график платежей для ооо образец
График платежей
Графики платежей сегодня используются во многих сферах бизнеса и предпринимательской деятельности. Чаще всего это, конечно, погашение задолженностей в банковских кредитных учреждениях. Однако и между организациями таким графики составляются не так уж и редко.
Что такое «график платежей»
Под термином «график платежей» скрываются даты, условия, суммы, которые заказчик или покупатель должен перевести исполнителю или поставщику за предоставленные услуги или выполненные работы.
График платежей может быть ежедневным, еженедельным, ежемесячным или произвольным. В нем обязательно оговаривается форма передачи денежных средств: посредством «налички» из рук в руки, через безналичные переводы, путем внесения в кассу, на депозит и т.д. График всегда составляется в виде таблицы и носит предварительный характер.
Как следует из самой сути документа – он не является самостоятельным бланком, а служит приложением к какому-либо договору: купли-продажи, аренды, займы и т.д. График подтверждает обязательства, возникшие у одного субъекта договорных отношений перед вторым, фиксируя их в письменном виде.
Зачем нужен график платежей
Роль документа довольно проста и при этом значительна: он не только фиксирует периоды и точные даты проплат, но и дисциплинирует стороны.
Исполнителя заставляет вовремя поставлять товары или услуги, заказчика – также своевременно их оплачивать.
Кроме того, часто график применяется в случаях, когда по договору проходят достаточно крупные денежные суммы, которые трудно выплатить единовременно. Рассрочка, оформляемая в виде графика платежей, позволяет решить эту проблему.
Плюсы графиков платежей
Графики платежей хороши тем, что они дают наглядную картину о суммах, которые должны быть оплачены по договору. То есть никаких скрытых комиссий, дополнительных взносов, пени, и т.п. непредвиденных и неприятных сюрпризов при оплате по грамотно составленному графику платежей не будет.
Когда его делать
График оформляется после того, как договор между сторонами будет подписан. Информация о наличии графика и порядке его исполнения обязательно должна быть отражена в договоре в числе прочих его условий.
Каким он может быть
График платежей может быть строго установленным или гибким. В первом случае, даты прописываются в том порядке, который удобен обеим сторонам договора, согласовываются, утверждаются между ними, но любое отклонение от графика автоматически приводит к штрафным санкциям, которые также заранее указываются в договоре. Во втором случае – график зависит от поставок или предоставления услуг, то есть в течение определенного срока после того, как товар придет или услуга будет выполнена, деньги должны быть проплачены.
Допустимо ли изменять график по ходу дела
В случае, если заказчик или покупатель по каким-то обстоятельствам не успевает в нужное время провести оплату, почти всегда он может договориться о редактировании графика с исполнителем или поставщиком.
Это будет наиболее правильный и честный способ решения возникшей проблемы, который даст возможность избежать конфликтов и спорных ситуаций, доходящих порой до судебной инстанции.
Нужно ли отслеживать оплату
При заключении договора в организациях с обеих сторон назначаются лица, которые несут ответственность за его исполнение. Точно также эти же самые сотрудники должны следить за тем, чтобы график платежей выполнялся в полном объеме и своевременно. Кроме того, за исполнением графика платежей обычно следят специалисты отдела бухгалтерии. Такой подход позволяет избежать просрочек и проконтролировать, чтобы условия договора в этом пункте не нарушались.
Что будет, если нарушить график
За нарушение графика платежей могут последовать вполне конкретные санкции, которые обязательно должны быть упомянуты в договоре.
Без упоминания их применение будет неправомерно. В первую очередь это, конечно, пени и штрафы. Кроме того, при систематическом нарушении графика, договор может быть расторгнут в одностороннем порядке (в том числе и по суду).
Как сделать документ
График платежей делается в произвольном виде, поскольку унифицированного его образца на сегодняшний день нет. Однако, если на предприятии, представитель которого делает документ, есть свой шаблон, утвержденный в его учетной политике, использовать нужно именно его.
Особенности оформления
Как и формат документа, его оформление может быть свободным. Это обозначает то, что график можно нарисовать от руки или напечатать на компьютере, правда во втором случае его нужно будет обязательно распечатать. Для графика подойдет обычный лист бумаги или бланк с фирменными реквизитами и логотипом компании.
Графику, как дополнительному приложению к договору, следует присвоить отдельный номер. Информацию о нем надо занести в специальный учетный журнал, туда же, куда вносятся сведения обо всех заключенных договорах и приложениях к ним.
Делается документ в двух абсолютно одинаковых экземплярах, один из которых передается заказчику или покупателю, а второй остается у исполнителя.
Формировать график надо крайне внимательно, учитывая интересы обеих сторон и тщательно просчитывая все тонкости условий договора. Следует помнить о том, что если вдруг возникнет ситуация с задержкой оплаты, этот документ может стать частью доказательной базы, причем как с одной, так и с другой стороны.
Кто должен подписать
График должен быть подписан представителями с обеих сторон договорных отношений. Подписи должны поставить директора предприятий или лица, временно исполняющие их обязанности (о чем должно быть документальное подтверждение). Их автографы будут свидетельствовать о том, что график согласован между ними и обязателен к исполнению. Что касается печати, то ее следует проставлять только в том случае, если условие о ее использовании есть в нормативно-правовых актах организаций.
Образец графика платежей
Если перед вами встала задача по формированию графика платежей, с которым вы прежде никогда не сталкивались, посмотрите приведенный ниже пример и ознакомьтесь с комментариями к нему – на их основе вы без особых сложностей наверняка сделаете то, что вам требуется.
Первым делом надо сказать, что с точки зрения составления график не особенно труден и никаких особых знаний для его оформления не надо.
Платежный календарь в Excel
Автор: Антон Толкачев Эксперт-практик, консультант по методологии
ведения управленческого учёта
Платежный календарь в Excel
Автор: Антон Толкачев
Эксперт-практик, консультант по методологии
ведения управленческого учёта
Деньги – универсальный и, как следствие этой универсальности, ценнейший ресурс любого бизнеса. Задача управления деньгами всегда находится в фокусе предпринимателя (собственника и/или руководителя).
Одним из инструментов управления денежными потоками бизнеса является платежный календарь. Он обеспечивает руководителю организации прозрачность денежных потоков, подсвечивает источники доходов и расходов во времени. Читатель грамотно и объективно составленного платежного календаря всегда увидит надвигающийся кассовый разрыв и сможет своевременно среагировать и не допустить его возникновение.
Давайте разберемся в нюансах этой формы управленческого учета на примере платежного календаря в Excel вместе.
Что такое платежный календарь и какие проблемы он решает
Платежный календарь показывает момент осуществления расходов и получения доходов. Период отображения операций в платежном календаре зависит от вашего бизнеса и определяется циклом продаж: день, неделя, месяц. Планирование в платежном календаре может быть краткосрочным,оперативным или долгосрочным – стратегическим. Какой-то строгой формы не существует, поэтому календарь можно создавать как для бизнеса в целом, так и для отдельных проектов. Излишняя детализация не всегда эффективна.
У платежного календаря две основных взаимодополняющие задачи:
Компания производит расчеты ежедневно с разными контрагентами.При отгрузке продукции или оказании услуги оплата не всегда приходит сразу, поэтому важно контролировать оборачиваемость своей дебиторки и требовать расчет согласно условиям договора. Анализ потоков денежных средств позволяет оценить финансовые возможности компании и понять, есть ли возможность предоставить покупателю скидки или рассрочки платежей.
С помощью платежного календаря предприниматель может оптимизировать текущие денежные потоки, привлечь дополнительные средства или найти их внутри компании. Например, если одному из проектов не хватает денег, а на другом появился некоторый излишек, вы можете направить средства туда, где в них есть острая необходимость.
Рис. 1 Таблица “График платежей”
Этапы создания платежного календаря
При составлении платежного календаря опираются на методы финансового планирования и прогнозирования:
Первый шаг при планировании – сбор информации о предполагаемых затратах и сроках платежей со всех центров финансовой ответственности компании.
Второй – распределение данных в графике по затратам, проектам, статьям бюджета и плательщикам. Тут же необходимо проверить соответствует ли заявленная информация бюджету предприятия, ее возможные сроки оплат и экономическую обоснованность.
Третий шаг – рассчитываем остаток средств на начало и на конец периода.
Уже только эти простые шаги дадут вам представление о будущем финансовом состоянии бизнеса и подсветят кассовые разрывы.
Инструменты для составления платежного календаря
Рис. 2 Образец платежного календаря в сервисе управленческого учета «Управленка»
По мере зрелости процесса планирования в вашей компании вы однажды обнаружите, что платежный календарь не требует особых усилий для его составления, формируется естественным образом и является одним из ваших основных инструментов для оперативного планирования.
Как составить платежный календарь в Excel
Для составления платежного календаря в Excel не требуется специальное программное обеспечение и дополнительное обучение сотрудников. Все, что вам потребуется, – это усидчивость для кропотливого сбора информации о будущих расходах и поступлениях и минимальные навыки в Excel.
Таблица График платежей в Excel может содержать следующие данные:
Временной промежуток выбирается на ваше усмотрение. Таблица График платежей в Excel даст представление о движении денежных средств бизнеса.
Рис. 3 Таблица График платежей
Удобнее всего составлять платежный календарь на двух листах.
На Листе 2 будет таблица графика оплат поставщикам. Учет оплат в эксель формируется аналогично предыдущей таблице, но в него заносится только расходная часть.
Платежный календарь в Excel наиболее востребован при краткосрочном оперативном планировании. Обычно за период берется один квартал или календарный месяц, а информация о платежах и поступлениях разбивается на дни. Для того чтобы избежать просрочек в первую очередь вносим в таблицу информацию о налогах, процентах, платежах по кредиту и прочих обязательных выплат. Потом постепенно заполняем таблицу данными, полученными от руководителей центров финансовой ответственности.
Работа с платежным календарем требует внимательности и сосредоточенности. Искаженная информация в платежном календаре может привести к неверным управленческим решениям.
Преимущества и недостатки платежного календаря в Excel
Главные преимущества платежного календаря – простота использования и отсутствие необходимости установки дополнительных программных средств.
Но и недостатки тоже имеются:
Вряд ли кто-то сейчас сомневается в необходимости планирования денежных потоков бизнеса.
Любой даже самый простой по форме план платежей благоприятно влияет на деятельность компании:
Правильно проработанный платежный календарь – это механизм формирования внутренних ресурсов организации и комфортных источников финансирования. Он является удобным инструментов и стандартом для принятия управленческих решений и оперативного планирования.
Платежный календарь предприятия: зачем он нужен и как его составить
Представим ситуацию. Ваша компания занимается поставками сезонного оборудования. Недавно вы заключили успешную сделку с большим количеством нюансов по денежным поступлениям (например, вы работаете по индивидуальной программе лояльности, которая включает в себя разные расчеты по скидкам для клиента и т.п.). То есть текущие финансовые процессы требуют большого внимания и постоянного поддержания данных в актуальном виде. Упустив какую-то деталь, можно прийти, увы, к неприятным как для компании, так и для клиента последствиям.
Поэтому, чтобы работать с финансовыми процессами компании детализировано, учитывая все поступления, избегать кассовых разрывов и сохранять репутацию надёжного партнёра, мы советуем использовать платежный календарь предприятия.
Вопросы, рассмотренные в материале:
Отличия платежного календаря от бюджета движения денежных средств (БДДС)
Платежный календарь входит в систему бюджетирования, т.к. используется при планировании поступающих и расходуемых денежных средств.
В более общем виде данные статьи представлены в бюджете движения денежных средств (БДДС). То есть основным отличием платежного календаря является возможность внесения ежедневных правок с учетом актуальных сведений о фактическом наличии денег на счетах предприятия или в кассе.
Отметим, что во время подготовки платежного календаря расходы прогнозируются при помощи действующих договоров и первичных документов на оплату. А при прогнозе поступлений денег во внимание принимаются фактически совершенные отгрузки товара покупателям и кредитные средства, полученные по кредитным договорам. Поэтому данный документ обычно составляется на месяц.
Если вы хотите эффективно управлять денежными средствами, необходимо, чтобы платежный календарь устанавливал приоритетность выплат предприятия. Поясним: если недостаточно свободных ресурсов, в первую очередь погашают те обязательства, которые являются наиболее существенными для продолжения работы компании.
Преимущества платежного календаря для предприятия
Платежный календарь позволяет:
Работая с платежным календарем, вы:
Основная цель введения данного документа — создание графика денежных потоков на несколько рабочих дней — месяц.
Содержание платежного календаря бывает разным — все зависит от особенностей компании и потребностей работающих с данным документом специалистов. Но в нем обязательно должны учитываться поступления, выбытия, плановые остатки финансов.
Основные виды платежных календарей предприятия
Расскажем про наиболее популярные типы документов, с которыми вы можете работать.
Налоговый платежный календарь
В нем фиксируются осуществляемые в налоговые органы отчисления. В качестве даты уплаты обычно устанавливают последний день срока, выделенного на перечисление средств.
Календарь инкассации дебиторской задолженности
Все данные вносятся в документ в сроки, указанные в соглашениях с контрагентами. В качестве даты поступления денег используется дата зачисления на расчетный счет.
Календарь выдачи зарплаты
Используется в компаниях, работающих с многоступенчатым графиком выплаты зарплат.
Бюджет формирования производственных запасов
Сведения по данным платежам вносятся согласно планам закупок либо договорам, заключенным с контрагентами. Этот же документ должен содержать данные в случае выплаты долгов поставщикам.
Бюджет управленческих расходов
В него вносятся затраты на приобретение лицензий, оргтехники, то есть все, что не относится к внеоборотным активам, а также расходы на деловые поездки, почтовые отправления, прочие виды затрат, необходимые для управления компанией. Отметим, что сюда не входит оплата труда административно-управленческого персонала, она фиксируется в календаре выплат зарплаты. Сумму в этом случае устанавливает соответствующая смета, а сроки согласовываются со службами управления.
Бюджет реализации товара
Здесь предусмотрено два раздела: «График поступления платежей за реализованную продукцию» (вы получили оплату за проданный товар/услугу), а также «График расходов, обеспечивающих реализацию продукции» (например, затраты на транспортировку товара).
Какие данные нужны для составления платежного календаря
При разработке данного документа используется реальная информационная база денежных потоков предприятия. В нее должны входить такие сведения:
Как составить платежный календарь
Расскажем на конкретном примере о создании платежного календаря предприятия.
Компания «Х» ведет свою деятельность в нескольких крупных городах, поэтому может похвастаться обширной филиальной структурой. Руководство решило провести централизацию управленческого учета, чтобы обосновать перераспределение финансов между филиалами. В результате чего потребовалось изменить систему контроля движения денежных потоков.
Для этого были сделаны такие шаги:
Налажено поступление информации от региональных офисов при подготовке БДДС, балансировке поступлений и выплат. Получившийся образец платежного календаря предприятия вы видите ниже:
Нюансы составления платежного календаря предприятия
Реестр запланированных выплат является важной частью данного календаря. Обычно именно он идет на подпись финансовому или генеральному директору предприятия. Отметим, что в идеале в реестре платежей предусмотрены как стандартные колонки, например, дата составления заявки на платеж, номера счета и договора, наименование контрагента и сумма к оплате, так и ряд дополнительных полей. Последние могут помочь руководителю департамента казначейства (либо финансовому директору, если в компании отсутствует отдельная казначейская функция) сформировать платежный календарь.
Наибольшую сложность из всех описываемых задач, как показывает практика, представляет собой планирование объемов средств, поступающих в течение дня. Обычно действуют таким образом: запланированные в бюджете поступающие средства делят на количество рабочих дней, после чего результат заносят в платежный календарь. Таким образом получается входящий денежный поток одного дня. Это единственный вариант расчетов, если компания торгует в розницу без предварительных договоров.
Рекомендуется заблаговременно определить, какая часть запланированных к поступлению средств пойдет на оплату счетов. Обычно это делается на основе опыта работы или анализа движения финансов. Также стоит заранее определить в регламенте платежей страховой остаток средств на конец рабочего дня – этот показатель необходимо принимать во внимание при подготовке платежного календаря предприятия, даже простого.
Советуем включить в данный документ информацию о существующих невыбранных лимитах в рамках кредитных линий. Эти данные указывайте рядом со сведениями о входящих остатках. Тогда в платежном календаре будут как можно более полно представлены сведения о финансовых возможностях предприятия, а значит, у финансового директора появится возможность эффективнее использовать ресурсы.
Определение приоритетов, если нет денег для оплаты всех счетов.
Для более быстрого управления рекомендуется указывать в заявках приоритет платежа и срок оплаты по договору. С помощью этой информации финансовый директор единолично примет решение о том, выплату каких сумм можно временно отложить. В первую очередь компании стараются расправиться с долгами по заработной плате, перед бюджетом, банками. Далее в очереди следуют ключевые контрагенты, непосредственно влияющие на возможность продолжения работы компании, или договор с которыми предусматривает серьезные штрафы. И в конце вносятся все прочие платежи.
Вы почувствуете, насколько проще следить за неоплаченными заявками, если указывать факт исполнения/неисполнения. Также рекомендуется, помимо классического деления платежей по статьям, предусмотреть аналитику по контрагентам. В этом случае самым удобным инструментом является Excel – вам нужно только ввести дополнительный столбец с названием получателя. Вы получите возможность при необходимости видеть список дебиторов, которые ждут перечисления в ближайшее время.
Можно ли автоматизировать процесс работы с платежным календарем
Помните, что выбранная или уже используемая компанией программа платежного календаря должна давать такие возможности:
создавать заявки на оплату или реестры платежей;
формировать отчеты, которые дают возможность следить за исполнением платежей, выполнять нормы платежной системы, бюджетов движения денежных средств;
поддерживать контроль и согласование бюджетов, заявок на оплату, пр. – допустим, участники бизнес-процесса не видят заявки, утвержденные начальником соответствующего ЦФО и заявки на оплату, но сразу после утверждения заявка попадает на рассмотрение финансисту;
разграничить доступ к сведениям о финансовой деятельности по уровням ответственности в компании – каждый руководитель ЦФО должен видеть лишь собственные заявки и их исполнение.
Успешность внедрения и автоматизации платежного календаря зависит от того, насколько корректно и полно во время создания была продумана внутренняя структура процесса.
И, конечно, мы готовы вам в этом помочь. Отправьте заявку и наши эксперты вас проконсультируют.
Как выгодно использовать график платежей?
Если вы заключили крупную сделку купли-продажи, а средств оплатить товар сразу не достаточно, продавец предлагает кредит или рассрочку. Так контракт будет дополнен соответствующим пунктом, в котором оговорен график платежей до полного покрытия суммы покупки.
Кто осуществляет расчет графика платежей?
Прежде подписания документов, включающих долговые обязательства, вы можете произвести расчет графика платежей самостоятельно, однако это займет больше времени, чем при автоматическом подборе сумм кредитным калькулятором с учетом плавающей ставки.
Банковские служащие с удовольствие окажут данную услугу совершенно безвозмездно. Ведь при составлении графика платежей важно учесть все комиссии и вид кредита (с регрессирующей процентной ставкой или фиксированной).
Выбирайте, оговаривайте платеж:
Помните, во избежание штрафных санкций следует предусмотреть собственную платежеспособность на дату наступления взноса.
Как правильней составить график платежей?
Удобно, когда платеж приходится на день зарплаты, а не среди месяца, когда в кошельке пусто. Составить график платежей на определенную дату поможет любой кредитный эксперт.
Учтите, что срок действия кредита для каждой кредитной карты индивидуален. Если платеж будет совершен без карты, лучше перевести деньги за пару дней до наступления указанной даты, учитывая график работы банка, время совершения операционных трансфертов.
Оформляйте описанный платеж способами:
Для оплаты кредита, алиментов, квартплаты, можно выбрать услугу «Регулярный платеж», который позволяет автоматически списывать с расчетного счета сумму в пользу обозначенной организации или частного лица.
Как составить график платежей компании
Мнения специалистов об оптимизации процесса распределения платежей по счетам в отсутствие ERP-системы.
Мнения специалистов об оптимизации процесса распределения платежей по счетам в отсутствие ERP-системы.
1. Компания имеет высокую оборачиваемость денежных средств и большое количество платежей – до 20–30 в день.
2. Существует проблема нехватки денежных средств (на счетах меньше средств, чем это необходимо для оплаты выставленных счетов).
3. Перечень счетов к оплате поступает в финансовый отдел (до 100 платежных поручений, из которых 20–30 нужно оплатить «сегодня»), после чего возникает проблема определения приоритета платежей. Оперативные решения необходимо принимать по многим счетам различных подразделений.
4. Комплексная информационная система, которая позволила бы управлять платежами, не внедрена.
Ежедневно для составления графика платежей в компании проводились утренние планерки с участием линейных руководителей, финансового и генерального директоров. Однако такое положение вещей приводило к возникновению ряда проблем:
– пять самых высокооплачиваемых людей компании ежедневно тратили примерно полчаса, чтобы обсудить вопрос платежей;
– поскольку подразделения компании расположены не только в регионах России, но и за рубежом, возникали трудности, связанные с разницей во времени. По правилам компании, согласование платежей проходит с участием всех центров бизнеса, при этом максимальное отставание по времени между удаленными регионами составляет 3–4 часа. Кроме того, банковский день до недавнего времени заканчивался в 13:00, сейчас он продлен до 16:00, однако по валютным платежам действует ограничение до 11:00, при том что выписки по счетам поступают в 9:00. Это означает, что за два часа нужно принять решение по управлению своими валютными средствами;
– в обсуждении принимает участие не только топ-менеджмент компании, но и финансовый контролер холдинга.
Таким образом, необходимо примерно за час определить приоритеты платежей, согласовать их как внутри компании, так и с финансовым контролером и принять решение, из какого банка осуществить платежи.
Каким образом в отсутствие ERP-системы оптимизировать процесс распределения платежей по счетам?
Елена Белякова,
руководитель финансового отдела компании «Инмарко» (Новосибирск)
Компании, столкнувшейся с подобной проблемой, можно предложить следующий вариант ее решения:
– составить бюджет доходов и расходов на год и на текущий месяц. Если при составлении месячного бюджета выявлены кассовые разрывы, заранее предусмотреть источники привлечения овердрафтов;
– ежемесячно определять приоритет платежей на этапе утверждения бюджета доходов и расходов. Для нас приоритетны выплаты контрагентам, поставляющим ресурсы, необходимые для стабильной работы предприятия и которых можно лишиться в случае просрочки платежа (сырье для производства, ГСМ, электроэнергия). Также к приоритетным статьям расходов можно отнести выплаты по кредитам. Принимая решение по очередности оплаты счетов с одинаковым приоритетом платежа, нужно руководствоваться датой исполнения платежа по договору;
– возложить ответственность на начальника казначейства компании за принятие ежедневных решений по платежам в рамках утвержденного месячного бюджета;
– внедрить процедуру согласования месячного бюджета доходов и расходов с финансовым контролером и порекомендовать ему в течение месяца проводить выборочный контроль платежей. Ежедневный контроль оплат проводит бюджет-менеджер. Он проверяет визы, наличие договора, правильность указания кодов затрат, соответствие месячному бюджету.
Денис Шальнев,
руководитель отдела управленческих технологий АКГ «Развитие бизнес-систем» (Москва)
Чтобы оптимизировать процесс распределения платежей в компании, необходимо создать комиссию (в ее состав должны входить руководители подразделений и финансовый директор), которая будет планировать и утверждать объемы поступлений и расходования денежных средств на календарный месяц. Комиссия ежедекадно проводит корректировку платежного календаря. Менеджер по банковским операциям при составлении перечня выплат на день должен руководствоваться планом на месяц и приоритетом платежа. Для того чтобы определить приоритет платежа, необходимо выполнить следующие шаги.
Шаг 1. Статья расходов и ее статус. Приоритет платежа зависит от статьи расходов, к которой он относится, и ее статуса. Как правило, по статусу статьи делятся на три группы:
– защищенные счета, которые должны оплачиваться в первую очередь (например, расчеты с банками и налоговыми органами);
– условно-защищенные счета, которые должны оплачиваться во вторую очередь (например, затраты на покупку сырья и материалов для основного производства);
– незащищенные счета, которые оплачиваются в том случае, если все платежи по первой и второй группам исполнены (например, расходы, связанные с хозяйственными нуждами компании).
Шаг 2. Значимость контрагента для компании. Если компании предстоит оплатить несколько счетов, относящихся к одной и той же группе затрат, а доступных средств для этого не хватает, то следует руководствоваться значимостью контрагента. В первую очередь должны оплачиваться счета, выставленные «стратегическими» контрагентами (например, теми из них, которые представляют интерес для компании в плане долгосрочного сотрудничества).
Шаг 3. Статус договора. С одним контрагентом у компании может быть заключено несколько договоров. В условиях нехватки средств целесообразно определить приоритеты их исполнения, в соответствии с которыми будут оплачиваться выставленные счета.
Если в компании преобладает проектный подход к ведению бизнеса, можно поменять очередность исполнения второго и третьего шагов и на втором этапе определять статус проекта, а не договора.
Для того чтобы решения о приоритетности платежей принимались оперативно, в компании следует вести базу данных по акцептованным счетам к оплате. Информация о счете должна содержать следующие сведения:
– статья затрат, к которой относится платеж;
– контрагент;
– договор (проект);
– сумма платежа;
– предполагаемая дата платежа;
– указание на необходимость внеочередной оплаты и комментарии ответственного лица о том, что в силу чрезвычайных обстоятельств оплата счета должна быть произведена вне установленной системы критериев.
В компании следует также ввести регламент, устанавливающий ответственных и сроки принятия решений по акцепту поступающих счетов, последовательность действий при обработке данных по принятым счетам, порядок согласования платежей на день.
Александр Зайцев, заместитель директора департамента казначейских операций ОАО «Аэрофлот»
Решить проблему можно путем создания в компании системы краткосрочного финансового планирования. Руководствуясь условиями контрактов с клиентами и партнерами, а также статистикой движения денежных средств за предыдущие периоды, предприятие может с достаточной точностью прогнозировать свои ежедневные финансовые потоки на ближайший месяц. Крупным компаниям целесообразно разделить планирование расходов по центрам ответственности. Для составления ежемесячного платежного календаря финансовая служба получает информацию от снабженцев о планируемой оплате предстоящих закупок, от IT-департамента – о расходах на связь и обслуживание техники и т.д.
Таким образом, специалисты службы имеют возможность составить график платежей. Далее расходная часть платежного календаря сопоставляется с планируемым графиком поступлений денежных средств, и определяются дни, в которые возникает нехватка средств. Кассовые разрывы финансируются за счет использования банковских овердрафтов. В случае если невозможно привлечь внешнее финансирование, часть платежей переносится на другую дату. После этого возникает задача определения первоочередных счетов к оплате. В первую очередь следует рассчитаться с налоговыми и другими государственными органами, выплатить заработную плату сотрудникам и погасить долговые обязательства (по кредитам, векселям и т.п.).
По всем остальным контрагентам необходимо составить график платежей, в соответствии с которым в первую очередь оплачиваются те счета, просрочка оплаты которых ведет к наибольшим штрафным санкциям (например, штрафы за просрочку исполнения финансовых обязательств по договорам, заключенным с контрагентами). Перенося выплаты по тем или иным счетам, важно довести до сведения партнеров график оплаты их услуг в соответствии с платежным календарем компании, поскольку такое решение благотворно повлияет на взаимоотношения.
Подобная последовательность действий расчетного центра (финансовой службы) компании должна быть однозначно определена и утверждена ее руководителем, главным бухгалтером или финансовым контролером холдинга.
Ежедневные планерки с участием линейных руководителей, финансового и генерального директоров, посвященные составлению графика платежей, следует заменить еженедельным совещанием, на котором будет утверждаться платежный календарь компании на ближайшую неделю. Помимо этого потребуется ежемесячное совещание по утверждению кассового плана на предстоящий месяц. В экстренных случаях можно провести селекторное совещание.
Решение компании ООО «Воды Боржоми»
Чтобы решить проблему определения приоритетности платежей, в компании была разработана следующая процедура.
Шаг 1. Формирование реестра платежей
Руководитель соответствующего департамента визирует счет, определяет его приоритет, а также указывает крайний срок исполнения в соответствии с договором (критичную дату платежа). В компании нет строгой политики, на которую должен ориентироваться сотрудник при определении приоритета счета. Однако он принимает во внимание следующие факторы. Во-первых, наличие партнерских отношений с контрагентом. Иногда долгосрочное сотрудничество позволяет просрочить платеж без начисления пеней компании. Во-вторых, определяет статью расходов, к которой относится платеж. Выставленные счета по таким статьям, как налоги, заработная плата, долговые обязательства, погашаются в первую очередь.
Следующими по приоритету будут счета, относящиеся к основному виду деятельности. И в последнюю очередь оплачиваются услуги и приобретенные ресурсы, связанные с обеспечением вспомогательных бизнес-процессов. Например, если на предприятии заканчиваются упаковочные материалы, то становится невозможным осуществление продаж, то есть основной деятельности компании. Если же в офисе закончилось мыло, то компания без потерь может подождать один день, пока не будет оплачена его покупка.
Шаг 2. Проверка счета на соответствие бюджету и формирование списка платежей на день
После того как руководитель подразделения указал на счете приоритет платежа и критичную дату, счет передается финансовому директору для проверки на соответствие бюджету доходов и расходов на месяц.
От финансового директора счет поступает к менеджеру по банковским операциям, который заносит в таблицу, разработанную в компании (см. таблицу), данные по счету, а также сведения об остатках средств на счетах компании до 10:00. Если средств на счетах недостаточно, то менее приоритетные платежи с более поздней критичной датой полностью или частично переносятся на следующие дни. На подобную работу понадобится не более 15 минут.
В 10:15 по электронной почте сформированный реестр платежей на день отправляется руководителям подразделений, генеральному и финансовому директорам, а также финансовому контролеру. Подтверждение либо корректировки должны быть сделаны в течение 15 минут. По умолчанию считается, что согласие получено. Исключением является подтверждение от финансового контролера, получение которого является обязательным. В результате к 10:30 менеджер имеет согласованный план платежей.
Шаг 3. Понедельное планирование
Для планирования движения денежных средств на ближайшие недели неоплаченные счета, платежи по которым могут быть перенесены на пять дней и более, отражаются менеджером по банковским операциям как предстоящие выплаты ближайшего месяца в разбивке по неделям. Это позволяет ликвидировать кассовые разрывы в течение недели.
Данная процедура успешно применяется в ООО «Воды Боржоми» уже на протяжении пяти лет. Аналогичный подход можно реализовать, используя любые информационные системы, в том числе «1С», в которую для этого нужно дополнительно вводить счета на оплату и данные по банковским остаткам.
Однако то, что результаты работы менеджера по банковским операциям могут видеть все, кто заинтересован в оплате счетов (например, руководители департаментов), а также возможность своевременно внести изменения и сообщить об этом позволяют предотвратить появление практически любых ошибок.
Экономия от внедрения такой системы в компании составляет, по оценкам автора бизнес-кейса, примерно 25 тыс. долл. США в год благодаря тому, что топ-менеджеры тратят значительно меньше времени на решение повседневных вопросов осуществления платежей.
Остатки средств на расчетных счетах компании на начало