должен ли бухгалтер заниматься договорами
Права, обязанности и ответственность главного бухгалтера
Главный бухгалтер предприятия
Итак, главный бухгалтер предприятия — лицо, на которое должно быть возложено ведение бухгалтерского учета компании. То есть это человек, которому должны быть доверены финансы компании, коммерческие тайны, контроль над коллективом.
О том, как правильно организовать бухучет, можно узнать из материалов нашей рубрики «Бухгалтерский учет».
Согласно требованиям закона № 402-ФЗ организация бухгалтерского учета возложена на руководителя предприятия. А он уже для исполнения этой обязанности может:
Впрочем, все три способа доступны только в компаниях малого или среднего предпринимательства. При этом в законе не указаны какие-либо четкие требования к лицу, на которое в итоге будет возложена обязанность по ведению учета.
Если компания не относится к таким субъектам, то ведение бухгалтерского учета должно быть возложено на сотрудника организации либо передано по договору. В кредитной организации остается только один вариант — наличие главного бухгалтера в штате.
В законе о бухучете прописаны строгие требования, которые предъявляются к данной должности. В частности, это обязательное наличие высшего образования, стаж работы не менее 3 лет из последних 5, отсутствие непогашенной судимости за экономические преступления. Однако они распространяются не на всех главбухов, а только на лиц, занимающих эту должность в прямо указанных в законе компаниях (см. п. 4 ст. 7 закона № 402-ФЗ). К главбухам в малом и среднем бизнесе эти ограничения не относятся.
Подробнее о главном бухгалтерском законе читайте в рубрике «Закон о бухгалтерском учете».
Узнайте можно ли привлечь главбуха к ответственности после увольнения в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Права и обязанности главного бухгалтера по закону № 402-ФЗ
Давайте сначала поговорим о правах главного бухгалтера, человека, который занимает достаточно высокий пост в любой компании.
Вообще, основные трудовые права любого работника любой организации контролируются ТК РФ, а права именно работника как специалиста прописываются в его должностной инструкции. Что же можно указать, формируя такую инструкцию для главного бухгалтера? Например, следующее:
Можно еще добавить, что помимо основных профессиональных трудовых функций главный бухгалтер, как правило, сам выбирает работников своего отдела, может регулировать поиск аудиторской компании для проверки предприятия, в оговоренных рамках самостоятельно принимать решения, влияющие на финансовые показатели компании и т. п.
Для определения круга обязанностей главбуха нужно смотреть не только закон о бухучете, но и профстандарт. Действующий стандарт «Бухгалтер», утв. приказом Минтруда от 21.02.2019 № 103н. О нем мы писали здесь.
Конечно, по сравнению с правами, круг обязанностей руководителя бухгалтерии гораздо объемнее. Рассмотрим его подробно, можно даже разделить все обязанности главного бухгалтера на несколько групп.
Пример правильного подхода к учетной политике ищите в нашей статье «Как составить учетную политику в организации».
О том, что это такое — смотрите в нашем материале «Основные виды финансового планирования (описание)».
Подробнее об обязанностях главбуха читайте в наших публикациях:
Ответственность главного бухгалтера
Конечно, говоря о правах и обязанностях главного бухгалтера, нельзя забывать про его основную ответственность — за надлежащее выполнение должностных обязанностей. Все возможные ее виды и санкции приведены ниже в таблице.
Что входит в обязанности бухгалтера
Должностные обязанности бухгалтера — это перечень задач и функций, которые обязан выполнять работник, занимающий такую должность. Причем объем и сложность заданий могут варьироваться.
Знакомьтесь — бухгалтер
Ведение бухгалтерского учета — обязанность для организаций, закрепленная на законодательном уровне. Привилегий и освобождений от этого требования практически нет. Следовательно, в компании кто-то должен отвечать за работу финансовой службы.
В крупных фирмах бухгалтерскую работу выполняет целое структурное подразделение. В небольших — справится и один человек. А некоторые учреждения вообще передают бухучет сторонним компаниям. Например, централизованным бухгалтериям в бюджетной сфере и аутсорсинговым компаниям в коммерческой среде.
Но независимо от того, кто будет вести бухучет: сторонняя компания или штатный сотрудник, — требования к бухгалтерам определены законом. Кто же такой бухгалтер?
Бухгалтер — это ответственный работник, в обязанности которого входит документальное оформление фактов финансово-хозяйственной деятельности организации в соответствии с установленными нормами и требованиями. По сути, работник регистрирует операции и факты жизнедеятельности компании в специализированных формах документов (первичка, книги, журналы). И уже на основании учетных регистров составляет отчетность.
Используйте бесплатно шаблон должностных инструкций бухгалтера от КонсультантПлюс.
Специализация должностей и обязанности бухгалтера
Трудовые обязанности бухгалтера напрямую зависят от структуры предприятия, в котором он работает. Например, в маленькой фирме придется вести учет по всем объектам. В большой компании должности в бухгалтерии могут быть специализированы. Обычно специализации выделяют по категориям учетных объектов:
Замыкает перечень должность главбуха. Это руководитель финансовой службы, который контролирует правильность отражения хозяйственных операций подчиненными, отвечает за составление финансовых и налоговых отчетов. Но обязанности бухгалтера по отчетности можно выделить, например, назначить отдельного работника для составления налоговых деклараций и расчетов.
Профессиональные стандарты
Для должности «бухгалтер» утвержден отдельный регламент — профстандарт. В отличие от классификации должностей по специализациям, профстандарт не предусматривает аналогичного дробления. Так, чиновники выделили всего три категории в профессиональном бухгалтерском стандарте:
Действующие нормативы закрепляет Приказ Минтруда России от 21.02.2019 № 103н. Причем требования в части образования и необходимого опыта работы в занимаемой должности значительно ужесточены. Например, на должность руководителя бухгалтерской службы можно назначить работника с высшим образованием и опытом работы в бухгалтерии не менее пяти лет. Если у главбуха среднее профессиональное образование, то необходимый опыт работы увеличивается до семи лет.
Должностная инструкция
Порядок ведения бухгалтерской работы должен быть закреплен документально. Работодатель указывает некоторые задачи и общие функции в трудовом договоре со счетным работником. Но помимо этого, рабочий процесс следует детализировать специальным документом — должностной инструкцией.
Структура должностной инструкции:
Пример должностной инструкции главного бухгалтера
Разберем подразделы должностной инструкции подробнее.
Бухгалтерия: обязанности
Перечень, что входит в обязанности бухгалтера, зависит от специализации должности и необходимости применения профессионального стандарта. Обозначим основные задачи.
Обязанности бухгалтера расчетного стола (зарплата):
Обязанности бухгалтера материального стола (имущество: основные средства, материальные запасы, склад)
Обязанности бухгалтера по расчетам
Обязанности главного бухгалтера:
Права и полномочия
Финансист не только выполняет обязанности, но и имеет ряд полномочий и прав. Например, счетный работник вправе требовать с работников компании своевременного предоставления первичных документов. К тому же бухгалтер может проводить встречные сверки с контрагентами, инспекцией и фондами для выявления задолженностей и корректировки правильности расчетов. Принимать участие в контрольных, ревизионных и прочих проверочных мероприятиях.
Права, полномочия и порядок взаимодействия с иными структурными подразделениями компании следует прописать максимально подробно и четко. Если оставить лишь общие формулировки, то споры и разногласия неизбежны.
Пример формулировок
Ответственность за проступки
Этот раздел должностной инструкции не может противоречить ТК РФ и иным нормативным актам. То есть работодатель не вправе ввести собственную систему штрафов за проступки, опоздания и иные отклонения от рабочих норм.
Какую ответственность предусмотреть:
За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией и причинение морального ущерба — «в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации».
За правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности — «в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации».
Должностная инструкция бухгалтера
Должностная инструкция бухгалтера – документ, который определяет перечень обязанностей, прав и ответственность специалистов бухгалтерских отделов.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Образец должностной инструкции бухгалтера
УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор
ООО «Поставки оптом»
Широков /Широков И.А./
«12» августа 2014 г.
Должностная инструкция бухгалтера
І. Общие положения
1.1. Данный документ регулирует следующие параметры, касающиеся деятельности бухгалтера: должностные функции и задачи, условия работы, права, полномочия, ответственность.
1.2. Прием на работу и увольнение бухгалтера происходит через выпуск руководством организации соответствующего приказа либо распоряжения и регулируется законодательством РФ в области труда.
1.3. Непосредственный начальник бухгалтера – главный бухгалтер организации.
1.4. В период отсутствия бухгалтера на рабочем месте его функции переходят на лицо, обладающее необходимыми знаниями, навыками и компетенцией и назначенное в установленном внутренними правилами порядке.
1.5. Требования, предъявляемые к бухгалтеру: образование не ниже среднего специального, со стажем работы не менее двух лет, либо высшее профессиональное со стажем работы от полугода.
1.6. Бухгалтер должен быть ознакомлен с:
1.7. Бухгалтер должен владеть:
ІІ. Должностные обязанности бухгалтера
2.1. В круг должностных задач и функций бухгалтера входит:
ІІІ. Права
3.1. Бухгалтер организации обладает следующими полномочиями и правами:
IV. Ответственность
Дисциплинарная ответственность грозит бухгалтеру на следующие действия:
4.1.Пренебрежение к исполнению трудовых обязанностей, в том числе полное уклонение от них.
4.2. Злостное, регулярное нарушение установленных на предприятии правил внутреннего распорядка, режима труда и отдыха, дисциплины, а также нарушение любых видов безопасности и пр.регулирующих нормативных актов.
4.3. Несоблюдение изданных руководством организации или непосредственным руководителем распоряжений и приказов.
4.4. Причинение (умышленное или неумышленное) материального ущерба компании.
4.5. Разглашение конфиденциальных сведений об организации.
4.6. Все вышеописанные пункты строго соответствуют рамкам действующего законодательства РФ.
V. Условия работы
5.1. Бухгалтер обязан подчиняться правилам внутреннего распорядка компании, подробно регламентирующим условия его работы.
5.2. При необходимости бухгалтер может быть отправлен в служебные поездки.
СОГЛАСОВАНО
Заместитель директора по экономическим вопросам
ООО «Поставки оптом»
Стерхов /Стерхов Р.А./
«12» августа 2014 г.
С инструкцией ознакомлен:
Симонов Андрей Александрович
Бухгалтер ООО «Поставки оптом»
Паспорт 2435 № 453627
Выдан ОВД Ленинского р-на г. Пермь
14.09.2012 код подразделения 123-425
Подпись Симонов
«17» августа 2014 г.
Для чего нужна должностная инструкция
Данный документ имеет большое значение, как для руководства предприятия, так и для самих бухгалтеров. Первым он позволяет грамотно координировать и управлять работой подчиненных, вторым – четко понимать рабочий функционал и ответственность. Кроме того, в случае возникновения спорных ситуаций, требующих разрешения в суде, должностная инструкция может служить доказательством наличия или отсутствия вины со стороны сотрудника или работодателя. Чем тщательнее и точнее будут прописаны требования к работнику, а также его права, ответственность и прочие пункты должностной инструкции, тем лучше.
Основные правила должностной инструкции бухгалтера
Унифицированной формы данного документа нет, поэтому предприятия могут разрабатывать должностную инструкцию бухгалтера самостоятельно. В силу отсутствия утвержденного образца, на разных предприятиях сотрудники, занятые на одних и тех же должностях, могут исполнять несколько различные обязанности, хотя основные функции все же стандартны и похожи.
Документ делится на четыре основных части:
но, по желанию, руководство предприятия может добавлять и другие разделы.
Составляется должностная инструкция в одном экземпляре, а если бухгалтеров в организации несколько, то затем распечатываются ее копии, в количестве, равном числу бухгалтеров. Каждый бухгалтер, чьи функции соответствуют прописанным в документе должностным обязанностям, должен поставить под ним свою подпись. Точно также каждый документ должен заверить сотрудник, который несет ответственность за соблюдением правил и функционала, прописанных в должностной инструкции и руководитель организации.
Составление должностной инструкции бухгалтера
Правая верхняя часть документа отведена для утверждения руководителем предприятия. Здесь следует вписать его должность, наименование организации, фамилию, имя, отчество, а также оставить строку для подписи с обязательной расшифровкой. Затем по центру строки пишется название документа.
Основная часть инструкции
В первом разделе под названием «Общие положения» надо вписать к какой категории работников относится кладовщик (специалист, рабочий, технический персонал и т.д.), затем указывается, на основании какого распоряжения назначается бухгалтер, кому он подчиняется и кто его замещает, в случае необходимости (здесь не нужно писать конкретные фамилии, достаточно указывать должности уполномоченных сотрудников).
Следующим шагом в документ вносятся квалификационные требования, которым должен соответствовать бухгалтер (специализация, образование, дополнительная проф.подготовка), а также стаж и опыт работы, при наличии которого сотрудник может быть допущен к исполнению рабочих функций.
Далее в этом же разделе нужно перечислить все нормативные акты, правила, распоряжения, с которыми бухгалтер обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения счетов и корреспонденции, организацию бухгалтерского документооборота, правила по технике безопасности, охране труда и внутреннему распорядку и т.д.
Второй раздел
Второй раздел «Должностные обязанности бухгалтера» касается непосредственно функций, которые возлагаются на бухгалтера. Они могут быть различны на разных предприятиях, но описывать их нужно всегда максимально подробно. Если бухгалтеров на предприятии несколько и у них разных функционал, надо тщательно следить за тем, чтобы в должностных обязанностях он не дублировался.
Третий раздел
Раздел «Права» включает в себя полномочия, которыми наделяется бухгалтер с целью эффективного исполнения своей работы. Здесь можно отдельно указать его право на взаимодействие с руководством организации и другими работниками, а также представителями иных структур при возникновении такой потребности. Права должны быть расписаны так же, как и обязанности – точно и четко.
Четвёртый раздел
В разделе «Ответственность» устанавливаются конкретные нарушения бухгалтера, за которые предусмотрены внутренние санкции и взыскания. В одном из пунктов нужно обязательно указать, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.
Пятый раздел
В последний раздел должностной инструкции вписываются «Условия работы» — в частности, чем они определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности, если они есть.
В завершение документ должен быть согласован с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции бухгалтера (это может быть непосредственный руководитель, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь нужно вписать его должность, название организации, фамилию, имя, отчество, а также поставить подпись и обязательно ее расшифровать.
Ниже необходимо указать данные о бухгалтере:
Печать на должностной инструкции ставить не надо.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Ищем лишние обязанности в должностной инструкции главбуха
Тест
Если вы главный бухгалтер, пройдите тест. И если не главный — тоже. Дальше мы будем говорить об обязанностях, навязываемых работодателями главбухам. Но такое возможно и для неруководящей бухгалтерской должности. Да и вообще не для бухгалтерской тоже. Поэтому, думаем, информация будет полезна всем.
Итак, тест. Много времени он у вас не отнимет, ведь у нас всего три вопроса:
Если хотя бы на один из вопросов вы ответили «нет», дело плохо.
Во-первых, скорее всего, вы выполняете не только свой профессиональный функционал (должностные обязанности бухгалтера), но и делаете то, что вашей должности не свойственно. Само по себе это не криминально: должностная инструкция — это внутренний документ, который работодатель разрабатывает самостоятельно. Включать в нее обязанности не по должности разрешает и Роструд. НО: вы делаете это без дополнительной оплаты. Ниже мы приводим такие обязанности до кучи, которые фактически означают неоплачиваемое совмещение должностей.
Во-вторых, подписав должностную инструкцию, вы приняли на себя все, что ею поручено. А потому несете ответственность за неисполнение каждой трудовой функции или ее ненадлежащее исполнение. И эта ответственность возможна в том числе за то, что по-хорошему вы и уметь-то не обязаны. Например, главбухам часто вменяют обеспечение законности хозяйственных операций. Но, простите, бухгалтер не юрист, чтобы отвечать за законность. И вообще он должен не решать, осуществлять сделку или нет (это дело руководителя), а грамотно отразить ее в учете и отчетности. Но вот этот записанный на бумаге пункт об обеспечении законности может принести бухгалтеру большие неприятности, в том числе и уголовного характера.
Ну что, берем профстандарт, читаем свою инструкцию, сличаем, отмечаем лишнее и к руководству — вносить изменения. О том, как это правильно сделать, мы рассказали в этом материале.
Навыки и обязанности главбуха с точки зрения профстандарта бухгалтера
Итак, должностные обязанности главного бухгалтера кратко. В профстандарте выделены четыре уровня квалификации для тружеников бухгалтерской сферы: с 5-го по 8-й. Мы будем смотреть на уровень 6, т. к. это уровень большинства главбухов обычных фирм. Бухгалтеры 5-го уровня не составляют отчетность (то есть это не главбухи). 7-й уровень предполагает работу с фирмами, имеющими обособки, а 8-й — составление консолидированной отчетности и оказание бухуслуг сторонним лицам. То есть это уже более высокие компетенции.
Стандартом для специалиста 6-го уровня предусмотрены четыре трудовые функции:
Подробно расписывать обязанности по каждой функции и то, как именно их выполнять, мы не будем, вы можете все прочесть в стандарте. Но смотрите: обычно должность главбуха предполагает совмещение функций 1 и 3, то есть сферу бухгалтерской отчетности и налогового учета. Должностные обязанности главного бухгалтера в единственном лице, как правило, включают не только организацию и контроль, но и ведение учета или отдельных участков. Поэтому в его инструкции будет нормальным наличие функционала, свойственного бухгалтеру уровня 5.
Если же у вас дописаны обязанности по функции 2, то дополнительно к набору стандартных главбуховских обязанностей вы выполняете роль главного по внутреннему аудиту. Если по функции 4, то финдиректора. Подумайте, адекватно ли этому ваше вознаграждение. Не пора ли намекнуть на повышение или просить снять лишние обязанности?
Какая ответственность может быть возложена на главбуха и в каком виде? Оформите пробный бесплатный доступ к КонсультантПлюс и ознакомьтесь с мерами отвественности бухгалтера.
И швец, и жнец: что еще тащат на себе главбухи
Выше мы говорили об обязанностях, которые, может быть, и излишне трудозатратны для главбуха, но все-таки укладываются в бухгалтерские компетенции. А теперь перечислим те участки работы, которые в общем-то должны делегироваться другим специалистам.
Первое — это кадры. Очень часто бухгалтерии приходится оформлять приемы-переводы-увольнения, трудовые книжки, штатные расписания, графики отпусков, документы по персональным данным и др. Для этого нужна кадровая служба или хотя бы отдельный специалист, который будет работать на этом постоянно, а не в промежутках между отчетными кампаниями. Сюда же можно включить спецоценку и охрану труда. Этим ведь тоже часто занимаются бухгалтеры, потому как больше некому. И за нарушения, найденные при проверках, от руководства влетает именно им.
Далее — согласование, а иногда и полное оформление договоров с контрагентами, претензионная работа и даже суды. Безусловно, с главбухом могут согласовываться налоговые аспекты сделок, он может участвовать в урегулировании задолженности. Но именно со своей бухгалтерской позиции. Остальное должны делать юристы. Еще из этой же серии — подготовка документов для получения банковских кредитов. От главбуха должна исходить только правильная отчетность, остальное — юрист, другой специалист, сам руководитель, в конце концов.
Что еще? Отчетность и платежи сверх бухгалтерских и налоговых. Что только не сдают и не рассчитывают бухгалтеры. Взять хотя бы экологические платежи: плату за НВОС, экологический сбор, лимиты отходов. А еще есть ЕГАИС, таможня, обязательная маркировка товаров, система по ветеринарии, онлайн-ККТ. В общем, список вы можете продолжить сами с учетом специфики деятельности вашей фирмы.
Главбух либо отвечает за все это, либо делает это сам. Но как мы видим из стандарта, этих обязанностей профессия бухгалтера не предусматривает. Чем не повод для диалога с начальством?
Безусловно, идти и бросать перед руководителем талмуд со стандартом, требуя доплаты или немедленного пересмотра инструкции, не стоит. Но побеседовать по-хорошему и аргументированно, думаем, вы можете. Руководству многих компаний свойственно все сливать в бухгалтерию, поскольку оно просто не вникает в тонкости бухгалтерской работы, а иногда вообще не видит различий между учетом, кадрами, сметами (и далее по списку). Сами должностные инструкции достаточно часто просто скачиваются из интернета, и руководство не в курсе, что там записано (в самых запущенных случаях оно вообще не имеет понятия об их существовании или назначении). Но вы же главбух, сами знаете, какую важную роль играет каждый подписанный документ. Приведите свой документ в порядок.
Роль и обязанности бухгалтера при заключении хозяйственных договоров
Опубликовано в номере: Консультант бухгалтера №9 / 2004
Договор и его значение в хозяйственной деятельности предприятия,
в бухгалтерском и налоговом учете
В процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности в каждой организации возникает необходимость приобретения товаров, работ, услуг сторонних предприятий для осуществления производства собственных товаров, работ услуг, а также необходимость реализации собственных товаров, работ и услуг конечным потребителям. Приобретение и реализация товаров, работ, услуг происходит только в результате достигнутого соглашения между поставщиками и организацией, либо между организацией и его покупателями.
Согласно пункту 1 статьи 420 ГК РФ договор — соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Договор позволяет участникам экономического оборота отчуждать материальные ценности, получая взамен их соответствующий денежный эквивалент или необходимые блага в натуральной форме, а также предоставляет возможность потреблять существующие в обществе материальные ценности не только их собственниками, но и другими участниками экономического оборота, испытывающими потребность в данных материальных ценностях. Фактически любые товарно-денежные отношения между субъектами предпринимательской деятельности строятся на основе договора, хотя договорные отношения не всегда оформляются письменно.
Гражданский кодекс предписывает: договоры юридических лиц между собой и договоры юридических лиц с гражданами должны совершаться в простой письменной форме (подпункт 1 пункта 1 статьи 161 ГК РФ). Кроме того, простая письменная форма обязательна для внешнеэкономического договора. Несоблюдение простой письменной формы внешнеэкономического договора влечет недействительность сделки (пункт 3 статьи 162 ГК РФ).
Если специальные правила о нотариальном удостоверении договора либо о государственной регистрации договора не предусмотрены законом или самим договором, для большинства договоров достаточно простой письменной формы. При этом договор может быть заключен путем составления единого документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, электронной и иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (пункт 2 статьи 434 ГК РФ).
Письменная форма договора считается соблюденной, если в ответ на письменное предложение заключить договор контрагент совершил в указанный в предложении срок действия по выполнению указанных в предложении условий договора, как-то отгрузил товары, предоставил услуги, выполнил работы, уплатил соответствующую сумму и т.п. (пункт 3 статьи 434 ГК РФ). Заключение договора способом принятия предложения к исполнению возможно, если, конечно, иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или иное не предусмотрено в самом предложении.
Итак, соблюсти требования закона о простой письменной форме договора можно тремя способами:составив и подписав единый документ под названием договор, обменявшись документами, содержащими все существенные условия договора (оферта и акцепт), и приняв предложение (заказ), содержащее все существенные условия договора, к исполнению.
Однако нельзя недооценивать необходимость составления единого документа под названием договор.
Договор в виде единого документа, в котором будут четко описаны права, обязанности и ответственность сторон, позволит защитить интересы организации перед партнерами.
Нельзя недооценивать наличие договора в виде единого документа и для целей бухгалтерского и налогового учета. Такой договор позволит правильно отразить операцию в бухгалтерском учете и налоговом учете и обеспечит правильность понимания контролирующими органами сути совершенной сделки.
Отсутствие договора, составленного в виде единого документа, может привести к неправильному пониманию и толкованию той или иной хозяйственной операции, к ее неправильному отражению в бухгалтерском учете, а, следовательно, и к неправильному налогообложению.
При проведении налоговой проверки указанные выше обстоятельства могут привести к применению к предприятию финансовых санкций.
Таким образом, наличие правильно составленного договора важно не только с целью выполнения требований Гражданского кодекса РФ, но и в целях бухгалтерского и налогового учета. Кроме того, договор является не только средством урегулирования взаимоотношений с контрагентами, но и инструментом налогового планирования.
Как правило, главный бухгалтер наиболее компетентный специалист коммерческой организации в вопросах налогообложения.
Каковы же роль и обязанности бухгалтера при заключении и выполнении договоров? Этот вопрос будет рассмотрен в настоящей статье.
Роль и обязанности бухгалтера при заключении договоров
В соответствии со статьей 7 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (в редакции изменений и дополнений) — далее Закон, главный бухгалтер организации несет ответственность за ведение бухгалтерского учета, а в соответствии с пунктом 3 статьи 1 Закона за рациональным, экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов и их сохранностью.
В соответствии с должностными обязанностями, утвержденными постановлением Минтруда и социального развития РФ 12 ноября 2003 г. № 75 (далее — Постановление № 75) одной из обязанностей главного бухгалтера является осуществление (совместно с другими подразделениями и службами) экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности организации по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, предупреждения потерь и непроизводительных расходов.
В процессе бюджетирования при составлении бюджета доходов и расходов руководству организации не обойтись без предоставленной бухгалтером информации о прогнозируемых суммах налоговых платежей в планируемом периоде.
Бюджет налогов бухгалтер может составить исходя из учетной политики предприятия в целях налогообложения, а также условий заключенных договоров в планируемом периоде.
Таким образом, на основании перечисленных обязанностей бухгалтера применительно к современным экономическим реалиям, можно сделать вывод о том, что современный бухгалтер организации, заботясь о рациональном и экономном использовании финансовых ресурсов, обязан анализировать налоговые последствия заключаемых договоров в целях минимизации налогового бремени и предупреждения переплаты налогов в бюджет. Кроме того, бухгалтер совместно с финансово-экономической и юридической службами организации обязан участвовать в налоговом планировании.
Учитывая, что договор является, в том числе инструментом налогового планирования, роль бухгалтера при заключении договоров состоит в анализе налоговых последствий заключаемых договоров, минимизации налоговых платежей в бюджет и выполнения таким образом обязанностей, предусмотренных действующим законодательством.
При заключении договоров бухгалтеру рекомендуется, в частности, анализировать налоговые последствия заключаемых договоров по следующим налогам.
Анализ налоговых последствий по НДС
Если организация применяет общую систему налогообложения и является плательщиком НДС, при заключении договоров необходимо учитывать, какую систему налогообложения применяет партнер.
Этот момент необходимо анализировать при заключении договоров с организациями-поставщиками товаров, работ, услуг по следующей причине.
В соответствии с пунктом 1 статьи 171 НК РФ налогоплательщик имеет право уменьшить общую сумму налога, исчисленную в соответствии со статьей 166 НК РФ, на установленные статьей 171 НК РФ налоговые вычеты.
В соответствии с пунктом 2 статьи 171 НК РФ вычетам подлежат, в частности, суммы налога, предъявленные налогоплательщику и уплаченные им при приобретении товаров (работ, услуг) на территории РФ при условии, что товары, работы, услуги приобретаются для осуществления операций, признаваемых объектами обложения по НДС, либо для перепродажи.
Следовательно, чем больше у предприятия организаций-поставщиков, которые являются плательщиками НДС, тем больше сумма вычетов по НДС, и тем меньше общая сумма НДС, подлежащая уплате в бюджет.
Если поставщик применяет специальную систему налогообложения, например, упрощенную систему налогообложения или систему налогообложения в виде единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности, он не является плательщиком НДС, следовательно, он не предъявляет НДС, покупатель не платит поставщику НДС и не отражает в учете суммы НДС, которые можно предъявить к вычету и уменьшить таким образом, сумму НДС, подлежащую к уплате в бюджет.
Таким образом, если организация-покупатель является плательщиком НДС, при выборе поставщика следует заключать договоры с теми из них, которые также являются плательщиками НДС.
Анализ налоговых последствий по налогу на прибыль
В целях минимизации налоговых платежей по налогу на прибыль, при заключении договоров, по которым организация производит какие-либо расходы, бухгалтеру следует проанализировать, могут ли быть признаны расходы, произведенные по таким договорам в целях налогообложения прибыли.
О расходах, которые можно учесть в целях налогообложения прибыли, говорится в статьях 253, 254, 255, 260, 261, 262, 263, 264 НК РФ. Следует учитывать, что перечень расходов, учитываемых в целях налогообложения прибыли не является закрытым (подпункт 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ). По общему правилу, налогоплательщик вправе в целях налогообложения прибыли уменьшить доходы на сумму произведенных расходов (пункт 1 статьи 252 НК РФ). Таким образом, если даже расходы, которые организация планирует совершить по договору, прямо не поименованы в НК РФ, их можно учесть в целях налогообложения прибыли при условии соблюдения критериев, указанных в статье 252 НК РФ.
Так, в соответствии со стаьей 252 НК РФ, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Если расходы, которые предполагается произвести по договору, поименованы в НК РФ как расходы, которые можно учесть в целях налогообложения прибыли, бухгалтеру рекомендуется, во избежание разногласий с налоговыми органами, проследить за тем, чтобы формулировки заключаемого договора соответствовали требованиям НК РФ.
В случае если расходы, которые предполагается произвести по договору, прямо не поименованы в НК РФ как расходы, которые можно учесть в целях налогообложения прибыли, однако соответствуют критериям статьи 252 НК РФ, бухгалтеру рекомендуется проследить за тем, чтобы формулировки в тексте договора позволяли сделать однозначный вывод об экономической оправданности расходов и о том, что данные расходы произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Анализ налоговых последствий по единому налогу
при упрощенной системе налогообложения
В случае если организация применяет упрощенную систему налогообложения, при заключении договора бухгалтеру так же, как и по налогу на прибыль, необходимо проанализировать: можно ли учесть расходы, произведенные по договору в целях налогообложения. О расходах, уменьшающих доходы для целей налогообложения при упрощенной системе налогообложения, говорится в статье 346.16 НК РФ. Однако следует учитывать, что в отличие от перечня расходов, которые можно учесть в целях налогообложения прибыли, перечень расходов, уменьшающих доходы при упрощенной системе налогообложения, является закрытым.
Таким образом, если расходы, производимые по договору, не поименованы в статье 346.16 НК РФ, их нельзя учесть в целях налогообложения при упрощенной системе налогообложения.
Кроме того, при заключении договоров, бухгалтеру следует анализировать договор на предмет соблюдения требований налогового законодательства.
Так, например, при формировании цены по договору следует помнить о статье 40 НК РФ и учитывать, что в соответствии с упомянутой статьей налоговые органы вправе проверять правильность применения цен по сделкам в следующих случаях:
В некоторых случаях бухгалтеру при заключении договора следует проверять наличие в договоре гражданско-правовых условий, необходимых для правильной организации в последующем бухгалтерского и налогового учета производимой операции.
Например, предприятие-арендатор намерено по договору аренды расходы на текущий ремонт и капитальный ремонт помещения учитывать в целях налогообложения прибыли. Бухгалтеру следует проверить: относится ли согласно договору к обязанностям арендатора проведение текущего и капитального ремонта.
При заключении внешнеторгового договора на импорт товаров, бухгалтеру следует обратить внимание: оговорен или нет в договоре момент перехода права собственности. Дело в том, что в соответствии со статьей 1206 ГК РФ возникновение и прекращение права собственности и иных вещных прав на имущество определяются по праву страны, где это имущество находилось в момент, когда имело место действие или иное обстоятельство, послужившие основанием для возникновения либо прекращения права собственности и иных вещных прав, если иное не предусмотрено законом. Таким образом, если из договора не ясно, в какой момент переходит право собственности на товар (а определять момент перехода права собственности в отношении импортируемого товара необходимо будет по законодательству страны отправления (страны продавца)), у бухгалтера могут возникнуть проблемы в связи с определением момента принятия к учету приобретенного товара.
При осуществлении налогового планирования бухгалтеру следует обратить внимание на дату исполнения обязательств по договору. Дата исполнения обязательств по договору определяет соответственно дату признания доходов и расходов в бухгалтерском и налоговом учете, вследствие чего, при согласии контрагента можно путем установления удобной для организации даты исполнения обязательств по договору влиять на формирование налоговой базы.
Особо обращаем внимание бухгалтера при заключении договоров, не предусмотренных законом или иными правовыми актами. Возможность заключения таких договоров (не поименованных в части второй ГК РФ и иных правовых актах) предусмотрена статьей 421 ГК РФ.
Также стороны могут заключить договор, в котором содержатся элементы различных договоров, предусмотренных законом или иными правовыми актами (смешанный договор). Однако бухгалтерский и налоговый учет операций по смешанному договору и договору, не предусмотренному законом, может быть затруднен ввиду различного режима бухгалтерского учета и налогообложения нескольких операций, совершаемых в рамках одного договора либо ввиду отсутствия четкого законодательного регулирования подобных операций. Кроме того, существует риск претензий со стороны налоговых органов ввиду возможности неоднозначного толкования смешанного договора, а также договора, не предусмотренного законом.
Учитывая изложенное, бухгалтеру при заключении договора рекомендуется добиваться максимальной четкости и прозрачности предполагаемой сделки: четкое определение предмета договора и выбор разновидности договора, предусмотренной законодательством (дробление смешанного договора на несколько договоров), будут лишь способствовать правильной организации бухгалтерского и налогового учета продаваемых либо приобретаемых товаров, работ, услуг.
Проект договора целесообразно до его подписания визировать бухгалтером, чем в значительной степени можно снизить риски бухгалтерских и налоговых ошибок.
Считаем необходимым напомнить положения статьи 7 Закона, в которой говорится о том, что «без подписи главного бухгалтера финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению».
В соответствии с пунктом 14 Положения по ведению бухгалтерского учета «Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры заключенные по товарному и коммерческому кредиту».
Роль и обязанности бухгалтера при отслеживании и выполнении договоров
В соответствии с пунктом 3 статьи 7 Закона о бухгалтерском учете главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств.
В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
В соответствии с пунктом 4 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
Таким образом, роль главного бухгалтера при отслеживании и выполнении договоров заключается в организации контроля за порядком представления документов в установленные сроки и проверки представленных документов на предмет их соответствия установленным законом требованиям.
Движение документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив — документооборот) должно регламентироваться утвержденным графиком документооборота (пункт 5.1 Положения о документах и документообороте, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105 (далее Положение о документах и документообороте)).
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации.
График должен устанавливать в организации рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.
График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Бухгалтер обязан под расписку ознакомить работников, которые занимаются исполнением договоров, с формами первичных учетных документов, подлежащих составлению в ходе выполнения договора, графиком документооборота и, соответственно, сроками предоставления документов в бухгалтерию.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты, предусмотренные Законом о бухгалтерском учете:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции
и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
Следует также учесть, что документы, которые составляются в процессе исполнения договора, как-то: счета, акты сдачи-приемки выполненных работ, отчеты и пр. должны обязательно содержать ссылку на соответствующий договор.
В соответствии с пунктом 5.7 Положения о документах и документообороте контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.
Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации.
В соответствии с пунктом 2.17 Положения о документах и документообороте первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей). Только после этого документы могут быть приняты к учету.