где хранится трудовой договор работника

Что можно, а что нельзя хранить в личном деле сотрудника

У каждой компании есть личные дела всех сотрудников. Они представляют собой пакеты документов с обязательной документацией, связанной с трудовой деятельностью. Такие документы хранятся в отделе кадров, и бухгалтер несёт за них персональную ответственность. Однако часто в личные дела попадают документы, не имеющие отношения к работе или вовсе запрещённые для хранения. Часто причина тому принцип: «Собрать всё, что можно — пусть будет».

Давайте разберемся, что разрешено хранить в личном деле сотрудника, а что нельзя.

Можно

К документам, необходимым для хранения относятся те, что напрямую связаны с трудовой деятельностью. Папка может пополняться по мере поступления новых бумаг. Пакет документов содержит в себе:

Все документы кадровый работник подшивает в папку в хронологическом порядке и составляет опись.

Нельзя

Не храните в личном деле копии личных документов сотрудника, которые не связаны с работой. Это лишняя бумага. Также нельзя хранить в личном деле копии документов, которые содержат персональные данные сотрудника. К ним относятся:

Их наличие в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещён.

Эти документы кадровый работник проверяет, вносит данные в личную карточку и возвращает сотруднику (ст. 65 ТК).

Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Что бы хранить копии личных документов, необходимо получить согласие физических лиц.

Что делать если трудовая инспекция или ИФНС, ФСС, ПФР и т.д. запрашивают у работодателя документы, необходимые при проверке?

Без согласия сотрудника работодатель не вправе хранить копии документов, которые содержат его персональные данные. В ответ проверяющим органам направьте письмо в произвольной форме, по какой причине данных документов нет. Суды подтверждают, что работодатели не обязаны предоставлять копии личных документов.

Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более пяти лет.

Читайте другие статьи автора в нашем блоге:

Источник

Изменились сроки хранения кадровых документов

12 февраля вступил в силу приказ Федерального архивного агентства, который утвердил новые правила делопроизводства и архивного хранения документов. А 18 февраля начинает действовать новый Перечень типовых управленческих архивных документов.

Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 касается государственных органов, органов местного самоуправления и организаций вне зависимости от их организационно-правовых форм и от формы собственности. До этого времени все организации пользовались перечнем, который был утвержден в 2010 году. Он включал более 1 000 наименований типовых управленческих документов, тогда как новый — всего 657. Сокращение произошло за счет объединения некоторых видов переписки в один документ.

Для каждого документа в перечне указаны сроки хранения. По некоторым видам они отличаются от тех, что были в предыдущем варианте.

Новые сроки хранения кадровых документов:

* Правило 50/75 регулирует срок хранения документа в зависимости от даты окончания делопроизводства: документы, завершенные до 2003 года, по-прежнему нужно хранить 75 лет, а вот документы, работа по которым завершена после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

Под действие принципа 50/75 подпадают также трудовые договоры, документы о приеме, увольнении или переводе, личные карточки работников.

Стоит обратить внимание, что по новым правилам ответственность за организацию делопроизводства, сроков хранения документов ложится на плечи руководителя органа власти или сотрудника, исполняющего обязанности руководителя.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник

Как хранятся трудовые договоры?

Информация актуальна на момент размещения. Дата публикации: 05.10.2017.

Согласно законодательству РФ трудовой договор нужно составлять в двух экземплярах, и оба они должны быть подписаны обеими сторонами. Иногда может быть необходимо большее количество экземпляров, которые должны быть оформлены аналогично.

Официальных правил или законов по их хранению, к сожалению, нет. Но чтобы исключить путаницу и потерю документов, специалисты по кадрам подшивают трудовые договоры к личному делу сотрудника после издания приказа о найме. Другой способ хранения, который позволяет не запутаться в документообороте – создать новую папку с соответствующим названием и подшивать туда контракты в алфавитном, либо в хронологическом порядке. Трудовые договоры должны быть оформлены согласно установленным законам РФ. К обязательным требованиям относят наличие полного названия сторон, дата начала работы, обязанности сторон, термин трудового договора (если имеется), прочее.

Где хранится трудовой договор работника?

По текущему законодательству Российской Федерации минимальное количество экземпляров трудового договора на одного сотрудника – 2. Оба должны быть зарегистрированы, потом один из них остается в отделе кадров или соответствующем департаменте, второй — отдается на руки работнику и хранится у него. Работник, перед тем как получить свой экземпляр, должен написать на нем вручную – «Один экземпляр трудового договора от 00.00.0000 № 00 получен». Под надписью поставить подпись и фамилию с инициалами. Также работник после получения должен быть завизирован в журнале «Регистрация трудовых договоров», если такой имеется на предприятии (такой журнал не является обязательным согласно законодательству РФ).

Как хранить трудовые договора уволенных?

Личные дела, трудовые договоры и прочее документы необходимо архивировать. Для этого создаются отдельные папки, куда подшиваются дела. Если сотрудников на предприятие много и текучка кадров большая, то на каждый год создается отдельная папка, в которой все документы подшиты в алфавитном порядке фамилий уволенных. Если же сотрудников немного, то создается одна такая папка на несколько лет, в которой года отделены друг от друга – листом-разделителем. В любом случае папка должна содержать в себе опись, год, трудовые договоры. Также существует два подхода к датировкам: согласно законодательству РФ отдел кадров может самостоятельно принимать решения относительно даты подшивки дел — в год приема или в год увольнения работника. Считается хорошим тоном вести архивные папки с указанием года увольнения сотрудника.

Трудовой договор хранится в личном деле или отдельно?

Как указывалось ранее, строгого правила нет. Хотя опытные кадровики советуют хранить в личном деле. Бывают организации, в которых личные дела сотрудников не ведутся. В таких случаях предпочтительнее создавать отдельные папки «Трудовые договоры работников», в которых должна быть опись и сортировка (в алфавитном или в хронологическом порядке, либо в порядке нумерации личных дел). Если имеются дополнительные соглашения к трудовым договорам, то они также отдельно подшиваются к личному делу сотрудника, или в соответствующую папку.

Источник

Каков срок хранения кадровых документов в организации

Зачем сохранять кадровые документы, и от чего зависит их срок хранения

Хранение кадровых документов — обязанность всех работодателей. Это определено ст. 17 закона от 22.10.04 № 125-ФЗ об архивном деле в Российской Федерации. Перед этим требованием закона все равны: и компании, и ИП, и государственные органы.

Кадровая документация занимает значительное место в общем объеме оформляемых работодателем бумаг. Если у него работает несколько сотен или тысяч сотрудников, количество кадровых документов может достигать нескольких тысяч единиц. Но и микроработодателям, у которых трудятся 2–3 человека, без такого рода документов не обойтись. И все они подлежат хранению в течение законодательно установленных сроков.

Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать. К примеру, информация, связанная с личным составом, подлежит длительному хранению: для документов, оконченных делопроизводством после 01.01.2003, это может быть 50 лет, до этой даты — 75 лет, а отдельные документы вообще в течение всего периода существования компании. К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные у работодателя бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями его с работником.

На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы. Например, из-за разной степени важности графика отпусков и штатного расписания сроки хранения указанных документов различаются (это 3 года и 5 лет соответственно).

Трудовой договор и список сотрудников, занятых на вредном производстве

На первый взгляд трудно уловить общее в этих двух документах. Трудовой договор представляет собой письменное соглашение между работником и работодателем, в котором определены основные обязанности и права сторон договора, указан режим труда и отдыха, обозначены условия оплаты, а также иные необходимые условия. Он оформляется индивидуально с каждым принятым на работу сотрудником и содержит подписи работника и директора.

Ознакомиться с образцом трудового договора и скачать его бланк можно в статье «Унифицированная форма № ТД-1 — Трудовой договор».

Список работников, трудящихся на вредном производстве, оформляется в виде перечня и подписей сотрудников не содержит. Но с каждым указанным в списке работником в его трудовом договоре должна согласовываться, к примеру, такая важная особенность оплаты труда, как компенсация за тяжелую работу и работу во вредных и (или) опасных условиях труда (с описанием особенностей условий труда на рабочем месте).

ВАЖНО! Если работник фирмы трудится в тяжелых, опасных или вредных условиях (при наличии соответствующего стажа), пенсия ему назначается в соответствии с подп. 1–10, 12 п. 1 ст. 30 закона № 400-ФЗ.

Однако указанные документы имеют важный объединяющий признак — срок их хранения составляет 50/75 лет (в зависимости от даты издания документа).

ВАЖНО! Срок хранения кадровых документов в организации определяется на основе Перечня типовых архивных документов, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

О сроках хранения иных документов, образующихся в деятельности юрлица, читайте в материале «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

Сроки хранения кадровых документов на примере

Про периоды, в течение которых кадровая документация должна сохраняться, расскажем на конкретном примере.

Бухгалтеру ООО «Премьера» Савиной Н. П. при приеме на работу сообщили, что помимо прямых обязанностей, связанных с бухгалтерским учетом и отчетностью, ей придется вести и кадровый учет. По мнению руководства, кадровый документооборот в компании незначительный и времени на этот участок работы потребуется немного, так как штат фирмы составляет 18 человек.

Согласившись с такими дополнительными обязанностями, Савина Н. П. приступила к своим обязанностям. Поскольку учетной работы было много, прямые бухгалтерские обязанности отнимали у нее всё рабочее время. Оформление кадровых документов требовалось не так часто — новые сотрудники не появлялись, остальные успешно трудились на своих местах, в командировки пока тоже никто не собирался, да и внутренние переводы с одного рабочего места на другое в фирме не практиковались. Поэтому в шкаф с кадровой документацией практически никто не заглядывал.

Тем не менее бухгалтер Савина Н. П. о своих кадровых обязанностях не забывала, поэтому после сдачи очередного отчета приступила к изучению имевшихся на тот момент кадровых документов. Результаты знакомства с содержимым «кадрового» шкафа оказались неутешительными — документы были разложены по папкам хаотично, личные дела сотрудников укомплектованы не полностью, часть документации от долгого хранения пришла в негодность или содержала трудночитаемый текст. Отдельные дела включали документы с разными сроками хранения (1 год, 3 года, 5 лет и 50/75 лет), в том числе часть их утратила свои качества носителей информации.

Работы по разборке кадровой документации Савина Н. П. начала с систематизации всех имеющихся кадровых документов. Перед тем как избавиться от испорченных или нечитаемых документов, она решила свериться с нормативными сроками хранения, предусмотренными Перечнем, утвержденным приказом № 236. О результатах ее работы будет рассказано в следующем разделе.

Таблица сроков хранения

Шкаф с кадровой документацией состоял из нескольких отделений. Бухгалтер Савина Н. П. начала разбор бумаг с первого отсека. Результаты ее работы представлены в таблице.

Информация из Перечня, утвержденного приказом № 236

Источник

Как получить дубликат трудового договора при утере

Как восстановить трудовой договор — просить у работодателя распечатать еще один экземпляр, подписать его заново или сделать дубликат?

Можно ли восстановить трудовой договор при утере

Трудовой договор — основной документ, соглашение между работодателем и работником, в нем установлены взаимные права и обязанности сторон. Его утеря ведет к серьезным последствиям. Государственная инспекция труда рассматривает его отсутствие как нарушение ст. 5.27 КоАП РФ.

Вопросы о восстановлении трудового договора возникают нередко. Воссоздать утерянный экземпляр можно. Процедура восстановления пропавшего документа в законодательстве не описана, работодателю стоит разработать для организации собственный алгоритм его воссоздания и внести его в ЛНА компании (ст. 8 ТК РФ).

Еще больше о кадровом учете мы рассказываем в онлайн-курсе «Клерка»: скорее смотрите подробности.

Как восстановить ТД при утере работодателем

Трудовой договор составляется в двух экземплярах, один из которых хранится у работодателя. Если документооборот в компании большой, то возникают ситуации, когда часть документации пропадает и нуждается в срочном восстановлении. Составляем алгоритм, что делать, если трудовой договор утерян работодателем.

Итак, руководству организации и специалистам отдела кадров предстоит выполнить следующие действия.

В законодательстве не указан временной промежуток, в течение которого компания должна составить дубликат документа и возвратить оригинал владельцу. Во избежание конфликтов с работниками работодателю стоит прописать в ЛНА сроки работы отдела кадров с документацией и обозначить время ее возврата сотрудникам. Восстановление занимает около одного рабочего дня.

Еще к одному способу восстановления документа, если он утерян обеими сторонами, относится заключение нового. При исчезновении обоих экземпляров дубликат сделать невозможно, поэтому документацию оформляют и подписывают заново, ориентируясь на записи в личной карточке Т-2, дата подписания ставится текущая, а дата приема указывается фактическая. Отдельным пунктом следует прописать, что данный экземпляр заключен вместо утраченного.

Как восстановить ТД при утере сотрудником

В связи с тем что не все сотрудники бережно относятся к хранению выданных им отделом кадров бумаг, вопрос, что делать, если трудовой договор утерян работником, требует ответа. Воссоздают документ, утерянный работником, так.

Срок исполнения запроса не превышает трёх дней с момента обращения.

Если работник требует копию документа, заверенную нотариусом, то отдел кадров вправе отказать в этой просьбе. Услуга платная, и если она не предусмотрена в ЛНА работодателя, то оказывать ее обязанности нет. Но работник вправе заверить документацию у нотариуса самостоятельно.

Как выглядит дубликат договора

Вот как выглядит образец дубликата трудового договора при утере:

Он практически идентичен оригинальному документу, но у него новый порядковый номер, дата. На нем имеется соответствующая отметка «дубликат», нанесенная штампом, ставится печать организации и подпись руководства. Дубликат обладает той же юридической силой, что и оригинал.

Источник