договор возмещения транспортных расходов образец
Порядок возмещения транспортных расходов покупателем
Способы возмещения транспортных расходов по договору поставки
Договором поставки может быть предусмотрено несколько вариантов возмещения транспортных расходов покупателем. Для наглядности мы представили их в форме схемы:
При возмещении транспортных расходов способом № 1 поставщик не участвует в перевозке товара. Он просто отдает товар покупателю либо нанятому им перевозчику. На этом его обязательства заканчиваются. Поэтому в бухгалтерском и налоговом учете продавца данный способ возмещения транспортных затрат никак не учитывается.
А вот варианты возмещения транспортных затрат, предусмотренные в способе № 2, требуют своего отражения в учете поставщика. Рассмотрим детально каждый из них.
Возмещение расходов на собственные транспортные услуги
Перед проведением поставки товара продавцу нужно определиться со способом учета транспортных услуг:
При учете затрат по перевозке товара в стоимости товара фиксируете сумму транспортных расходов в договоре поставки. В частности, проставляете стоимость товара с НДС и ниже указываете, что в нее включены расходы по перевозке товара до покупателя в размере NNNNN,NN руб. По желанию отметьте, что при возврате товара полученная от покупателя оплата в части произведенных транспортных расходов не возвращается.
Если же продавец никак не выделит условия и размер возмещения расходов по перевозке товара, а просто укажет стоимость товара, то может столкнуться с неприятностями:
Самым лучшим вариантом возмещения и подтверждения произведенных транспортных услуг будет формирование отдельного договора (или дополнительного соглашения) о перевозке товара. В нем будет четко указано, что покупателю предоставляются услуги по доставке товара по указанному им адресу. И он должен оплатить их в определенный срок. При таком варианте по продаже товара и оказанию транспортных услуг продавец ведет раздельный учет.
При учете услуг по перевозке товара в его стоимости поставщик выписывает товарную накладную. Стоимость транспортных услуг не должна указываться отдельно от стоимости товара. Это связано с тем, что товарная накладная предназначена для подтверждения реализации ТМЦ. А услуги к ТМЦ не относятся.
С заполнением товарной накладной вы можете ознакомиться в нашей статье «Унифицированная форма ТОРГ-12 — бланк и образец».
Для подтверждения перед налоговиками факта перевозки товара поставщик должен оформить путевой лист. Подробности о правилах его заполнения изложены в нашей статье «Какой порядок заполнения путевых листов (образец, бланк)?».
Если же продавец стоимость транспортировки выделяет в отдельном договоре (дополнительном соглашении), то оформление документов может производиться в 3 вариантах:
Если стоимость перевозки товара уже учтена в его стоимости, то продавцом составляется 1 счет-фактура на всю сумму, предназначенную к уплате покупателем. Отдельно выписывать счет-фактуру по услугам транспортировки не надо.
ВНИМАНИЕ! Бланк счета-фактуры претерпел изменения в связи с введением системы прослеживаемости товаров. Подробнее о нововведениях в формуляре читайте здесь.
А вот если стоимость транспортных услуг учтена в отдельном договоре (дополнительном соглашении), то в таком случае нужно сформировать 2 счета-фактуры:
Все выписанные поставщиком счета-фактуры должны быть отмечены в книге продаж. Счета-фактуры по полученным продавцом материалам и услугам (ГСМ, сопроводительные услуги, погрузочно-выгрузочные услуги и пр.) фиксируются в книге покупок.
Как учитывать НДС у продавца при получении возмещения транспортных расходов от покупателя, узнайте в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
С особенностями исчисления НДС по транспортным услугам ознакомьтесь в нашей статье «Какой порядок обложения НДС транспортных услуг?».
Возмещение расходов на транспортные услуги сторонних организаций
При возмещении покупателем расходов на транспортные услуги, которые оказывает не продавец, а третья сторона в виде перевозчика, по сути, происходит перевыставление транспортных услуг покупателю через продавца по следующей схеме:
О порядке действий продавца при таком варианте возмещения транспортных расходов, в частности об оформлении договоров, документов и бухгалтерских проводок по ним, мы подробно рассказывали в нашей статье «Порядок перевыставления транспортных расходов покупателю».
Надо ли оформлять транспортную накладную при самовывозе товара со склада поставщика? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Проводки, отражающие возмещение транспортных расходов покупателем
Про составление проводок по возмещению транспортных услуг, оказанных специализированными перевозчиками, мы уже писали в статье «Порядок перевыставления транспортных расходов покупателю».
Поэтому сейчас мы на простом примере рассмотрим проводки, отражающие порядок возмещения только собственных транспортных услуг.
За август произведены следующие операции:
Стоимость транспортировки включена в стоимость товара по договору поставки
Стоимость транспортировки выделена в отдельный договор (дополнительное соглашение)
Порядок возмещения транспортных расходов сотрудников
Что такое компенсация, и какие расходы персонала относятся к транспортным?
В штате большинства компаний работают сотрудники, функционал которых связан с поездками. Это могут быть водители, курьеры, торговые агенты, менеджеры, а также офисные работники. Например, кассиру периодически нужно сдавать денежные средства в банк, а бухгалтеру – представлять документы в инспекцию. Такие издержки должны компенсироваться работодателем.
Компенсация – денежная выплата, которая связана с возмещением сотруднику затрат, возникших при выполнении его трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ).
К транспортным издержкам, которые подлежат возмещению работникам, относятся:
Работодатель вправе компенсировать сотрудникам стоимость проезда к месту работы. О нюансах, сроках и рисках таких выплат узнайте в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Если же работа сотрудника имеет разъездной характер, то работодатель должен возместить и затраты на аренду жилого помещения, и затраты на проезд, суточные и иные издержки, предусмотренные ст. 168.1 ТК РФ.
Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов
Все расходы компании, в том числе и транспортные, подлежащие возмещению сотруднику, должны удовлетворять условиям ст. 252 НК РФ: быть экономически оправданными и подтверждаться корректно оформленными документами. При этом работодатель может их компенсировать лишь при условии, что они осуществлены с его ведома и разрешения (письмо Минфина от 10.09.2015 № 03-03-07/52139). Рассмотрим, какие документы необходимо оформить в каждом конкретном случае.
Размеры и алгоритм возмещения расходов разъездным сотрудникам нужно прописать в коллективном договоре и соответствующих дополнительных соглашениях с ними (ст. 168.1 ТК РФ). Условие о разъездном характере работы также необходимо зафиксировать в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).
Для обоснования служебных поездок как офисных, так и разъездных работников можно оформить единый нормативный акт компании, например, положение о компенсации транспортных затрат сотрудникам, в котором прописать все должности и порядок выплаты возмещений. Такой документ позволит оправдать разъезды как кассира, так и торгового агента и др.
Возмещению также подлежат расходы за использование автомобиля сотрудником в рабочих целях (ст. 188 ТК РФ). Для обоснования выплаты компенсации работник должен предоставить работодателю копию ПТС, заявление с перечислением должностного функционала, для которого требуется автомобиль, и указанием на то, как часто он используется.
Если сумма компенсации больше нормы, то в состав расходов, уменьшающих базу по прибыли, разница не включается (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), а между бухгалтерским и налоговым учетом возникает расхождение.
ВАЖНО! Если работнику не принадлежит транспортное средство на праве собственности, то налоговики могут потребовать рассчитать с сумм компенсации НДФЛ и страховые взносы (письмо Минфина от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42).
Если сотрудник использует собственный автомобиль в рабочих целях, то для оправдания затрат на ГСМ налоговики требуют оформить путевой лист (письмо ФНС от 02.06.2004 № 04-2-06/419@).
Однако Минфин считает, что налоговики не вправе обязать налогоплательщиков использовать какие-либо формы для налогового учета (письмо Минфина от 01.11.2013 № 03-03-06/1/46664).
Компания-работодатель также может заключить с сотрудником договор аренды авто и установить определенную сумму ее стоимости. Такие затраты включаются в состав прочих на основании подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ. Расходы на содержание автомобиля, такие как ГСМ, страхование, ремонт, техобслуживание и проч., по договору аренды несет арендатор, то есть работодатель (ст. 646 ГК РФ). В данном случае Минфин считает все расходы, при условии оформленных надлежащим образом первичных документов, обоснованными и подлежащими учету при расчете прибыли (письмо Минфина от 15.10.2010 № 03-03-06/1/649).
О нюансах учета при аренде авто у сотрудника читайте в статье «Нужно ли удерживать страховые взносы с аренды автомобиля?».
Такую компенсацию можно учесть только в том случае, если ее возможность прописана в коллективном договоре или положении о компенсации транспортных издержек. Кроме этого, обязательно наличие подтверждающих первичных документов, а для обоснования – заявления сотрудника о компенсации с детальным пояснением причин использования такси (например, ранний вылет самолета и т. п.). Если все вышеперечисленные условия выполнены, то такие издержки можно учесть при подсчете налога на прибыль (письмо Минфина от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720).
Учет транспортных затрат, подлежащих возмещению сотрудникам
В целях бухгалтерского учета компенсации, связанные с возмещением работникам затрат, понесенных при исполнении трудовых обязанностей согласно ст. 164 ТК РФ, собираются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции с затратными счетами. Проводки:
Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 73 – отражена компенсация;
Дт 73 Кт 50 (51) – компенсация выплачена.
К налоговому учету при исчислении прибыли принимаются все компенсационные выплаты, за исключением сумм, превышающих нормы подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Какие расходы на проезд к месту командировки возмещаются работнику, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Менеджер отдела продаж ООО «Деметра» Петров В. В. использует собственный автомобиль в рабочих разъездах. Объем двигателя – более 2 000 м 3. Сумма компенсации равна 6 900 руб. Блок проводок будет выглядеть следующим образом:
Дт 26 Кт 73 – 1 500 руб. – начислена компенсация в пределах норм;
Дт 91.2 Кт 73 – 5 400 руб. (6 900 – 1 500) – компенсация, не принимаемая в налоговом учете.
Таким образом, сумма расходов в бухгалтерском учете превышает затраты в налоговом, и образуется постоянное налоговое обязательство, регулируемое нормами ПБУ 18/02.
Дт 99 Кт 68 – 1 080 руб. (5 400 × 20%) – начислен условный расход.
НДФЛ с компенсационных выплат работнику удерживать не нужно (письмо Минфина от 11.04.2013 № 04-03-06/11996).
Итоги
Компенсация транспортных расходов должна быть подтверждена корректно заполненной первичкой и экономически обоснована. Суммы затрат на выплату компенсаций учитываются при расчете прибыли в полном объеме, за исключением тех, что превышают установленные законом нормы.
О возмещаемых расходах по договору транспортной экспедиции
Е.Н. Шкадова, менеджер «ФБК Право»,
Е.Е. Петровская, ведущий консультант
департамента развития и стандартизации учетных процессов ФБК.
Транспортно-экспедиционная деятельность является достаточно отрегулированной сферой деятельности с точки зрения нормативно-правовой составляющей. Однако и здесь есть тонкие моменты, о которых участникам следует договориться «на берегу», потому что в дальнейшем решающее значение будут иметь именно положения договора. В частности, к таким моментам относится вопрос возмещаемых расходов по договору транспортной экспедиции.
Возьмем самую распространенную ситуацию: экспедитор заключил с клиентом договор транспортной экспедиции, по условиям которого экспедитор в качестве агента оказывает услуги, связанные с перевозкой грузов, включая поиск и предоставление подвижного состава третьих лиц. Для этих целей экспедитор заключает договор с неким агентом, который, в свою очередь, также за вознаграждение оказывает экспедитору услуги по подбору и предоставлению подвижного состава (например, вагонов), принадлежащего третьим лицам.
По результатам оказания услуг (отгрузка груза клиента) агент выставляет экспедитору счет, состоящий из двух частей: возмещаемых расходов за предоставление вагонов, принадлежащих третьим лицам, а также вознаграждения агента за поиск предоставленных вагонов.
А вот дальше экспедитору с клиентом необходимо решить, какие расходы и в каком составе следует перевыставлять на клиента. Тут возможны два подхода:
1) экспедитор перевыставляет счет агента в полном объеме на клиента в качестве возмещаемых расходов, а также дополнительно выставляет экспедиторское вознаграждение, предусмотренное договором транспортной экспедиции;
2) к возмещаемым расходам экспедитора могут быть отнесены только расходы агента за предоставление подвижного состава, принадлежащего третьим лицам, в то время как вознаграждение агента является прямым расходом экспедитора, формирующим себестоимость его услуг, и, следовательно, должно увеличивать вознаграждение экспедитора.
Действующее законодательство в сфере транспортно-экспедиционной деятельности по этому вопросу имеет самое общее регулирование. Согласно п. 2 ст. 5 Федерального закона от 30 июня 2003 г. № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» клиент обязан уплатить вознаграждение, причитающееся экспедитору, а также возместить понесенные им в интересах клиента расходы. Поэтому выбор соответствующего варианта как раз будет определяться исключительно условиями договора, а квалификация заключенного между сторонами договора будет обусловливать порядок бухгалтерского и налогового учета.
В настоящее время вопрос, является договор транспортной экспедиции самостоятельным видом договора или видом посреднического договора, весьма спорный. С одной стороны, судебная практика признает договор транспортной экспедиции самостоятельным видом услуг (см., например, Постановление Президиума ВАС РФ от 26 января 1999 г. № 5056/98, Определение ВАС РФ от 7 мая 2009 г. № ВАС-2785/09). С другой стороны, согласно позиции Минфина России отдельные элементы и условия договора транспортной экспедиции аналогичны посредническому договору (письма от 10 января 2013 г. № 03-07-09/01, от 29 декабря 2012 г. № 03-07-15/161).
Если экспедитор взимает с клиента определенную договором плату за оказанные услуги (без разделения на вознаграждение и компенсацию расходов), то данные взаимоотношения могут быть квалифицированы как оказание услуг. При такой конфигурации договора вопросов с возмещаемыми расходами не возникает в принципе.
Если же экспедитор получает за свои услуги вознаграждение, а его расходы компенсируются клиентом, то такие взаимоотношения могут быть оценены как посреднические.
Действующее гражданское законодательство, регулирующее как транспортно-экспедиционную деятельность, так и посреднические услуги, не содержит каких-либо исключений в части видов расходов, которые должны быть возмещены клиентом. По общему правилу возмещению подлежат любые виды расходов, понесенные экспедитором (посредником).
Уплата вознаграждения агенту за поиск товаров, предоставляемых клиенту, является расходом, понесенным экспедитором в связи с выполнением поручения клиента, следовательно, данный расход является возмещаемым.
Аналогичную позицию занимает и Минфин России. Так, в письмах от 29 декабря 2012 г. № 03-07-15/161 и от 30 марта 2005 г. № 03-04-11/69 прямо указано, что расходы, произведенные экспедитором в интересах клиента при исполнении договора транспортной экспедиции, в том числе в виде сумм, уплачиваемых перевозчику, а также организациям, осуществляющим погрузочно-разгрузочные работы, подлежат возмещению клиентом и в соответствии с п. 9 ст. 270 Налогового кодекса РФ не учитываются экспедитором при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.
Отметим, что судебная практика применительно к данной ситуации носит фрагментарный и косвенный характер, однако в целом подтверждает сделанный ранее вывод. Так, согласно Постановлению ФАС Московского округа от 15, 11 мая 2006 г. № КА-А40/2894-06 Гражданский кодекс РФ не содержит нормы, в соответствии с которой суммы субагентских вознаграждений должны являться составной частью агентского вознаграждения. Анализируя нормы заключенных агентских договоров, согласно которым принципал обязался уплатить агенту вознаграждение за исполнение поручения и возместить расходы, связанные с выполнением поручения, в том числе расходы по возмещению расходов субагентов и выплате вознаграждения субагентам, суд, основываясь на ст. 1001, 1011 ГК РФ, пришел к следующему выводу: несмотря на то что выплату вознаграждения субагентам производит агент на основании заключенных с субагентом договоров, субагентские вознаграждения и все остальные расходы, связанные с исполнением поручения принципала, возмещаются принципалом и не могут рассматриваться в качестве дохода агента.
Следует отметить, что судебной практике известен случай, когда возмещаемые согласно условиям договора расходы агента были признаны судом частью вознаграждения агента в связи с тем, что агент не перевыставлял клиенту оплаченные им счета своих контрагентов, а учитывал расходы по ним как свои собственные затраты (Постановление Президиума ВАС РФ от 18 мая 2010 г. № 17795/09).
Теоретически данный подход по аналогии может быть распространен на рассматриваемую ситуацию. В этом контексте стороны договора (клиент и экспедитор) могут договориться о том, что часть расходов экспедитора, связанная с уплатой вознаграждения агенту, не будет перевыставляться клиенту и в связи с этим будет являться расходом экспедитора, увеличивающим вознаграждение последнего.
Если же в договоре между экспедитором и клиентом такая договоренность отсутствует, применение данного подхода не может быть обосновано. В этом случае экспедитору следует перевыставлять счета агента в полном объеме на клиента в качестве возмещаемых расходов.
Теперь рассмотрим отношения экспедитора и клиента в рамках договора транспортной экспедиции с точки зрения законодательства о бухгалтерском учете.
Затраты, понесенные экспедитором и полностью возмещаемые клиентом, не признаются расходами экспедитора и относятся на расчеты с клиентом (п. 2 ПБУ 10/99 1 ).
При получении от клиента денежных средств в возмещение затрат в бухгалтерском учете экспедитора погашается дебиторская задолженность, дохода при этом не образуется (п. 2 ПБУ 9/99 2 ).
В соответствии с п. 3 ПБУ 9/99 не признаются доходами организации поступления от других юридических и физических лиц в виде сумм по договорам комиссии, агентским и иным аналогичным договорам в пользу комитента, принципала и т.п. Исходя из смыслового содержания данного пункта, его можно расширить другими аналогичными поступлениями, которые получает экспедитор для покрытия расходов, понесенных в интересах третьих лиц (клиента).
В соответствии с п. 7 ПБУ 1/2008 4 при формировании учетной политики по конкретному вопросу организации и ведения бухгалтерского учета выбирается один способ из нескольких, допускаемых законодательством Российской Федерации и (или) нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету. При этом если по конкретному вопросу в нормативных правовых актах не установлены способы ведения бухгалтерского учета, то при формировании учетной политики организация разрабатывает соответствующий способ, исходя из ПБУ 1/2008 и иных положений по бухгалтерскому учету, а также Международных стандартов финансовой отчетности (МСФО).
При использовании данного подхода в бухгалтерском учете должно быть учтено получение возмещения от клиента на покрытие затрат экспедитора, понесенных в рамках агентского договора, заключенного с агентом, записью по дебету счета 51 «Расчетные счета» и кредиту учета расчетов с клиентом. Перечисление компенсации агенту проводится бухгалтерской записью по дебету счета учета расчетов с агентом и кредиту счета 51. По факту оказания услуг по дебету счета учета расчетов с клиентом и кредиту счета учета расчетов с агентом отражается задолженность перед агентом за оказанные услуги, подлежащая погашению за счет клиента. Выручка экспедитора признается в сумме экспедиторского вознаграждения.
Схема бухгалтерских записей в учете экспедитора имеет следующий вид:
Д 51 — К 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты с клиентом» — получены денежные средства по договору транспортной экспедиции;
Д 76, субсчет «Расчеты с агентом» — К 51 — перечислены денежные средства агенту по агентскому договору;
Д 76, субсчет «Расчеты с клиентом» — К 76, субсчет «Расчеты с агентом» — начислена задолженность по агентскому договору (по отчету агента), включая вознаграждение агента, подлежащее погашению за счет клиента;
Д 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», субсчет «Расчеты с клиентом» — К 90 «Продажи» (91 «Прочие доходы и расходы») — начислена выручка по договору транспортной экспедиции в сумме экспедиторского вознаграждения;
Д 76, субсчет «Расчеты с клиентом» — К 62, субсчет «Расчеты с клиентом» — зачтена задолженность по договору транспортной экспедиции в сумме экспедиторского вознаграждения (если вознаграждение перечислено одновременно с компенсацией затрат);
Д 51 — К 62, субсчет «Расчеты с клиентом» — получено экспедиторское вознаграждение (если вознаграждение уплачивается отдельно).
1 Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утверждено приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н.
2 Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99, утверждено приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 32н.
4 Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008, утверждено приказом Минфина России от 6 октября 2008 г. № 106н.
5 Международный стандарт финансовой отчетности (IAS) 18 «Выручка» введен в действие на территории Российской Федерации приказом Минфина России от 25 ноября 2011 г. № 160н.
Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях
Автор: Гришакова О., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
В каких случаях учреждение спорта может возмещать работнику расходы при использовании им личного транспорта в служебных целях? Как определить размер данной компенсации? Какие документы необходимо оформить? Как отразить выплату компенсации за использование личного транспорта в бухгалтерском и налоговом учете?
Основания для выплаты компенсации и ее размер
Как правило, компенсация работнику за использование личного транспорта в служебных целях может выплачиваться в случаях, когда его работа по роду производственной деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями и только с согласия работодателя.
Основанием для выплаты такой компенсации является ст. 188 ТК РФ: при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Из буквального толкования данной нормы следует, что с согласия работодателя работнику могут выплачиваться компенсация за использование личного транспорта (износ) и возмещение расходов, связанных с эксплуатацией транспортного средства (например, ГСМ, ремонт). Работодатель вправе самостоятельно определить размеры таких выплат и закрепить их соответствующим актом (в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему).
Однако многие бюджетные и автономные учреждения, осуществляющие приносящую доход деятельность, при определении размера компенсации за использование личного транспорта в служебных целях придерживаются норм, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (далее – Постановление № 92) в целях налогообложения прибыли:
для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 1 200 руб. в месяц;
для легковых автомобилей с объемом двигателя более 2 000 куб. см – 1 500 руб. в месяц.
Согласно разъяснениям Минфина, приведенным в Письме от 05.04.2021 № 03-03-06/3/24885, в целях налогового учета в размере компенсации за использование личного транспорта для служебных нужд учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей, в том числе сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт.
Обратите внимание: при установлении размера компенсации за использование личного транспорта федеральным государственным служащим работодателям следует руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563. Согласно этому документу размеры компенсации для госслужащих составляют 2 400 руб. – для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см и 3 000 руб. – для легковых автомобилей с объемом двигателя более 2 000 куб. см. Кроме того, предусмотрены две выплаты: компенсация за использование личного транспорта и возмещение расходов на приобретение горюче-смазочных материалов.
Порядок назначения и выплаты компенсации за использование личного транспорта в служебных целях (возмещения расходов, связанных с его эксплуатацией в служебных целях), в том числе документальное оформление, может быть определен в отдельном локальном акте учреждения (например, положении об использовании личного автотранспорта в служебных целях). Приведем пример такого положения.
Положение об использовании личного транспорта работников в служебных целях
1. Данное положение разработано в соответствии со ст. 188 ТК РФ и устанавливает порядок выплаты компенсации за использование личного транспорта в служебных целях и порядок возмещения расходов, связанных с использованием указанного транспорта в служебных целях (далее соответственно – компенсация, возмещение расходов) работникам учреждения, деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями.
2. Размеры компенсации и возмещения расходов работнику определяются в дополнительном соглашении к трудовому договору.
3. Дополнительное соглашение с работником заключается с согласия руководителя учреждения на основании заявления работника о необходимости использовать личный транспорт в служебных целях (в нем указывается, для исполнения каких должностных обязанностей и с какой периодичностью требуется использование личного транспорта). К заявлению прилагаются копия свидетельства о регистрации транспортного средства (с последующим предъявлением оригинала по требованию руководителя учреждения либо бухгалтерии).
4. Для получения компенсации и возмещения расходов работник по окончании месяца представляет руководителю учреждения заявку (отчет) по установленной форме (приложение 1) и документы, подтверждающие использование личного транспорта и понесенные расходы (маршрутный лист, иные документы, определяющие маршрут следования личного транспорта, а также кассовые чеки, квитанции, другие документы).
5. Решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается руководителем в 3-дневный срок со дня получения заявки (отчета) работника с учетом:
– необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
– времени использования личного транспорта в служебных целях.
6. Возмещение расходов на приобретение горюче-смазочных материалов производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).
7. Максимальный размер компенсации и возмещения расходов работнику в месяц не должен превышать предельные размеры, предусмотренные дополнительным соглашением к трудовому договору.
8. Выплата компенсации и возмещение расходов работнику производятся 1 раз в текущем месяце за истекший месяц на основании заявки (отчета), представленной работником, и дополнительного соглашения к трудовому договору. Данные выплаты перечисляются на банковскую карту работнику по реквизитам, указанным в заявке (отчете).
Руководителю ____________________________
(наименование работодателя)
__________________________________________
(Ф. И. О. руководителя)
от ________________________________________
(должность, Ф. И. О. работника)
Заявка (отчет)
об использовании личного транспорта в служебных целях работника и выплате компенсации и возмещении работодателем расходов, понесенных при его эксплуатации в служебных целях
выплатить компенсацию за использование личного автомобиля ( марка, модель, госномер ) в служебных целях в размере ________ (_____________________________) рублей и возместить расходы, понесенные в связи с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, в виде _________________________________ в размере _____________ (_____________________) рублей за период с «___»___________ _____ г. по «___»___________ _____ г. путем перечисления денежных средств на мою банковскую карту.
К заявке прилагаются:
1. Документы, подтверждающие размер понесенных расходов.
2. Документы, подтверждающие использование автомобиля в служебных целях, в том числе маршрутные листы.
3. Копия документа на автомобиль (СТС или ПТС).
4. Реквизиты банковской карты.
«___»__________ ____ г.
____________/_____________ (подпись/Ф. И. О.)
Бухгалтерский учет
В соответствии с п. 7 Порядка № 209н возмещение персоналу расходов, связанных с осуществлением служебных, трудовых обязанностей, таких как расходы на компенсацию за использование личного транспорта для служебных целей, иные аналогичные расходы, подлежат отражению по соответствующим подстатьям статьи 220 «Оплата работ, услуг» КОСГУ.
Согласно разъяснениям, приведенным в Письме Минфина РФ от 01.09.2020 № 02-05-10/77002, при наличии локального акта, устанавливающего обязанность работодателя по компенсации затрат сотрудника, связанных с использованием личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, в том числе по возмещению расходов по приобретению горюче-смазочных материалов, такие расходы подлежат отражению по подстатье 222 «Транспортные услуги» КОСГУ и виду расходов:
112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» – в казенных, бюджетных и автономных учреждениях (п. 48.1.1.2 Порядка № 85н);
122 «Иные выплаты персоналу государственных (муниципальных) органов, за исключением фонда оплаты труда» – в государственных и муниципальных органах (п. 48.1.2.2 Порядка № 85н).
В бухгалтерском (бюджетном) учете начисление и выплата компенсации за использование личного транспорта (в том числе возмещения расходов по приобретению ГСМ) отражаются следующими корреспонденциями счетов:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Обоснование
Начислена компенсация (возмещение расходов) за использование личного транспорта
0 109 60 222
0 401 20 222
п. 128 Инструкции № 174н*
п. 134 Инструкции № 183н**
п. 102 Инструкции № 162н***
Перечислена компенсация (возмещение расходов) за использование личного транспорта на банковскую карту:
– работнику бюджетного (автономного) учреждения
0 201 11 610
0 201 21 610
Забалансовый счет 18
п. 73 Инструкции № 174н
п. 73, 78 Инструкции № 183н
– работнику (служащему) казенного учреждения
п. 111 Инструкции № 162н
Выдана компенсация (возмещены расходы) за использование личного транспорта работнику наличными из кассы
0 201 34 610
Забалансовый счет 18
п. 85 Инструкции № 174н
п. 88 Инструкции № 183н Инструкция № 162н не содержит данной корреспонденции счетов, ее необходимо согласовать с финансовым органом или ГРБС (п. 2 Инструкции № 162н)
* Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.
** Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.
*** Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденная Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.
Налоговый учет
Налог на прибыль
В целях исчисления налога на прибыль организаций расходы на выплату компенсации работнику за использование личного автомобиля для служебных поездок учитываются в пределах норм, установленных Постановлением № 92, а также при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ (расходы должны быть экономически оправданы, документально подтверждены и направлены на осуществление деятельности, приносящей доход). При этом, как уже отмечалось выше, в размерах вышеуказанных компенсаций учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, ГСМ, ремонт).
Данные выплаты учитываются в составе прочих расходов (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Таким образом, если в бюджетном (автономном) учреждении предусмотрены компенсация за использование личного транспорта и возмещение расходов на его эксплуатацию и при этом общий размер этих выплат превышает нормы, установленные Постановлением № 92, то в целях налогового учета (если указанные расходы произведены учреждением за счет приносящей доход деятельности) суммы превышения не учитываются при налогообложении
Автономные учреждения, применяющие упрощенную систему налогообложения, в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при определении налоговой базы вправе уменьшить полученные доходы на расходы по выплате компенсации за использование для служебных поездок личных автомобилей в пределах норм, утвержденных Постановлением № 92, а также при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ (Письмо Минфина РФ от 02.08.2019 № 03-11-11/58296). Суммы компенсации (возмещения расходов), превышающие нормы Постановления № 92, в налоговую базу не включаются.
Страховые взносы
Согласно пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды предусмотренных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Таким образом, с учетом положений ст. 188 ТК РФ выплаты компенсации и возмещения расходов работников, связанных с использованием личного имущества, не подлежат обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между учреждением и сотрудником. При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности. То есть учреждение должно располагать копиями документов, подтверждающих как право собственности работника на используемое имущество, так и расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях (Письмо Минфина РФ от 06.12.2019 № 03-04-06/94977).
Компенсационные выплаты, производимые учреждением в соответствии со ст. 188 ТК РФ за использование личного автомобиля работника, используемого в интересах работодателя, освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц на основании п. 3 ст. 217 НК РФ в размере, определенном соглашением сторон трудового договора. При этом должны иметься копии документов, подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов (Письмо Минфина РФ № 03-04-06/94977).