договор о переходе на эдо
Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами
Электронный документооборот может быть удобен контрагентам, которые часто обмениваются большим количеством бумаг. При работе с такой системой можно создать сразу же оригинал документа и, подписав его электронной подписью, отправить партнеру. Если юрлица решили использовать такой способ для обмена документами, то особенности работы с системой ЭДО прописывают в соответствующем соглашении, которое подписывает каждая из сторон. Какая информация должна содержаться в этом документе, рассмотрим в статье.
Коротко об ЭДО между организациями
При электронном документообороте большая часть документов создается в электронном виде и хранится в электронных архивах. Для такой работы компании выбирают специальное программное обеспечение, разработанное компанией — оператором ЭДО, заключают с ней договор и начинают работу. Контрагенты также должны присоединиться к системе, если им удобен такой способ взаимодействия.
Документы подписывают специальной электронной подписью, как обычной, так и усиленной. Посредством ЭДО можно обмениваться различными бумагами. К оформлению и подписанию каких-то из них предъявляются более жесткие требования, а к каким-то — менее.
Внимание! В системе формируется сразу оригинал документа. Если проверяющие органы запрашивают какие-либо документы, можно распечатать им копии или отправить бумагу в электронном виде.
Основные законодательные акты в сфере ЭДО:
Порядок перехода на ЭДО
Переход на ЭДО проходит в несколько этапов:
Перейдя на ЭДО с несколькими контрагентами, можно разослать остальным письма о переходе на ЭДО и пригласить их присоединиться к системе.
Как составить соглашение об ЭДО между юрлицами
Документ компании разрабатывают самостоятельно, структура должна быть характерной для такого рода бумаг. Текст должен быть хорошо вычитан, не должно быть просторечных и разговорных выражений, стиль нужно использовать официально-деловой.
Как правило, соглашение разрабатывает компания, предложившая контрагенту обмениваться документаций при помощи системы ЭДО. При желании контрагент может предложить внести какие-либо изменения в текст бумаги. Таким образом, в составлении документа могут участвовать обе стороны. Ссылки на законодательные акты должны быть обязательно во избежание в дальнейшем недоразумений.
Соглашение об электронном документообороте может содержать следующую информацию:
Внимание! Это примерный список пунктов соглашения. При необходимости можно внести все недостающие сведения.
Соглашение об электронном документообороте: правила составления
Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами — это документ с договоренностью контрагентов об обмене информацией удаленно с помощью специального программного обеспечения. Оформляется путем заключения отдельного договора либо включения нового пункта в существующий.
Когда и кому необходимо заключать такое соглашение
Каждый предприниматель и организация самостоятельно решает, какой документооборот удобнее: бумажный или электронный. Взаимодействие с государственными органами все больше переходит в эл. формат, что подталкивает к мысли о возможности перехода на электронный документооборот между организациями и индивидуальными предпринимателями. Последние изменения, как в жизни, так и в законодательстве, заставляют чаще задумываться об экономии времени и оптимизации ресурсов. Что такое ЭДО, чем он отличается от обмена скан-копиями и каковы правила перехода на ЭДО, разберем подробнее. Сейчас почти в каждом договоре прописывается условие о возможности обмена бумагами через направление их скана на эл. почту контрагента. Этот порядок добавляет оперативности в передаче данных, но ЭДО не является. Обычно за скан-копией следует отправление другой стороне договора того же документа в бумажном виде для собственноручного подписания. Есть ситуации, когда обмена сканированными документами недостаточно, например, в случае первички.
Переход на электронное взаимодействие предполагает наличие у участников контракта эл. подписи при ЭДО, которая позволяет считать эл. документы равнозначными бумажным, подписанным собственноручно, то есть подписывать то же самое в распечатанном виде не требуется. ЭЦП различаются по статусу (ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»):
Подписание квалифицированной ЭЦП гарантирует равнозначность эл. документа бумажному в силу указания на это в законе № 63-ФЗ, за исключением случаев, когда, по требованиям законодательства, допускается только бумажная форма. Простая и неквалифицированная эл. подписи гарантируют эквивалентность электронной и бумажной форм, если это предусмотрено нормативными правовыми актами или соглашением между участниками эл. взаимодействия (ст. 6 ФЗ об эл. подписи).
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы получить электронную подпись для ЭДО.
Во всех случаях нужно ли соглашение об электронном документообороте? Нет, не во всех. Если речь идет о подписании документов простой или неквалифицированной подписью, оно требуется. Исключение: если их применение допустимо по требованиям правовых норм. Использование квалифицированной подписи придает юридический статус эл. документу в силу указания на это в законе, но не исключает право сторон заключить дополнительный договор по ЭДО или внести условия о переходе на него в существующий.
Как договориться с контрагентами о переходе на е-документооборот
Использование ЭДО достигается обоюдным желанием сторон, иначе смысла в этом нет, так как теряются все связанные с этим плюсы по обмену данными. Чтобы заинтересовать партнера и склонить его в свою сторону, направьте письмо с соответствующим предложением, указав преимущества такого обмена.
Образец такого письма:
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»
ИНН 1234567890/КПП 121001001
456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1
Генеральному директору ООО «Общество»
Уважаемый Иван Иванович!
Сообщаем Вам, что ООО «Ppt.ru» переходит на документооборот в электронной форме (далее — ЭДО) с использованием программного обеспечения «…» компании «…».
Преимущества использования ЭДО:
Направляем Вам проект соглашения об ЭДО между юрлицами для предварительного ознакомления и рассмотрения вопроса его подписания.
Приложение на 4 л. в 1 экз.
| Генеральный директор | Петров | Петров П.П. |
Что написать в соглашении
Содержание включает как положения, обычные для любых сделок, так и положения, обусловленные спецификой правоотношений.
Какие условия включить в соглашение об электронном документообороте с контрагентом:
Нужно ли заключать с контрагентами дополнительное соглашение на обмен электронными документами?
Согласно ст.160 ГК РФ, «использование при совершении сделок электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон».
На данный момент действует Федеральный закон РФ от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи», регламентирующий порядок использования электронной подписи.
В соответствии с п.1 ст. 6 закона 63-ФЗ «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью». Таким образом при подписании КЭП электронный документ признается юридически значимым на уровне федерального закона без выполнения каких-либо дополнительных условий.
Все передаваемые через Диадок документы подписываются исключительно КЭП. Поэтому для признания электронных документов, переданных через Диадок, юридически значимыми, с контрагентом не нужно заключать никаких дополнительных соглашений — достаточно просто подключиться к Диадоку и подписать лицензионный договор с компанией СКБ Контур.
Согласие на переход с бумажного документооборота на электронный может быть осуществлено в устной или письменной форме, а также путем совершения конклюдентных действий, т.е. действиями, выражающие волю какого-то лица установить правоотношение (например, принять приглашение о добавлении в контрагенты по ЭДО в Диадоке).
В случае если у компаний есть потребность детально прописать особенности взаимодействия с контрагентом, (например, каковы будут обязательства и ответственность сторон, в каких форматах будут передаваться документы, каким образом будет происходить исправление документов и т д.) — то лучше составить соглашение о порядке работы с электронными документами. Форма соглашения может быть любая, соглашение можно составить в электронном виде и подписать КЭП в Диадоке.
Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами
Юридическое лицо может в устной или письменной форме договориться со своим контрагентом и начать обмениваться с ним через Диадок юридически значимыми электронными документами.
Для этого достаточно, чтобы организации подключились к Диадоку и подписали лицензионный договор с Контуром. При этом заключать какое-либо дополнительное соглашение об ЭДО между двумя контрагентами не требуется.
Дело в том, что все документы, которые передаются через Диадок, подписываются квалифицированной электронной подписью. В п. 1 ст. 6 Федерального закона 63-ФЗ «Об электронной подписи» говорится: «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью». Таким образом, электронный документ, подписанный КЭП, имеет юридическую значимость, для подтверждения которой не требуется иных условий.
Разумеется, в случае необходимости юридические лица могут составить соглашение о переходе на ЭДО и порядке работы с электронными документами или добавить условие об ЭДО в действующий договор.
Соглашение с контрагентом об электронном документообороте
Если вы решите составить соглашение к договору об электронном документообороте, то укажите в нем формат электронных документов, которыми планируете обмениваться, порядок внесения исправлений в документы, обязательства сторон и т.д. Соглашение о применении ЭДО можете сформировать самостоятельно или скачать образец и заполнить его. Заключить соглашение можно в Диадоке.
Пункт в договоре об электронном документообороте
Как в договоре прописать условия обмена электронными документами? Вы можете добавить соответствующий пункт в ранее подписанный договор. Чтобы расширить условия действующего договора, понадобится составить доп. соглашение о переходе на ЭДО и подписать его с двух сторон в электронном виде.
Диадок легко настроить под ваши бизнес-процессы. Формируйте документы и отправляйте их контрагентам или коллегам.
Письмо о переходе на ЭДО
Переход на электронный документооборот с контрагентами ускоряет подписание договоров, упрощает получение, отправку актов выполненных работ, счетов, товарных накладных. Договориться о новом формате работы можно устно или письменно. Удобный способ предложить переход на ЭДО — письмо контрагенту.
Переход на ЭДО: как пригласить контрагента
Уведомление о переходе на ЭДО второй стороны можно составить в произвольной форме. Вид документа не регламентирован. В тексте письма — приглашения к ЭДО сообщите контрагенту о переходе вашей компании на безбумажный документооборот и укажите:
Не лишним будет уточнение, с помощью какой системы и какого оператора ЭДО вы наладили безбумажный документооборот. Если контрагент сделает тот же выбор, вы сможете сразу перейти к работе с электронными документами.
Подключиться к Диадоку, чтобы использовать все преимущества ЭДО
Образец письма о переходе на ЭДО
Письмо о переходе на электронный документооборот — типовой документ. Составить подобное заявление несложно. Ниже представляем пример письма об использовании ЭДО:
Уведомление о переходе на электронный документооборот
Генеральному директору ООО «Компания»
Иванову И.И.
Уважаемый Иван Иванович,
Мы перешли на работу с электронными документами. Приглашаем и вас подключиться к электронному документообороту. Для этого вам понадобится выбрать систему ЭДО и получить КЭП — квалифицированную электронную подпись. Она гарантирует документам юридическую силу.
Мы предлагаем обмениваться в рамках ЭДО следующими документами:
Электронный документооборот регулируется законодательно. Его регламентирует закон «Об электронной подписи», Налоговый кодекс РФ, иные нормативно-правовые акты. Благодаря ЭДО мы сможем быстро подписывать договоры и соглашения, оперативно получать и отправлять документы. Наше сотрудничество станет более эффективным.
Образец письма о переходе на ЭДО нужно составить один раз. Затем шаблон можно отправлять каждому контрагенту, подставляя нужные реквизиты. Если вы работаете в системе ЭДО Диадок, можете скачать образец приглашения на электронный документооборот и официального письма о переходе на ЭДО. В нем содержатся само приглашение и подробная инструкция для ваших партнеров.