гостиничный бизнес управленческий учет
Разработка управленческой отчетности в гостиничном бизнесе
Рубрика: Экономика и управление
Статья просмотрена: 3974 раза
Библиографическое описание:
Кубаткина, Г. А. Разработка управленческой отчетности в гостиничном бизнесе / Г. А. Кубаткина. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2010. — № 5 (16). — Т. 1. — С. 185-187. — URL: https://moluch.ru/archive/16/1544/ (дата обращения: 21.11.2021).
Отчетность, формируемая в ходе работы гостиничного предприятия, имеет значительный объем и свою отраслевую специфику. Поэтому пользователи должны уметь правильно истолковывать данные, чтобы анализировать, контролировать и управлять процессом оказания гостиничных услуг. На основании отчетности управляющие делают выводы в двух направлениях:
— на текущий момент деятельности гостиницы;
— о долгосрочных бизнес-процессах.
Пользователями управленческой отчетности могут являться акционеры, менеджеры всех уровней, руководители всех служб и отделов, но информация, доступная менеджерам технического уровня, является доступной любому пользователю в силу своего общего характера. Информация же, предоставляемая высшему руководству, носит более закрытый характер, так как содержит, помимо общедоступных сведения, коммерческую тайну. Управленческая отчетность в гостиничном бизнесе служит для стратегического и оперативного управления гостиничным комплексом. Грамотно изложенная, достоверная и оперативная информация дает руководству гостиницы возможность принимать правильные управленческие решения.
Управленческая отчетность не может быть стабильной и неизменной. Период обновления внутренней управленческой отчетности должен быть как можно короче. В гостиничном бизнесе, исходя из специфики оказания услуг, предлагаем обновлять управленческую отчетность ежесуточно, по мере закрытия дня, особенно в плане загрузки номерного фонда и получения доходов; это позволит работать стабильно не только службе размещения, но и службам, обеспечивающим бесперебойную работу всей гостиницы в целом.
Данные управленческих отчетов служат для принятия управленческих решений. Эти отчеты не имеют определенной формы и составляются в любом удобном для пользователя виде.
Гостиница представляет собой сложный комплекс прибыльностью которого нужно эффективно управлять. Гостиница имеет в своем составе, как минимум два предприятия: предприятие, оказывающее услугу по проживанию и предприятие, оказывающее услугу по питанию.
Чтобы оценить результаты деятельности, необходима точка отсчета, с которой можно сравнивать реальные результаты. Чаще всего для сравнения используются следующие базы:
· результаты за предшествующие периоды;
· результаты деятельности других гостиниц или гостиничных комплексов.
Ключевым моментом при таких сравнениях является то, что все значения должны собираться на согласованной основе. Гостиничный бизнес во всем мире старается достичь этой согласованности в показателях результатов деятельности посредством использования единой системы. Она представляет собой некоторые подробные рекомендации по тому, как следует трактовать конкретные операции в бухгалтерском учете с тем, чтобы результаты деятельности гостиницы отражались в управленческой отчетности, таким образом, который поможет менеджерам в оценке результатов деятельности по сравнению с предшествующими периодами, бюджетом и прочими гостиницами. Для достижения такой согласованности предлагаем пользоваться Единой системой счетов для гостиниц.
Единая система «Uniform System of Accounts for the Lodging Industry» (USALI) родилась в США и впервые была опубликована в 1926 году. С того времени было опубликовано несколько редакций.
Основной принцип Единой системы заключается в том, что результаты отражаются в отчетности по каждому отделу гостиницы в соответствии с традиционной ответственностью и организационной структурой, которые присутствуют в большинстве гостиниц. Все расходы, которые относятся к конкретному отделу (и контролируются им) распределяются на счет выручки этого отдела для получения операционной прибыли данного
Единая система счетов определяет стандартные формы и классификацию счетов для сведения лиц, занимающихся составлением предоставлением финансовой отчетности. Стандартизация, предполагаемая единой системой счетов, позволяет внутренним и внешним пользователям финансовой отчетности сравнивать финансовое положение и результаты деятельности конкретной организации с аналогичными типами организаций в гостиничном бизнесе.
Согласно Единой системе отчеты об операционной деятельности предоставляют всем менеджерам информацию о том, как действует каждое предприятие, являющееся составной частью гостиницы. Анализ результатов деятельности отделов также дает инструмент для изучения низких результатов и контроля за каждым элементом деятельности гостиницы. Обзор результатов деятельности каждого отдела также означает, что убытки, получаемые одними отделами, не будут иметь возможности вуалироваться прибылью других.
Формирование управленческой отчетности производится по каждому отделу гостиницы (центру доходов и затрат) в отдельности.
В соответствии с основным принципом USALI, предлагаем формы управленческой отчетности для гостиничных предприятий, следующей структуры:
1. Отчеты по центрам доходов;
2. Отчеты по нераспределенным затратам;
3. Отчеты по фиксированным расходам;
4. Общие отчеты по гостинице.
Как автоматизировать работу гостиницы?
В наше время гостиницы и отели представляют собой сложный комплекс. Поэтому так важно организовать максимально эффективный учет всех бизнес-процессов предприятия и автоматизировать работу гостиницы.
Добиться оперативности и точности в работе поможет автоматизация. Благодаря специальной программе вы сможете здесь и сейчас управлять гостиничными процессами. В режиме онлайн вы будете получать объективную информацию о состоянии номерного фонда, а также формировать необходимые отчеты, вовремя замечать недочеты и принимать верные управленческие решения.
Преимущества автоматизации гостиничного бизнеса
Автоматизация отеля дает массу преимуществ:
В результате автоматизации каждый работник выполняет доверенный ему комплекс задач, и это тут же отражается в системе. Такой подход гарантирует высокое качество обслуживания и повышает лояльность клиентов.
Стандартные функции системы автоматизации гостиницы
Автоматизированный отель всегда имеет индивидуальный комплект рабочих блоков. Они подпираются по запросу владельца. Однако можно выделить стандартные функции.
К примеру, модуль портье. Здесь производится и отражается регистрация заселение постояльцев, расчет и выселение (убытие). Интерфейс такого модуля обычно выглядит как интерактивный план номерного фонда («шахматка»).
Служба бронирования – отражает доступность или занятость номеров на запрашиваемый период. Также предоставляет возможность для предварительного бронирования.
В модуле горничных отражается график дежурств и уборки номеров. Здесь же формируется список всех работ.
Служба администрирования обычно настраивает работы в автоматизированной системе, вносит необходимые изменения.
Еще одна функция – бухгалтерия. С ее помощью информация передается в бухгалтерскую программу 1С.
Внешние системы автоматизации гостиницы
В автоматизации гостиниц важно не только организовать внутреннюю работу предприятия, но и обеспечить взаимодействие с внешними системами. Они отвечают за функционирование различного оборудования в отеле, а также позволяют гостям пользоваться разными услугами и сервисами.
Речь идет о следующем оборудовании:
Автоматизации гостиниц с решением БИТ.Отель 8
Вы уже убедились, что для роста и развития вашего гостиничного бизнеса необходима автоматизация. Современные автоматизированные системы гостиниц подразумевают широкий уровень распространения и внедрения. Однако перед тем, как начинать автоматизацию бизнес-процессов отеля, мы рекомендуем обозначить основные требования и задачи к системе. В зависимости от этих условий, специалисты настроят функционал программы.
Разработанная на базе 1С программа БИТ.Отель 8 представляет собой удобное комплексное решение для работы гостиниц и отелей любого масштаба. Кроме того, программа соответствует требованиям российского законодательства.
Система поможет вам решать текущие задачи и запланировать дальнейшее развитие вашего гостиничного бизнеса.
С решением БИТ.Отель 8 вы получаете:
Вы можете заказать бесплатную демонстрацию работы программы БИТ.Отель 8, и убедиться в ее удобстве и функциональности.
Специалисты Первого Бита помогут определиться с необходимым функционалом и научат работе в системе. Кроме того, мы настроим и подключим к программе любые внешние системы, так как важно обеспечить их взаимосвязь с выбранным для автоматизации решением.
Основные кейсы управленческого учёта и учёта затрат в отеле
В статье Елизаветы Тиминской Вы узнаете о видах бухгалтерского учета и о финансовом контроле.
«Затраты оказались больше, чем рассчитывалось.
С расходами всегда так бывает …»
О. Генри, «Дары Волхвов»
Существует три способа разориться: вино, женщина и бухгалтерия. Рассмотрим третий способ – бухгалтерию.
Виды отчётности
Состав управленческой отчётности
Главный показатель – отчёт об операционной прибыли (или бюджет доходов и расходов). Рекомендуем работать с USALI системой управленческого учёта для бизнеса гостеприимства.
Единая система управленческого учёта (Uniform System Accounts for Hospitality)
Впервые создана в США в 1926 г. компанией Korn & Ferry. Постоянно модифицируется и совершенствуется (11-я версия). Работает во всём мире (гостиницы, курорты, рестораны, центры развлечений, казино, SPA Центры).
USALI позволяет:
Три основных вопроса при оценке (планировании) финансового состояния и источники информации
Затраты и расходы – часть управленческого учёта.
Учёт затрат
Учёт затрат относится и к финансовому учёту, и к управленческому. Поэтому учёт затрат выступает как раздел управленческого учёта.
Затраты и расходы
Затраты – возмещаются клиентом:
выраженная в денежных единицах величина израсходованных сумм оказанных услуг или приобретенных обязательств, необходимых для приобретения продукционных услуг
Расходы – НЕ возмещаются клиентом (внутреннее пользование).
Доступный пример – это бутылка воды: если мы купили воду и поместили в бар, а затем продали её – это затраты. Но если мы в рамках подготовки конференции в конференц-зале отеля разместили эту воду на столах приглашенных гостей – это расходы.
Отчёт о прибыли и убытках – ОПЕРАЦИОННЫЙ P&L или БДР
— доходы заработаны – выписан счёт, отражено в системе;
— расходы не понесены – израсходованы в номерах, приготовлены блюда, услуги оказаны ВНЕ ФАКТА ОПЛАТЫ, БЕЗ НДС (кроме УСН и ЕНВД).
Отчёт о прибылях и убытках
Выручка от реализации НФ (с НДС)
Выручка от реализации (без НДС)
— Расходы на персонал (не ФОТ!) по отделам НФ
— Прочие операционные доходы/расходы
= Результат операционной деятельности (ПРИБЫЛЬ НФ)
Основные типы затрат и расходов
ПЕРСОНАЛ
Расходы на персонал:
Основные типы операционных затрат и расходов
НФ и РС
Прочие операционные расходы:
Основные типы затрат и расходов в РС (F&B)
Все расходы – операционные (ЦФО).
Есть три группы расходов и затрат:
Основные типы затрат и расходов
СЕБЕСТОИМОСТЬ
Себестоимость реализации продуктов и напитков и оказанных услуг:
Когда мы затрагиваем тему управления затратами, мы неизбежно приходим к финансовому контролю.
Финансовый контроль и управление операционными расходами
Финансовый контроль и Внутренний контроль – это разные вещи!
Финансовый контроль – реализация принципов управленческого учета, направлен на оптимизацию затрат и доходности отеля, оптимизацию рациональной прибыли. Как? Через ежемесячный контроль исполнения бюджета с анализом отклонений и разбором причин и следствий.
Внутренний контроль – политики и процедуры, позволяющие собственникам и руководителям быть уверенными в сохранности активов, в их корректном учёте.
Обязательна своевременная проверка учетных данных с фактическим наличием (Инвентаризация).
Отдельный раздел внутреннего контроля – оценка рисков бизнеса для конкретного отеля.
Как оптимизировать расходы отеля без ущерба качеству?
Приоритеты – сокращение расходов и затрат:
оптимизация ФОТ
— нормативы расходов на ФОТ
— суммированный учёт рабочего времени
— гостевые поставки и моющие средства
— прачечная, услуги, канцелярия
учёт сезонных колебаний и низкой загрузки в текущей деятельности отеля (персонал, штат, закупки, контракты)
Ресторанная служба – контроль себестоимости реализации продуктов и напитков (FOOD & BEV COST)
Себестоимость реализации того, F&B Cost
= валовая прибыль (валовая маржа)
Выводы: высокие издержки, цены, потери, порции, закупки, маржинальность.
Операционные расходы функциональных подразделений
Главное – исключить внутреннее потребление из затрат, не смешивать с расходами. Как? Перебрасывать на соответствующие функциональные отделы – там, где расходы понесены.
Основные инструменты для принятия решений о сокращении расходов и затрат
Бюджет – основной инструмент управленческого учёта.
Обязательно включать в бюджет: прошлый год, план, факт.
Расчёт функциональных коэффициентов и анализ отклонений: за месяц, квартал, год.
Основные пути сокращения расходов и затрат
Инструменты:
Эффективный отель
Критерии успеха работы отеля:
Отель – это не благотворительная организация!
Решения для отрасли: Гостиничный бизнес
Решение для автоматизации гостиниц, пансионатов, домов отдыха. В конфигурации реализованы рабочие места портье (администратора), менеджера отдела бронирования, супервайзера службы номерного фонда, менеджера службы бронирования конференц-залов, сотрудника планово-экономической службы.
Решение предназначено для автоматизации сетевых и одиночных предприятий общественного питания, работающих по классической схеме обслуживания гостей с официантом (оформление предварительного заказа на столик).
Решение предназначено для автоматизации отраслевых процессов управления и учета на предприятиях общественного питания.
Решение для автоматизации деятельности предприятий питания любых форматов и концепций, имеющих в своем составе обособленные подразделения. Позволяет автоматизировать рабочие места: главного бухгалтера, бухгалтеров по различным участкам учета, бухгалтера-калькулятора, технолога, кладовщика.
Продукт «1С:Интеграция КОРП» предназначен для: интеграции корпоративных учетно-информационных систем с гарантированной доставкой сообщений и обеспечения интеграции данных;