график погашения дебиторской задолженности образец
График платежей
Графики платежей сегодня используются во многих сферах бизнеса и предпринимательской деятельности. Чаще всего это, конечно, погашение задолженностей в банковских кредитных учреждениях. Однако и между организациями таким графики составляются не так уж и редко.
Что такое «график платежей»
Под термином «график платежей» скрываются даты, условия, суммы, которые заказчик или покупатель должен перевести исполнителю или поставщику за предоставленные услуги или выполненные работы.
График платежей может быть ежедневным, еженедельным, ежемесячным или произвольным. В нем обязательно оговаривается форма передачи денежных средств: посредством «налички» из рук в руки, через безналичные переводы, путем внесения в кассу, на депозит и т.д. График всегда составляется в виде таблицы и носит предварительный характер.
Как следует из самой сути документа – он не является самостоятельным бланком, а служит приложением к какому-либо договору: купли-продажи, аренды, займы и т.д. График подтверждает обязательства, возникшие у одного субъекта договорных отношений перед вторым, фиксируя их в письменном виде.
Зачем нужен график платежей
Роль документа довольно проста и при этом значительна: он не только фиксирует периоды и точные даты проплат, но и дисциплинирует стороны.
Исполнителя заставляет вовремя поставлять товары или услуги, заказчика – также своевременно их оплачивать.
Кроме того, часто график применяется в случаях, когда по договору проходят достаточно крупные денежные суммы, которые трудно выплатить единовременно. Рассрочка, оформляемая в виде графика платежей, позволяет решить эту проблему.
Плюсы графиков платежей
Графики платежей хороши тем, что они дают наглядную картину о суммах, которые должны быть оплачены по договору. То есть никаких скрытых комиссий, дополнительных взносов, пени, и т.п. непредвиденных и неприятных сюрпризов при оплате по грамотно составленному графику платежей не будет.
Когда его делать
График оформляется после того, как договор между сторонами будет подписан. Информация о наличии графика и порядке его исполнения обязательно должна быть отражена в договоре в числе прочих его условий.
Каким он может быть
График платежей может быть строго установленным или гибким. В первом случае, даты прописываются в том порядке, который удобен обеим сторонам договора, согласовываются, утверждаются между ними, но любое отклонение от графика автоматически приводит к штрафным санкциям, которые также заранее указываются в договоре. Во втором случае – график зависит от поставок или предоставления услуг, то есть в течение определенного срока после того, как товар придет или услуга будет выполнена, деньги должны быть проплачены.
Допустимо ли изменять график по ходу дела
В случае, если заказчик или покупатель по каким-то обстоятельствам не успевает в нужное время провести оплату, почти всегда он может договориться о редактировании графика с исполнителем или поставщиком.
Это будет наиболее правильный и честный способ решения возникшей проблемы, который даст возможность избежать конфликтов и спорных ситуаций, доходящих порой до судебной инстанции.
Нужно ли отслеживать оплату
При заключении договора в организациях с обеих сторон назначаются лица, которые несут ответственность за его исполнение. Точно также эти же самые сотрудники должны следить за тем, чтобы график платежей выполнялся в полном объеме и своевременно. Кроме того, за исполнением графика платежей обычно следят специалисты отдела бухгалтерии. Такой подход позволяет избежать просрочек и проконтролировать, чтобы условия договора в этом пункте не нарушались.
Что будет, если нарушить график
За нарушение графика платежей могут последовать вполне конкретные санкции, которые обязательно должны быть упомянуты в договоре.
Без упоминания их применение будет неправомерно. В первую очередь это, конечно, пени и штрафы. Кроме того, при систематическом нарушении графика, договор может быть расторгнут в одностороннем порядке (в том числе и по суду).
Как сделать документ
График платежей делается в произвольном виде, поскольку унифицированного его образца на сегодняшний день нет. Однако, если на предприятии, представитель которого делает документ, есть свой шаблон, утвержденный в его учетной политике, использовать нужно именно его.
Особенности оформления
Как и формат документа, его оформление может быть свободным. Это обозначает то, что график можно нарисовать от руки или напечатать на компьютере, правда во втором случае его нужно будет обязательно распечатать. Для графика подойдет обычный лист бумаги или бланк с фирменными реквизитами и логотипом компании.
Графику, как дополнительному приложению к договору, следует присвоить отдельный номер. Информацию о нем надо занести в специальный учетный журнал, туда же, куда вносятся сведения обо всех заключенных договорах и приложениях к ним.
Делается документ в двух абсолютно одинаковых экземплярах, один из которых передается заказчику или покупателю, а второй остается у исполнителя.
Формировать график надо крайне внимательно, учитывая интересы обеих сторон и тщательно просчитывая все тонкости условий договора. Следует помнить о том, что если вдруг возникнет ситуация с задержкой оплаты, этот документ может стать частью доказательной базы, причем как с одной, так и с другой стороны.
Кто должен подписать
График должен быть подписан представителями с обеих сторон договорных отношений. Подписи должны поставить директора предприятий или лица, временно исполняющие их обязанности (о чем должно быть документальное подтверждение). Их автографы будут свидетельствовать о том, что график согласован между ними и обязателен к исполнению. Что касается печати, то ее следует проставлять только в том случае, если условие о ее использовании есть в нормативно-правовых актах организаций.
Образец графика платежей
Если перед вами встала задача по формированию графика платежей, с которым вы прежде никогда не сталкивались, посмотрите приведенный ниже пример и ознакомьтесь с комментариями к нему – на их основе вы без особых сложностей наверняка сделаете то, что вам требуется.
Первым делом надо сказать, что с точки зрения составления график не особенно труден и никаких особых знаний для его оформления не надо.
Для чего составляется письмо о погашении дебиторки
Письмо о дебиторской задолженности — документ, который может применяться в деловой переписке между компанией, являющейся управомоченной стороной по договору, и хозяйствующим субъектом, который имеет статус обязанной стороны. При этом рассматриваемое письмо может составлять как первая, так и вторая сторона в зависимости от цели, с которой формируется документ.
Управомоченная сторона (чаще всего письмо составляет именно она) может формировать документ в целях:
В свою очередь, обязанная сторона может составить письмо о погашении дебиторской задолженности в целях:
Безусловно, это не исчерпывающий перечень целей, которые могут преследовать стороны правоотношений, обмениваясь подобными письмами. Но в практике деловых отношений данные цели можно отнести к наиболее актуальным.
Как учесть сомнительную дебиторскую задолженность в учете, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс:
Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.
И все же чаще всего рассматриваемое письмо направляется кредитором. Изучим, в какой структуре оно может быть представлено и какие формулировки в нем могут применяться.
Как выглядит образец письма о дебиторской задолженности и где его можно скачать
Письмо может состоять из следующих блоков:
1. Блока с основными реквизитами:
2. Текстового блока, отражающего факт установления правоотношений между составителем и получателем письма по договору (с указанием даты его подписания и номера).
3. Текстового блока, отражающего факт выполнения составителем письма своих обязанностей, например своевременной поставки тех или иных товаров и услуг на такую-то сумму. При этом в письме могут быть приведены реквизиты документов, подтверждающих это, например актов приемки, выполненных работ, накладных.
4. Текстового блока, отражающего факт невыполнения получателем письма своих обязательств в срок по соответствующему договору.
5. Текстового блока, отражающего пожелания или намерения управомоченной стороны. Например, это могут быть формулировки:
Здесь же следует обозначить крайние сроки получения ответа от обязанной стороны по письму или же осуществления данной стороной иных практических действий.
Письмо обычно подписывается генеральным директором компании-отправителя.
Скачать образец письма о погашении дебиторки вы можете на нашем портале.
Итоги
Составителем письма о дебиторской задолженности может быть как управомоченная сторона по договору (чаще всего), так и обязанная. В документе следует последовательно отразить сведения о юридических основаниях возникновения задолженности, а также корректно сформулировать пожелания и намерения относительно решения проблемы с имеющейся дебиторкой.
Узнать больше об особенностях работы с дебиторской задолженностью вы можете в статьях:
Рассчитайте график погашения задолженности
Укажите сумму своей задолженности
Ежемесячный платеж
Срок погашения в месяцах
Применить акцию прощения и списать от суммы долга:
Вы можете применить акцию и уменьшить сумму выплат. Срок выплаты при активации фиксируется. Чтобы узнать обо всех акциях, которые вам доступны, перейдите в Личный кабинет.
Если сумма задолженности превышает 500 000 рублей, пожалуйста, обратитесь в контакт-центр ЭОС для расчета индивидуального графика погашения задолженности.
Ваша задолженность со скидкой
График погашения задолженности
Сумма ежемесячного платежа
Последний платеж по графику составит 0 р.
Для активации графика платежей перейдите в Личный кабинет
Узнайте размер своей скидки
Специальные условия и скидки предусмотрены для всех, кто становится клиентом ЭОС. Примите участие в одной из акций или просто позвоните нам для уточнения индивидуальных условий погашения задолженности. Мы будем рады пойти навстречу для разрешения Вашей финансовой ситуации.
Действующие акции для клиентов ЭОС
Обращения на электронную почту мы принимаем и обрабатываем в штатном режиме. Направляйте письма и документы в электронном виде на адрес eos@oooeos.ru. Наши сотрудники готовы ответить Вам и принять документы онлайн.
Наш сайт использует файлы cookies. Используя наш сайт, Вы даете согласие на их использование. Вы можете отказаться от использования cookies, настроив необходимые параметры в своем браузере.
Согласие на обработку персональных данных
Настоящим в соответствии с требованиями Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 года свободно, своей волей и в своем интересе выражаю свое безусловное согласие на обработку в ООО «ЭОС», зарегистрированном в соответствии с законодательством РФ по адресу: 125009, Москва, ул. Тверская. д. 12, стр. 9, ОГРН 1077758117117, ИНН 7714704125 (далее «Оператор»), моих персональных данных, представленных в настоящем обращении и относящихся к перечисленным ниже категориям персональных данных:
— Фамилия;
— Имя;
— Отчество;
— Номер телефона;
— E-mail.
Я даю согласие на обработку персональных данных с целью обработки настоящего электронного обращения и предоставления информации о результатах его рассмотрения посредством электронной почты, телефонных обращений, sms-сообщений, направления почтовой корреспонденции.
Под обработкой персональных данных, на которую мной выражено согласие, следует понимать любое действие (операция) или совокупность действий (операций) в отношении моих персональных данных, необходимых для достижения указанной выше цели и совершаемых с использованием средств автоматизации и/или без использования таких средств, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
Настоящее согласие действует до момента достижения цели обработки персональных данных или в течение срока хранения персональных в соответствии с законодательством РФ.
Настоящее согласие может быть отозвано в любой момент по моему письменному заявлению.
Инструкция: готовим гарантийное письмо об оплате задолженности
Гарантийное письмо об оплате задолженности — это документ, подтверждающий намерение должника исполнить свои обязательства перед кредитором.
Зачем составляют гарантийное письмо
В деловом обороте нередки случаи, когда должник (заказчик, покупатель, арендатор и пр.) не имеет возможности выполнить обязательства в установленный законом или договором срок. О невозможности своевременного исполнения узнают как до момента возникновения долга, так и при начале просрочки исполнения обязательств.
Гарантийное письмо представляет собой важный элемент деловой переписки между предприятиями и дает гарантию оплаты после предварительного выполнения обязательств одной из сторон по сделке. Эта бумага является основанием для внесения в соглашение отсрочки или рассрочки платежей, а также реструктуризации, представляет способ обеспечения исполнения финансовых обязательств стороной по договору.
Такой документ не всегда гарантирует погашение долга: его пишут, заверяя контрагента о поставке товара в срок, о предоставлении помещения в аренду и пр.
Говоря об удостоверении погашения денежных обязательств, следует уточнить, что документ служит ответом на претензию кредитора либо самостоятельной просьбой должника о предоставлении рассрочки по денежному обязательству. При отсутствии необходимых документов (подписанных актов выполненных работ или оказанных услуг, товарных накладных и др.) оно подтверждает наличие договорных отношений и выступает доказательством признания долга должником.
Чтобы разрешить ситуацию по выплатам мирным путем, составляют обращение к кредитору с указанием графика погашения. Такой документ в случае неисполнения обязанности должника является доказательством в суде.
Как его правильно написать
Единого установленного образца гарантийного письма по оплате задолженности не существует, поскольку определения такого документа закон не содержит. В случае обнаружения невозможности исполнения обязательства либо после получения претензии от кредитора рекомендуем составить письменное обращение, касающееся сроков выплат. Имейте в виду: предоставляя такой документ, вы автоматически подтверждаете долг.
Придерживайтесь следующего алгоритма:
Документ не является основанием для возникновения обязанности у кредитора по предоставлению отсрочки (рассрочки). Он служит способом мирного (внесудебного) разрешения ситуации. Если кредитор согласен на отсрочку или рассрочку, рекомендуем заключить соответствующее дополнительное соглашение к договору или запросить письменный ответ, подтверждающий принятие графика или предоставление отсрочки (рассрочки).
Общий алгоритм работы с дебиторской задолженностью организации
Cправедливости ради следует отметить, что дебиторскую задолженность организации формируют и задолженности работников по денежным суммам, выданным в подотчет. Однако, как правило, эти суммы весьма незначительны – в сравнении с суммами, указанными в заключаемых договорах, и именно в силу малозначительности данных сумм эту составляющую дебиторской задолженности организации в настоящем исследовании мы рассматривать не будем.
Об актуальности рассматриваемой темы красноречиво свидетельствует тот факт, что вопросам возникновения дебиторской задолженности и возможностям ее взыскания в специальной литературе уделяется значительное внимание. И это внимание весьма оправданно. Практически каждый хозяйствующий субъект при осуществлении предпринимательской деятельности сталкивался с тем, что его партнеры в установленный срок не оплачивают отгруженные товары, выполненные работы или оказанные услуги. К сожалению, представляется возможным констатировать, что дебиторская задолженность стала, образно говоря, обычаем российского делового оборота.
Исходя из смысла нормативных актов, регламентирующих вопросы бухгалтерского учета, дебиторская задолженность является составной частью активов хозяйственных обществ, наряду с оборотными средствами, оборудованием, недвижимостью и т. д.
Применительно к определениям ст. 128 Гражданского кодекса РФ (далее – ГК РФ) дебиторская задолженность представляет собой один из объектов гражданских прав (а именно имущественного права).
Сразу необходимо оговорить, что отдельного законодательного или иного нормативного правового акта, который регламентировал бы порядок взыскания дебиторской задолженности, не существует. Поэтому многие организации, основываясь на своей практике или хозяйствующей практике своих контрагентов или партнеров по бизнесу, разрабатывают собственные локальные нормативные акты, целью которых является методологическое обеспечение процесса погашения дебиторской задолженности.
Анализ практики деятельности хозяйствующих субъектов в совокупности с анализом действующего законодательства и существующей судебной практики позволяет сформировать некоторый общий алгоритм работы по погашению существующей в организации дебиторской задолженности.
Условно работу с дебиторской задолженностью можно разделить на администрирование дебиторской задолженности и деятельность, направленную на ее ликвидацию.
Рассмотрим более подробно работу специалистов организации на каждом из обозначенных этапов работы по ликвидации возникшей дебиторской задолженности.
Администрирование дебиторской задолженности. Установление дебиторской задолженности
Общие правила работы по установлению и отражению в бухгалтерском учете дебиторской задолженности по расчетам с поставщиками, покупателями и подрядчиками и созданию резервов по сомнительным долгам закрепляются в Учетной политике организации.
Полагаю, что не следует дополнительно обосновывать тезис, что отражаемые в бухгалтерской (финансовой) отчетности организации показатели должны быть реальными. Именно обеспечение представления объективных данных является одной из задач, стоящих перед бухгалтерским подразделением хозяйствующего субъекта, для чего проводится периодическая инвентаризация задолженностей.
Напомню, требование о проведении инвентаризации содержится в ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете) и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденном приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н (далее – ПВБУ-34н). При этом результатом проведения инвентаризации является сопоставление фактического наличия соответствующих объектов контроля с данными регистров бухгалтерского учета. Иными словами, при проведении инвентаризации задолженностей бухгалтерским работникам организации необходимо убедиться в том, что отраженные в учете суммы дебиторской и кредиторской задолженностей подтверждены соответствующими первичными учетными документами: накладными, актами, платежными поручениями (например, на перечисление аванса), расходными кассовыми ордерами (например, на выдачу займа) и т. д. Поэтому задачу инвентаризационной комиссии в несколько упрощенном варианте можно сформулировать как проверку наличия документов, подтверждающих действительную величину каждой задолженности. Никаким другим способом выполнить требование ст. 11 Закона о бухгалтерском учете не получится, поскольку в соответствии с нормами ст. 10 Закона о бухгалтерском учете в регистрах бухгалтерского учета отражаются данные, содержащиеся в первичных учетных документах. Поэтому, если первичные документы отсутствуют, такую задолженность необходимо признать неподтвержденной, и, следовательно, в отношении ее можно говорить о том, что такой актив (или, иными словами, дебиторская задолженность) в учете существовать не может и должен быть списан в установленном порядке.
При этом представляется необходимым отметить, что в соответствии с положениями ч. 1 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичными учетными документами оформляются факты хозяйственной жизни. Одновременно п. 8 ст. 3 этого же законодательного акта установлено, что фактами хозяйственной деятельности организации являются сделки, события, операции, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. Совокупное рассмотрение приведенных норм позволяет сделать вывод о том, что столь популярный в бухгалтерской среде акт сверки расчетов не является первичным учетным документом, на основании которого могут быть сделаны записи в бухгалтерском учете организации. Следовательно, сверка расчетов с дебиторами и кредиторами по сути своей и своему статусу не является частью инвентаризации (исключение составляют сверки расчетов с бюджетом и банками, обязательность проведения которых предусмотрена п. 74 ПВБУ-34н), и в бухгалтерской (финансовой) отчетности хозяйствующего субъекта должны быть отражены только те суммы задолженностей, которые, по мнению конкретной организации, являются правильными (т. е. безусловно подтвержденными имеющимися первичными учетными документами).
При этом обращает на себя внимание то, что формулировка п. 73 ПВБУ34н позволяет сделать вывод о том, что в учетных документах контрагентов суммы задолженностей могут и не совпадать, поскольку расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются каждой стороной в своей бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из своих бухгалтерских записей, признаваемых ею правильными (т. е. документально подтвержденными).
Специалистами признается, что отсутствие требования о наличии актов сверки в качестве основных первичных учетных документов вовсе не означает, что от их составления можно вообще отказаться. Специалистами отмечается, что проводить сверку расчетов с контрагентами целесообразно, ведь эта процедура помогает выявить допущенные при ведении бухгалтерского учета ошибки и неточности. Тем не менее, как уже отмечалось ранее, делать записи на счетах учета, исправляя выявленные ошибки, бухгалтер будет не на основании акта проведенной сверки, а на основании первичных учетных документов.
Следует обратить внимание и на то, что в Рекомендациях аудиторским организациям, индивидуальным аудиторам, аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности организаций, приведенных в письме Минфина России от 09.01.2013 № 07-02-18/01, Минфин России, сославшись на п. 27 ПВБУ-34н, обратил внимание аудиторов на то, что для целей составления бухгалтерской (финансовой) отчетности инвентаризация имущества может проводиться на любую дату, начиная с 1 октября и позднее, а вот инвентаризация обязательств (в ходе которой и выявляются задолженности) должна проводиться по состоянию на 31 декабря включительно. В связи с этим понятно, что итоговые документы, связанные с проведением инвентаризации, могут быть датированы годом, следующим за годом образовавшихся задолженностей. Тем не менее выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета отражаются в бухгалтерском (финансовом) учете организации в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация. Такой подход предусмотрен в ч. 4 ст. 11 Закона о бухгалтерском учете.
Специалистами в то же самое время отмечается, что в реальной деятельности по администрированию дебиторской задолженности не следует ограничиваться только установленными обязательными инвентаризациями. В целях обеспечения внутреннего контроля инвентаризацию обязательств рекомендуют проводить не реже одного раза в полугодие, а еще лучше – ежеквартально.
