главный бухгалтер имеет право требовать документы
Главный бухгалтер имеет право требовать документы
Федеральный закон от 26.07.2019 № 247-ФЗ внес изменения в Закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Согласно новой редакции пункта 3 ст. 9 данного Закона главные бухгалтеры вновь получили право требовать от всех сотрудников четкого выполнения своих требований. Но теперь — такое требование должно быть закреплено в письменной форме. Рассмотрим подробнее.
Право требования
Главный бухгалтер имел право требовать исполнения своих указаний по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений от всех работников организации с момента принятия Закона о бухгалтерском учете от 21.11.1996 № 129-ФЗ. И эта норма оставалась неизменной чуть более 15 лет. Однако в новом Законе о бухучете, принятом в 2011 году, этой нормы не стало. И вот спустя семь с половиной лет главные бухгалтеры вновь получили право исполнения своих требований — соответствующая норма появилась благодаря новым изменениям в Законе о бухучете.
Теперь эта норма звучит так:
Требования в письменной форме главного бухгалтера, иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лица, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, обязательны для всех работников экономического субъекта.
Требование в письменной форме выполнения своих указаний у главбуха может вызвать неоднозначную реакцию. С одной стороны, если какому-то нерадивому работнику направить письменное уведомление о его «грехах» перед бухгалтерией, то это может существенно повысить исполнительскую дисциплину. Ведь за неоднократное невыполнение требований главбуха такого работника будет проще привлечь к дисциплинарной ответственности. С другой стороны, на практике «грешными» перед бухгалтерией бывают многие работники и не только рядовые. Поэтому каждому направлять такие письменные обращения об исправлении «грехов» будет слишком проблематично.
Но и не выполнить требования Закона о бухучете о письменной форме требования главному бухгалтеру нельзя.
С чего можно начать?
Практика показывает, что любое начинание главного бухгалтера может стать успешным, если его поддержит руководитель.
Поэтому главбуху целесообразно заручиться одобрением начальства на последующие действия. А следующий шаг — это внесение изменений и дополнений в учетную политику предприятия.
Отметим, что изменения Закона о бухучете в части полномочий главного бухгалтера прямо не влияют на какие-то показатели бухучета или отчетности. Однако, реализация главбухом таких полномочий позволить повысить качество и достоверность данных бухучета. А раз новая редакция Закона вступила в силу с 26 июля, то именно с этого дня новые требования Закона о бухучете должны найти отражение в учетной политике предприятия. Заметим, что несоответствие положений учетной политики предприятия нормам Закона о бухучете в ряде случаев контролирующими органами может быть квалифицировано как административное правонарушение, предусмотренное статьей 15.15.6 КоАП.
Поэтому в целях обеспечения соблюдения требований учетной политики, а также для установления дополнительной ответственности должностных лиц хозяйствующего субъекта за неисполнение данных требований, в учетной политике предприятия целесообразно предусмотреть:
С учетом вышесказанного реализация положений Федерального закона № 247-ФЗ в учетной политике предприятия после 26 июля 219 года может выглядеть, например, так:
УЧЕТНАЯ ПОЛИТИКА на 2019 год (с 26.07.2019 года)
12. Выполнение работниками требований главного бухгалтера в письменной форме
12.1. Требования главного бухгалтера в письменной форме о соблюдении положений учетной политики предприятия, порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета обязательны для всех работников (сотрудников), руководителей структурных подразделений и административно-управленческого персонала (далее — работники).
12.2. В случае нарушения работником положений настоящей учетной политики, порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета главный бухгалтер предъявляет такому работку в письменной форме требование об устранении нарушения.
12.3. После ознакомления с требованиями главного бухгалтера работник обязан устранить нарушение в течение срока, согласованного с главным бухгалтером. В случае отказа работника от ознакомления с требованиями об устранении нарушений, главный бухгалтер в течение одного рабочего дня готовит рапорт о привлечении такого работника к дисциплинарной ответственности.
12.4. В случае, если главным бухгалтером выявлено нарушение работником положений учетной политики, порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, и такому работнику не предъявлено требование о его устранении в письменной форме, то вся ответственность за последствия данного нарушения возлагается на главного бухгалтера.
12.5. Работники бухгалтерии обязаны информировать главного бухгалтера о выявленных нарушениях положений учетной политики предприятия, порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета в течение одного рабочего дня с момента выявления такого нарушения.
Права, обязанности и ответственность главного бухгалтера
Главный бухгалтер предприятия
Итак, главный бухгалтер предприятия — лицо, на которое должно быть возложено ведение бухгалтерского учета компании. То есть это человек, которому должны быть доверены финансы компании, коммерческие тайны, контроль над коллективом.
О том, как правильно организовать бухучет, можно узнать из материалов нашей рубрики «Бухгалтерский учет».
Согласно требованиям закона № 402-ФЗ организация бухгалтерского учета возложена на руководителя предприятия. А он уже для исполнения этой обязанности может:
Впрочем, все три способа доступны только в компаниях малого или среднего предпринимательства. При этом в законе не указаны какие-либо четкие требования к лицу, на которое в итоге будет возложена обязанность по ведению учета.
Если компания не относится к таким субъектам, то ведение бухгалтерского учета должно быть возложено на сотрудника организации либо передано по договору. В кредитной организации остается только один вариант — наличие главного бухгалтера в штате.
В законе о бухучете прописаны строгие требования, которые предъявляются к данной должности. В частности, это обязательное наличие высшего образования, стаж работы не менее 3 лет из последних 5, отсутствие непогашенной судимости за экономические преступления. Однако они распространяются не на всех главбухов, а только на лиц, занимающих эту должность в прямо указанных в законе компаниях (см. п. 4 ст. 7 закона № 402-ФЗ). К главбухам в малом и среднем бизнесе эти ограничения не относятся.
Подробнее о главном бухгалтерском законе читайте в рубрике «Закон о бухгалтерском учете».
Узнайте можно ли привлечь главбуха к ответственности после увольнения в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Права и обязанности главного бухгалтера по закону № 402-ФЗ
Давайте сначала поговорим о правах главного бухгалтера, человека, который занимает достаточно высокий пост в любой компании.
Вообще, основные трудовые права любого работника любой организации контролируются ТК РФ, а права именно работника как специалиста прописываются в его должностной инструкции. Что же можно указать, формируя такую инструкцию для главного бухгалтера? Например, следующее:
Можно еще добавить, что помимо основных профессиональных трудовых функций главный бухгалтер, как правило, сам выбирает работников своего отдела, может регулировать поиск аудиторской компании для проверки предприятия, в оговоренных рамках самостоятельно принимать решения, влияющие на финансовые показатели компании и т. п.
Для определения круга обязанностей главбуха нужно смотреть не только закон о бухучете, но и профстандарт. Действующий стандарт «Бухгалтер», утв. приказом Минтруда от 21.02.2019 № 103н. О нем мы писали здесь.
Конечно, по сравнению с правами, круг обязанностей руководителя бухгалтерии гораздо объемнее. Рассмотрим его подробно, можно даже разделить все обязанности главного бухгалтера на несколько групп.
Пример правильного подхода к учетной политике ищите в нашей статье «Как составить учетную политику в организации».
О том, что это такое — смотрите в нашем материале «Основные виды финансового планирования (описание)».
Подробнее об обязанностях главбуха читайте в наших публикациях:
Ответственность главного бухгалтера
Конечно, говоря о правах и обязанностях главного бухгалтера, нельзя забывать про его основную ответственность — за надлежащее выполнение должностных обязанностей. Все возможные ее виды и санкции приведены ниже в таблице.
Что теперь имеет право требовать главбух
Федеральный закон от 26.07.2019 № 247-ФЗ внес изменения в Закон о бухгалтерском учете от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Согласно новой редакции пункта 3 статьи 9 Закона о бухучете главные бухгалтеры вновь получили право требовать от всех сотрудников четкого выполнения своих требований. Но теперь — такое требование должно быть в письменной форме.
Право требования
Однако теперь эта норма звучит так:
Требования в письменной форме главного бухгалтера, иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лица, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, обязательны для всех работников экономического субъекта.
Но и не выполнить требования Закона о бухучете о письменной форме требования главному бухгалтеру нельзя.
С чего начать?
Если же у руководства возникнут сомнения (например, оно может рассудить так: как так главбух будет рассылать свои письменные указания не только рядовым работникам, но и начальникам подразделений! Раздавать указание может только лично начальник!), то главбух может сослаться на результаты проведения Счетной палатой РФ, федеральной налоговой службой России, федеральным казначейством контрольных мероприятий (например, Представление Счетной палаты РФ от 30.05.2019 № ПР 02-123/02/2-05). По информации этих ведомств ежегодно выявляются нарушения норм законодательства о бухучете в учреждениях бюджетной сферы в части оформления, передачи первичных учетных документов, регистрации содержащихся в них данных, в частности:
Обратите внимание! Согласно новой редакции части 4 статьи 15.15.6 КоАП РФ теперь под грубым нарушением требований к бюджетному (бухгалтерскому) учету и отчетности в учреждениях бюджетной сферы понимается, в том числе:
Поэтому главбуху целесообразно заручиться одобрением начальства на последующие действия. А следующий шаг — это внесение изменений и дополнений в учетную политику учреждения.
Изменение политики
Так, согласно пункту 12 СГС «Учетная политика», уточнение учетной политики производится, в частности, в случае изменения законодательства РФ о бухгалтерском учете, нормативных правовых актов, регулирующих ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности. А изменения в Закон о бухучете, внесенные Федеральным законом № 247-ФЗ, как раз соответствуют такому случаю.
Напомним, что согласно пункту 16 СГС «Учетная политика», последствия изменения учетной политики, вызванного изменением законодательства РФ о бухгалтерском учете, отражаются в бухгалтерском учете и бухгалтерской (финансовой) отчетности согласно положениям нормативных правовых актов, регулирующих ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Отметим, что изменения Закона о бухучете в части полномочий главного бухгалтера прямо не влияют на какие-то показатели бухучета или отчетности. Однако, реализация главбухом таких полномочий позволить повысить качество и достоверность данных бухучета. А раз новая редакция Закона вступила в силу с 26 июля, то именно с этого дня новые требования Закона о бухучете должны найти отражение в учетной политике учреждения. Заметим, что несоответствие положений учетной политики учреждения нормам Закона о бухучете в ряде случаев контролирующими органами может быть квалифицировано как административное правонарушение, предусмотренное статьей 15.15.6 КоАП.
Поэтому в целях обеспечения соблюдения требований учетной политики, а также для установления дополнительной ответственности должностных лиц хозяйствующего субъекта за неисполнение данных требований, в учетной политике учреждения целесообразно предусмотреть:
УЧЕТНАЯ ПОЛИТИКА на 2019 год (с 26.07.2019 года)
ХХ. Выполнение работниками требований главного бухгалтера в письменной форме
ХХ.1. Требования главного бухгалтера в письменной форме о соблюдении положений учетной политики учреждения, порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета обязательны для всех работников (сотрудников), руководителей структурных подразделений и административно-управленческого персонала (далее — работники).
ХХ.2. В случае нарушения работником положений настоящей учетной политики, порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета главный бухгалтер предъявляет такому работку в письменной форме требование об устранении нарушения.
ХХ.3. После ознакомления с требованиями главного бухгалтера работник обязан устранить нарушение в течение срока, согласованного с главным бухгалтером. В случае отказа работника от ознакомления с требованиями об устранении нарушений, главный бухгалтер в течение одного рабочего дня готовит рапорт о привлечении такого работника к дисциплинарной ответственности.
ХХ.4. В случае, если главным бухгалтером выявлено нарушение работником положений учетной политики, порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, и такому работнику не предъявлено требование о его устранении в письменной форме, то вся ответственность за последствия данного нарушения возлагается на главного бухгалтера.
ХХ.5. Работники бухгалтерии обязаны информировать главного бухгалтера о выявленных нарушениях положений учетной политики учреждения, порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета в течение одного рабочего дня с момента выявления такого нарушения.
Допросы, осмотры, требования: права бухгалтера
Инспекция всё чаще направляет требования, проводит осмотры и допросы. Закон поможет понять, какие права есть у бухгалтера во время налоговых проверок. Вы можете уточнять сомнительные требования, брать на допросы адвоката, записывать разговоры, снимать на видео осмотр, запрещать проверяющим скачивать документы. Ещё больше рекомендаций для каждого мероприятия — в статье.
Статья подготовлена по материалам бесплатного вебинара Юлии Шиляевой «Правила взаимодействия с налоговыми органами».
Как бухгалтеру реагировать на требования из налоговой
Инспекторы истребуют документы у налогоплательщиков и их контрагентов. Налоговые требования можно разделить на две крупные группы — направленные вне налоговых проверок и в налоговых проверках. Реагировать надо и на те, и на другие, просто промолчать в ответ нельзя: если налоговики не дождутся ответа, то могут оштрафовать компанию.
Разберём алгоритм, по которому бухгалтеру следует работать с требованиями, полученными вне налоговых проверок.
Шаг 1. Проверяем способ вручения требования: официальный или «неофициальный»
Вручёнными официально считаются требования, которые передали лично, по ТКС (с подтверждением факта получения) или почтовым отправлением с описью и уведомлением о вручении.
С даты получения начинает отсчитываться срок для ответа — это десять рабочих дней. Если требование пришло по почте, датой его получения будет шестой день со дня отправки заказного письма. Если требование отправили через оператора, датой получения будет день отправки получателем квитанции о приёме, — на это есть 6 рабочих дней.
Шаг 2. Определяем, унифицирована ли форма требования
Налоговики должны пользоваться формами, которые утверждены приказами ФНС. Тогда у них не будет возможности добавить в требование что-то своё: они просто берут и заполняют унифицированную форму. Заполнение, как правило, автоматизировано, поэтому бывает и так, что налоговики даже не знают, что система включила в требование.
Шаг 3. Устанавливаем дату выставления требования
Эту дату всегда соотносите с глубиной истребуемых документов и с проверочными мероприятиями. Например, вы получили требование вне проверки, в котором сказано, что у контрагента проходит камеральная проверка за I квартал 2020 года, а дата требования — сегодняшняя. Тут и возникает вопрос — не нарушены ли сроки камеральной проверки? Если сопоставим дату и сроки, то поймём, что налоговая истребует документы и информацию за пределами возможных камеральных проверок.
Бывает и так, что дата требования сегодняшняя, а документы требуют за 2014 год. Налогоплательщик должен хранить документы в течение четырех лет, поэтому он не обязан представлять документы шестилетней давности — их может просто не быть.
В таких случаях мы имеем право направить в налоговую только ту часть документов, истребование которой соответствует закону.
Шаг 4. Проверяем ссылки на НК РФ и устанавливаем обоснованную необходимость
Если речь о внепроверочной деятельности, то должна быть ссылка на п. 2 ст. 93.1 НК РФ, никаких иных ссылок быть не может.
Далее изучаем основания, позволяющие истребовать соответствующие документы, информацию. Мы говорим о внепроверочной деятельности, поэтому в этой графе помимо статей налогового кодекса должны быть указаны причины, цели, мотивы, которые побудили налоговую на истребование информации.
Шаг 5. Устанавливаем, конкретизирована ли сделка
Сделка должна быть конкретизирована через договор, то есть в требовании должен быть указан номер договора, даты, стороны, период, который исследуется в рамках внепроверочной деятельности или счет-оферта.
Частенько попадают в руки требования, в которых налоговая почему-то видит конкретизацию сделки через акты, счета-фактуры. Я всегда задаюсь вопросом, точно ли налогоплательщику понятно, о какой сделке речь.
Шаг 6. Проверяем, относятся ли к сделке запрошенные документы и информация
Перечень запрошенных документов должен быть конкретный. Исполнение договора подтверждает первичная документация: товарно-транспортные накладные, накладные, акты выполненных работ и т.д., а также счета-фактуры. Бывает, что налоговая обращается к своему налогоплательщику и говорит: «Уважаемый налогоплательщик, мне нужны документы по сделке с ООО “Ромашкой”, касающиеся вашей деятельности». Здесь должен сработать стоп-сигнал — проверьте, весь ли перечень документов касается сделки или налоговая включила в требование в довесок то, что ей нужно для контроля вас.
Шаг 7. Проверяем, есть ли поручение на истребование документов (информации)
Очень важно для исполнения требования его приложение — поручение. Копия поручения на истребование информации обязательно должна быть приложена к требованию.
Сами налоговики не оформляют поручение, если налогоплательщик стоит у них на учёте. Они выполняют рекомендации ФНС. Но правила ст. 93.1 НК РФ не вводят никаких исключений. Оформить и выставить поручение налоговый орган обязан, потому и к требованию его приложить должен.
Шаг 8. Готовим ответ на требование или уточняем его
Если с требованием всё в порядке, подготовьте ответ в установленные сроки. Если же оно не соответствует закону по какому-либо из указанных пунктов, то уточните данные требования в свободной письменной форме. Это ваше право по ст. 21 НК РФ.
Уточняя требование, вы сообщаете налоговой, что оно некорректное, исполнить его невозможно. Вы можете не только уточнить требование, но и продлить сроки его исполнения.
Пример разбора требования от налоговой
Налогоплательщик получил это требование в 2019 году официально по ТКС. Давайте разберём его для примера.
Образец требования из ИФНС с разбором от эксперта
Мы видим, что требование выставлено по установленной форме. Дата — ноябрь 2019 года.
Изучим требование и подумаем, что надо уточнить, а что противоречит закону.
1. Одновременное использование ст. 93 и п. 2 ст. 93.1 противоречит НК РФ. Ст. 93 позволяет истребовать документы только в налоговой проверке, а п. 2 ст. 93.1 — вне налоговой проверки. Так в какой процедуре мы находимся: всё-таки в налоговой проверке или вне?
2. Не конкретизировано мероприятие налогового контроля. Графа с основаниями не заполнена, то есть мы не видим ни причин, ни мотивов, ни оснований для истребования документов вне налоговой проверки. Эта часть требования противоречит законодательству.
3. Не конкретизирована сделка. В требовании должен быть указан номер договора, дата, стороны, период, который исследуется в рамках внепроверочной деятельности. Однако судебная практика идёт по другому пути. Суды считают, что в требовании не обязательно указывать реквизиты договора, если есть иные характеристики сделки, которые позволяют её идентифицировать. У нас по договору указаны стороны и период — IV квартал 2017 года. Глубина проверки в пределах четырёх лет, поэтому этот срок нас не смущает. Могу предположить, что налогоплательщику понятно о какой сделке идет речь.
4. Запрошенные документы должны касаться конкретной сделки. Мы же видим приказ об учётной политике, штатное расписание, оборотно-сальдовые ведомости, расшифровки и только в п. 1.8 — договоры. Всё, что находится выше договоров, требует уточнения, так как непонятно, в связи с чем налоговая истребует такую информацию вне налоговой проверки.
Если бы требование было корректным, то мы должны были бы предоставить договор, счета-фактуры, товарные накладные. Но далее у нас с вами идут ещё и доверенности, сертификаты, деловая переписка — каким образом они относятся к сделке и как сопряжены с налогообложением? Этот блок тоже требует уточнения.
5. Требование направлено вне рамок налоговых проверок. Вопрос: имеет ли право налоговый орган истребовать у налогоплательщика первичную документацию, регистры бухгалтерского и налогового учета и т.п., не входя в налоговую проверку? Нет, не имеет. Ему нельзя истребовать документы (информацию) о деятельности самого налогоплательщика вне налоговой проверки. Поэтому то, что касается сделки, мы обязаны предоставить, а по всему остальному ждём налоговых процедур.
6. К требованию не приложено поручение на истребование документов.
Подводя итоги по этому требованию получается, что мы должны были бы его исполнить в отдельной (законной) части. Но если учесть все появившиеся вопросы, то лучше оформить письменные пояснения-уточнения и направить в налоговую, от которой поступило требование.
Как бухгалтеру вести себя на допросе
В открытом доступе есть примерный перечень вопросов, по которым инспекторы проводят допрос. Он размещён в методических рекомендациях об установлении умысла в ходе проверок (письмо ФНС от 13.07.2017 № ЕД-4-2/13650@). По ним вы сможете понять, чего ждать. Как правило, налоговый орган интересуется, кто и как выбрал контрагента, кто взаимодействовал с ним, где виделись, где совершена сделка, кто рекомендовал контрагента.
Вызвать на допрос могут работников налогоплательщика и его контрагентов, а также их должностных лиц или учредителей. Иногда инспекторы приглашают бывших сотрудников, которые работали в проблемном периоде или напрямую связаны с изучаемой ситуацией. Вызов оформляется повесткой, в которой указаны причины, время начала и место проведения допроса.
Как бухгалтеру подготовиться к допросу:
Стоит ли надеяться на ст. 51 Конституции РФ — не свидетельствовать против себя, своего супруга и близких
Свидетель может воспользоваться ст. 51 Конституции РФ не всегда.
Судебная практика по этому вопросу говорит о том, что бухгалтер и директор не могут отказаться от свидетельских показаний, потому что налоговый орган интересует не личная или профессиональная деятельность директора и бухгалтера, а именно деятельность организации, поэтому статья 51 не действует (Постановления Четырнадцатого ААС от 24.09.2013 № А05-957/2013, Восемнадцатого ААС от 24.04.2012 № 18АП-2762/2011, Третьего ААС от 15.05.2014 № А74-5471/2013).
Как бухгалтеру вести себя при осмотре
Налоговики имеют право осматривать территории, помещения, предметы и документы в случаях, предусмотренных законодательством о налогах и сборах. С территориями и помещениями более-менее понятно, но осмотр предметов и документов вызывает много вопросов.
Предметы, например, компьютеры и флешки, налоговый орган действительно имеет право осматривать. Верховный суд не видит в этом ничего предосудительного.
Документы инспектор может только осматривать, забирать или скачивать их ему нельзя, так как это уже выемка документов. Она возможна, только если вы откажетесь предоставить истребуемые документы, их копии или электронные версии. Поэтому вы имеете полное право запретить инспектору скачивать файлы.
Как подготовиться к осмотру:
Читайте также
Автор — Юлия Шиляева, практикующий налоговый юрист, специалист по налогам и налогообложению, советник налоговой службы РФ 2 ранга, руководитель налогово-правового направления АБ «Юркомпэкс»
Подготовила Елизавета Кобрина, редактор
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.