график совещаний образец на неделю

Бумажные планеры на день, неделю, месяц и год вперед! Или не бумажные.

Работать в планерах очень просто, а главное — по-настоящему продуктивно. При помощи этих инструментов вы можете спланировать:

Именно благодаря этому уникальному инструменту планинга в мире существует большое количество успешных людей; многие из них неоднократно подтверждали, что грамотное планирование — один из залогов их успеха. Так стоит ли игнорировать эти замечания? Или все же быть разумными и взять совет на вооружение?

Мы преследуем вторую цель — хочется добиваться большего за меньшее время. И именно на это направлен тайм менеджмент и главная его составляющая — планирование.

Основные постулаты планирования

Прежде чем приступить к самому планированию, вам необходимо уяснить несколько четких и безоговорочных правил работы с вашим временем:

Соблюдайте баланс между этими всеми правилами, и тогда уже завтра вы почувствуете, как становится легче работать со своим рабочим (да и личным) временем. Кстати, успешные люди планируют всё, включая и отдых. Попробуйте! Для этого нам нужно только одно — распечатать шаблон планера.

Распечатать шаблон планера на день

Начать учиться планированию можно с дневного расписания. Попробуйте составить список дел с разбивкой по часам на завтрашний день: для этого выпишите все свои задачи на завтра, а затем занесите на соответствующий час с нужными пометками.

Так, у вас на руках окажется полноценный ежедневник на день размером A4. Оне не занимает много места в сумке, и всегда помогает сориентироваться по встречам и другим делам буквально за пару секунд.

Вот так выглядит шаблон планера на день:

Стильный и минималистичный шаблон подойдет всем новичкам планирования. Для работы по этому планеру мы рекомендуем воспользоваться техникой тайм менеджмента Pomodoro: чередуйте 25- и 5-минутные периоды времени, выделяя 25 на работу, а 5 — на отдых. После четырех таких чередований вам необходимо взять длинную паузу на 10 минут. Подробнее о методике смотрите видео чуть ниже:

Хотите этот печатный шаблон? Жмите на кнопку «Скачать шаблон»:

Распечатать шаблон планера на неделю

Ну что, мы научились азам планирования, время расширять свои возможности. На сей раз мы попробуем спланировать всю предстоящую неделю разом. Да, это трудно, не спорим, однако навык весьма полезный и нужный.

Вообще мы бы рекомендовали положить рядом с шаблоном планера на неделю кусок бумаги и выписать все основные дела на предстоящие 7 дней. Прямо подряд без их разбивки по дням. Затем определите, какие из этих дел являются срочными и важными и постарайтесь избавиться от них сразу. Они контрпродуктивны, о чем говорят многие эксперты тайм менеджмента уже на протяжении 100 и более лет.

Кстати, распределение ваших задач по таким параметрам очень грамотно реализовано в инструменте тайм менеджмента “Матрица Эйзенхауэра”. Не буду сильно распинаться об этой методике — лучше почитайте о ней отдельно по этой ссылке.

Вот так выглядит шаблон для печати планера на неделю:

Скачайте его в формате Microsoft Word или PDF. Если вам необходимо поместить планер на бумагу размером A5, то выберите соответствующий параметр при настройке печати.

Хотите этот печатный шаблон? Жмите на кнопку «Скачать шаблон»:

Распечатать шаблон планера на месяц

Ваш месяц состоит из дней и недель. И раз уж мы научились планировать оба этих временных промежутка, то почему бы не замахнуться на целый месяц? Тем более, что для этого у нас есть замечательный шаблон планера на целый месяц, распечатать который можно в 2 клика.

Внесите в этот планер все дни недели, название месяца и коротко основные дела на каждый из дней. Вообще, если у вас достаточно много задач на каждый день, то рекомендуем больше внимания уделять именно ежедневному планированию. Список дел на месяц — удел тех, кто находится на стабильности и может предсказать последующие 30 дней.

Вот так выглядит шаблон планера на месяц:

Т.е. этот планер больше подойдет для наглядности ваших постоянных дел. Если вы с уверенностью можете сказать, что через 3 недели будете заниматься определенным пулом задач — скачивайте и печатайте его без сомнения.

Хотите этот печатный шаблон? Жмите на кнопку «Скачать шаблон»:

Распечатать шаблон планера на 2021 год

А вот этот вид планера уже представляется больше как календарь, нежели чем качественный инструмент планирования. Вам предстоит расписать каждый месяц — рекомендуем начать с дней рождений, а затем уже перейти к повторяющимся задачам. Этот вид планера включает в себя 12 копий ежемесячных расписаний, каждая из которых предназначена на конкретный месяц.

Кстати, для годового планирования мы все же рекомендуем уже использовать специальную программу для тайм менеджмента. Так. например, в ЛидерТаске вы можете внести все свои дела в один список “Неразобранное”, а уже оттуда раскидывать их по дням, неделям, месяцам и годам вперед.

В ЛидерТаске вы также можете работать при помощи различных методик управления своим временем, тем самым сэкономив кучу времени на подсчеты и расчеты при выборе в пользу письменных вариантов. В Маркете сервиса вы сможете найти такие инструменты, как:

Но если вы все-таки хотите именно распечатать шаблон планера на 2021 год, то нажмите на кнопку ниже. Вас ждет архив из 12 месячных шаблонов.

Итак, мы рассмотрели все варианты ежедневников и планеров для печати и дальнейшего применения их в вашей работе. Мы давно уже отказались от печатных вариантов, ибо планирование и быстрые правки — удобнее всего осуществимы в программе ЛидерТаск.

Попробуйте и вы составлять списки дел в ЛидерТаске:

Источник

Планирование совещаний

Предыдущую публикацию по тематике эффективных совещаний смотрите здесь.

Если правильно провести организационный этап, то опорная сетка (график, или план) совещаний будет одним из результатов работ на этом этапе. График совещаний можно рассматривать также как план коммуникаций группы участников совещаний, необходимый не только для выработки решений, но и для взаимодействия сотрудников друг с другом. Планирование совещаний дает компании (подразделению, группе) значительные преимущества, позволяющие:

1. Резервировать время для подготовки к совещаниям

2. Учитывать эти мероприятия в личном графике

3. Участникам влиять на повестку дня, заблаговременно предлагая свои вопросы

4. Не допускать накладок в случае нескольких совещаний

5. Скоординировать совещания с другими управленческими мероприятиями

6. Более качественно и без авралов готовить вопросы совещаний

7. Намечать встречи с коллегами для обсуждения профессиональных вопросов

8. Не отрывать сотрудников от работ для срочной подготовки начальника к совещаниям

Планирование придает дополнительную устойчивость совещательным процессам, поскольку заранее, на месяц, квартал, а то и год, позволяет ознакомить всех с планами и дать время для учета этих мероприятий в работе сотрудников компании.

Наличие план – графика совещаний верхнего уровня, например, у руководства компании, позволит составить и подстроить к этому графику совещания, проводимые на подчиненных уровнях, и сделать, тем самым, все совещательные процессы обозримыми и просматриваемыми, избегая ненужных сюрпризов и неожиданностей в личном и корпоративном плане работ.

Следует избегать ситуации с переносами совещаний, будет лучше не рассматривать отдельные вопросы, по которым нет должной готовности, чем отменять совещание по этой причине, или откладывать его вследствие отсутствия докладчика или даже руководителя (совещание проведет его заместитель).

Надо придать достаточный вес служебным совещаниям. Не приспосабливать расписание совещаний к возможностям и настроениям руководителя и участников, передвигая их в угоду привходящим обстоятельствам, а зафиксировать, путем договоренностей, незыблемые регулярные точки проведения совещаний на производственном календаре и строго выдерживать их. В этих условиях спрос с участников за качественную подготовку к совещаниям должен быть серьезно усилен.

Генеральный директор компании «Автоматизация менеджмента»

Источник

План проведения совещания

План проведения совещаний

1. Проговаривание процедуры.

1.1. Выбор лидера (ведущего совещания).

1.2. Установление регламента:

• распределение ролей (ответственности и функций).

2. Выяснение и прояснение ситуации.

2.1. Выяснение мнения каждого:

• обсуждение эмоционального отношения;

2.2. Постановка цели.

3. Принятие решения.

3.1. Выработка стратегии достижения цели:

• сбор идей (генерация идей);

• критика и выбор оптимальных идей (от 3 до 7);

• комбинирование идей и разработка стратегии;

• проверка стратегий «на вшивость».

3.2. Проработка тактики:

• выяснение средств реализации стратегии;

• возможные замены недостающих средств;

• последовательность средств, действий;

• распределение тем между участниками;

• обсуждение целой концепции.

3.3. Распределение обязанностей и ответственности:

• кто за что отвечает/ что выполняет;

• «заделка дыр» — что, чем, кто и как.

4. Завершение совещания.

4.1. Подведение итогов, резюме.

4.2. Ответы на возражения.

4.3. Благодарность участникам.

4.4. Договор о следующем контакте.

От себя добавлю, что совещания с присутствием большого числа людей у меня вызывают образ такого развесистого многолетнего дуба. Каждый участник сове­щания уводит группу по какой-то ветви вправо или влево, вверх или вниз и красиво машет там зелеными листочками! Участники следуют за ним либо склоняют колле­гу в свою сторону. Если никто не будет вести совещание или если роль ведущего будет очень слабо выраженной, мы, пока не набегаемся по веткам и не устанем, процесс не завершим.

Ведущему совещание необходимо уметь противостоять манипулированию как со стороны отдельного участника совещания, так и со стороны коллективного большинства. Он должен помогать этому «большинству» выходить из состояния гипноза и эйфории, в которое вводят его отдельные технически подкованные и обученные эмоциональному лидерству или навыкам публичного выступления ора­торы, вовремя устранять «эффект толпы» и не допускать принятия важных управ­ленческих решений путем простого голосования.

Попросту говоря, председатель совещания должен быть трезв (в переносном смысле слова — тоже), рассудителен, скептичен, внешне нейтрален (собственные решения нужно уметь отстаивать, проводя их через третьих лиц), быть «здесь и сейчас» каждую минуту, удерживать в голове цель. Кроме того, он должен четко следить за регламентом, буквально расписывая его по минутам. Например, вы хотите уложиться в 60 минут. Рационально подойдите к размышлению о том, сколь­ко вопросов вы можете включить в повестку дня с учетом особенностей обсуждения в вашей компании (насколько бурно или долго у вас это происходит?). Уменьшите количество вопросов или увеличьте время совещания (лучше первое). Далее рас­пишите по минутам: сколько минут на выступления (посчитайте, сколько человек должно выступить), сколько на вопросы и прения (учтите, что реально попросят больше). После этого разошлите всем предполагаемый регламент и попросите каждого уложиться в предоставленное количество минут! Теперь, когда вы начали совещание, вам остается только жестко контролировать заданный алгоритм. Не жалейте людей! Стойте на своем! Прерывайте всех, кто:

■ не придерживается регламента;

■ тратит ваше время впустую;

■ использует чужое время в своих целях;

■ прибегает к длинным отступлениям, вводит предысторию, рассказывает анекдоты или случаи из жизни.

Если для серьезного доклада времени реально человеку не хватило, тем не менее прервите его и спросите, будет ли он еще брать время для завершения вы­ступления, так как, мол, «ваше время истекло!». Заодно сообщите всем, что выде-

Глава 2. Эффективные руководители — лучшие коммуникаторы

ление дополнительного времени сейчас продлит совещание на столько-то минут. Тогда, даже если вы выделите время данному участнику совещания, в будущем при подготовке собственного доклада он уделит вашим требованиям регламента боль­ше внимания.

На некоторых совещаниях присутствуют учредители, акционеры или генераль­ный директор, мало участвующие в совещании, но как правило, обладающие правами свадебных генералов. Важно помнить, что они имеют право вмешиваться в любой момент, на то они и хозяева! Но ведущий совещания тем не менее несет ответственность за то, чтобы регламент соблюдался. Он может заранее ознакомить владельцев с планируемым регламентом. Далее спросить у них, какие выступления для них особенно важны, где они думают, понадобится больше времени в том чис­ле им самим, для комментариев. Такой подход будет проявлением уважения и к этим людям, и к бизнес-процессу совещания. Далее по ходу реального совещания вы уже будете контролировать оговоренный регламент, и тут вам понадобятся навыки доброжелательного, бесконфликтного управления дискуссией. Примерно такие фразы вам помогут: «Большое спасибо, Семен Иванович (учредителю)! Эти заме­чания сейчас очень кстати. Как вы смотрите на то, чтобы перейти к следующему вопросу?»

90% успеха совещания — в успехе действий председательствующего. И кто бы ни присутствовал на вашем совещании в качестве свадебного генерала, ответ­ственность за результат лежит только на вас.

Проверьте себя: обладаете ли качествами ведущего совещания вы? Как часто вы думаете (размышляете), а как часто эмоционально реагируете, не задумываясь?

>Как правильно составить повестку дня собрания

Пять базовых вопросов повестки дня

Хорошо составленная повестка дня отвечает на пять базовых вопросов о собрании. На первые четыре ответить достаточно просто, а пятый вопрос может оказаться трудным. Вот эти вопросы.

1. Какая группа вовлечена в совещание? Как называется участвующая группа или команда? Этот пункт следует пояснить в самом начале повестки дня, например:

Название группы объясняет, кто должен присутствовать на совещании, а кто нет. При таком подходе специалисты, которые должны были прийти, но не явились, не смогут сказать: «Я не знал, что мне нужно присутствовать», а участники, которые ничем не смогут помочь на совещании, не будут отвлекать остальных.

2. Когда состоится собрание? — Дата и время. Когда будет проходить совещание, в котором часу начнется и когда должно закончиться? Если этого пункта не будет, участники не явятся вовремя, собрание затянется и рабочий график нарушится.

3. Каковы цель и смысл собрания? Зачем мы встречаемся? Каков общий смысл собрания и чего мы должны достичь? У совещания может быть несколько целей, но если нет ни одной, то встреча теряет всякий смысл.

4. Какие темы мы должны рассмотреть? Каким темам, вопросам или проблемам посвящено собрание? Перечислите их в повестке дня в том порядке, в каком они будут рассматриваться. Кроме тем, включите в повестку введение и резюме, которые помогут вам начать собрание и закончить его подведением итогов.

5. Какие процессы будут применяться для рассмотрения каждой темы? Процесс описывает, как группа будет решать каждый вопрос от начала и до конца, и состоит из двух элементов:

Чтобы проиллюстрировать процесс обсуждения, рассмотрим пример. Предположим, ваша команда работает над проблемой в сфере обслуживания клиентов. Часть сегодняшнего собрания посвящена поиску решения этой проблемы. Эта часть повестки дня может выглядеть таким образом.

Проблема с обслуживанием клиентов

Пересмотр проблемы

Разработка решения

Первичное обсуждение идей

Оценка идей

Движение к решению проблемы

Как видите, в процессе решения проблем группа получает ответы на вопросы «Что? Как? и Кто?» То есть «Над чем мы работаем, как мы будем работать и кто будет участвовать на каждом этапе». Четкий план действий помогает участникам сфокусировать свое внимание на значимой теме и позволяет высказаться всем заинтересованным лицам.

Возможно, вам захочется сделать пять названных пунктов повестки дня еще более структурированными. Если вы чувствуете, что нужно повысить дисциплину и активность участников, можно использовать инструменты из следующего перечня.

Специальная тема. Иногда совещания можно посвящать особым темам. В этом случае укажите данную тему сразу после названия группы участников.

Место проведения собрания. Когда команда все время проводит собрания в разных местах, необходимо сообщить, где именно будет проходить данное совещание.

Имена участников. Имена участников нужно указывать, если встречается относительно молодая команда, многофункциональная команда либо в совещании будет участвовать консультант со стороны или представитель руководства.

Количество времени, отведенное для каждой темы. Ограничение времени для каждого вопроса помогает команде не терять фокус внимания и не отвлекаться на досужие рассуждения. Это не означает, что нужно прерывать продуктивное обсуждение только потому, что исчерпано время. Используйте планирование времени для собраний, посвященных обзору деятельности команды. Планирование времени позволит вам избежать ситуации, когда повестка дня перегружена вопросами для обсуждения, на добрую половину которых не остается времени.

Время на перерывы. Каждое собрание продолжительностью больше двух часов должно включать время на перерыв, иначе участники начнут постоянно отвлекаться и периодически будут выбегать из комнаты «на перекур».

Желаемые результаты. Эта часть повестки дня описывает, какие решения нужно выработать во время совещания и какие другие результаты получить.

Подготовка участников. Практика показывает, что очень полезно напоминать членам команды, что именно они должны подготовить для продуктивного участия в совещании или что из запланированного на прошлом собрании они должны были сделать к настоящему времени.

Пункт «Оценка собрания» можно ввести, если команда молодая и только начинает привыкать к трудовой дисциплине. Оценка поможет повысить индивидуальную и групповую ответственность. По окончании собрания ваша команда может по пунктам оценить его эффективность. В оцениваемые параметры можно включить соответствие регламенту, качество и уровень участия каждого, качество фасилитации, сфокусированность на теме собрания и прочее.

ПЗ № 45. Составление плана проведения делового совещания.

Задание. Подготовить план проведения совещания о внедрении новой системы стимулирования в структурном подразделении.

. В настоящее время имеют место отклонения в работе сотрудников от требований технологии, качества выпускаемой продукции и соблюдения сроков выполнения заданий. В результате убытки увеличиваются.

Выручка от реализации

Фонд оплаты труда в % к выручке

Основная причина этого факта – отсутствие моральных и в особенности материальных стимулов соблюдения правил технологии производства, контроля качества продукции и своевременного выполнения заданий. Руководство предложило внедрить новую систему стимулирования качественной работы сотрудников. С этой целью сотрудникам было предложено изучить 2 методики стимулирования.

1.Методика оценки качества работы сотрудников с помощью балльной системы и индивидуальное премирование работников в зависимости от суммы полученных в течение месяца баллов. Для всех рабочих мест разрабатывается система показателей качества продукции. С 20-го числа текущего месяца по 20 число последующего проводится 5 проверок каждого сотрудника. Выполнение показателя качества – 1 балл, невыполнение – 0 баллов. Сумма баллов равна произведению количества показателей на количество баллов, набранных работником в течение 5 проверок каждого показателя. С помощью коэффициентов от 0 до 1 учитывается значимость показателя качества. Для каждого сотрудника руководитель ведет и хранит контрольный лист на месяц.

2. Методика установления гарантированного оклада (независимо от результатов хозяйственной деятельности) и получение премии и надбавки в зависимости от фактической величины выручки от реализации продукции по формулам:

где Рф – фактическая величина выручки за месяц;

К – коэффициент начисления заработной платы (например, 8 % к выручке от реализации продукции);

Окл. – сумма окладов работников;

Пр. – сумма премий работников, например, 20% к должностному окладу.

Надбавки работникам выплачивают, если подразделение заработало денег больше, чем необходимо для выплаты зарплаты и премий по формуле:

Н = Рф * К – (Окл. + Пр.), (2)

Н – сумм надбавок, подлежащих выплате.

Для решения вопроса, какую систему стимулирования применить в структурном подразделении, необходимо провести совещание. Для этого надо составить план совещания, продумав элементы совещания, время каждого элемента и назначить ответственных работников за выполнение.

>План делового совещания

Особенности плана деловых совещаний

Деловое совещание представляет собой форму организации делового общения нескольких участников посредством обмена информацией с целью принятия коллективных управленческих решений.

Целью осуществления совещания является изменение деятельности персонала в определенном направлении посредством коммуникации, с постановкой конкретных задач и заданными результатами.

Подготовка программы разнообразных видов совещаний зависит от их типа, поставленных задач и комплекса решаемых вопросов в его процессе.

При составлении плана совещания в первую очередь формируется повестка дня, разработка которой происходит исходя из темы и задач этого совещания. В повестке обозначаются основной докладчик и содокладчики, время проведения и место заседания. Далее определяется основной состав участников и происходит рассылка приглашений в соответствующей форме.

При подготовке делового совещания разрабатывается регламент, предусматривающий все процедуры и элементы с обозначением их сроков.

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

При составлении плана совещания в первую очередь необходима постановка вопросов, которые являются актуальными для большинства приглашенных (менеджеры, специалисты, служащие, рабочие). Вопросы принято ранжировать в соответствии со степенью сложности от более объемных и сложных и к более простым.

При планировании совещания в повестке дня указываются вопросы, которые будут выноситься на совещании, фамилии, инициалы и должность лиц, докладывающих тот или иной вопрос.

Состав участников и его формирование

Вторым этапом в процессе планирования совещания является определение состава (списка) участников, которые непосредственно заинтересованы в решаемых вопросах или обладают знаниями по рассматриваемым темам.

Существуют некоторые правила для подготовки и проведения совещаний, которые могут повысить его эффективность:

Источник

Как создать шаблон расписания в Excel за минуты

Расписание – важная часть нашей жизни. С помощью расписаний мы не только распределяем наше время, но и уменьшаем стресс, оцениваем наш прогресс в выполнении работы и готовим себя к непредвиденным событиям.

Не важно, создаете ли вы список дел или планируете мероприятие. Чем бы вы ни занимались, расписание поможет следовать намеченным целям и не упускать ничего из виду.

Шаблон – самый простой способ создания расписания. В этой статье вы найдёте описание самых лучших шаблонов расписания на день, неделю и месяц в Excel, а также пошаговые инструкции по поиску подходящих для ваших задач шаблонов и их индивидуальной настройки.

Вы также узнаете, как использовать шаблон расписания в Smartsheet, инструменте для управления работой на основе электронных таблиц, который позволяет создавать расписания быстрее, чем в Excel, предлагая при этом больше параметров форматирования и возможностей сотрудничества.

Загрузите шаблон расписания на день, неделю или месяц в Excel

В Excel можно найти большое количество шаблонов расписаний, включая расписания на месяц, неделю и расписания с заметками. Эти шаблоны уже содержат форматирование, так что вам нужно лишь добавить в них свои данные.

Как же узнать, какой из доступных шаблонов расписаний самый простой в использовании? Мы уже просмотрели существующие шаблоны и нашли самые лучшие шаблоны расписания на день, неделю и месяц в Excel.

Узнайте, как повысить производительность с помощью Smartsheet

Посмотрите демонстрационный ролик, чтобы узнать, как эффективно управлять своими командами, проектами и процессами в режиме реального времени в Smartsheet.

Шаблон расписания на неделю в Excel

В шаблоне расписания на неделю в Excel каждый день разбит на утро, день и вечер, поэтому вы сможете настроить размеры необходимого для каждой из этих частей места.

Основные способы использования:

Шаблон расписания на день в Excel

Шаблон расписания на день обычно охватывает также субботу и воскресенье и включает длительность в часах с 30-минутными интервалами. Такой тип расписания предлагает наиболее детализированное представление, позволяя вам отслеживать даже самые мелкие задачи в течение дня.

Основные способы использования:

Шаблон расписания на месяц в Excel

Шаблон расписания на месяц предлагает очень подробную детализацию целого месяца. Каждому из 12 месяцев в 2016 году отведена отдельная вкладка файла Excel.

Основные способы использования:

Шаблоны расписаний на неделю в Smartsheet

Эти шаблоны расписания на неделю охватывают все 7 дней недели, с понедельника по воскресенье. Многие шаблоны используют иерархии для организации информации, содержащие дочерние строки, которые вы можете свернуть или развернуть, чтобы спрятать или отобразить нужные даты или задачи.

Все эти шаблоны подчёркивают функции Smartsheet по организации сотрудничества. Например, в расписании занятий на неделю вы можете выбрать цветовой код для занятий, так что вы сможете быстро визуально представить ваше расписание на неделю. В шаблоне планировщика обедов вы можете добавлять ссылки на любимые рецепты для быстроты доступа, а в расписании уборки дома на неделю, вы можете назначать домашние дела определённым людям, чтобы всей семье было чем заняться.

Шаблоны расписания на день в Smartsheet

Расписания на неделю в Smartsheet разбиты на 30-минутные интервалы в промежутке от 7:00 до 21:00. Если вам нужно расписание, охватывающее больший или меньший промежуток времени, просто кликните правой кнопкой мыши по ячейке и выберите «Удалить строку» или «Вставить строку». Используйте символы (звёзды) в списке дел к выполнению на день, чтобы назначать приоритет и устанавливать напоминания для ежедневных встреч, собраний и рабочих задач, чтобы никогда ничего не упускать из виду.

Шаблоны расписания на месяц в Smartsheet

Эти шаблоны включают в себя все месяцы 2016 года, и вы сможете сами определять, сколько места вы хотите отвести для каждого месяца путём добавления или удаления строк. Если вы хотите изменить какую-либо дату в расписании (например, вам нужно изменить год), просто введите первые несколько дат вручную, затем выделите эти ячейки и перетащите правый нижний угол выделенной группы ячеек вниз для автоматического заполнения.

Добавляйте обсуждения непосредственно в шаблон расписания проекта, чтобы разгрузить ваш ящик электронной почты, автоматически создавайте динамичные диаграммы Ганта и используйте символы, чтобы быстро сообщать о текущем статусе, приоритете и прогрессе.

Какой шаблон расписания использовать?

Итак, подходящее вам расписание выбрано. Это может быть расписание на день, неделю или месяц. Теперь вам необходимо определить структуру, тип длительности (понедельник-пятница или суббота-воскресенье), настроить параметры предоставления доступа и печати. Все эти факторы следует принимать во внимание, поэтому выбрать, какой шаблон использовать, может быть не так уж и просто.

При поиске подходящего шаблона обратите внимание на следующее:

1. Временной промежуток или длительность расписания.

В первую очередь, необходимо определить, какое расписание вам требуется: на день, неделю или месяц. Расписание на день – единственный шаблон, который содержит длительность в часах (с интервалами в 30 минут), длительность расписания на неделю представляет собой разбивку на утро, день и вечер, в то время как шаблон на месяц содержит минимальную степень детализации – длительность измеряется в днях.

Выбор подходящего для типа шаблона зависит от событий, задач и проектов, которые нужно будет отслеживать при помощи расписания. Например, если вам нужно структурировать список задач или встречи, лучше всего подойдут расписания на день. Если же необходимо отслеживать более длительные задачи или повторяющиеся события, вам нужен шаблон, охватывающий больший временной промежуток.

2. Кто будет пользоваться этим расписанием?

Подумайте, кто будет иметь доступ к вашему расписанию? Будет ли это документ только для вас, где вы будете отслеживать личные задачи? Или это расписание домашних работ и задач, которое вы планируете распечатать и прикрепить к холодильнику на кухне или отправить по электронной почте членам вашей семьи? Или это будет документ, которым вы будете пользоваться на работе, и который смогут использовать и редактировать ваши коллеги и внештатные сотрудники?

Если вы планируете предоставлять доступ к документу более чем одному человеку, мы рекомендуем найти онлайн версию этого шаблона, чтобы вам было удобнее предоставлять доступ, сотрудничать и редактировать документ в реальном времени. Если же это будет ваш личный документ, убедитесь, что вы нашли шаблон с наиболее подходящими для ваших задач вариантами индивидуальной настройки и возможностями печати.

3. Какие события и проекты необходимо отслеживать?

Вы можете выбирать степень детализации для длительности вашего расписания, но вы также должны определить, какие детали необходимо добавить в ваш шаблон, и количество элементов, которые шаблон должен отображать.

Чтобы понять, насколько сложными и детализированными будут ваши события или проекты, запишите на лист бумаги несколько событий, которые вы планируете добавить в расписание. Укажите все детали, которые вы хотите отметить в расписании (название задачи, подробные сведения, ответственное за исполнение лицо, срок выполнения, местоположение, контактные данные и т.д.). Это упражнение поможет понять, сколько места находимо иметь в вашем расписании. Если достаточно только верхнего уровня детализации, вы можете использовать расписание на месяц. Если же вы отслеживаете несколько задач каждый день, стоит подумать об использовании шаблона расписания на день.

Как индивидуализировать ваш шаблон в Excel

Сделать настройки вашего расписания на день, неделю или месяц индивидуальными в Excel очень просто. Вы можете выбрать цветовой код для определённых элементов, например, для приёмов у доктора или дней рождения, или изменить тип и размер шрифта. Вы также можете добавить логотип в календарь, если вы используете его во время работы с клиентами.

1. Форматирование шрифта

2. Изменение цвета

Вы можете изменить цвет шрифта или фона вашего расписания. Использование цветового кода может быть полезным для выделения определённых мероприятий или задач.

3. Добавление изображения

Придавайте вашему расписанию индивидуальность, добавляя изображения, например, логотип вашей компании.

Если вы хотите добавить логотип или изображение в верхнюю часть расписания, вам может понадобиться вначале добавить место для размещения этого элемента.

Теперь у вас есть дополнительное пустое место в верхней части, чтобы разместить ваше изображение.

Шаблоны расписаний: доступные для печати или онлайн

В дополнение к выбору самого лучшего шаблона расписания для ваших задач вам необходимо будет решить, какие возможности для печати и совместного использования онлайн будут у этого шаблона.

Многие люди распечатывают свои расписания и потом вешают на стену или холодильник. Если же речь идёт о планировщике списка задач к выполнению или персональных встреч и совещаний, многие хранят их в своём бумажнике или сумочке для удобства доступа и использования.

Распечатанное и доступное всем расписание может быть полезным, но в целом бумажный календарь с большей вероятностью сделает вашу жизнь более хаотичной и неорганизованной. Если вы забудете или потеряете календарь, вам придётся начинать всё с самого начала. Если кто-то захочет отредактировать или добавить данные в календарь, вы не будете знать, кто внёс эти изменения, если только вы не сможете узнать этого человека по почерку. И наконец, место в таком календаре всегда ограничено, он быстро заполнится и будет выглядеть неопрятно, с большим количеством изменений и дополнений.

Если вам нужен гарантированный доступ к вашему расписанию в любое время суток, выберите решение для сотрудничества на основе облачных технологий. Вам необходимо наличие возможности в любое время просматривать и редактировать ваше расписание на смартфоне или компьютере.

Кроме того, перенеся расписание в облако, вы сможете сэкономить большое количество бумаги. Если вы планируете открывать доступ к этому календарю другим людям, онлайн инструмент поможет эффективнее осуществлять коммуникацию и вносить изменения. Вы сможете видеть, что было отредактировано, а также выбирать уровень предоставляемых прав, назначая пользователям права наблюдателя, редактора или администратора.

И наконец, многие онлайн инструменты предлагают функции для сотрудничества, с помощью которых можно добавлять обсуждения, устанавливать напоминания или уведомления, переключаться из обычного режима в представление Ганта или календаря, а также прикреплять вложения.

Создавайте простые и удобные для сотрудничества расписания в Smartsheet

Smartsheet представляет собой инструмент для управления работой на основе электронных таблиц, предлагающий набор эффективных функций для сотрудничества и общения. Smartsheet содержит десятки встроенных шаблонов, а также функции для предоставления доступа, поэтому он идеально подходит как для простого планирования задач к выполнению, так и для более комплексных расписаний проектов. Индивидуализировать шаблоны очень просто: просто кликните правой кнопкой мыши по столбцу, чтобы переименовать заголовок, или дважды кликните по любой ячейке, чтобы добавить необходимые сведения. Вы также можете изменять цвета, шрифты или переключаться между представлениями Ганта, календаря или сетки.

Ниже представлены 14 шаблонов расписаний в Smartsheet:

Самый простой способ создания расписания

Smartsheet помогает улучшить совместную работу и повысить скорость работы для любых типов задач, от простого управления задачами и планирования проектов до комплексного управления ресурсами и портфелями, позволяя вам добиваться большего. Платформа Smartsheet упрощает планирование, сбор, управление и составление отчётов о работе, помогая вашей команде работать более эффективно и добиваться большего, где бы вы ни находились. Создавайте отчёты по ключевым показателям и получайте информацию о работе в режиме реального времени с помощью сводных отчётов, панелей мониторинга и автоматизированных рабочих процессов, специально разработанных для поддержания совместной работы и информированности вашей команды. Когда у команд есть ясность в отношении выполняемой работы, невозможно предсказать, насколько больше они смогут сделать за одно и то же время. Попробуйте Smartsheet бесплатно уже сегодня.

Источник