документы по учету зерна с поля
Как вести учет зерна в сельскохозяйственных организациях
Учет зерна – довольно трудоемкий процесс, целью которого является в первую очередь своевременное и полное отражение в документах затрат на производство, контроль использования материальных и трудовых ресурсов. Рассмотрим способы и учетные приемы, позволяющие осуществить такой учет с максимальной эффективностью.
Особенности выращивания и учет
При организации учета зерна необходимо обратить внимание на этапы выращивания зерновых культур, связанные с природной средой, сезонами:
Каждый этап связан с возникновением производственных затрат. Затраты, как и себестоимость, исчисляются по итогам года.
Их разделяют в учете на:
Определенные виды затрат можно учесть только в целом, а затем распределить их по культурам, чтобы включить в себестоимость.
Документы и учетный процесс
Учет выстраивается на основании ряда нормативных документов:
Основной синтетический учет ведется на счете 20/1 (Растениеводство), аналитический учет организуется по видам зерновых.
Дебет счета – это прямые затраты, обусловленные выпуском продукции: материальные, оплата труда рабочих и пр., кроме того, суммы с кредита счетов 23, 25, 26, 28.
Кредит счета отражает фактическую себестоимость готовой (завершенной производством) продукции зерновых. Сальдо на конец месяца показывает незавершенное производство. Основная проводка здесь Дт 43/1 «Готовая продукция растениеводства» Кт 20/1 оприходовано зерно от урожая (по плановой себестоимости), а также Дт 10 (семена).
В первичном учете могут использоваться формы:
Данные первичных документов собираются в сводные формы: различного вида журналы, ведомости, реестры, в соответствии с запросами и особенностями конкретной фирмы.
Сельскохозяйственная фирма имеет право самостоятельно выбирать и метод учета зерновых. К примеру, вывоз зерна с поля может оформляться:
Составляются реестры приема зерна весовщиком (форма № СП-9), реестры приема зерна от водителя (форма № СП-8).
В рекомендациях Минсельхоза (пр. № 26), в части, касающейся учета зерна, содержится список первичных форм, из которого можно выбрать наиболее подходящие, построить учет таким образом, чтобы исключить потери зерновой продукции, хищения. Многие отмененные в настоящее время отраслевые формы сельхозпроизводители продолжают использовать как основу для разработки собственной «первички» по причине их функциональности.
Калькулирование и расчет себестоимости
Затраты на производство зерна учитываются по статьям (целям) затрат. Они приведены в рекомендациях Минсельхоза по учету производственных затрат и калькулированию себестоимости сельскохозяйственной продукции (Приказ № 792 от 06/06/03):
Руководствуясь классификацией, можно рассчитать себестоимость единицы продукции и отследить воздействие отдельных факторов на этот показатель. Как следует из Рекомендаций, объектом калькуляции себестоимости зерновых будет зерно и зерноотходы. Побочной продукцией здесь будет солома. Ее оценивают по фактическим затратам на уборку и выполнению работ по заготовке.
Расчет себестоимости делают последовательно:
На заметку! Затраты по культурам, уничтоженным в результате стихийного бедствия, списывают актом на прочие расходы. Если культуры пересевались, добавляется стоимость семян, расходы на обработку участка и посевов.
Алгоритм расчета наглядно виден на условном примере. Получено 12160 ц пшеницы всего, в т.ч. полезных используемых зерновых отходов — 60 ц, соломы — 18000 ц. Затраты на солому — 955000 руб. Полностью затраты на выращивание пшеницы вместе с побочной продукцией — 9750000 руб. Лабораторный анализ показал, что содержание полноценного зерна в зерноотходах — 36%.
Форма СП-1. Реестр отправки зерна и другой продукции с поля
Такой документ, как реестр отправки зерна (имеет форму СП-1), используют сельхозорганизации для фиксации отправления зерна или иной продукции полеводства в места хранения. О способах ведения учета посредством этой бумаги и ее заполнении расскажем в статье.
Как работают с данным реестром
В сельском хозяйстве существуют свои особенности ведения бухучета. Они заключаются в использовании специфической документации: различных реестров, отчетов и ведомостей, в частности, реестра по форме СП-1.
В начале рабочего дня или накануне реестры необходимо пронумеровать. Под одним номером должны значиться сразу три экземпляра. Их в начале рабочего дня или смены по расписку вручают комбайнеру (или шоферу другой уборочной техники). Бланки регистрируют в спецкниге, где открывают лицевые счета на каждого сотрудника, получающего реестры.
В сельхозорганизациях можно использовать два способа учета посредством реестра по форме СП-1. Подробно расскажем о каждом из них.
Способ №1
На каждый автомобиль или трактор для перевозки зерна один раз в день (во время первой загрузки из бункера) комбайнер оформляет реестр в 3 экземплярах. На них он отмечает номер бригады, дату, ФИО шофера, название продукции и ее бункерную массу.
Первый экземпляр комбайнер оставляет себе, на нем должна стоять подпись водителя о том, что тот принял продукцию. Важно: количество реестров по окончании дня или смены должно быть равно количеству водителей, доставляющих зерно от уборочной техники. В свой экземпляр комбайнер после загрузки машины зерном пишет бункерную массу зерна, а водитель в нем расписывается.
Два оставшихся экземпляра комбайнер отдает шоферу. На них должна стоять подпись комбайнера о передаче зерна. Важно: число вторых экземпляров реестра в конце дня или смены должно быть равно числу комбайнов, от которых отвозил продукцию этот шофер. В свой экземпляр водитель также вписывает массу полученной продукции.
Водитель третий вариант документа передает заведующему током.
У него число экземпляров этой бумаги в конце дня должно равняться количеству работающей уборочной техники.
После получения и взвешивания зерна завтоком в свой экземпляр на данный комбайн и шофера вносит массу зерна и ставит подпись в принятии продукции в экземпляре шофера. А тот расписывается в документе заведующего в выгрузке продукции.
Накопившиеся за день реестры комбайнеров заведующий током вносит в сводный реестр приема зерна (СП-2). После этого все документы, включая ведомость движения зерна и другой продукции, отправляют в бухгалтерию. Там бухгалтер проводит сверку всех сведений и делает соответствующие записи в бухучете организации.
Способ №2
Сотрудник бухгалтерии таким же образом передает каждому комбайнеру реестры. Но под одним номером будут числиться уже 2 экземпляра. Заведующий током заполняет отдельный реестр приема зерна по форме СП-2, его заводят один на весь рабочий день или смену. В первых двух графах указывают ФИО водителя, а вместо бригад — ФИО комбайнеров.
После выгрузки зерна в кузов трактора или другой машины комбайнер пишет в своем экземпляре наименование культуры, номер поля, номер транспортного средства, ФИО водителя, бункерную массу зерна. Водитель проверяет записи и расписывается в этом.
В своем экземпляре шофер указывает аналогичные сведения и ФИО комбайнера. Далее он принимает зерно от другого комбайна и указывает аналогичные данные. И так происходит до тех пор, пока не загрузит кузов полностью.
На току машину взвешивают сначала с зерном, а потом без. В свой документ заведующий вносит массу принятого зерна, номер поля, с которого его собрали, номер автомобиля, массу авто с зерном, без зерна. Водитель ставит подпись в реестре завтоком, который тоже подписывает экземпляр водителя (в этом документе также указывают все данные).
К сведению! Основываясь на первых экземплярах реестра, комбайнер делает записи в учетный лист тракториста-машиниста. Его необходимо сдавать в бухгалтерию. При отправке продукции на заготовительные пункты оформляется товарно-транспортная накладная.
Информация о форме СП-1
Форма СП-1 утверждена и введена в работу Госкомстатом, а точнее, постановлением от 29 сентября 1997 года №68. До конца 2012 года форма была обязательной к использованию компаниями, которые занимаются сельским хозяйством (выращиванием и реализацией зерна либо другой продукции полеводства). ФЗ №402 «О бухгалтерском учете» отменил обязательность применения унифицированных форм с января 2013 года.
Организации получили право самостоятельно решать, какими бланками первичных учетных документов они будут пользоваться: унифицированными или теми, что разработали самостоятельно. Любой выбор надо зафиксировать в учетной политике хозяйствующего субъекта. Для этого руководство издает соответствующий приказ.
Однако удобство унифицированных форм трудно оспорить, поэтому многие организации выбирают работу с ними.
Заполнение реестра по форме СП-1
В шапке документа надо указать такие данные:
Затем заполняют таблицу, куда вносят все сведения о принятом зерне с поля (кто из работников, когда и что записывает, мы указали в разделе выше):
Таблица продолжается на оборотной стороне. Ее заполняют аналогичным образом. В конце обязательно нужно подвести итоги по массе нетто, указать цену и получившуюся стоимость, а также код синтетического и аналитического учета.
Об исправлении фактических ошибок
Если были обнаружены фактические ошибки на этапе заполнения документа, то их исправляют с применением стандартного алгоритма:
С внесенными изменениями нужно ознакомить всех причастных к составлению бумаги.
Форма СП-9. Реестр приема зерна весовщиком
Сельскохозяйственная деятельность предполагает большое разнообразие видов поступающих ресурсов: мясо, молоко, шерсть, овощи, фрукты и пр. Нужно учитывать объем уборки зерновой продукции. Талонный способ учета зерна при проведении сельскохозяйственных работ предполагает составление реестра приема зерна весовщиком по форме СП-9. Это наиболее применяемый способ.
Специфика деятельности такова, что поступление ресурса весьма неравномерно, уборка урожая должна производиться в минимально возможные сроки, бывают разные природные условия при проведении этого сбора. Таким образом, подготовка необходимых документов к сезону – важная часть работы бухгалтера.
Законодательная база
8 июля 1997 года было выпущено Постановление РФ №835, устанавливающее формы первичных документов бухучета. В них также входил реестр приёма зерна весовщиком в неизменном виде. Сам реестр в тексте ссылается на Постановление Госкомстата №68 от 29.09.1997. В этом постановлении также устанавливается форма документа.
Однако в 2011 году был издан Федеральный закон РФ от 6 декабря №402. Он вступил в силу с 1 января 2013 года и упразднил «обязательность» именно такой формы. Теперь представленные образцы и бланки – это не обязательное условие, а рекомендательная основа для дальнейших действий разнообразных коммерческих и некоммерческих компаний.
Однако надзорным и проверяющим учреждениям гораздо удобнее при работе рассматривать общие для всех заполненные бланки бумаг, с прописанными и знакомыми пунктами и столбцами.
Кроме того, установление собственных форм требует издания соответствующих бумаг, подтверждающих этот факт. Таким образом, оформляя бухгалтерскую отчетность, желательно пользоваться этими проверенными годами формами.
Как выглядит и заполняется документ
Бумага заполняется с двух сторон и состоит из трех частей: шапки, информации в виде столбцов по каждому работнику отдельно и заключительной части с итоговыми показателями и подписями. Реестр представляет собой таблицу, в которой описываются в виде отдельных столбцов:
Также в реестре в качестве вводной части должны присутствовать: название организации, номер реестра, форма по ОКУД (0325009), код по ОКПО, дата подписания, участок, на котором производится прием зерновой продукции любого сорта, отправитель и получатель (при наличии). В форме имеется место для указания кода учета.
Нюансы заполнения
Также обязательно в документе указывать сорт культуры, которая поставляется. Исходя из этого параметра будут рассчитываться нормы хранения и пр.
Титульного листа бумага не имеет. Форма заполняется с обеих сторон.
На оборотной стороне в самом окончании перед печатью ставятся подписи весовщика, бухгалтера и дата, когда были поставлены подписи. Водители, комбайнеры, бункеристы обязаны ставить свои подписи в самой таблице. В завершении документа их подписи не нужны.
Где регистрируется
Регистрация документов происходит в журнале. При получении реестров на руки каждый водитель или комбайнер, который принимает участие в уборке урожая, расписывается в получении упомянутых документов.
Заблаговременно нужно пронумеровать каждый реестр, а также завести на сотрудника (или сотрудников) лицевые счета, в которых указывается информация о номерах выданных на руки реестров.
Что делать с неиспользованными бланками
Если у реестра есть порядковый номер и он был выдан комбайнеру (или водителю), но не заполнен, то необходимо провести процедуру его списания. Они возвращаются в бухгалтерию и в журнале делается пометка о том, что остались неиспользованные реестры. Обязательно при этом указываются их порядковые номера.
Если зерно в пути перегружается, например, с комбайна на грузовое авто, то работники должны взаимно расписаться в бумагах друг друга, указав: число, ФИО, номерные знаки машины, название груза (какую культуру отгрузили) и вес.
После того как зерновая продукция поступила на место, руководитель подразделения отмечает уровень удовлетворения итогом уборки (по веским показателям) и расписывается. К каждой заполненной бумаге должен прикладываться путевой лист грузового авто или учетный лист тракториста-машиниста.
На основании чего составляется
Реестр приема зерна составляется приемщиком регулярно. В сезон уборки это обычно происходит ежедневно. На одну сельскохозяйственную культуру допускается оформление только одного реестра.
Информация в документ поступает на основании реестров «Отправки зерна и другой продукции с поля», заполненных водителями. Обычно информация из них бывает доступна только в конце рабочего дня, так как только тогда заканчиваются рабочие смены сотрудников в период уборки.
При этом обязательно производится подсчет общей массы поступившего зерна от всех работников в целом, и от каждого в частности. Информация заносится в бумагу, на оборотную сторону, в самый конец документа.
Для каких документов служит основанием
Когда весовщик оформил свой реестр, то последний становится ценным источником данных. На его основании может быть заполнена строчка в накопительной ведомости поступления от урожая сельскохозяйственной продукции и других документах. Кроме того, реестр превосходно иллюстрирует все содержание деятельности, происходящей при сборе и отгрузке зерна. Он показывает, сколько килограммов зерна было привезено каждым из работников, общий вес продукта, собранного за день.
Это удобная форма, посредством которой наглядно оформляется поступление сельскохозяйственной продукции с полей.
Форма СП-2. Реестр приема зерна и другой продукции
В организациях, занимающихся сельским хозяйством, во время уборки зерна или другой продукции и перевозки его в зернохранилища и другие месте хранения заведующий или другой работник с аналогичными функциями заполняет специальный реестр по форме СП-2. Документ необходим для учета принятой продукции на ток или в другие места хранения. Разберемся, как его заполнить.
Как работать с реестром по форме СП-2
Составлением документа занимается заведующий током, складом или другим местом хранения, в зависимости от того, куда отправляется зерно или иная продукция. На каждую культуру и сорт заполняется свой реестр.
Бумагу заполняют, основываясь на таких документах, как:
После того как рабочий день или смена закончились, данный реестр вместе с другими бумагами (реестрами и ведомостью движения зерна и другой продукции) должен быть передан в бухгалтерию.
Перед тем как передать реестр в бухгалтерию, информацию заносят в карточки (или книгу) складского учета.
К сведению! Документ подписывает заведующий места хранения зерна и другой продукции.
Сведения об унифицированной форме СП-2
Данная форма была утверждена постановлением Госкомстата от 29 сентября 1997 года №68 и некоторое время была обязательной к применению — до конца 2012 года. С 2013 года все унифицированные формы приобрели рекомендательный характер и могли использоваться по желанию организаций.
Если компании решили применять в работе формы, разработанные самостоятельно, то необходимо включать в них все требуемые законодательством обязательные реквизиты первичного учетного документа. Согласно п. 2 ст. 9 ФЗ №402 «О бухучете» к таковым относятся: название документа, день его составления, наименование организации, суть факта хозжизни компании, величина факта хозжизни компании (в натуральном или денежном измерении), должности и подписи ответственных лиц.
Важно! Свое решение о выборе тех или иных форм компания должна зафиксировать в учетной политике приказом ее главы.
Заполняем реестр по форме СП-2
Первым делом надо внести информацию в шапку документа. Это следующие сведения:
Далее — в основной части документа — нужно заполнять таблицу по ходу приема продукции. В графах таблицы необходимо отмечать наименование и код бригады, передавшей зерно, номер реестра или путевки (по которой привезли зерно) и массу продукции.
В конце таблицы нужно подвести итоги по массе от каждого отправителя, цене и стоимости продукции в денежном выражении. Также указывают код синтетического и аналитического учета — кредит.
Далее указывают приложения к данному документу. Это путевки на вывод продукции с поля, ведомость движения зерна.
В конце документа расписывается материально ответственное лицо с указанием должности и ФИО и ставит дату.
Форма СП-4. Путевка на вывоз продукции с поля
В сфере сельского хозяйства при вывозе продукции растениеводства с полей заполняют путевку по форме СП-4. Она нужна для оформления отправки груза и для учета его массы. По итогам рабочего дня проводят сверку данных из полученных путевок с фактическим количеством продукции. Как правильно заполнить путевку, рассмотрим в публикации.
Порядок работы с путевками на вывоз продукции с поля
Путевки выдают комбайнерам, перед этим они нумеруются (три экземпляра под одним номером). Документы вносят в специальную книгу учета.
Согласно данным из постановления Госкомстата №68 от 29 сентября 1997 года возможны 2 варианта работы по ведению учета данных путевок.
Первый вариант
При первом комбайнер на каждую машину или трактор единожды в день выписывает путевку в трех экземплярах. На них он отмечает данные о водителе, машине или тракторе, загружаемой продукции. Один из этих трех экземпляров остается у комбайнера, на нем должен расписаться водитель в получении груза. Число путевок у комбайнера в конце рабочего дня должно быть равно числу водителей, которые в течение дня получали груз.
Оставшиеся два экземпляра путевок комбайнер передает водителю (также заполненные). На них обязательно должны стоять подписи о сдаче продукции. Один из этих экземпляров водитель после внесения всех данных оставляет себе, а второй отдает заведующему складом, куда привозит груз. Количество экземпляров водителя в конце дня должно быть равно количеству комбайнов, от которых он увозил продукцию.
Количество экземпляров заведующего складом должно равняться количеству работающих в этот день комбайнов. В конце дня все эти путевки заведующий складом вписывает в сводную ведомость и сдает их все вместе в бухгалтерию.
Второй вариант
При использовании второго способа бухгалтер передает комбайнеру также выписанные путевки, но под одним номером будут значиться только два экземпляра. У завсклада при этом будет своя ведомость (реестр по форме СП-2), куда он вносит данные обо всех путевках, которые подписывал.
Выгружая зерно водителю, комбайнер вносит в путевку все данные о культуре, поле, водителе и машине, бункерную массу продукции. Водитель должен подтвердить своей подписью правильность внесения данных. На своем экземпляре водитель указывает то же самое. Далее он отправляется к другим комбайнам, заполняет другие путевки, пока полностью не загрузит кузов. На току транспорт взвешивают с грузом и без. А заведующий складом записывает все необходимые данные в свой документ. Водитель должен будет в нем расписаться в подтверждение достоверности сведений, а заведующий — в экземпляре водителя.
В бухгалтерии проводят сверку всей сданной документации в конце рабочего дня.
О форме СП-4
Данная форма унифицированная. Она была введена в работу постановлением Госкомстата от 29 сентября 1997 года №68. До конца 2012 года форма применялась в обязательном порядке. С 2013 года приобрела рекомендательный характер (информация Минфина №ПЗ-10/2012).
Руководство компаний по представлению должностных лиц, ведущих бухучет, имеет теперь право выбирать формы, в которых будут отражаться факты хозжизни организации. Если это самостоятельно разработанные бланки, то необходимо проследить, чтобы туда были внесены все необходимые реквизиты документа. Они перечислены в п. 2 ст. 9 ФЗ №402 «О бухучете». В противном случае документ будет считаться недействительным. Также формы надо утвердить в учетной политике компании.
При выборе унифицированных форм также нужно сделать соответствующую запись в учетной политике.
Заполняем форму СП-4
Сначала необходимо заполнить шапку документа. Надо указать следующую информацию:
Далее указывают данные об уборочной машине, продукции и другие:
На оборотной стороне весовщик должен отметить данные после отвеса. Надо указать массу брутто, нетто и тары. В конце весовщик ставит свою подпись.