доверенность в трудовых отношениях
Заключение трудовых договоров с работниками по доверенности
Можно ли делегировать по доверенности полномочия по заключению трудовых договоров с работниками организации, подписанию приказов и иной документации по личному составу (справок, уведомлений работникам), полномочия по заключению гражданско-правовых договоров с исполнителями, а также гражданско-правовых договоров с клиентами и поставщиками лицу, не являющемуся работником данной организации? Достаточно ли в этом случае оформления доверенности в простой (не нотариальной) письменной форме за подписью генерального директора и печати организации? Может ли доверенное лицо осуществлять эти полномочия на безвозмездной основе?
1. Права и обязанности работодателей – юридических лиц в трудовых отношениях осуществляются органами управления юридического лица или уполномоченными ими лицами в порядке, установленном ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами (часть шестая ст. 20 ТК РФ).
Таким образом, руководитель организации вправе уполномочивать иных лиц осуществлять отдельные права и обязанности работодателя, в том числе наделять их правом подписания трудовых договоров с работниками, приказов и иных кадровых документов. Отметим, что в силу прямого указания части первой ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре указываются сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями. Запрета на передачу соответствующих полномочий лицу, не состоящему с организацией в трудовых отношениях, законом не установлено.
2. Трудовым законодательством не предусмотрен порядок передачи таких полномочий, как и форма документа, которым орган управления юридического лица может уполномочить определенных сотрудников либо третьих лиц на подписание трудовых договоров и кадровых документов.
На практике такие полномочия могут оформляться путем заключения договора (например, доверительного управления), издания локального нормативного акта (положения, регламента), организационно-распорядительного акта индивидуального применения (распоряжения, приказа, указания), а также путем выдачи доверенности (смотрите, например, ответ специалистов Роструда на вопрос: Работник уволился по собственному желанию. Через некоторое время подал в суд иск о восстановлении на работе, поясняя, что написал заявление под давлением начальника отдела. Правомерны ли требования работника, ведь начальник отдела не является работодателем, по своим должностным обязанностям не может принимать решения об увольнении? (информационный портал Роструда “Онлайнинспекция.РФ”, март 2016 г.); апелляционное определение СК по гражданским делам Оренбургского областного суда от 18.03.2015 по делу N 33-1556/2015).
Отметим, что возможность уполномочивания третьих лиц (не являющихся работниками организации) доверенностью, выданной единоличным исполнительным органом, является дискуссионной, поскольку доверенность является институтом гражданского права, а оно не регулирует трудовые отношения. Поэтому работодателю целесообразно оформлять передачу полномочий не только доверенностью, но еще и внутренним документом организации путем указания соответствующих полномочий в локальном акте, приказе, регламенте, распоряжении и т.п. (смотрите, например, ответ специалистов Роструда на вопрос: Может ли директор предприятия передать свои полномочия по подписанию соглашений к трудовым договорам работников, а также кадровых приказов начальнику отдела кадров? (информационный портал Роструда “Онлайнинспекция.РФ”, октябрь 2016 г.); определение СК по гражданским делам Верховного Суда РФ от 18.04.2008 N 45-Г08-9, апелляционное определение СК по гражданским делам Суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 12.05.2014 по делу N 33-965/2014).
В то же время мы полагаем, что ситуация, когда полномочия представителя работодателя переданы исключительно доверенностью, не противоречит закону. Существуют и разъяснения компетентных органов, и судебная практика, поддерживающие данную позицию (ответ специалистов Роструда на вопрос: Может ли единоличный исполнительный орган (генеральный директор) по доверенности, оформленной в простой письменной форме, передать свои полномочия по подписанию кадровых документов (приказов о предоставлении отпуска, приеме, увольнении) штатному сотруднику – заместителю генерального директора? Должно ли это прописываться в Уставе юридического лица? (информационный портал Роструда “Онлайнинспекция.РФ”, сентябрь 2015 г.); апелляционное определение СК по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда от 01.03.2016 по делу N 33-4451/2016; апелляционное определение СК по гражданским делам Верховного Суда Республики Саха (Якутия) от 14.04.2014 по делу N 33-1199-2014). Исходя из такой точки зрения, заключение трудового договора (равно как и подписание кадровых документов) от имени работодателя третьим лицом, не являющимся работником организации, уполномоченным на это доверенностью, является правомерным действием.
Таким образом, по нашему мнению, указанные в тексте вопроса полномочия могут быть переданы руководителем другому лицу, не являющемуся работником организации, в том числе и путем выдачи доверенности, оформленной в соответствии с гражданским законодательством (статьи 185, 185.1 ГК РФ). При этом законодательство не запрещает объединять в рамках одной сделки (доверенности) несколько поручений или ряд полномочий, равно как и не ограничивает доверителей в праве выдавать доверенности лицам, не состоящим с ними в трудовых отношениях. Поэтому все перечисленные полномочия могут быть указаны в одной доверенности, выданной лицу, не являющемуся работником организации.
3. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). Наличия оттиска печати на такой доверенности не требуется (это требование исключено с 1 сентября 2013 года в связи со вступлением в силу Федерального закона от 07.05.2013 N 100-ФЗ). Нотариальное же удостоверение доверенности требуется только в случаях, предусмотренных законом, а также когда она выдается на совершение сделок, требующих нотариальной формы (п. 1 ст. 185.1 ГК РФ, смотрите подробнее в Энциклопедии решений. Нотариальное удостоверение доверенности). Поэтому сами по себе приведенные в вопросе обстоятельства не свидетельствуют о необходимости соблюдения нотариальной формы доверенности.
4. Сам по себе факт выдачи доверенности не свидетельствует о возникновении какого-либо обязательства между представителем и представляемым (в силу пп. 3 п. 1 и п. 2 ст. 188 ГК РФ представитель может в любое время отказаться от полномочия, предоставленного ему в силу доверенности, что прекратит ее действие). Однако правоотношения между этими лицами могут основываться на различных видах обязательств – к примеру, на обязательстве из договора поручения, факт заключения которого принципиально может быть подтвержден и в отсутствие соответствующего документа (“договора”), подписанного сторонами (ст.ст. 162, 434, 438 ГК РФ). Учитывая же презумпцию возмездности договора (п. 3 ст. 423, ст. 972 ГК РФ), на безвозмездный характер поручения должно быть прямо указано в доверенности либо договоре, во исполнение которого доверенность выдана. Само по себе законодательству это не противоречит (разумеется, в отсутствие оснований для квалификации отношений представителя и представляемого в качестве трудовых).
Ответ подготовил: Габбасов Руслан, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ответ прошел контроль качества
Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм
В 2022 году появится электронная доверенность для сотрудников: что уже известно
Пересмотр порядка применения электронной подписи повлек за собой изменения в части подтверждения полномочий подписанта. Если раньше ЭП выдавались сотрудникам и в них прямо указывалась организация, то с 1 января 2022 года подписывать документы от имени организации сможет только ее руководитель, а сотрудники должны будут использовать подпись физлица и подтверждать полномочия подписанта машиночитаемой доверенностью. Подпись физлица можно будет использовать и для личных, и для рабочих нужд.
Что такое машиночитаемая доверенность (МЧД)?
Для начал объясним, откуда вообще ноги растут, точнее сведения, что МЧД вообще кому-то нужна.
Во-первых, об этом нам говорят изменения в 63-ФЗ (вносятся Федеральным законом от 27.12.2019 № 476-ФЗ, вступают в силу с 1 января 2022 года).
Например, в 63-ФЗ со следующего года будут добавлены новые статьи 17.1 — 17.6. И вот в них мы и видим упоминание нового формата доверенности.
Статья 17.2 в п. 2 сообщает, что если при подписании электронного документа от имени организации выступает не директор, а иное уполномоченное лицо, то нужно приложить электронную доверенность. Аналогичные требования действуют в отношении ИП (п. 3 ст. 17.3).
А в статье 17.5 уже прописываются правила оформления МЧД:
Обратите внимание! По закону подписать такую доверенность может только уполномоченный представитель юрлица, действующий без доверенности, т.е. директор.
ФНС на своем сайте сообщает:
Это наводило на мысль, что для отдельных систем формат доверенности может быть разным. Но в итоге в октябре были опубликованы сразу два приказа Минцифры № 857 и № 858. С ними появилось больше определенности.
Формат электронной доверенности
Приказ № 857 четко расписывает единые требования к МЧД :
Приказ № 858 дополняет эти требования. Например, уточняется, что МЧД может формироваться « в ином формате, предусмотренном соглашением между участниками информационного взаимодействия ».
Учитывая, что к приему новых доверенностей не все системы могут вовремя подготовится, в Приказе сделана оговорка: если в информационной системе нельзя автоматически обработать и визуализировать (т.е. представить в легко читаемом, обычном виде) электронную доверенность, то ее можно представить в машиночитаемой форме в формате pdf.
Подчеркивается еще раз, что подписать доверенность, выданную физлицу, должен руководитель организации, ИП, или доверитель — физлицо (если доверенность оформляется между двумя частными лицами).
Сейчас на этапе проектов еще два Постановления Правительства, касающиеся доверенностей. Одно устанавливает требования к работе с МЧД — хранение, отмены и т.п. Второе — регламентирует применения электронной доверенности в работе между организациями и ИП. Например, предполагается, что не обязательно будет прикладывать электронную доверенность к каждому отправляемому документу. МЧД можно будет передавать один раз в следующих случаях:
Кроме того, пока еще в процессе подготовки и правила формирования и использования классификатора полномочий.
Проще говоря — большая часть ключевых законодательных актов, регулирующих работу с электронными доверенностями, еще не принята, хотя до конца 2021 года осталось уже не так много времени.
Изменения в работе с электронной подписью в 2021 и 2022 годах
Пока ясность есть только в отношении электронных подписей. По ним не только есть уже готовые изменения, но и даны рекомендации и разъяснения по применению.
Во-первых, в 2021 году никакого апокалипсиса не произошло — крупные операторы, в т.ч. Калуга Астрал, как выдавали ЭП, так и продолжили их выдавать, получив аккредитацию по новым правилам.
Во-вторых, параллельно с работой АУЦ (аккредитованными удостоверяющими центрами) с июля ФНС запустила выдачу КЭП для ИП и руководителей организаций, а также определило доверенных лиц (пока только двух) для выдачи подписей от имени налоговой службы.
Это было сделано в первую очередь для того, чтобы в конце года не создался ажиотажный спрос на КЭП, получаемые в ФНС.
В то же время у АУЦ сохранилось и в этом году и в дальнейшем право выдачи электронных подписей физлицам, как обычным, частным, так и работникам компаний и ИП.
Но многие бизнесмены волновались — подпись они получили в 2021 году, но с 1 января 2022 года выдавать их директорам и предпринимателям сможет только ФНС и ее доверенные лица. Неужели уже купленные подписи потеряют свою юридическую силу?
В своем письме от 10.08.2021 № ОП-П15-085-33604 Минцифры развеяло все сомнения — электронные подписи, выданные в 2021 году УЦ, аккредитованным по новым правилам, продолжат действовать, причем если подпись выдана работнику организации или индивидуального предпринимателя, то и после 1 января 2022 года к ней не нужно будет прикладывать МЧД, конечно до окончания срока действия. Затем надо будет получить новую электронную подпись, а вот к ней уже понадобится доверенность.
Те, кто получает подписи в этом году, имеют больше времени на подготовку к работе с новым форматом. К тому времени, как закончится срок действия КЭП их сотрудников, появятся и необходимые законодательные акты, и разъяснения от ведомств, и какая-то практика по применению МЧД.
В 2022 году при получении новой подписи выбора уже не будет — нужно будет сразу оформлять на сотрудников доверенности. А вот в каком виде и как именно технически — еще не ясно.
Как получать подпись руководителю в 2022 году:
После получения подписи нужно настроить рабочее место, купить и установить КриптоПро CSP для работы с электронной подписью.
Получить подпись можно и у доверенных лиц ФНС, о которых мы писали выше. Им нужно будет предъявить точно такой же пакет документов.
Как получить электронную подпись работнику в 2022 году:
Что касается доверенностей (МЧД), то их будут выдавать сами работодатели. Как мы уже рассказывали — технология формирования, передачи, хранения и отзыва таких доверенностей находится в разработке.
Есть ли проблемы с новыми подписями от ФНС?
Ряд электронных площадок, например, для проведения торгов применяет специальные расширения, подпись ФНС не подходит для работы с ними. Перед тем, как получать и использовать новую подпись, отказываясь от применения КЭП, выданных удостоверяющими центрами, проверьте, сможете ли вы пользоваться новой подписью на выбранной площадке.
Рекомендуем пока пользоваться подписями, выдаемыми АУЦ, до того, как будет налажена системы работы новых электронных доверенностей и функционал различных порталов подготовят к работе с ними.
Заказать подпись Астрал ЭТ на 15 месяцев : быстрый выпуск, использование на всех основных порталах, для подачи отчетности, ЭДО и др.
Доверенность в трудовых правоотношениях
Институт представительства весьма развит в современной хозяйственной деятельности. Нас совсем не удивляет, что от лица компаний чаще действуют представители на основании доверенности или уполномоченные иными, предусмотренными законом, способами. Доверенное лицо (поверенный) представляет интересы организации в суде и иных органах и организациях, подписывает различные документы, включая договоры и проч. Но это вне компании, в отношениях с третьими лицами. А как быть, когда руководитель передает поверенному ту часть своих полномочий, которая вытекает из трудовых правоотношений? То есть, если передаются полномочия на представление интересов внутри общества.
Обычно это практикуется в крупных компаниях, разделенных на департаменты, управления, отделы и т.д., а также при наличии у единоличного исполнительного органа нескольких заместителей. Чтобы упростить процедуру принятия управленческих решений, а также для разделения функционала между руководителями генеральный директор издает приказ, например, о разграничении полномочий и выдает своим заместителям (или другим работникам) доверенность на выполнение части своего функционала. Попробуем разобраться, вправе ли единоличный исполнительный орган передать свои полномочия, вытекающие из трудовых правоотношений, иному лицу. Например, может ли работник организации, не являющийся его органом управления, но наделенный полномочиями, скажем, уволить другого работника, наложить на него иное дисциплинарное взыскание?
По общей практике от имени юридического лица без доверенности действует его единоличный исполнительный орган, как это следует из ст. 69 Федерального закона «Об акционерных обществах» и ст. 40 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью», сведения о чем, согласно ч. 1 ст. 53 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ), подлежат включению в единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ). Иные лица, т.е. не указанные в ЕГРЮЛ, выступают от имени юридического лица на основании доверенности, в соответствии со ст. 185 ГК РФ. Согласно данной норме доверенность представляет собой письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому (или другим) для представительства перед третьими лицами.
Из существа ст. 182 и 185 ГК РФ вытекает, что доверенность выдается доверителем поверенному на представление его интересов, вытекающих из гражданско-правовых отношений, в т.ч. при заключении сделок, как их определяет гражданское законодательство, а именно ст.ст. 153 и 156 ГК РФ. Следовательно, представительство допустимо, во-первых, в рамках гражданских правоотношений а, во-вторых, во взаимоотношениях с третьими лицами. Однако, отношения между работником и работодателем регулируются, согласно ст. 5 Трудового кодекса РФ (ТК РФ), трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, а сами работники, по обычаю, третьими лицами не являются.
С другой стороны, ст. 20 ТК РФ допускает осуществление прав и обязанностей работодателя в трудовых отношениях не только органами управления юридического лица (организации), но и уполномоченными ими лицами. Однако, уполномоченные органами управления лица могут действовать лишь в случаях и в порядке, предусмотренных ТК РФ. А именно, выполнение функционала одного работника другим работником возможно в рамках трудового законодательства в случаях совмещения должностей, как это предусматривает ст. 60.2 ТК РФ, или в случае временного перевода работника на другую работу, согласно ст. 72.2 ТК РФ. В указанных случаях работник исполняет возложенные на него обязанности другого работника на основании соответствующего приказа. При этом, уполномоченный работник исполняет обязанности временно отсутствующего работника. То есть, на момент исполнения обязанностей единоличного исполнительного органа иным работником, единоличный исполнительный орган должен отсутствовать.
В защиту мнения о недопустимости передачи полномочий в сфере трудовых отношений говорит также следующее. С руководителем организации подписывается трудовой договор, как и с любым другим работником, и данные правоотношения, как говорилось ранее, регулируются трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права. А в соответствии со ст. 15 ТК РФ работник должен выполнять работу (трудовую функцию) лично.
Стоит отметить, что судебные споры по данному вопросу – редкость. И это неудивительно. Обратиться за защитой своих прав в данном случае может работник организации, орган управления или участник (акционер). Работники, как правило, не вникают в такие тонкости; управленец постарается предпринять максимальные усилия для решения вопроса, не вынося сор из избы; а собственники бизнеса скорее предпочтут досрочно расстаться с управленцем, прибегнув к судебной защите лишь в крайних случаях.
В существующей же практике суды не склонны считать полномочия представителей органов управления в части трудовых правоотношений действительными. Так, например, в своем решении от 31.05.2012г. по делу № 2-2560/2012 Октябрьский районный суд г. Екатеринбург признал незаконными приказы первого заместителя генерального директора, в т.ч. об увольнении работника, изданные им на основании приказа генерального директора о возложении на его первого заместителя соответствующих функций, основываясь на том, что уставом общества не предусмотрена возможность передачи полномочий генерального директора в отношении регулирования трудовых отношений другому лицу.
Итак. В рамках реализации своих полномочий единоличный исполнительный орган действует как в рамках гражданских правоотношений, так и трудовых. И, если в рамках гражданского законодательства (в отношениях с третьими лицами), часть своих функций руководитель вправе передать поверенному, то функционал, выполняемый в рамках трудового законодательства (в отношениях с работниками), должен выполнить лично.
Как правильно делегировать право подписи гражданско‑правовых договоров и кадровых документов
Все документы от имени организации вправе подписывать ее руководитель. Это общее правило наверняка известно каждому бухгалтеру. Однако не всегда целесообразно тратить время руководителя на проставление подписи на каждой официальной бумаге. Ведь документооборот в компаниях может достигать значительных объемов. Кроме того, руководитель может уйти в отпуск, заболеть, уехать в командировку и т.п. Во всех этих ситуациях возникает необходимость делегировать право подписи. Порядок оформления этой операции зависит от того, что именно доверяется подписывать третьему лицу. Сегодня мы подробно остановимся на правилах передачи права подписи гражданско-правовых договоров и кадровой документации.
Подписание гражданско-правовых договоров
Общие правила оформления доверенности на подписание договоров приведены в статье 185.1 Гражданского кодекса(заметим, что эти же положения применяются и при оформлении доверенностей для большинства иных целей, например, для налоговых).
Итак, доверенность от имени юрлица выдается в простой письменной форме (за исключением случаев, когда полномочия передаются для совершения сделки, требующей нотариального удостоверения, либо для подписания различных документов, связанных с зарегистрированными объектами недвижимости — в этих случаях доверенность придется заверить у нотариуса). Никаких унифицированных форм для доверенности не установлено. Это значит, что компания может сама разработать необходимые образцы. Утверждать их каким-либо внутренним распорядительным документом не нужно. Объясняется это тем, что доверенность не является первичным учетным документом, так как никаких хозяйственных операций сама по себе не подтверждает. Таким образом, в случае необходимости компания всегда может оперативно дополнить или изменить форму доверенности.
Из обязательных реквизитов для доверенности ГК РФ называет только подпись руководителя организации и дату выдачи документа (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ и п. 1 ст. 186 ГК РФ). Ни срок действия доверенности, ни образец подписи уполномоченного лица, ни основания передачи полномочий не являются обязательными реквизитами, но могут включаться в текст документа, если доверитель считает это необходимым.
Из общих положений о доверенности следует, что она должна содержать суть делегируемых полномочий, а также данные уполномоченного лица и лица, выдавшего доверенность. На практике для идентификации в доверенности юридического лица (как доверителя, так и уполномоченного) указывается его организационно-правовая форма, фирменное наименование, ОГРН и ИНН. А для идентификации физического лица в качестве доверенного — его фамилия, имя и отчество (полностью), дата и место рождения, место жительства, а также данные паспорта (серия, номер, дата выдачи и данные подразделения, выдавшего документ (наименование и номер)). Соответственно, доверенность будет действительна только при предъявлении паспорта уполномоченного лица (где, кстати, имеется и образец подписи — именно поэтому в доверенности он необязателен).
Дополнительно в доверенности можно отразить срок ее действия. Если этого не сделать, то она будет действовать ровно один год с момента выдачи (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Обратите внимание, что в доверенности можно указать абсолютно любой срок: ни минимальных, ни максимальных значений законодательство не предусматривает. При этом устанавливать срок доверенности в виде события (например, получение товара или подписание договора) нельзя, так как такой подход противоречит общим правилам статьи 190 ГК РФ. Эта статья разрешает определять срок указанием только на такое событие, которое должно наступить неизбежно, то есть оно не может зависеть от воли и действий сторон (п. 4 информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.01.02 № 66).
Резюмируем. Право подписывать гражданско-правовые документы от имени организации можно передать любому лицу. Передача оформляется письменной доверенностью за подписью руководителя организации. Унифицированной формы данного документа не установлено. Срок действия доверенности организация определяет самостоятельно, исходя из конкретных обстоятельств.
Подписание кадровой документации
На возможность подписания приказов и других локальных нормативных актов по кадровой тематике не только руководителем организации, но и иным уполномоченным лицом, указывают и подзаконные акты, которые регулируют порядок заполнения первичной учетной кадровой документации. Например, в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1; далее — Указания по заполнению унифицированных форм) сказано, что приказ о приеме на работу (форма № Т-1) может быть подписан не только руководителем, но и уполномоченным лицом. Однако в этих Указаниях не оговаривается, как оформить полномочия такого лица, и какие изменения нужно внести в форму № Т-1, если ее подписывает уполномоченное лицо.
К сожалению, Пленум Верховного суда РФ в постановлении от 17.03.04 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» также не дал ответа на вопрос о том, как оформить делегирование права подписи кадровых документов. В пункте 12 этого постановления сказано лишь о том, что представителем работодателя является лицо, которое в соответствии с учредительными документами юридического лица либо локальными нормативными актами или в силу заключенного с этим лицом трудового договора наделено соответствующими полномочиями. Другими словами, для того, чтобы передать право подписи кадровых документов, нужно предусмотреть порядок такой передачи в локальном нормативном акте организации или сделать соответствующую оговорку в трудовом договоре, заключенном с уполномоченным лицом. Однако судьи ВС РФ не уточнили, какими конкретно документами можно подтвердить временную передачу полномочий руководителя, и частности, нужно ли оформлять доверенность на уполномоченное лицо.
Формальных оснований для выдачи доверенности в данном случае нет, поскольку трудовое законодательство не содержит такого требования. Нормы статьи 185 ГК РФ о том, что для делегирования полномочий руководителя издается доверенность, не являются обязательными при передаче полномочий по подписанию кадровых документов. Ведь в силу положений статьи 5 ТК РФ трудовые отношения регулируются трудовым законодательством, которое состоит из Трудового кодекса, иных федеральных законов и законов субъектов РФ, содержащих нормы трудового права. То есть Гражданский кодекс, содержащий нормы гражданского (а не трудового) права, не является нормативным правовым актом, регулирующим трудовые отношения.
Однако суды не всегда признают, что для передачи полномочий руководителя по подписанию кадровых документов достаточно издать соответствующий локальный нормативный акт (например, приказ). Зачастую арбитры требуют, чтобы в этом случае на уполномоченное лицо была дополнительно оформлена доверенность (см. постановление ФАС Московского округа от 09.01.04 № КГ-А41/10211-03). Хотя иногда организациям все же удается отстоять в суде кадровые решения, принятые уполномоченным лицом, которое действовало только на основании приказа (см. постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 12.03.09 № А19-7218/07-57-5-52-Ф02-826/09).
Сделаем вывод. Чтобы избежать оспаривания и признания незаконными кадровых решений, принятых уполномоченным лицом, лучше все же оформить на него доверенность. Тем более что это не противоречит законодательству. Ведь понятно, что уполномоченное лицо, подписывая трудовые договоры, локальные акты и прочие кадровые документы, действует не от своего имени, а представляет интересы организации-работодателя. А законодательное регулирование вопроса представительства интересов юридического лица перед третьими лицами предусмотрено лишь нормами Гражданского кодекса. Поэтому если организация, чтобы избежать рисков, решит оформить доверенность на подписание кадровых документов, то при ее составлении надо учитывать положения ГК РФ о доверенности.
В доверенности, выданной уполномоченному лицу, нужно указать, какие именно действия по «кадровой части» от имени организации оно вправе совершать, и установить срок полномочий. Также целесообразно отметить, что уполномоченное лицо действует от имени организации не как физическое лицо, а как работник организации, занимающий определенную должность. Это не позволит ему злоупотреблять предоставленными правами в случае увольнения, а также ограничит сферу деятельности доверенности «территорией» организации, поскольку для подтверждения его полномочий будет необходима информация из штатного расписания компании.
Формулировка доверенности в данном случае может быть такой:
Общество с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС» в лице директора Николаева Дмитрия Анатольевича, действующего на основании Устава, настоящей доверенностью уполномочивает Петрова Ивана Дмитриевича (указываются паспортные данные, дата и место рождения, место жительства и т.д.), занимающего должность руководителя отдела кадров Общества с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС»,…
Подытожим. Трудовое законодательство предусматривает возможность передачи полномочий руководителя по подписанию кадровых документов третьим лицам. При этом ТК РФ не дает четкого ответа на вопрос о том, как оформить делегирование полномочий руководителя организации, требуя, лишь, чтобы порядок такого делегирования был зафиксирован в локальных нормативных актах или учредительных документах. Судебная практика зачастую требует дополнительного оформления доверенности.
Поскольку уполномоченное лицо в рассматриваемой ситуации представляет интересы юридического лица, а порядок оформления такого представительства зафиксирован в Гражданском кодексе, то в случае делегирования полномочий по подписанию кадровых документов доверенность оформляется по правилам, предусмотренным этим кодексом.
Как оформляется подпись уполномоченного лица
Отдельно остановимся на особенностях оформления самих документов, завизированных уполномоченным лицом.
Когда представитель действует по доверенности, то «шапка» гражданско-правового договора составляется следующим образом. В качестве стороны по договору указывается организация-доверитель, а дальше оговаривается, что от ее лица действует представитель по доверенности. При этом в текст договора вносятся реквизиты доверенности (дата, номер, если есть). Подробные сведения об уполномоченном лице (дата, место рождения, место жительства и т.п.) в договоре можно не указывать. Но иногда это лучше сделать. Например, если речь идет о крупных сделках, либо сделках с недвижимостью, которые подлежат регистрации. Сведения об уполномоченном лице вписываются в договор в точном соответствии с тем, как они указаны в доверенности.
«Шапка» договора, заключенного доверенным лицом от имени организации, может выглядеть так:
Общество с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС» в лице Николаева Дмитрия Анатольевича (при необходимости указываются его паспортные данные, дата и место рождения и т.д.), действующего на основании доверенности от 16.09.2019 года…
Несколько иначе оформляется представительство, когда уполномоченное лицо подписывает от имени доверителя односторонние документы, например, заявления, претензии и т.п. В этой ситуации непосредственно рядом с подписью делается надпись «представитель по доверенности» и отображаются реквизиты доверенности.
Что касается кадровой документации, то и здесь порядок оформления подписи доверенного лица зависит от вида документа. Так, при составлении трудовых договоров применяется точно такой же подход, как и при оформлении гражданско-правовых договоров. То есть в «шапке» трудового договора указывается, что он заключен юрлицом, от лица которого действует уполномоченный представитель. А для подписания уполномоченным лицом иных кадровых документов (например, приказов) можно внести соответствующие изменения в реквизит «подпись» издаваемого документа. То есть в таком приказе будет указано не «Руководитель организации», а «Уполномоченное лицо», а также добавлены поля для отражения реквизитов доверенности.
Но можно пойти и другим путем. Как уже отмечалось, Указания по заполнению унифицированных форм прямо предусматривают возможность подписания таких форм не руководителем, а уполномоченным лицом. Но при этом никаких оговорок о том, что в этом случае надо изменить реквизит «подпись» самой формы в Указаниях нет. Поэтому можно сделать следующий вывод: уполномоченное лицо вправе поставить свою подпись в соответствующей графе вместо подписи руководителя. То есть никаких изменений в форму вносить не нужно. А полномочия подписанта в случае необходимости (по запросу работника, трудинспекции, суда и т.д.) будут подтверждены приказом и доверенностью.