доверенность на подписание трудового договора
Доверенность на право подписи документов
Строго установленного образца по написанию доверенности на право подписи документов не определено. Предприятия и организации вправе писать ее в свободной форме либо разработать собственный шаблон такого документа. Для предъявления по назначению подойдет как рукописный, так и печатный вариант доверенности.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Кто и на кого может выписывать доверенность на право подписи
Юридические лица выписывают такие документы, как правило, на своих сотрудников: юристов, главных бухгалтеров, руководителей подразделений и т.д. Оформлением документа обычно занимается либо секретарь, либо юрист предприятия, затем доверенность передается на подпись руководителю.
Не пользуйтесь передоверием — лучше выдать доверенность сразу нескольким лицам.
Иногда доверенности выписываются с правом передоверия, но это влечет за собой необходимость заверения данного документа у нотариуса. Поэтому чаще всего руководство организаций предпочитает выдавать доверенности сразу на несколько представителей.
Основные особенности доверенности на право подписи
Доверенность может быть генеральной (с неограниченными полномочиями); специальной (для выполнения поручений в обозначенный период) или разовой (на осуществление одного конкретного задания).
Если доверенность заполняется на подписание строго определенных документов, их нужно вписать предельно четко, желательно каждый документ отдельным подпунктом.
Предъявлять доверенность можно в любые организации: как государственные (суды, налоговые инспекции, почтовые отделения, внебюджетные фонды и т.д.), так и коммерческие (банки, другие организации и предприятия).
Однозначно определенных норм на заполнение доверенности нет, тем не менее, при ее оформлении нужно соблюдать основные правила, рекомендуемые в делопроизводстве при выписывании подобного рода документов. В числе прочего, доверенность на право подписи документов обязательно должна включать в себя информацию о доверителе и персональные сведения о доверенном лице. Также здесь должен быть указан срок действия доверенности и подписи обеих сторон.
Следует отметить, что чем шире полномочия доверенного лица, тем более подробную информацию о сторонах следует вписывать в доверенность.
Как написать доверенность на право подписи документов
Надо сказать, что с 2016 года юридические лица не обязаны пользоваться печатями при оформлении документов.
После написания доверенности
Закон не обязывает доверителей заверять все выписываемые доверенности у нотариусов. Однако существует определенные виды доверенностей, которые все же следует нотариально удостоверять. В частности, необходимо заверять доверенности, предъявляемые в некоторые государственные организации, а также для выполнения определенных действий (получение документов в государственных органах и пр.). Здесь лучше будет совершить звонок нотариусу и проконсультироваться конкретно по вашему случаю.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Как правильно делегировать право подписи гражданско‑правовых договоров и кадровых документов
Все документы от имени организации вправе подписывать ее руководитель. Это общее правило наверняка известно каждому бухгалтеру. Однако не всегда целесообразно тратить время руководителя на проставление подписи на каждой официальной бумаге. Ведь документооборот в компаниях может достигать значительных объемов. Кроме того, руководитель может уйти в отпуск, заболеть, уехать в командировку и т.п. Во всех этих ситуациях возникает необходимость делегировать право подписи. Порядок оформления этой операции зависит от того, что именно доверяется подписывать третьему лицу. Сегодня мы подробно остановимся на правилах передачи права подписи гражданско-правовых договоров и кадровой документации.
Подписание гражданско-правовых договоров
Общие правила оформления доверенности на подписание договоров приведены в статье 185.1 Гражданского кодекса(заметим, что эти же положения применяются и при оформлении доверенностей для большинства иных целей, например, для налоговых).
Итак, доверенность от имени юрлица выдается в простой письменной форме (за исключением случаев, когда полномочия передаются для совершения сделки, требующей нотариального удостоверения, либо для подписания различных документов, связанных с зарегистрированными объектами недвижимости — в этих случаях доверенность придется заверить у нотариуса). Никаких унифицированных форм для доверенности не установлено. Это значит, что компания может сама разработать необходимые образцы. Утверждать их каким-либо внутренним распорядительным документом не нужно. Объясняется это тем, что доверенность не является первичным учетным документом, так как никаких хозяйственных операций сама по себе не подтверждает. Таким образом, в случае необходимости компания всегда может оперативно дополнить или изменить форму доверенности.
Из обязательных реквизитов для доверенности ГК РФ называет только подпись руководителя организации и дату выдачи документа (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ и п. 1 ст. 186 ГК РФ). Ни срок действия доверенности, ни образец подписи уполномоченного лица, ни основания передачи полномочий не являются обязательными реквизитами, но могут включаться в текст документа, если доверитель считает это необходимым.
Из общих положений о доверенности следует, что она должна содержать суть делегируемых полномочий, а также данные уполномоченного лица и лица, выдавшего доверенность. На практике для идентификации в доверенности юридического лица (как доверителя, так и уполномоченного) указывается его организационно-правовая форма, фирменное наименование, ОГРН и ИНН. А для идентификации физического лица в качестве доверенного — его фамилия, имя и отчество (полностью), дата и место рождения, место жительства, а также данные паспорта (серия, номер, дата выдачи и данные подразделения, выдавшего документ (наименование и номер)). Соответственно, доверенность будет действительна только при предъявлении паспорта уполномоченного лица (где, кстати, имеется и образец подписи — именно поэтому в доверенности он необязателен).
Дополнительно в доверенности можно отразить срок ее действия. Если этого не сделать, то она будет действовать ровно один год с момента выдачи (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Обратите внимание, что в доверенности можно указать абсолютно любой срок: ни минимальных, ни максимальных значений законодательство не предусматривает. При этом устанавливать срок доверенности в виде события (например, получение товара или подписание договора) нельзя, так как такой подход противоречит общим правилам статьи 190 ГК РФ. Эта статья разрешает определять срок указанием только на такое событие, которое должно наступить неизбежно, то есть оно не может зависеть от воли и действий сторон (п. 4 информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.01.02 № 66).
Резюмируем. Право подписывать гражданско-правовые документы от имени организации можно передать любому лицу. Передача оформляется письменной доверенностью за подписью руководителя организации. Унифицированной формы данного документа не установлено. Срок действия доверенности организация определяет самостоятельно, исходя из конкретных обстоятельств.
Подписание кадровой документации
На возможность подписания приказов и других локальных нормативных актов по кадровой тематике не только руководителем организации, но и иным уполномоченным лицом, указывают и подзаконные акты, которые регулируют порядок заполнения первичной учетной кадровой документации. Например, в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1; далее — Указания по заполнению унифицированных форм) сказано, что приказ о приеме на работу (форма № Т-1) может быть подписан не только руководителем, но и уполномоченным лицом. Однако в этих Указаниях не оговаривается, как оформить полномочия такого лица, и какие изменения нужно внести в форму № Т-1, если ее подписывает уполномоченное лицо.
К сожалению, Пленум Верховного суда РФ в постановлении от 17.03.04 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» также не дал ответа на вопрос о том, как оформить делегирование права подписи кадровых документов. В пункте 12 этого постановления сказано лишь о том, что представителем работодателя является лицо, которое в соответствии с учредительными документами юридического лица либо локальными нормативными актами или в силу заключенного с этим лицом трудового договора наделено соответствующими полномочиями. Другими словами, для того, чтобы передать право подписи кадровых документов, нужно предусмотреть порядок такой передачи в локальном нормативном акте организации или сделать соответствующую оговорку в трудовом договоре, заключенном с уполномоченным лицом. Однако судьи ВС РФ не уточнили, какими конкретно документами можно подтвердить временную передачу полномочий руководителя, и частности, нужно ли оформлять доверенность на уполномоченное лицо.
Формальных оснований для выдачи доверенности в данном случае нет, поскольку трудовое законодательство не содержит такого требования. Нормы статьи 185 ГК РФ о том, что для делегирования полномочий руководителя издается доверенность, не являются обязательными при передаче полномочий по подписанию кадровых документов. Ведь в силу положений статьи 5 ТК РФ трудовые отношения регулируются трудовым законодательством, которое состоит из Трудового кодекса, иных федеральных законов и законов субъектов РФ, содержащих нормы трудового права. То есть Гражданский кодекс, содержащий нормы гражданского (а не трудового) права, не является нормативным правовым актом, регулирующим трудовые отношения.
Однако суды не всегда признают, что для передачи полномочий руководителя по подписанию кадровых документов достаточно издать соответствующий локальный нормативный акт (например, приказ). Зачастую арбитры требуют, чтобы в этом случае на уполномоченное лицо была дополнительно оформлена доверенность (см. постановление ФАС Московского округа от 09.01.04 № КГ-А41/10211-03). Хотя иногда организациям все же удается отстоять в суде кадровые решения, принятые уполномоченным лицом, которое действовало только на основании приказа (см. постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 12.03.09 № А19-7218/07-57-5-52-Ф02-826/09).
Сделаем вывод. Чтобы избежать оспаривания и признания незаконными кадровых решений, принятых уполномоченным лицом, лучше все же оформить на него доверенность. Тем более что это не противоречит законодательству. Ведь понятно, что уполномоченное лицо, подписывая трудовые договоры, локальные акты и прочие кадровые документы, действует не от своего имени, а представляет интересы организации-работодателя. А законодательное регулирование вопроса представительства интересов юридического лица перед третьими лицами предусмотрено лишь нормами Гражданского кодекса. Поэтому если организация, чтобы избежать рисков, решит оформить доверенность на подписание кадровых документов, то при ее составлении надо учитывать положения ГК РФ о доверенности.
В доверенности, выданной уполномоченному лицу, нужно указать, какие именно действия по «кадровой части» от имени организации оно вправе совершать, и установить срок полномочий. Также целесообразно отметить, что уполномоченное лицо действует от имени организации не как физическое лицо, а как работник организации, занимающий определенную должность. Это не позволит ему злоупотреблять предоставленными правами в случае увольнения, а также ограничит сферу деятельности доверенности «территорией» организации, поскольку для подтверждения его полномочий будет необходима информация из штатного расписания компании.
Формулировка доверенности в данном случае может быть такой:
Общество с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС» в лице директора Николаева Дмитрия Анатольевича, действующего на основании Устава, настоящей доверенностью уполномочивает Петрова Ивана Дмитриевича (указываются паспортные данные, дата и место рождения, место жительства и т.д.), занимающего должность руководителя отдела кадров Общества с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС»,…
Подытожим. Трудовое законодательство предусматривает возможность передачи полномочий руководителя по подписанию кадровых документов третьим лицам. При этом ТК РФ не дает четкого ответа на вопрос о том, как оформить делегирование полномочий руководителя организации, требуя, лишь, чтобы порядок такого делегирования был зафиксирован в локальных нормативных актах или учредительных документах. Судебная практика зачастую требует дополнительного оформления доверенности.
Поскольку уполномоченное лицо в рассматриваемой ситуации представляет интересы юридического лица, а порядок оформления такого представительства зафиксирован в Гражданском кодексе, то в случае делегирования полномочий по подписанию кадровых документов доверенность оформляется по правилам, предусмотренным этим кодексом.
Как оформляется подпись уполномоченного лица
Отдельно остановимся на особенностях оформления самих документов, завизированных уполномоченным лицом.
Когда представитель действует по доверенности, то «шапка» гражданско-правового договора составляется следующим образом. В качестве стороны по договору указывается организация-доверитель, а дальше оговаривается, что от ее лица действует представитель по доверенности. При этом в текст договора вносятся реквизиты доверенности (дата, номер, если есть). Подробные сведения об уполномоченном лице (дата, место рождения, место жительства и т.п.) в договоре можно не указывать. Но иногда это лучше сделать. Например, если речь идет о крупных сделках, либо сделках с недвижимостью, которые подлежат регистрации. Сведения об уполномоченном лице вписываются в договор в точном соответствии с тем, как они указаны в доверенности.
«Шапка» договора, заключенного доверенным лицом от имени организации, может выглядеть так:
Общество с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС» в лице Николаева Дмитрия Анатольевича (при необходимости указываются его паспортные данные, дата и место рождения и т.д.), действующего на основании доверенности от 16.09.2019 года…
Несколько иначе оформляется представительство, когда уполномоченное лицо подписывает от имени доверителя односторонние документы, например, заявления, претензии и т.п. В этой ситуации непосредственно рядом с подписью делается надпись «представитель по доверенности» и отображаются реквизиты доверенности.
Что касается кадровой документации, то и здесь порядок оформления подписи доверенного лица зависит от вида документа. Так, при составлении трудовых договоров применяется точно такой же подход, как и при оформлении гражданско-правовых договоров. То есть в «шапке» трудового договора указывается, что он заключен юрлицом, от лица которого действует уполномоченный представитель. А для подписания уполномоченным лицом иных кадровых документов (например, приказов) можно внести соответствующие изменения в реквизит «подпись» издаваемого документа. То есть в таком приказе будет указано не «Руководитель организации», а «Уполномоченное лицо», а также добавлены поля для отражения реквизитов доверенности.
Но можно пойти и другим путем. Как уже отмечалось, Указания по заполнению унифицированных форм прямо предусматривают возможность подписания таких форм не руководителем, а уполномоченным лицом. Но при этом никаких оговорок о том, что в этом случае надо изменить реквизит «подпись» самой формы в Указаниях нет. Поэтому можно сделать следующий вывод: уполномоченное лицо вправе поставить свою подпись в соответствующей графе вместо подписи руководителя. То есть никаких изменений в форму вносить не нужно. А полномочия подписанта в случае необходимости (по запросу работника, трудинспекции, суда и т.д.) будут подтверждены приказом и доверенностью.
В 2022 году появится электронная доверенность для сотрудников: что уже известно
Пересмотр порядка применения электронной подписи повлек за собой изменения в части подтверждения полномочий подписанта. Если раньше ЭП выдавались сотрудникам и в них прямо указывалась организация, то с 1 января 2022 года подписывать документы от имени организации сможет только ее руководитель, а сотрудники должны будут использовать подпись физлица и подтверждать полномочия подписанта машиночитаемой доверенностью. Подпись физлица можно будет использовать и для личных, и для рабочих нужд.
Что такое машиночитаемая доверенность (МЧД)?
Для начал объясним, откуда вообще ноги растут, точнее сведения, что МЧД вообще кому-то нужна.
Во-первых, об этом нам говорят изменения в 63-ФЗ (вносятся Федеральным законом от 27.12.2019 № 476-ФЗ, вступают в силу с 1 января 2022 года).
Например, в 63-ФЗ со следующего года будут добавлены новые статьи 17.1 — 17.6. И вот в них мы и видим упоминание нового формата доверенности.
Статья 17.2 в п. 2 сообщает, что если при подписании электронного документа от имени организации выступает не директор, а иное уполномоченное лицо, то нужно приложить электронную доверенность. Аналогичные требования действуют в отношении ИП (п. 3 ст. 17.3).
А в статье 17.5 уже прописываются правила оформления МЧД:
Обратите внимание! По закону подписать такую доверенность может только уполномоченный представитель юрлица, действующий без доверенности, т.е. директор.
ФНС на своем сайте сообщает:
Это наводило на мысль, что для отдельных систем формат доверенности может быть разным. Но в итоге в октябре были опубликованы сразу два приказа Минцифры № 857 и № 858. С ними появилось больше определенности.
Формат электронной доверенности
Приказ № 857 четко расписывает единые требования к МЧД :
Приказ № 858 дополняет эти требования. Например, уточняется, что МЧД может формироваться « в ином формате, предусмотренном соглашением между участниками информационного взаимодействия ».
Учитывая, что к приему новых доверенностей не все системы могут вовремя подготовится, в Приказе сделана оговорка: если в информационной системе нельзя автоматически обработать и визуализировать (т.е. представить в легко читаемом, обычном виде) электронную доверенность, то ее можно представить в машиночитаемой форме в формате pdf.
Подчеркивается еще раз, что подписать доверенность, выданную физлицу, должен руководитель организации, ИП, или доверитель — физлицо (если доверенность оформляется между двумя частными лицами).
Сейчас на этапе проектов еще два Постановления Правительства, касающиеся доверенностей. Одно устанавливает требования к работе с МЧД — хранение, отмены и т.п. Второе — регламентирует применения электронной доверенности в работе между организациями и ИП. Например, предполагается, что не обязательно будет прикладывать электронную доверенность к каждому отправляемому документу. МЧД можно будет передавать один раз в следующих случаях:
Кроме того, пока еще в процессе подготовки и правила формирования и использования классификатора полномочий.
Проще говоря — большая часть ключевых законодательных актов, регулирующих работу с электронными доверенностями, еще не принята, хотя до конца 2021 года осталось уже не так много времени.
Изменения в работе с электронной подписью в 2021 и 2022 годах
Пока ясность есть только в отношении электронных подписей. По ним не только есть уже готовые изменения, но и даны рекомендации и разъяснения по применению.
Во-первых, в 2021 году никакого апокалипсиса не произошло — крупные операторы, в т.ч. Калуга Астрал, как выдавали ЭП, так и продолжили их выдавать, получив аккредитацию по новым правилам.
Во-вторых, параллельно с работой АУЦ (аккредитованными удостоверяющими центрами) с июля ФНС запустила выдачу КЭП для ИП и руководителей организаций, а также определило доверенных лиц (пока только двух) для выдачи подписей от имени налоговой службы.
Это было сделано в первую очередь для того, чтобы в конце года не создался ажиотажный спрос на КЭП, получаемые в ФНС.
В то же время у АУЦ сохранилось и в этом году и в дальнейшем право выдачи электронных подписей физлицам, как обычным, частным, так и работникам компаний и ИП.
Но многие бизнесмены волновались — подпись они получили в 2021 году, но с 1 января 2022 года выдавать их директорам и предпринимателям сможет только ФНС и ее доверенные лица. Неужели уже купленные подписи потеряют свою юридическую силу?
В своем письме от 10.08.2021 № ОП-П15-085-33604 Минцифры развеяло все сомнения — электронные подписи, выданные в 2021 году УЦ, аккредитованным по новым правилам, продолжат действовать, причем если подпись выдана работнику организации или индивидуального предпринимателя, то и после 1 января 2022 года к ней не нужно будет прикладывать МЧД, конечно до окончания срока действия. Затем надо будет получить новую электронную подпись, а вот к ней уже понадобится доверенность.
Те, кто получает подписи в этом году, имеют больше времени на подготовку к работе с новым форматом. К тому времени, как закончится срок действия КЭП их сотрудников, появятся и необходимые законодательные акты, и разъяснения от ведомств, и какая-то практика по применению МЧД.
В 2022 году при получении новой подписи выбора уже не будет — нужно будет сразу оформлять на сотрудников доверенности. А вот в каком виде и как именно технически — еще не ясно.
Как получать подпись руководителю в 2022 году:
После получения подписи нужно настроить рабочее место, купить и установить КриптоПро CSP для работы с электронной подписью.
Получить подпись можно и у доверенных лиц ФНС, о которых мы писали выше. Им нужно будет предъявить точно такой же пакет документов.
Как получить электронную подпись работнику в 2022 году:
Что касается доверенностей (МЧД), то их будут выдавать сами работодатели. Как мы уже рассказывали — технология формирования, передачи, хранения и отзыва таких доверенностей находится в разработке.
Есть ли проблемы с новыми подписями от ФНС?
Ряд электронных площадок, например, для проведения торгов применяет специальные расширения, подпись ФНС не подходит для работы с ними. Перед тем, как получать и использовать новую подпись, отказываясь от применения КЭП, выданных удостоверяющими центрами, проверьте, сможете ли вы пользоваться новой подписью на выбранной площадке.
Рекомендуем пока пользоваться подписями, выдаемыми АУЦ, до того, как будет налажена системы работы новых электронных доверенностей и функционал различных порталов подготовят к работе с ними.
Заказать подпись Астрал ЭТ на 15 месяцев : быстрый выпуск, использование на всех основных порталах, для подачи отчетности, ЭДО и др.
Доверенность на право подписи первичных документов: образец
Доверенность на право подписи первичных документов — образец ее понадобится, когда руководитель компании поручает подписание первички своим сотрудникам или другим лицам. Рассмотрим, в каких случаях нужна такая доверенность и как ее правильно составить.
В каких случаях требуется доверенность для оформления первички?
Ее форма законодательно не утверждена, поэтому при составлении следует руководствоваться общими требованиями законодательства (в частности, статьей 185 ГК РФ).
Доверенность или приказ?
Строго говоря, приказ является внутренним документом организации, и полномочия, предоставленные им, распространяются только на ее сотрудников.
Поэтому формат приказа целесообразно выбирать, если предполагается доверить сотруднику подписание только внутренних документов. Если же документы будут передаваться внешним пользователям (отгрузочные накладные, счета-фактуры и т. п.), то лучше использовать формат доверенности.
Однозначно в формате доверенности следует передавать полномочия лицам, не состоящим в штате компании (например, сотрудникам аутсорсинговой фирмы, ведущей бухгалтерское обслуживание).
Образец доверенности на подписание первичных документов
Доверенность на подписание первички следующую информацию:
Однако если есть вероятность того, что ее нужно будет предоставлять в государственные (например, регистрационные или судебные) органы, то лучше подстраховаться и заверить доверенность у нотариуса.
Образец доверенности на право подписи первичных документов можно скачать здесь.
Прямо сейчас заберите у «Клерка» 4 000 рублей при подписке на « Клерк.Премиум» до 12 ноября.
Подробности и условия самой обсуждаемой акции «Клерка» здесь.