доп соглашение к договору об эдо образец
Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами
Электронный документооборот может быть удобен контрагентам, которые часто обмениваются большим количеством бумаг. При работе с такой системой можно создать сразу же оригинал документа и, подписав его электронной подписью, отправить партнеру. Если юрлица решили использовать такой способ для обмена документами, то особенности работы с системой ЭДО прописывают в соответствующем соглашении, которое подписывает каждая из сторон. Какая информация должна содержаться в этом документе, рассмотрим в статье.
Коротко об ЭДО между организациями
При электронном документообороте большая часть документов создается в электронном виде и хранится в электронных архивах. Для такой работы компании выбирают специальное программное обеспечение, разработанное компанией — оператором ЭДО, заключают с ней договор и начинают работу. Контрагенты также должны присоединиться к системе, если им удобен такой способ взаимодействия.
Документы подписывают специальной электронной подписью, как обычной, так и усиленной. Посредством ЭДО можно обмениваться различными бумагами. К оформлению и подписанию каких-то из них предъявляются более жесткие требования, а к каким-то — менее.
Внимание! В системе формируется сразу оригинал документа. Если проверяющие органы запрашивают какие-либо документы, можно распечатать им копии или отправить бумагу в электронном виде.
Основные законодательные акты в сфере ЭДО:
Порядок перехода на ЭДО
Переход на ЭДО проходит в несколько этапов:
Перейдя на ЭДО с несколькими контрагентами, можно разослать остальным письма о переходе на ЭДО и пригласить их присоединиться к системе.
Как составить соглашение об ЭДО между юрлицами
Документ компании разрабатывают самостоятельно, структура должна быть характерной для такого рода бумаг. Текст должен быть хорошо вычитан, не должно быть просторечных и разговорных выражений, стиль нужно использовать официально-деловой.
Как правило, соглашение разрабатывает компания, предложившая контрагенту обмениваться документаций при помощи системы ЭДО. При желании контрагент может предложить внести какие-либо изменения в текст бумаги. Таким образом, в составлении документа могут участвовать обе стороны. Ссылки на законодательные акты должны быть обязательно во избежание в дальнейшем недоразумений.
Соглашение об электронном документообороте может содержать следующую информацию:
Внимание! Это примерный список пунктов соглашения. При необходимости можно внести все недостающие сведения.
Дополнительное соглашение об обмене электронными документами
Дополнительное соглашение об обмене электронными документами
к Договору _______________________
г. Новосибирск «__» ______ 20__г.
Общество с ограниченной ответственностью «БукингБорд», далее именуемое «Заказчик», в лице Генерального директора Тихонюка Валентина Евгеньевича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и
Общество с ограниченной ответственностью «__________», далее именуемое «Исполнитель», в лице Директора ______________, действующего на основании ______________, с другой стороны, а совместно именуемые «Стороны» заключили настоящее дополнительное соглашение к договору ___________________ (далее именуемое – Дополнительное соглашение) о нижеследующем:
1. Стороны приняли решение об использовании электронного документооборота при обмене юридически значимыми документами и применении электронной подписи при оформлении таких документов по заключенному Сторонами Договору ___________________ (далее по тексту – Договор).
2. Электронный обмен документами будет осуществляться Сторонами в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, в том числе Гражданским кодексом Российской Федерации, Налоговым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об электронной подписи» №63-ФЗ от 06.04.2011, применимыми нормативно-правовыми актами Минфина России и ФНС России (в части определения порядка обмена и форматов электронных документов).
3. Настоящим дополнительным соглашением Стороны устанавливают порядок электронного документооборота во исполнение своих обязательств по заключенному между Сторонами Договору, Приложений и дополнительных соглашений к нему.
4. Термины и определения
a.Электронный документ (ЭД) – юридически значимый документ, обмен которым производится Сторонами в рамках заключения, исполнения и прекращения Договора, получаемый и передаваемый Сторонами по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи.
b. Электронная подпись (ЭП) – информация в электронной форме, которая присоединена к электронному документу (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией, и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
c. Квалифицированная ЭП (КЭП) – вид усиленной электронной подписи, ключ проверки которой указан в квалифицированном сертификате, выданном аккредитованным удостоверяющим центром (УЦ).
d. Квалифицированный сертификат (далее − Сертификат) – электронный документ или документ на бумажном носителе, выданный аккредитованным Удостоверяющим центром в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» и подтверждающий принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи.
e.Электронный документооборот (ЭДО) – процесс обмена электронными документами, подписанными ЭП, между Сторонами.
f. Оператор – организация, обеспечивающая обмен информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота между Сторонами.
5. Настоящим дополнительным соглашением стороны устанавливают порядок ЭДО во исполнение своих обязательств по заключенному Договору ___________________.
6. Электронные документы, которыми обмениваются Стороны, должны быть подписаны Квалифицированной ЭП, имеющие сертификаты ключа проверки электронной подписи, выданные аккредитованном удостоверяющем центром в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи».
7. Стороны в рамках заключенного Договора будут обмениваться формализованными и неформализованными электронными документами.
8. Формализованные электронные документы − электронные документы, для которых соответствующими нормативно-правовыми актами установлены электронные форматы. На момент заключения настоящего дополнительного соглашения установлены форматы для следующих электронных документов, которые применимы к отношениям Сторон (Приказ ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155@, Приказ ФНС России от 13.04.2016 N ММВ-7-15/189@), Приказом ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551@:
− универсальный передаточный документ (УПД);
– акт об оказанных услугах, содержащий всю необходимую информацию в соответствии с частью 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете;
Стороны договорились при издании электронных форматов иных документов применять при обмене такими документами правила, установленные настоящим дополнительным соглашением и нормативно-правовыми актами, которыми такие форматы будут установлены.
Неформализованные электронные документы, обмен которыми может осуществляться в рамках заключенного Договора:
— дополнительное соглашение к договору;
— приложение к договору (заказ, спецификация, заявка и пр.), в соответствии с согласованными Сторонами форматами;
— мотивированный отказ от подписания акта об оказанных услугах;
— акт сверки расчетов;
— акт о ненадлежащем исполнении обязательств, в соответствии с согласованными Сторонами в соответствующем договоре форматами.
Стороны настоящего Дополнительного соглашения оставляют за собой право в любой момент ввести в электронный документооборот любые иные неформализованные электронные документы, прямо не указанные в настоящем пункте, и применять при обмене такими документами правила, установленные настоящим Дополнительным соглашением.
9. Стороны для организации ЭДО используют квалифицированную электронную подпись, что предполагает получение Заказчиком и Исполнителем сертификатов ключа проверки электронной подписи в аккредитованном удостоверяющем центре в соответствии с нормами Федерального закона от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – УЦ).
10. Уполномоченным оператором ЭДО Сторон на момент заключения настоящего Дополнительного соглашения Стороны определили АО «ПФ «СКБ Контур» ОГРН 1026605606620 ИНН 6663003127 (правообладатель программы для ЭВМ «Диадок», свидетельство о государственной регистрации прав от 13.05.2013 № 2013614475).
11. Стороны осуществляют ЭДО с использованием системы электронного документооборота «Диадок», либо иной системы электронного документооборота, предоставляющей возможность осуществления электронного документооборота с системой «Диадок» (правообладатель программы для ЭВМ «Диадок» АО «ПФ «СКБ Контур» ОГРН 1026605606620 ИНН 6663003127). Порядок использования системы электронного документооборота устанавливается соответствующим оператором электронного документооборота. Подписанием настоящего Соглашения Стороны подтверждают, что ознакомлены с правилами работы в системе электронного документооборота.
12. Стороны в течение 1 рабочего дня обязаны письменно информировать друг друга о невозможности обмена документами в электронном виде, подписанными квалифицированной ЭП, в случае технического сбоя внутренних систем Стороны / недоступности системы оператора ЭДО / недоступности каналов связи. В этом случае в период действия таких обстоятельств Стороны производят обмен документами на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью.
13. Стороны признают, что электронные документы, подписанные КЭП каждой из Сторон, равнозначны документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью уполномоченного представителя каждой из Сторон. Стороны признают доказательственное значение электронного документа, подписанного КЭП, как относимого, допустимого и достоверного доказательства, в том значении, в котором оно понимается положениями процессуального законодательства РФ.
14. Каждая из Сторон несет ответственность за обеспечение конфиденциальности ключей КЭП, недопущение использования принадлежащих ей ключей без ее согласия. Если в сертификате КЭП не указан орган или физическое лицо, действующее от имени организации при подписании электронного документа, то в каждом случае получения подписанного электронного документа получающая такой документ Сторона добросовестно исходит из того, что документ подписан от имени направляющей Стороны надлежащим лицом, действующим в пределах, имеющихся у него полномочий. Документ, подтверждающий полномочия, должен быть предоставлен по требованию получающей Стороны в течение 3 (трех) рабочих дней с момента получения от неё соответствующего требования.
15. Организация ЭДО между Сторонами не отменяет возможности использования иных способов изготовления и обмена документами между ними.
16. Сторона, получившая от другой Стороны письменное требование об оформлении документа, ранее оформленного посредством ЭДО, на бумажном носителе с проставлением собственноручной подписи уполномоченного лица и печати (при наличии), обязана подписать приложенный к требованию документ и направить его другой Стороне в течение 5 (пяти) рабочих дней с момента получения соответствующего требования.
17. Взаимодействие с удостоверяющим центром и оператором
17.1. В случае, если у Стороны настоящего соглашения отсутствует сертификат ЭП, то не позднее 15 (пятнадцати) дней после подписания настоящего Дополнительного соглашения, Стороны обязуются за свой счет получить сертификаты ЭП, которые можно будет использовать в течение всего срока действия Договора и настоящего Дополнительного соглашения.
17.2. Условия использования средств ЭП, порядок проверки ЭП, правила обращения с ключами и сертификатами квалифицированной ЭП устанавливаются нормативными документами (регламентами) УЦ. По данным вопросам Стороны руководствуются нормативными документами УЦ.
17.3. До начала осуществления обмена электронными документами Стороны должны оформить и представить Оператору заявление об участии в ЭДО, а также получить у Оператора идентификатор участника обмена, реквизиты доступа и другие необходимые данные.
17.4. В случае изменения учетных данных, содержащихся в заявлении об участии в ЭДО в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, Сторона не позднее трех рабочих дней со дня соответствующего изменения представляет Оператору заявление о внесении изменений в ранее сообщенные данные.
18. Порядок обмена документами
18.1. Инициирующая подписание документа Сторона формирует необходимый документ в электронном виде, подписывает его КЭП направляет файл с документом в электронном виде через систему «Диадок» в адрес другой Стороны.
18.2. Получившая документ Сторона проверяет действительность сертификата КЭП, и ознакомившись с документом, может совершить одно из следующих действий:
-подписать документ КЭП и отправить его направившей Стороне – в том случае, если согласна с содержанием документа;
19. Сторона, получившая ответный документ, проверяет действительность сертификата КЭП.
20. Стороны подтверждают, что отсутствие ответных действий от получившей документ Стороны не является ее согласием (акцептом оферты) с содержанием документа и не заменяет подписание документа КЭП, если иное прямо не предусмотрено Сторонами в Договоре.
21. Стороны обеспечивают хранение электронных документов в течение установленного законодательством РФ срока, а также надлежащее хранение применявшегося для формирования ЭП сертификата ключа подписи.
22. Квалифицированная ЭП, которой подписан документ, признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное.
23. Любая из Сторон вправе в любой момент обратиться к Оператору ЭДО для разрешения спорных вопросов по фактам документооборота без извещения о таком обращении другой Стороны.
24. При возникновении разногласий относительно подписания с помощью КЭП определенных электронных документов Стороны соглашаются предоставить комиссии, созданной в соответствии с регламентом УЦ, возможность ознакомления с условиями и порядком работы своих программных и технических средств, используемых для обмена электронными документами.
25. В обязательственных правоотношениях Сторон по Договору или в связи с ним, Стороны признают документы, подписанные КЭП, равнозначными документам на бумажных носителях, которые подписаны уполномоченными представителями Сторон и скрепленными печатями Сторон.
26. Настоящее Соглашение вступает в силу с момента подписания и действует в течение срока действия Договора.
27. Настоящее Соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон
Соглашение об электронном документообороте: правила составления
Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами — это документ с договоренностью контрагентов об обмене информацией удаленно с помощью специального программного обеспечения. Оформляется путем заключения отдельного договора либо включения нового пункта в существующий.
Когда и кому необходимо заключать такое соглашение
Каждый предприниматель и организация самостоятельно решает, какой документооборот удобнее: бумажный или электронный. Взаимодействие с государственными органами все больше переходит в эл. формат, что подталкивает к мысли о возможности перехода на электронный документооборот между организациями и индивидуальными предпринимателями. Последние изменения, как в жизни, так и в законодательстве, заставляют чаще задумываться об экономии времени и оптимизации ресурсов. Что такое ЭДО, чем он отличается от обмена скан-копиями и каковы правила перехода на ЭДО, разберем подробнее. Сейчас почти в каждом договоре прописывается условие о возможности обмена бумагами через направление их скана на эл. почту контрагента. Этот порядок добавляет оперативности в передаче данных, но ЭДО не является. Обычно за скан-копией следует отправление другой стороне договора того же документа в бумажном виде для собственноручного подписания. Есть ситуации, когда обмена сканированными документами недостаточно, например, в случае первички.
Переход на электронное взаимодействие предполагает наличие у участников контракта эл. подписи при ЭДО, которая позволяет считать эл. документы равнозначными бумажным, подписанным собственноручно, то есть подписывать то же самое в распечатанном виде не требуется. ЭЦП различаются по статусу (ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»):
Подписание квалифицированной ЭЦП гарантирует равнозначность эл. документа бумажному в силу указания на это в законе № 63-ФЗ, за исключением случаев, когда, по требованиям законодательства, допускается только бумажная форма. Простая и неквалифицированная эл. подписи гарантируют эквивалентность электронной и бумажной форм, если это предусмотрено нормативными правовыми актами или соглашением между участниками эл. взаимодействия (ст. 6 ФЗ об эл. подписи).
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы получить электронную подпись для ЭДО.
Во всех случаях нужно ли соглашение об электронном документообороте? Нет, не во всех. Если речь идет о подписании документов простой или неквалифицированной подписью, оно требуется. Исключение: если их применение допустимо по требованиям правовых норм. Использование квалифицированной подписи придает юридический статус эл. документу в силу указания на это в законе, но не исключает право сторон заключить дополнительный договор по ЭДО или внести условия о переходе на него в существующий.
Как договориться с контрагентами о переходе на е-документооборот
Использование ЭДО достигается обоюдным желанием сторон, иначе смысла в этом нет, так как теряются все связанные с этим плюсы по обмену данными. Чтобы заинтересовать партнера и склонить его в свою сторону, направьте письмо с соответствующим предложением, указав преимущества такого обмена.
Образец такого письма:
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»
ИНН 1234567890/КПП 121001001
456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1
Генеральному директору ООО «Общество»
Уважаемый Иван Иванович!
Сообщаем Вам, что ООО «Ppt.ru» переходит на документооборот в электронной форме (далее — ЭДО) с использованием программного обеспечения «…» компании «…».
Преимущества использования ЭДО:
Направляем Вам проект соглашения об ЭДО между юрлицами для предварительного ознакомления и рассмотрения вопроса его подписания.
Приложение на 4 л. в 1 экз.
| Генеральный директор | Петров | Петров П.П. |
Что написать в соглашении
Содержание включает как положения, обычные для любых сделок, так и положения, обусловленные спецификой правоотношений.
Какие условия включить в соглашение об электронном документообороте с контрагентом:
Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами
Юридическое лицо может в устной или письменной форме договориться со своим контрагентом и начать обмениваться с ним через Диадок юридически значимыми электронными документами.
Для этого достаточно, чтобы организации подключились к Диадоку и подписали лицензионный договор с Контуром. При этом заключать какое-либо дополнительное соглашение об ЭДО между двумя контрагентами не требуется.
Дело в том, что все документы, которые передаются через Диадок, подписываются квалифицированной электронной подписью. В п. 1 ст. 6 Федерального закона 63-ФЗ «Об электронной подписи» говорится: «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью». Таким образом, электронный документ, подписанный КЭП, имеет юридическую значимость, для подтверждения которой не требуется иных условий.
Разумеется, в случае необходимости юридические лица могут составить соглашение о переходе на ЭДО и порядке работы с электронными документами или добавить условие об ЭДО в действующий договор.
Соглашение с контрагентом об электронном документообороте
Если вы решите составить соглашение к договору об электронном документообороте, то укажите в нем формат электронных документов, которыми планируете обмениваться, порядок внесения исправлений в документы, обязательства сторон и т.д. Соглашение о применении ЭДО можете сформировать самостоятельно или скачать образец и заполнить его. Заключить соглашение можно в Диадоке.
Пункт в договоре об электронном документообороте
Как в договоре прописать условия обмена электронными документами? Вы можете добавить соответствующий пункт в ранее подписанный договор. Чтобы расширить условия действующего договора, понадобится составить доп. соглашение о переходе на ЭДО и подписать его с двух сторон в электронном виде.
Диадок легко настроить под ваши бизнес-процессы. Формируйте документы и отправляйте их контрагентам или коллегам.
Соглашение об ЭДО между контрагентами образец
При переходе на электронный документооборот в некоторых случаях возникает необходимость заключения дополнительного соглашения с вашими контрагентами. Поэтому мы подготовили образец соглашение об эдо с контрагентом.
ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1
К ДОГОВОРУ № _____ от ___.__.20__
г. Минск «__» _______ 202_ г.
____________________, именуемое в дальнейшем «____________________», в лице ____________________________________, действующего на основании ____________________________, с одной стороны, и _____________________________, именуемое в дальнейшем «______________________», в лице ____________________________________, действующего на основании ___________________, с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили настоящее соглашение о нижеследующем:
1. Пункт договора № ______ от __.__.20__ изложить в следующей редакции:
«Договор, а также относящиеся к нему акты и дополнительные соглашения, передаются и подписываются Сторонами в бумажном виде, с использованием факсимильной связи, либо в электронном виде, посредством электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП). Обмен электронными документами осуществляется посредством информационной системы «ЭДиН», аттестованного EDI провайдера ООО «Электронные документы и накладные», доступ к которой может быть осуществлен Сторонами с помощью интернет-ресурса www.edn.by (далее – ИС «ЭДиН»).
Сторонами также признается, что документы, переданные и подписанные посредством ИС «ЭДиН» имеют юридическую силу оригинала, а информация, генерируемая и хранящаяся в указанной системе, может быть использована в качестве доказательства соответствующих юридических фактов.
При применении электронных документов, в случае необходимости получения документа на бумажном носителе, Сторона, имеющая такую потребность, в срок не позднее 30 (тридцати) календарных дней с момента совершения хозяйственной операции должна направить в адрес другой Стороны официальное письмо о такой необходимости с указанием номера и даты документа или периода, за который необходимо его предоставить. Составление и подписание обеими Сторонами бумажного документа в данном случае осуществляется в течение 5 (пяти) рабочих дней от даты получения соответствующей Стороной указанного письма от другой Стороны.
Информация о полномочиях лица на подписание Договора, а также иных документов, формируемых в виде электронного документа, содержится в атрибутном сертификате открытого ключа. Стороны подтверждают, что на момент подписания настоящего договора\дополнительного соглашения открытый ключ и атрибутный сертификат не отозваны.
Стороны обязуются в срок не позднее 1 (одного) рабочего дня сообщить об отзыве открытого ключа и атрибутного сертификата посредством направления электронного уведомления на согласованные электронные адреса Сторон. Стороны признают все документы, подписанные в электронном виде до даты получения такого уведомления, подписанными надлежащим образом уполномоченными представителями Сторон.
Согласованными электронными адресами уполномоченных представителей сторон являются:
-со стороны Исполнителя: _________________;
-со стороны Заказчика: ____________.
Изменение согласованных электронных адресов осуществляется путем подписания дополнительного соглашения к Договору. Стороны признают все документы, подписанные в электронном виде и направленные на согласованный электронный адрес до подписания такого дополнительного соглашения, направленными и полученными надлежащим образом уполномоченными представителями Сторон.».
2. Во всем остальном, что не предусмотрено настоящим дополнительным соглашением, Стороны руководствуются условиями договора № _____ от __.__.20__.
3. Настоящее дополнительное соглашение вступает в силу с __.__.202_ при условии его подписания уполномоченными на то лицами обеих Сторон.
4. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух идентичных экземплярах на русском языке, имеющих равную юридическую силу, хранится по одному у Сторон и является неотъемлемой частью договора № _______ от __.__.20__.
ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА, БАНКОВСКИЕ РЕКВИЗИТЫ И ПОДПИСИ СТОРОН:
Скачать образец дополнительного соглашения об ЭДО с контрагентом Беларусь 