договор технического обслуживания покопийного
Договор на техническое обслуживание
Договор на техническое обслуживание представляет собой соглашение, в силу которого одна сторона обязуется по заданию другой стороны оказать услуги по техническому обслуживанию.
Настоящий договор является разновидностью сделок по возмездному оказанию услуг, следовательно, одна сторона поручает выполнение какой-либо работы, а другая выполняет это поручение за определенное договором денежное вознаграждение.
Техническое обслуживание может включать в себя множество отдельных процессов и имеет свои разновидности. Например, к таким процессам можно отнести осмотры, ремонт или же замену каких-либо деталей на определенном договором объекте.
Стороны в рамках указанной сделки именуются Заказчиком и Исполнителем. Контрагентами могут быть как физические, так и юридические лица.
Договор на техническое обслуживание, согласно требованиям законодательства, заключается в письменной форме. При его составлении важно соблюсти некоторые правила, которые являются базовыми. В остальном же можно прописывать различные положения, так как в Российской Федерации, по сей день, закреплен принцип свободы договора. Ниже мы рассмотрим, как оформить такое соглашение, и какие разделы необходимо, или же рекомендуется прописать в тексте документа.
Преамбула
Договор на техническое обслуживание
ООО «Настройка техники», в лице генерального директора Андреева Алексея Михайловича, действующего в соответствии с Уставом общества, именуемый в дальнейшем «Исполнитель», с одной стороны
И
ООО «Photo Studio», в лице генерального директора Прокопьевой Светланы Александровны, действующей в соответствии с Уставом общества, именуемый в дальнейшем «Заказчик», с другой стороны
Заключили настоящий договор о нижеследующем:
Преамбула договора представляет собой информацию, которая непосредственно связана с личными данными контрагентов. Так, в тексте преамбулы фигурируют следующие положения:
Все вышеперечисленные позиции в совокупности представляют собой содержание преамбулы.
Далее в договоре прописываются разделы, содержащие существенные (без наличия которых договор не вступает в юридическую силу) и дополнительные (по усмотрению сторон) условия. Ниже мы представим образец каждого раздела по отдельности.
Предмет
Раздел о предмете выступает в роли базовой составляющей соглашения. В нашем случае, предметом техническое обслуживание. В разделе необходимо указать, какие виды услуг будут предоставлены, так как этот фактор напрямую влияет на стоимость оказываемых услуг. Итак, положения, связанные с предметом соглашения, в тексте документа прописываются следующим образом:
В соответствии с настоящим соглашением Исполнитель по заданию Заказчика проводит техническое обслуживание фотолаборатории Fuji Frontier 370 Digital Minilab.
В перечень оказываемых Исполнителем услуг входит:
• Диагностика фотолаборатории;
• Выявление и устранение неполадок при функционировании фотолаборатории;
• Замена и ремонт деталей, вышедших из строя.
• Замена и ремонт деталей, которые неправильно функционируют.
Стоимость оказываемых услуг, порядок и сроки оплаты отражены в Приложении 1 к настоящему договору.
Права и обязанности сторон
Настоящий раздел имеет своей целью закрепление перечня обязательств и прав Контрагентов в рамках соглашения.
Примерные формулировки, которые фигурируют в таком разделе, мы представим ниже:
Заказчик вправе:
• Требовать от Исполнителя оказания услуг, указанных в разделе о предмете настоящего соглашения.
• Требовать от Исполнителя надлежащего исполнения обязательств в соответствии с условиями настоящего соглашения.
Заказчик обязуется:
• В сроки, предусмотренные Приложением 1 к настоящему соглашению, оплатить техническое обслуживание фотолаборатории.
• Произвести оплату услуг в порядке и размере, которые предусмотрены Приложением 1 к настоящему соглашению.
• Нести ответственность в случае нарушения условий договора, или неисполнения исполнения обязательств по настоящему соглашению.
• Исполнять свои обязательства в строгом соответствии с условиями, закрепленными в тексте настоящего соглашения.
Исполнитель вправе:
• Требовать от Заказчика оплаты технического обслуживания в порядке и сроки, предусмотренные Приложением 1 к настоящему соглашению.
• Требовать от Заказчика надлежащего исполнения обязательств в соответствии с условиями настоящего соглашения.
Исполнитель обязуется:
• Провести качественное техническое обслуживание фотолаборатории, оказав услуги, перечисленные в разделе о предмете настоящего соглашения.
• Нести ответственность в случае нарушения условий договора, или неисполнения исполнения обязательств по настоящему соглашению.
• Исполнять свои обязательства в строгом соответствии с условиями, закрепленными в тексте настоящего соглашения.
Заключительные положения
В таком разделе отражаются положения, которые по своему существу не связаны с вышеперечисленными разделами, но имеют значение при заключении договора. Их формулировки выглядят следующим образом:
• Настоящее соглашение приобретает юридическую силу с момента его подписания Контрагентами.
• Работа принимается Заказчиком путем составления акта приема-передачи выполненных работ.
• В случае возникновения каких-либо разногласий или споров, стороны разрешают их путем переговоров.
• В случае если стороны не приходят к компромиссу, все споры разрешаются в судебном порядке.
• Настоящий договор вступает в силу с момента подписания его сторонами.
Заключение
В конце документа указывается информация о юридических адресах и реквизитах сторон. Далее Контрагенты ставят свои подписи, и после этого договор на техническое обслуживание считается заключенным.
Договор на покопийное техническое обслуживание офисной техники
на покопийное техническое обслуживание офисной техники
действующего на основании Устава, с другой стороны (далее Стороны), заключили настоящий Договор о нижеследующем:
1.1 ЗАКАЗЧИК поручает, а ИСПОЛНИТЕЛЬ принимает на себя обязательства по техническому обслуживанию копировальной и множительной техники (далее Оборудования) с целью приведения ее технических параметров в соответствие с нормативами, указанными в сервисной документации, а так же поддержания работоспособности Оборудования в период действия настоящего Договора.
1.2 Перечень Оборудования, принимаемого на техническое обслуживание, и тарифы указаны в Приложении №1, являющимся неотъемлемой частью настоящего Договора.
1.3 К техническому обслуживанию по Договору принимается исправное Оборудование, находящееся в эксплуатации в пределах г. Москвы. Обслуживание осуществляется в будние дни с 9 до 18 часов по московскому времени. Условия обслуживания Оборудования за пределами г. Москвы или во внерабочее время оговариваются сторонами в каждом случае отдельно.
Техническое обслуживание, в соответствии с настоящим Договором, проводится по месту нахождения Оборудования ЗАКАЗЧИКА и включает:
2.1 Проведение профилактических работ с периодичностью, определённой «Руководством по техническому обслуживанию» Оборудования «Service Manual», либо соответственно реальному износу, если он превышает предусмотренный технической документацией производителя на данный вид Оборудования и включающих в себя в зависимости от типа Оборудования:
· диагностику функционирования всех блоков и оборудования в целом;
2.2 Регламентные работы, включающие замену отработавших свой ресурс деталей, проводимые ИСПОЛНИТЕЛЕМ в соответствии с технической документацией отдельно на каждый вид Оборудования (кроме работ, выполняемых пользователем и изложенных в «Руководстве пользователя»).
2.3 Запасные части и расходные материалы, необходимые для выполнения регламентных и ремонтных работ по Договору поставляются ИСПОЛНИТЕЛЕМ и включены в стоимость Договора.
3 ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН
3.1 Выполнять работы по техническому обслуживанию и ремонту техники ЗАКАЗЧИКА, в соответствии с п. 2 настоящего Договора.
3.2 В случае неисправности оборудования, по мере поступления заявки выезжать к Заказчику для диагностики и/ или ремонта в течение времени не позднее 18 часов следующего рабочего дня.
3.3 Производить ремонт Оборудования, подпадающего под действие настоящего Договора, за исключением выхода из строя по следующим причинам:
· Повреждения, вызванные механическим воздействием на оборудование;
· использование расходных материалов и запасных частей не поставляемых ИСПОЛНИТЕЛЕМ;
· использование бумаги несоответствующего качества и характеристик;
· тяжелые условия эксплуатации – превышение допустимых нагрузок, повышенная влажность или запыленность помещения;
- использование нестационарной сети питания и / или сетей без заземления; попадание в оборудование влаги, жидких и сыпучих веществ, бытовых насекомых; обслуживание Оборудования неквалифицированным персоналом или третьими лицами;
3.4 При невозможности устранения неисправности Оборудования по месту его нахождения, обеспечить транспортировку Оборудования в сервисный центр и обратно своими силами, если выход из строя произошел не по вине ЗАКАЗЧИКА. Продолжительность ремонта Оборудования в сервисном центре не должна превышать 10-ти рабочих дней.
3.5 В случае выхода из строя Оборудования по причинам, указанным в п.3.3, специалистами ИСПОЛНИТЕЛЯ проводится диагностика и, в присутствии представителей ЗАКАЗЧИКА, составляется Акт экспертизы о техническом состоянии Оборудования, который подписывается обеими Сторонами.
3.6 Эксплуатировать Оборудование в соответствии с требованиями и рекомендациями Руководства пользователя фирмы-изготовителя и специалистов ИСПОЛНИТЕЛЯ.
3.7 Предоставлять возможность, время и место специалистам ИСПОЛНИТЕЛЯ для квалифицированного выполнения обязательств по настоящему Договору, а также обеспечивать условия для безопасной работы специалистов ИСПОЛНИТЕЛЯ.
3.8 Незамедлительно сообщать ИСПОЛНИТЕЛЮ о любых отклонениях в работе Оборудования и придерживаться его рекомендаций до момента устранения неисправности.
3.9 Использовать питающую сеть, соответствующую требованиям завода-изготовителя Оборудования с обязательным заземлением.
3.10 В период действия настоящего Договора использовать для Оборудования только расходные материалы, приобретенные у ИСПОЛНИТЕЛЯ или по согласованию с ним (если стоимость расходных материалов не включена в стоимость Договора).
3.11 Своевременно производить оплату услуг по Договору, согласно п.5.6, не позднее 5 банковских дней с момента выставления счета.
3.12 В период действия настоящего Договора ЗАКАЗЧИК не имеет права:
· проводить изменения (модернизацию) Оборудования, находящегося на обслуживании по Договору без предварительного согласования с ИСПОЛНИТЕЛЕМ;
· самостоятельно проводить техническое обслуживание и ремонт Оборудования, находящегося на обслуживании по Договору, а также привлекать и допускать сторонние организации или физических лиц.
· изменять место нахождения Оборудования, находящегося на обслуживании по Договору (не перемещать, не транспортировать) без предварительного согласования с ИСПОЛНИТЕЛЕМ.
3.13 При несоблюдении ЗАКАЗЧИКОМ правил, изложенных п. п. 3.9, 3.10, 3.11, ИСПОЛНИТЕЛЬ снимает с себя ответственность за качество работы Оборудования по Договору и специалистами ИСПОЛНИТЕЛЯ, в присутствии представителей ЗАКАЗЧИКА, составляется Акт технической экспертизы о несоблюдении правил эксплуатации Оборудования.
3.14 В случае если Оборудование вышло из строя по причинам, указанным в п.3.3, или в следствии нарушении п.3.12 настоящего Договора, стоимость ремонта оплачивается ЗАКАЗЧИКОМ сверх цены Договора, в соответствии с расценками, действующими на момент выхода из строя Оборудования.
4 ПОРЯДОК СДАЧИ И ПРИЕМКИ УСЛУГ
4.2 Работы по Договору считаются принятыми с момента подписания ЗАКАЗЧИКОМ бланка ВЫЗОВА. ЗАКАЗЧИК имеет право в письменной форме изложить замечания и выявленные недостатки в обслуживании, относящиеся к данному вызову. В случае отказа от подписания бланка ВЫЗОВА, ЗАКАЗЧИК обязан предоставить ИСПОЛНИТЕЛЮ мотивированный отказ в письменной форме в течение трех дней.
4.4 ЗАКАЗЧИК в течение 10 (десяти) рабочих дней с момента получения документов обязан подписать АКТЫ и возвратить один экземпляр документов ИСПОЛНИТЕЛЯ. В случае если в течение этого времени АКТЫ не будут подписаны, и ЗАКАЗЧИК не предоставит мотивированного письменного отказа в подписании АКТОВ, работы по Договору считаются выполненными полностью.
5 СТОИМОСТЬ УСЛУГ И ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ
5.1 Стоимость услуг по настоящему Договору определяется количеством односторонних копии/отпечатков формата А4, произведенных ЗАКАЗЧИКОМ на Оборудовании, находящимся на техническом обслуживании по Договору, но не может быть меньше минимальной фиксированной стоимости услуг по Договору. Раз в месяц, в дату согласованную с Заказчиком, ИСПОЛНИТЕЛЬ снимает показания счетчиков оборудования, о чем составляется двухсторонний акт. Расчет по оборудованию не имеющему счетчики копий производится по ресурсу устанавливаемых расходных материалов.
5.2 Минимальная фиксированная стоимость услуг по Договору рассчитана на основании рекомендованной нагрузки на аппарат и указывается в Приложении к Договору отдельно для каждой единицы техники.
5.3 Фиксированная цена 1 копии/отпечатка указывается в Приложении к Договору отдельно для каждой единицы техники.
5.4 В зависимости от выбранной расчетной цены 1 копии/отпечатка, в стоимость услуг по настоящему Договору включены:
· затраты на запасные части и расходные материалы для проведения планового технического обслуживания и ремонта оборудования по технологии;
· затраты на запасные части и расходные материалы для проведения планового технического обслуживания и ремонта оборудования по технологии и стоимость расходных материалов для печати (по договоренности с ЗАКАЗЧИКОМ в стоимость копии может входить стоимость бумаги, если она поставляется ИСПОЛНИТЕЛЕМ);
5.5 Расчет стоимости услуг производится ежемесячно в соответствии с п.5.1 настоящего Договора.
5.6 Оплата услуг по настоящему Договору производится ЗАКАЗЧИКОМ ежемесячно по окончании месяца, на основании АКТОВ выполненных работ, в рублях, по курсу Центрального Банка РФ, на день выставления счета, путем перевода требуемой суммы на расчетный счет ИСПОЛНИТЕЛЯ, или внесения денежных средств в кассу ИСПОЛНИТЕЛЯ, не позднее 5 (пяти) банковских дней с момента выставления счета.
5.7 Исполнением обязательств ЗАКАЗЧИКА по оплате в каждом случае считается момент получения денежных средств на расчетный счет ИСПОЛНИТЕЛЯ или внесения наличных в кассу ИСПОЛНИТЕЛЯ.
6 УРЕГУЛИРОВАНИЕ СПОРОВ И АРБИТРАЖ
6.1 Если между ИСПОЛНИТЕЛЕМ и ЗАКАЗЧИКОМ возникают разногласия или споры по настоящему Договору, то стороны стремятся урегулировать их путем проведения двухсторонних переговоров. Если такое урегулирование невозможно и сторонам не удалось достигнуть соглашения, спор передается в Арбитражный Суд г. Москвы.
6.2 В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по настоящему Договору стороны несут материальную и юридическую ответственность, согласно действующему законодательству РФ.
7.1 Ни одна из сторон не будет считаться ответственной за невыполнение своих обязательств по Договору в той степени, в которой выполнение таких обязательств задерживается или нарушается обстоятельствами форс-мажора.
7.2 Под форс-мажорными обстоятельствами понимаются стихийные бедствия, война и военные операции любого характера, блокады, эмбарго, запрещение экспорта и импорта, эпидемия, постановления правительства и иных государственных органов, и другие обстоятельства чрезвычайного характера, которые стороны не могли предвидеть и предусмотреть в ходе исполнения Договора.
8 О намерении расторгнуть договор стороны обязаны оповестить друг друга не позднее, чем за один месяц до расторжения договора.
В случае ликвидации или реорганизации своих предприятий стороны обязуются уведомить одна другую не позднее, чем за 1 месяц.
8.1 Все изменения и дополнения к настоящему Договору оформляются в письменной форме и подписываются обеими сторонами.
8.2 Настоящий Договор и Приложения к Договору составляются в 2-х экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждых из Сторон и подписываются уполномоченными представителями Сторон.
9 СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА
10 АРЕСА И БАНКОВСКИЕ РЕКВИЗИТЫ СТОРОН
Образец договора оказания услуг по системному администрированию и техническому обслуживанию компьютерной, копировальной и оргтехники, систем видеонаблюдения, заключаемого между юридическими лицами
ДОГОВОР ОКАЗАНИЯ УСЛУГ
1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА
1.1. Предметом настоящего Договора является системное администрирование вычислительной сети и техническое обслуживание компьютерной, копировально-множительной и оргтехники, систем видеонаблюдения (далее – Оборудование) Заказчика.
1.2. Состав обслуживаемого Оборудования и программного обеспечения определяется Приложением №1 к Договору. По соглашению Сторон состав обслуживаемого оборудования может изменяться, о чем составляются дополнительные соглашения к Договору.
1.3. Перечень и периодичность работ по Договору определяются Регламентом системного администрирования вычислительной сети и технического обслуживания Оборудования (Приложение №2 к Договору).
2. ОБЯЗАННОСТИ И ПРАВА СТОРОН
2.1. Исполнитель обязуется:
2.1.1. Обеспечить высокое качество оказываемых услуг.
2.1.2. При оказании услуг на территории Заказчика проводить работы в согласованное с Заказчиком время.
2.1.3. Сотрудничать при оказании услуг по настоящему Договору с иными контрагентами Заказчика.
2.1.4. Вести учет выполненных работ.
2.1.5. Представлять Заказчику информацию и материалы, имеющие отношение к настоящему Договору.
2.1.6. Не разглашать информацию, связанную с выполнением настоящего Договора, не передавать и не показывать третьим лицам, находящуюся у Исполнителя документацию Заказчика.
2.2. Заказчик обязуется:
2.2.1. Включать в состав обслуживаемого программного обеспечения (Приложение №1 к Договору) только лицензионные или свободно распространяемые программные продукты.
2.2.2. При оказании услуг на территории Заказчика предоставить Исполнителю помещение, оборудованное рабочими местами, компьютерной техникой, программным обеспечением, оргтехникой, средствами связи.
2.2.3. При оказании услуг на территории Заказчика согласовать время проведения работ и предоставить Исполнителю условия, необходимые для выполнения его функций.
2.2.4. Передавать Исполнителю информацию и материалы, необходимые для выполнения им своих обязательств по настоящему Договору.
2.2.5. В течение рабочих дней рассмотреть Акт об оказании услуг и при отсутствии замечаний утвердить его.
2.2.6. Оплачивать услуги Исполнителя в порядке, сроки и на условиях настоящего Договора.
2.3. Исполнитель имеет право:
2.3.1. Получать от Заказчика информацию, необходимую для выполнения своих обязательств по настоящему Договору.
2.3.2. Приостановить исполнение своих обязательств по настоящему Договору при невыполнении Заказчиком своих обязательств.
2.3.3. На условиях, согласованных с Заказчиком, привлекать для выполнения работ по настоящему Договору сторонние организации.
2.4. Заказчик имеет право:
2.4.1. Осуществлять контроль деятельности Исполнителя по настоящему Договору.
2.4.2. При обнаружении недостатков потребовать от Исполнителя их устранения или уменьшения цены услуг.
3. СТОИМОСТЬ УСЛУГ И ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ
3.1. Стоимость услуг, оказываемых Исполнителем, определяется Протоколом согласования договорной цены, являющимся неотъемлемой частью Договора (Приложение №3 к Договору).
3.2. Расчёт производится ежемесячно в два этапа:
3.2.1. Предоплата в размере % оговоренной суммы до числа отчетного месяца путем перечисления суммы на расчетный счет Исполнителя.
3.2.2. Окончательная оплата в размере % оговоренной суммы до числа следующего за отчетным месяца на основании выставленного Исполнителем счета. Счет на оплату выставляется вместе с Актом об оказании услуг.
3.3. Стоимость запасных частей, расходных материалов, комплектующих в стоимость услуг по данному Договору не входит и оплачивается Заказчиком отдельно.
3.4. В связи с применением упрощенной системы налогообложения услуги, оказываемые Исполнителем по настоящему Договору, в соответствии с гл. 26.2 НК РФ (ч.2 НК РФ), НДС не облагаются.
3.5. Датой оплаты денежных средств считается день зачисления денежных средств на расчетный счет Исполнителя.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств по настоящему Договору Стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
4.2. Стороны не будут нести ответственности за полное или частичное неисполнение своих обязанностей, если они будут являться следствием обстоятельств непреодолимой силы.
4.3. Сторона, для которой сделалось невозможным исполнение обязательств по Договору, обязана не позднее дней с момента их наступления и прекращения в письменной форме уведомить другую Сторону о наступлении, предполагаемом сроке действия и прекращении вышеуказанных обстоятельств.
4.4. В случае не предоставления полных и достоверных сведений, необходимых для нормальной работы Исполнителя, вся ответственность за несоответствие результатов работы Исполнителя требованиям законодательства переходит на Заказчика.
5. ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ СПОРОВ
5.1. Все споры и разногласия, которые могут возникнуть между Сторонами, будут разрешаться путем переговоров.
6. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ
6.1. Настоящий Договор вступает в силу с момента его подписания Сторонами и действует до « » 2021 года включительно.
6.2. Если ни одна из Сторон не заявит о своем намерении расторгнуть Договор за дней до даты окончания действия настоящего Договора, он автоматически пролонгируется на прежних условиях на один календарный год.
6.3. Настоящий Договор может быть расторгнут по обоюдному согласию Сторон.
6.4. По инициативе одной из Сторон Договор может быть расторгнут по основаниям, предусмотренным действующим законодательством Российской Федерации.
6.5. Все приложения к Договору являются его неотъемлемой частью.
6.6. Все изменения и дополнения к настоящему Договору, а также его расторжение считаются действительными при условии, если они совершены в письменной форме и подписаны уполномоченными на то представителями обеих Сторон и скреплены печатями Сторон.
6.7. Стороны обязуются немедленно письменно информировать друг друга в случае изменения сведений, указанных в разделе 7 настоящего Договора.
6.8. Настоящий Договор составлен в двух экземплярах на русском языке. Оба экземпляра идентичны и имеют одинаковую юридическую силу. У каждой из Сторон находится один экземпляр настоящего Договора.
6.9. Во всем остальном, что не урегулировано настоящим Договором, Стороны руководствуются действующим законодательством Российской Федерации.
Что такое покопийное обслуживание в офисной печати
Вариант, когда секретарь компании закупает бумагу, а IT-отдел приобретает принтеры и картриджи – не единственный при организации процесса печати. Техникой можно пользоваться в аренду, а платить не за пачки бумаг и десятки картриджей, валяющихся на складе, а за фактический отпечаток. Так что же такое «покопийное обслуживание» и в чем заключается удобство и польза для компаний?
Покопийное обслуживание – организация печати в офисе сторонней компанией с оплатой только за фактически сделанные отпечатки. Стоимость одного отпечатка согласовывается на этапе подписания договора.
Как это – платить только за копию?
При заключении контракта на покопийное обслуживание компания-подрядчик берется полностью организовать процесс печати в вашем офисе. Сюда входит настройка печатной техники, закупка картриджей и бумаги, диагностика и ремонт принтеров. Платить за все это отдельно не нужно – все текущие и будущие расходы закладываются в стоимость копии. При этом цена за копию не будет баснословной.
При покопийном обслуживании ежемесячно вы оплачиваете только тот объем отпечатков, который сделали. Ваши расходы будут состоять из цены одного отпечатка, умноженной на количество копий.
Компания, предлагающая покопийный контракт, заинтересована в выгоде, но накручивать счета за «покопийку» берутся только недостаточно профессиональные или не дорожащие своей репутацией подрядчики. Чтобы избежать накрутки счета, достаточно знать заранее точные объемы печати в компании.
Как узнать объемы печати в своей компании
Перед внедрением покопийного обслуживания либо для внутренней оптимизации инфраструктуры печати вы можете узнать фактический объем печати с точностью до копии. Для этого установите на один из компьютеров компании специальное программное обеспечение и настройте сбор данных с каждого устройства через локальную сеть. Через месяц после установки программы у вас на руках будет таблица, которая покажет, сколько отпечатков сделали ваши сотрудники на каждом устройстве.
Чтобы получить действительно точные цифры по объему печати, важно выбрать для подсчета программное обеспечение, разработанное независимым производителем, которое имеет репутацию и документы, подтверждающие то, что оно дает верные данные. Часто компании пренебрегают этим советом и устанавливают ПО, написанное специально для них студентом или «местным» программистом. Такие программы зачастую не учитывают смену картриджей и имеют высокую погрешность в подсчете. Но в данном случае будьте готовы к тому, что цифры из статистики не будут совпадать с реальными показателями и вы не сможете понять, сколько в итоге вам нужно будет платить за печать в месяц.
В Бюро офисных машин мы называем процесс подсчета объема печати цифровым мониторингом. Это стандартная и обязательная процедура для наших клиентов, планирующих воспользоваться услугами покопийного сервиса или аутсорсинга. Кроме этого, ряд компаний заказывает услугу мониторинга у Бюро офисных машин в качестве самостоятельной услуги. Например, когда перед выбором провайдера печати требуется точная информация для создания спецификации на конкурс. В таком случае руководству компании не приходится самостоятельно подбирать программу для подсчета объема печати и искать человека, который разберется с ее настройками. После отправления заявки, в офис приезжает специалист для установки программы или делает это удаленно, и через месяц отдает на руки таблицу со всеми показателями: на каких печатных устройствах сколько напечатали копий за месяц.
Подробнее о том, для чего нужен цифровой мониторинг печати и как его проводят, вы можете прочитать в нашей Дорожной карте сокращения расходов на печать. Это готовая к применению инструкция, которая содержит рабочие инструменты, подтвержденные на кейсах.
Почему покопийное обслуживание выгодно
Покопийное обслуживание как услуга набирает популярность по целому ряду причин, в числе которых:
Первые два пункта обеспечиваются за счет профессионального сервиса и программного обеспечения, сообщающего провайдеру о проблемах с оборудованием и об остатках расходных материалах заранее. Третий пункт – результат системы оплаты за копию, в которую заранее включены все затраты на возможные ремонты техники. Здесь все логично и понятно. А вот о четвертом пункте мы расскажем подробнее.
По нашему опыту, в среднем каждая компания тратит на бумажный документооборот около 5% выручки. Соответственно, чем крупнее компания, тем больше выходит сумма – и тем существеннее потребность эту сумму сократить. Высвободившиеся средства можно направить на рекламу, повышение зарплат сотрудников, переоборудование офиса, расширение сфер влияния и т.д., то есть вложить в развитие компании. И покопийное обслуживание способствует этому.
Оптимизация расходов при покопийном обслуживании происходит сразу по нескольким причинам:
Покопийное обслуживание не подразумевает под собой раскрытие всей поднаготной вашей компании сторонней организации. Как и то, что кто-то со стороны будет решать, как вам организовывать процесс печати в офисе. При покопийном обслуживании подрядчику будут доступны только технические параметры процесса печати, необходимые для своевременной поставки расходных материалов и исправления ошибок. А то, какое печатное оборудование использовать и как его рациональнее всего разместить, специалисты могут только подсказать, исходя из своего опыта. Окончательное решение по изменениям в процессах печати принимаете только вы.