докладная записка образец на сотрудника о прогуле сотрудника
Как правильно оформить докладную записку. Конкретные примеры
Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.
Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Законодательные основы
Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс. Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.
Номер докладной записки по ОКУД – 0286041
Специфика докладной
Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.
Отличие от служебной записки
Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.
Отличие от объяснительной записки
Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.
Функции докладных записок
Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:
Классификация докладных записок
Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.
К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.
Автор докладной
Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора. Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции. Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.
Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.
Как грамотно составить докладную
Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.
Рекомендации к оформлению
ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.
Оформляем внутреннюю докладную
Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:
Особенности оформления внешней докладной
Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:
Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.
Реакция адресата
Получив докладную записку, приняв во внимание изложенные в ней факты, руководитель принимает определенное решение. Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки. Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения.
Конкретные образцы докладных записок
Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.
Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины (прогуле)
Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.
Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины
Отдел кадров
Генеральному директору
ООО «Омега»
Н.В. Грощенко
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1
О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)
Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О. Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.
В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.
Начальник отдела кадров (подпись) Р.В. Сухаревский
Докладная записка о невыполнении работником своих должностных обязанностей
Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.
Пример докладной записки о невыполнении должностных обязанностей
Отдел метрологии
Генеральному директору
ООО «Росмашинстрой»
Радковскому К.Л.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 2
О невыполнении должностных обязанностей
Настоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета.
В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П. Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц.
Главный метролог (подпись) П.К. Желтковский
Докладная записка о некорректном поведении сотрудника
Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.
Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника
Административно-хозяйственный отдел
Генеральному директору
ООО «Просперити»
Гиацинтовой А.В.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3
О некорректном поведении сотрудника
Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г. бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой. Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями. Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И. в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.
Прошу привлечь Зайковского В.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.
Начальник административно-хозяйственного отдела (подпись) Неклюев М.Л.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Как выглядит правильный образец докладной записки о прогуле работника – правила оформления и пример для скачивания
Если работник прогуливает, то это считается нарушением трудовой дисциплины.
Когда он не находится на работе без каких-либо видимых причин, то это может для него плохо закончится вплоть до увольнения.
Начальнику нужно оформить акт и написать докладную вышестоящему руководству.
Даже если сотрудник не явился на рабочее место всего лишь один раз, всё равно данное событие нужно задокументировать.
Составляется ли при отсутствии работника на рабочем месте?
Докладная записка оформляется на работника, если он провинился, и его не было на рабочем месте длительное время – более 4 часов. Информация с помощью этого документа доносится руководству.
Вместе с докладной составляется акт об отсутствии на рабочем месте, в нем записывается точное время, когда сотрудник не явился.
Оформленные документы отдают руководителю для рассмотрения. После получения объяснений о причинах прогула, в случае их неуважительности руководитель может уволить сотрудника либо наложить на него дисциплинарное взыскание. Можно ли уволить беременную за прогул?
Необходимо знать, что такие документы нужно составлять аккуратно и в тот же день, когда работник не пришел на рабочее место.
Сначала нужно выяснить причину отсутствия на рабочем месте. Неявка не считается прогулом, если человек заболел, его вызвали в суд или в правоохранительные органы.
Прежде чем составлять докладную записку и акт, необходимо позвонить сотруднику и узнать, почему его нет на рабочем месте.
Если работник не смог объяснить свою неявку на работу, то необходимо зафиксировать факт отсутствия документально. Закон не содержит обязательного требования о том, чтобы составить докладную или служебную записку, но документ необходим, так как является доказательством совершения прогула.
В более крупных компания следует составить докладную записку, если сотрудника нет на рабочем месте больше четырёх часов без уважительной причины.
Можно внести в документ не только данные о прогуле, но и сведения о совершении каких-либо поступков, дать рекомендацию о том, как наказать работника.
Имеет большое значение это на крупных предприятиях, когда начальник не может знать всех работников лично.
Бывает так, что непосредственный руководитель прогульщика хочет сделать мягче наказание. В таких ситуациях докладная поможет подобрать правильные меры пресечения.
Кто может оформить?
Оформляется докладная записка в том случае, если сотрудник не поднимает трубку и отсутствует уже больше, чем четыре часа. В законе не говорится, кто именно должен заниматься оформлением документа.
Но обычно это делает непосредственный начальник сотрудника. Ведь он лучше всех знает людей, которые работают у него. Поэтому он и должен выяснять причину, почему работник нет на рабочем месте.
Если начальник ничего не делает, то оформить документ имеет право любой сотрудник предприятия. Если маленькая компания, то докладную записку составляет либо работник отдела кадров, либо специалист, который отвечает за ведение учета рабочего времени.
Как написать, если сотрудник не вышел на работу?
Оформление такого документа обычно делается в свободном виде, но необходимо соблюдать некоторые правила. Должны обязательно быть реквизиты.
Записка может быть, как распечатана, так и написана от руки.
С правой стороны вверху листа нужно написать должность начальника, кому передается документ. Нужно записать название предприятия и Ф.И.О. прогульщика в полном виде.
Посередине докладной нужно назвать документ и недалеко от этого написать входящий номер и дату получения. Дальше нужно будет рассказать причину отсутствия сотрудника на работе, внести дату и время, когда человека не оказалось на рабочем месте, продолжительность прогула.
Необходимо написать, какие меры предпринимал непосредственный начальник, чтобы узнать, где находится сотрудник.
Можно указать, что пытался дозвониться, как на мобильный, так и на городской номер, указать результаты поисков отсутствующего сотрудника. Если виновный пытался объяснить причину отсутствия, то это тоже нужно указать. При нанесении ущерба фирме из-за прогула, этот факт также нужно включить в текст.
После составления внизу необходимо поставить подпись и дату того дня, когда составлялся документ.
Скачать образец
Скачать пример оформления докладной записки о прогуле – word.
Так выглядит образец:
Дополнительные документы
Если подаётся докладная записка о прогуле сотрудника, к ней ответственное лицо может по желанию приложить дополнительные бумаги.
Полезны будут все документы, которые позволят доказать вину человека. Вчастности необходим акт об отсутствии на работе.
Если таковых бумаг не имеется, тогда можно обойтись без них. Главное, своевременно оформить записку и передать ее вышестоящему руководству.
Дальнейшие действия зависят от руководства. Именно оно будет решать, что именно делать с нарушителем. При этом предварительно требуется увидеть на бумаге мнение работника, если ему есть что сказать.
Объяснительную сотрудник, допустивший прогул, писать не обязан, однако этот документ необходим, чтобы постараться оправдать свою вину.
На основании предоставленных документов руководство принимает решение о возможном дисциплинарном взыскании и издает соответствующий приказ.
Скачать образец приказа о вынесении выговора или замечания можно здесь.
Полезное видео
Что должна содержать докладная записка, кому и кем подается, подробно рассказано в данном видео:
Выводы
Подводя итоги, можно отметить, что докладная является важным документом, так как информирует руководство о нарушении трудовой дисциплины в виде прогула.
Рекомендуется записку заполнять в той ситуации, если какой-либо сотрудник не являлся на работу дольше 4 часов. При этом обязательно нужно убедиться в том, что у него нет уважительных причин, объясняющих подобное поведение.
К докладной прикладываются дополнительные документы – акт, бумаги, подтверждающие возможный ущерб из-за отсутствия сотрудника, объяснительная при ее наличии. Весь пакет передается руководству для рассмотрения вопроса наложения дисциплинарного взыскания за нарушителя.
Как грамотно написать докладную записку об отсутствии работника на рабочем месте? Правила составления и образец документа
Трудовая дисциплина учит приходить на работу вовремя и трудиться добросовестно. А как быть, если кто-то нарушает внутренний распорядок, а то и злостно прогуливает?
Здесь мало пойти и шепнуть на ушко боссу – потребуется соблюсти предписанную “бумажную” процедуру.
Причем даже одной докладной мало, да еще и предстоит ознакомить с документацией самого нарушителя… Докладная записка составляется как по личной инициативе автора, так и по указанию руководителя.
Цель докладной о прогуле
Информационно-справочная. То есть, при помощи докладной записки об отсутствии работника на рабочем месте коллеги информируют руководство о некоем требующем пристального внимания и непосредственного вмешательства “сверху” событии.
Если устное сообщение, даже содержащее важные сведения, не факт что вообще будет замечено, то “бумажное” обращение к руководству всегда будет удостоено внимания, на него не отреагировать попросту невозможно.
В данном случае цель стоит поставить главу компании в известность о том, что кого-то из кадров нет на его рабочем месте, хотя он должен там быть, человек отсутствует целый день или какую-то его часть.
Докладная записка может носить только информационный характер. В этом случае записки содержат информацию о ходе выполнения каких-либо работ или мероприятий. Отчетная докладная записка сообщает о выполнении заданий, планов, указаний, работ.
Докладная записка о невыходе на работу оформляется на имя главы компании руководителем того подразделения, в котором произошел данный инцидент.
Общие правила составления
Существуют некоторые правила и особенности составления докладной записки. Бумага об отсутствии работника на рабочем месте обязательно должна содержать:
Акт об отсутствии является обязательным дополнением к такого рода бумаге (без него она не будет иметь никакой силы) и обязательно должен содержать в себе:
Оформляется акт представителем отдела персонала либо непосредственным начальником прогулявшего в присутствии двоих сотрудников компании.
Как правильно написать?
Пример записки о невыходе сотрудника на работу
Приведем конкретный пример такого документа:
Отдел по работе с клиентами Общество с ограниченной ответственностью “Дигма-Строй”
генеральному директору Петрову Ивану Петровичу
об отсутствии на рабочем месте.
Довожу до Вашего сведения, что курьер Сидорова Мария Петровна сегодня, 05 мая 2017 года отсутствовала на рабочем месте в течение всего времени, с 08.30 до 17.30. Никаких свидетельств того, что отсутствовала она по уважительной причине, не представлено.
Руководитель отдела по работе с клиентами
Приложение (акт об отсутствии на рабочем месте).
Действия руководства после ее получения
Таким образом, даже правильно составленной докладной записки о необоснованном отсутствии на работе мало. Потребуется составить акт и уже эти документы передать руководству. Дальнейшее будет зависеть от того, является прогульщик таковым или нет, то есть – насколько обоснованно он объяснит причину того, почему его не было на работе.
Докладная записка о прогуле
Докладная записка о прогуле – информационный документ передающий сведения о нарушении сотрудником трудовой дисциплины.
Докладная записка является документом, носящим только информационный характер. Она оформляется и предоставляется либо работником вышестоящему руководству, либо руководителем филиала организации выше по инстанции. В случае нарушения сотрудником правил трудовой дисциплины, невыполнения своих непосредственных обязанностей его прямой руководитель может сообщить об этом своему начальству докладной запиской.
В случае оскорбления другого лица на рабочем месте тоже может составляться докладная записка об оскорблении. О случаях прогула или отсутствия сотрудника на рабочем месте в течение продолжительного времени составляет докладная записка о неявке на работу.
Докладная записка о прогуле. Пример
Как возможный повод для подготовки докладной может выступить оскорбление на рабочем месте. Если сотрудника нет на работе в течение продолжительного времени, то это может стать оформление докладной, так как прогул относится к официально прописанным нарушениям дисциплины труда.
Как правильно оформить докладную записку о прогуле?
Общие правила оформления докладной можно посмотреть в следующей статье: “Правила написания докладной“. В случае не выхода на работу сотрудника и если не имеется каких-то объяснений по этому поводу, на сотрудника можно написать докладную записку. Необходимо также оформить акт об отсутствии на рабочем месте.
Данные документы отправляются на рассмотрение руководству. И руководство принимает решение о дальнейших действиях.Если глава организации принимает решение о возможном дисциплинарном высказывании, то это фиксируется в приказе. Более подробно пример оформления приказа рассмотрен в статье: “Пример приказа о дисциплинарном взыскании за прогул.”
После возвращения сотрудника на работу, он должен предоставить объяснительную, в которой прописывает причины своего отсутствия. Ее прикрепляют к ранее написанными документам (объяснительным).
Примеры оформления объяснительных записок сотрудника
Что должно быть в докладной записке?
Рассмотрим основные пункты в докладной:
Документ должен содержать следующую последовательность:
На рисунке ниже представлен пример заполнения документа.
Скачать докладную записку о прогуле работника
|
Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓