документы необходимые для организации учета хозяйственных операций перечисляют в плане
Бухгалтерский документооборот: организация и порядок ведения
Автор: Елена Желенкова главный бухгалтер-консультант
Бухгалтерский документооборот: организация и порядок ведения
Автор: Елена Желенкова
главный бухгалтер-консультант
Бухгалтерский учет основан на работе с документами. От его организации зависит качество учета. Рассмотрим, как построить систему обработки документов, чтобы исполнять требования закона и владеть достоверной информацией о финансово-хозяйственных операциях.
Бухгалтерский документ и правила его составления
Само слово «документ» происходит от латинского «docēre» (доказывать). Отсюда вытекает и его основное назначение — подтверждать те или иные факты. Применительно к бухучету речь идет о различных фактах хозяйственной жизни компании.
Процессы, из которых складывается ведение бизнеса, весьма разнообразны и каждому из них соответствуют свои документы. Кроме того, закон разрешает организациям самостоятельно разрабатывать формы, исходя из своих потребностей (п. 4. ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете»).
Строго регламентируются только документы, используемые бюджетными организациями, а также отдельные «специфические» их группы, например, банковские и кассовые.
Однако свободный выбор формы в данном случае не означает, что порядка документооборота в бухгалтерском учете вообще не существует. Есть перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать в себе любой учетный документ. Точнее говоря — таких перечней два, в первом говорится о требованиях к первичным документам, а во втором — к сводным.
Эти списки во многом повторяют друг друга (п. 2 ст. 9 и п. 4 ст. 10 закона № 402-ФЗ), поэтому представим их в виде таблицы
Данные / вид документа
первичный
сводный
Особой категорией сводных регистров можно считать отчеты. Форма этих документов всегда определена законом, а подача информации ориентирована на внешних пользователей.
Классификация бухгалтерских документов
Конечно, группировка учетных форм не ограничивается упомянутым выше разделением на первичные и сводные. Их классификация так же разнообразна, как и бизнес-процессы.
1. По назначению документы могут быть:
А. Распорядительными. Они отражают решение руководства осуществить какую-либо операцию (например, приказ).
Б. Оправдательные. Заполняются на основании произошедших фактов хозяйственной деятельности и являются основанием для бухгалтерских операций (например, накладная).
В. Бухгалтерского оформления. Этот вид документов носит вспомогательный характер и нужен для удобства при отражении операций в учете. Это могут быть различные сводные ведомости, калькуляции, справки и т.п.
Г. Комбинированные документы сочетают в себе характеристики нескольких типов.
2. По порядку заполнения документы бывают:
А. Разовые. Они отражают операцию, произошедшую в течение короткого времени. Это может быть отгрузка, выдача денег и т.п.
Б. Накопительные. В этом случае заполнение данных происходит последовательно, в течение длительного периода. Такие формы (например, лимитно-заборные карты) обычно используют для учета однородных периодических операций. Накопительные документы нужно отличать от сводных, рассмотренных выше. Дело в том, что сводные ведомости заполняются не последовательно, а единовременно, на основании другой «первички», сформированной ранее.
3. По содержанию хозяйственных операций документы могут отражать:
4. По месту заполнения документы могут быть:
А. Внутренние, которые не выходят за пределы организации. К ним относятся, например, все документы по расчетам с персоналом или накладные на внутреннее перемещение.
Б. Внешние документы либо поступают от других организаций, либо предназначены для отправки контрагентам (отгрузочные накладные, акты, счета-фактуры и т.п.).
5. По способу заполнения.
Ранее, когда информационные технологии только начинали свое распространение, было принято делить документы на заполняемые вручную и автоматически, т.е. с помощью бухгалтерских программ.
Но т.к. на сегодня «ручное» ведение бухучета почти не встречается и практически все формы готовятся с помощью специализированного программного обеспечения, то уместнее будет другая классификация документов:
А. Бумажные. В этом случае «первичка», сформированная бухгалтерской программой, распечатывается и заверяется подписью ответственного лица, а также (в случае необходимости) печатью.
Организация документооборота
Итак, вся деятельность организации сопровождается «производством» огромного количества различных бумаг. Чтобы своевременно получать всю необходимую информацию о бизнесе, нужно наладить работу с ними, т.е. — организовать документооборот в системе бухгалтерского учета.
Ответственность за это, как и за учет в целом, несет руководитель организации (п. 1 ст. 7 закона № 402-ФЗ).
Несмотря на важность этого вопроса, в современном российском законодательстве до сих пор не существует специального нормативного акта, посвященного бухгалтерскому документообороту. Федеральный стандарт «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» сейчас находится в разработке и, скорее всего, будет принят в 2020 году.
Любая учетная форма в организации проходит следующие этапы документооборота:
Пример схемы бухгалтерского документооборота в организации приведен ниже.
Правила хранения документации
Минимальный срок хранения бухгалтерских документов составляет 5 лет (ст. 29 закона № 402-ФЗ). Конкретные сроки по категориям документации приведены в п. 4.1 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
Сведения о доходах физических лиц должны храниться 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет. Реестры сведений о доходах физических лиц хранятся тоже 75 лет, а вот годовая бухгалтерская отчетность должна храниться постоянно. Требования к помещениям, предназначенным для хранения документов, приведены в п. 4.2 Основных правил, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002. В частности, архивное помещение должно быть пожаробезопасным, защищенным от затопления и иметь запасной выход.
Если организация формирует «первичку» в электронном виде, то хранить ее на бумаге не обязательно. А сроки здесь будут такими же, как и для «обычной» документации.
Однако если проверяющие запросят бумажную копию документа, то предприятие должно будет распечатать его и заверить в установленном порядке.
Как исправлять ошибки
Никакая самая «продвинутая» система документооборота бухгалтерских документов не гарантирует защиту от ошибок.
Общий порядок исправления неточностей в документе определен в п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Закон говорит только о том, что корректировка должна быть датирована и заверена подписями лиц, ответственных за составление документа.
Конкретные правила прописаны в разделе 4 положения № 105 от 29.07.1983. Этот документ действует, в части не противоречащей закону № 402-ФЗ и другим «современным» нормативным актам о бухучете. Неверную информацию следует зачеркнуть (одной чертой, чтобы было возможно прочесть) а затем написать сверху правильные данные.
Иногда предприятия просто заменяют неверный документ на новый с уточненными данными. Формально они имеют на это право. Т.к. федерального стандарта в этой области на сегодня не существует, то в рамках документооборота бухгалтерии организация может применять собственные правила. Правда, Минфин в своих последних разъяснениях обращает внимание на то, что подобная замена в общем случае не предусмотрена законом (письмо Минфина РФ от 23.10.2017 № 03-03-10/69280).
Но для отдельных видов документов исправления не допускаются в принципе, поэтому их в любом случае придется заменять. В первую очередь речь идет обо всех формах, связанных с кассовыми и банковскими операциями (п. 16 Положения, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).
Также на новый документ нужно заменить и ошибочно заполненный счет-фактуру (п. 7 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). В этом случае сведения об исправлении нужно указать в строке 1а нового документа.
Аналогичным образом обычно вносят исправления и в электронные документы. Новый экземпляр электронной «первички» заменяет собой старый, при этом в базе сохраняется информация о внесенных корректировках.
Но если документ с неверными данными уже попал на стол проверяющим, менять что-либо поздно. Тогда остается только надеяться, что искажения учета не будут слишком серьезными. Ведь если занижение сумм обязательных платежей из-за ошибок в бухучете превысит 10%, то виновные лица могут быть наказаны по ст. 15.11 КоАП РФ. К слову, штраф по ней достигает 20 тысяч рублей, а срок дисквалификации — 2 лет.
К самой же компании в любом случае будут предъявлены налоговые санкции в виде штрафа в размере 20% недоимки, а также пени.
Что делать в форс-мажорных ситуациях
Обнаруженная ошибка — не самое страшное. Гораздо печальнее, когда документ утрачен, еще хуже — если это коснулось значительного их количества. Причины могут быть самыми разными: халатность сотрудников, противоправные действия, стихийные бедствия и т.п.
В первую очередь необходимо оценить масштабы потерь, создав специальную комиссию. Если причиной является, например, пожар или кража, то нужно обязательно получить соответствующую справку в государственных органах.
Восстанавливать придется всю документацию, по которой еще не истек срок хранения. Но в первую очередь — постараться максимально быстро решить вопрос с данными за последние три года, которые могут «попасть» под налоговую проверку. Если информационная база не пострадала, то восстановить свои документы будет достаточно просто.
Сложнее с той «первичкой» которая получена от контрагентов, или на которой требуются отметки сторонних организаций. В этом случае необходимо запросить у всех контрагентов заверенные копии или дубликаты.
Сохраняйте все подтверждающие документы, связанные с восстановлением утраченной «первички»: от акта обследования до переписки с контрагентами. Это поможет в случае, если налоговики захотят оспорить подлинность восстановленных документов.
Как оценить состояние документооборота в вашей компании
Каждому руководителю хочется верить, что уж в его-то компании в документах все в полном порядке. Но так ли это? Проверить несложно: запросите у главбуха «первичку» по нескольким контрагентам, лучше — по тем, которые могут вызвать вопросы у налоговиков. Естественно, вам скажут, что все бумаги в наличии. Не советуем верить на слово, лучше убедиться в этом лично.
Дело в том, что бухгалтеры нередко выполняют рутинную бумажную работу в самый последний момент. И пока бизнес работает в штатном режиме, это не играет особой роли. Но если в компании неожиданно появятся проверяющие, то отсутствие «первички» может стать причиной серьезных проблем.
Когда мы ведем учет клиента, электронные копии всех его документов находятся в информационной базе. Поэтому при запросе налоговиков любые данные будут немедленно предоставлены. Но этим наше участие в проверке не ограничивается. Мы можем полностью взять на себя общение с проверяющими, вплоть до судебного разбирательства, если это потребуется (оплата за сопровождение проверки производится по отдельному тарифу).
Вывод
Организация документооборота в бухгалтерском и налоговом учете во многом определяет состояние бизнеса в целом.
Без налаженной системы работы с документами неизбежны постоянные сбои всех бизнес-процессов. А если такая компания попадет в поле зрения проверяющих, то вряд ли удастся избежать серьезных санкций.
Организация бухгалтерского документооборота при помощи аутсорсинговой компании — мудрое решение организаций, которые хотят иметь идеальный порядок в документах как в текущей работе, так и в случае проверок.
Первичные бухгалтерские документы
Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.
На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).
Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.
Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе. Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании. Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.
Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.
Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.
ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).
Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью. Если стороны примут соответствующее решение, первичку можно подписывать простой или неквалифицированной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2016 г. № 03-03-06/2/53176).
Отправляйте первичные бухгалтерские документы через Диадок!
Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении. Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей. Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.
Обязательные реквизиты первичного документа
Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):
Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной. А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись. Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.
До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе. Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.
Формы первичных документов
В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.
Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).
Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.
В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.
Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.
Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).
Виды первичных документов
Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.
Документы по учету торговых операций
Документы по учету основных средств
Кассовая первичка
Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.
Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:
Кассовые документы нужно проверять очень скрупулезно, ведь такая первичка напрямую связана с движением наличных денег и всегда привлекает внимание проверяющих органов. Например, налоговики точно обратят внимание на ПКО, в котором сумма превышает 100 000 рублей. А все потому, что наличкой с одним контрагентом нельзя рассчитываться в сумме, превышающей 100 000 рублей. Отсутствие подписей в кассовых документах также станет причиной для разбирательств с ФНС.
Давайте подытожим. Итак, первичные документы — неотъемлемая часть бухгалтерского и налогового учета. Нельзя проводить операции без подтверждающих документов. Часто бухгалтеры формируют проводки в учете на основании копии или скана первички. Очень важно вовремя заменить копии на оригиналы документов, иначе контролирующие органы могут счесть операцию или сделку фиктивной. Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учета в компании.
Журнал хозяйственных операций: проводки и образец заполнения
Организации и бизнесмены, которые относятся к субъектам малого предпринимательства, вправе вести учет в упрощенном порядке и отражать все операции в одном журнале. Расскажем, как заполнить и вести его.
Журнал регистрации хозяйственных операций
Субъекты малого предпринимательства, которые ведут бухгалтерский учет в упрощенной форме, вправе отражать все факты хозяйственной жизни в специальном учетном регистре – журнале учета фактов хоздеятельности.
Этот документ служит основным учетным регистром, в который в хронологическом порядке записывают все операции (проводки), совершаемые организацией или индивидуальным предпринимателем в процессе своей деятельности.
Как составить журнал учета хозяйственных операций
Составить документ можно по типовой форме № К-1 (приложение № 1, утвержденное Приказом Минфина РФ от 21.12.98 № 64н) или по форме № К-1МП (приложение № 11 к рекомендациям НП «ИПБ России»).
Обе формы представляют собой таблицы, в графах которых перечислены счета бухучета и другие технические поля, а строки предназначены для отражения операций.
Чаще всего используют книгу по форме К-1МП.
Проводки в журнале хозяйственных операций
В качестве самой первой открывающей операции (проводки) в журнале записывают остатки по счетам бухучета на начало отчетного периода (на начало ведения деятельности).
Далее в последующих строках документа в хронологической последовательности записывают операции (проводки), основанные на «первичке» – товарных накладных, актах, счетах-фактурах и других бумагах.
Сумму по каждой операции отражают в соответствующей графе «Сумма», а также одновременно по графам «Дебет» и «Кредит» соответствующих счетов рабочего плана счетов. Таково требование метода двойной записи.
В конце отчетного периода считают дебетовые и кредитовые обороты, а также остатки по каждому счету и в целом по всем счетам. Для проверки обороты и остатки по дебету и по кредиту сверяют между собой (оборотный и сальдовый баланс).
В конце отчетного года при составлении годовой бухгалтерской отчетности формируют финансовый результат и закрывают счет 99. Сумму чистой прибыли или убытка отчетного года списывают со счета 99 в кредит или дебет счета 84 заключительной записью декабря.
Такой порядок следует из пунктов 40–44 рекомендаций, утвержденных Решением президентского совета НП «ИПБ России» от 25.04.2013 № 4/13.
Заполнение журнала хозяйственных операций выглядит так:
Скачать полную версию образца заполнения можно в начале статьи.
Первичные учётные документы: инструкция по применению
Первичные учётные документы или попросту первичка — это основа для учёта. Без них не будет ни бухгалтерской, ни налоговой отчётности. Поэтому бухгалтеры так настойчиво требуют вовремя составлять их и сдавать в бухгалтерию. Рассказываем, для чего нужна первичка, как её оформлять и хранить.
Для чего нужна первичка
Любой факт хозяйственной жизни должен регистрироваться в первичном учётном документе. Это требование закреплено в статье 9 закона «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ. Первичный документ нужно составить в момент совершения операции или непосредственно после её окончания.
Когда налоговики или аудиторы будут проверять отчётность, они прежде всего убедятся, есть ли первичный документ на каждую операцию. Нет документа — нет хозяйственной операции, а значит отчётность составлена неправильно и налоги посчитаны неверно.
Для каждого типа операции применяются свои первичные документы. Например, оказанные услуги обычно фиксируются в акте об оказании услуг, продажа товаров — в накладной, поступление денег — в приходном кассовом ордере, а списание материалов в производство — в требовании-накладной. Все эти документы нужно хранить и предъявлять контролёрам по их требованию.
Формы первичных документов
Когда-то первичные документы нужно было оформлять только по формам, которые разработал Госкомстат. Но с 2013 года для коммерческих организаций такого требования нет, за некоторыми исключениями, о которых расскажем ниже. Компании сами могут разработать формы документов и закрепить их в учётной политике.
В базе документов сервиса «Моё дело» вы найдёте все формы первичных документов и несколько вариантов учётной политики. А став пользователем сервиса вообще избавитесь от забот по заполнению документов. Сервис сам формирует документы, автоматически подтягивая данные и реквизиты из базы.
На практике многие организации и предприниматели продолжают использовать унифицированные формы, при необходимости дорабатывая их под себя: удаляют ненужные поля или добавляют новые.
Даже самостоятельно разработанные или доработанные формы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 закона о бухучете:
Для некоторых документов законами могут быть предусмотрены другие обязательные реквизиты, которые не упомянуты в законе о бухучёте. При разработке таких документов придется учитывать специальные требования. Например, в отношении путевого листа.
Все формы первичных документов, которые использует организация, должны быть закреплены в учётной политике и применяться, как минимум, год — до утверждения новой политики.
Первичка не обязательно должна быть бумажной. Закон 402-ФЗ разрешает составлять первичные учётные документы в электронном виде и подписывать их электронной подписью. Если это двусторонний или многосторонний первичный документ, то обе стороны сделки должны его подписать электронной подписью. Замена подписи одной из сторон на собственноручную в таком случае недопустима (письмо ФНС России № ЕД-4-15/7760 от 23 апреля 2018 г.). То есть если вы подписали накладную электронной подписью, то же самое должен сделать и ваш контрагент. Если у кого-то нет такой возможности, придётся по старинке оформлять бумажный документ.
Если оформляете первичку на бумаге, подписи должны быть строго «живыми». Подписывать нужно ручкой с чернилами синего, фиолетового или чёрного цвета. Факсимиле использовать нельзя (письмо Минфина № 03-01-10/8-404 от 26 октября 2005 г.).
Когда можно применять только унифицированные формы
Не всегда у организаций и предпринимателей есть полная свобода в выборе формы первичного документа. Иногда нужно использовать строго унифицированные формы.
Так, при перевозке грузов автотранспортом можно применять только транспортную накладную, утверждённую Постановлением Правительства РФ № 272 от 15 апреля 2011 г.
При проведении безналичных расчетов используют расчётные документы, утверждённые банковским законодательством. В частности, Положением ЦБ РФ № 383-П от 19 июня 2012 г.
Унифицированными должны быть кассовые документы: приходные и расходные ордеры, книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств, кассовая книга, платежные и расчётно-платежные ведомости. Это требование Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.
Можно ли оформлять первичку в валюте
В законе о бухучёте нет конкретного условия, что первичные документы нужно составлять именно в рублях. Но тот же закон говорит, что объекты бухучёта нужно отражать в рублях, а если их стоимость выражена в валюте, нужно пересчитать в рубли. И в рублях же нужно составлять отчётность. Поэтому и первичка должна быть тоже в рублях.
Если нужен первичный документ на иностранном языке или в валюте для иностранного контрагента, можно сделать так:
Как вносить исправления в первичные документы
Если после того, как документ приняли к учёту, в нем обнаружили ошибку, заменить его новым уже нельзя, можно только исправить существующий. Исключение — счета-фактуры и УПД. Для них предусмотрены корректировочные формы.
Чтобы внести исправление в бумажный документ, нужно выполнить следующие действия.
Как вносить исправления в электронные первичные документы, организация может решить сама. Выбранный способ нужно зафиксировать в учётной политике.
Нужно ли заверять первичку печатью
В обязательных реквизитах первичных документах печать не упомянута. Поэтому такой обязанности у организаций нет. Но есть исключения.
Если в документах, которые вы разработали самостоятельно и закрепили в учётной политике, есть реквизит печати, её нужно всегда проставлять в таких документах.
Организациям целесообразно заверять оформляемые документы печатью. Это сводит к минимуму возможность его подделки, позволяет с наибольшей достоверностью идентифицировать организацию и полномочия её доверенных лиц.
Как организовать хранение первичных документов
Согласно п. 6 Положения Минфина СССР от 29.07.1983 № 105, первичные документы, которые используются в текущей деятельности, до передачи в архив нужно хранить в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
После того, как документы перестают использоваться в текущей деятельности, их помещают на хранение в архив. Можно использовать как собственный архив, так и воспользоваться услугами специализированных сторонних организаций.
Можно хранить первичку и в электронном виде, но только если она заверена электронной подписью. При этом нужно осуществлять и хранение средств для воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронной подписи.
Порядок хранения документов и процедуру передачи документов в архив лучше прописать во внутренних документах организации.
О сроках хранения документов с последними изменениями мы подробно рассказали в этой статье. Для большинства документов бухгалтерского и налогового учёта срок хранения — 5 лет, а для документов по личному составу и информации, которая влияет на расчёт пенсии — 50/75 лет.
Что делать при утере документов
Нужно расследовать причины пропажи и найти либо восстановить документы. Для расследования назначают специальную комиссию. Если нужно — с участием госорганов. По результатам расследования составляют акт.
Если документы не нашлись, нужно отправить письменные запросы контрагентам, банкам и налоговой инспекции на предоставление дубликатов.
Если какую-то часть документов восстановить невозможно, нужно составить акт об этом и указать причины.
Всю документацию, подтверждающую расследование и работу по восстановлению документов, нужно сохранить. Это акты, запросы, переписка и т.д.
Ответственность за отсутствие документов
Отсутствие первичных документов считается грубым нарушением правил учёта. За это налоговики могут оштрафовать:
За непредставление первичных документов для налогового контроля штрафуют на 200 рублей за каждый документ. Плюс есть административная ответственность, которая может достигать 50 000 рублей в зависимости от вида и последствий нарушения.
Станьте пользователем сервиса «Моё дело», и вы сможете в автоматическом режиме формировать первичные документы, заполнять отчёты, рассчитывать налоги и получать консультации экспертов.