доплата за поздний выезд
Расчетный час в гостинице
Путешествуя новыми городами, странами, приходится останавливаться в отелях. Предупреждая гостиничные неприятности, важно знать, как считаются сутки в гостинице.
Аргументируем. Во-первых, автоматически исключаются спорные моменты с администрацией отеля. Во-вторых, настроение в поездке остается благодушным. Перефразируя известный латинский афоризм: знающий – значит, вооруженный, готовый к любым ситуациям. Знание увеличивает безопасность, уменьшает неожиданности.
Отель – посуточно
Независимо от количества звездочек, гостиничные комплексы имеют внутренние правила, установленные администрацией. Основное положение правил – о расчетном часе: о времени заезда, раньше которого не стоит заселяться, о времени выезда, к которому следует покинуть гостиничный номер.
Многие путешествующие не знают, как считаются сутки проживания в выбранной гостинице, влияющие на оплату за отель. Имеет значение любая временная мелочь, связанная с заселением-выселением-пребыванием в гостинице: в какое время заселился, выехал, сколько прожил.
Если гость, забронировав на сутки номер, заселяется 5 сентября в 13. 00, выехать ему необходимо 6 сентября в 12.00. Бронь на более продолжительный период предполагает выселение в полдень последнего дня пребывания в отеле.
Узнав, как рассчитываются сутки в гостинице, в которую заселяетесь, прислушайтесь к практическим советам:
Встречаются отели без указания расчетного часа. В них заселение, как правило, начинается с 8.00.
Таким образом, знания о том, как считать сутки в выбранной гостинице, избавляют от многих неприятных неожиданностей, связанных с суммой за проживание.
Плюс час-два в гостинице: правила оплаты
Бывают случаи, когда гостю необходимо пробыть в гостинице больше положенного времени. Может произойти подобное по разным причинам: опоздание рейса, неудобное время отправления транспорта, деловые переговоры. Позднее (с задержкой) выселение регламентируется внутренними гостиничными правилами. Обычно оплата производится следующим образом:
Вышеперечисленные нюансы необходимо учитывать перед заселением в гостиницу.
Опоздание с заселением: нюансы оплаты
Иногда не выходит заселиться по ряду причин в расчетный час в отеле (поздний заезд). При опоздании с заселением установлена полная посуточная оплата номера. Встречаются ситуации, когда постояльцу необходимо съехать раньше установленного расчетного часа – например, вместо 12.00 следующих суток он покидает номер в 7.00. Проживание оплачивается как за сутки.
Если гость бронировал номер на двое суток, а выезжает раньше, то оплачивать приходится за сутки. По существующим требованиям, постоялец обязан предупредить администрацию отеля о преждевременном выезде за 24 ч., не позднее. Иначе может взиматься штраф.
При ранних заездах и поздних выездах постояльцы оплачивают проживание в соответствии с внутренними отельными правилами. С ними желательно ознакомиться заблаговременно, предупреждая заранее о возможности раннего заселения или позднего выезда (чтобы не упустить номер или не переплачивать за дополнительное пребывание). При условии, что гостиницей предусмотрена почасовой тариф за проживание, при позднем выселении предвидится доплата в пределах:
Случаи позднего заселения. Если бронь негарантированная (без оплаты как минимум за суточное проживание), она действительна до 18.00. В случае опоздания с заселением без предупреждения номер могут отдать другому гостю. Чтобы такого не произошло, делайте гарантированное бронирование (оплачивайте за сутки, тогда номер ожидает постояльца 24 ч.) или заранее предупреждайте об опоздании.
Таким образом, чтобы не переплачивать, стоит знать, как подсчитывается расчетный час в гостиницах. Отель «Ключевой Элемент» предоставляет выгодные тарифы проживания в номерах на гибких условиях: оплачивать возможно за сутки, ночь, час. Ранний заезд и поздний выезд. Большие скидки – в пятницу, субботу, воскресенье.
Форс-мажоры
Случаются форс-мажорные обстоятельства, при которых постояльцу, оплатившему полный срок пребывания в отеле, приходится срочно уехать. В такой ситуации гостю, пробывшему в номере до получаса, возвращается вся сумма. Отсчет времени начинается с момента переступания порога номера.
Если времени с момента заселения проходит больше получаса и из номера гость срочно выезжает, то возврат полной суммы не производится. При возможности почасовой оплаты, взимается сумма за каждый фактически использованный час пребывания в номере.
Согласно правил расчетного часа в гостинице, отельный комплекс имеет право получить деньги от постояльца за продление пребывания в номере, если он заселился в оплаченные сутки вечером, а выехал после 12.00 следующего дня. При этом не имеет значения, что фактически гость проживал в отеле меньше суток. О правилах заселения-выселения, оплаты администрация извещает постояльцев заранее.
Планируйте свои действия и заранее знакомьтесь с внутренними правилами выбранных гостиниц. Удачных поездок и отдыха!
Постановление Правительства РФ от 18 ноября 2020 г. N 1853 «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями)
Постановление Правительства РФ от 18 ноября 2020 г. N 1853
«Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации»
С изменениями и дополнениями от:
В соответствии со статьей 39 1 Закона Российской Федерации «О защите прав потребителей» и статьей 3 1 Федерального закона «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» Правительство Российской Федерации постановляет:
1. Утвердить прилагаемые Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации.
2. Настоящее постановление вступает в силу c 1 января 2021 г. и действует по 31 декабря 2026 г.
Председатель Правительства
Российской Федерации
УТВЕРЖДЕНЫ
постановлением Правительства
Российской Федерации
от 18 ноября 2020 г. N 1853
Правила
предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации
С изменениями и дополнениями от:
ГАРАНТ:
См. справку о Правилах оказания услуг в различных сферах деятельности
2. В настоящих Правилах используются следующие понятия:
Понятия «гостиница» и «гостиничные услуги», используемые в настоящих Правилах, имеют значения, определенные в Федеральном законе «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации».
Состав услуг, входящих в гостиничные услуги, определяется требованиями, установленными Положением о классификации гостиниц, утверждаемым в соответствии с частью седьмой статьи 5 Федерального закона «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации», в зависимости от вида и категории гостиницы.
4. Цена номера (места в номере) соответствующей категории устанавливается одинаковой для всех потребителей, за исключением случаев, когда законодательством Российской Федерации или локальными нормативными актами исполнителя допускается предоставление льгот и преимуществ для отдельных категорий потребителей.
5. Предоставление гостиничных услуг допускается только при наличии свидетельства о присвоении гостинице определенной категории, предусмотренной положением о классификации гостиниц, утверждаемым в соответствии с частью седьмой статьи 5 Федерального закона «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации», в случае, если такое требование предусмотрено законодательством Российской Федерации.
6. Исполнитель вправе самостоятельно устанавливать правила проживания в гостинице и пользования гостиничными услугами, не противоречащие законодательству Российской Федерации.
7. Настоящие Правила в доступной форме доводятся исполнителем до сведения заказчика (потребителя).
II. Информация об исполнителе и о предоставляемых исполнителем гостиничных услугах
8. Исполнитель обязан довести до сведения потребителя посредством размещения на вывеске, расположенной около входа в гостиницу, или в помещении гостиницы, предназначенном для оформления временного проживания потребителей, следующую информацию:
9. Исполнитель обязан довести до сведения потребителя информацию об оказываемых им услугах, которая должна содержать:
б) сведения о виде гостиницы, присвоенной гостинице категории, предусмотренной положением о классификации гостиниц, утверждаемым в соответствии с частью седьмой статьи 5 Федерального закона «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации», о реквизитах (номере и дате выдачи) свидетельства о присвоении гостинице определенной категории и о выдавшей его аккредитованной организации, а также о приостановлении действия свидетельства о присвоении гостинице определенной категории;
в) сведения о категории номеров гостиницы и цену номеров (места в номере);
г) перечень услуг, входящих в цену номера (места в номере);
д) сведения о форме и порядке оплаты гостиничных услуг;
е) перечень и цену иных платных услуг, оказываемых исполнителем за отдельную плату, условия их приобретения и оплаты;
ж) сведения о форме, условиях и порядке бронирования, а также о порядке отмены бронирования;
з) предельный срок проживания в гостинице, если этот срок установлен исполнителем;
и) перечень категорий лиц, имеющих право на получение льгот, а также перечень льгот, предоставляемых при предоставлении гостиничных услуг в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами;
к) сведения об иных платных услугах, оказываемых в гостинице третьими лицами;
л) сведения о времени заезда и времени выезда из гостиницы;
м) сведения о правилах, указанных в пункте 6 настоящих Правил (при наличии).
10. Информация, предусмотренная пунктом 9 настоящих Правил, оформляется таким образом, чтобы можно было свободно ознакомиться с ней неограниченному кругу лиц в течение всего рабочего времени гостиницы, и размещается в помещении гостиницы, предназначенном для оформления временного проживания потребителей.
Исполнитель также вправе довести до сведения потребителя информацию, предусмотренную пунктом 9 настоящих Правил, посредством ее размещения на сайте гостиницы в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
11. Информация об исполнителе и оказываемых им услугах доводится до сведения потребителя на русском языке и дополнительно по усмотрению исполнителя на государственных языках субъектов Российской Федерации, родных языках народов Российской Федерации и иностранных языках.
III. Заключение и изменение договора
12. Гостиничные услуги предоставляются исполнителем на основании договора, заключаемого в письменной форме.
13. Договор, указанный в абзаце втором пункта 12 настоящих Правил, должен содержать:
б) сведения о заказчике (фамилия, имя, отчество (при наличии) физического лица и сведения о документе, удостоверяющем его личность, оформленном в установленном порядке);
в) сведения о виде гостиницы, категории гостиницы, указанной в свидетельстве о присвоении гостиницы определенной категории, предоставляемом номере (месте в номере) и об адресе гостиницы;
г) сведения о категории номера, цене номера (места в номере), количестве номеров (мест в номере);
д) период проживания в гостинице;
е) время заезда и время выезда (расчетный час);
ж) иные необходимые сведения (по усмотрению исполнителя).
14. Письменная форма договора считается соблюденной в случае составления одного документа (в том числе электронного), подписанного 2 сторонами, или подтверждения исполнителем заявки, направленной заказчиком (потребителем) исполнителю, а также в случае совершения заказчиком (потребителем) действий, направленных на получение услуг (в том числе уплата заказчиком (потребителем) соответствующей суммы исполнителю).
15. Форма и порядок направления заявки устанавливаются исполнителем, при этом такой порядок должен обеспечивать возможность установить, что заявка исходит от заказчика или потребителя.
Исполнитель при наличии в указанные в заявке даты свободных номеров (мест в номере), соответствующих заявке заказчика (потребителя), направляет заказчику (потребителю) уведомление, содержащее сведения о наименовании (фирменном наименовании) исполнителя, заказчике (потребителе), категории заказанного номера и цене номера (места в номере), сроках проживания в гостинице, об условиях бронирования, а также иные сведения, определяемые исполнителем.
В этом случае договор считается заключенным с момента получения заказчиком (потребителем) подтверждения бронирования.
16. Исполнитель вправе применять в гостинице следующие виды бронирования:
17. Исполнитель вправе отказать в заключении договора, если на указанные в заявке даты отсутствуют свободные номера, соответствующие требованиям заявки.
IV. Порядок и условия предоставления гостиничных услуг
Информация об изменениях:
18. Заселение потребителя осуществляется при условии предъявления потребителем документа, удостоверяющего его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе:
паспорта гражданина Российской Федерации, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации;
паспорта гражданина Российской Федерации, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации за пределами Российской Федерации, для лица, постоянно проживающего за пределами Российской Федерации;
временного удостоверения личности гражданина Российской Федерации;
паспорта иностранного гражданина либо иного документа, установленного федеральным законом или признанного в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина;
документа, выданного иностранным государством и признаваемого в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность лица без гражданства;
разрешения на временное проживание лица без гражданства;
вида на жительство лица без гражданства.
Заселение в гостиницу несовершеннолетних граждан, не достигших 14-летнего возраста, осуществляется на основании документов, удостоверяющих личность находящихся вместе с ними родителей (усыновителей, опекунов), сопровождающего лица (лиц), при условии предоставления таким сопровождающим лицом (лицами) согласия законных представителей (одного из них), а также свидетельств о рождении этих несовершеннолетних.
Заселение в гостиницу несовершеннолетних граждан, достигших 14-летнего возраста, в отсутствие нахождения рядом с ними законных представителей осуществляется на основании документов, удостоверяющих личность этих несовершеннолетних, при условии предоставления согласия законных представителей (одного из них).
19. Регистрация потребителей, являющихся гражданами Российской Федерации, по месту пребывания в гостинице осуществляется в соответствии с Правилами регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июля 1995 г. N 713 «Об утверждении Правил регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации и перечня лиц, ответственных за прием и передачу в органы регистрационного учета документов для регистрации и снятия с регистрационного учета граждан Российской Федерации по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации».
Постановка потребителей, являющихся иностранными гражданами и лицами без гражданства, на учет по месту пребывания в гостинице и снятие их с учета по месту пребывания осуществляются в соответствии с Правилами осуществления миграционного учета иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 января 2007 г. N 9 «О порядке осуществления миграционного учета иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации».
20. Исполнитель обеспечивает круглосуточное обслуживание потребителей, прибывающих в гостиницу и убывающих из гостиницы.
В гостинице с номерным фондом не более 50 номеров исполнитель вправе самостоятельно устанавливать время обслуживания потребителей, прибывающих в гостиницу и убывающих из гостиницы.
21. Заезд в гостиницу и выезд из гостиницы потребителя осуществляются с учетом времени заезда и времени выезда (расчетного часа), которые устанавливаются исполнителем с учетом местных особенностей и специфики деятельности.
Разница между временем выезда потребителя из номера и заезда потребителя в номер не может составлять более 3 часов.
22. Исполнитель вправе установить предельный срок проживания в гостинице, одинаковый для всех потребителей.
23. Цена номера (места в номере), перечень услуг, которые входят в цену номера (места в номере), а также порядок и способы оплаты номера (места в номере) устанавливаются исполнителем.
Исполнителем может быть установлена посуточная и (или) почасовая оплата проживания.
В случае если в соответствии с законодательством Российской Федерации вводится государственное регулирование стоимости гостиничных услуг (гостиничного обслуживания) в период проведения мероприятий (церемоний), стоимость гостиничных услуг не может превышать максимально установленной стоимости для такой категории гостиницы.
24. Исполнитель не вправе без согласия потребителя оказывать иные платные услуги, не входящие в цену номера (места в номере).
25. Исполнитель по просьбе потребителя обязан без дополнительной оплаты обеспечить следующие виды услуг:
а) вызов скорой помощи;
б) пользование медицинской аптечкой;
в) доставка в номер корреспонденции, адресованной потребителю, по ее получении;
г) побудка к определенному времени;
д) предоставление кипятка;
е) иные услуги по усмотрению исполнителя.
26. Потребитель (заказчик) обязан оплатить гостиничные услуги и иные платные услуги в сроки и в порядке, которые указаны в договоре.
При осуществлении расчетов с потребителем исполнитель выдает потребителю кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности.
27. Если исполнителем в соответствии с пунктом 23 настоящих Правил установлена посуточная оплата проживания, то плата за проживание в гостинице рассчитывается за сутки, определяемые в соответствии со временем заезда и временем выезда (расчетным часом), установленными в соответствии с пунктом 21 настоящих Правил.
При заселении потребителя до установленного времени заезда (ранний заезд) и последующим проживанием в гостинице плата за номер (место в номере) за период от времени заселения до времени заезда взимается в размере, не превышающем плату за половину суток, за исключением случая, предусмотренного абзацем третьим настоящего пункта.
Если период от времени заселения до времени заезда составляет более 12 часов, плата за проживание взимается с потребителя в порядке, установленном исполнителем.
В случае задержки выезда потребителя после времени выезда (расчетного часа) (поздний выезд) плата за проживание взимается с потребителя в порядке, установленном исполнителем.
28. Потребитель обязан соблюдать правила, указанные в пункте 6 настоящих Правил.
29. Порядок учета, хранения и утилизации (уничтожения) забытых вещей в гостинице определяется исполнителем.
V. Односторонний отказ от исполнения договора
30. Заказчик (потребитель) вправе в любое время отказаться от исполнения договора при условии оплаты исполнителю фактически понесенных им расходов.
VI. Ответственность исполнителя и заказчика (потребителя)
31. Исполнитель отвечает за сохранность вещей потребителя в соответствии с законодательством Российской Федерации.
32. За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по договору исполнитель несет перед заказчиком (потребителем) ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.
33. Вред, причиненный жизни или здоровью потребителя в результате предоставления гостиничных услуг, не отвечающих требованиям и (или) условиям договора, подлежит возмещению исполнителем в соответствии с законодательством Российской Федерации.
34. Потребитель несет ответственность и возмещает реальный ущерб в случае нарушения обязательств по договору, а также утраты или повреждения по его вине имущества гостиницы в соответствии с законодательством Российской Федерации и настоящими Правилами.
35. Контроль за соблюдением настоящих Правил осуществляется Федеральной службой по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека.
На 2021-2026 гг. установлены правила предоставления гостиничных услуг.
Так, каждая гостиница должна иметь свидетельство о присвоении ей определенной категории.
К бесплатным услугам относятся вызов скорой помощи, пользование медицинской аптечкой, доставка в номер адресованной гостю корреспонденции по ее получении, побудка к определенному времени, предоставление кипятка.
Постановление Правительства РФ от 18 ноября 2020 г. N 1853 «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации»
Вступает в силу c 1 января 2021 г. и действует по 31 декабря 2026 г.
Текст постановления опубликован на «Официальном интернет-портале правовой информации» (www.pravo.gov.ru) 20 ноября 2020 г. N 0001202011200034, в «Российской газете» от 26 ноября 2020 г. N 267, в Собрании законодательства Российской Федерации от 23 ноября 2020 г. N 47 ст. 7552
В настоящий документ внесены изменения следующими документами:
Постановление Правительства РФ от 1 апреля 2021 г. N 519
Изменения вступают в силу с 2 апреля 2021 г.
Как настроить доплату за поздний выезд
Чтобы настроить доплату за поздний выезд:
1. Перейдите в раздел «Настройки гостиницы» > «Ранний заезд / Поздний выезд».
2. Кликните на «Основное правило» или другое необходимое правило.
3. В блоке «Настройки расчета доплаты позднего выезда» нажмите на кнопку «Добавить».
4. Кликните на интервал времени.
5. Установите период действия правила.
6. Выберите способ расчёта размера доплаты.
7. Поставьте галочку «Выделять квоту». Поздний выезд будет доступен только при наличии квоты в выбранное гостем время. На день позднего выезда квота будет уменьшена.
8. Кликните на «Дополнительные настройки», если вы хотите задать разные способы оплаты для разных категорий номеров.
9. Нажмите кнопку «Готово».
11. Нажмите кнопку «Сохранить» в верхней части страницы.
Видео-инструкция «Как настроить доплату за ранний заезд и поздний выезд»:
Командировочные расходы: на что обратить внимание, чтобы избежать претензий налоговых органов
Направление работников в служебные командировки в настоящее время регулируется Трудовым кодексом РФ и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, которое утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение № 749).
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст.167 ТК РФ).
Сумма рассчитанного среднего заработка может оказаться ниже должностного оклада работника. В некоторых организациях принято в такой ситуации доплачивать командированным работникам до должностного оклада.
Если такая доплата предусмотрена трудовым (коллективным) договором, то ее можно учесть в расходах, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, на основании ст.255 НК РФ (письмо Минфина России от 03.04.2009 № 03-03-06/2/77).
Перечень возмещаемых командировочных расходов для целей налогообложения прибыли приведен в подп.12 п.1 ст.264 НК РФ. К ним отнесены расходы на:
* * *
Расходы на проезд к месту командировки и обратно учитываются в целях налогообложения прибыли в размере фактических затрат, подтвержденных документально.
При оплате расходов на проезд к месту командировки и обратно обращайте внимание на даты, указанные в билетах. Если дата, указанная в билете, не будет совпадать с датой выбытия в командировку (из места командировки), указанной в командировочном удостоверении, то проблем с учетом расходов на проезд, скорее всего, не избежать.
Дело в том, что в такой ситуации налоговый орган практически наверняка будет настаивать на том, что оплата проезда не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.
Подход налоговиков основан на том, что если работник выезжает в место, куда он командирован, на несколько дней раньше (или возвращается из этого места на несколько дней позже), то это означает, что в том месте, куда он был командирован, у него были еще какие-то личные дела, которыми он и занимался. Если организация оплачивает работнику такой проезд, то работник получает доход, подлежащий обложению НДФЛ, т.к. оплата билета в этом случае расценивается как оплата услуг в интересах работника (письмо Минфина России от 01.04.2009 № 03-04-06-01/74).
Возможность учесть такие расходы на проезд в целях налогообложения прибыли тоже не очевидна. В упомянутом выше письме Минфина высказана следующая точка зрения.
При отнесении затрат на оплату проезда работника к месту командировки и обратно к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли, необходимо принимать во внимание, что указанные затраты были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения.
Таким образом, вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения, расходы на приобретение проездного билета для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли, если дата выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен вышеуказанный проездной билет, а также если задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов.
На наш взгляд, снизить риск спора с налоговым органом помогут документы, подтверждающие, что срок выезда в место командировки (возврата из места командировки) был согласован с руководителем. Например, согласно приказу руководителя работник должен выехать в командировку в понедельник. При этом есть служебная записка от командированного сотрудника, в которой указано, что по личным обстоятельствам ему необходимо выехать в место командировки раньше (в пятницу вечером).
На этой служебной записке есть виза руководителя, разрешающая более ранний выезд. При наличии таких документов включение затрат на проезд в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, на наш взгляд, вполне обоснованно.
В этой связи обратим внимание на то, что если более ранний выезд в командировку (более поздний возврат из командировки) обусловлен отсутствием билетов на необходимую дату, то в этом случае руководитель должен принять решение об изменении (продлении) срока командировки. В случае продления срока командировки приказом по организации суммы возмещения расходов работника на проезд, без сомнения, учитываются в расходах для целей налогообложения прибыли и не облагаются НДФЛ (письма Минфина России от 26.03.2009 № 03-03-06/1/191, от 01.04.2009 № 03-04-06-01/74).
* * *
Расходы на проживание в гостинице в период командировки принимаются в целях налогообложения прибыли в сумме фактических затрат на основании документов, подтверждающих фактически понесенные расходы.
А если документов, подтверждающих расходы на проживание, нет?
В некоторых организациях в соответствии с коллективным договором (иными внутренними локальными нормативными документами) практикуется выплата сотрудникам компенсаций за проживание в период командировки и при отсутствии подтверждающих документов.
Однако нужно иметь в виду, что такие компенсации в составе расходов в целях налогообложения прибыли учесть нельзя, поскольку они не соответствуют требованиям ст.252 НК РФ (документально не подтверждены).
При этом с 1 января 2008 г. в случае непредставления работником документов, подтверждающих оплату жилья во время командировки, суммы денежных средств, выданных ему организацией для оплаты найма жилого помещения, освобождаются от налогообложения НДФЛ в пределах 700 (командировки по стране) и 2500 руб. (зарубежные командировки) за каждый день нахождения в командировке. Этот порядок предусмотрен п.3 ст.217 НК РФ (письмо Минфина России от 05.02.2008 № 03-04-06-01/30).
* * *
Налоговые органы настаивают на том, что включение расходов на командировки в состав затрат, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, возможно лишь при наличии командировочного удостоверения (форма № Т-10, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) с отметками о выбытии и прибытии в место назначения.
Заметим, что в письме Минфина России от 14.09.2009 № 03-03-05/169 уточняется, что заполнение реквизитов «прибыл-убыл» командировочного удостоверения предусматривается в случаях, если местом командирования является юридическое лицо.
При командировании работников в иные зарубежные страны командировочные удостоверения выписывать не нужно. В этом случае достаточно оформить приказ, в котором указывается цель командировки и ее длительность. После возвращения работника из командировки для документального подтверждения расходов на командировку необходимо снять копии с тех страниц загранпаспорта, на которых находятся отметки о датах пересечения границ соответствующих государств.
Таким образом, если вы хотите гарантированно избежать спора, оформляйте командировочные удостоверения для всех работников, которые отправляются в командировки на территории РФ, а также в страны СНГ, с которыми отсутствует пограничный контроль. Тем более, что в отсутствии правильно оформленного командировочного удостоверения, доказать правомерность учета командировочных расходов бывает проблематично даже в суде (см., например, Постановление ФАС Поволжского округа от 17.01.2008 № А65-1734/2007-СА2-11*).
На практике можно часто услышать мнение о том, что для документального подтверждения расходов на командировки, помимо командировочного удостоверения, необходимы также приказ о направлении работника в командировку (формы № Т-9 и Т-9а) и служебное задание (форма № Т-10а).
В этой связи обратим внимание на письмо Минфина России от 14.09.2009 № 03-03-05/169. В нем высказана совершенно здравая, на наш взгляд, мысль о том, что порядок применения и оформления этих документов (приказ, служебное задание) определяется внутренним документооборотом организации и для документального подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли наличие этих документов не является обязательным.
Документами, подтверждающими командировочные расходы, являются авансовый отчет с приложенными к нему командировочным удостоверением и документами, подтверждающими фактические расходы на проезд, проживание и прочие расходы, связанные с командировкой.
________________________________________________
* В этом споре судьи согласились с тем, что оформленные с нарушением установленных правил командировочные удостоверения (в них отсутствовали подписи, расшифровки подписей, должности лиц, подписавших их, и печати организаций, куда были командированы работники) не позволяют учесть расходы в целях налогообложения прибыли. Правомерность этих выводов подтверждена Определением ВАС РФ от 14.05.2008 № 5945/08.