договор на услуги документооборота

Договор оказания информационных услуг

Договор оказания информационных услуг представляет собой соглашение, по которому одна сторона по поручению другой стороны предоставляет определенную договором информацию за денежное вознаграждение.

В качестве субъектов по настоящей сделке могут выступать как физические, так и юридические лица. Сторонами по такому соглашению являются Заказчик и Исполнитель.

Информация в качестве предмета договора подразделяется на следующие виды:

• Финансовая и биржевая информация;
• Информация, связанная с деятельностью организаций, компаний и фирм.
• Информация, связанная со статистикой и прогнозами.
• Новостная информация, связанная с экономической сферой и другими различными отраслями.

Вышеуказанное соглашение заключается в простой письменной форме. Поэтому, ниже мы подробно разберем, как оформляется такой документ, и на какие аспекты стоит обратить внимание при его составлении.

Преамбула

Договор оказания информационных услуг

ООО «Консульт», в лице генерального директора Зиновьева Андрея Викторовича, действующего на основании Устава общества, именуемого в дальнейшем Исполнитель, с одной стороны
И
ООО «Холст», в лице генерального директора Мартовских Юрия Альбертовича, действующего на основании Устава общества, именуемого в дальнейшем Заказчик, с другой стороны
заключили настоящий договор о нижеследующем:

В преамбуле отражается следующая информация:

При заключении любого договора необходимо указать положения по всем существенным условиям соглашения. В противном случае сделка будет считаться ничтожной. В нашем случае такими условиями выступают:

Предмет

Информация о предмете договора является неким «фундаментом» при заключении любого вида соглашения. В случае договора оказания информационных услуг, предметом выступают непосредственно сами информационные услуги.
В тексте документа положения о предмете соглашения прописывается следующим образом:

В соответствии с настоящим соглашением Исполнитель в лице ООО «Консульт» обязуется оказать Заказчику в лице ООО «Холст», за оговоренную договором плату, информационные услуги, перечень которых содержится в Приложении 1 к настоящему договору.
Информационные ресурсы, предоставленные Заказчику, являются собственность Исполнителя.
Срок исполнения обязательств: 21 (Двадцать один) календарный день с момента подписания соглашения.

Цена и порядок оплаты оказанных услуг

В данном разделе фигурирует информация о стоимости оказанных информационных услуг. Также следует указать в какой форме, и в какой срок будет произведена оплата труда. Выплата может осуществляться наличным и безналичным расчетом по согласованию сторон.
Итак, указанный раздел выглядит следующим образом:

Цена договора составляет 15 500 (Пятнадцать тысяч пятьсот) рублей 00 копеек.
Оплата осуществляется в виде безналичного перевода денежных средств на банковский счет Исполнителя в день подписания настоящего соглашения.

Права и обязанности сторон

Раздел об обязательствах прописывается с целью конкретизации действий Контрагентов. Так, наличие в договоре положений о правах и обязанностях дает четкое понимание, каким образом стороны должны исполнять свои обязательства по договору.
Итак, формулировки положений прав и обязанностей Контрагентов в тексте документа прописываются следующим образом:

Заказчик вправе:
• Требовать своевременного оказания информационных услуг, указанных в разделе о предмете настоящего соглашения.
• Требовать надлежащего исполнения обязательств Исполнителя по настоящему договору.
Заказчик обязуется:
• Своевременно оплатить предоставляемые Исполнителем информационные услуги.
• Не разглашать конфиденциальную информацию.
• Исполнять свои обязательства в соответствии с настоящим соглашением.
Исполнитель вправе:
• Требовать своевременной оплаты оказанных им услуг в рамках настоящего договора.
• Требовать надлежащего исполнения обязательств Заказчиком по настоящему соглашению.
Исполнитель обязуется:
• Предоставить информационные ресурсы в соответствии с настоящим договором.
• Оказывать информационные услуги в соответствии с настоящим соглашением.
• Не разглашать конфиденциальную информацию.
• Исполнять свои обязательства в строгом соответствии с настоящим соглашением.

Ответственность сторон

В этом разделе обозначаются положения об обстоятельствах, при наступлении которых стороны несут материальную ответственность. Ниже мы представим типовые формулировки положений, которые могут прописываться в тексте документа:

• Стороны несут материальную ответственность в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по настоящему договору.
• В случае оказания услуг с нарушением сроков, определенных настоящим договором, Исполнитель выплачивает пени в размере 3.5% от цены договора за каждый день просрочки.
• В случае просрочки выплаты по оказанным Исполнителем услугам, Заказчик выплачивает пени в размере 3.5% от стоимости услуг за каждый просроченный день.

Порядок разрешения споров

В таком разделе зачастую указываются следующие формулировки:

• В случае возникновения каких-либо споров, стороны разрешают их путем переговоров.
• Если же в процессе переговоров стороны не пришли к компромиссу, споры разрешаются в судебном порядке.

Заключительные положения

Указанный раздел содержит формулировки, которые не попадают под тематику вышеупомянутых разделов. Выглядит это следующим образом:

• Настоящий договор составлен в двух экземплярах. Один экземпляр передается Заказчику, другой передается Исполнителю.
• По всем моментам, которые не оговорены в настоящем соглашении, стороны руководствуются действующим законодательством Российской Федерации.

Заключение

В конце документа указываются юридические адреса и реквизиты сторон. После подписания соглашения Контрагентами, договор оказания информационных услуг считается заключенным.

Источник

Примерная форма договора оказания услуг по ведению кадрового делопроизводства (между юридическими лицами) (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

Договор оказания услуг
по ведению кадрового делопроизводства (между юридическими лицами)

[ место заключения договора ]

[ Полное наименование юридического лица ] в лице [ должность, Ф. И. О. ], действующего на основании [ наименование документа, подтверждающего полномочия ], именуемый в дальнейшем «Исполнитель», с одной стороны и [ полное наименование юридического лица ] в лице [ должность, Ф. И. О. ], действующего на основании [ наименование документа, подтверждающего полномочия ], именуемое в дальнейшем «Заказчик», с другой стороны, а вместе именуемые «Стороны», заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. Предмет договора

1.1. Исполнитель обязуется оказывать услуги по полному сопровождению кадрового делопроизводства Заказчика, а Заказчик обязуется принять и оплатить эти услуги.

1.2. Комплекс оказываемых Исполнителем услуг включает в себя:

— подготовки приказов по личному составу;

— заполнение трудовых договоров, подготовки соглашений о внесении изменений в трудовой договор;

— подготовки иных документов в соответствии с действующим законодательством;

— ознакомление работников с локальными нормативными актами;

— заведение и заполнение личных карточек по форме Т-2;

— учет, заведение и заполнение трудовых книжек работников;

— подготовка уведомлений работникам;

— изготовление копий документов по заявлению работников;

— выдача работникам справок;

— оформление командировок работников;

— оформление поощрений и дисциплинарных взысканий;

— проведение консультаций для работников по трудовому законодательству;

1.3. Срок действия настоящего договора составляет [ срок ].

1.4. В соответствии с условиями настоящего договора Исполнитель оказывает услуги на территории Заказчика.

Заказчик обязуется предоставить Исполнителю помещение, пригодное для хранения кадровой документации, а также оснащенное необходимой офисной мебелью, персональным компьютером с доступом к сети Интернет, принтером, копиром. Все расходные материалы, в том числе канцтовары, предоставляет [ Заказчик/Исполнитель ].

2. Порядок оказания услуг

2.1. Исполнитель посещает Заказчика [ ежедневно/еженедельно/др. ] в объеме [ значение ] часов.

В случае необходимости время оказания услуг может быть увеличено, но не более чем на [ значение ] часов в неделю.

2.2. Обо всех изменениях в движении персонала Заказчик информирует Исполнителя не позднее рабочего дня, следующего за днем, когда у Заказчика появилась информация о таком движении (подача заявления сотрудником, приказ руководителя, вынесение судебного акта и т. д.).

2.3. Информирование Исполнителя о движении сотрудников Заказчика производится посредством [ вписать нужное, например, электронной почты по адресу: [ адрес ]].

3. Стоимость услуг и порядок расчетов

3.1. Стоимость услуг по настоящему договору определяется исходя из количества сотрудников Заказчика и составляет [ сумма цифрами и прописью ] рублей за человека в месяц.

Количество работников Заказчика определяется ежемесячно на первое число расчетного месяца.

3.2. Оплата оказанных услуг производится ежемесячно на основании актов оказанных услуг, являющихся неотъемлемой частью настоящего договора и подписываемых Сторонами до [ значение ] числа месяца, следующего за расчетным.

Заказчик производит оплату услуг в течение [ значение ] дней после подписания Сторонами Акта оказанных услуг (Приложение N 1).

3.3. Дополнительные услуги оплачиваются Заказчиком отдельно в соответствии с прейскурантом цен Исполнителя.

3.4. В случае невозможности исполнения, возникшей по вине Заказчика, услуги подлежат оплате в полном объеме.

3.5. Оплата Заказчиком услуг производится путем [ указать способ оплаты ].

4. Права и обязанности сторон

4.1. Исполнитель обязуется:

4.1.1. Оказать Заказчику услуги в полном объеме и надлежащего качества в соответствии с действующим законодательством.

4.1.2. Обеспечивать непрерывность ведения кадрового делопроизводства Заказчика независимо от естественных причин отсутствия специалистов, закрепленных за Заказчиком (отпуска, больничные и т. д.).

4.1.3. Предоставлять Заказчику достоверную информацию о профессиональных навыках и опыте работы специалистов Исполнителя, которые непосредственно будут оказывать услуги Заказчику.

4.1.4. Сохранять конфиденциальность и не допускать разглашения третьим лицам сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну Заказчика, в том числе персональные данные работников Заказчика, которые станут известны в процессе оказания услуг.

4.1.5. Обеспечивать сохранность помещения и оборудования, переданных Заказчиком для оказания услуг.

4.1.6. Извещать Заказчика обо всех обстоятельствах, затрудняющих или делающих невозможным исполнение своих обязательств по настоящему договору в течение [ значение ] с момента их возникновения.

4.1.7. Устранять выявленные Заказчиком в процессе оказания услуг недостатки в течение [ значение ] дней с момента получения соответствующего уведомления.

4.2. Исполнитель имеет право:

4.2.1. Запрашивать и получать необходимую информацию у Заказчика.

4.2.2. Требовать обеспечения своевременной приемки оказанных услуг и подписания акта оказанных услуг либо обоснованного отказа от его подписания в установленные сроки.

4.2.3. Требовать своевременной оплаты оказанных услуг в соответствии с условиями настоящего договора.

4.2.4. Требовать оплаты штрафных санкций.

4.2.5. Отказаться от исполнения обязательств по настоящему договору при условии полного возмещения Заказчику убытков.

4.3. Заказчик обязуется:

4.3.1. Производить оплату оказанных услуг в установленные настоящим договором сроки.

4.3.2. Создать необходимые условия для обеспечения полного и своевременного оказания Исполнителем услуг.

4.3.3. Предоставлять Исполнителю точную и своевременную информацию о движениях в кадровом составе.

4.3.4. Предоставить Исполнителю беспрепятственный доступ ко всей необходимой для оказания услуг документации.

4.3.5. Ежемесячно совместно с Исполнителем производить приемку оказанных услуг.

4.4. Заказчик имеет право:

4.4.1. Требовать надлежащего исполнения обязательств по настоящему договору.

4.4.2. Требовать своевременного устранения выявленных недостатков.

4.4.3. Требовать оплаты штрафных санкций в соответствии с условиями настоящего договора.

4.4.4. Отказаться от исполнения настоящего договора при условии оплаты Исполнителю фактически понесенных им расходов.

5. Ответственность сторон

5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по настоящему договору Стороны несут ответственность в соответствии с действующим гражданским законодательством.

5.2. В случае просрочки оплаты стоимости услуг Заказчик выплачивает Исполнителю пени в размере [ значение ] % от суммы долга за каждый день просрочки.

5.3. Если услуги не были оказаны по вине Исполнителя, то Исполнитель уплачивает Заказчику штраф в размере [ вписать нужное ], а также возмещает Заказчику понесенные им убытки.

5.4. Исполнитель не несет ответственности за задержку выполнения услуг, если задержка произошла из-за действий/бездействий Заказчика.

5.5. Выплата Сторонами штрафных санкций, установленных настоящим договором, не освобождает их от выполнения принятых на себя обязательств.

5.6. Стороны освобождаются от ответственности за частичное или полное неисполнение обязательств по настоящему договору, если они докажут, что оно явилось следствием обстоятельств непреодолимой силы, возникших после заключения договора в результате событий чрезвычайного характера.

6. Порядок разрешения споров

6.1. Все споры и разногласия между Сторонами, возникающие в период действия настоящего договора, разрешаются Сторонами путем переговоров.

6.2. В случае невозможности урегулирования споров и разногласий путем переговоров спор подлежит разрешению [ наименование арбитражного суда ] в соответствии с законодательством РФ.

7. Заключительные положения

7.1. Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания и действует до полного выполнения Сторонами своих обязательств по настоящему договору.

7.2. Все изменения или дополнения к настоящему договору действительны, если они подписаны уполномоченными лицами обеих Сторон.

7.3. Настоящий договор может быть расторгнут досрочно по основаниям, предусмотренным Гражданским кодексом Российской Федерации.

7.4. Во всем остальном, что не предусмотрено настоящим договором, подлежит применению гражданское законодательство Российской Федерации.

7.6. Неотъемлемой частью настоящего договора является:

Источник

Договор об оказании услуг

Образец договора в 2021 году

Бланк договора об оказании услуг

Образец договора, подготовленный специалистами сервиса.

Правила заключения договора возмездного оказания услуг

Под услугами закон понимает совершение определенных действий по поручению заказчика. Такая сделка носит возмездный характер и оформляется в виде письменного договора.

Содержание договора

Обязательными условиями являются:

Шапка договора

В шапке укажите дату и место заключения соглашения, и реквизиты сторон. Сторонами в данном случае будут являться Заказчик и Исполнитель.

Для юридического лица в шапке необходимо прописать наименование организации и лицо, которое будет действовать от имени организации. Для ИП указываем ФИО, ОГРНИП и дату регистрации. Для физического лица укажите фамилию, имя и отчество, а также паспортные данные и адрес регистрации.

Предмет договора

В его качестве могут выступать:

Также нужно согласовать объём предоставляемых услуг:

Исполнение договора и порядок расчетов

Необходимо предусмотреть порядок приема оказанных услуг. Обычно сторонами подписывается акт приема-передачи выполненных услуг. Если стороной соглашения выступает юридическое лицо или ИП, то можно оформить УПД (универсальный передаточный документ), который заменяет собой акт выполненных работ.

Укажите в договоре сроки для предоставления акта выполненных работ исполнителем и для ответа заказчика на данный акт.

Пропишите в договоре порядок оплаты оказанных услуг: в наличной или безналичной форме, предоплата или оплата по факту и т.д.

Иные положения

Укажите ответственность сторон за нарушение условий соглашения:

Определите срок действия договора — обычно он вступает в силу с момента подписания и действует либо:

Также нужно предусмотреть порядок урегулирования споров. Можно прописать обязательный претензионный порядок, а также изменить подсудность рассмотрения спора.

Источник

Работа с договорами. На что обратить внимание

Ведение договорного документооборота является одной из ключевых задач в работе любой организации, а такой процесс, как заключение договора, требует повышенного внимания. Стоит отметить, что этот процесс включает в себя каждый шаг работы с договором, от создания и утверждения до внесения корректировок и контроля соблюдения обязательств сторон.

Полный цикл работы с договором — это сложный процесс, в который обычно вовлечены сразу несколько подразделений компании, что влечет за собой большие риски возникновения ошибок и весьма размытые сроки введения документа в силу.

Зачастую работа строится по принципу — кто свободен, тот и ответственный. Но это в корне не верно.

Правильно организованная и регламентированная работа с договорами заметно снижает эти риски, в то время как автоматизация согласования договоров полностью исключает их и делает этот процесс абсолютно прозрачным.

Зачем создавать регламент?

Но, прежде чем внедрять электронный документооборот, необходимо разработать регламент о договорной деятельности компании с такими разделами как: порядок согласования договора и сроки исполнения, ответственные лица, учет договоров, контроль соблюдения сроков. После создания подобного положения, можно приступать к выбору СЭД и автоматизации документооборота.

Регламент структурирует и четко расписывает все этапы работы с договорами, определяет ответственных лиц, регламентирует процесс согласования.

Если все сделано правильно, то в организации:

При этом можно поручить подготовку договоров специальному отделу, группе специалистов или по каждой сделке ответственными будут разные лица, например, менеджеры по продажам будут работать каждый со своим кругом клиентов.

Второй вариант более гибкий, т.к. можно дать менеджерам определенные права менять условия доставки, размер скидки и другие параметры, чтобы привлечь клиента.

Какой бы подход вы не выбрали, но в итоге все равно все контракты будут собираться в одном месте, к примеру, в бухгалтерии, или у руководителя подразделения. Их хранение — это тоже часть бизнес-процесса.

Независимо от организационных особенностей, необходимы единые для всех сотрудников правила и инструкции по работе с договорами. Ограничение прав и обязанностей отдельных работников — юрист будет рассматривать договор с точки зрения права, главбух — с финансовой точки зрения и налогообложения и т.д.

Стоит также определить, кто принимает окончательное решение и подписывает договор. Причем можно разделить разные виды сделок — с поставщиками, покупателями, на услуги связи, по командировкам и т.д.

Проще всего собрать все правила в едином документе, например. в Положении по договорной работе.

С чего начать?

В Положении предусмотрите несколько разделов:

По каждому этапу должен быть назначен ответственный, который будет вести учет, координировать работу и следить за исполнением.

Когда вы подготовили регламент, можно переходить к составлению стандартных форм, которые будут универсальны и могут использоваться без специального согласования.

В таком договоре можно сразу установить обычные условия для клиентов, например — срок поставки товара 10 рабочих дней, транспортные расходы за счет покупателя, 100% предоплата. Если какие-то условия будут меняться, их необходимо согласовать по регламенту.

Не забудьте о деталях

Определите формат проекта договора. Изначально ведь не обязательно иметь бумажный оригинал или электронный договор, достаточно обычного файла, составленного в Word или pdf.

Обговорить алгоритм действий на случай, если не получается прийти к единому мнению по тексту договора.

Если у вас есть юридический отдел или юрист, то, скорее всего он и сам знает, что делать. Если нет — постарайтесь обратить внимание на некоторые важные особенности:

Чем вы рискуете, заключая договор: ТОП рисков и способы, как их избежать

Если ваш контрагент ненадежен, то вам грозит в лучшем случае запрос на целую кучу документов, в худшем — серьезные финансовые потери и доплата налогов.

Пример преамбулы договора: ООО «Спутник», в дальнейшем именуемое Поставщик, в лице коммерческого директора Иванова И.И., действующего на основании доверенности № 456 от 01 февраля 2021 года, и ООО «Петров и Ко», именуемое в дальнейшем Покупатель, в лице менеджера Сидорова С.С., действующего на основании Приказа № 6 от 31 декабря 2020 года.

У предоставленных полномочий есть границы и сроки. Допустим менеджер может подписывать договор, но не имеет право вносить в него изменения, а его доверенность действует только 1 месяц.

Доверенность должна содержать данные о доверителе и доверенном лице, иметь номер и дату, срок действия.

В чем же плюсы СЭД?

Согласование договора является ключевым этапом при автоматизации электронного документооборота. В первую очередь, этот процесс должен быть основан на положении о договорной деятельности, включающем в себя список уполномоченных лиц, последовательность в движении договора и сроки его согласования.

На этом этапе система автоматически рассчитывает маршрут движения договора. Для этой работы СЭД использует матрицу согласования и визирования, с помощью которой система определяет документ по таким признакам как вид договора, ответственные лица, тип контрагента и т.д.

При ручном ведении договора время на его конечное утверждение равняется тому времени, которое требуется для утверждения каждым из ответственных лиц или отделов. Согласование договоров при помощи СЭД автоматизирует этот процесс и рассылает требующий утверждения договор по всем согласующим сотрудникам одновременно или в той последовательности, которая необходима. Это значительно упрощает процесс согласования.

После учета и внесения всех предложенных исправлений, договор снова выходит на тот же цикл согласования. Как только документ согласован, он отправляется на утверждение руководителю организации.

Поддержка работы с электронной подписью и интеграция с Диадок позволяет максимально ускорить подписание договора вашим контрагентом.

Подводя итоги, можно сказать, что автоматизация договорного документооборота делает работу с договорами максимально удобной и эффективной, значительно сокращает время работы с каждым из них и повышает уровень безопасности работы с документами.

С документами могут работать сразу несколько сотрудников, даже если они находятся на удаленке.

Источник

Электронный документооборот: как оформить?

Сегодня электронный документооборот смело врывается в нашу жизнь, сегодня практически все компании применяют электронные документы, пользуются электронной почтой, электронные декларации, тем более что для налогообложения НДС обязательность деклараций установлена законодательно. перешел дальше и использует в повседневной жизни системы электронного документооборота и перевел всю отчетность и первичные документы в электронный вид.

Понятие электронного документооборота и плюсы электронного документооборота

Электронный документооборот имеет свои плюсы и минусы.

Таблица
Плюсы и минусы электронного документооборота

, электронный документооборот предусмотрен в налоговом законодательстве. Например, при подаче отчетности по страховым взносам или НДФЛ, ее необходимо подавать в электронном виде, если численность компании составляет более 25 человек. Сдавать отчетность в электронном виде необходимо подавать декларацию в электронном виде. Кроме того, пояснения, если отчетность подана в электронном виде, в 2017 году также необходимо будет давать в виде электронного документа.

, электронный документооборот принят в бухгалтерском учете. Согласно закону № «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
, в 2017 году электронный документооборот получит еще большее развитие в судопроизводстве. Так, многие привыкли к тому, что решения судов публикуются в электронном виде в сети Интернет. Согласно статье 4 АПК РФ исковое заявление, заявление, жалоба, представление и иные документы могут быть поданы в суд на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте суда в сети «Интернет». Аналогичные положения установлены в части гражданского процесса.

, электронные технологии плотно вошли в нашу жизнь в части применения электронного документооборота в тендерной документации, проведении электронных аукционов. Согласно статье Федерального закона от № (ред. от ) «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» под аукционом в электронной форме (электронным аукционом) понимается аукцион, при котором информация о закупке сообщается заказчиком неограниченному кругу лиц путем размещения в единой информационной системе извещения о проведении такого аукциона и документации о нем, к участникам закупки предъявляются единые требования и дополнительные требования, проведение такого аукциона обеспечивается на электронной площадке ее оператором.

Пятая причина связана с тем, что сегодня многие компании работают в различных регионах, с разными городами, поэтому для организации эффективного бизнеса необходимо ускорить документооборот и упростить взаимоотношение между сторонами. В этой связи интуитивно многие компании вводят электронный документооборот.

Как ввести электронный документооборот?

На втором этапе необходимо выбрать, какую подпись будет использовать компания при оформлении документов.

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

На четвертом этапе необходимо предоставить документы для заключения договора.

Пятым этапом является заключение договора с удостоверяющим центром. Согласно статье 2 Федерального закона от № (ред. от ) «Об электронной подписи» удостоверяющий центр — юридическое лицо, индивидуальный предприниматель либо государственный орган или орган местного самоуправления, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции.

Шестым этапом является внедрение электронного документооборота в компании, организация конкретного обмена электронными документами. составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих в соответствии с утвержденным форматом.

Что должен содержать договор с удостоверяющим центром?

Заключая договор с удостоверяющим центром важно обратить внимание на предмет договора. Согласно статье 432 ГК РФ это условия, обязательные для договоров данного вида. Договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. То есть важно прописать наиболее четко предмет договора.

Предмет договора следует из закона «Об электронной подписи».

Как организовать электронный документооборот внутри компании?

Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати, поскольку печать не является обязательным реквизитом. Внутри компании могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Например, без электронной цифровой подписи может осуществляться постановка документов на контроль.

Если вы хотите организовать документооборот со своими контрагентами, то необходимо соответствующие положения включить в договор с контрагентом.

Документы формируются и подписываются в электронном виде. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

Как организовать хранение электронных документов?

Каким образом необходимо хранить документы?

, необходимо подготовить номенклатуру дел конкретной организации. Номенклатура дел будет различаться в зависимости от компании, сферы деятельности.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

, необходимо сформировать дела. для этого необходимо провести экспертизу ценности документов, которые будут храниться в электронном виде. Напомним, что есть нормативные сроки хранения отдельных документов. Например, бухгалтерские документы хранятся в течение 5 лет, а налоговые — в течение 4 лет.

, необходимо проставить отметку, что данные хранятся в электронном виде в номенклатуру дел. Например, «Графики учета рабочего времени. Электронные документы».

, нужно заархивировать документы.

Прежде чем поместить электронное дело на хранение, его нужно:
— выгрузить из электронной системы (если документ создается в специальном программном продукте);
— защитить от возможных изменений, сохранив в подходящем формате;
— записать на носитель информации.

Общепринятый формат для хранения и архивирования электронных документов — PDF/A. Следует отличать его от привычного PDF, с каждым обновлением которого появляются все новые возможности для работы с файлами. PDF/A предназначен для другого: это формат для долгосрочного архивного хранения электронных документов.

Пятым шагом является составление описей. В опись включаются все электронные дела, которые были сформированы в отношении электронных документов. Однако вместо количества листов, которое указывается при формировании дел на бумажных носителях указывается объем электронных документов.

Формат описи может выглядеть следующим образом:

В некоторых случаях необходимо уничтожить документы. Например, достаточно долго хранились служебные записки, срок хранения истек и необходимо их уничтожить. В этом случае проводится экспертиза ценности документов. Такую экспертизу может провести специальная комиссии. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документов. Форма подобного акта разрабатываются компанией самостоятельно. И на основании акта диски или иные носители информации просто уничтожаются.

В заключение необходимо отметить, что, безусловно, будущее за электронными документами. Однако важно правильно организовать электронный документооборот. Многие компании сталкиваются с проблемами неправильной организации документооборота, когда к электронному документообороту подключается только одно рабочее место в отделе или даже департаменте, когда большая половина документов ведется на бумажных носителях. Поэтому все вопросы в отношении электронного документооборота нужно решать «на берегу» на этапе внедрения системы.

Хватит гуглить ответы на профессиональные вопросы! Доверьте их экспертам «Клерка». Завалите лучших экспертов своими вопросами, они это любят!

Ответ за 24 часа (обычно раньше).

Вся информация про безлимитные консультации здесь.

Источник