договора подписанного с вашей стороны договора
Сопроводительное письмо к договору
Организации могут обмениваться друг с другом различной документацией для подписания, в том числе и договорами. В этом случае принято вместе с бумагами прикладывать сопроводительное письмо. В нем указывают, какие документы были отправлены и какие действия с ними компания ожидает от получателя. Разберемся, как составить сопроводительное письмо к договору.
Для чего пишут сопроводительные письма к договору
Обязательство по прикладыванию к документации сопроводительных писем нигде не прописано. Однако компаниями это часто практикуется для избежания недопонимания.
Функции такого письма:
Письмо должно иметь исходящий номер. Документ рекомендуют составлять в двух экземплярах, один из которых компания-отправитель должна оставить себе.
Что важно помнить
Ставить печать на письме не обязательно, за исключением тех случаев, когда стороны договорились об этом.
Сопроводительное письмо с документами можно передать через курьера, лично, по почте либо с помощью систем электронного документооборота. Получатель письма, если оно отправлено по почте, должен зарегистрировать его в журнале входящей корреспонденции, проверить комплектность, передать для подписания руководству, а затем отправить компании-отправителю.
Если документы переданы лично или курьером, то получатель должен поставить отметку о получении на втором экземпляре сопроводительного письма и вернуть его. Это делается для подтверждения получения бумаг.
Составляем сопроводительное письмо к договору
Законодательно закрепленного бланка такого документа нет, поэтому составить его можно в свободной форме, учитывая структуру деловых писем.
Не нужно писать слишком длинный текст. Получатель должен потратить на чтение от 30 секунд до минуты, чтобы вникнуть в суть письма и передать его в необходимое подразделение.
Текст должен быть написан с использованием официально-делового стиля, без орфографических и любых других ошибок. Письмо оформляют на фирменном бланке организации.
Что требуется указать в письме:
Образец сопроводительного письма к договору
Общество с ограниченной ответственностью «Меркурий»
Адрес: 427960, г. Сарапул, ул. Гончарова, д. 13, оф.12 А,
ИНН 1834561238, КПП 3412345645, ОГРН 2345673453456, тел.: 8 (34147) 2-22-22
Генеральному директору ООО «Сатурн»
Николаеву Семену Семеновичу
Исх. № 34526-2
«23» июля 2020 года
Сопроводительное письмо к договору
Уважаемый Семен Семенович!
Высылаем Вам подписанный договор поставки канцтоваров № 456 от «20» июля 2020 года с приложениями. Просим подписать его и один экземпляр возвратить нам в течение 7 дней.
Поиск ответа
| Вопрос № 301286 |
Ответ справочной службы русского языка
Сказуемое согласуется по роду с родовым словом (ОАО), а его нет, а название несклоняемое, то родовым понятием (в Вашем примере это слова корпорация и компания). Таким образом, верно: SML Structurals должна направить подписанный договор. ОАО «Примус» согласно с данным пунктом. PowerJet отклонила это предложение.
Здравствуйте. Нужна запятая после «согласно ему», «согласно ей», «согласно им»? _За подобным решением стоит закон, подписанный президентом США. Согласно ему, Госдепартамент должен был.
Ответ справочной службы русского языка
Ответ справочной службы русского языка
Добрый день Как правильно: » подписанный электронно-цифровыми подписями сдающей и принимающей сторон или сторонами?
Ответ справочной службы русского языка
Можно так: подписанный сторонами с помощью электронно-цифровой подписи.
Ответ справочной службы русского языка
Как правильно написать: «Договор подписанный генеральным директором» или «Договор подписанный у генерального директора»?
Ответ справочной службы русского языка
Если договор подписал генеральный директор, то верно: д оговор, подписанный генеральным директором.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, нужна ли запятая перед «либо» в данном предложении: «Заказчик направляет Исполнителю подписанный со своей стороны акт оказанных услуг либо мотивированный отказ от его подписания». И почему?
Ответ справочной службы русского языка
Запятая не нужна. Перед неповторяющимися разделительными союзами или, либо между однородными членами предложения запятая не ставится.
Корректна ли расстановка знаков препинания? 1. Согласованный и подписанный Сторонами в установленном порядке акт сдачи-приемки оказанных Услуг является документом, подтверждающим принятие Государственным заказчиком от Исполнителя исполнения обязательств по Договору и основанием для оплаты Услуг на условиях, предусмотренных Договором. 2. Пеня начисляется за каждый день просрочки исполнения Исполнителем обязательства, предусмотренного настоящим Договором, начиная со дня следующего после дня истечения установленного настоящим Договором срока исполнения обязательства, и устанавливается настоящим Договором в размере одной трехсотой действующей на дату уплаты пени ставки рефинансирования Центрального банка Российской Федерации от цены настоящего Договора, уменьшенной на сумму, пропорциональную объему обязательств, предусмотренных настоящим Договором и фактически исполненных Исполнителем.
Ответ справочной службы русского языка
1. Согласованный и подписанный Сторонами в установленном порядке акт сдачи-приемки оказанных Услуг является документом, подтверждающим принятие Государственным заказчиком от Исполнителя исполнения обязательств по Договору, и основанием для оплаты Услуг на условиях, предусмотренных Договором.
2. Пеня начисляется за каждый день просрочки исполнения Исполнителем обязательства, предусмотренного настоящим Договором, начиная со дня, следующего после дня истечения установленного настоящим Договором срока исполнения обязательства, и устанавливается настоящим Договором в размере одной трехсотой действующей на дату уплаты пени ставки рефинансирования Центрального банка Российской Федерации от цены настоящего Договора, уменьшенной на сумму, пропорциональную объему обязательств, предусмотренных настоящим Договором и фактически исполненных Исполнителем.
Добрый день! Ситуация: контрагента в письме просят вернуть после подписания один экземпляр акта приема-передачи. Как верно построить фразу: Просьба один экземпляр приложенного акта приема-передачи, подписаннЫЙ с вашей стороны, направить по адресу. ИЛИ Просьба один экземпляр приложенного акта приема-передачи, подписаннОГО с вашей стороны, направить по адресу.
Ответ справочной службы русского языка
Контрагент подписывает оба экземпляра по отдельности, поэтому верно: один экземпляр. акта приема-передачи, подписанный с вашей стороны.
Мы рекомендуем перестроить фразу для того, чтобы она легче воспринималась, например: Прикладываем акт приема-передачи. Просим подписать один экземпляр и направить его по адресу.
Подскажите, пожалуйста, как просклонять мужскую фамилию Аемша в контексте:
«Контракт, подписанный Аемш? Геннадием.
Спасибо!
Ответ справочной службы русского языка
Верно: А е мшей (Аемш о й) Геннадием.
Правильно написать: «Представляем Вам экземпляр отчета подписанного нами» или «Представляем Вам экземпляр отчета подписанный нами»
Ответ справочной службы русского языка
Варианты различаются по смыслу. Видимо, правильнее: экземпляр, подписанный (обратите внимание, что нужно поставить запятую).
Здравствуйте! Помогите определиться с частью речи и количеством «н» в следующем случае: «Предложение ограничен(н)о» (имеется в виду количество оставшегося на складе товара в рекламных объявлениях). Мне кажется, что уместнее написание «нн» (прилагательное со значением «мало»), однако везде пишется с одной буквой «н».
Ответ справочной службы русского языка
Спасибо за дополнение!
Уважаемая «ГРАМОТА»!
Должны ли разделяться запятыми прилагательные в словосочетании » подписанный скрепленный печатью акт»?
Заранее благодарю за ответ!
Ответ справочной службы русского языка
Ответ справочной службы русского языка
Согласно словарю «Прописная или строчная?» (В. В. Лопатин, И. В. Нечаева, Л. К. Чельцова), Президент пишется с прописной (большой) буквы в значении ‘глава государства’ в текстах официальных документов, поэтому правильно: Договор, подписанный Президентом Российской Федерации и Президентом Французской Республики.
как правильно написать заключенный контракт или подписанный контракт. Контракт подписан обеими сторонами
Ответ справочной службы русского языка
Как безопасно для компании обмениваться сканами договоров
Компании заключили сделку и обменялись сканами договоров. Потом одна из них отказалась платить и сказала, что ничего не подписывала.
Виктория Краснова
Юрист по интеллектуальному праву
Часто компании обмениваются сканами подписанных договоров по электронке или в мессенджерах. Это быстрее, чем ждать бумажную копию по почте, и дешевле, чем отправлять документы с курьером. Разбираемся, насколько безопасно так работать.
Что говорит закон
По закону компании должны заключать сделки письменно: составлять и подписывать договоры. Можно заключить договор на бумаге и в электронном виде — например, обменяться сканами подписанных документов.
Есть несколько случаев, когда нужен договор на бумаге:
В остальных случаях закон не требует личной встречи директоров компаний для подписания договора. У обмена сканами такая же сила, как и у бумажного договора. Но есть несколько условий, чтобы сделать все юридически правильно.
Для бухгалтерских документов нужны оригиналы
Бухгалтерские документы должны быть оригиналами или нотариально заверенными копиями.
Минфин говорит, что в исключительных случаях можно хранить сканы первичных документов, но не объясняет, что это за случаи.
Общее правило: если оригиналов нет, налоговая может оштрафовать и не принять расходы к учету по таким документам.
Как сделать скан законным документом
Есть два условия, чтобы обмен сканами договоров был законным.
Установить, что сканы подписанных договоров пришли именно от стороны сделки. Пропишите в договоре адреса электронной почты, ведите переписку и обменивайтесь сканами с них. Лучше, если адрес будет корпоративным: так проще установить, что электронная почта принадлежит той компании, с которой вы заключили договор.
Почту на публичных серверах (mail, gmail, yandex и других) тоже можно использовать, но в этом случае значительно сложнее доказать в суде, что письмо пришло от вашего партнера.
Предприниматель хотел получить деньги за аренду, но суд ему отказал
ИП пытался доказать, что другая компания должно выплатить деньги и неустойку по договору аренды. Договор аренды ИП отправлял на почту catvik@bk.ru.
Переписку с почты catvik@bk.ru мог вести человек, который не имеет отношения к компании. Эта почта не указана в договоре компании с ИП или открытых данных компании. Нельзя подтвердить документом, что тот, кто переписывался с ИП имел право согласовывать договоры от имени компании.
Суд отказал предпринимателю.
Договор в электронном виде должен храниться. Например, на сервере электронной почты компании или на жестком диске. Не удаляйте письма со сканами договоров из почты. В случае проблем со сделкой вы сможете найти адрес, с которого вам отправили скан, дату получения и сам договор. Это поможет подтвердить вашу правоту в суде.
Как подписать договор без личной встречи, чтобы не было проблем
Поставить квалифицированную электронную подпись — КЭП. Получить ее можно только в аккредитованном центре.
Это самый надежный способ подписания электронного договора, подделать КЭП сложно. Но есть неудобства: чтобы подписать документ, у вас и партнера должна быть и КЭП, и система электронного документооборота — ЭДО. Для этого нужно установить программы, купить КЭП и подключить ЭДО.
Даже если у вас и другой стороны есть КЭП и ЭДО, лучше вписать в договор, что каждая сторона обязана следить за конфиденциальностью доступов. Напишите в договоре так:
«Стороны согласовали возможность подписания документов с помощью оператора электронного документооборота. Стороны гарантируют обеспечение конфиденциальности ключей электронных подписей. Сторона, которой стало известно о нарушении конфиденциальности ключа электронной подписи, обязана уведомить другую Сторону о данном факте и отказаться от использования данной подписи».
Записать в договор, что компании сначала обменяются сканами, а потом отправят подписанные оригиналы по почте. Так сможете быстро начать работу и не ждать бумажный оригинал договора. Напишите так:
«Стороны признают надлежащим подписание договора, отчетов, актов, дополнительных соглашений путем обмена отсканированными копиями по электронной почте. Такие документы обладают полной юридической силой до момента получения сторонами оригиналов документов».
Вписать в договор, что обмен сканами имеет ту же силу, что и бумажные договоры. Тогда сканов будет достаточно и оригиналы на бумаге не нужны. В договоре напишите так:
«Стороны признают надлежащим подписание договора, отчетов, актов, дополнительных соглашений путем обмена отсканированными копиями по электронной почте. Такие документы считаются подписанными простой электронной подписью и приравниваются к документам на бумажном носителе».
Как правильно работать по сканам договоров
Вот несколько возможностей подстраховаться при заключении сделки по сканам договоров.
Пропишите в договоре электронные адреса, с которых могут прийти документы. Отслеживайте, чтобы документы приходили именно с них.
Если переписка по сделке будет идти с несколькими сотрудниками, укажите все адреса: менеджера, юриста, бухгалтера и директора. Добавьте в договор такую формулировку:
«Для обмена документами и сообщениями по электронной почте должны использоваться следующие адреса: _________».
Если договорились об обмене сканами, укажите в договоре, что компании отвечают за конфиденциальность доступа к электронной почте. Это значит, что логин и пароль не должны попасть к посторонним. Это обезопасит вас, если в суде другая сторона начнет доказывать, что ее почту украли или взломали. Напишите в договоре так:
«Стороны обязуются сохранять конфиденциальность доступов к электронной почте и не передавать их третьим лицам».
Проверьте, чтобы тот, кто подписывает договор, имел на это право. По умолчанию подписывать документы могут ИП и директор ООО. Если документ со стороны партнера подписывает менеджер по продажам, попросите доверенность и проверьте сроки ее действия.
Отправляйте и принимайте сканы с высоким разрешением. Проверьте, чтобы при пересылке почта не сжимала скан. Подпись и печать должны быть хорошо читаемы. Еще лучше, если партнер не только поставит подпись, но и от руки впишет свои ФИО. Тогда в случае суда будет проще провести графологическую экспертизу.
Не отправляйте сканы договоров в пустом письме. Напишите пояснение. Это поможет подтвердить ваши отношения с партнером:
Плюс стоит подтвердить отправку сканов, например, по СМС:
А можно обмениваться сканами через мессенджеры?
В целом, можно, но мы не рекомендуем. В мессенджерах собеседник может удалить свои сообщения в переписке не только у себя, но и у вас. А электронное письмо из чужой почты удалить не получится.
Если все же решили обмениваться документами и обсуждать сделку в мессенджерах, пропишите это в договоре. Напишите так:
«Стороны признают надлежащим согласование всех текущих рабочих вопросов в связи с исполнением договора, в том числе направление писем, запросов и других сообщений по электронной почте и с использованием мессенджеров. При отсутствии доказательств фальсификации такая переписка признается юридически значимой и является надлежащим доказательством при судебном споре».
Как доказательство в суде примут только переписку, которую заверил нотариус. Это правило действует не только для распечаток сообщений из мессенджеров, но и для распечатки переписки по электронной почте.
Суд не принял переписку, которую не заверил нотариус, и отказал компании в иске
В деле № А56-55043/2015 компания «АЛЬКОР ГЕОПРОДЖЕКТС Лимитед» требовала у ООО «Севморгео» 614 320 долларов. Договоренности с партнером «АЛЬКОР» подтверждала распечаткой переписки. Суд ее не принял, потому что она не была заверена нотариусом, и отказал в иске.
Уже работаете по сканам, но не прописали ничего в договоре. Как быть?
Если партнер обменялся с вами сканами договора, а потом говорит, что ничего такого не было, все равно можно подтвердить сотрудничество и заставить его выполнить обязательства.
Закон считает сделку заключенной, если стороны одобрили ее своими действиями: оплатили полный или частичный аванс, подписали акт сверки о задолженности, получили товар, приняли работу или услугу. В таком случае партнеру не удастся доказать, что сделки не было.
Предпринимательница утверждала, что не подписывала договор, а суд признал сделку совершенной и заставил выплатить деньги
В деле № А19-1050/2012 арбитражный суд обязал ИП Мартынову выплатить ООО «Домик» 300 000 ₽ долга и 9000 ₽ за просрочку. ИП Мартынова пыталась доказать, что договор не заключала. Но контрагент показал платежку, которая подтверждала, что ИП Мартынова внесла аванс по этому договору. Суд счел это одобрением сделки.
Можно подтвердить законность сделки, даже если скан договора пришел с несогласованного адреса. Достаточно переписки с почты, которая размещена на домене компании.
Письмо со сканом пришло не с согласованного адреса, но его все равно признали законным
В деле № Ф06-1047/2015 ООО «Стройдом» пытались признать сделку с ООО «Химсталькон-Инжиниринг» недействительной. Скан договора отправили не с почты ivanov@himstalcon.ru, которая была прописана в договоре, а с почты kosova@himstalkon.ru. В остальном же договор был оформлен верно. «Химсталькон-Инжиниринг» предоставил документы на домен, и суд признал сделку законной.
Если вы с партнером уже работали по сканам, суд может признать новый договор законным.
Компания не хотела платить неустойку, потому что документы отправили по электронке. Суд с ней не согласился
В деле № Ф07-1046/2016 ЗАО «Вытегралесторг» отказывалось платить неустойку ИП Роздухову. Компания утверждала, что по электронке ничего не получала и не согласовывала такой порядок обмена документами. Суд установил, что по электронной почте и раньше отправляли договоры, счета-фактуры, прайс-листы. Это привычный способ обмена по электронке компаний, а значит и договор законный.
Главное
По сканам договоров можно безопасно работать, если:
Сейчас читают
Кассовый чек в 2021 году: что нужно знать бизнесу
Разобрались, какие реквизиты должны быть в кассовом чеке, как правильно оформлять наименование товара и его код, если товар маркируемый, и какие штрафы ждут бизнес за чеки с ошибками
Договор с поставщиком. Примеры опасных и нормальных
Иногда кажется, что договор — это формальность. Но в случае споров договор станет защитой бизнеса и одним из важнейших доказательных документов в суде
Ликвидность и платежеспособность: чем отличаются и как влияют на получение кредита
Чтобы принять решение о выдаче бизнес-кредита, банк оценивает компанию по нескольким показателям, в том числе по ликвидности и платежеспособности
Рассылка для бизнеса
Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее
© 2006—2021, АО «Тинькофф Банк», Лицензия ЦБ РФ № 2673 — Команда проекта
Тинькофф Бизнес защищает персональные данные пользователей и обрабатывает Cookies только для персонализации сервисов. Запретить обработку Cookies можно в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями обработки персональных данных и Cookies.
Чтобы скачать чек-лист,
подпишитесь на рассылку о бизнесе
После подписки вам откроется страница для скачивания
В каких случаях договор «на словах» можно считать заключённым? Часть 1
Зачастую на практике стороны сделки не подписывают никаких бумаг. Такой «русский авось» впоследствии заставляет пострадавшую сторону прибегать к судебным тяжбам. Есть ли шанс добиться в суде правды, если физически договор поставки, оказания услуг, выполнения работ не заключался?
По общему правилу, прописанному в ст. 158 ГК РФ, сделки могут заключаться как в устной, так и письменной форме.
Устные сделки имеют ограниченный круг, а с оформленным письменным договором легче подтвердить ранее достигнутые договоренности.
Но, как часто бывает на практике, — стороны пожали друг другу руки и на этом договорные отношения закончились.
А итог может оказаться плачевным: одна сторона, выполнившая работы, требует оплаты, другая сторона, заплатившая аванс — выполнения работ.
Для начала выясним, а как вообще может быть заключен договор.
1. Как может быть заключен договор?
Гражданским законодательством предусмотрено заключение договора в любой форме, кроме случаев, когда для конкретных сделок установлена «своя» форма (п.1 ст.434 ГК РФ).
В свою очередь, договор в письменном виде может быть в виде: одного документа, в т.ч. составленного в электронном виде и подписанного обеими сторонами, обмена письмами, телеграммами, иными данными (п. 2 ст. 434 ГК РФ).
Например, компания направила по электронной почте в адрес другой компании проект договора-оферты поставки и предъявило счет на оплату товара. В свою очередь, вторая компания частично оплатила счет. Указанный платеж расценивается как акцепт и заключение договора (Постановление АС Волго-Вятского округа от 04.06.2021 № А82-4606/2020).
2. Какие факты свидетельствуют о заключении договора, если на бумаге его не было?
Проанализируем судебную практику, когда стороны не заключали «бумажный» договор, но требовали признать сложившиеся договорные отношения со всеми вытекающими отсюда последствиями.
2.1. Постановка тепловой энергии в отсутствие письменного договора
Энергоснабжающая компания поставила тепловую электроэнергию в административное здание, принадлежавшее другой компании. За фактически поставленные объемы электроэнергии оплаты не было. Суд пришел к выводу, что несмотря на отсутствие письменного договора, между сторонами имеют места договорные отношения, факт и объем поставленной теплоэнергии подтвержден данными учета энергии, стоимость соответствует утвержденным тарифам (ст.539 ГК РФ). Поэтому с покупателя взыскали долг и неустойку (Постановление АС Волго-Вятского округа от 09.03.2021 г. №А39-2234/2020).
Не стоит забывать, что современный способ избежать возможных негативных факторов для бизнеса — это юридическая консультация. Поэтому в случае, если вы сомневаетесь в правомерности каких-либо действий со стороны заказчика или партнера, лучше незамедлительно обратиться за помощью к высококвалифицированному специалисту.
2.2. Наличие накладной позволяет признать отношения разовой сделкой купли-продажи
Поставщик поставил товар на общую сумму 6,4 млн рублей и выписал накладную на отпуск материалов на сторону. Накладная была подписана сторонами без замечаний. Однако покупатель не оплатил поставленный в его адрес товар и в суде заявил, что никакого договора поставки он не заключал. А полученный от поставщика товар хранил, чтобы потом найти на него покупателей.
При этом покупатель сетовал, что поставщик не выставил в его адрес счет-фактуру на поставленные товары.
Но, как отметили судьи, наличие в накладной на отпуск материалов сведений о наименовании, количестве, стоимости товаров, а также подписание этого документа другой стороной, дает основание считать фактические действия сторон — разовой сделкой купли-продажи. А счет-фактура не является документом, который подтверждает поставку товара, а используется исключительно в налоговых целях.
Довод ответчика о том, что накладная подписана неуполномоченным лицом и имеет ошибки в бухгалтерском учете, также был отклонен судом. Как отметили судьи, данные первичных документов должны содержать достоверные данные об операции, а насчет подписи — полномочия подписанта вытекали из фактической обстановки, в которой он действовал.
Так, на основании накладной можно доказать наличие договора и взыскать долги и санкции с покупателя (Постановление АС Восточно-Сибирского округа от 05.06.2019 № А33-23920/2018).
Также на основании товарно-транспортной накладной и акта сдачи отходов, было доказано оказание услуг по вывозу и размещению отходов (Решение АС Республики Башкортостан от 09.12.2020 № А07-9046/2020).
В следующей статье мы продолжим рассказывать о различных фактах заключения договора. Поэтому подписывайтесь на нас и следите за выходом новых публикаций.
Вторую часть статьи можно прочитать по ссылке.