документ установленной формы в электронном виде содержащий сведения о клиенте
Документ установленной формы в электронном виде содержащий сведения о клиенте
14. В целях Федерального закона N 115-ФЗ идентификацией считается совокупность мероприятий по установлению определенных этим Федеральным законом сведений о клиентах, их представителях, выгодоприобретателях, бенефициарных владельцах, по подтверждению достоверности этих сведений с использованием оригиналов документов и (или) надлежащим образом заверенных копий.
15. Обслуживающее лицо обязано до приема на обслуживание идентифицировать клиента, представителя клиента и (или) выгодоприобретателя, за исключением случаев, установленных пунктами 1.1, 1.2 и 1.4 статьи 7 Федерального закона N 115-ФЗ, установив следующие сведения:
16. Идентификация клиента также включает следующие мероприятия:
определение принадлежности клиента к иностранному публичному должностному лицу (проводится в отношении физических лиц);
См. пункт 3 настоящего письма.
обновление сведений, полученных в результате идентификации клиентов организации, установления и идентификации выгодоприобретателей.
17. При идентификации клиентов целесообразно предусматривать использование анкетирования, т.е. составление документа, содержащего сведения о клиенте обслуживающего лица и деятельности клиента, а также сведения о выгодоприобретателе.
17.1. Анкету клиента следует оформлять в случаях, если:
фамилия, имя и отчество (если иное не вытекает из закона или национального обычая), а также другие имеющиеся у обслуживающего лица сведения о клиенте, представителе клиента, выгодоприобретателе полностью совпадают с информацией, содержащейся в перечне организаций и физических лиц, в отношении которых имеются сведения об их участии в экстремистской деятельности ;
Перечень составляется и ведется Федеральной службой по финансовому мониторингу в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 18 января 2003 г. N 27.
в отношении клиента, представителя клиента, выгодоприобретателя или операции у обслуживающего лица возникают подозрения в том, что они связаны с легализацией (отмыванием) доходов, полученных преступным путем, или финансированием терроризма;
имеются основания для документального фиксирования информации, предусмотренные пунктом 2 статьи 7 Федерального закона N 115-ФЗ ;
См. п. 27 настоящего письма.
обслуживающее лицо оценивает степень риска как повышенную.
17.2. Анкета клиента составляется на бумажном носителе или в виде электронного документа. Анкета клиента, составленная в виде электронного документа, при переносе на бумажный носитель заверяется подписью сотрудника обслуживающего лица, ответственного за работу с клиентом. Сведения, содержащиеся в анкете клиента, хранящейся в электронном виде, при переносе на бумажный носитель по своему содержанию должны соответствовать их электронному аналогу.
19. В рамках идентификации клиента, а также при проведении операций и сделок обслуживающее лицо оценивает и присваивает клиенту степень (уровень) риска.
19.1. Обслуживающее лицо оценивает степень (уровень) риска с учетом признаков операций, видов и условий деятельности, имеющих повышенный риск совершения клиентами операций в целях легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, самостоятельно включенных обслуживающим лицом в правила внутреннего контроля с учетом рекомендаций ФАТФ.
19.2. Обслуживающее лицо оценивает степень (уровень) риска при возникновении деловых отношений с клиентом (принятии его на обслуживание), в ходе обслуживания клиента (по мере совершения операций (сделок)), в иных случаях, предусмотренных обслуживающим лицом в правилах внутреннего контроля.
19.3. Для оценки степени (уровня) риска клиента, а также в целях последующего контроля за его изменением обслуживающее лицо осуществляет постоянный мониторинг операций (сделок) клиента по мере их совершения.
19.4. Если операции (сделки) или деятельность клиента отнесены к повышенному риску, обслуживающее лицо уделяет повышенное внимание операциям (сделкам), проводимым этим клиентом, в целях выявления оснований для документального фиксирования информации, предусмотренных абзацем 4 пункта 2 статьи 7 Федерального закона N 115-ФЗ, операций, подпадающих под критерии и признаки необычных сделок, предусмотренные в правилах внутреннего контроля, и в целях представления в Федеральную службу по финансовому мониторингу сведений об операциях, установленных пунктом 3 статьи 7 Федерального закона N 115-ФЗ.
19.5. Результаты оценки степени (уровня) риска не должны быть доступны иным лицам, за исключением органов государственной власти в соответствии с их компетенцией в случаях, установленных законодательством Российской Федерации.
20. Обслуживающее лицо должно обновлять сведения о клиенте и выгодоприобретателе не реже одного раза в год при установлении отношений длящегося характера либо при повторном обращении клиента, совершавшим «разовые операции», а также если у него возникли сомнения в достоверности сведений, полученных ранее в результате реализации Программы идентификации, или в отношении клиента или операции возникли подозрения в том, что они связаны с легализацией (отмыванием) доходов, полученных преступным путем, или финансированием терроризма.
21. Пересмотр степени (уровня) риска и обновление сведений, полученных в результате идентификации клиента, могут производиться также в иных случаях в порядке и сроки, установленные обслуживающим лицом в правилах внутреннего контроля.
22. Согласно постановлению Правительства Российской Федерации от 5 декабря 2005 г. N 715 требования к идентификации клиентов (лиц, находящихся на обслуживании) и выгодоприобретателей, в том числе с учетом степени (уровня) риска, установлены Положением о требованиях к идентификации клиентов и выгодоприобретателей, в том числе с учетом степени (уровня) риска совершения клиентом операций в целях легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем, и финансирования терроризма, утвержденным приказом Федеральной службы по финансовому мониторингу от 17 февраля 2011 г. N 59.
Идентификация клиента по 115‑ФЗ
Для чего банки проводят идентификацию клиентов, какие сведения необходимо собрать перед приемом клиента на обслуживание. В каких случаях не требуется идентификация или применяется упрощенная система.
С 2001 года банки и другие субъекты Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ обязаны идентифицировать клиентов перед тем, как их обслуживать. За 18 лет закон сильно изменился и дополнился новыми субъектами и требованиями. В этой статье рассмотрим актуальный порядок идентификации и состав сведений о клиентах, которые банк должен установить.
Что такое идентификация
Любые операции в банке должны совершаться непосредственно владельцем счета. Для того чтобы предотвратить нелегальные переводы, кредитные организации идентифицируют клиента.
Порядок идентификации клиента в банке
На первом этапе идентификации банк собирает сведения о клиенте с опорой на оригиналы документов и заверенные копии.
В отношении физических лиц — ФИО, гражданство, дата рождения, реквизиты документа, удостоверяющего личность, данные миграционной карты, документа, подтверждающего право иностранного гражданина на пребывание в РФ, адрес места регистрации и жительства, ИНН.
В отношении юридических лиц — наименование, организационно-правовая форма, ИНН или код иностранной организации, ОГРН и адрес регистрации.
В отношении иностранной структуры без образования ЮЛ — наименование, регистрационный номер или код структуры, место ведения основной деятельности. Для трастов также устанавливаются состав имущества, находящегося в управлении, ФИО и адрес места жительства учредителей и доверительного собственника.
Кроме того, принимая и продолжая обслуживать клиентов, субъекты 115-ФЗ обязаны:
Упрощенная идентификация
Такая система идентификации применяется к физлицам, если соблюдены следующие условия:
Упрощенная идентификация, например, проводится в случае, когда физлицо переводит деньги без открытия банковского счета или банк предоставляет клиенту электронное средство платежа. Подробнее применение упрощенной идентификации объясняется в ст. 1.1 и 1.2 115-ФЗ.
В каких случаях не требуется идентификация физлица
Ряд операций с деньгами не требует идентификации клиента по 115-ФЗ:
Однако если у сотрудника банка возникнут сомнения в целях операции, у клиента могут потребовать сведения и документы, необходимые для идентификации.
Документ установленной формы в электронном виде содержащий сведения о клиенте
Дата публикации: 12.02.2016
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ФИНАНСОВОМУ МОНИТОРИНГУ
от 23 декабря 2014 г. N 349
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ
О НАПРАВЛЕНИИ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБОЙ ПО ФИНАНСОВОМУ
МОНИТОРИНГУ В КРЕДИТНЫЕ ОРГАНИЗАЦИИ ЗАПРОСОВ
О ПРЕДСТАВЛЕНИИ ИНФОРМАЦИИ ОБ ОПЕРАЦИЯХ КЛИЕНТОВ,
О БЕНЕФИЦИАРНЫХ ВЛАДЕЛЬЦАХ КЛИЕНТОВ И ИНФОРМАЦИИ О ДВИЖЕНИИ
СРЕДСТВ ПО СЧЕТАМ (ВКЛАДАМ) КЛИЕНТОВ, А ТАКЖЕ ИНФОРМАЦИИ,
НЕОБХОДИМОЙ ДЛЯ ВЫПОЛНЕНИЯ ОБЯЗАТЕЛЬСТВ ПО СООТВЕТСТВУЮЩИМ
МЕЖДУНАРОДНЫМ ДОГОВОРАМ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ,
В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ
В соответствии с Федеральным законом от 7 августа 2001 г. N 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 33 (ч. I), ст. 3418; 2002, N 30, ст. 3029, N 44, ст. 4296; 2004, N 31, ст. 3224; 2005, N 47, ст. 4828; 2006, N 31 (ч. I), ст. 3446, 3452; 2007, N 16, ст. 1831, N 31, ст. 3993, 4011, N 49, ст. 6036; 2009, N 23, ст. 2776, N 29, ст. 3600; 2010, N 28, ст. 3553, N 30, ст. 4007, N 31, ст. 4166; 2011, N 27, ст. 3873, N 46, ст. 6406; 2012, N 30, ст. 4172, N 50 (ч. IV), ст. 6954; 2013, N 19, ст. 2329, N 26, ст. 3207, N 44, ст. 5641, N 52 (ч. I), ст. 6968; 2014, N 19, ст. 2311, 2315, 2335, N 23, ст. 2934, N 30 (ч. I), ст. 4214, 4219) и Положением о представлении информации в Федеральную службу по финансовому мониторингу организациями, осуществляющими операции с денежными средствами или иным имуществом, и индивидуальными предпринимателями и направлении Федеральной службой по финансовому мониторингу запросов в организации, осуществляющие операции с денежными средствами или иным имуществом, и индивидуальным предпринимателям, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 марта 2014 г. N 209 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2014, N 12, ст. 1304), приказываю:
1. Утвердить прилагаемое Положение о направлении Федеральной службой по финансовому мониторингу в кредитные организации запросов о представлении информации об операциях клиентов, о бенефициарных владельцах клиентов и информации о движении средств по счетам (вкладам) клиентов, а также информации, необходимой для выполнения обязательств по соответствующим международным договорам Российской Федерации, в электронной форме.
2. Настоящий приказ вступает в силу по истечении 30 дней, следующих за днем его официального опубликования.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора Федеральной службы по финансовому мониторингу, курирующего вопросы информатизации.
приказом Федеральной службы
по финансовому мониторингу
О НАПРАВЛЕНИИ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБОЙ ПО ФИНАНСОВОМУ
МОНИТОРИНГУ В КРЕДИТНЫЕ ОРГАНИЗАЦИИ ЗАПРОСОВ
О ПРЕДСТАВЛЕНИИ ИНФОРМАЦИИ ОБ ОПЕРАЦИЯХ КЛИЕНТОВ,
О БЕНЕФИЦИАРНЫХ ВЛАДЕЛЬЦАХ КЛИЕНТОВ И ИНФОРМАЦИИ О ДВИЖЕНИИ
СРЕДСТВ ПО СЧЕТАМ (ВКЛАДАМ) КЛИЕНТОВ, А ТАКЖЕ ИНФОРМАЦИИ,
НЕОБХОДИМОЙ ДЛЯ ВЫПОЛНЕНИЯ ОБЯЗАТЕЛЬСТВ ПО СООТВЕТСТВУЮЩИМ
МЕЖДУНАРОДНЫМ ДОГОВОРАМ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ,
В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ
2. Предусмотренный настоящим Положением информационный обмен, связанный с направлением запросов Росфинмониторинга, осуществляется с использованием телекоммуникационных каналов связи, применяемых в Банке России.
4. Электронные сообщения Росфинмониторинга формируются в виде файлов в формате XML. Один файл содержит информацию об одном запросе Росфинмониторинга.
5. Электронное сообщение Росфинмониторинга состоит из следующих частей:
информация о сообщении;
сведения о кредитной организации;
сведения о клиентах;
сведения о запрашиваемой информации.
6. Наименование файла электронного сообщения Росфинмониторинга имеет следующую структуру: RFM_bbbbbbbbb_GGGGMMDD_NNN.xml,
В наименовании файла электронного сообщения Росфинмониторинга допускается использование как строчных, так и прописных букв.
9. Наименование архивного файла Росфинмониторинга имеет следующую структуру: RRFM_bbbbbbbbb_GGGGMMDD_nnn.arj,
В наименовании архивного файла Росфинмониторинга допускается использование как строчных, так и прописных букв.
10. Из архивных файлов Росфинмониторинга, сформированных в течение рабочего дня и адресованных кредитным организациям, надзор за деятельностью которых осуществляет одно и то же территориальное учреждение Банка России, Росфинмониторинг с помощью программы-архиватора формирует сводный архивный файл Росфинмониторинга.
11. Наименование сводного архивного файла Росфинмониторинга имеет следующую структуру: RRFM_tu_GGGGMMDD_nnn.arj,
В наименовании сводного архивного файла Росфинмониторинга допускается использование как строчных, так и прописных букв.
12. Все сформированные сводные архивные файлы Росфинмониторинга не позднее 18 часов (по московскому времени) дня их формирования передаются в Банк России.
13. Банк России обеспечивает направление полученных сводных архивных файлов Росфинмониторинга в территориальные учреждения Банка России для последующей доставки в кредитные организации не позднее 12 часов (по московскому времени) рабочего дня, следующего за днем их получения от Росфинмониторинга.
15. При положительных результатах процедуры аутентификации и процедуры проверки наименования сводного архивного файла Росфинмониторинга территориальное учреждение Банка России формирует в электронном виде и направляет в Росфинмониторинг уведомление о принятии сводного архивного файла Росфинмониторинга.
При отрицательном результате процедуры аутентификации или процедуры проверки наименования сводного архивного файла Росфинмониторинга территориальное учреждение Банка России формирует в электронном виде и направляет в Росфинмониторинг уведомление о непринятии сводного архивного файла Росфинмониторинга с указанием причины его непринятия.
16. Территориальное учреждение Банка России направляет уведомление о принятии сводного архивного файла Росфинмониторинга, уведомление о непринятии сводного архивного файла Росфинмониторинга в случаях, установленных настоящим Положением, в Банк России для последующей доставки в Росфинмониторинг не позднее 12 часов (по местному времени) рабочего дня, следующего за днем получения территориальным учреждением Банка России сводного архивного файла Росфинмониторинга.
Банк России обеспечивает направление в Росфинмониторинг уведомления о принятии сводного архивного файла Росфинмониторинга, уведомления о непринятии сводного архивного файла Росфинмониторинга в день их получения.
Росфинмониторинг обеспечивает прием уведомления о принятии сводного архивного файла Росфинмониторинга, уведомления о непринятии сводного архивного файла Росфинмониторинга в срок не позднее рабочего дня, следующего за днем его направления Банком России.
17. В случае получения Росфинмониторингом уведомления территориального учреждения Банка России о непринятии сводного архивного файла Росфинмониторинга, Росфинмониторинг при необходимости устраняет причину непринятия, повторно формирует и направляет сводный архивный файл Росфинмониторинга в порядке, установленном настоящим Положением.
18. Территориальное учреждение Банка России с помощью программы-архиватора производит разархивирование принятого сводного архивного файла Росфинмониторинга. Архивные файлы Росфинмониторинга, полученные в результате разархивации сводного архивного файла Росфинмониторинга, направляются территориальным учреждением Банка России кредитным организациям не позднее 12 часов (по местному времени) рабочего дня, следующего за днем получения соответствующего сводного архивного файла Росфинмониторинга.
19. Архивные файлы Росфинмониторинга, поступившие в кредитную организацию и прошедшие процедуры аутентификации и проверки наименования с положительным результатом, подлежат разархивации с помощью программы-архиватора.
21. Квитанция о непринятии электронного сообщения с указанием причины его непринятия формируется в случае невозможности расшифрования электронного сообщения Росфинмониторинга, некорректности подписи Росфинмониторинга, несоответствия форматов и структуры электронного сообщения Росфинмониторинга требованиям, установленным Росфинмониторингом, полного или частичного отсутствия в электронном сообщении Росфинмониторинга сведений, наличие которых предусмотрено установленными форматами.
22. Территориальное учреждение Банка России по рабочим дням до 16 часов (по местному времени) обеспечивает прием архивных файлов кредитных организаций, сформированных ими в течение рабочего дня с помощью программы-архиватора из квитанций о принятии (непринятии) электронных сообщений Росфинмониторинга.
23. Территориальное учреждение Банка России проводит процедуру аутентификации и процедуру проверки наименования архивного файла кредитной организации. При этом архивные файлы кредитной организации территориальным учреждением Банка России не разархивируются и их содержание территориальным учреждением Банка России не контролируется.
24. При положительных результатах процедуры аутентификации и процедуры проверки наименования архивного файла кредитной организации территориальное учреждение Банка России формирует в электронном виде уведомление о принятии архивного файла.
При отрицательном результате процедуры аутентификации или процедуры проверки наименования архивного файла кредитной организации территориальное учреждение Банка России формирует в электронном виде уведомление о непринятии архивного файла с указанием причины его непринятия.
25. Территориальное учреждение Банка России направляет в кредитную организацию уведомление о принятии архивного файла, уведомление о непринятии архивного файла не позднее 18 часов (по местному времени) в день получения архивного файла кредитной организации.
26. В случае направления кредитной организации уведомления о непринятии архивного файла, территориальное учреждение Банка России обеспечивает прием архивного файла кредитной организации, направленного повторно после устранения причины его непринятия не позднее рабочего дня, следующего за днем получения уведомления о непринятии архивного файла.
27. Из всех архивных файлов, полученных от кредитных организаций в течение рабочего дня и прошедших с положительным результатом процедуру аутентификации и процедуру проверки наименования в соответствии с пунктом 23 настоящего Положения, территориальное учреждение Банка России в тот же день с помощью программы-архиватора формирует сводный архивный файл территориального учреждения Банка России и направляет его в Банк России для последующей доставки в Росфинмониторинг.
Банк России обеспечивает направление сводного архивного файла территориального учреждения Банка России в Росфинмониторинг не позднее 12 часов (по московскому времени) рабочего дня, следующего за днем его получения от территориального учреждения Банка России.
28. Росфинмониторинг обеспечивает прием сводных архивных файлов территориальных учреждений Банка России, проводит процедуру их аутентификации и разархивирования с помощью программы-архиватора.
При отрицательном результате процедуры аутентификации сводного архивного файла территориального учреждения Банка России или невозможности его разархивирования Росфинмониторинг формирует в электронном виде уведомление о непринятии сводного архивного файла территориального учреждения Банка России.
29. Уведомление о непринятии сводного архивного файла территориального учреждения Банка России Росфинмониторинг направляет в Банк России не позднее 18 часов (по московскому времени) рабочего дня, следующего за днем получения сводного архивного файла территориального учреждения Банка России.
Банк России обеспечивает направление уведомления о непринятии сводного архивного файла территориального учреждения Банка России в территориальное учреждение Банка России не позднее 12 часов (по московскому времени) рабочего дня, следующего за днем его получения от Росфинмониторинга.
30. Территориальное учреждение Банка России обеспечивает прием уведомления о непринятии сводного архивного файла территориального учреждения Банка России в срок не позднее рабочего дня, следующего за днем его направления Банком России.
Территориальное учреждение Банка России устраняет причину непринятия сводного архивного файла и не позднее рабочего дня, следующего за днем получения уведомления о его непринятии, повторно формирует и направляет сводный архивный файл территориального учреждения Банка России в порядке, установленном настоящим Положением.
31. Для подтверждения подлинности и контроля целостности уведомления о принятии сводного архивного файла Росфинмониторинга, уведомления о непринятии сводного архивного файла Росфинмониторинга, квитанции о принятии (непринятии) электронного сообщения Росфинмониторинга, уведомления о принятии архивного файла кредитной организации, уведомления о непринятии архивного файла кредитной организации, уведомления о непринятии сводного архивного файла территориального учреждения Банка России, а также архивные файлы кредитной организации, сводные архивные файлы территориального учреждения Банка России, архивные файлы Росфинмониторинга, сводные архивные файлы Росфинмониторинга обрабатываются с применением средств криптографической защиты информации, принятых к использованию в Банке России.
32. Росфинмониторинг обеспечивает разработку и размещение на официальном сайте Росфинмониторинга в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» согласованных с Банком России:
а) структуры электронного сообщения Росфинмониторинга, структуры (включая структуры наименований) уведомления о принятии сводного архивного файла Росфинмониторинга, уведомления о непринятии сводного архивного файла Росфинмониторинга, квитанции о принятии (непринятии) электронного сообщения Росфинмониторинга, уведомления о принятии архивного файла кредитной организации, уведомления о непринятии архивного файла кредитной организации, уведомления о непринятии сводного архивного файла территориального учреждения Банка России;
б) структуры наименований архивного файла кредитной организации, сводного архивного файла территориального учреждения Банка России, архивного файла Росфинмониторинга, сводного архивного файла Росфинмониторинга;
в) информации об объемах архивного файла кредитной организации, сводного архивного файла территориального учреждения Банка России, архивного файла Росфинмониторинга, сводного архивного файла Росфинмониторинга.
Электронные документы: виды, требования и особенности документооборота
Разберёмся, в чем различия бумажного варианта документа, его отсканированной версии и документа, изначально созданного в электронной форме, затем сравним требования к ним и определим сферы применения.
Документ бумажный, электронный образ и электронный документ
Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ (редакция от 03.07.2016) «Об обязательном экземпляре документов» определяет документ как «Материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения».
Разделение документов на бумажные и электронные — не более чем разграничение по виду носителя, форме документирования и представления информации.
Понятие электронного документа закреплено Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ (редакция от 18.03.2019) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и звучит так:
«Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».
Таким образом, документ в электронном виде и изначально электронный документ — не одно и то же. В первом случае документ создается как бумажный и преобразуется в электронный документ, получается электронный образ документа. Во втором — изначально создаётся в форме электронного документа.
В электронном документообороте используются как образы документов, так и электронные документы. Но если для электронных образов в большинстве случаев можно использовать любой вид электронной подписи, то для электронных документов зачастую нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.
Бумажные и электронные документы юридически равнозначны, если иное не установлено законом или договором. Исключения касаются только отдельных видов документов, к которым предъявляются повышенные требования к безопасности данных и условиям хранения.
Требования к документам в электронном виде
Требования к документам в электронном виде делятся на три категории и соблюдаются в порядке приоритетности:
Для каждого документа в электронном виде свои требования. Поэтому, когда вы собираетесь создать или передать документ, обращайтесь к требованиям, установленным конкретно для него.
Виды и применение электронных документов
Рассмотрим самые распространённые документы в практике документооборота компаний и индивидуальных предпринимателей.
Договоры, контракты, соглашения
Часть 2 статьи 434 ГК РФ разрешает заключение письменных договоров путём обмена электронными документами, в том числе с использованием сторонами сделки электронной почты. Обязательное требование — возможность достоверно установить, что документ, например экземпляр договора, исходит от стороны сделки.
Выполнить условие легко: договоритесь с контрагентом о заключении договора таким способом, составьте и подпишите договор с использованием электронной подписи. Аналогичным способом можно обмениваться протоколами разногласий и дополнительными соглашениями, вносить изменения в договоры и направлять претензии.
Первичные учётные документы
Требования к ним изложены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (редакция от 28.11.2018) «О бухгалтерском учёте». Специальные требования к счетам-фактурам — в статье 169 НК РФ.
Первичные документы могут быть бумажными или электронными, электронный первичный документ обязательно должен быть подписан электронной подписью. Но если законом или договором предусмотрено представление первичного документа в бумажном виде, он должен быть представлен именно на бумаге. Если бумажного документа нет, придётся его создать — распечатать соответствующий электронный документ. Это условие пока препятствует полному переходу на электронный документооборот: многие компании вынуждены дублировать документы полностью либо частично. Для обмена электронными счетами-фактурами и УПД, например, необходимо, обращаться к услугам оператора электронного документооборота. Также вести документооборот через оператора ЭДО целесообразно при больших объёмах документооборота — налаженная система сбережёт ваше время.
Выполнение всех требований к первичным учётным документам — это фактически выполнение требований ФНС. Упрощает задачу применение обязательных или рекомендованных налоговым органом форматов — формализованных электронных документов. Обязательные форматы утверждены для счёта-фактуры и универсального передаточного документа, в том числе корректировочных (Приказы ФНС № ММВ-7-15/155@, № ММВ-7-15/155@ и № ММВ-7-15/189@). Рекомендованные форматы есть для акта приёмки работ и документа о передаче товаров (Приказы ФНС № ММВ-7-10/552@ и № ММВ-7-10/551@) — можно применять их или разработать свой формат.
Отчётность
Всю налоговую и бухгалтерскую отчётность можно представлять в электронной форме. Обязательное условие для сдачи электронной отчетности — подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью. Передавать отчётность в электронном виде можно через оператора ЭДО или через официальный сайт ФНС.
Документы для подачи в суд
Любые процессуальные документы можно подавать в суд в электронном виде, в том числе в форме электронного документа. Для электронной подачи документов в арбитражные суды используется сервис «Мой арбитр», в суды общей юрисдикции — личный кабинет пользователя в разделе «Подача процессуальных документов в электронном виде» официального сайта суда на портале ГАС «Правосудие». Электронный образ документа можно заверить простой электронной подписью, электронный документ подписывается только усиленной квалифицированной электронной подписью.
Обращения в государственные органы
Большинство ведомств уже поддерживают онлайн-обмен документами и обращениями через сайты и личные кабинеты пользователей. Чтобы обратиться в государственный орган через интернет или направить электронный документ, зайдите на официальный сайт нужного ведомства, найдите раздел для обращений или направления отчётности в электронном виде и воспользуйтесь указанной информацией.
Юридическая значимость электронной переписки
Несколько иначе, чем электронные документы, подписанные ЭП надлежащего вида, выглядит обмен письмами или сообщениями посредством электронной почты, мессенджеров или СМС-сообщений. В этих случаях, как правило, не используется привычная электронная подпись. Что тогда служит средством идентификации — интересный вопрос, прежде всего, с позиции судебной практики.
Электронную переписку, где не используется усиленная электронная подпись, можно приравнять к обороту документов с применением простой электронной подписи. В данном случае это не противоречит правилам и нормам. Но необходимость идентификации отправителя и получателя в случае спора обязательно возникнет.
В процессе идентификации отправителей и получателей писем и сообщений, возможно, потребуется определить:
Дать ответы на эти вопросы и подтвердить их доказательствами бывает непросто.
Если адреса электронной почты указаны в договоре с контрагентом и при этом чётко определён порядок обмена документами, проблем обычно не возникает. Идентифицировать СМС-отправления можно посредством сотового оператора. Сообщения в чатах и мессенджерах — через техподдержку соответствующей платформы. Но проблемы могут возникнуть, если придется оспаривать факт личного отправления. Ведь не исключено, что доступ к логину, паролю, устройству и сим-карте может получить третье лицо.
В 2016 году арбитражный суд Санкт-Петербурга и Ленинградской области рассматривал дело №А56-95953/2015, где фигурировали СМС-уведомления. Истец судился со Сбербанком относительно несанкционированного вывода со счёта истца денежных средств на сумму более 6 миллионов рублей. Для операций использовались платёжные поручения, подготовленные в информационной системе банка и подписанные сгенерированными одноразовыми кодами (паролями), которые направлялись на телефон истца и при вводе в подтверждение операции означали подписание документа простой ЭП. Суд отказал в удовлетворении исковых требований, сославшись на то, что истец, хотя, возможно, и не был причастен к операциям, не обеспечил недоступность средств идентификации.
Изложенная позиция суда наглядно показывает, что фактически к электронной переписке, где используются средства идентификации, отличные от электронной подписи, применяются аналогичные с ЭП требования. Получение и ввод кода из СМС для подтверждения действий — аналог использования простой электронной подписи.
Подведём итог
Любые документы можно передавать в электронном виде, к тому же практически все они в таком виде создаются изначально, но важно соблюдать требования. Главное в передаче документов в электронном виде или электронных документов — проверить, выполнены ли технические требования и требования к виду электронной подписи. Не стоит забывать также о правильности формы и содержания документа.
Второй момент — целесообразность перехода на ЭДО, станет ли документооборот проще, быстрее, надёжнее и экономичнее. Ради передачи нескольких документов в год нет смысла тратиться на организацию электронного документооборота. Но если объём документооборота большой, расходы на печать и доставку бумажных документов превышают потенциальные затраты на электронный документооборот, выгоднее перейти на ЭДО. Использование системы электронного документооборота поможет существенно сэкономить и упростить работу.