документальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами
Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в 2020 году
Выдача денег под отчет и контроль за их расходованием сопровождается оформлением целого комплекта документов. Что в него включается? Какие риски возникают при неверном оформлении подотчетных бумаг и как их снизить? В нашем материале вы найдете образцы этих документов, а также узнаете, повлияло ли новое Указание ЦБ РФ № 5348-У на порядок документального оформления расчетов с подотчетными лицами.
3 основных документа по оформлению подотчетных сумм
Для документального оформления выдачи денежных средств подотчетному лицу и последующего контроля за их расходованием необходимо оформить следующие документы:
Выдать деньги под отчет банкиры позволяют только при наличии одного из документов, оформленного в письменном виде (п 6.3 Указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У):
Оформляется такой документ на каждую выдачу наличных денег. Форма — произвольная, но с указанием (Письмо Банка России от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642):
Если подотчетные деньги перечисляются на банковскую карту сотрудника, в документе должны присутствовать детальные реквизиты, необходимые для оформления перечисления.
Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами.
Деньги под отчет могут выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту сотрудника (Письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетник тоже может путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Однако возможность безналичных подотчетных расчетов должна быть закреплена в учетной политике.
Минфин не возражает против перечисления подотчетных сумм на банковские «зарплатные» карты сотрудников (Письмо от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). В законодательстве нет прямых запретов на такие действия (п. 1.5, п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии платежных карт»).
Этот документ оформляет подотчетное лицо, отражая в нем набор сведений о подотчетных средствах — сумме полученного аванса, величине расхода, остатке или перерасходе подотчетных денег и другие сведения.
Оформляется он в одной из форм:
К авансовому отчету прилагаются оправдательные документы: товарные и кассовые чеки, билеты, товарные накладные, акты, квитанции такси, счета гостиницы и т. д. Если подотчетные расходы оплачены за счет полученных на карту средств, к авансовому отчету нужно приложить чеки с информацией по карте.
Дополнительные подотчетные документы
Не всегда документальное оформление расчетов с подотчетными лицами ограничивается только заявлением, кассовыми документами и авансовым отчетом с приложенными подтверждающими документами.
Среди дополнительных подотчетных бумаг можно назвать:
Готовые образцы подотчетных документов представлены в материалах Консультант+:
Налоговые риски документальных ошибок подотчета
Если в документах подотчетных лиц имеются ошибки или к авансовому отчету не приложены подтверждающие документы, могут возникнуть разного рода риски, в том числе налоговые:
В «прибыльных» расходах допустимо учитывать подотчетные расходы, если подтверждающие документы оформлены в соответствии с законодательством РФ, и из них можно установить, какие расходы произведены (п. 1 ст. 252 НК РФ, письма Минфина от 28.01.2020 № 03-03-06/3/4915, от 28.01.2020 № 03-03-06/1/4913, от 21.03.2019 № 03-03-06/1/19017, от 20.03.2019 № 03-03-06/1/18478)
При отсутствии документального подтверждения расходов у сотрудников могут возникать доходы в натуральной форме (ст. 211 НК РФ). От обложения НДФЛ такие суммы не освобождаются (Письмо Минфина от 14.05.2018 № 03-03-06/1/31933)
Материальные ценности, приобретенные на выданные под отчет деньги, не относятся к деятельности компании, не приняты на учет
Если удержание не произведено, на сумму невозвращенного подотчета нужно начислить страховые взносы, как на выплаты в рамках трудовых отношений (ст. 420, 421 НК РФ, Письмо Минфина от 01.02.2018 № 03-04-06/5808, Письмо Минтруда от 12.12.2014 N 17-3/В-609)
Помимо налоговых рисков возможны и иные негативные последствия. К примеру, если приобретенные на подотчетные деньги ТМЦ без оправдательных документов не будут оприходованы, к подотчетнику может быть предъявлен иск в части причинения вреда компании (Постановление АС Северо-Кавказского округа от 05.10.2017 № А32-12049/2015).
Способы снижения рисков
Снизить риски от ошибок в документальном оформлении подотчета работодателю помогут несколько действий:
Внесите условие о возможности выдачи денег под отчет и возврате неиспользованных подотчетных сумм как в наличной, так в безналичных формах во внутренние локальные акты (учетную политику, Положение о выдаче подотчетных сумм или иные внутрифирменные документы).
Предусмотрите также, что при безналичной форме расчетов подотчетные суммы перечисляются на личные или зарплатные карты сотрудников с расчетного счета работодателя.
Не забудьте прописать сроки представления авансового отчета по подотчету, перечисленному на карту сотруднику — такой срок законодательно установлен только при выдаче наличного подотчета. Это необходимо, чтобы пресечь злоупотребления со стороны сотрудников.
Ознакомьте сотрудников под роспись с установленными в компании подотчетными правилами.
В приказе зафиксируйте:
Обычно такой приказ оформляется в начале года на 12 месяцев или на больший срок. При необходимости в него вносятся изменения и дополнения.
Чтобы перечисленный на карту сотрудника подотчет контролеры не спутали с зарплатным доходом, а у банкиров подобное перечисление не вызвало подозрений, при оформлении платежных поручений важно следить за надлежащей формулировкой назначения платежа (поле 24):
Снизить риски поможет планомерная работа с сотрудниками — выдайте им памятки с напоминанием о сроках отчетов по подотчетным суммам и перечнями документов, прилагаемых к авансовым отчетам для разных ситуаций, разработайте шаблоны заявлений на выдачу денег, проводите обучение сотрудников по подотчетным правилам.
Подотчетный документооборот и новое Указание ЦБ РФ № 5348-У
С конца марта 2020 года компании при выдаче подотчетных денег должны руководствоваться новыми правилами наличных расчетов (Указание ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У «О правилах наличных расчетов»). Они не изменили коренным образом прежние нормы из Указания от 07.10.2013 № 3073-У, но частично подкорректировали их.
Новое указание предписывает производить наличные расчеты между компаниями, ИП и физлицами за счет налички, поступившей в кассу участника наличных расчетов с его банковского счета (Письмо ЦБ от 04.06.2020 № 45-19/5013).
Получается, что выдать наличные средства под отчет из наличной выручки можно, а вот возвращенный одним сотрудником в кассу неизрасходованный подотчетный аванс сразу выдать другому подотчетному лицу станет рискованной процедурой, которая привлечет внимание контролеров. Наказание за подобное нарушение — для должностных лиц от 4 000 до 5 000 руб., для компаний от 40 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).
В такой ситуации придется деньги сначала сдать в банк, а затем снять и уже затем выдать подотчетнику.
Повлияет ли такой порядок на подотчетный документооборот? Скорее всего нет. Прибавиться работа кассирам и бухгалтерам по оформлению приходно-расходных кассовых документов, а набор документов подотчетника от этого не изменится.
Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами
Какими документами оформляется выдача денег под отчет
Взаиморасчеты с подотчетными лицами законодательно регламентированы.
Кто относится к данной категории работников, какие определяющие документы по учету расчетов с подотчетными лицами существуют — об этом см. статью «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».
Средства под отчет могут быть выданы наличными деньгами из кассы предприятия, перечислены на корпоративную карту или зарплатную карту работника. Перечислять средства под отчет на зарплатную карту можно для осуществления командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов — итог, подведенный Минфином РФ в письме от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.
Выдача денег под отчет должна происходить на основании заявления работника или распоряжения руководителя. Унифицированной формы нет, но есть обязательные реквизиты: дата составления заявления, сумма, которая должна быть выдана, срок выдачи.
ВНИМАНИЕ! Срок, в течение которого подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет, с 30.11.2020 утверждается руководителем фирмы. Требование о 3-х дневном сроке отменено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У.
Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.
Документ обязательно должен быть завизирован руководителем.
В зависимости от цели подотчетных средств их выдача должна сопровождаться оформлением соответствующих документов. Для приобретения ТМЦ сотруднику должна быть выписана доверенность от организации, подтверждающая право представлять ее интересы. В случае выдачи подотчетных средств на командировочные расходы на сотрудника должен быть оформлен соответствующий приказ, а также иные документы, предусмотренные внутренним регламентом организации для этих целей.
Какими документами оформляются командировки работников и как компенсируются расходы работников в этих командировках, см. в материале «Оформляем и оплачиваем командировки».
При выдаче денежных средств под отчет из кассы организации оформляется расходно-кассовый ордер. Его форма КО-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. РКО создается в единственном экземпляре на подотчетное лицо, подписывается главным бухгалтером и руководителем или лицом, на то уполномоченным. В строке «Основание» указывается цель выдачи денежных средств под отчет.
Посмотреть правила заполнения РКО и скачать его бланк можно в статье «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)».
У организации может быть корпоративная карта, используемая подотчетными лицами для покупки ТМЦ и осуществления прочих расходов. В этом случае заявления от работника на выдачу подотчетных средств не требуется. Но чтобы получить такую карту, сотрудник должен написать заявление в свободной форме с обязательным указанием целей расходования средств. На основании заявления создается приказ руководителя. Для работы с корпоративной картой необходимо утвердить порядок. Дата выдачи под отчет денежных средств — дата списания денег, которую можно увидеть в банковской выписке.
Для перечисления подотчетных средств на карту сотрудника необходимо эту возможность прописать в учетной политике организации, а также в локальных актах по работе с подотчетными лицами (если такие имеются). Перечисление подотчетных средств происходит, как и в случае выдачи из кассы, на основании заявления работника. В нем должно быть отмечено, что средства будут перечислены на его карту. В платежном поручении на перечисление этих средств следует отметить, что это именно подотчетные суммы.
Эксперты «КонсультантПлюс» разъяснили порядок выдачи средств в подотчет и алгоритм бухгалтерского учета взаиморасчетов с подотчетными лицами. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.
Для расчетов с подотчетными лицами должен быть составлен и утвержден руководителем приказ.
Как составить подобного рода приказ, см. в материале «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец 2020-2021».
В учетной политике организации, в локальных нормативных актах по расчетам с подотчетными лицами должны быть отмечены все способы выдачи под отчет, применяемые в организации. На каждую выданную в подотчет сумму должно быть получено заявление от работника или письменное распоряжение руководителя. В документе обязательно должен быть указан срок, на который выданы данные суммы. Если отчетные сроки нарушаются подотчетным лицом, начисляется НДФЛ и страхвзносы.
Узнать, какие сроки по подотчетным средствам установлены законодательно, чем грозит несоблюдение этих сроков, можно в статье «Существует ли максимальный срок выдачи денег в подотчет?».
В зависимости от того, выданы эти средства из кассы или перечислены на карту, должен быть оформлен РКО или отправлена в банк платежка, что подтверждено банковской выпиской.
Для отчета по подотчетным суммам используется унифицированная форма АО-1.
В авансовом отчете указываются все расходы, понесенные работником. Они должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Если денежные средства были выданы на командировку, то к отчету прикладываются первичные документы, подтверждающие расходы: билеты, чеки или квитанции, подтверждающие проживание, с указанием конкретных сумм. При приобретении ТМЦ в качестве подтверждающих документов могут быть кассовый и товарный чек, товарная накладная и счет-фактура. Эти документы должны быть правильно заполнены. На кассовом чеке должны присутствовать: наименование продавца, ИНН, заводской номер контрольно-кассовой техники, дата, время и стоимость покупки. Товарный чек должен содержать следующую информацию: порядковый номер, дату покупки, а также наименование организации, которая выдала документ.
Реквизиты, на которые надо обратить внимание, принимая счет-фактуру, см. в статье «Какие обязательные реквизиты у счета-фактуры».
Все документы должны быть подписаны уполномоченными должностными лицами с расшифровкой подписи.
Не потраченные работником суммы возвращаются в кассу организации по приходно-кассовому ордеру. Если возврат денег происходит безналичным расчетом, сотруднику следует отметить в платежном документе, что это именно возврат подотчетных сумм. Если это не было указано, следует попросить работника написать пояснительную записку.
В документальном оформлении расчетов с подотчетными лицами можно выделить ряд основных ошибок:
Итоги
В учетной политике организации, в локальных нормативных актах (если такие используются) должен быть утвержден порядок взаиморасчетов с подотчетными лицами. Это порядок сопровождается оформлением ряда документов, к которым надо внимательно относиться, чтобы:
Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в бюджетной организации
Расчеты с подотчетными лицами являются часто совершаемыми операциями в казенном учреждении. Они имеют свои нюансы, о которых необходимо знать для соблюдения порядка расчетов, правильного оформления документов и исключения возможных негативных последствий несоблюдения требований нормативных правовых актов.
В предлагаемой статье рассмотрены:
Выдача денег под отчет
Согласно п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций деньги подотчетному лицу на расходы, связанные с осуществлением деятельности казенного учреждения, выдаются на основании заявления работника, составленного в произвольной форме и содержащего следующее:
Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.
Иногда возникают ситуации, когда работнику, у которого не закончился срок отчета по предыдущему авансу, необходимо выдать новый. Как быть в таких ситуациях?
Работнику 03.10.2016 выдано 80 000 руб. под отчет на пять дней на приобретение запчастей. 05.10.2016 его отправили в командировку на два дня. Вправе ли учреждение выдать ему новый аванс на командировку, если запчасти он еще не купил? Можно ли аванс на покупку запчастей зачесть как новый аванс на командировку?
В данной ситуации нужно исходить из вышеуказанного требования о возможности выдачи нового аванса только после погашения старого. Исключений из этого правила нет. Следовательно, так как работник не отчитался по авансу, полученному на приобретение запчастей, он сначала должен вернуть неизрасходованную сумму, а затем получить аванс на командировку. И только после того, как он вернется из командировки и отчитается по авансовому отчету, кассир будет вправе ему выдать новый аванс на приобретение запчастей, для получения которого ему необходимо будет оформить новое заявление.
Выдача денежных средств под отчет при отсутствии документов, подтверждающих погашение подотчетным лицом задолженности по ранее полученным суммам, является административным правонарушением, за которое ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ предусмотрена ответственность в виде уплаты административного штрафа:
Такую же позицию высказал Десятый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 26.02.2015 № 10АП-18198/2014, при этом, применив положения ст. 2.9 КоАП РФ о малозначительности правонарушения, он освободил общество от ответственности.
Учреждение направляет работника в командировку. Можно ли ему аванс на суточные (проезд и проживание учреждение оплатило самостоятельно) выдать без заявления?
В данном случае нужно исходить из следующего. С одной стороны, суточные — это дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (ст. 167 ТК РФ), которые работник не должен подтверждать. С другой стороны, п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций предусматривается выдача аванса на основании заявления работника и исключений из данного правила нет. Поэтому, по нашему мнению, выдача такого аванса должна производиться на основании заявления работника, которое будет прикладываться к расходному кассовому ордеру.
Выдача денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером (ф. 0310002) (далее — РКО). Он должен быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), а также кассиром (абз. 1 пп. 4.3 п. 4 Порядка ведения кассовых операций).
В порядке заполнения РКО [2] указано, что, когда на прилагаемых к РКО документах (например, заявлениях) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на РКО необязательна. Однако согласно п. 8 Инструкции № 157н документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни с денежными средствами, принимаются к бухгалтерскому учету только при наличии на них подписей руководителя субъекта учета и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц. То есть без подписи руководителя учреждения РКО нельзя принять к бухгалтерскому учету, и, соответственно, его наличие обязательно. Аналогичное мнение было изложено в Письме Минфина РФ от 12.08.2014 №02‑03‑09/40157.
В РКО по строке «Основание» отражается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.
После проставления в РКО подотчетным лицом подписи кассир выдает ему наличные деньги и подписывает РКО (п. 6.2 Порядка ведения кассовых операций).
Формирование авансового отчета
Согласно п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами представляется подотчетным лицом:
— в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет. Этот срок имеет смысл утвердить руководителем учреждения в локальном нормативном акте;
— со дня выхода на работу.
Подотчетное лицо приводит сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняет графы 1 — 6 на оборотной стороне о фактически израсходованных им суммах с указанием документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются им в порядке их записи в отчете.
На оборотной стороне авансового отчета графы 7 — 10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету, и бухгалтерские корреспонденции заполняются бухгалтером.
В авансовом отчете указываются данные по предыдущему авансу (остаток или перерасход), что позволяет контролировать расчеты с подотчетным лицом.
Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций).
Электронный вид авансового отчета. Пунктом 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Следовательно, авансовый отчет, являющийся первичным учетным документом, может быть также составлен в электронном виде.
В статье 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63‑ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон № 63‑ФЗ) указано, что информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.
Минфин в Письме от 20.08.2015 № 03‑03‑06/2/48232 разъяснил, что при формировании авансового отчета в электронном виде в целях соблюдения требований Закона № 63‑ФЗ использование электронной подписи обязательно для всех участников составления документа.
От себя отметим, что переход на применение электронного вида авансового отчета вызывает много вопросов, одна из сложностей его применения связана с необходимостью наличия электронной подписи у всех участников составления авансового отчета, поэтому он еще не скоро будет широко использоваться.
Документы, прикладываемые к авансовому отчету. Для документального подтверждения несения подотчетным лицом расходов, на которые ему был выдан аванс, он прикладывает к авансовому отчету первичные документы (акты, накладные, счета и т. п.). Очень важно обращать внимание на то, чтобы расходы были фактически понесены, а в наличии были все необходимые оправдательные документы, правильно оформленные, в которых заполнены все необходимые реквизиты. В противном случае налоговый орган может посчитать, что такие средства признаются доходом подотчетного лица и подлежат обложению НДФЛ. Например, УФНС в Письме от 12.10.2007 № 28-11/097861 указало, что, если оправдательные документы на приобретение товара или выполнение работы (оказание услуги) отсутствуют либо оформлены с нарушением установленных требований, суммы, выданные подотчетному лицу на хозяйственные расходы, подлежат включению в налоговую базу по НДФЛ.
При наличии достаточных оснований подобные выводы поддерживают и суды. Например, в п. 8 Обзора практики рассмотрения налоговых споров Президиумом ВАС РФ, ВС РФ и толкования норм законодательства о налогах и сборах, содержащегося в решениях КС РФ за 2013 год [4] сказано, что при отсутствии доказательств, подтверждающих расходование подотчетных денежных средств, полученных подотчетным лицом, а также доказательств, подтверждающих оприходование обществом товарно-материальных ценностей в определенном порядке, такие денежные средства являются доходом подотчетного лица и подлежат включению в налоговую базу по НДФЛ.
АС ВСО в Постановлении от 01.12.2015 №Ф02-6431/2015 посчитал подотчетные суммы доходом работника, облагаемым НДФЛ. Суд, изучив авансовые отчеты, а также приложенные к ним первичные документы, обратил внимание на следующее:
— в указанных документах отсутствуют сведения и реквизиты, необходимые для идентификации лиц, подписавших чеки (наименование лица, составившего документ, его должность, фамилия, инициалы);
— в некоторых товарных чеках наименование товара указано таким образом: «хозяйственные расходы, канцелярские товары, товары, бытовая химия, стройматериалы, расходы, детские новогодние подарки», отсутствует дата составления документов, не заполнены графы «Количество», «Цена товара», нет подписи продавца.
Из вышесказанного следует, что казенному учреждению нужно требовать от подотчетных лиц ответственного отношения к документальному подтверждению понесенных расходов и приложения к авансовым отчетам правильно оформленных документов.
Завершение расчетов с подотчетным лицом (возврат неиспользованных сумм, возмещение перерасхода)
На лицевой стороне авансового отчета бухгалтером указываются сведения о внесении остатка или выдаче перерасхода. Сумма перерасхода выдается подотчетному лицу по РКО, реквизиты которого отражаются в авансовом отчете. Неизрасходованная подотчетным лицом сумма возвращается по приходному кассовому ордеру, реквизиты которого также приводятся в авансовом отчете.
Несвоевременный возврат подотчетным лицом неизрасходованной суммы
В Письме Роструда от 09.08.2007 № 3044‑6‑0 уточнено, что решение об удержании работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения. Согласие работника на удержание сумм из заработной платы нужно получить в письменной форме.
Какие последствия возникают в случае, когда прошел месяц после окончания срока возврата подотчетным лицом неизрасходованной суммы, но он ее не вернул, а приказ на удержание этой суммы из заработной платы не издан либо издан, но фактически удержание еще не произведено?
Во-первых, за работником числится долг по возврату неизрасходованной суммы аванса, полученной под отчет. То есть эта сумма продолжает являться собственностью учреждения. Задолженность за работником числится, пока не истечет срок исковой давности.
Во-вторых, такая задолженность может быть отнесена к доходам работника, с которых нужно исчислить страховые взносы и НДФЛ.
В-третьих, подобная задолженность может быть переквалифицирована в беспроцентный заем.
Страховые взносы. Согласно п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212‑ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» объектами обложения страховыми взносами в ФСС, ПФР и ФФОМС являются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений.
Контролирующие органы неоднократно давали официальные разъяснения по поводу обложения страховыми взносами не возвращенной в установленные сроки подотчетным лицом суммы аванса. Например, в п. 5 приложения к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 № 02‑09‑11/06-5250 приводятся следующие рекомендации:
Из арбитражной практики можно сделать вывод, что налоговые инспекции иногда такие суммы признают доходом подотчетного лица и начисляют НДФЛ. Суды подобный подход не поддерживают, если не истек срок исковой давности.
Например, АС ЦО в Постановлении от 19.07.2016 №Ф10-2385/2016 рассмотрел ситуацию, когда на основании РКО генеральному директору общества под отчет выдавались денежные средства в размере 317 882 029 руб. По мнению налоговой инспекции, выданные работнику подотчетные суммы, не израсходованные в соответствии с авансовыми отчетами и не возвращенные обществу по ПКО, являются доходом физического лица, подлежащим обложению НДФЛ. Суд пришел к выводу, что они не признаются его доходом ввиду следующего:
В силу пп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ доходом налогоплательщика признается материальная выгода, полученная от экономии на процентах за пользование налогоплательщиком заемными средствами, полученными от организаций.
ФАС ПО в Постановлении от 13.03.2014 №А65-15313/2013 рассмотрел ситуацию, когда работникам юридического лица выдавались подотчетные денежные средства на приобретение ТМЦ. По состоянию на 31.12.2011 некоторыми подотчетными лицами не были представлены авансовые отчеты. Инспекция, посчитав данные денежные средства материальной выгодой работников, исчислила НДФЛ по ставке 35%.
Суд указал, что денежные средства, выданные физическим лицам под отчет на приобретение материальных ценностей, не могут рассматриваться как доход для целей обложения НДФЛ, поскольку, если подотчетные суммы не израсходованы работником либо израсходованы не полностью, они образуют задолженность физического лица перед организацией и подлежат возврату. И только по истечении срока исковой давности невозвращенные суммы будут являться доходом физического лица и облагаться НДФЛ.
Несвоевременный возврат учреждением подотчетному лицу перерасхода
Данная норма предусматривает, что при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже 1/150 действующей в это время ключевой ставки ЦБ РФ от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после определенного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Обязанность по выплате указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.
Несвоевременно возращенную подотчетному лицу сумму перерасхода можно отнести к другим выплатам, причитающимся работникам. Следовательно, ст. 236 ТК РФ предоставляется подотчетнику право требовать проценты в случае, когда учреждение не выплатило ему своевременно сумму перерасхода по авансовому отчету.
В заключение выделим основные выводы:
[2] Утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88.
[3] Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 №52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».
[4] Приложены к Письму ФНС РФ от 24.12.2013 №СА-4-7/23263.