документ подтверждающий полномочия лица на подписание договора
Документ подтверждающий полномочия лица на подписание договора
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Какой документ, подтверждающий полномочия стороны, необходимо указать в преамбуле договора: приказ о назначении на должность директора или Устав (Положение)?
Рекомендуем также ознакомиться со следующим материалом:
— Энциклопедия решений. Подписание гражданско-правового договора.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Золотых Максим
Ответ прошел контроль качества
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.
Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.
ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.
8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)
Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru
Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит
Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter
Какие документы подтверждают полномочия подписанта? Достаточно ли протокола?
Подскажите, пожалуйста, что будет документом, подтверждающим полномочия подписи генерального директора?
Заранее спасибо за ответ!
UPD: Подскажите, а в каком случае нужен приказ о назначении на должность ген. директора? Есть ощущение, что у нас этого документа нет.
Подскажите, а в каком случае нужен приказ о назначении на должность ген. директора? Есть ощущение, что у нас этого документа нет.
Объем полномочий единоличного исполнительного органа ООО (директора) ОПРЕДЕЛЯЕТСЯ ст. 40 ФЗ «Об ООО» и Уставом данного ООО. Избрание (назначение) конкретного физ. лица директором данного ООО ПОДТВЕРЖДАЕТСЯ Решением общего собрания участников, оформленным в виде протокола в данном случае.
Если предоставленная информация оказалась полезной для Вас буду признателен за положительную оценку.
Добрый день, Максим! В Уставе Общества должно быть указано, какой орган имеет право представлять интересы Общества без доверенности. Если таким органом является единоличный исполнительный орган, которым является Генеральный директор, то Протокол о назначении Ген. директора будет являться документом, подтверждающим право подписи именно этого лица на документах. Кроме того, создаётся приказ о вступлении в должность Генерального директора.
Из похожих на то, что требуется, документов есть Протокол 1 собрания учредителей. В Повестке дня собрания 6-ой пункт — «Об избрании генерального директора Общества».
Даже если данный протокол с таким пунктом имеется, необходимо посмотреть в Уставе срок полномочий Генерального директора и сопоставить данный срок с датой протокола (решения) о назначении Ген. директора.
Таким образом, документами, подтверждающими право Ген. директора на подписание документов от имени Общества являются: 1. Устав; 2. Протокол (решение) о назначении; 3. Приказ (если такой приказ издавался).
Также одним из таких документов может являться Выписка из ЕГРЮЛ.
Подскажите, а в каком случае нужен приказ о назначении на должность ген. директора? Есть ощущение, что у нас этого документа нет.
Обычно чтобы подтвердить подпись генерального директора нужно представить протокол или решение об избрании генерального директора, копию Устава в котором указано, что ген директор избран допустим на срок 2 года, чтобы определить что его полномочия не истекли. Копия приказа о назначении его на должность (в очень редких случаях). Устав еще нужен, чтобы определить полномочия директора на подписания допустим Договора с очень большими финансовыми обязательствами (условие о крупной сделке), если в Уставе оговорена сумма, то кроме подтверждения подписи, нужно решение участников ООО об одобрении заключения данной сделки
Какие документы нужно запросить у контрагента прежде, чем заключить договор?
Что случилось?
Уставные или иные правоустанавливающие документы о компании-контрагенте
Детали: проследите, чтобы документ был представлен полностью, выписка, а также первая и последняя страница устава, не подходят.
Регистрационные документы
Детали: наименование организации в учредительных документах должно совпадать с наименованием организации в свидетельстве ОГРН.
Документы из налоговой
Детали: наименование организации в учредительных документах должно совпадать с наименованием организации в свидетельстве ИНН.
Документы о полномочиях лица, подписывающего договор
Детали: обратите внимание на полномочия директора, например, чтобы они не были ограничены какой-либо суммой, в противном случае – заключение сделки могут признать недействительной (в соответствии со ст. 174 ГК РФ). Обратите внимание и на срок, на который назначен/избран генеральный директор.
Если договор будет подписывать иное лицо, то запросите (помимо выше названных документов) копию доверенности о его праве на подписание договора. Обратите внимание на то, что в доверенности должна стоять дата её совершения. Если даты нет, документ могут счесть недействительным (в соответствии с п.1 ст.186 ГК РФ). Есть в доверенности и еще один важный реквизит – срок действия. Если срок не прописан, то доверенность действует в течение года со дня её совершения. Доверенность обязательно должна быть заверена: либо нотариусом, либо руководителем организации/иного уполномоченного на то сотрудника.
Если договор будет подписывать сотрудник организации, то запросите доверенность, которую ему должны выдать в порядке передоверия руководителем юридического лица/его филиала. Учтите, что налоговая признает вашу сторону договора добросовестной только, если вы проверите доверенности (первоначальную или выданную в порядке передоверия).
Выписка из ЕГРЮЛ
Детали: принимать выписку, дата которой позднее одного месяца до планируемой даты подписания договора, не надо.
Лицензия на осуществление деятельности по договору
Детали: приложением к лицензии служит перечень конкретных видов деятельности, которые юридическое лицо вправе осуществлять; список может быть указан и на обратной стороне лицензии.
Обратите внимание на срок лицензии, чтобы она не была просроченной.
Подпись руководителя
Как правильно делегировать право подписи гражданско‑правовых договоров и кадровых документов
Все документы от имени организации вправе подписывать ее руководитель. Это общее правило наверняка известно каждому бухгалтеру. Однако не всегда целесообразно тратить время руководителя на проставление подписи на каждой официальной бумаге. Ведь документооборот в компаниях может достигать значительных объемов. Кроме того, руководитель может уйти в отпуск, заболеть, уехать в командировку и т.п. Во всех этих ситуациях возникает необходимость делегировать право подписи. Порядок оформления этой операции зависит от того, что именно доверяется подписывать третьему лицу. Сегодня мы подробно остановимся на правилах передачи права подписи гражданско-правовых договоров и кадровой документации.
Подписание гражданско-правовых договоров
Общие правила оформления доверенности на подписание договоров приведены в статье 185.1 Гражданского кодекса(заметим, что эти же положения применяются и при оформлении доверенностей для большинства иных целей, например, для налоговых).
Итак, доверенность от имени юрлица выдается в простой письменной форме (за исключением случаев, когда полномочия передаются для совершения сделки, требующей нотариального удостоверения, либо для подписания различных документов, связанных с зарегистрированными объектами недвижимости — в этих случаях доверенность придется заверить у нотариуса). Никаких унифицированных форм для доверенности не установлено. Это значит, что компания может сама разработать необходимые образцы. Утверждать их каким-либо внутренним распорядительным документом не нужно. Объясняется это тем, что доверенность не является первичным учетным документом, так как никаких хозяйственных операций сама по себе не подтверждает. Таким образом, в случае необходимости компания всегда может оперативно дополнить или изменить форму доверенности.
Из обязательных реквизитов для доверенности ГК РФ называет только подпись руководителя организации и дату выдачи документа (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ и п. 1 ст. 186 ГК РФ). Ни срок действия доверенности, ни образец подписи уполномоченного лица, ни основания передачи полномочий не являются обязательными реквизитами, но могут включаться в текст документа, если доверитель считает это необходимым.
Из общих положений о доверенности следует, что она должна содержать суть делегируемых полномочий, а также данные уполномоченного лица и лица, выдавшего доверенность. На практике для идентификации в доверенности юридического лица (как доверителя, так и уполномоченного) указывается его организационно-правовая форма, фирменное наименование, ОГРН и ИНН. А для идентификации физического лица в качестве доверенного — его фамилия, имя и отчество (полностью), дата и место рождения, место жительства, а также данные паспорта (серия, номер, дата выдачи и данные подразделения, выдавшего документ (наименование и номер)). Соответственно, доверенность будет действительна только при предъявлении паспорта уполномоченного лица (где, кстати, имеется и образец подписи — именно поэтому в доверенности он необязателен).
Дополнительно в доверенности можно отразить срок ее действия. Если этого не сделать, то она будет действовать ровно один год с момента выдачи (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Обратите внимание, что в доверенности можно указать абсолютно любой срок: ни минимальных, ни максимальных значений законодательство не предусматривает. При этом устанавливать срок доверенности в виде события (например, получение товара или подписание договора) нельзя, так как такой подход противоречит общим правилам статьи 190 ГК РФ. Эта статья разрешает определять срок указанием только на такое событие, которое должно наступить неизбежно, то есть оно не может зависеть от воли и действий сторон (п. 4 информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.01.02 № 66).
Резюмируем. Право подписывать гражданско-правовые документы от имени организации можно передать любому лицу. Передача оформляется письменной доверенностью за подписью руководителя организации. Унифицированной формы данного документа не установлено. Срок действия доверенности организация определяет самостоятельно, исходя из конкретных обстоятельств.
Подписание кадровой документации
На возможность подписания приказов и других локальных нормативных актов по кадровой тематике не только руководителем организации, но и иным уполномоченным лицом, указывают и подзаконные акты, которые регулируют порядок заполнения первичной учетной кадровой документации. Например, в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1; далее — Указания по заполнению унифицированных форм) сказано, что приказ о приеме на работу (форма № Т-1) может быть подписан не только руководителем, но и уполномоченным лицом. Однако в этих Указаниях не оговаривается, как оформить полномочия такого лица, и какие изменения нужно внести в форму № Т-1, если ее подписывает уполномоченное лицо.
К сожалению, Пленум Верховного суда РФ в постановлении от 17.03.04 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» также не дал ответа на вопрос о том, как оформить делегирование права подписи кадровых документов. В пункте 12 этого постановления сказано лишь о том, что представителем работодателя является лицо, которое в соответствии с учредительными документами юридического лица либо локальными нормативными актами или в силу заключенного с этим лицом трудового договора наделено соответствующими полномочиями. Другими словами, для того, чтобы передать право подписи кадровых документов, нужно предусмотреть порядок такой передачи в локальном нормативном акте организации или сделать соответствующую оговорку в трудовом договоре, заключенном с уполномоченным лицом. Однако судьи ВС РФ не уточнили, какими конкретно документами можно подтвердить временную передачу полномочий руководителя, и частности, нужно ли оформлять доверенность на уполномоченное лицо.
Формальных оснований для выдачи доверенности в данном случае нет, поскольку трудовое законодательство не содержит такого требования. Нормы статьи 185 ГК РФ о том, что для делегирования полномочий руководителя издается доверенность, не являются обязательными при передаче полномочий по подписанию кадровых документов. Ведь в силу положений статьи 5 ТК РФ трудовые отношения регулируются трудовым законодательством, которое состоит из Трудового кодекса, иных федеральных законов и законов субъектов РФ, содержащих нормы трудового права. То есть Гражданский кодекс, содержащий нормы гражданского (а не трудового) права, не является нормативным правовым актом, регулирующим трудовые отношения.
Однако суды не всегда признают, что для передачи полномочий руководителя по подписанию кадровых документов достаточно издать соответствующий локальный нормативный акт (например, приказ). Зачастую арбитры требуют, чтобы в этом случае на уполномоченное лицо была дополнительно оформлена доверенность (см. постановление ФАС Московского округа от 09.01.04 № КГ-А41/10211-03). Хотя иногда организациям все же удается отстоять в суде кадровые решения, принятые уполномоченным лицом, которое действовало только на основании приказа (см. постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 12.03.09 № А19-7218/07-57-5-52-Ф02-826/09).
Сделаем вывод. Чтобы избежать оспаривания и признания незаконными кадровых решений, принятых уполномоченным лицом, лучше все же оформить на него доверенность. Тем более что это не противоречит законодательству. Ведь понятно, что уполномоченное лицо, подписывая трудовые договоры, локальные акты и прочие кадровые документы, действует не от своего имени, а представляет интересы организации-работодателя. А законодательное регулирование вопроса представительства интересов юридического лица перед третьими лицами предусмотрено лишь нормами Гражданского кодекса. Поэтому если организация, чтобы избежать рисков, решит оформить доверенность на подписание кадровых документов, то при ее составлении надо учитывать положения ГК РФ о доверенности.
В доверенности, выданной уполномоченному лицу, нужно указать, какие именно действия по «кадровой части» от имени организации оно вправе совершать, и установить срок полномочий. Также целесообразно отметить, что уполномоченное лицо действует от имени организации не как физическое лицо, а как работник организации, занимающий определенную должность. Это не позволит ему злоупотреблять предоставленными правами в случае увольнения, а также ограничит сферу деятельности доверенности «территорией» организации, поскольку для подтверждения его полномочий будет необходима информация из штатного расписания компании.
Формулировка доверенности в данном случае может быть такой:
Общество с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС» в лице директора Николаева Дмитрия Анатольевича, действующего на основании Устава, настоящей доверенностью уполномочивает Петрова Ивана Дмитриевича (указываются паспортные данные, дата и место рождения, место жительства и т.д.), занимающего должность руководителя отдела кадров Общества с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС»,…
Подытожим. Трудовое законодательство предусматривает возможность передачи полномочий руководителя по подписанию кадровых документов третьим лицам. При этом ТК РФ не дает четкого ответа на вопрос о том, как оформить делегирование полномочий руководителя организации, требуя, лишь, чтобы порядок такого делегирования был зафиксирован в локальных нормативных актах или учредительных документах. Судебная практика зачастую требует дополнительного оформления доверенности.
Поскольку уполномоченное лицо в рассматриваемой ситуации представляет интересы юридического лица, а порядок оформления такого представительства зафиксирован в Гражданском кодексе, то в случае делегирования полномочий по подписанию кадровых документов доверенность оформляется по правилам, предусмотренным этим кодексом.
Как оформляется подпись уполномоченного лица
Отдельно остановимся на особенностях оформления самих документов, завизированных уполномоченным лицом.
Когда представитель действует по доверенности, то «шапка» гражданско-правового договора составляется следующим образом. В качестве стороны по договору указывается организация-доверитель, а дальше оговаривается, что от ее лица действует представитель по доверенности. При этом в текст договора вносятся реквизиты доверенности (дата, номер, если есть). Подробные сведения об уполномоченном лице (дата, место рождения, место жительства и т.п.) в договоре можно не указывать. Но иногда это лучше сделать. Например, если речь идет о крупных сделках, либо сделках с недвижимостью, которые подлежат регистрации. Сведения об уполномоченном лице вписываются в договор в точном соответствии с тем, как они указаны в доверенности.
«Шапка» договора, заключенного доверенным лицом от имени организации, может выглядеть так:
Общество с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС» в лице Николаева Дмитрия Анатольевича (при необходимости указываются его паспортные данные, дата и место рождения и т.д.), действующего на основании доверенности от 16.09.2019 года…
Несколько иначе оформляется представительство, когда уполномоченное лицо подписывает от имени доверителя односторонние документы, например, заявления, претензии и т.п. В этой ситуации непосредственно рядом с подписью делается надпись «представитель по доверенности» и отображаются реквизиты доверенности.
Что касается кадровой документации, то и здесь порядок оформления подписи доверенного лица зависит от вида документа. Так, при составлении трудовых договоров применяется точно такой же подход, как и при оформлении гражданско-правовых договоров. То есть в «шапке» трудового договора указывается, что он заключен юрлицом, от лица которого действует уполномоченный представитель. А для подписания уполномоченным лицом иных кадровых документов (например, приказов) можно внести соответствующие изменения в реквизит «подпись» издаваемого документа. То есть в таком приказе будет указано не «Руководитель организации», а «Уполномоченное лицо», а также добавлены поля для отражения реквизитов доверенности.
Но можно пойти и другим путем. Как уже отмечалось, Указания по заполнению унифицированных форм прямо предусматривают возможность подписания таких форм не руководителем, а уполномоченным лицом. Но при этом никаких оговорок о том, что в этом случае надо изменить реквизит «подпись» самой формы в Указаниях нет. Поэтому можно сделать следующий вывод: уполномоченное лицо вправе поставить свою подпись в соответствующей графе вместо подписи руководителя. То есть никаких изменений в форму вносить не нужно. А полномочия подписанта в случае необходимости (по запросу работника, трудинспекции, суда и т.д.) будут подтверждены приказом и доверенностью.
Энциклопедия решений. Подписание гражданско-правового договора от имени юридического лица
Подписание гражданско-правового договора
От имени юридического лица волю на заключение договора выражают его органы, наделенные соответствующими полномочиями (например, единоличный исполнительный орган (руководитель) общества с ограниченной ответственностью или акционерного общества). Учредительным документом может быть предусмотрено, что полномочия выступать от имени юридического лица предоставлены нескольким лицам, действующим совместно или независимо друг от друга (п. 1 ст. 53 ГК РФ). Действия органов юридического лица, направленные на установление, изменение или прекращение прав и обязанностей юридического лица, признаются действиями самого юридического лица (см., например, постановление Президиума ВАС РФ от 06.12.2005 N 9341/05, определение ВАС РФ от 19.12.2007 N 14573/07).
Также от имени юридического лица договор может быть заключен иным лицом, действующим на основании доверенности, выданной от имени юридического лица за подписью его руководителя (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). В этом случае права и обязанности по договору возникают у юридического лица (п. 1 ст. 182, п. 1 ст. 185 ГК РФ).
Право на предъявление исков о недействительности сделки имеет только лицо, в интересах которого установлены ограничения полномочий (п. 10 информационного письма Президиума ВАС РФ от 20.01.1998 N 28).
Если при заключении договора орган юридического лица действует с превышением полномочий, установленных законом, в этом случае сделка является недействительной в силу ст. 168 ГК РФ.
При заключении договора целесообразно ознакомиться с документами, удостоверяющими полномочия лиц, подписывающих договор (устав, сведения Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ) и т.д.).
Должности и имена лиц, подписывающих договор, а также реквизиты документов, которые подтверждают их полномочия, обычно указываются в преамбуле договора.
Вместе с тем по общему правилу участник гражданских правоотношений, который не входит в органы управления юридического лица и не является его учредителем (участником), не обязан проверять учредительный документ этого юридического лица на предмет ограничения полномочий руководителя или разграничения полномочий нескольких единоличных исполнительных органов, если они созданы в этой организации. Равным образом третьи лица вправе полагаться на достоверность сведений ЕГРЮЛ (в частности, о лице, которое имеет право действовать от имени организации без доверенности). Презюмируется, что лицо, полагающееся на данные ЕГРЮЛ, не знало и не должно было знать о недостоверности данных, внесенных в этот реестр. При этом третьи лица вправе исходить из того, что полномочия лиц, уполномоченных вступать от имени юридического лица, не ограничены.
Юридическое лицо не вправе в отношениях с лицом, добросовестно полагавшимся на данные ЕГРЮЛ, ссылаться на данные, не включенные в этот реестр, а также на недостоверность данных, содержащихся в нем, за исключением случаев, если соответствующие данные включены в указанный реестр в результате неправомерных действий третьих лиц или иным путем помимо воли юридического лица (абзац второй п. 2 ст. 51 ГК РФ).
Поэтому наличие в учредительном документе ограничений полномочий лиц, выступающих от имени юридического лица, не является основанием для признания недействительной сделки, которая совершена с нарушением этих полномочий, кроме случаев, когда будет доказано, что другая сторона сделки в момент ее совершения знала или заведомо должна была знать о таких ограничениях. Бремя доказывания того обстоятельства, что третье лицо знало или должно было знать об ограничениях полномочий на заключение договора, возлагается на лиц, в чьих интересах эти ограничения были установлены (на участников хозяйственного общества и т.д.). Причем указание в тексте договора на то, что лицо, которое заключает договор от имени организации, действует на основании устава, само по себе не означает, что другая сторона договора должна была знать о содержании устава. Такая ссылка должна оцениваться судом с учетом конкретных обстоятельств заключения договора и в совокупности с другими доказательствами по делу (п. 22 постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 N 25).
Следует также отметить, что и при наличии у представителя или органа юридического лица полномочий действовать от его имени, договор может быть признан судом недействительным, если такой представитель или орган совершили его в ущерб интересам представляемого (юридического лица), а другая сторона договора знала или должна была знать о явном ущербе для представляемого (для юридического лица) либо имели место обстоятельства, которые свидетельствовали о сговоре либо об иных совместных действиях представителя или органа юридического лица и другой стороны договора в ущерб интересам представляемого (интересам юридического лица). Договор признается недействительным по иску представляемого (иску юридического лица), а в случаях, предусмотренных законом, по иску, предъявленному в их интересах иным лицом или иным органом (п. 2 ст. 174 ГК РФ, см. также п. 93 постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 N 25).
*(1) Редакция ст. 174 ГК РФ, действовавшая до 01.09.2013 (даты вступления в силу Федерального закона от 07.05.2013 N 100-ФЗ), не называла положение о филиале или представительстве в числе документов, которыми могут быть ограничены полномочия лица на совершение сделки, и не предусматривала возможность ограничения полномочий органа юридического лица иными документами, регулирующими деятельность этого органа, помимо учредительных документов