инвентаризация основных средств что такое
Как проходит инвентаризация основных средств
Инвентаризация основных средств – процесс трудоемкий, однако его необходимость и важность для правильного учета ОС трудно переоценить. Каждая организация имеет на балансе определенное количество ОС, их число значительно увеличивается, если речь идет о производственной фирме. В статье расскажем, как провести инвентаризацию основных средств с минимальной потерей времени и максимальной эффективностью.
Общие принципы и подготовительный этап
Инвентаризация основных средств имеет две стороны и цели:
В своей работе инвентаризационная комиссия руководствуется Методическими указаниями Минфина (пр. № 49 от 13/06/95).
Сроки и периодичность проведения инвентаризации по общему правилу определяются руководителем. Он издает приказ (распоряжение) на проведение инвентаризации по ф. ИНВ-22 либо по форме, принятой в организации. Случаи, когда инвентаризация необходима, указаны в п. 1.5 документа (один из них – составление годового отчета).
Важно! Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в 3 года, а библиотечных фондов — один раз в 5 лет.
Перед непосредственным началом инвентаризации необходимо проверить:
Такая проверка позволяет заранее исправить ошибки, которые возникают в бухгалтерских записях при переносе данных из технической документации. Если документы на хранение или аренду ОС не оформлялись, утеряны, не получены, этот пробел необходимо восполнить.
Далее основные средства инвентаризируются с заполнением двух форм: ИНВ-1 и ИНВ-18. Первая – это инвентаризационная опись, куда заносятся данные ОС, количество и стоимость по факту, количество и стоимость по данным БУ. Второй документ представляет собой сличительную ведомость, где выявляются результаты инвентаризации: излишек или недостача. Он заполняется по объектам, фактическое наличие которых отличается от данных бухучета.
Правила инвентаризации ОС
Основной смысл инвентаризации заключается в определении реального наличия и состояния объекта, чтобы при необходимости скорректировать имеющиеся бухгалтерские данные. На это указывают правила проведения инвентаризации ОС (пр. № 49):
По общему правилу машины, оборудование, транспорт вносятся индивидуально, с указанием технических характеристик, изготовителя и других значимых данных. В некоторых случаях однотипный инвентарь, станки и инструменты, имеющие одинаковую стоимость и используемые в одном подразделении организации, учитываются в инвентарной карточке соответствующей формы группой. В описи они отражаются одной строкой с указанием фактического количества объектов.
Объекты, временно выбывшие с мест стоянки, используемые или находящиеся вне территории организации (например, железнодорожный подвижной состав, машины, машины в капремонте), необходимо инвентаризировать заранее, до выбытия. В то же время ОС, находящиеся в ремонте, целесообразно инвентаризировать с внесением данных в отдельную форму ИНВ-10 (акт). Комиссия осматривает объект в ремонте и сравнивает фактические затраты на ремонт с планируемыми. В акте отражаются данные об экономии или перерасходе, используемые в дальнейшем для анализа и выявления экономических резервов. Указывается процент технической готовности объекта.
Отдельные описи составляются на ОС:
Как отразить в учете
Излишки основных средств отражают в составе прочих доходов, проводки при выявлении недостачи будут зависеть от наличия или отсутствия виновных лиц.
Проводки при наличии излишков:
Проводки при обнаружении недостачи:
В налоговом учете стоимость излишков основных средств входит в состав внереализационных доходов, недостача ОС считается внереализационным расходом. Внесенная виновником недостача отражается как внереализационный доход.
При списании недостачи необходимо восстановить НДС по основному средству, поскольку объект не работает в производстве. Восстанавливают входной НДС в соответствии с размером остаточной стоимости.
Порядок проведения инвентаризации основных средств
Что такое инвентаризация?
Инвентаризация — одна из процедур контроля над сохранностью имущества компании. Суть ее в сопоставлении фактического наличия ценностей (денег, оборудования, зданий, а также обязательств) с данными бухучета.
Порядок проведения инвентаризации основных средств регламентируется следующими законодательными актами:
Проводить инвентаризацию компания должна не только по собственному имуществу, но и по взятому на хранение или арендованному. Инвентаризация проводится по месту нахождения имущества и в присутствии материально ответственного лица либо руководителя коллектива, если речь идет о коллективной матответственности.
Не реже какого срока должна осуществляться инвентаризация?
Инвентаризация основных средств должна осуществляться не реже 1 раза в 3 года, а библиотечных фондов не реже 1 раза в 5 лет (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).
Точные сроки проведения инвентаризаций определяются компанией самостоятельно. Как правило, инвентаризация ОС проводится перед годовой отчетностью. Однако законодательством установлены случаи, в которых компания обязана провести инвентаризацию:
Изучим порядок проведения инвентаризации основных средств.
Как проводится инвентаризация основных средств: основные этапы и необходимые документы по учету
Порядок инвентаризации основных средств устанавливает руководитель компании в соответствии с действующим законодательством.
Выделяют 3 основных этапа проведения инвентаризации:
1. В организации должна быть создана инвентаризационная комиссия, состав которой руководитель компании утверждает в приказе о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22.
Образец приказа по форме ИНВ-22 вы можете найти в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите к примеру этого документа.
В инвентаризационную комиссию следует включить бухгалтеров, специалистов по ОС, руководство компании. Недопустимо отсутствие хотя бы одного члена комиссии — только при стопроцентной явке всех участников инвентаризации процедура считается состоявшейся. Помимо состава комиссии, в ИНВ-22 регистрируются сроки проведения инвентаризации, причины и объекты проверки.
ВНИМАНИЕ! Ограничений по максимальному и минимальному числу членов комиссии действующим законодательством не предусмотрено. Но если хотя бы один член комиссии не присутствует во время проведения инвентаризация, то все результаты проверки будут признаны недействительными.
Все проводимые компанией инвентаризации должны быть зафиксированы в журнале по форме ИНВ-23.
Перед началом инвентаризации члены комиссии получают актуальные документы по ОС компании. На них делается пометка «до инвентаризации на ____ (дата)». Материально ответственные лица письменно подтверждают, что к началу процедуры все документы на ОС были переданы комиссии.
Помимо бухгалтерских документов по ОС, комиссия проверяет:
2. Комиссия в ходе инвентаризации осматривает ОС и фиксирует в описи по форме ИНВ-1 название ОС, назначение, инвентарные номера и основные показатели объекта.
Для ТС и оборудования в описи должен быть указан заводской номер в соответствии с техпаспортом изготовителя, год выпуска, назначение, мощность.
Однотипные ОС, которые поступили в организацию одновременно и учитываются на инвентарной карточке группового учета, в описи указываются по наименованиям с указанием количества.
Образец описи по форме ИНВ-1 можно посмотреть и скачать в КонсультантПлюс, получив пробный доступ к системе бесплатно.
ОС, которые на момент инвентаризации отсутствуют в компании (кроме переданных в аренду), например, судно или железнодорожный состав отправлены в рейс, проверяются до момента их временного отсутствия.
3. Выявляются расхождения между фактическими и учетными данными. Расхождения между данными бухучета и фактическим состоянием ОС, зафиксированные в ИНВ-1, отражаются в сличительной ведомости по форме ИНВ-18.
Ведомость составляется в 2 экземплярах: один для бухгалтерии, второй — для материально ответственных лиц, при этом комиссия запрашивает у них письменные объяснения причин расхождений.
Образец сличительной ведомости по форме ИНВ-18 можно посмотреть и скачать в КонсультантПлюс, получив пробный доступ к системе бесплатно.
Документальное оформление инвентаризации объектов основных средств (нюансы)
ОС, которые во время инвентаризации находятся в ремонте, отражаются в ведомости по форме ИНВ-10 с указанием стоимости и расходов предприятия на ремонт.
На ОС, переданные в аренду или на ответственное хранение, составляется отдельная опись с указанием документов, подтверждающих принятие контрагентом имущества.
Также отдельная опись составляется на ОС, которые не могут быть использованы в хозяйственной деятельности компании и восстановлению не подлежат: члены комиссии указывают время ввода в эксплуатацию и причины, по которым пользоваться имуществом теперь невозможно.
Если в ходе реконструкции или восстановления ОС поменялось назначение объекта, то в опись следует внести новые сведения. Если в результате проведенных работ балансовая стоимость ОС изменилась, а в бухучете эти данные не зафиксированы, то этот факт следует отразить в описи.
Если инвентаризационная комиссия выявила ошибки в характеристиках объектов, то члены комиссии включают в ИНВ-1 правильные сведения и техпоказатели.
Неучтенное ОС, выявленное в ходе инвентаризации, чиновники требуют приравнивать к внереализационному доходу (п. 20 ст. 250 НК РФ) и начислять по нему впоследствии амортизацию в соответствии с рыночной стоимостью и фактическим износом, зафиксированным инвентаризационной комиссией. Сведения о стоимости ОС должны быть подтверждены документами или путем экспертизы (п. 10.3 ПБУ 9/99).
ВНИМАНИЕ! Амортизационную премию по обнаруженным в ходе инвентаризации неучтенным ОС применять нельзя.
Итоги инвентаризации фиксируются в ведомости по форме ИНВ-26.
РАЗЪСНЕНИЯ от КонсультантПлюс:
Инвентаризацию недвижимого имущества (земельных участков, зданий, сооружений, иных объектов, прочно связанных с землей, воздушных, морских и речных судов), учтенного в составе основных средств, в целом проводят так же, как и инвентаризацию других основных средств, но с учетом некоторых особенностей. Каких именно, узнайте в К+, получив пробный демо-доступ. Это бесплатно.
Проводки при инвентаризации ОС: пример
Компания ООО «Сигма» перед годовой отчетностью провела инвентаризацию основных средств. В результате сличения учетных и фактических данных выявили:
В бухучете бухгалтер зафиксировал записи:
Инвентаризация основных средств предприятия: в каких случаях она проводится, причины, порядок и периодичность проведения
Как часто проводится инвентаризация основных средств на предприятии и для чего она нужна (детально) – вопросы, которые мы разберем в статье. Порядок этой процедуры строго регламентирован, от него нельзя отступать. Более того, если во время проверки будут выявлены неучтенные объекты, то это грозит штрафами и наказаниями со стороны проверяющих органов. Сам процесс – не такой простой, как кажется, ведь нужно его правильно оформить, выявить расхождения между фактическим и плановым количествами, зафиксировать эти перемены. Давайте разберем все детали по порядку.
Что это – инвентаризация основных средств (ОС) на предприятии
В первую очередь это пересчет активов, которые есть в компании. С помощью такого действия становится возможным сохранить имущество фирмы невредимым. Ее главная задача – сопоставить реальные остатки и виртуальные, проверив данные, указанные в бухучете. Так считают деньги, оборудование, здания, долговые обязательства и многое другое.
С помощью переписи можно контролировать правильность отражения информации на счетах организации. При необходимости вносятся исправления, чтобы отчетность была актуальной.
Во время описи определяют:
Сроки, правила, периодичность проведения инвентаризации основных средств
По законодательству проводить проверку следует не реже, чем один раз в 3 года на предприятии. Библиотечные фонды пересчитывать и проверять придется не так часто – раз в пятилетний период. Это установлено на основании Методических Указаний.
Конкретные данные каждая компания определяет для себя самостоятельно. Обычно это делается перед началом годового отчета. Но согласно закону есть случаи, когда это следует проводить чаще:
Стоит отметить, что если члены коллектива требуют, то такую сверку проводят и в случае, когда выбывает более половины всех участников договора.
По приказу владельца или директора организации это может происходить внезапно, в любой момент. Разделяют сплошную опись, когда пересчитывается все, что есть в компании, и выборочную, когда считают ОС в одном подразделении, филиале или даже кабинете.
Что такое инвентаризация основных средств
Это подсчет объектов, которые постоянно использоваться во время производства или для нужд администрации. Сюда могут относиться машины, оборудование, техника, в том числе вычислительная, разнообразный хозяйственный инвентарь, скот и растения.
Пересчет может быть натуральным – когда проверяющие сотрудники или органы ходят по фирме и проверяют реальное наличие активов. Еще один вариант – документальный, когда сверяют только по учетным регистрам.
Юридически все это оформляется в зависимости от того, какие подтверждающие бумаги были разработаны внутри предприятия и закреплены учетной политикой через распоряжение. Ведомость – это документ, который будет составляться в 2 одинаковых бланках, потому что один отправляется бухгалтеру, а второй остается у МОЛ.
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Порядок и этапы корректного проведения инвентаризации всех объектов основных средств (фото к каждому шагу)
Как именно это будет проводиться – зависит от желания руководителя и составленного им приказа. Но главные действия будут повторяться каждый раз, хотя формально они нигде не закреплены.
Шаг 1: Как подготовиться
Сюда относят все, что происходит до начала самого пересчета. Среди обязательных процессов:
Стоит отметить, что если мат. ответственных несколько, то для каждого отдельно составляется пакет документов под заполнение в зависимости от перечня объектов, которые за ним закреплены.
Шаг 2: проведение пересчета по факту
В этот период можно проводить инвентаризацию основных средств. Считают ОС, проверяют, есть ли они фактически, сверяют их инвентаризационные номера и характеристики, которые должны быть по бумагам. Все это можно найти в карточках материалов, оформленных по форме № ОС-6, также формируется опись по №ИНВ-1.
Шаг 3: сверяются данные с виртуальной информацией в бухучете
Проводится сверка полученных результатов переписи с теми, которые есть в программах. Для этого бухгалтерия готовит ведомость, которая открывается на дату проверки. Каждую строчку сравнивают отдельно, контролируют корректность заполнения, количество экземпляров и так далее.
Шаг 4: оформляются итоги
Если необходимо, то из бухгалтерского ПО удаляются неактуальные данные, вписываются новые факты. Если обнаружатся недостачи либо не будут указаны сведения о продаже или списании ОС, то составляются соответствующие документы. После этого будут инициированы проверки в отношении ответственных за сохранность предметов учета работников.
В зависимости от того, насколько окажется виновным сотрудник, ему выносится предупреждение или штраф. Его могут привлечь к административной ответственности или вынести дисциплинарное взыскание.
Важные нюансы для исправления ошибок:
Второе правило относится к нарушениям, которые были выявлены в предыдущем периоде. Не забывайте, что уже закрытые отчеты править нельзя. Если что-то было найдено в настоящем месяце, то и исправлять это предстоит сейчас, а не тогда, когда была допущена погрешность.
Комиссия по инвентаризации основных средств
В задачи этих людей входит осмотр и проверка соответствия виртуальных остатков реальным. Они фиксируют в имеющуюся у них ведомость все различия, записывают инвентарные номера, следят за характеристиками.
Изучению и сверке подлежат не только бухгалтерские листы, но и:
Цель и причины проведения инвентаризации основных средств
Есть сразу несколько поводов выполнять подобное исследование складов и ОС:
Когда проверка проводится внепланово, то это происходит обычно из-за обнаруженного хищения, последствий ЧС или смены руководства.
Сейчас допускается не использовать бланки строгой отчетности, а разработать собственную учетную документацию. Главное – чтобы были все реквизиты и позиции. Если нет времени на разработку таких шаблонов, можно воспользоваться типовыми примерами в программе.
Важно, чтобы ПО полностью закрывало все задачи, которые возникают на предприятии. Если этого не происходит, то можно обратиться за помощью профиссионалов, например, в компанию «Клеверенс».
Так, эффективно провести проверку ОС предприятия можно с помощью программного продукта «Инвентаризация ОС».
Данное ПО позволяет использовать терминал сбора информации со встроенным считывателем штрихкода для проведения сверки основных средств компании.
На каждое ОС прикрепляется этикетка с уникальным штрихкодом, которую можно распечатать с помощью драйвера. Соответствующий стандартам, 100% считываемый штрихкод автоматически генерируется за счет ПО на основе инвентарного номера.
Софт позволяет выгрузить сведений о наличии того или иного материала по базе данных 1С, а затем использовать устройство, чтобы собрать штрихкоды реальных позиций ОС и остатков и последующей загрузки полученной реальной информации в «Инвентаризация ОС» или во «Ввод остатков ОС и НМА» и для получения отчетов по наличию и расхождениям.
Софт также поддерживает учет в разрезе по материально-ответственным лицам (МОЛ) и подразделениям.
Программа поддерживает одновременное существование множества записей на одном ТСД. Таким образом можно провести проверку в нескольких помещениях/отделах организации и затем получить в 1С сразу несколько результатов.
Необходимые документы по учету
Наиболее актуальные бумаги, без которых не может проводиться инвентаризация основных средств (ОС):
Стоит помнить, ИНВ-18 необходимо составлять в 2 экземплярах, потому что один отдается МОЛ, а второй уходит в бухгалтерию.
В чем заключается документальное оформление учета инвентаризации необычных основных средств (ОС)
Есть несколько ситуаций, в которых действия будут слегка отличаться от привычных:
Кроме того, если материал сменил назначение после ремонта, то важно ввести обновленные актуальные данные. Особенно это касается случаев, когда после такой реконструкции меняется балансовая стоимость, которую еще не отразили в бухучете.
Проводки для отображения описи ОС: пример
Ниже мы предлагаем образец того, как именно должно выглядеть списание, которые происходят по вине работников и в результате выхода из строя.
Проведение инвентаризации основных средств
Все компании обязаны проводить инвентаризацию основных средств (ОС). Такое требование прописано в приказах Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 и от 29.07.1998 № 34н. В нашей статье мы расскажем о том, в какие сроки необходимо проводить инвентаризацию, а также какими документами нужно фиксировать ее результаты.
Сроки проведения инвентаризации основных средств
Положением 34н и методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств установлено, что инвентаризация основных средств (ОС) должна проводиться раз в 3 года. Данную процедуру нужно произвести перед формированием годовой бухотчетности. Конкретные сроки и правила проведения инвентаризации следует закрепить в учетной политике компании. Также необходимо провести инвентаризацию ОС в следующих случаях:
В данном случае необходимо проверить только те ОС, которые входят в имущественный комплекс, находятся в зоне ответственности увольняющегося МОЛ или в помещении с признаками взлома.
Кроме того, по инициативе предприятия можно осуществлять и добровольную инвентаризацию объектов.
Цель проведения инвентаризации ОС
Цель инвентаризации основных средств — это обеспечение достоверности данных бухотчетности.
То есть в результате данного мероприятия:
Таким образом, в результате данного вида контроля проверяются и документально подтверждаются наличие активов, их состояние и оценка.
Оформление приказа на проведение инвентаризации ОС
До начала проведения инвентаризации генеральный директор издает приказ. В данном случае можно воспользоваться унифицированной формой ИНВ-22 либо разработать бланк самостоятельно. В документе нужно указать состав инвентаризационной комиссии, сроки осуществления инвентаризации, причину, по которой она производится, а также в какие сроки результаты указанной проверки должны быть сданы в бухгалтерию организации.
Процесс инвентаризации ОС может занимать несколько дней. В приказе указывается, как правило, временной интервал для ее проведения.
Документальное оформление инвентаризации основных средств
В целях проведения инвентаризации на предприятии создается специальная комиссия, состав которой определяет руководитель. Обычно ее членами являются:
МОЛ в состав комиссии не включают, однако они должны присутствовать при проверке.
Результаты инвентаризации вносят в инвентаризационную опись (акт инвентаризации). Можно воспользоваться унифицированной формой описи ИНВ-1 либо разработать бланк самостоятельно. Применяемую форму описи (акта) следует закрепить в учетной политике.
Данный документ составляют на каждое основное средство и МОЛ. Опись оформляют в двух экземплярах: один бланк для бухгалтерской службы, второй — для ответственного лица.
Инвентаризационная опись позволяет сравнить фактическое наличие с данными бухучета и предусматривает одну общую графу для отражения наименования, назначения и краткой характеристики ОС. В опись заносят полные названия активов, их назначение, инвентарные номера и основные эксплуатационные и технические показатели. Реестры визируют все участники комиссии и материально ответственные лица. В конце описи МОЛ дают расписку в том, что проверка прошла в их присутствии и претензии к комиссии они не имеют.
Если в результате инвентаризации обнаружены отклонения от учетных данных, то формируют сличительные ведомости. Указанный документ заполняется бухгалтером в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, второй вручается материально ответственным лицам.
Сличительные ведомости можно составить по форме ИНВ-18, а можно разработать самостоятельно. Применяемую форму следует закрепить в учетной политике.
Инвентаризация арендованных ОС осуществляется в аналогичном порядке. По указанным объектам составляется отдельная инвентаризационная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие факт аренды ОС. Опись заполняется в трех экземплярах, отдельно по каждому арендодателю и с указанием срока аренды. На арендованные основные средства составляются также отдельные сличительные ведомости.
Подведение итогов инвентаризации ОС
Как мы уже говорили ранее, если по итогам инвентаризации выявлены расхождения между фактическими остатками ОС и учетными данными, то этот факт нужно зафиксировать в сличительной ведомости.
Результаты инвентаризации обычно указывают в протоколе. Если были обнаружены излишки или недостача, дополнительно заполняют ведомость ИНВ-26. Данный документ служит для обобщения результатов, выявленных отдельной инвентаризацией или несколькими, проведенными в течение отчетного периода.
При этом обнаруженные излишки или недостача основных средств могут возникать из-за ошибок в учете, то есть если объекты неверно учтены. Тогда необходимо внести исправления в бухучет. При этом ошибки текущего года исправляют в месяце их обнаружения. Если ошибки отчетного года выявлены после его завершения, но до утверждения отчетности, исправления датируют 31 декабря отчетного года.
Если в текущем году обнаружены прошлогодние ошибки, а годовой баланс уже утвержден собственниками фирмы, то исправления делают в текущем году.
Исправить ошибку можно двумя способами:
Выявленные излишки основных средств следует оприходовать по рыночной стоимости объекта, которую нужно установить с учетом его технического состояния. Бухгалтер должен сделать следующую запись: Дебет 01 (03) Кредит 91-1 — приняты к учету основные средства, выявленные при инвентаризации (готовые к эксплуатации).
Если выявленные излишки ОС нельзя применять в дальнейшем, то бухгалтер должен сделать следующую запись: Дебет 08 Кредит 91-1.
В налоговом учете рыночную стоимость оприходованных излишков нужно включить в доходы. По ОС можно начислять амортизацию, но воспользоваться амопремией нельзя.
Недостачу ОС нужно зафиксировать в описи ИНВ-1 и ведомости ИНВ-18. С МОЛ следует взять объяснение о причинах недостачи.
Недостачу списывают на счет 94. Недостачу объектов в пределах норм естественной убыли необходимо отнести на счета по учету расходов, сверх норм на виновных лиц.
Если ущерб возмещать некому, для учета расходов нужен документ, подтверждающий отсутствие виновных. Так, при хищении надо написать заявление в ОВД и получить постановление о приостановлении предварительного следствия или дознания из-за того, что виновное лицо не установлено (ст. 265 НК РФ, письмо Минфина РФ от 27.04.2020 № 03-03-07/34451).
При выявлении недостачи бухгалтер должен сделать следующие записи: