договор о передаче документов на хранение в архив
Акт приема-передачи дел на архивное хранение
Организации, как частные, так и государственные, обязаны хранить свою документацию определенные сроки. Бумаги не всегда находятся в архиве компании, их можно сдавать на хранение в государственные или муниципальные архивы. Это делается после заключения договора с учреждением. При сдаче бумаг заполняют акт приема-передачи документов на архивное хранение.
Общая информация
Организации сдают документы в сторонние архивы, если истекли сроки их хранения либо имеет место ликвидация или реорганизация предприятия или компании. Процедура проводится в строгом порядке: организация заключает договор с архивом, составляет опись документов, работники архива проводят их тщательную проверку и экспертизу научно-практической ценности, формируя дела, исправляя ошибки до того, как бумаги попадут в архив. Процедура осуществляется в присутствии представителя организации, сдающей дела.
Вместе с делами работнику архива необходимо передать историческую справку компании (при первом обращении в учреждение), письмо на имя руководителя, где указано количество дел и их последние даты, описи дел в 3 экземплярах с предисловиями. Также при необходимости передают справку, фиксирующую неполную сохранность дел или отдельных бумаг в них.
Архив принимает дела на хранение только после экспертизы документов по описи и подписания акта приема-передачи.
Если компания сдает документы в собственный архив, то процедура проходит почти аналогично. Документы готовит ответственный работник подразделения, при необходимости после консультации с делопроизводителями, бухгалтерами и т.д. Бумаги сдают с описью, а по окончании проверки документов сотрудником архивного подразделения подписывают акт приема-передачи дел.
К сведению! Работа с архивными бумагами регламентируется ФЗ от 22 октября 2004 года №125 (ФЗ «Об архивном деле в РФ»).
Как составить акт приема-передачи дел на архивное хранение
Для передачи дел в государственный архив законодательством был разработан специальный бланк. Он является Приложением №35 к «Основным правилам работы архивов организаций», которые были одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.
Также есть аналогичный бланк — Приложение №20 к Приказу Минкультуры РФ от 31 марта 2015 года №526. Эти формы компании могут использовать для составления собственного бланка акта, изменив или дополнив их под свои нужды. В качестве образца мы приводим форму из приказа Минкультуры №526.
В бланк необходимо внести следующие сведения:
После заполнения и тщательной проверки формы руководители архива и организации должны утвердить документ. Для этого они расписываются в специальных графах в верхней части документа.
К сведению! 20 декабря 2019 года приказом №236 Росархив утвердил обновленный перечень документов организаций со сроками их хранения.
Договор о сроках и условиях депозитарного хранения и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности
Договор № 1/390-Д/4/1-Д
О сроках и условиях депозитарного хранения и использования
документов Архивного фонда Российской Федерации,
находящихся в федеральной собственности
В соответствии с пунктом 2 статьи 18 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от 27 декабря 2006 г. № 808 «Об утверждении перечня федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности» Государственная корпорация по атомной энергии «Росатом» (далее – Госкорпорация «Росатом»), в лице генерального директора Госкорпорации «Росатом» Кириенко Сергея Владиленовича, действующего на основании Федерального закона от 1 декабря 2007 г. № 317-ФЗ «О Государственной корпорации по атомной энергии «Росатом», с одной стороны, и Федеральное архивное агентство (далее – Росархив), в лице Руководителя Росархива Артизова Андрея Николаевича, действующего на основании Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 г. № 290 «О Федеральном архивном агентстве», с другой стороны, заключили настоящий договор и приняли на себя следующие обязательства:
1. Предмет договора
Настоящим Договором устанавливаются сроки и условия депозитарного хранения и использования документов Архивного фонда Российской Федерации находящиеся на хранении в Частном учреждении «Центральный архив атомной отрасли Государственной корпорации по атомной энергии «Росатом», а также образовавшихся и образующихся в процессе деятельности Госкорпорации «Росатом», подведомственных Госкорпорации «Росатом» федеральных государственных унитарных предприятий и федеральных государственных учреждений, акционерных обществ и учреждений Госкорпорации «Росатом», их дочерних и зависимых обществ, общественных организаций и объединений работников атомной отрасли, и их предшественников, именуемые в дальнейшем документы Архивного фонда Российской Федерации.
2. Обязательства сторон
2.1. Госкорпорация «Росатом»:
2.1.1. обеспечивает в работе с документами Архивного фонда Российской Федерации соблюдение требований Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», других федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, нормативных правовых актов специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти, осуществляющего функции по нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела, а также Госкорпорации «Росатом» и настоящего Договора.
2.1.2. обеспечивает сохранность документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с установленными требованиями в течение всего срока их депозитарного хранения, установленного настоящим Договором;
2.1.3. организует и проводит экспертизу научной и практической ценности документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с установленными правилами;
2.1.4. организует и проводит работу по упорядочению документов Архивного фонда Российской Федерации, обеспечивает создание справочно-поисковых средств к указанным документам, а также создание страховых копий особо ценных, в том числе уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;
2.1.5. осуществляет учет документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с установленными правилами и представляет в Росархив учетные сведения об объеме и составе документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;
2.1.6. организует работу по выявлению уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации для включения в установленном порядке в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;
2.1.7. осуществляет в соответствии с установленными правилами передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение по истечении сроков депозитарного хранения, установленных настоящим Договором;
2.1.8. организует использование документов Архивного фонда Российской Федерации работниками Госкорпорации «Росатом», федеральными государственными гражданскими служащими, заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, организациями и гражданами в соответствии с законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти, осуществляющего функции по нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела, а также Госкорпорации «Росатом»;
2.1.9. организует и проводит рассекречивание документов, находящихся на депозитарном архивном хранении, включая документы Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с Законом Российской Федерации «О государственной тайне», ежегодно информирует Росархив о результатах рассекречивания документов;
2.1.10. представляет на согласование в Росархив проекты следующих документов:
перечень документов с указанием сроков их хранения;
положение о Центральной экспертной комиссии Госкорпорации «Росатом»;
нормативные правовые акты по архивному делу.
2.2.1. согласовывает представленные Госкорпорацией «Росатом» проекты документов, указанных в пункте 2.1.10 настоящего Договора.
2.2.2. оказывает помощь Госкорпорации «Росатом» в методическом обеспечении работы с документами Архивного фонда Российской Федерации по вопросам, входящим в компетенцию Росархива;
2.2.3. принимает участие в проверках соблюдения Госкорпорацией «Росатом» законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела, организуемых специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по надзору за соблюдением законодательства в архивном деле.
3. Сроки депозитарного хранения документов.
3.1. Установить срок депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в архивах Госкорпорации «Росатом» – 100 лет.
3.2. Срок депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации может быть изменен по взаимному согласию договаривающихся Сторон. Изменение сроков депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации оформляется в виде дополнения к настоящему Договору.
Стороны принимают участие в подготовке документальных публикаций, выставок и других общественно значимых мероприятий, проводимых другой стороной.
5. Срок действия Договора.
Настоящий Договор вступает в силу с момента его подписания обеими сторонами и является бессрочным. Договор может быть изменен по согласованию сторон.
6. Ответственность сторон.
За нарушение принятых по настоящему Договору обязательств стороны несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Настоящий Договор составлен в двух экземплярах, оба экземпляра имеют одинаковую юридическую силу.
Сдача документов в архив
Архив имеется во многих сферах жизни. Как правило, его назначение одинаковое — длительное хранение полезных материалов. С точки зрения организации он является отдельным структурным подразделением для хранения больших объемов документов. Важно понимать, что передача дел в архив — это не просто взять кипу бумаг и положить на свободное место. Для этого требуется установленный заранее порядок. Подготовку осуществляют квалифицированные специалисты.
При это весь объем дел по длительности хранения классифицируется на следующие типы:
Также имеются личные дела, которые рассматриваются отдельно.
Общий порядок передачи документов в архив
Процесс происходит в несколько этапов:
Каждый шаг требует предельной аккуратности и внимательности. Ведь ошибки могут привести к дополнительной головной боли при проверке организации налоговыми органами.
Экспертиза ценности
Подразумевает определение сроков хранения и ценности рассматриваемых документов. Проводится специальной экспертной комиссией при организации, действует постоянно. В зависимости от размеров предприятия структура и численность состава самой комиссии также может отличаться. В среднем это около 30 самых опытных и квалифицированных специалистов компании. Обязательными членами выступают: заместитель руководителя и сотрудник, отвечающий за архив.
Обычно подобные структурные подразделения имеют непосредственную связь с экспертными комиссиями самих архивов, где будут храниться дела организации. Их называют экспертно-проверочными комиссиями.
Функции органа, проводящего экспертизу, сводятся не только к определению сроков и ценности. Комиссия также рассматривает предложения по работе с номенклатурным перечнем: правила работы с ним, изменения сроков хранения отдельных дел и рекомендации к их правильному оформлению. Также составляются методические пособия, облегчающие понимание и работу.
Отражение в «1С: Документооборот»
В электронной форме процесс организован более комфортным образом. Потому что в 1С есть советы и подсказки по заполнению и правильному оформлению документов.При допущении серьезных ошибок программа выдаст сообщение. Но требования к ведению от этого не меняются.
По результатам экспертизы составляются отдельные описи дел для электронного документооборота.Дела, подлежащие хранению, и описи к ним рассматриваются на заседании комиссии. Для участников важно определить, что остается в организации и что отдается в архив.
Помимо этого формируются акты для документов, которые подлежат уничтожению. Сам процесс возможен только после согласования с руководителем и экспертно-проверочной комиссией, если это потребуется. Уничтожения происходит обоих экземпляров документов: бумажного и электронного. Физическое уничтожение производится обычно специальным оборудованием, например, шредерами. Электронное обычно сопровождается удалением данных.
Подготовка и оформление дел
Этот этап также подразумевает работу как с бумажными, так и с электронными документами. Ключевым действием является оформление. В зависимости от типов дел меняются и требования к тому, как их подготовить. Особо тщательно необходимо оформлять документы для постоянного хранения. Это вполне естественно, ведь они не должны утратить свой вид в течение длительного времени.
При подготовке следует правильно оформить обложку и составить лист-заверитель. Относится к каждому акту. Чтобы бумага со временем не испортилась, нужно избавить ее от соприкосновения с металлическими изделиями. Известно, что металл подвержен коррозии.
Важным аспектом является и нумерация. Здесь нельзя допускать много ошибок, страницы помечаются карандашом арабским цифрами по порядку.
Далее заслуживает рассмотрения внутренняя опись. В ней указывается количество принятых документов, сведения о них и итоговые значения. Имеет установленную форму.
Теперь подробнее про обложку дел. В ней указываются: название предприятия и конкретного подразделения, даты и срок хранения, количество листов, внутренние идентификаторы. В 1С имеется заранее подготовленная печатная версия (форма). Достаточно лишь грамотно заполнить карточку.
Составление описей
Здесь также подразумевается двойное ведение. Архивные описи составляются в 3-х экземплярах. После завершения всех этапов делопроизводства передаютcя в хранилище организации через год.
Алгоритм составления описей включает важнейшие моменты:
Как и в любой описи в конце заносятся количественные данные с порядковыми номерами.
Все формы, которые нужны для подготовки дел имеют установленные формы. Для их заполнения в электронном виде в 1С есть специальные поля. В системе программы можно организовать справочник «Внутренние документы». Это позволяет навести порядок в огромном объеме дел в электронном виде. А также допускает установление уровней доступа, чтобы с теми или иными документами могли работать только уполномоченные сотрудники.
Передача в архив
Правила гласят, что документы, не подлежащие уничтожению, уходят в архив во временных промежутках от 1-го до 3-х лет. Электронные версии тех же актов могут находится в программе сколько угодно. Но при их удалении из 1С также необходимо проводить заседание комиссии для экспертизы.
Нюансы работы с документами
Последним пунктом стоит рассмотреть отдельные нюансы, которые проявляются в процессе документооборота. Они помогут не допускать простых ошибок, а также обеспечат сохранность дел.
Перечислим эти нюансы по порядку:
Рассмотрим подробнее каждый аспект.
Срок хранения временных документов
Дела, не подлежащие передаче в архив, должны храниться до 10 лет. Место их нахождения остается то структурное подразделение, где они были подготовлены. Подобные акты также не требуют и особого оформления. Тем не менее их стоит расположить так, чтобы в любой момент можно было найти нужные сведения. Для них составляются отдельные описи по заранее установленным правилам.
Уничтожение дел
Перечень документов, которые необходимо уничтожить в связи с истечением срока их хранения, определяется той же экспертной комиссией на ежегодном заседании. Несмотря на то, что время их хранения истекло, перед утилизацией необходимо разрешение руководителя организации.
Необходимость утилизации возникает и электронных экземпляров. Как правило, у каждого акта есть столбцы с указанием срока хранения и фактически прошедшего времени с его начала. Если второе равно или превышает первое, то документ необходимо уничтожить.
Например, есть дела от 2012 года, которые были переданы на хранение в 2013-м. Их требуется держать в течение 4-х лет. Это значит, что составлять акт об уничтожении данных документов можно только в 2018-м году. Если рассматривать электронную версию, то программа 1С просто не даст включить в акт об уничтожении дела, которые еще должны храниться.
Оформление обложки при смене названия
Стоит дать рекомендацию и в этой ситуации. Это характерно для случаев, когда название предприятия сменилось в течение года. Правила оформления гласят, что старое наименование пишется первым, причем в скобках. Под ним пишется новое название.
Определение законченности сводной описи
Здесь есть правила для предприятий разного размера. В зависимости от этого завершенность сводной описи считается по разному.
Для небольших организаций сводная опись завершена, если в ее составе находятся ежегодные разделы постоянных документов за 5 лет. Обычно в подобных компаний образуется не больше 200 дел за год. Для остальных случаев сводная опись завершена, если количество заголовков документов достигло 1000 за год или больший период.
У документов разного типа нумерация законченных сводных описей также отличается. В общем виде это выглядит следующим образом:
Примерно такую же маркировку дела имеют и в электронном виде.
Документооборот — процесс общий и касается большого количества сотрудников организации. Поэтому руководство и ответственные лица должны требовать от каждого работника правильного оформления установленных форм. Помимо этого важно давать практические рекомендации и составлять методические пособия, чтобы у персонала было меньше вопросов.
Нужен и постоянный контакт со специалистами, которые работают с большими объемами документов. Например, лицо, ответственное за архив, в обязательном порядке должно входить в состав экспертной комиссии. Дополнительно требуется поддерживать контакт и с архивным органом, куда будут передавать дела для постоянного хранения.
Приложение 1. Договор о передаче на постоянное (долговременное) хранение в архив документов физическими и юридическими лицами
Договор о передаче на постоянное (долговременное) хранение в архив
документов физическими и юридическими лицами
________________________________________________________________________
(название фонда)
Настоящий договор заключается между (наименование организации или Ф.И.О. гражданина)_______________________________, именуемым далее Владелец, и ____________________________________________, именуемым далее Архив.
Договор заключен в том, что Владелец передает Архиву на хранение документы, являющиеся его собственностью.
принять документы и выдать Владельцу акт о приеме-передаче документов;
обеспечить сохранность документов,
Владелец имеет право расторгнуть договор с Архивом и потребовать возврата своих документов;
ограничить право допуска к своим документам как по категориям пользователей, так и по срокам допуска;
производить научно-техническую обработку документов (заранее известив о ней Владельца);
использовать документы в научно-исторических, справочно-поисковых и практических целях (с согласия Владельца)
получать оговоренную заранее с Владельцем долю дохода при коммерческом использовании документов.
Документы передаются в Архив только после заключения между Владельцем документов и Архивом договора о приеме-передаче документов и подписанием акта приема-передачи.
Адрес и банковские реквизиты (по местному бюджету):
Администрация городского округа Стрежевой
Адрес: 636780 Томская область, г. Стрежевой, Ермакова 46А
УФК по Томской области (c/c40204651960 Администрация
г. о. Стрежевой ЛС02АДМИН002)
в ГРКЦ ГУ Банка России по Томской области г. Томск
В назначении платежа в обязательном порядке указывать
л/счет 02992000010 и Коды бюджетной классификации
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.