страдает основной профиль работы сотрудника, обремененного дополнительными обязанностями.
Дальнейшие размышления привели к мысли, что не плохо бы свалить все на организацию, которая уже заправляет картриджи и ремонтирует нам оргтехнику, пусть сами всем процессом занимаются. Опрос хозяйственной службы показал, что такой опыт уже был. Результатом стало резкое увеличение расходов организации в следствии отсутствия контроля за исполнителями: недосып тонера ради более частых заправок, ремонт отдельных частей при необходимости комплексного, чтобы на дополнительной диагностике заработать, проведение обслуживания без замены расходных материалов, что приводило к более частым ремонтам.
Так как верить никому нельзя, сотрудники перегружены, работа стоит, копии грязные, техника сломана (одновременно в ремонте могло находиться до 30 единиц оборудования), то стал я искать принципиально новое решение.

Прошерстив интернет я обнаружил три направления решения своей проблемы:
1. Перейти на электронный документооборот, оставив печать только для малого круга пользователей. Нам он не подошел, т.к. основная масса печати — договора с клиентами и бухгалтерские документы, которые надо хранить в бумажном виде по требованию законодательства.
2. Нанять еще людей, закупить техники и самому себя обслуживать. Вариант хороший, но дорогой.
3. Внедрить обслуживание печатающей техники по принципу оплаты за отпечатанные копии.

Выбрал я, как понятно из заголовка статьи, третий вариант.
К плюсам данного варианта я отношу следующее:
— обслуживающей организации нет смысла обманывать с заправкой картриджей, проведенным тех. обслуживанием и ремонтом, т.к. все недоработки им придется устранять за свой счет, оплатим только за отпечатанные копии.
— все проблемы с логистикой, поддержанием складского запаса, наличием свободных инженеров перекладываются на плечи сервисной организации
— четко видно кто и сколько распечатывает.

О методике отплаты за отпечатанные копии есть множество статей в интернете, где описаны все ее плюсы. Дальше я продолжу про минусы и грабли.
Первый и самый серьезный минус — вы не сможете экономить при внедрении такого решения. Экономия будет, но косвенная, в виде освободившихся трудовых ресурсов, места на складе, работающей техники. К руководству с такими расчетами не пойдешь.
Второй минус заключается в том, что придется серьезно пересмотреть свои требования к печатающей технике. Мы давно уже закупаем только технику, имеющую возможность подключения через Ethernet и поддерживающую SNMP, нам было проще. Расходы на замену оборудования могут быть значительными.
Грабли были следующие:
— сервисная организация была совсем не рада таким переменам, в результате мы ее сменили;
— была проблема в выборе ПО для мониторинга, у нас используется техника нескольких брендов использовать несколько отдельных программ от разных производителей, для мониторинга мы выбрали HP Web JetAdmin, т.к. наши принтеры совместимы с ней, но мы потеряли часть функционала и не можем отслеживать использование принтеров конкретными пользователями, некоторые настраивают Zabbix, но я времени на это не нашел.

При внедрении мы сделали следующие шаги:
1. Провели полную инвентаризацию всего печатающего оборудования.
2. Настроили политики ПО, позволяющие автоматически разносить оборудование по группам в зависимости от их местоположения (по dns-имени и IP-адресу).
3. Дождались когда вся техника будет учтена в ПО.
4. Собрали статистику на момент внедрения и отправили ее сервисной организации.
5. Получили от сервисной организации расчет стоимости обслуживания. Удивились цене, поменяли сервисную организацию.
6. Отдали статистику новой, они забраковали 17 единиц оборудования как совсем изношенные, их мы просто перестали использовать.
6. Заключили договор и приступили к работе.

Работаем мы так уже год. Расходы остались такими же. Мы совсем забыли как это обслуживать оргтехнику. В планах у нас сокращение количества техники в основном офисе, путем выделения отдельного помещения и расположения всей печатающей техники там и отказа от выделенных принтеров для каждого отдела, и возвращение струйной печати как средства глобального снижения расходов.
По конкретным вопросам готов ответить в комментариях.

Источник

Договор на покопийное техническое обслуживание офисной техники

на покопийное техническое обслуживание офисной техники

действующего на основании Устава, с другой стороны (далее Стороны), заключили настоящий Договор о нижеследующем:

1.1 ЗАКАЗЧИК поручает, а ИСПОЛНИТЕЛЬ принимает на себя обязательства по техническому обслуживанию копировальной и множительной техники (далее Оборудования) с целью приведения ее технических параметров в соответствие с нормативами, указанными в сервисной документации, а так же поддержания работоспособности Оборудования в период действия настоящего Договора.

1.2 Перечень Оборудования, принимаемого на техническое обслуживание, и тарифы указаны в Приложении №1, являющимся неотъемлемой частью настоящего Договора.

1.3 К техническому обслуживанию по Договору принимается исправное Оборудование, находящееся в эксплуатации в пределах г. Москвы. Обслуживание осуществляется в будние дни с 9 до 18 часов по московскому времени. Условия обслуживания Оборудования за пределами г. Москвы или во внерабочее время оговариваются сторонами в каждом случае отдельно.

Техническое обслуживание, в соответствии с настоящим Договором, проводится по месту нахождения Оборудования ЗАКАЗЧИКА и включает:

2.1 Проведение профилактических работ с периодичностью, определённой «Руководством по техническому обслуживанию» Оборудования «Service Manual», либо соответственно реальному износу, если он превышает предусмотренный технической документацией производителя на данный вид Оборудования и включающих в себя в зависимости от типа Оборудования:

· диагностику функционирования всех блоков и оборудования в целом;

2.2 Регламентные работы, включающие замену отработавших свой ресурс деталей, проводимые ИСПОЛНИТЕЛЕМ в соответствии с технической документацией отдельно на каждый вид Оборудования (кроме работ, выполняемых пользователем и изложенных в «Руководстве пользователя»).

2.3 Запасные части и расходные материалы, необходимые для выполнения регламентных и ремонтных работ по Договору поставляются ИСПОЛНИТЕЛЕМ и включены в стоимость Договора.

3 ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

3.1 Выполнять работы по техническому обслуживанию и ремонту техники ЗАКАЗЧИКА, в соответствии с п. 2 настоящего Договора.

3.2 В случае неисправности оборудования, по мере поступления заявки выезжать к Заказчику для диагностики и/ или ремонта в течение времени не позднее 18 часов следующего рабочего дня.

3.3 Производить ремонт Оборудования, подпадающего под действие настоящего Договора, за исключением выхода из строя по следующим причинам:

· Повреждения, вызванные механическим воздействием на оборудование;

· использование расходных материалов и запасных частей не поставляемых ИСПОЛНИТЕЛЕМ;

· использование бумаги несоответствующего качества и характеристик;

· тяжелые условия эксплуатации – превышение допустимых нагрузок, повышенная влажность или запыленность помещения;

использование нестационарной сети питания и / или сетей без заземления; попадание в оборудование влаги, жидких и сыпучих веществ, бытовых насекомых; обслуживание Оборудования неквалифицированным персоналом или третьими лицами;

3.4 При невозможности устранения неисправности Оборудования по месту его нахождения, обеспечить транспортировку Оборудования в сервисный центр и обратно своими силами, если выход из строя произошел не по вине ЗАКАЗЧИКА. Продолжительность ремонта Оборудования в сервисном центре не должна превышать 10-ти рабочих дней.

3.5 В случае выхода из строя Оборудования по причинам, указанным в п.3.3, специалистами ИСПОЛНИТЕЛЯ проводится диагностика и, в присутствии представителей ЗАКАЗЧИКА, составляется Акт экспертизы о техническом состоянии Оборудования, который подписывается обеими Сторонами.

3.6 Эксплуатировать Оборудование в соответствии с требованиями и рекомендациями Руководства пользователя фирмы-изготовителя и специалистов ИСПОЛНИТЕЛЯ.

3.7 Предоставлять возможность, время и место специалистам ИСПОЛНИТЕЛЯ для квалифицированного выполнения обязательств по настоящему Договору, а также обеспечивать условия для безопасной работы специалистов ИСПОЛНИТЕЛЯ.

3.8 Незамедлительно сообщать ИСПОЛНИТЕЛЮ о любых отклонениях в работе Оборудования и придерживаться его рекомендаций до момента устранения неисправности.

3.9 Использовать питающую сеть, соответствующую требованиям завода-изготовителя Оборудования с обязательным заземлением.

3.10 В период действия настоящего Договора использовать для Оборудования только расходные материалы, приобретенные у ИСПОЛНИТЕЛЯ или по согласованию с ним (если стоимость расходных материалов не включена в стоимость Договора).

3.11 Своевременно производить оплату услуг по Договору, согласно п.5.6, не позднее 5 банковских дней с момента выставления счета.

3.12 В период действия настоящего Договора ЗАКАЗЧИК не имеет права:

· проводить изменения (модернизацию) Оборудования, находящегося на обслуживании по Договору без предварительного согласования с ИСПОЛНИТЕЛЕМ;

· самостоятельно проводить техническое обслуживание и ремонт Оборудования, находящегося на обслуживании по Договору, а также привлекать и допускать сторонние организации или физических лиц.

· изменять место нахождения Оборудования, находящегося на обслуживании по Договору (не перемещать, не транспортировать) без предварительного согласования с ИСПОЛНИТЕЛЕМ.

3.13 При несоблюдении ЗАКАЗЧИКОМ правил, изложенных п. п. 3.9, 3.10, 3.11, ИСПОЛНИТЕЛЬ снимает с себя ответственность за качество работы Оборудования по Договору и специалистами ИСПОЛНИТЕЛЯ, в присутствии представителей ЗАКАЗЧИКА, составляется Акт технической экспертизы о несоблюдении правил эксплуатации Оборудования.

3.14 В случае если Оборудование вышло из строя по причинам, указанным в п.3.3, или в следствии нарушении п.3.12 настоящего Договора, стоимость ремонта оплачивается ЗАКАЗЧИКОМ сверх цены Договора, в соответствии с расценками, действующими на момент выхода из строя Оборудования.

4 ПОРЯДОК СДАЧИ И ПРИЕМКИ УСЛУГ

4.2 Работы по Договору считаются принятыми с момента подписания ЗАКАЗЧИКОМ бланка ВЫЗОВА. ЗАКАЗЧИК имеет право в письменной форме изложить замечания и выявленные недостатки в обслуживании, относящиеся к данному вызову. В случае отказа от подписания бланка ВЫЗОВА, ЗАКАЗЧИК обязан предоставить ИСПОЛНИТЕЛЮ мотивированный отказ в письменной форме в течение трех дней.

4.4 ЗАКАЗЧИК в течение 10 (десяти) рабочих дней с момента получения документов обязан подписать АКТЫ и возвратить один экземпляр документов ИСПОЛНИТЕЛЯ. В случае если в течение этого времени АКТЫ не будут подписаны, и ЗАКАЗЧИК не предоставит мотивированного письменного отказа в подписании АКТОВ, работы по Договору считаются выполненными полностью.

5 СТОИМОСТЬ УСЛУГ И ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ

5.1 Стоимость услуг по настоящему Договору определяется количеством односторонних копии/отпечатков формата А4, произведенных ЗАКАЗЧИКОМ на Оборудовании, находящимся на техническом обслуживании по Договору, но не может быть меньше минимальной фиксированной стоимости услуг по Договору. Раз в месяц, в дату согласованную с Заказчиком, ИСПОЛНИТЕЛЬ снимает показания счетчиков оборудования, о чем составляется двухсторонний акт. Расчет по оборудованию не имеющему счетчики копий производится по ресурсу устанавливаемых расходных материалов.

5.2 Минимальная фиксированная стоимость услуг по Договору рассчитана на основании рекомендованной нагрузки на аппарат и указывается в Приложении к Договору отдельно для каждой единицы техники.

5.3 Фиксированная цена 1 копии/отпечатка указывается в Приложении к Договору отдельно для каждой единицы техники.

5.4 В зависимости от выбранной расчетной цены 1 копии/отпечатка, в стоимость услуг по настоящему Договору включены:

· затраты на запасные части и расходные материалы для проведения планового технического обслуживания и ремонта оборудования по технологии;

· затраты на запасные части и расходные материалы для проведения планового технического обслуживания и ремонта оборудования по технологии и стоимость расходных материалов для печати (по договоренности с ЗАКАЗЧИКОМ в стоимость копии может входить стоимость бумаги, если она поставляется ИСПОЛНИТЕЛЕМ);

5.5 Расчет стоимости услуг производится ежемесячно в соответствии с п.5.1 настоящего Договора.

5.6 Оплата услуг по настоящему Договору производится ЗАКАЗЧИКОМ ежемесячно по окончании месяца, на основании АКТОВ выполненных работ, в рублях, по курсу Центрального Банка РФ, на день выставления счета, путем перевода требуемой суммы на расчетный счет ИСПОЛНИТЕЛЯ, или внесения денежных средств в кассу ИСПОЛНИТЕЛЯ, не позднее 5 (пяти) банковских дней с момента выставления счета.

5.7 Исполнением обязательств ЗАКАЗЧИКА по оплате в каждом случае считается момент получения денежных средств на расчетный счет ИСПОЛНИТЕЛЯ или внесения наличных в кассу ИСПОЛНИТЕЛЯ.

6 УРЕГУЛИРОВАНИЕ СПОРОВ И АРБИТРАЖ

6.1 Если между ИСПОЛНИТЕЛЕМ и ЗАКАЗЧИКОМ возникают разногласия или споры по настоящему Договору, то стороны стремятся урегулировать их путем проведения двухсторонних переговоров. Если такое урегулирование невозможно и сторонам не удалось достигнуть соглашения, спор передается в Арбитражный Суд г. Москвы.

6.2 В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по настоящему Договору стороны несут материальную и юридическую ответственность, согласно действующему законодательству РФ.

7.1 Ни одна из сторон не будет считаться ответственной за невыполнение своих обязательств по Договору в той степени, в которой выполнение таких обязательств задерживается или нарушается обстоятельствами форс-мажора.

7.2 Под форс-мажорными обстоятельствами понимаются стихийные бедствия, война и военные операции любого характера, блокады, эмбарго, запрещение экспорта и импорта, эпидемия, постановления правительства и иных государственных органов, и другие обстоятельства чрезвычайного характера, которые стороны не могли предвидеть и предусмотреть в ходе исполнения Договора.

8 О намерении расторгнуть договор стороны обязаны оповестить друг друга не позднее, чем за один месяц до расторжения договора.

В случае ликвидации или реорганизации своих предприятий стороны обязуются уведомить одна другую не позднее, чем за 1 месяц.

8.1 Все изменения и дополнения к настоящему Договору оформляются в письменной форме и подписываются обеими сторонами.

8.2 Настоящий Договор и Приложения к Договору составляются в 2-х экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждых из Сторон и подписываются уполномоченными представителями Сторон.

9 СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА

10 АРЕСА И БАНКОВСКИЕ РЕКВИЗИТЫ СТОРОН

Источник

Покопийное обслуживание оргтехники

Покопийный контракт – это самая современная система учета расходов и контроля за процессом печати в форме визуальных показателей (MPS, Контракт с оплатой за отпечатки, Click-контракт).

Работа по такой форме договора предполагает передачу обслуживания печатающей техники- компании аутсорсеру (сервисному оператору) с оплатой только за фактически сделаные отпечатки.

Проконсультируем по всем вопросам покопийного обслуживания, сделаем бесплатный аудит, дадим рекомендации по оптимизации печати в вашей компании.

Оставьте ваши контакты в форме обратной связи или позвоните нам!

Премиальный клиентский сервис

Мы работаем по строго определенным стандартам(SLA – Service Level Agreement) которые регламентируют все важные параметры услуги: время прибытия инженера, сроки восстановления процесса печати, сроки установки подменного оборудования, сроки нахождения техники в сервисном центре, складские запасы тонер-картриджей и комплектующих, а также любые параметры, важные для вашего бизнеса.

Мы непрерывно совершенствуемся и развиваемся вместе с нашими клиентами. За пятнадцать лет мы прошли путь от регионального сервисного оператора до федеральной сервисной компании, эффективно решающей задачи бизнеса наших клиентов во всех городах России.

Каждый клиент нашей компании обладает уникальной корпоративной культурой и бизнес-процессами.

Мы высоко ценим выбор наших клиентов и убеждены, что обеспечить долгосрочное сотрудничество возможно только поддерживая стабильно высокий уровень сервиса и выгодные экономические условия.

Большинство наших клиентов имеет участки, где бесперебойная работа оргтехники –производственная необходимость, и поэтому мы принимаем ответственность за процессы печати документов и отражаем это в договоре.

Как работает покопийный контракт?

Какое оборудование используется в покопийных контрактах

Преимущества покопийного контракта

ВАМ БОЛЬШЕ НЕ НУЖНО:

ВЫ ПОЛУЧАЕТЕ:

Средняя стоимость отпечатка

Как заключить покопийный контракт?

Позвоните или напишите нам и в течение нескольких дней:

Источник

Что такое покопийное обслуживание в офисной печати

Вариант, когда секретарь компании закупает бумагу, а IT-отдел приобретает принтеры и картриджи – не единственный при организации процесса печати. Техникой можно пользоваться в аренду, а платить не за пачки бумаг и десятки картриджей, валяющихся на складе, а за фактический отпечаток. Так что же такое «покопийное обслуживание» и в чем заключается удобство и польза для компаний?

Покопийное обслуживание – организация печати в офисе сторонней компанией с оплатой только за фактически сделанные отпечатки. Стоимость одного отпечатка согласовывается на этапе подписания договора.

Как это – платить только за копию?

При заключении контракта на покопийное обслуживание компания-подрядчик берется полностью организовать процесс печати в вашем офисе. Сюда входит настройка печатной техники, закупка картриджей и бумаги, диагностика и ремонт принтеров. Платить за все это отдельно не нужно – все текущие и будущие расходы закладываются в стоимость копии. При этом цена за копию не будет баснословной.

При покопийном обслуживании ежемесячно вы оплачиваете только тот объем отпечатков, который сделали. Ваши расходы будут состоять из цены одного отпечатка, умноженной на количество копий.

Компания, предлагающая покопийный контракт, заинтересована в выгоде, но накручивать счета за «покопийку» берутся только недостаточно профессиональные или не дорожащие своей репутацией подрядчики. Чтобы избежать накрутки счета, достаточно знать заранее точные объемы печати в компании.

Как узнать объемы печати в своей компании

Перед внедрением покопийного обслуживания либо для внутренней оптимизации инфраструктуры печати вы можете узнать фактический объем печати с точностью до копии. Для этого установите на один из компьютеров компании специальное программное обеспечение и настройте сбор данных с каждого устройства через локальную сеть. Через месяц после установки программы у вас на руках будет таблица, которая покажет, сколько отпечатков сделали ваши сотрудники на каждом устройстве.

Чтобы получить действительно точные цифры по объему печати, важно выбрать для подсчета программное обеспечение, разработанное независимым производителем, которое имеет репутацию и документы, подтверждающие то, что оно дает верные данные. Часто компании пренебрегают этим советом и устанавливают ПО, написанное специально для них студентом или «местным» программистом. Такие программы зачастую не учитывают смену картриджей и имеют высокую погрешность в подсчете. Но в данном случае будьте готовы к тому, что цифры из статистики не будут совпадать с реальными показателями и вы не сможете понять, сколько в итоге вам нужно будет платить за печать в месяц.

В Бюро офисных машин мы называем процесс подсчета объема печати цифровым мониторингом. Это стандартная и обязательная процедура для наших клиентов, планирующих воспользоваться услугами покопийного сервиса или аутсорсинга. Кроме этого, ряд компаний заказывает услугу мониторинга у Бюро офисных машин в качестве самостоятельной услуги. Например, когда перед выбором провайдера печати требуется точная информация для создания спецификации на конкурс. В таком случае руководству компании не приходится самостоятельно подбирать программу для подсчета объема печати и искать человека, который разберется с ее настройками. После отправления заявки, в офис приезжает специалист для установки программы или делает это удаленно, и через месяц отдает на руки таблицу со всеми показателями: на каких печатных устройствах сколько напечатали копий за месяц.

Подробнее о том, для чего нужен цифровой мониторинг печати и как его проводят, вы можете прочитать в нашей Дорожной карте сокращения расходов на печать. Это готовая к применению инструкция, которая содержит рабочие инструменты, подтвержденные на кейсах.

Почему покопийное обслуживание выгодно

Покопийное обслуживание как услуга набирает популярность по целому ряду причин, в числе которых:

Первые два пункта обеспечиваются за счет профессионального сервиса и программного обеспечения, сообщающего провайдеру о проблемах с оборудованием и об остатках расходных материалах заранее. Третий пункт – результат системы оплаты за копию, в которую заранее включены все затраты на возможные ремонты техники. Здесь все логично и понятно. А вот о четвертом пункте мы расскажем подробнее.

По нашему опыту, в среднем каждая компания тратит на бумажный документооборот около 5% выручки. Соответственно, чем крупнее компания, тем больше выходит сумма – и тем существеннее потребность эту сумму сократить. Высвободившиеся средства можно направить на рекламу, повышение зарплат сотрудников, переоборудование офиса, расширение сфер влияния и т.д., то есть вложить в развитие компании. И покопийное обслуживание способствует этому.

Оптимизация расходов при покопийном обслуживании происходит сразу по нескольким причинам:

Покопийное обслуживание не подразумевает под собой раскрытие всей поднаготной вашей компании сторонней организации. Как и то, что кто-то со стороны будет решать, как вам организовывать процесс печати в офисе. При покопийном обслуживании подрядчику будут доступны только технические параметры процесса печати, необходимые для своевременной поставки расходных материалов и исправления ошибок. А то, какое печатное оборудование использовать и как его рациональнее всего разместить, специалисты могут только подсказать, исходя из своего опыта. Окончательное решение по изменениям в процессах печати принимаете только вы.

Источник

Покопийное обслуживание (покопийный контракт)

Покопийный контракт заключается со сторонней компанией-аутсорсером, которая в рамках договора управляет печатно-копировальным оборудованием и предоставляет сервисные услуги по обслуживанию парка оргтехники. Почему PPU (per page printing) контракты могут быть полезными для вас?

Существенные затраты бюджета любой организации уходят на оплачивание износившихся деталей печатающего оборудования, расходных материалов, дополнительных налоговых и арендных взносов за содержание парка печатно-копировальной техники.

Компания-аутсорсер «Мастер-Сервис» с 2010 года является официальным партнером компании «Hewlett Packard» в проектах MPS Russia и одним из наиболее квалифицированных партнеров по поддержке устройств печати НР в Москве и Московской области. Заключая с нами покопийный договор, вы будете оплачивать только копию готового листа в рамках выбранного пакета, а все остальные расходы по сервисному обслуживанию печатающей техники и предоставлению расходных материалов мы возьмем на себя.

В числе наших клиентов

Что вы получаете, заключая с «Мастер-Сервис»
MPS контракт?

MPS является сервисным контрактом, который обеспечивает непрерывную офисную печать на оптимизированной печатной инфраструктуре.

Стандартные требования
к реализации сервисных предложений:

Почему выгодно заключить с «Мастер-Сервис»
покопийный контракт?

Вы раз и навсегда решите следующие проблемы:

Мы работаем со следующими брендами:

Контрактный портфель

Цены на услуги в рамках PPU контракта
в компании «Мастер-Сервис» в Москве

Стоимость сервиса печати формируется на основе алгоритма расчета по следующим составляющим:

При большем количестве отпечатков в месяц проводится индивидуальный расчет.

Источник