договоры подряда срок хранения в архиве

Сколько хранить договоры в организации

Сколько должны храниться договоры в организациях — не менее 5 лет после истечения срока их действия или прекращения обязательств по ним. Срок хранения различных видов контрактов указан в приказе Росахрива №236 от 20.12.2019.

Сроки хранения документации организации, в том числе договорной, указаны в законодательстве (приказ Росахрива №236 от 20.12.2019), так как имеют значение для контроля за ее деятельностью со стороны государства. Но не всегда законы содержат точный ответ на вопрос, сколько лет нужно хранить договоры с контрагентами по конкретным видам взаимоотношений. В этом случае рекомендуется исходить из общих правил.

Зачем это нужно

Зачем, где и сколько хранить договоры с клиентами — вопросы, имеющие большое значение для деятельности организации. Контракты и соглашения определяют обязательства сторон — самой компании и ее партнера. Текущее хранение соглашений (до их исполнения, прекращения или если их действие заканчивается в текущем году) организуется для отслеживания своевременного исполнения обязанностей, предъявления претензий, то есть обеспечения нормальной хозяйственной деятельности.

Руководитель организации решает, у кого должны храниться договоры во время их исполнения. Обычно это входит в полномочия юридического отдела или бухгалтерии, секретаря. Отслеживание выполнения обязательств вменяется конкретным лицам: юристу, начальнику склада и т. д. Для этого создается копия документа.

Хранение после передачи в архив имеет значение при расчете налогов и сборов (ст. 23 и ст. 283 НК обязывают юрлицо хранить документы о доходах и убытках не менее 4 и 10 лет соответственно), при осуществлении иных надзорных мероприятий.

Как определить срок

Чтобы решить, какой срок хранения договоров в организации установить для конкретного вида документов, рекомендуется обратиться к законодательным актам:

Основной нормативный документ о сроках — Перечень видов документации организации (далее Перечень), утвержденный приказом Росархива №236 от 20.12.2019, применяемый с 18.02.2020. Поиск осуществляется по:

Что делать, если срок не установлен

В соответствии с Перечнем в этом случае необходимо обеспечить сохранность документов в течение 5 лет с момента истечения срока действия, прекращения обязательств. Период в 5 лет отсчитывать необходимо с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства.

Сроки в зависимости от вида договора

Чтобы узнать, сколько лет хранятся договоры с поставщиками, арендаторами, покупателями, рекомендуется обратиться к п. 1.3.1 приказа Росархива.

Основные позиции приведены в таблице:

До ликвидации организации

Недвижимого имущества — 10

Движимого имущества — 5

По недвижимому имуществу — 15

По движимому имуществу — 10

Вид	Установленный период (лет)
Соглашения об определении долей в праве собственности
По оформлению земельных участков в собственность, купле-продаже и т. д.	До ликвидации
Купле-продаже зданий, сооружений, имущественных комплексов
О передаче права на результат интеллектуальной деятельности	5
О закупках отдельными видами юрлиц	5
Учредительные	До ликвидации, затем передаются в муниципальный архив

Сколько хранить в архиве

Из системного толкования закона следует, что хранение договоров в организации подразделяется на два вида:

Такая классификация следует из общих начал делопроизводства. В приказе Росархива не указано, где должны храниться договоры в организации, на практике исходят из конкретной ситуации. Пока документ используется, его хранят в конкретном отделе, бухгалтерии, затем — в архиве. Под законодательно установленным периодом сохранности понимается период после сдачи в архив. Информация о сроках берется из Перечня. Если контракт смешанный, следует определить период сохранности для каждого вида и применять максимальный.

Последствия нарушения сроков

Важно знать, сколько хранятся договоры в архиве (5, 10 лет или больше), так как это имеет значение для налогообложения. По ст. 120 НК возможно привлечение к налоговой ответственности за грубое нарушение правил учета объектов налогообложения и первичных документов. Хотя контракт обычно не относится к первичным документам, в судебной практике встречались случаи признания его подтверждением факта совершения хозяйственной операции. Ст. 126 НК предусматривает ответственность за непредставление документации для проведения налогового контроля.

В КоАП перечислены составы правонарушений: грубое нарушение требований к бухучету (ст. 15.11) и нарушение правил формирования архивов (ст. 13.20). Эти нормы применяются при несоблюдении периодов сохранности, установленных в приказе Росархива.

Источник

Сколько в организации нужно хранить договоры: изменения с 2020 года

Что изменилось

Новые сроки хранения договоров с 18.02.2020 прописаны в различных пунктах упомянутого приказа Росархива.

Сначала обобщим основные изменения.

Договор дарения (пожертвования) недвижимого и движимого имуществаТеперь – до ликвидации организации вместо постоянного храненияДоговор лизинга5 лет после истечения срока действия или выкупа имущества.

Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу.

По прежнему перечню хранить нужно было постоянно. Аналогичные изменения затронули все документы по лизингу – списки объектов имущества, акты, расчеты отчислений от прибыли, переписка (ст. 97 нового перечня)Документы по залогу недвижимости10 лет вместо постоянного хранения.

Как для лизинга, срок считают с момента истечения действия договора или выкупа имущества. В случае спора документы хранят до принятия решения по делу.Договор мены недвижимостиДо ликвидации организации, а не 5 лет.

Уточнено, что отсчитывают не только с истечения срока действия договора, но по прекращении обязательств по соглашению.Договор поручения15 или 10 лет в зависимости от вида имущества вместо 5 летДоговор кредита или займа с условием о залоге имущества10 лет

Касается также документов, подтверждающих предоставление средств и исполнение обязательств должником (это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров).Паспорта сделок15 лет, а не постоянно.

Не распространяется на кредитные организации: для них по-прежнему 15-лет

В основном, договоры организации связаны с кадрами или управлением и распоряжением имуществом. В последнем случае это регулирует п. 1.3.1 приказа Росархива. Вот несколько важных позиций из него:

Соглашения об определении долей в праве собственности и документы (списки имущества, акты) к нимДо ликвидации организации–Переписка о разделе долевой совместной собственности юридических лиц5 лет–Документы (акты, балансы, заключения, решения) по подтверждению правопреемства имущественных прав и обязанностей при реорганизации юридических лицДо ликвидации организации–Переписка по вопросам установления прав на движимое и недвижимое имущество5 лет–Документы (заявления, договоры, свидетельства, постановления, распоряжения, планы, паспорта, выписки) по оформлению земельных участков в собственностьДо ликвидации организации–Переписка по земельным вопросам5 лет–Договоры купли-продажи земельных участков, зданий, строений, сооружений, помещений и документы (акты, документы по экспертизе, правоустанавливающие документы, разрешения на строительство (1) и ввод в эксплуатацию) к нимДо ликвидации организации(1) В органах и организациях, выдающих разрешения на строительство – 15 лет после ввода объекта в эксплуатациюДоговоры купли-продажи имущественного комплекса и документы к ним (решения, протоколы, акты, аудиторские заключения, реестры всех обязательств, балансы, уведомления)До ликвидации организации–Документы (заявки, акты оценки, переписка) по продаже движимого имущества10 лет (1)(1) После продажиДоговоры доверительного управления имуществом, в том числе ценными бумагами10 лет (1)(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договоруАкты о передаче имущества в доверительное управление10 лет (1)(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договоруДокументы (акты, решения) о передаче собственником имущества в оперативное управление, хозяйственное ведение организацииДо ликвидации организации–Договоры (контракты) аренды (субаренды), безвозмездного пользования имуществом; документы (правоустанавливающие документы, акты приема-передачи, технические паспорта, планы, кадастровые планы, схемы, расчеты) к ним:(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору

(2) По договорам (контрактам) аренды (субаренды), безвозмездного пользования государственным, муниципальным имуществом – 15 лет ЭПК (могут быть отобраны на постоянное хранение)

(3) Объектов культурного наследия – Постоянно

(4) Природоохранных зон – Постоянноа) недвижимого имущества;10 лет (1) (2) (3) (4)б) движимого имущества5 лет (1) (3)Уведомления о прекращении действия договоров (контрактов) аренды (субаренды), безвозмездного пользования зданиями, строениями, сооружениями, помещениями, земельными участками и иным имуществом10 лет–Договоры залога; документы (заявки, правоустанавливающие документы по предметам залога, расчеты стоимости, заключения, акты, переписка) к ним10 лет (1)(1) По истечении срока действия договора или выкупа имущества; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делуДоговоры мены:(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договоруа) недвижимого имущества;До ликвидации организацииб) движимого имущества5 лет (1)Договоры проката5 лет (1)(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договоруДоговоры поручения:(1) При возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делуа) по недвижимому имуществу;15 лет (1)б) по движимому имуществу10 лет (1)Договоры на представление интересов государства в органах управления акционерных обществ, акции которых находятся в государственной собственности5 лет ЭПК (1)(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договоруДирективы о порядке голосования представителю интересов Российской Федерации в органах управления акционерных обществ, акции которых находятся в государственной собственностиПостоянно–Поручения по голосованию представителям акционерных обществ в органах управления дочерних и зависимых обществ5 лет (1)(1) После продажи акций дочерних и зависимых обществ или их ликвидацииДоверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании владельцев ценных бумаг, участников (учредителей), пайщиковПостоянно–Доверенности на участие в органах управления (советах директоров, годовых и внеочередных собраниях акционеров) акционерных обществ, акции которых находятся в государственной, муниципальной собственности5 лет (1)(1) После истечения срока действия или отзываДоговоры купли-продажи ценных бумаг, долей, паевДо ликвидации организации–Документы (сертификаты, передаточные акты, выписки по счету депо, реестродержателей), подтверждающие переход прав собственности на ценные бумагиДо ликвидации организации–Документы (добровольное предложение, обязательное предложение, конкурирующее предложение, уведомление, требование, банковские гарантии, копии отчета оценщика, рекомендации, информации, заявления, отчеты о принятии предложения, решения, требования, предписания), касающиеся приобретения более 30 процентов акций акционерного общества5 лет (1)(1) По операциям с акциями и другими ценными бумагами, находящимися в государственной и муниципальной собственности – ПостоянноДокументы (решения, заявления, отзывы, уведомления, отчеты, списки владельцев ценных бумаг, сообщения, требования, информации, заключения), касающиеся приобретения и выкупа размещенных ценных бумаг их эмитентом5 лет–Документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене, приеме-передаче векселей5 лет–Документы (подписные листы, заявки на приобретение акций, листы подтверждения, карточки учета доходов акционеров) по акционированию5 лет ЭПК–Акционерные соглашения, договоры об управлении и распоряжении акциямиДо ликвидации организации–Решение о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспект ценных бумаг (основная, дополнительная часть), программа облигаций и условия выпуска (дополнительного выпуска) облигаций в рамках программы облигаций, а также изменения в них; отчет об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, уведомление об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, заявление для получения разрешения на размещение и (или) организацию обращения эмиссионных ценных бумаг российских эмитентов за пределами Российской Федерации; уведомления Центрального банка Российской Федерации о государственной регистрации (регистрации) на этапах эмиссии, о квалификации финансовых инструментов, уведомление о выдаче разрешения на размещение и (или) обращение ценных бумаг за пределами Российской Федерации, уведомление об аннулировании индивидуального номера (кода) дополнительного выпуска эмиссионных ценных бумагДо ликвидации организации–Отчеты эмитента:(1) Присланные для сведения отчеты эмитента за 1 квартал – До минования надобности.

(2) При отсутствии отчета за 1 квартал – Постоянноа) за 1 квартал (отчетного) года;Постоянно (1)б) за 2 – 4 кварталы (отчетного) года5 лет (2)Списки лиц, осуществляющих права по ценным бумагам и списки владельцев ценных бумаг, составленные в целях исполнения обязанностей, предусмотренных федеральными законамиДо ликвидации организации–Списки аффилированных лицДо ликвидации организации–Реестры владельцев ценных бумаг (1), выписки из реестров владельцев ценных бумагПостоянно (2) (3)(1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

(2) На постоянное хранение в государственные, муниципальные архивы передаются в случае прекращения ведения или ликвидации организации

(3) Выписки из реестра – 5 летДоговоры на ведение реестра владельцев ценных бумаг, акт приема-передачи документов и информации реестра10 лет (1)(1) После истечения срока действия договораЛицевые счета владельцев ценных бумаг5 лет (1)(1) После перехода права собственности на ценные бумагиВедомости на выплату дивидендов (доходов) по ценным бумагам и иных выплат50/75 лет–Переписка о начислении (выплате) дивидендов (доходов) по ценным бумагам и иных выплат5 лет–Ведомости на выдачу компенсаций гражданам за причинение ущерба на финансовом и фондовом рынках5 лет (1)(1) После выплаты компенсацииЖурналы, книги учета выдачи выписок из реестров владельцев ценных бумаг5 лет–Сообщения о существенных фактах, содержащие информацию, подлежащую раскрытию на рынке ценных бумаг5 лет (1)(1) При возникновении споров, разногласий сохраняется до принятия решения по делуСписки инсайдеров5 лет (1)(1) После замены новымиДокументы (требования, запросы), являющиеся основанием для передачи списков инсайдеров организаторам торговли5 лет (1)(1) С даты направления или получения требования, запроса организатора торговли о передаче списка инсайдеровИнформационные сообщения, подтверждающие передачу списков инсайдеров организаторам торговли5 лет (1)(1) С даты передачи организатору торговли списка инсайдеровДокументы (запросы, требования, уведомления, предписания) Центрального банка Российской Федерации, организатора торговли о предоставлении инсайдерами информации о совершенных ими операциях5 лет (1)(1) С даты направления или получения запроса о предоставлении инсайдерами информации о совершенных ими операцияхУведомления о совершенных инсайдерами операциях5 лет (1)(1) С даты предоставления инсайдерами информации о совершенных ими операцияхЛокальные нормативные акты (приказы, решения), устанавливающие порядок доступа к инсайдерской информации, правила охраны ее конфиденциальности и контроля за соблюдением требований законодательства Российской Федерации о противодействии неправомерному использованию инсайдерской информации и манипулированию рынком, правила внутреннего контроля по предотвращению, выявлению и пресечению неправомерного использования инсайдерской информации и (или) манипулирования рынком, условия совершения операций с финансовыми инструментами лицами, включенными в список инсайдеров, и связанными с ними лицами5 лет ЭПК (1)(1) После замены новымиЖурналы (базы данных) учета уведомлений о включении лиц в список инсайдеров или исключении из него5 лет–Журналы (базы данных) учета, регистрации уведомлений, запросов и предоставления инсайдерской информации5 лет–Договоры об отчуждении исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации5 лет ЭПК (1)(1) По истечении срока действия исключительного праваДоговоры лицензионные о передаче прав на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации5 лет (1)(1) После истечения срока действия договораЖурналы, базы данных регистрации договоров (контрактов) аренды (субаренды), безвозмездного пользования:(1) По договорам (контрактам) аренды (субаренды), безвозмездного пользования государственным, муниципальным имуществом – 15 лет ЭПК.

(2) Объектов культурного наследия – Постоянно

(3) Природоохранных зон – Постоянноа) недвижимого имущества;10 лет (1) (2) (3)б) движимого имущества5 лет (1) (3)Журналы, базы данных регистрации договоров:–а) об отчуждении (приобретении) недвижимого имущества;До ликвидации организацииб) покупок, продаж движимого имущества5 лет

Остальные позиции по договорам ищите в приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.

Источник

Сколько лет хранить договоры с поставщиками и контрагентами

Срок хранения договоров с поставщиками — это период, в течение которого в организации или ее архиве остаются госконтракты. С 01.01.2022 такие даты пропишут в 44-ФЗ.

Зачем хранить договоры с поставщиками

Выделяются два вида хранения документации в организации:

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как хранить бухгалтерские документы в 2021 году. Используйте эти инструкции бесплатно.

Текущее необходимо для решения следующих задач:

Архивное требуется на случай проведения проверок со стороны различных контролирующих органов (налоговой службы и др.) и внутренних проверок организацией своей хозяйственной деятельности за истекшие периоды.

Законодательно не установлено, сколько хранятся договоры с поставщиками и подрядчиками в текущем порядке, этот период зависит от многих факторов, которые невозможно предусмотреть при разработке общей нормы, — от периода действия контракта, истории взаимодействия сторон. Когда речь идет об установленных сроках, имеют в виду только архивное хранение соглашений.

В целях упорядочения обращения с документацией администрации компании следует издать специальный приказ, в котором определить, сколько лет хранятся договоры с заказчиками в бюджетных учреждениях (или в любых других организациях), утвердить порядок передачи оригиналов контрактов внутри компании (из одного подразделения в другое) и привести перечень лиц, отвечающих за хранение.

Как определить, сколько хранить

Инструкция, как определить сроки хранения договоров на поставку продуктов или иных контрактов, состоит из следующих шагов:

Каковы сроки в зависимости от типов соглашений

Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 содержит несколько десятков наименований соглашений. Основные из них приведены в таблице сроков хранения договоров в организации в 2021 году:

А вот таблица сроков хранения договоров займа в организации в 2021 году.

Тип договора	Сколько хранить (лет)	Примечание
Заем	5
Кредит
Заем с условием о залоге имущества	10	Касается документов, которые подтверждают предоставление средств и исполнение обязательств должником (это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров).
Кредит с условием о залоге имущества

И дополнительно таблица по сохранности договоров поставки в организации в 2021 году.

№ в новом перечне	Тип документа	Сколько хранить, лет
Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг	50 или 75

Сколько хранить, если в перечне нет такого типа

Перечень содержит множество наименований контрактов и соглашений, но не все. Чтобы определить срок хранения, если конкретный тип не перечислен в приказе, следует обратиться к п. 11 перечня. В таком случае период сохранности составляет 5 лет.

Предусмотрена ли ответственность за несоблюдение сроков

За нарушение правил хранения, в том числе несоблюдение сроков, предусмотрена ответственность по ст. 13.20 КоАП, предполагающая ответственность в виде штрафа:

Недостаточно продолжительное хранение договоров в организации повлечет и санкции со стороны ФНС, к примеру в соответствии со ст. 126 НК РФ, которая предусматривает ответственность за непредоставление документов при их истребовании в рамках проверки.

Об авторе этой статьи

Полина Гольцова Юрист Моя первоначальная специальность — юрист, юрисконсульт. Первые два года практической деятельности работала в общем юридическом отделе организации, где занималась всесторонним правовым сопровождением деятельности работодателя.

Однако с 2013 года основным направлением моей практической деятельности стали госзакупки. Я работала в контрактных службах нескольких крупных бюджетных учреждений федерального и регионального уровня и коммерческой организации, деятельность которой связана с госзакупками.
Занималась юридическим сопровождением госзакупок, договорной и претензионной работой, представляла интересы работодателей в арбитражных судах и УФАС.

Последние три года занимаюсь созданием юридического контента, пишу популярные статьи по актуальным вопросам правоприменения для нескольких информационных порталов.

Источник