где должен храниться табель учета рабочего времени

Изменились сроки хранения кадровых документов

12 февраля вступил в силу приказ Федерального архивного агентства, который утвердил новые правила делопроизводства и архивного хранения документов. А 18 февраля начинает действовать новый Перечень типовых управленческих архивных документов.

Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 касается государственных органов, органов местного самоуправления и организаций вне зависимости от их организационно-правовых форм и от формы собственности. До этого времени все организации пользовались перечнем, который был утвержден в 2010 году. Он включал более 1 000 наименований типовых управленческих документов, тогда как новый — всего 657. Сокращение произошло за счет объединения некоторых видов переписки в один документ.

Для каждого документа в перечне указаны сроки хранения. По некоторым видам они отличаются от тех, что были в предыдущем варианте.

Новые сроки хранения кадровых документов:

* Правило 50/75 регулирует срок хранения документа в зависимости от даты окончания делопроизводства: документы, завершенные до 2003 года, по-прежнему нужно хранить 75 лет, а вот документы, работа по которым завершена после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

Под действие принципа 50/75 подпадают также трудовые договоры, документы о приеме, увольнении или переводе, личные карточки работников.

Стоит обратить внимание, что по новым правилам ответственность за организацию делопроизводства, сроков хранения документов ложится на плечи руководителя органа власти или сотрудника, исполняющего обязанности руководителя.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник

Каков срок хранения табеля учета рабочего времени?

Сколько составляет срок хранения табелей учета рабочего времени?

В соответствии со ст. 402 перечня Росархива, утв. приказом от 20.12.2019 № 236 (действует с 18.02.2020), кадровые табели, в которых отражаются сведения о трудовом времени, фирма-работодатель должна хранить в своем архиве:

а если условия труда в компании тяжелые, вредные либо опасные:

Обратите внимание! Госдума внесла поправки в ст. 23 и 24 НК РФ, которые увеличиают сроки хранения налогоплательщиками и налоговыми агентами данных бухгалтерского и налогового учета и документов, связанных с расчетом и уплатой налогов. Сохранять их потребуется в течение 5 лет вместо четырех.

Отвечает за хранение табеля обычно бухгалтерия фирмы или кадровый отдел. Составляется он, как правило, по формам Т-12 или Т-13. Они могут быть как бумажными, так и электронными.

Срок хранения табелей учета рабочего времени, указанный выше, должен соблюдаться, даже если документы электронные. При этом для того, чтобы начать использовать файловую форму Т-12 или Т-13, работодателю нужно:

Формы указанных табелей вы сможете увидеть в статьях:

Есть ли риски, если табель учета рабочего времени не ведется или не сохраняется должным образом? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите к подсказкам от экспертов.

Хранение электронного табеля учета: нюансы

При применении электронных форм Т-12 и Т-13 работодателю следует иметь в виду, что:

1. Хранить электронные документы нужно:

2. Перед тем как вносить сведения в формы Т-12 и Т-13 о конкретных работниках, необходимо получить от каждого из них согласие на обработку персональных данных с указанием, что они будут применяться для кадрового учета в электронном виде (подп. 1 п. 1 ст. 6, подп. 7 п. 4 ст. 9 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Однако если работник уже дал согласие на обработку данных, то еще одно его согласие работодателю запрашивать не нужно.

Какие кадровые документы обязательно проверят контролеры при проведении проверки, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демо-доступ и переходите в путеводитель по кадровым вопросам. Это бесплатно.

Итоги

Срок хранения табелей учета рабочего времени, закрепленный в законе, составляет 5 лет в общем случае, 50 или 75 лет — при усложненных условиях работы. Данные сроки должны соблюдаться и при ведении табелей в виде электронных файлов.

Источник

Учет рабочего времени: что нужно знать бухгалтеру-кадровику

Современная реальность открыла бизнесу новые возможности удаленного контроля за сотрудниками и количеством отработанных ими часов. Но и до нее вопрос эффективного учета рабочего времени постоянно всплывал в компаниях.

Учет рабочего времени позволяет выявить проблемы, связанные с эффективностью трудозатрат сотрудников организации, а также обеспечить справедливый расчет заработной платы. Такой учет предусмотрен российским законодательством (ч. 3 ст. 91 Трудового кодекса). Выбор средств и методов учета времени, затрачиваемого работниками на выполнение служебных заданий, предоставляется руководству организаций. Приемы учета выбираются в зависимости от направления и масштабов бизнеса, а также от режима труда.

Виды учета рабочего времени

Какой вид учета рабочего времени применять, решает работодатель, исходя из особенностей производственного процесса. Этот выбор закрепляется в локальном нормативном акте.

Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка или Положении о табельном учете рабочего времени.

Для каждого режима труда (графика работы сотрудников) целесообразно применение следующих видов учета:

Фиксируется также длительность отпусков, отслеживается отсутствие сотрудников на работе (больничный или другая причина).

При учете рабочего времени за ориентир принимают сведения ежегодного производственного календаря. В нем отмечены даты государственных и профессиональных праздников, выходных, укороченных предпраздничных дней.

В общероссийском производственном календаре содержится информация о количестве рабочих часов в каждом месяце и квартале года, а также о нормах рабочего времени при полной и сокращенной трудовой неделе.

Поденный учет

Такой учет рабочего времени производится в организациях, работающих в нормированном режиме с 5-дневной или 6-дневной рабочей неделей. Это стандартный режим работы большинства организаций и учет рабочего времени не вызывает особых сложностей. При поденном учете фиксируются:

Возмещение сверхурочного труда согласуется с работником. Возможно получение денежной компенсации, предоставление оплачиваемых отгулов или дополнительных дней отпуска.

Понедельный учет

Такой вид учета используется при ненормированном режиме работы (неравномерном распределении рабочих часов по различным дням календарной недели).

Например, в начале недели решаются вопросы, требующие более долгого рассмотрения, а предвыходной рабочий день укорачивается.

Иногда по договоренности с руководством сотрудники намеренно перераспределяют недельную нагрузку, если у них возникают особые семейные обстоятельства. Это случается например у родителей, воспитывающих маленьких детей или имеющих нетрудоспособных родственников.

Учет рабочего времени обязательно проводится посуточно, но суммарное количество отработанных часов подсчитывается за неделю. Также ведется учет сверхнормативных часов, потребовавшихся для выполнения поставленных задач. В конце учетного периода результаты понедельного учета сдаются в бухгалтерию для расчета ежемесячного заработка.

Суммированный учет

Специфика деятельности некоторых организаций такова, что их сотрудники работают не по пятидневке, а выходят на работу по графику. Причем продолжительность рабочего дня у них может быть и больше 8 часов. При этом за неделю выходит то больше 40 часов, то меньше.

В такой ситуации применяют суммированный учет рабочего времени. При таком способе учетным периодом может являться месяц, квартал или иной промежуток времени, но не более одного года. Об этом сказано в ч. 1 ст. 104 ТК РФ. Используется, когда по условиям работы не может быть соблюдена ежедневная или еженедельная норма рабочих часов.

Работодатель обязан установить учетный период: месяц, квартал, полугодие или год, по итогам которого фактически отработанное время должно совпадать с нормой рабочего времени по производственному календарю. Переработки в течение одних временных отрезков учетного периода должны быть компенсированы за счет недоработок в другие промежутки времени.

Данный вид учета наиболее трудоемкий и сложный.

При суммированном учете количество рабочих часов в квартальном, месячном или годовом графике устанавливается исходя из общей нормы. При этом рабочие и выходные дни должны чередоваться таким образом, чтобы как минимум раз в неделю работник отдыхал не менее 42 часов подряд.

Формы и средства учета рабочего времени

Учете рабочего времени это фиксация часов, которые сотрудник фактически посвятил своим рабочим обязанностям. Для реализации учета обычно используются табели. Учетный табель по форме Т-12 заполняется вручную. Для его ведения назначается специальный сотрудник.

Табель по форме Т-13 составляется с помощью автоматической программы регистрации учетных показателей.

В табеле ежедневно фиксируется явка сотрудников, особенности работы (дневная, ночная, сверхурочная, труд в выходные и праздничные дни), количество отпускных дней, отсутствие сотрудника (с указанием причины).

При суммированном учете рабочего времени работодателю необходимо составить график работ. Данная обязанность за работодателем напрямую не закреплена, однако такой график поможет вести точный учет рабочего времени и не допускать случайных переработок. Фактически в графике работ указывается предполагаемое время работы каждого сотрудника (начало, окончание, количество часов).

Конечно, график работ в какой-то степени компенсируется и дублируется табелем учета рабочего времени. Но главное их отличие в том, что график работ составляется как план будущей трудовой загрузки сотрудников, а в табеле информация указывается по факту работы.

Используются также многочисленные дополнительные средства, облегчающие учет рабочего времени. К ним относятся:

Нестандартные ситуации при учете рабочего времени.

Исходя их данных учета рабочего времени, бухгалтер производит начисление зарплаты: труд оплачивается пропорционально отработанному времени или выполненным объемам работ. Однако бывают нестандартные ситуации.

Учет рабочего времени в выходной день

По общему правилу в выходные и праздничные дни сотрудник должен отдыхать. Если же сотрудник привлекается к работе, ее необходимо оплатитьв двойном размере или предоставить другой день отдыха. Поэтому так важно внимательно вести учет рабочего времени в выходные дни.

Это правило не всегда действует при суммированном виде учета рабочего времени. ТК РФ предписывает в этом случае оплачивать в двойном размере только праздничные дни, так как обычные выходные суббота и воскресенье для работающих посменно будут являться обычными рабочими днями, а для отдыха им предоставляются другие дни недели.

Нерабочие праздничные дни установлены для всех сотрудников без исключений (ст. 112 ТК). Поэтому работу в такие дни оплачиваются дополнительно. Оплату и учет рабочего времени в выходные и праздничные дни ТК РФ регламентирует в статье 153.

Оплата работы в ночное время

Каждый час работы в ночное время (с 22.00 до 6.00) оплачивается в повышенном размере по сравнению с работой в нормальных условиях, но не ниже размеров, установленных трудовым законодательством (ч. 1 ст. 154 ТК РФ) в независимости от системы оплаты труда и вида учета рабочего времени.

Минимальный размер повышения оплаты труда за работу в ночное время установлен законом и составляет 20 процентов часовой тарифной ставки (оклада, рассчитанного за час работы) за каждый час работы в ночное время.

Для отражения в табеле учета рабочего времени отработанных ночью часов используется буквенный код «Н» или цифровой «02» с указанием количества часов работы в ночное время.

Оплата сверхурочной работы

Согласно ч. 1 ст. 99 ТК РФ сверхурочная работа – выполнение сотрудником по инициативе работодателя работы за пределами установленного в организации рабочего времени (смены) или сверх нормального числа рабочих часов за учетный период (при суммированном учете).

Существует два способа компенсации за сверхурочную работу (ст. 152 ТК РФ):

Если работник, которому установлен суммированный учет, отработал неполный учетный период (например, болел или был в отпуске), то при определении его нормы рабочего времени в таком периоде время отсутствия по уважительным причинам нужно исключить.

Таким образом, при подсчете часов переработки за учетный период нужно ориентироваться не на стандартную норму рабочего времени, а на уменьшенную для этого работника.

Согласно ст. 101 ТК РФ ненормированный рабочий день – это режим работы, при котором отдельные сотрудники могут по распоряжению работодателя и в случае необходимости эпизодически привлекаться для выполнения обязанностей за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени.

Работа в режиме ненормированного рабочего дня, в отличие от сверхурочной работы, не оплачивается дополнительно. Фактически сотрудники, работающие по такому графику, получают заработную плату, как при нормальной продолжительности рабочего дня. Но им полагаются дополнительные дни отпуска.

Если же работник при ненормированном рабочем дне привлекается к работе в выходные и нерабочие праздничные дни, а также в ночное время, то такая работа подлежит оплате в особом порядке.

Учета рабочего времени «вахтовика»

На основании ст. 300 ТК РФ, работодатель обязан вести суммированный учет рабочего времени за весь отчетный период (время вахты), а также ежемесячно в случае если период вахты превышает один календарный месяц.

Рабочее время и время отдыха вахтовиков надо указать в графике работы на вахте. Там, в частности, фиксируются рабочие и выходные дни, время в пути и время междувахтового отдыха.

Продолжительность смены должна быть не более 12 часов, также у работника должно быть не менее четырех выходных в месяц.

При суммированном учете рабочего времени “вахтовика” работа в выходной или праздничный день не компенсируется другим выходным днем (как при обычном режиме работы) и не оплачивается в повышенном размере, поскольку она включена по графику в норму рабочего времени и за нее предоставляются оплачиваемые дни междувахтового отдыха.

Если сотрудник работает вахтовым методом в районе с особыми климатическими условиями, надо рассчитывать зарплату с учетом северных коэффициента и надбавки.

Коротко о главном

Регулярный учет рабочего времени важен для укрепления трудовой дисциплины и сознательности работников, для выявления причин отставания по срокам выполнения заказов, снижения доходности предприятия.

Контроль расходования рабочих часов позволяет избежать авралов, повысить эффективность работы организации в целом, увеличить мотивацию сотрудников путем разумного поощрения за добросовестный труд.

Источник

Основные документы для расчета заработной платы. Чем грозит их отсутствие?

Для того чтобы принять сотрудников на работу, а также для своевременного и правильного начисления им оплаты труда, в любой организации необходимо использовать определенную нормативную документацию, установленную российским законодательством. Сегодня мы остановимся на ряде основных бухгалтерских документов, которые не только нужны для начисления зарплаты, но и являются объектами пристального интереса Государственной инспекции по труду, в случае проверки ею деятельности организации.

Штатное расписание

Штатное расписание – это организационно-распорядительный документ, который отражает структуру организации в целом, учитывает количество подразделений, точное количество работников, называемых штатными единицами, а также сведения о заработной плате. Оно фигурирует в статьях 15 и 57 Трудового кодекса, первая регламентирует определение трудовых отношений, вторая содержит перечень с обязательными условиями трудового договора. Также пункт 3 Инструкции по заполнению трудовых книжек прямо указывает на то, что запись о должности работника, его профессии с указанной квалификацией, специальности, производится кадровыми работниками в соответствии со штатным расписанием организации. Роструд в своем письме от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 указывает, что должность работника должна дословно соответствовать штатному расписанию организации, а принятие работника на должность, которой нет в штатном недопустима в принципе.

Государственная инспекция по труду может квалифицировать отсутствие в вашей фирме штатного расписания как грубое нарушение трудового законодательства и привлечет руководителя организации к административной ответственности. Штраф за такое нарушение составляет 50000 рублей.

Для составления штатного расписания существует унифицированная форма № Т-3, однако, она имеет сугубо рекомендательный характер и может использоваться по желанию работодатель. Организация может ввести удобную для себя форму этого документа, для этого ее нужно разработать и утвердить приказом руководителя. Штатное расписание должно учитывать:

Перечень всех структурных подразделений, принадлежащих организации.

Перечень должностей служащих, профессий рабочих, специальностях и квалификации при необходимости.

Количество штатных единиц организации, с указанием окладов, надбавок, стимулирующих выплат для каждой штатной единицы.

Общую сумму фонда оплаты труда по всем штатным единицам.

Один из частых вопросов, которые возникают при составлении штатного расписания: можно ли при необходимости ввести в штатное расписание должность на 0,5 ставки? Можно, и не только на 0,5 ставки, типовая форма допускает значения 0,25 и 0,75 ставки, соответственно. Если фирме не требуется работник на полную ставку, работодатель вводит вакансию на необходимую с его точки зрения часть ставки.

Табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени – не только документ, который учитывает трудовое время работников и позволяет соблюдать трудовую дисциплину. Этот документ непосредственно используется для начисления работникам зарплаты. В России приняты две унифицированные формы ведения табеля: Т-12 и Т-13, а также не возбраняется разработать собственную локальную форму табеля, согласно потребностям организации.

Отсутствие табеля учета рабочей времени грозит штрафом в 10000 рублей согласно статье 120 НК РФ, за отсутствие первичной документации. Государственная инспекция по труду при обнаружении грубых ошибок ведения табеля или при его отсутствии привлечет к ответственности уже по статье 5.27 КоАП РФ и оштрафует на сумму от 1000 до 50000 рублей, а может потребовать административно приостановить деятельность организации до 90 суток.

Если говорить о документе, наиболее полно отвечающем целям бухгалтерского учета, стоит выбрать форму Т-13, так она содержит следующие информационные блоки:

Титульная страница с системой кодов, которые обозначают обстоятельства выхода или не выхода сотрудника на работу. Каждый буквенный или цифровой код имеет свое значение, например, командировки, простой, заболевание, административный отпуск и другие.

Табличный (второй) блок учитывает рабочее время непосредственно. Учет происходит каждодневно, включая праздничные и выходные дни.

Табличный (третий) блок содержит сведения о выплате заработной платы, в нем учитываются часы и дни работы, ставка работника, суммы выплат.

Относительно порядка заполнения табеля, часто возникают вопросы, а нужно ли бухгалтеру учитывать там рабочие часы совместителей? В табеле учитываются только те сотрудники, с которыми работодатель заключил трудовой договор. Это работники, у которых данное место работы основное и внутренние совместители. Не учитываются в табеле внешние совместители и работники, с которыми заключен гражданско-правовой договор.

График отпусков

График отпусков – это совершенно необходимый для любой организации документ. Во-первых, он гарантирует работнику ежегодный оплачиваемый отпуск в определенный период времени, во-вторых, самому работодателю дает гарантию, что все сотрудники не попросят отпуск одновременно, это дает возможность распределить отпуска между ними в необходимом для рабочего процесса порядке. Давно разработана унифицированная форма № Т-7 для составления подобного графика, но так как это локальный документ, его можно разработать и самостоятельно.

Если в организации нет графика отпусков, это влечет за собой ответственность по статье 5.27 ТК РФ. Штрафы за такое правонарушение в 2020 году составят от 1000 до 5000 рублей с должностных лиц, такие же штрафы понесут и индивидуальные предприниматели. Для организаций суммы штрафа существенно выше, не менее 5000 рублей, а максимально 30000.

Пользуется работодатель унифицированной формой или разрабатывает ее сам, график отпусков должен содержать следующую информацию:

Наименование подразделения и должности работника.

Фамилия, имя, отчество, табельный номер работника.

Количество календарных дней отпуска.

Запланированная дата отпуска.

Фактическая дата отпуска (не заполняется при составлении графика и проставляется в тот момент, когда работник ушел в отпуск по факту).

Важно помнить, что график отпусков утверждается не менее чем за четырнадцать дней до окончания нынешнего года на будущий. Если работодатель составил и принял график на 2020 год после 17 декабря 2019 года, то проверкой этот график будет расценен как неверный, а на работодателя будут наложены штрафные санкции.

Часто встречающиеся вопросы из практики.

Могу ли я для одной должности в штатном расписании указать различные оклады?

Этого делать категорически не стоит, во избежание вопросов от проверок, подобные вещи противоречат 132 статье ТК РФ, а конкретно принципу равной оплаты за одинаковый труд. Если должности в штатном равны, то и обязанности должны быть идентичны. Для градации подобного рода стоит ввести в штат другие должности с отличающимися обязанностями, например, младший инженер, инженер, ведущий инженер. Так вы сможете установить разные оклады сотрудникам и остаться в правовом поле.

Есть ли какие то сроки для обновления штатного расписания? Как часто требуется его обновление?

Так часто как того потребует производственная необходимость. Можно вводить новые должности или сокращать ненужные в любом момент календарного года, а если у вас в фирме стабильный штат и постоянный коллектив, можно не менять штатное по нескольку лет, это не наказуемо.

В течение какого времени нужно хранить табели учета рабочего времени, чтобы не получить штрафов?

Обычные табели хранятся на протяжении 5 лет, а если ваше производство признано опасным или вредным, то на протяжении 75 лет как и личные дела работников.

Как правильно отправить в отпуск внешнего совместителя и нужно ли это делать?

Обязательно нужно. Вы должны оформить отпуск совместителю в те же даты, что и основное его место работы. Для этого ему следует принести копию приказа об отпуске или уведомление об оном от основного работодателя и написать заявление. Согласно этим документам, издается приказ, и бухгалтерия начислит отпускные совместителю.

Нужно ли предупредить работника о том, что у него отпуск, если он не запомнил расписываясь в графике?

Вне зависимости от того в курсе работник о датах отпуска или забыл о них, вы как работодатель обязаны его уведомить о начале отпуска за 2 недели. Желательно для последующих проверок, чтобы работник подписал уведомление и своей рукой проставил на нем дату вручения, один экземпляр он оставляет себе, а второй подшивается в личное дело к приказу об отпуске.

Если сотрудник может потребоваться организации в момент когда у него запланирован отпуск и согласен перенести его? На какие даты и сколько раз это можно делать?

Количество переносов не ограничено, если есть предварительная договоренность. Конечно, работник должен написать заявления на все эти переносы, чтобы у работодателя не возникло проблем с проверками.

В целом, я считаю, что унифицированные формы бухгалтерских документов, принятые в России, в достаточной мере удобны и позволяют точно и полно отразить информацию о работниках, в целях правильного исчисления им заработной платы. По опыту работы с проверяющими из Пенсионного фонда и Фонда социального страхования, в первую очередь запрашивают штатное расписание, табели учета рабочего времени, графики отпусков и больничные листы. Поэтому очень важно, чтобы эта документация была правильно, точно и своевременно оформлена, во избежание применения санкций к работодателю.

Источник