Бухгалтеру госсектора на заметку: нюансы учета долгосрочной и просроченной задолженности
При заполнении Сведений (формы 0503169, 0503769) за полугодие 2018 года определяйте вид задолженности с учетом рекомендаций Минфина России:
Относите задолженность к просроченной при наступлении даты ее исполнения. В частности, покажите в составе просроченной:
Не забывайте, не является просроченной:
Обратите внимание! В отчетности за полугодие можно будет показать задолженность, не детализируя счета учета расчетов (205 20, 302 90 и т.д.). Конечно, если иные требования не установит ваш финорган.
Не являющаяся активом дебиторка
Если вы предлагали контрагенту погасить дебиторку добровольно, обращались в суд и к судебным приставам, но не получили никаких результатов, то на отчетную дату актива у вашего учреждения уже нет. Так как на отчетную дату вы уже не ожидаете поступления денег или имущества по этой дебиторке, ее можно списать с баланса. Если характер долга позволяет впоследствии возобновить взыскание, отразите его за балансом на счете 04.
Не подтвержденная кредиторка
Спишите кредиторку с баланса, если на отчетную дату предприняты все меры по погашению долга, а именно:
Если характер долга позволяет вашему контрагенту впоследствии возобновить взыскание, отразите его за балансом на счете 20.
Относите дебиторку к безнадежной, если по ней ни при каких обстоятельствах не получится возобновить взыскание, то есть по долгу истек срок исковой давности и этот срок не может быть восстановлен.
В некоторых случаях долг может быть признан безнадежным уже при списании с баланса – в этом случае его не надо учитывать на счете 04.
Дебиторская задолженность в бюджетной сфере: как квалифицировать, списать или восстановить
эксперт по учету в организациях бюджетной сферы, координатор образовательных программ в бюджетной сфере в Контур.Школе
Про отражение в учете учреждения дебиторской задолженности, которую невозможно вернуть
Дебиторская задолженность — это денежные средства или имущество, которые дебитор должен учреждению. Долг перед учреждением мог появиться из-за невыполнения условий контракта, гражданско-правового договора, излишней выдачи денежных сумм под отчет, ошибки в расчете заработной платы и т.д.
Дебиторскую задолженность можно разделить на четыре типа:
Как определить срок исковой давности дебиторской задолженности
Как мы видим из определений задолженности, во многом ее определяет срок исковой давности.
По общему правилу срок исковой давности — три года.
Срок исковой давности начинается тогда, когда задолженность становится просроченной. Срок может быть приостановлен, если дебитор совершил какие-то действия для признания своего долга.
По обязательствам, у которых не определен срок исполнения или определен моментом востребования, срок исковой давности начинается со дня, когда учреждение предъявило дебитору требование об исполнении долга.
Если срок исковой давности прерывался, далее считайте его заново. Время до прерывания в новый срок не включайте. Это следует из ст. 196, 197, 200, 203 и 392 ГК РФ.
Как признать и оформить сомнительную задолженность
После того как дебиторская задолженность становится просроченной, комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов может признать ее сомнительной. Также в том случае, если задолженность не соответствует критериям актива, то есть учреждение не ждет возвращения денег или имущества от дебитора в течение трех лет, не определены экономическая выгода и полезный потенциал долга.
Чтобы признать задолженность сомнительной, комиссия учреждения оформляет документ.
Основания, когда учреждение может признать задолженность сомнительной:
Все основания, когда учреждение будет признавать задолженность сомнительной, пропишите в учетной политике или отдельном внутреннем локальном документе. Там же укажите документы, на основании которых задолженность можно признать сомнительной и далее списать с балансового учета.
Сомнительную задолженность спишите с балансового учета и отразите на забалансовом счете 04 «Сомнительная задолженность». На забалансе сомнительную задолженность учитывайте до тех пор, пока:
Чтобы списать задолженность, оформите документы:
Как признать и оформить безнадежную задолженность
Если обязательства должника переходят на другое лицо, такая задолженность не может считаться безнадежной.
Все основания и документы для признания задолженности безнадежной также пропишите в учетной политике или другом внутреннем документе, например в положении о признании задолженности сомнительной или безнадежной.
Безнадежную дебиторскую задолженность спишите с балансового учета. За балансом ее учитывать не нужно.
Это следует из п. 339 Инструкции № 157н, ст. 161 БК РФ, ст. 196, 416-419 ГК РФ, п. 20, 35, 36 СГС «Концептуальные основы», Писем Минфина России от 14.07.2017 № 02-08-10/45171, от 08.04.2013 № 03-03-06/1/11347.
Как списать сомнительную или безнадежную дебиторку
1. Переведите задолженность по расходам с некоторых счетов на счет 209 34.
Дебиторская задолженность по доходам и расходам может числиться на счетах 205 00, 206 00, 207 00, 208 00, 209 00, 303 00 и пр.
В течение года дебиторскую задолженность по расходам со счетов 206 00 и 208 00нужно перевести на счет 209 34 «Расчеты по доходам от компенсации затрат» в следующих случаях:
Если сотрудник не оспаривает долг и продолжает работать в учреждении, задолженность не переводите на счет 209 00.
Задолженность со счетов 303 00, 205 00 и 209 00 не переводите.
В конце года казенные учреждения должны перевести дебиторку на счет 209 36 «Расчеты по доходам бюджета от возврата дебиторской задолженности прошлых лет»:
Отражен перевод дебиторской задолженности казенным учреждением в конце года
0 209 36 560
2. Спишитесомнительную и безнадежную дебиторскую задолженность с баланса на финансовый результат текущего года: по расходам на счет 401 20 273, по ущербу и иным доходам — на счет 401 10 173.
Содержание операции
Дебет
Кредит
С баланса списана сомнительная или безнадежная задолженность по доходам
0 401 10 173
С баланса списана сомнительная или безнадежная задолженность по расходам
0 401 20 273
3. Отразите сомнительную дебиторскую задолженность за балансом.
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сомнительная дебиторская задолженность принята к забалансовому учету
04
4. Спишитесомнительную дебиторскую задолженность с забаланса, если комиссия признала ее безнадежной, а также если учреждение возобновило процедуру взыскания или дебитор вернул долг.
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сомнительная дебиторская задолженность списана с забалансового учета
5. Восстановите задолженность на балансе, если дебитор вернул долг или учреждение возобновило процедуру взыскания.
Содержание операции
Дебет
Кредит
Задолженность по доходам восстановлена на балансовом учете
Автор: Морозова Л., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
Дебиторской задолженностью называют сумму долгов, причитающихся учреждению со стороны других организаций и физических лиц, являющихся его должниками (дебиторами). Если дебиторская задолженность не погашена в установленный срок, она считается просроченной. Правила учета просроченной дебиторской задолженности рассмотрим в данном материале.
Учреждение должно контролировать имеющуюся дебиторскую задолженность и сроки ее погашения, проводить работу по выявлению просроченной дебиторской задолженности и принимать меры по ее взысканию. Для этого рекомендуем:
1) регулярно проводить инвентаризацию дебиторской задолженности. Напомним, что учреждения обязаны это делать как минимум раз в год в целях составления годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности;
2) сверять задолженность с должником. В целях подтверждения имеющейся задолженности и срока ее исполнения должнику следует направить акт сверки;
3) с целью взыскания просроченной задолженности направлять контрагентам требование (претензию) о добровольном погашении задолженности, а в случае неисполнения такого требования – обращаться за взысканием в суд.
Отражение просроченной дебиторской задолженности на балансе
Как отмечалось выше, дебиторская задолженность становится просроченной на следующий день после окончания срока ее погашения. Такой срок может быть установлен по договору, исполнительному документу, закону или иному основанию.
К сведению: при отсутствии пресекательных сроков для исполнения решения суда в случае возбуждения исполнительного производства датой исполнения задолженности считается дата вступления решения суда в законную силу (Письмо Минфина РФ от 24.05.2019 № 02-09-07/37960).
Просроченная дебиторская задолженность числится на тех же балансовых счетах, на которых отражалась обычная дебиторская задолженность до истечения срока ее погашения, в частности:
Номер и название балансового счета
Суммы, отражаемые на счетах в качестве дебиторской задолженности
0 205 00 000 «Расчеты по доходам»
Суммы задолженности контрагентов за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги
0 206 00 000 «Расчеты по выданным авансам»
Суммы предварительной оплаты под поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг
0 207 00 000 «Расчеты по кредитам, займам (ссудам)»
0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами»
Подотчетные суммы, по которым не представлен авансовый отчет, а также неизрасходованные и не возвращенные в срок суммы авансов
0 209 00 000 «Расчеты по ущербу и иным доходам»
Суммы возмещения материального ущерба
Просроченная задолженность учитывается на указанных счетах до момента погашения ее дебитором либо до принятия учреждением решения о списании задолженности с баланса. Решение принимается комиссией по поступлению и выбытию активов.
Согласно договору подрядчик (коммерческая организация) приступает к выполнению ремонтных работ по истечении 10 дней с момента поступления от заказчика (бюджетного образовательного учреждения) аванса в сумме 30 000 руб. Учреждением аванс был перечислен (за счет средств субсидии на госзадание), но подрядчик так и не приступил к работе. В период пандемии он приостановил свою деятельность. Поскольку все установленные сроки со стороны подрядчика были нарушены, учреждение направило ему требование о возврате суммы аванса.
Подрядчик вернул денежные средства в течение месяца после получения соответствующего требования.
В учете образовательного учреждения начисление и возврат дебиторской задолженности отразятся следующими проводками:
В данном случае учреждение приняло решение не списывать с баланса числящуюся на счете 4 206 25 000 просроченную дебиторскую задолженность, поскольку подрядчик обязался погасить ее в течение месяца со дня получения требования о возврате суммы аванса.
Списание задолженности с баланса и отражение ее за балансом
Просроченная дебиторская задолженность, не соответствующая критериям признания ее активом (то есть по которой существует неопределенность относительно возможности ее взыскания в обозримом будущем), признается сомнительной дебиторской задолженностью (п. 35 СГС «Финансовые инструменты»).
Согласно п. 339 Инструкции № 157н в случае принятия комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов решения о выбытии такой задолженности с балансового учета учреждения (в том числе при условии несоответствия задолженности критериям признания ее активом) она подлежит списанию с балансовых счетов и отражению на забалансовом счете 04 «Сомнительная задолженность».
Списание сомнительной задолженности с баланса отражается следующими проводками:
в части дебиторской задолженности по доходам:
Дебет счета 0 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами»
Кредит счетов 0 205 00 000 «Расчеты по доходам», 0 207 00 000 «Расчеты по кредитам, займам (ссудам)», 0 209 00 000 «Расчеты по ущербу и иным доходам»
в части дебиторской задолженности по расходам:
Дебет счета 0 401 20 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами»
Кредит счетов 0 206 00 000 «Расчеты по выданным авансам», 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами»
Оформляются такие операции бухгалтерской справкой (ф. 0504833).
Учет сомнительной задолженности на забалансовом счете 04 осуществляется в течение срока возможного возобновления согласно законодательству РФ процедуры взыскания задолженности, в том числе в случае изменения имущественного положения должников, либо до поступления в указанный срок в погашение сомнительной задолженности денежных средств, до исполнения (прекращения) задолженности иным (не противоречащим законодательству РФ) способом.
Списание сомнительной задолженности с забалансового учета осуществляется на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов о признании задолженности безнадежной к взысканию при наличии документов, подтверждающих неопределенность относительно получения экономических выгод или полезного потенциала, в случаях, предусмотренных законодательством РФ, в том числе по завершении срока возможного возобновления процедуры взыскания задолженности согласно законодательству РФ.
Сомнительная дебиторская задолженность может быть признана безнадежной к взысканию, например, в случаях:
смерти физического лица – должника;
признания должника банкротом;
вынесения судебным приставом-исполнителем постановления об окончании исполнительного производства и о возвращении взыскателю исполнительного документа (в случаях, когда невозможно установить местонахождение должника, его имущества либо получить сведения о наличии принадлежащих ему денежных средств и иных ценностей, находящихся на счетах, во вкладах или на хранении в банках или иных кредитных организациях, за исключением случаев розыска должника или его имущества; когда у должника отсутствует имущество, на которое может быть обращено взыскание, и все принятые судебным приставом-исполнителем допустимые законом меры по отысканию его имущества оказались безрезультатными);
Обратите внимание: исключение физического лица – ИП из ЕГРИП в случае прекращения его деятельности не является основанием для признания его долгов безнадежными к взысканию, поскольку после прекращения гражданином деятельности в качестве индивидуального предпринимателя он продолжает нести перед кредиторами имущественную ответственность по своим обязательствам (Письмо Минфина РФ от 27.04.2017 № 03-03-06/1/25384).
В ходе инвентаризации выявлена просроченная дебиторская задолженность по счету 4 206 34 000 на сумму 10 000 руб. Принятые бюджетным образовательным учреждением меры по самостоятельному взысканию такой задолженности результатов не дали. Учреждение обратилось в суд с требованием о погашении задолженности. Комиссия учреждения по поступлению и выбытию нефинансовых активов приняла решение о списании задолженности с баланса и отражении ее за балансом.
По истечении шести месяцев суд вынес постановление об отказе в удовлетворении требований учреждения в связи с ликвидацией организации-должника. На основании данного судебного постановления комиссия учреждения признала задолженность нереальной к взысканию и приняла решение об окончательном ее списании с забалансового учета.
В учреждении указанные операции отразятся следующим образом:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Списана дебиторская задолженность с баланса на основании решения комиссии
Формирование долгосрочной и просроченной задолженности в регламентированных отчетах
В бюджетной и бухгалтерской отчетности требуется отражать долгосрочную и просроченную задолженность. Специальные счета для обособления таких данных в Едином плане счетов бухгалтерского учета не предусмотрены. Вместе с тем в редакции 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» возможно автоматическое формирование в регламентированной отчетности данных по долгосрочной и просроченной задолженности.
Формирование показателей долгосрочной и просроченной задолженности
Согласно пункту 26 федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Представление бухгалтерской (финансовой) отчетности», утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 260н, «активы и обязательства в бухгалтерском балансе представляются с подразделением на долгосрочные (внеоборотные) и краткосрочные (оборотные)». В таблице приведены формы бюджетной, бухгалтерской отчетности и соответствующие им регламентированные отчеты, формируемые в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», в которых требуется указание долгосрочной и просроченной задолженности по расчетам с контрагентами и бюджетом.
В формах 0503169, 0503769 данные по долгосрочной задолженности отражаются в графах 3, 10, 13 раздела «1. Сведения о дебиторской (кредиторской) задолженности», а данные по просроченной задолженности — в графах 4, 11, 14 раздела «1. Сведения о дебиторской (кредиторской) задолженности».
Кроме того, расшифровка просроченной задолженности приводится в разделе «2. Сведения о просроченной задолженности» форм 0503169, 0503769.
В формах 0503130, 0503230, 0503730, 0503830 данные по долгосрочной задолженности отражаются в отдельных строках отчета:
Критерии отнесения задолженности к долгосрочной (краткосрочной) приведены в пунктах 27-30 Стандарта «Представление бухгалтерской (финансовой) отчетности».
Согласно Инструкциям по заполнению форм 0503169, 0503769, утв. приказами Минфина России от 28.12.2010 № 191н и от 25.03.2011 № 33н:
В письме Минфина России от 31.12.2019 № 02-06-07/103995 о порядке составления отчета за 2019 год уточнен порядок отнесения задолженности к долгосрочной и просроченной.
В течение финансового года задолженность, подлежащая урегулированию (дебетовый остаток по возврату ранее предоставленного авансового платежа), отраженная по соответствующим счетам аналитического учета счета 0 206 00 000 «Расчеты по выданным авансам», в случае если поставка товаров, выполнение работ и услуг не предполагаются, инициировано расторжение контракта (договора), переносится на соответствующие счета аналитического учета счета 0 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат» (0 209 34 000, 0 209 36 000). При этом задолженность по возврату авансов 2019 года, отраженная в 2019 году на счете КРБ 1 209 34 000 и не исполненная на конец отчетного периода, переносится последним рабочим днем отчетного периода на счет КДБ 1 209 36 000 и отражается в Сведениях (ф. 050-31-69) в составе просроченной задолженности.
Если по состоянию на 01.01.2019 у главных распорядителей средств федерального бюджета перед бюджетом субъекта РФ сложилась кредиторская задолженность по межбюджетным трансфертам, которая не была погашена в течение 2019 года, такая кредиторская задолженность (на 01.01.2020 года) отражается в Сведениях (ф. 050-31-69) как просроченная. Кредиторская задолженность по состоянию на 01.01.2020 у главных распорядителей средств федерального бюджета перед бюджетом субъекта РФ по межбюджетным трансфертам по результатам исполнения федерального бюджета за 2019 год к показателям просроченной задолженности не относится.
Кредиторская задолженность, отраженная на счетах аналитического учета счета 0 205 51 000 «Расчеты по безвозмездным поступлениям от других бюджетов бюджетной системы Российской Федерации», может являться просроченной в случае нарушения сроков возврата до момента ее взыскания или урегулирования.
Кредиторская задолженность, числящаяся на соответствующих счетах аналитического учета счетов 0 205 11 000 «Расчеты с плательщиками налогов», 0 205 13 000 «Расчеты с плательщиками таможенных платежей», 0 205 14 000 «Расчеты с плательщиками по обязательным страховым взносам», 0 205 20 000 «Расчеты по доходам от собственности», 0 205 30 000 «Расчеты по доходам от оказания платных услуг (работ), компенсаций затрат», 0 205 40 000 «Расчеты по суммам штрафов, пеней, неустоек, возмещений ущерба», которая может быть погашена (возвращена) только по обращению кредитора (далее — задолженность, имеющая заявительный характер, задолженность заявительного характера), является не просроченной и краткосрочной (текущей) задолженностью и в графах 4 и 11 не отражается.
Характер кредиторской задолженности, числящейся на соответствующих счетах аналитического учета 0 205 80 000 «Расчеты по прочим доходам», определяется в соответствии с условиями расчетов.
Кредиторская задолженность, числящаяся на соответствующих счетах аналитического учета счетов 0 205 81 000 «Расчеты по невыясненным поступлениям», отражается как непросроченная краткосрочная задолженность и в графах 4, 11, 14 не отражается.
Кредиторская задолженность, числящаяся на счетах 0 205 70 000 «Расчеты по доходам от операций с активами», отражается в составе просроченной задолженности только при нарушении условий реализации нефинансовых активов.
Дебиторская задолженность, отраженная на счетах аналитического учета счетов 0 209 70 000 «Расчеты по ущербу нефинансовым активам», отражается в составе просроченной задолженности, если виновным лицом, по которому числится задолженность, нарушен установленный срок погашения задолженности.
Дебиторская задолженность, отраженная на счетах аналитического учета счетов 0 209 70 000 «Расчеты по ущербу нефинансовым активам», по которой не установлено виновное лицо либо срок погашения (оплаты) задолженности не установлен (не определен), в графах 4, 11, 14 не отражается.
Дебиторская задолженность подотчетных лиц по возвратам предоставленных им средств, отраженная по соответствующим счетам аналитического учета счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами», отражается в составе просроченной задолженности в случае нарушения подотчетным лицом сроков возврата средств в соответствии с порядком, установленным субъектом учета.
Кредиторская задолженность субъекта учета перед подотчетными лицами, отраженная по соответствующим счетам аналитического учета счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами», отражается в составе просроченной задолженности в случае нарушения субъектом учета сроков перечисления (выдачи) средств подотчетному лицу в соответствии с порядком, установленным субъектом учета. Кредиторская задолженность перед подотчетным лицом заявительного характера к просроченной задолженности не относится и в графах 4, 11, 14 не отражается.
В случае если по результатам инвентаризации на 01.01.2020 года на счетах аналитического учета счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» выявлена задолженность (дебетовый остаток) подотчетного лица, с которым отношения прекращены (не является сотрудником субъекта учета), такая задолженность, соответствующая критериям актива (подлежащая урегулированию), подлежит переносу на счет КДБ 1 209 36 000 с отражением в составе просроченной задолженности.
Порядок отнесения задолженности к долгосрочной и просроченной, приведенный в письме Минфина России от 31.12.2019 № 02-06-07/103995, справедлив и для отчетности 2020 года.
Регистрация задолженности в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8»
В Едином плане счетов бухгалтерского учета, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, не предусмотрены специальные счета для отражения долгосрочной и просроченной задолженности. В отчетности такая информация отражается на основании данных инвентаризации расчетов с контрагентами.
Поскольку при заполнении регламентированной отчетности нет возможности автоматически учесть обширный перечень требований к отражению долгосрочной и просроченной задолженности, в редакции 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (БГУ КОРП) автоматическое заполнение указанных отчетов выполняется на основании данных предварительно заполненных документов Инвентаризация расчетов с контрагентами (раздел Учет и отчетность — Инвентаризация — Инвентаризация расчетов с контрагентами),
В документе Инвентаризация расчетов с контрагентами заполнение граф по долгосрочной и просроченной задолженности может выполняться автоматически с использованием механизма графиков платежей, закупок, реализации по договорам с контрагентами.
Автоматический расчет долгосрочной и просроченной задолженности доступен в БГУ2 версии ПРОФ для счетов 205.00, 206.00, 207.00, 209.00, 301.00, 302.00, на которых ведется учет по договорам с контрагентами, при условии, что в конфигурации включено и используется ведение графиков по договорам с контрагентами.
Подробно механизм графиков платежей, закупок, реализации описан в статьях:
Заполнение документа Инвентаризация расчетов с контрагентами выполняется с помощью кнопки Заполнить по данным учета.
В качестве Даты исполнения просроченной задолженности подставляется значение первого просроченного платежа или реализации из реквизитов Оплатить до (Исполнить до), указанных в Графике платежей, План-графике реализации (закупок).
Реквизит Дата возникновения заполняется вручную.
После автоматического заполнения документа графы долгосрочной и просроченной задолженности могут быть расшифрованы с помощью кнопки Расшифровать.
В «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» редакции 2 для классификации активов и обязательств на счетах учета расчетов на краткосрочные и долгосрочные, а также для расчета просроченной задолженности используются следующие графики:
Автоматически заполненные значения долгосрочной и просроченной задолженности, рассчитанные по данным графиков по договорам с контрагентами, можно скорректировать вручную. В Базовой версии программы доступно только ручное заполнение показателей долгосрочной и просроченной задолженности.
При проведении документов Инвентаризация расчетов с контрагентами данные о долгосрочной и просроченной задолженности отражаются в БГУ2 в регистре сведений Долгосрочная и просроченная задолженности. Правила заполнения указанных выше регламентированных отчетов, в свою очередь, учитывают записи данного регистра при формировании показателей долгосрочной и просроченной задолженности.
Чтобы корректно отразить в регламентированных отчетах долгосрочную и просроченную задолженности:
Например, при формировании Отчета ф. 050-37-69 за 9 месяцев 2020 года для группы граф отчета «На начало года» используются данные документов Инвентаризация расчетов с контрагентами на дату 31.12.2019, а для группы граф «На конец отчетного периода» — данные документов на дату 30.09.2020.
При формировании отчетов за 2020 год для группы граф отчета «На начало года» будут использоваться данные документов Инвентаризация расчетов с контрагентами на дату 31.12.2019, а для группы граф «На конец отчетного периода» — данные документов на дату 31.12.2020
Данные, указанные в графе Долгосрочная документов Инвентаризация расчетов с контрагентами, отражаются:
Данные, указанные в графах Просроченная — Сумма, Дата возникновения, Дата исполнения документов Инвентаризация расчетов с контрагентами, отражаются:
