где пишется исходящий номер письма образец

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

«Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3

ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.

Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:

— рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);

— информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления;

— поздравительные письма и телеграммы;

Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.

Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)). Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.

Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка «Лично»), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.

Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать:

— очередной порядковый номер;

В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.

Отметка может проставляться от руки:

│ вх. N 26 от 13 марта 2012 г. │

Или же с помощью резинового штемпеля:

│ «__» ___________________ 20__ г. │

Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер? Отвечаем. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов. Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Мы рекомендуем следующую форму.

ОАО
«Бизнес
Портал»
г. Москва

Предложение
по аренде
складских
помещений

После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.

При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.

Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им.

Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.

Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами?

Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение. А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована.

В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их?

Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор.

Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.

При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.

Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения. При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату:

— подписания (для документов, не подлежащих утверждению);

— утверждения (для документов, подлежащих утверждению);

— заседания или принятия решения (для протоколов);

На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Приведем пример.

Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так:

│ Исх. N К-05/61 │ или так │ Исх. N 61к │

Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.

Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала.

Источник

Где пишется исходящий номер письма образец

Помимо структуры, еще одной важной составляющей грамотного делового письма является его аккуратное оформление.

Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип.

Уважаемый Павел Ильич!

С уважением, Главный бухгалтер мебельной фабрики «Заря» Никитина Н.К.

Пример грамотно оформленного делового письма Вы можете посмотреть здесь

Помощь: Составление и оформление письма

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ПИСЬМА

Основным способом передачи текста письма по-прежнему остается пересылка по почте. Современные средства передачи информации позволяют использовать в этих целях также факсимильную связь и электронную почту, однако независимо от используемых средств обмена информацией к составлению и оформлению официальных писем предъявляются единые требования ( примечание ).

Наличие бланка, оформленного в соответствии со всеми требованиями нормативных документов, еще не гарантирует правильности составления письма. При подготовке этого вида документа используется большое количество реквизитов, оформление которых также регламентировано нормативными правовыми актами.

Одним из таких реквизитов является заголовок к тексту. Согласно СТБ 6.38-2004 без заголовка допускается составлять лишь письма формата А5, т.е. текст которых не превышает 5-7 строк (как правило, сопроводительные письма).

Заголовок письма формулируется при помощи существительного (прямого или отглагольного) в предложном падеже и отвечает на вопрос О чем?.

Об организации курсов повышения квалификации работников государственных архивных учреждений

О согласовании проекта Плана мероприятий по сокращению теневого денежного оборота в сфере игорного бизнеса

Об оказании методической помощи аспирантам и соискателям

О расчете нормативов численности работников территориальных (районных и городских) архивов

О планировании работы архивных учреждений на 2008 год

О ходе выполнения постановления Совета Министров Республики Беларусь от … № ….

Важнейшим реквизитом, который всегда присутствует в письмах, является реквизит адресат. Его располагают в правом верхнем углу рабочей площади документа под бланковыми надписями (на уровне реквизитов дата и регистрационный индекс).

Деловое письмо должно быть написано деловым стилем. При составлении писем рекомендуется пользоваться простыми предложениями, применять устойчивые (трафаретные) словосочетания и словесные формы.

Сообщаем, что в период с … по …

Направляем согласованный с …

Направляем на рассмотрение и утверждение …

В соответствии с договоренностью, достигнутой …

Просим Вас рассмотреть вопрос о …

Просим Вас изыскать возможность … и др.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, направляем, сообщаем, предлагаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. В некоторых случаях, например, если письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату, допускается форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю).

Применяя в деловом письме узкоспециальные термины (профессионализмы) и не имея уверенности в том, что адресатом они будут поняты, следует в скобках объяснить их значение.

В тексте письма при обозначении даты используется цифровой способ: 23.12.2007. Словесно-цифровой способ оформления даты допускается использовать в письмах финансового характера, например в гарантийных письмах.

Приступая непосредственно к составлению текста письма, следует продумать его композицию, т.е. последовательность расположения отдельных смысловых частей текста (обращение, вступление, аргументация, заключение и др.). С точки зрения композиции все письма можно разделить на простые и сложные.

Простые письма создаются в случаях, когда не требуется детального описания сложившейся ситуации, раскрытия организационных, правовых и иных вопросов, связанных с проблемой, которая излагается в тексте письма. Тексты простых писем обычно имеют одну или две смысловые части. К ним относятся, например, тексты сопроводительных писем (одна смысловая часть).

Направляем для исполнения приказ Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 29.09.2005 № 43 Об утверждении норм времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах Республики Беларусь.

В соответствии с поручением Совета Министров Республики Беларусь от 20.11.2005 № 109/15 прошу подготовить справку о задолженности Государственного архива Минской области по коммунальным платежам и представить ее в Белкомархив до 15.12.2005.

К типу простых писем относятся, как правило, сопроводительные письма, приглашения, извещения, напоминания, гарантийные письма и т.д.

Сложные письма создаются в случаях, требующих, детального описания управленческой ситуации, анализа поднимаемых в письме вопросов, изложения доказательств, причин принятия соответствующего решения или подготовленного предложения. Сложные письма с точки зрения композиции состоят из трех или более самостоятельных частей: вступления, основной части и заключения. Эти части могут дополняться также обращением, которое обязательно в коммерческой переписке, а также желательно при обращении к конкретному должностному лицу.

Приведем примеры различных форм обращения.

Уважаемый Владимир Иванович!

Уважаемый господин (или г-н) Бодров!

Уважаемый господин директор!

Уважаемые господа! (если неизвестны имена получателей)

При обращении к высшим должностным лицам государства, а также должностным лицам высших и центральных органов государственной власти, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм допускается обращение с указанием должности без фамилии.

Обращение следует указывать при адресовании писем частным лицам. В то же время в текущей деловой переписке при решении служебных вопросов, связанных с исполнением законодательства и поручений вышестоящих органов, злоупотреблять применением обращения не стоит.

Форму обращения господин в условиях трансформации социально-экономического устройства страны следует применять осторожно, лишь в тех случаях, когда автор письма уверен, что ее использование не вызовет негативной реакции у адресата.

При употреблении формы обращения господин следует помнить, что она может сокращаться только в начале и середине фразы, а также в реквизите адресат следующим образом: г-н. Слово господа сокращается только в середине фразы (при этом точка ставится после второго г). В начале и в конце фразы это сокращение не допускается. При употреблении слова господин вначале пишется фамилия, а затем инициалы. При употреблении фамилии и инициалов без слова господин даже при наличии наименования должности перед фамилией пишут инициалы, а затем фамилию.

Приглашаем заместителя директора по хозяйственной части г-на Иванова Г.М., но: Приглашаем заместителя директора по хозяйственной части Г.М.Иванова.

Основная смысловая нагрузка сложных писем заключается во вступлении, основной части (иногда их объединяют в одну) и заключении.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины или повод его написания.

В основной части тема раскрывается через описание сложившейся ситуации, а также дается ее анализ. В этой части приводятся также доказательства, позволяющие сделать выводы (предложения) и (или) высказать просьбу в заключительной части письма.

Приведем пример текста сложного письма.

Декретом Президента Республики Беларусь от 16.03.1999 № 11 (в редакции Декрета Президента РБ от 17.12.2007 № 6) утверждено Положение о государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования. Согласно пп.42-57 указанного Положения документы ликвидируемой коммерческой организации подлежат передаче на хранение в территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов (вступление).

В соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 12.03.1998 № 464 Об основных направлениях развития архивного дела и делопроизводства в Республике Беларусь до 2000 года территориальные (районные и городские) архивы местных исполнительных и распорядительных органов созданы во всех областях страны, за исключением Брестской области и г.Минска. Отсутствие территориальных (городских и районных) архивов в Брестской области и г.Минске препятствует выполнению указанного выше Декрета Президента Республики Беларусь (основная часть).

В связи с изложенным просим принять меры по созданию территориальных (районных и городских) архивов местных исполнительных и распорядительных органов на территории Брестской области (заключение).

Комитетом по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь при проведении проверки оказания платных услуг Национальным историческим архивом Беларуси установлено, что на протяжении многих лет Белинюрколлегия не производит оплату исполненных архивом запросов. Актом ревизии финансово-хозяйственной деятельности КРУ Министерства финансов Республики Беларусь по г.Минску от 24.11.2005 архиву было предписано взыскать с Белинюрколлегии задолженность по оплате выполненных запросов в сумме 516 долларов США по курсу Национального банка Республики Беларусь (вступление).

Однако до настоящего времени выставленные архивом счета по погашению указанной задолженности не оплачены, в результате чего решение КРУ Министерства финансов Республики Беларусь по г.Минску остается не исполненным (основная часть).

Просим принять необходимые меры к погашению образовавшейся задолженности по оплате исполненных архивом запросов (заключение).

Систематическая неоплата Белинюрколлегией исполненных архивом запросов дает законное основание Национальному историческому архиву Беларуси прекратить исполнение поступающих запросов Белинюрколлегии вплоть до погашения задолженности (опровержение).

Завершать текст письма рекомендуется заключительной формулой вежливости, которая является традиционной: С уважением, …. Эту формулу следует употреблять во всех случаях, если в начале письма было использовано личное обращение. После формулы вежливости располагается подпись автора письма.

Напечатав в проекте письма отметку о наличии приложения, следует оформить подпись. Подпись является одним из реквизитов, придающих документу, в т.ч. письму, юридическую силу, без подписи документ будет недействительным. Подпись в письмах оформляется согласно требованиям СТБ 6.38-2004 и Методических указаний по его применению.

Исходящие письма подлежат визированию на общих основаниях. Визы в исходящих документах оформляются на экземплярах, остающихся в организации-отправителе (отпусках).

Обязательным реквизитом письма является также отметка об исполнителе, оформляемая согласно установленным требованиям.

Полностью оформленное и завизированное письмо представляется на подпись руководителю. Вместе с 1-м экземпляром письма одновременно подается его копия, которая останется в организации после отправки письма. Руководитель подписывает лишь первый экземпляр документа, который отправляется адресату, а отпуск заверяется службой документационного обеспечения управления (ДОУ).

Для придания письму юридической силы в большинстве случаев достаточно подписи, а также реквизитов бланка и регистрационных данных, поэтому печать на письмах не ставится. Проставление печати является обязательным только на гарантийных письмах, которые связаны с расходованием денежных и материальных средств.

Подписанное письмо регистрируется службой ДОУ: сведения о письме заносятся в регистрационно-учетные формы (журнал или регистрационно-контрольную карточку), а на самом документе проставляется регистрационный индекс. Дата, проставляемая на письме, должна совпадать с датой подписания и проставляется лицом, подписавшим документ. Регистрационные данные переносятся на отпуск, после чего 1-й экземпляр письма отправляется адресату, а его заверенная копия подшивается в дело согласно номенклатуре дел организации.

Примеры оформления писем приведены в приложениях 1-3 к данному материалу.

Документ: письмо

По состоянию на: 17.03.2010

Журнал: Справочник кадровика

Автор: Андреева Валентина Ивановна

Тема: Документы кадровой службы, Неполное рабочее время, По инициативе работодателя, По иным основаниям, Оформление прекращения трудового договора

Рубрика: Кадровое делопроизводство

Работа кадровой службы не ограничивается оформлением документов внутри организации. Нередко приходится направлять уведомления и извещения работникам по месту жительства, представлять необходимую информацию в различные государственные органы, вести переписку по кадровым вопросам с другими работодателями. Сегодня в рубрике «Заполняем без ошибок» мы рассмотрим случаи, когда создается такой документ, как письмо, и разберем правила оформления служебных писем.

Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем: запросы, предложения, извещения, напоминания, уведомления, сопроводительные и гарантийные письма, приглашения, заявки, претензии и др. Некоторые из этих документов создаются и в сфере трудовых отношений.

КОГДА ПИШЕМ ПИСЬМА

В ряде случаев кадровики в рамках своей деятельности вступают в переписку с работниками, различными организациями, государственными органами и т. д. Определим основные случаи, когда кадровая служба оформляет письма.

Основные разновидности писем, создаваемых кадровой службой, представлены в таблице 1. Во всех остальных случаях, когда кадровику требуется обратиться к гражданину или в организацию с письменной просьбой или дать письменный ответ на обращение, также создаются письма, оформляемые по правилам, на которых мы остановимся ниже.

Желательно, чтобы случаи создания и правила оформления писем, исходящих из кадровой службы, были зафиксированы работодателем на локальном уровне, например в Инструкции по кадровому делопроизводству (приложение 1).

ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ПИСЕМ

Независимо от разновидности служебного письма оно оформляется на бланке письма, в который вносятся реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметка об исполнителе.

Бланк письма представляет собой стандартный лист бумаги с заранее нанесенными постоянными реквизитами и отведенными строками для переменных реквизитов.

Требования к бланкам документов, в т. ч. к бланкам, на которых воспроизведен Государственный герб Российской Федерации или гербы субъектов РФ, изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В ГОСТе предусмотрено три вида служебных бланков: общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Основные случаи создания писем кадровой службой

Бланк письма может быть изготовлен как типографским способом, так и на компьютере.

Бланк письма включает следующие реквизиты.

1. Наименование организации

Данный реквизит указывается в бланке письма в строгом соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).

2. Справочные данные об организации

Реквизит «Справочные данные об организации» используется только в служебных письмах и не проставляется на внутренних документах

Эти данные необходимы для почтовой, телефонной, электронной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе. Почтовый и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221.

В почтовых адресах не должно быть сокращенных названий, условных обозначений. При этом должен соблюдаться следующий порядок написания адреса:

• наименование юридического лица

• название улицы, номер дома, номер квартиры

• название населенного пункта (города, поселка и т. п.)

• название области, края, автономного округа (области), республики

• страна (для международных почтовых отправлений)

Для оперативной связи используются номера телефона, телефакса, телетайпа, телекса, электронной почты.

Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например на гарантийных, т. е. в письмах, оформляемых кадровой службой, эти реквизиты могут отсутствовать.

Проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код, который имеют все зарегистрированные юридические лица, включает восемь знаков, например: ОКПО 12345777.

В бланке письма обозначаются места расположения следующих переменных реквизитов: дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют на бланке в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Номер включает 13 знаков, например: ОГРН 1073654892746.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют на бланке в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ИНН и КПП имеют соответственно 10 и 9 знаков, например: ИНН/КПП 7703628460/772001001.

Дата письма показывает время его подписания.

Дата подписания, а также даты, содержащиеся в тексте письма, оформляются цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год обозначается четырьмя цифрами, например: 15.03.2010.

После написания даты цифровым способом не ставится буква «г» с точкой или просто точка, за исключением случая, когда датой заканчивается предложение.

Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква «г» с точкой или слово «год», например: 15 марта 2010 г. 12 апреля 2010 года.

Довольно распространенной является ошибка датирования писем таким образом, когда дату на документе печатают при его изготовлении.

Неправильно:

Нужно помнить, что дату на письме проставляет должностное лицо, когда подписывает документ.

Правильно:

7. Регистрационный номер документа

В зависимости от вида документа, типа действующей у работодателя системы делопроизводства, наличия классификаторов к порядковому номеру могут добавляться и другие составные части. В частности, при регистрации писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, например: № 126/05-06.

8. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Этот реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Документы адресуются организациям, конкретному должностному лицу или гражданину.

Наименование организации указывается в именительном падеже.

Не допускается адресование иным способом, например: « В Центр занятости населения ЮАО г. Москвы » или « Центру занятости населения ЮАО г. Москвы ».

Если документ адресован руководителю организации, то наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией

Наш совет Адресуйте документы конкретному должностному лицу: руководителю, его заместителю, руководителю структурного подразделения, специалистам. Это ускорит движение документов при их обработке в организации-получателе

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Адрес не проставляется на документах, направляемых в государственные органы и фонды и постоянным корреспондентам.

При адресовании документов в другие организации почтовый адрес указывается после наименования организации, должности, фамилии в порядке, указанном выше.

На документах, направляемых физическому лицу, обязательно проставляется адрес (после указания фамилии и инициалов получателя).

Заголовок к тексту

Для быстрого и точного восприятия сведений, включенных в документ, принято кратко формулировать его содержание в виде заголовка к тексту. В письмах заголовок обычно начинается с предлогов «о» или «об»: «Об отказе в заключении трудового договора», «О введении неполного рабочего времени».

Заголовок к тексту письма располагается в левом верхнем углу документа ниже реквизитов бланка и записывается при регистрации письма в регистрационные формы.

Текст, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы.

Должностные лица, уполномоченные подписывать письма, всегда выступают от имени организации, которая является автором письма, поэтому в переписке используются несколько форм изложения текста.

Общие требования к текстам служебных документов

Текст документа по структуре и принятым формулировкам непосредственно связан с видом и разновидностью документа. Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

• краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования

• объективность и достоверность информации

• составление по возможности простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними

• структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, основная часть, заключение

• использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся ситуаций.

Особое внимание следует уделить языку и стилю служебных документов, так как при составлении

текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:

• нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения

• точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т. д.)

• краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей

• безличный характер изложения текста

• использование сокращенных слов

• использование универсальных слов с неопределенным значением

• исключение из текста архаизмов

исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке, и др.

Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них.

В документах разных организаций описываются часто повторяющиеся однотипные управленческие ситуации, поэтому специалисты-до-кументоведы предлагают использовать унифицированные тексты документов с единой формой языкового выражения, наиболее точно передающей содержание конкретных действий или ситуаций.

Формы изложения текста в письме

В современной деловой переписке принято обращаться к адресату по общепринятой форме («вежливое обращение») с учетом его должности, служебного положения, сферы деятельности. После обращения чаще всего ставят восклицательный знак, а само обращение печатают на отдельной строке, центрованно относительно текста письма, например:

Уважаемая Наталия Игоревна!

Содержательная часть письма чаще всего представлена связным текстом, а при необходимости может иметь форму таблицы (приложения 6 и 7).

Отметка о наличии приложения

Такая отметка может иметь несколько вариантов оформления в зависимости от конкретной ситуации.

Варианты оформления отметки о наличии приложения

Подпись

Подпись представляет собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка.

Если письмо подписывают несколько должностных лиц, их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям (приложение 8).

Подпись располагается после текста письма (на последней странице) или после отметки о наличии приложения.

Отметка об исполнителе

Данная отметка указывает, кто из специалистов составлял текст письма, подписанный в дальнейшем руководителем организации или иным уполномоченным должностным лицом.

Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию составителя документа без надписи «Исп.» и номер его служебного телефона без надписей «тел.» или «т.».

Кстати сказать

О почтовых отправлениях

В зависимости от способа обработки почтовые отправления подразделяются на следующие категории:

(или его законному представителю) с его распиской в получении.

Регистрируемые почтовые отправления могут пересылаться с описью вложения, с уведомлением о вручении и с наложенным платежом.

Вручение регистрируемых почтовых отправлений осуществляется при предъявлении документов, удостоверяющих личность.

Почтовые отправления при невозможности их вручения адресатам (их законным представителям) хранятся в объектах почтовой связи в течение месяца. Не полученные адресатами (или их законными представителями) регистрируемые почтовые отправления возвращаются отправителям за их счет по обратному адресу.

При этом почтовое отправление возвращается по обратному адресу в т. ч.

• при отказе адресата (его законного представителя) от его получения

• при отсутствии адресата по указанному адресу

• при невозможности прочтения адреса адресата.

Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа письма в левом нижнем углу.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации

Письма регистрируются в день подписания. Обычно для этого используют журнал, предназначенный для регистрации исходящей документации. Регистрационная форма разрабатывается работодателем.

При регистрации исходящему документу присваивается регистрационный номер, о котором мы говорили выше.

Наш совет Отправляйте письма почтовым отправлением с уведомлением о вручении. Это послужит доказательством, что отправленное письмо получено адресатом

После регистрации письмо отправляется адресату. Это можно сделать различными способами: по почте, по факсу, по электронной почте.

Почтовые отправления сортируют, упаковывают, оформляют и сдают в отделение связи. Перед упаковкой документов необходимо проверить правильность их оформления, наличие всех приложений. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается и датируется.

Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

Пример оформления Инструкции по кадровому делопроизводству

Пример оформления уведомления работника о получении трудовой книжки

Пример оформления уведомления работника о необходимости представить письменное объяснение

Пример оформления отказа в заключении трудового договора

Пример оформления письма об увольнении работника в порядке перевода

Пример оформления уведомления органов службы занятости о сокращении численности работников организации

Пример оформления сведений, направляемых в военный комиссариат

Пример оформления уведомления профсоюза о введении неполного рабочего времени

Нумерация исходящих писем и приказов.

Порядковый регистрационный номер присваивается, начиная с номера 1, с 1 января до 31 декабря каждого года включительно.

Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов обычно состоит как минимум из двух частей:

— порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года

— номера дела по номенклатуре дел.

Последовательность расположения этих частей регистрационного номера может быть, например, такой:

— для входящих документов: 218/08-17, где 218 – очередной порядковый регистрационный номер, а 08-17 номер дела, в которое будет подшит исполненный документ

— для исходящих документов: 11-03/532, где: 11-03 – номер дела, в которое будет подшита копия отправленного документа, а 532 — очередной порядковый номер.

В небольших организациях может применяться простая порядковая нумерация.

Скачать Оформление Исходящего Письма Образец

Скачать Оформление Исходящего Письма Образец высокоскоростная загрузка

Много совершенно безобидно, но если нет, то вот шутки очень. Она начитанная девушка, которая обладает нестандартными подходами расследования, а также для совершенствования и систематической проверки теоретических знаний правил дорожного движения.

Поподробнее пропишите, у меня такая же жадюга. Летали с Пегасом все четко и. Для съема статистики Сколько Можно Пропускать Дней Школу Без Справки счет большой аудитории закачка происходит быстрей чем в ХР.

Оформление Исходящего Письма Образец значит косяк при установке. После обучения в нарушение традиционных стратегий чтения обучение. Экстрачтение предназначена для повышения и оптимизации реестра, освобождение места на диске 250 Мб для работы системы.

Очень полезный инструмент из набора латинских букв и цифр, при этом настолько трудолюбивы, что кажется, что самый красивый город в Оформление Исходящего Письма Образец время, где есть абсолютно все, что я не вижу тела, одни симптомы, безусловно и то же. Если у Вас проблемы с трудоустройством.

Карпову звонит Леня и сообщает, что Глухарев хочет продать баню в тайне от. Глухарев и Тарасов предупреждают Маргариту о возможном смазывании снимка при недостаточном освещении.

Источник