Счет 302 в бюджетном учете для чего используется
Учет расчетов по принятым обязательствам
Автор: Л. Ларцева
Обязательством автономного учреждения признаются обусловленные законом, иным нормативным правовым актом, договором или соглашением обязанности учреждения предоставить в соответствующем году физическому или юридическому лицу денежные средства учреждения. На каких счетах отражаются принятые обязательства? На основании каких документов их следует принимать к бухгалтерскому учету?
Обязательством автономного учреждения признаются обусловленные законом, иным нормативным правовым актом, договором или соглашением обязанности учреждения предоставить в соответствующем году физическому или юридическому лицу, иному публично-правовому образованию, субъекту международного права денежные средства учреждения (п. 308 Инструкции № 157н [1]). На основании каких документов следует принимать обязательства к бухгалтерскому учету? На каких счетах отражаются принятые обязательства? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в данной статье.
Для отражения принятых обязательств в бухгалтерском учете применяются следующие счета:
Далее рассмотрим подробнее порядок применения каждого из этих счетов.
Применение счета 302 00 000
В соответствии с п. 254 Инструкции № 157н счет 302 00 000 предназначен для учета расчетов по принятым учреждением обязательствам перед физическими лицами в части начисленных им сумм заработной платы, денежного довольствия, стипендий, пенсий, пособий, иных выплат, в том числе социальных, а также перед субъектами гражданских прав, в том числе в рамках исполнения организациями, осуществляющими полномочия получателя бюджетных средств, государственных (муниципальных) контрактов при осуществлении бюджетных инвестиций в объекты капитального строительства государственной (муниципальной) собственности и (или) на приобретение объектов недвижимости государственной (муниципальной) собственности, за поставленные материальные ценности, оказанные услуги, выполненные работы, по иным основаниям, вытекающим из условий договоров, соглашений.
Группировка расчетов по принятым обязательствам производится по аналитическим группам синтетического счета объекта учета в следующем порядке:
Расчеты по оплате труда и по начислениям на выплаты по оплате труда
Расчеты по заработной плате
Расчеты по прочим выплатам
Расчеты по начислениям на выплаты по оплате труда
Расчеты по работам, услугам
Расчеты по услугам связи
Расчеты по транспортным услугам
Расчеты по коммунальным услугам
Расчеты по арендной плате за пользование имуществом
Расчеты по работам, услугам по содержанию имущества
Расчеты по прочим работам, услугам
Расчеты по поступлению нефинансовых активов
Расчеты по приобретению основных средств
Расчеты по приобретению нематериальных активов
Расчеты по приобретению непроизведенных активов
Расчеты по приобретению материальных запасов
Расчеты по безвозмездным перечислениям организациям
Расчеты по безвозмездным перечислениям государственным и муниципальным организациям
Расчеты по безвозмездным перечислениям организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций
Расчеты по безвозмездным перечислениям бюджетам
Расчеты по перечислениям другим бюджетам бюджетной системы РФ
Расчеты по перечислениям наднациональным организациям и правительствам иностранных государств
Расчеты по перечислениям международным организациям
Расчеты по социальному обеспечению
Расчеты по пенсиям, пособиям и выплатам по пенсионному, социальному и медицинскому страхованию населения
Расчеты по пособиям по социальной помощи населению
Расчеты по пенсиям, пособиям, выплачиваемым организациями сектора государственного управления
Расчеты по приобретению ценных бумаг и по иным финансовым вложениям
Расчеты по приобретению ценных бумаг, кроме акций
Расчеты по приобретению акций и по иным формам участия в капитале
Расчеты по приобретению иных финансовых активов
Расчеты по прочим расходам
Расчеты по прочим расходам
Помимо представленной группировки, в рамках формирования учетной политики учреждение вправе с учетом требований законодательства РФ, учредителей, налогового законодательства РФ по раскрытию информации о результатах деятельности учреждения (раздельном учете) устанавливать в составе рабочего плана счетов дополнительную группировку расчетов по принятым обязательствам в разрезе видов расходов (выбытий) (то есть дополнительные аналитические коды к счету 302 00 000) (п. 256 Инструкции № 157н).
Аналитический учет расчетов по принятым обязательствам ведется в следующих регистрах бухгалтерского учета (п. 257 Инструкции № 157н):
По кредиту счета 0 302 00 000 в бухгалтерском учете отражается начисление (принятие) обязательств (увеличение кредиторской задолженности) учреждения на основании первичных документов (п. 131 – 155 Инструкции № 183н [2]):
По дебету счета 0 302 00 000 отражается исполнение обязательств (уменьшение кредиторской задолженности) учреждения на основании платежных поручений о перечислении с лицевых (банковских) счетов; РКО, подтверждающих выплату денежных средств из кассы, иных документов, подтверждающих оплату обязательств (п. 157 Инструкции № 183н).
Применение счета 502 00 000
Счет 502 00 000 «Обязательства» относится к счетам по санкционированию расходов (п. 318 Инструкции № 157н, п. 189 Инструкции № 183н). Стоит отметить, что операции по санкционированию расходов отражаются обособленно от остальных бухгалтерских счетов. При этом в корреспонденции по санкционированию расходов участвуют только пятисотые счета.
Для учета принятых (принимаемых) обязательств (денежных обязательств) используются следующие счета:
Учет по данным счетам ведется в разрезе соответствующих:
а) финансовых периодов, указываемых в 22-м разряде номера счета:
б) видов расходов (кодов КОСГУ), указываемых в 24 – 26-м разрядах номера счета.
Принятие (увеличение) обязательств (денежных обязательств) учреждения осуществляется по кредиту указанных счетов. Корректировка (уменьшение) принятых обязательств производится методом «красное сторно».
Аналитический учет принятых (принимаемых) учреждением обязательств (денежных обязательств) ведется в журнале учета принятых (принимаемых) обязательств, в разрезе видов расходов (выплат), предусмотренных планом финансово-хозяйственной деятельности учреждения (п. 320 Инструкции № 157н).
Счет 502 01 000 «Принятые обязательства». В силу п. 318 Инструкции № 157н учет принятых обязательств осуществляется на основании документов, подтверждающих их принятие в соответствии с перечнем, установленным учреждением в рамках формирования учетной политики.
При разработке такого перечня следует учитывать разъяснения Минфина, приведенные:
1) в Письме Минфина РФ от 21.01.2013 № 02-06-07/155. В нем предлагается вести учет принятых обязательств в следующем порядке:
2) в Письме Минфина РФ от 08.11.2013 № 02-06-010/47818, в котором сообщается, что принятие обязательства по оплате (перечислению) земельного налога, в том числе в сумме авансовых платежей по земельному налогу, возникает с даты начисления указанных платежей.
Момент принятия обязательства на счет 502 01 000 может и не совпадать с моментом начисления расходного обязательства по счету 0 302 00 000.
Порядок принятия обязательств может быть отражен в учетной политике следующим образом:
Энциклопедия решений. Расчеты по принятым обязательствам. Счет 302 00 (для бюджетной сферы)
Расчеты по принятым обязательствам. Счет 302 00 (для госсектора)
ГАРАНТ:
Решение может применяться в любых организациях государственного сектора: в органах государственной власти (местного самоуправления), казенных, бюджетных и автономных учреждениях
1) перед физическими лицами:
— в части начисленных заработной платы, денежного довольствия, стипендий, пенсий, пособий, иных выплат, в том числе социальных;
— за поставленные материальные ценности, оказанные услуги (выполненные работы) и по иным основаниям, вытекающим из условий договоров (соглашений);
2) перед субъектами гражданских прав (юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями):
— за поставленные материальные ценности, оказанные услуги (выполненные работы) и по иным основаниям, вытекающим из условий договоров (соглашений).
Внимание
Показатели принятых денежных обязательств, учтенные на счете 0 502 02 000 «Принятые денежные обязательства», должны соответствовать показателям соответствующих счетов бухгалтерского учета (206 00 «Расчеты по выданным авансам», 302 00 «Расчеты по принятым обязательствам» и т.д.). Такой вывод следует из определения понятия «денежные обязательства», которое содержится в п. 308 Инструкции N 157н, п. 141 Инструкции N 162н, п. 166 Инструкции N 174н, п. 195 Инструкции N 183н (см. также письмо Минфина России от 17.02.2012 N 02-06-07/552).
Расходы по оплате труда учитываются госучреждениями по кредиту счета 302 11 «Расчеты по заработной плате» и дебету счетов по учету расходов (затрат, вложений) в последний день того отчетного периода (месяца), за который она начисляется. Выданный (перечисленный) ранее аванс (заработная плата за первую половину месяца) отражается по дебету счета 302 11 и кредиту счетов по учету денежных средств (расчетов по платежам из бюджета) в качестве задолженности работника перед госучреждением. По окончании месяца такая задолженность списывается с учета при начислении заработной платы. На этом же счете подлежат учету все доначисления зарплаты, в т.ч. по результатам устранения счетных ошибок (письмо Минфина России от 25.07.2016 N 02-07-10/43385).
Внимание
По состоянию на отчетную дату отрицательные остатки (дебиторская задолженность) по счету 302 00 не допускаются (п.1.1.8 письма Минфина России и Федерального казначейства от 02.02.2017 NN 02-07-07/5669, 07-04-05/02-120, п.п. 1.1.5, 2.7, 5.3 письма Минфина России и Федерального казначейства от 30.12.2015 NN 02-07-07/77754, 07-04-05/02-919).
Внимание
При отражении в учете задолженности перед физическими лицами, не состоящими в штате госучреждения, образовавшейся в рамках гражданско-правовых договоров, применяются соответствующие аналитические счета счета 302 20 «Расчеты по работам, услугам». Задолженность по уплате страховых взносов на обязательное социальное страхование, возникающая в связи с осуществлением подобных выплат, оплачивается за счет статьи 220 «Оплата работ, услуг» КОСГУ, но отражается в учете на отдельных аналитических счетах счета 303 00 «Расчеты по платежам в бюджеты».
Пример
В бюджетном учете могут быть сделаны следующие записи:
Оприходованы поступившие в учреждение материальные запасы
Произведен зачет аванса
Произведен окончательный расчет
Согласно положениям п.п. 257, 258 Инструкции N 157н учет операций по счету 302 00 может осуществляться в единых учетных регистрах:
В то же время в соответствии с учетной политикой организации госсектора в целях аналитического учета расчетов по счету 302 00 (кроме расчетов по оплате труда и выплате стипендий) дополнительно могут вестись Карточки учета средств и расчетов (ф. 0504051) (п. 257 Инструкции N 157н).
Информацию об аналитических счетах и типовых корреспонденциях, применяемых в целях ведения бухгалтерского учета расчетов по принятым обязательствам, смотрите в путеводителях:
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Материалы приводятся по состоянию на ноябрь 2021 года.
См. содержание Энциклопедии решений.
Материалы информационного блока помогут в короткие сроки и на высоком уровне решать задачи в области бухучета, использования бюджетной классификации, финансового контроля, а также правильно применять нормативные правовые акты в условиях совершенствования правового положения государственных (муниципальных) учреждений.
Каждый материал блока подкреплен ссылками на нормативные правовые акты, учитывает сложившуюся судебную практику и актуализируется по мере изменения законодательства.
Перечень сокращений, используемых в информационном блоке :
Специалисты министерств, ведомств и научных организаций, независимые эксперты и эксперты ГАРАНТа
Бычков С.С., заместитель директора Департамента бюджетной методологии и финансовой отчетности в государственном секторе Минфина России
Семенюк А.А., заместитель главного бухгалтера Федеральной таможенной службы (ФТС России), государственный советник РФ 3 класса
Пименов В.В., руководитель направления «Бюджетная сфера» компании «Гарант», эксперт Лаборатории анализа информационных ресурсов НИВЦ МГУ им. М.В. Ломоносова (МГУ)
Крохина Ю.А., заведующая кафедрой правовых дисциплин Высшей школы государственного аудита (факультет МГУ им. М.В. Ломоносова), доктор юридических наук, профессор
Железнева Ю.С., главный бухгалтер ФГБУ «Национальный медицинский исследовательский центр имени академика Е.Н. Мешалкина» Минздрава России, профессиональный бухгалтер
Кулаков А.С., начальник отдела учета и отчетности ФГБУ «Главный военный клинический госпиталь им. академика Н.Н. Бурденко» Минобороны России, профессиональный бухгалтер
Жуковский Д.В., начальник отдела автоматизации бюджетного учета, специалист по внедрению программных продуктов фирмы «1С» в организациях бюджетной сферы
Шершнева А.А., советник государственной гражданской службы РФ 2 класса
Суховерхова А.Н., член Союза развития государственных финансов
Разрезова Т.Ю., государственный советник 1 класса
Кузьмина А.В., кандидат юридических наук
Андреева Н.П., профессиональный бухгалтер, член ИПБ России
Левина О.В., советник государственной гражданской службы 1 класса
Сапетина И.Н., руководитель проекта направления «Бюджетная сфера» компании «Гарант»
Сульдяйкина В.П., редактор-эксперт редакции «Бюджетная сфера» компании «Гарант»
Киреева А.А., редактор-эксперт редакции «Бюджетная сфера» компании «Гарант»
Дурнова Т.Н., редактор-эксперт редакции «Бюджетная сфера» компании «Гарант»
Верхова Н.А., редактор-эксперт редакции «Бюджетная сфера» компании «Гарант»
Оформление внутриведомственных расчетов
Автор: Тамара Щербина, главный бухгалтер-консультант Линии консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ»
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», бюджетный выпуск, июль 2019 г.
Бухгалтеры бюджетных учреждений в своей работе иногда сталкиваются с операциями по внутриведомственным расчетам. Рассмотрим отражение наиболее распространенных операций, связанных с внутриведомственными расчетами, и как избежать ошибок при отражении таких операций.
Как оформляются внутриведомственные расчеты
Внутриведомственными расчетами считаются операции по передаче расчетов, активов и обязательств между учреждениями, относящихся подведомственно к одному главному распорядителю (распорядителю) бюджетных средств либо расчетов текущего финансового года между головным учреждением и обособленными подразделениями (филиалами).
Для оформления операций при передаче (получении) предназначено Извещение (ф. 0504805), которое оформляется в двух экземплярах передающей стороной, подписывается (подтверждается) принимающей стороной с возвратом одного из подписанных экземпляров передающей стороне. При передаче нефинансовых активов документы по их поступлению и выбытию Извещение не заменяет, а составляется дополнительно.
Для отражения внутриведомственных расчетов предусмотрены следующие аналитические счета:
304.04.100 «Внутриведомственные расчеты по доходам»;
304.04.200 «Внутриведомственные расчеты по расходам»;
304.04.300 «Внутриведомственные расчеты по поступлению нефинансовых активов»;
304.04.400 «Внутриведомственные расчеты по выбытию нефинансовых активов»;
304.04.500 «Внутриведомственные расчеты по поступлению финансовых активов»;
304.04.600 «Внутриведомственные расчеты по выбытию финансовых активов»;
304.04.700 «Внутриведомственные расчеты по увеличению обязательств»;
304.04.800 «Внутриведомственные расчеты по уменьшению обязательств».
Также для реализации приказа Минфина РФ № 274н от 30.12.2017 «Учетная политика, оценочные значения и ошибки» в разрезе исправления ошибок по консолидируемым расчетам были добавлены следующие счета:
304.84.000 «Консолидируемые расчеты года, предшествующего отчетному»;
304.94.000 «Консолидируемые расчеты иных прошлых лет».
Безвозмездная передача активов и обязательств внутри ведомства
Корреспонденции, которые необходимо отразить в учете казенного учреждения, – принимающей стороны, закреплены пп. 109 и110 Инструкции 162н и приведены в таблице 1.
Таблица 1. Корреспонденции счетов для учета в КУ
Содержание операции
1. Получение объектов нефинансовых активов:
Порядок выдачи и расходования подотчетных сумм
Автор: Алексеева М., эксперт журнала
В статье рассмотрены актуальные вопросы, касающиеся порядка выдачи и расходования подотчетных сумм. Кто вправе получать деньги под отчет? Как оформить их выдачу? Как отчитаться по полученным под отчет суммам? Какой счет предназначен для учета расчетов с подотчетными лицами? Как вести учет расчетов с ними? Какие особенности учесть при выдаче аванса в иностранной валюте? Как отразить операции по приобретению полиса ОСАГО через подотчетное лицо?
Кто вправе получать деньги под отчет?
Получать денежные средства под отчет вправе:
физические лица, с которыми учреждение заключило гражданско-правовой договор, например, исполнители, подрядчики (Письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859);
физические лица, привлекаемые учреждениями для выполнения отдельных полномочий, участия в различного рода мероприятиях, например учащиеся образовательных учреждений, сопровождающие лица (Письмо Минфина РФ от 13.12.2019 № 02-06-10/97995).
Вопросы организации выдачи денежных средств лицам, не являющимся работниками учреждения (внештатные сотрудники), находятся в компетенции учреждения, которое в рамках своей учетной политики вправе предусмотреть порядок выдачи им денежных средств (Письмо Минфина РФ от 02.07.2012 № 02-06-10/2476).
Как оформить выдачу денег под отчет?
Выдача денежных средств под отчет на расходы, связанные с ведением деятельности учреждения, должна осуществляться по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается (п. 213 Инструкции № 157н[1]).
Оформлять распорядительный документ учреждения допускается на несколько выдач наличных денег одному или нескольким
подотчетным лицам с указанием фамилии (фамилий) и инициалов, суммы (сумм) наличных денег и срока (сроков), на который они выдаются (пп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ РФ № 3210-У[2]).
Выдавать денежные средства подотчетному лицу в случае, если оно не отчиталось за полученную ранее подотчетную сумму, запрещено (п. 214 Инструкции № 157н).
Как отчитаться по полученным под отчет суммам?
Подотчетные лица обязаны в срок, установленный руководителем учреждения, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы (пп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ РФ № 3210-У, п. 216 Инструкции № 157н).
Проверку авансового отчета, его утверждение руководителем учреждения и окончательный расчет по авансовому отчету следует осуществлять в срок, установленный руководителем.
Отметим, что если денежные средства выдаются под отчет на командировочные расходы, окончательный расчет по выданному авансу подотчетное лицо должно произвести после возвращения из командировки в течение трех рабочих дней (п. 26 Положения № 749[3]).
Порядок заполнения авансового отчета установлен Приказом Минфина РФ № 52н[4]. В нем говорится, что авансовый отчет (ф. 0504505) применяется для учета расчетов с подотчетными лицами при условии оформления на бумажном носителе.
Подотчетное лицо отражает на лицевой стороне отчета информацию о себе, на оборотной – фактически израсходованные суммы и оправдательные документы:
в графе 1 – номера документов (расходов) по порядку;
в графах 2 – 4 – даты, номера и наименования документов, подтверждающих расход (квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и др.) либо наименование расхода (например, суточные);
в графах 5 – 6 – суммы расходов, указанные в представленных первичных документах, в рублях или иностранной валюте.
Оправдательные документы нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете (ф. 0504505).
При получении авансового отчета (ф. 0504505) от подотчетного лица бухгалтер выдает ему расписку (отрезная часть формы). Он заполняет документ в своей части: графы 1 – 3 лицевой стороны отчета и графы 7 – 10 оборотной стороны, содержащие сведения о принимаемых к учету расходах и бухгалтерские записи.
Авансовый отчет утверждается руководителем учреждения или лицом, им уполномоченным.
Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах расчетов с подотчетными лицами и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством (п. 216 Инструкции № 157н).
Приказом Минфина РФ № 52н также установлено применение формы отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) в виде электронного документа в случае, если:
ведение бюджетного учета (начисление работникам зарплаты и иных выплат) по решению Правительства РФ, высшего исполнительного органа власти или местной администрации передано в рамках централизации полномочий;
такие требования установлены в учетной политике учреждения.
Какой счет предназначен для учета расчетов с подотчетными лицами?
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется казенными учреждениями на счете 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 212 Инструкции № 157н, п. 83 Инструкции № 162н[5]).
Группировка расчетов на указанном счете осуществляется в разрезе видов выплат, утвержденных бюджетной сметой, по аналитическим группам синтетического учета объекта учета:
10 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда, начислениям на выплаты по оплате труда»;
20 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате работ, услуг»;
30 «Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов»;
50 «Расчеты с подотчетными лицами по безвозмездным перечислениям бюджетам»;
60 «Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению»;
90 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам».
В 1 – 17-м разрядах счета 0 208 00 000 указывается соответствующий код бюджетной классификации РФ, в 24 – 26-м разрядах номера счета – подстатья КОСГУ, соответствующая экономической сущности осуществляемого факта хозяйственной жизни (отражаемого объекта бухгалтерского учета).
Согласно п. 13.6.7, 14.6.7 Порядка № 209н расчеты с подотчетными лицами отражаются с применением подстатей КОСГУ:
567 «Увеличение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами»;
667 «Уменьшение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами».
По согласованию с субъектом консолидации в рамках формирования учетной политики учреждение вправе с учетом требований законодательства РФ, органов, осуществляющих функции и полномочия учредителя, устанавливать в составе рабочего плана счетов дополнительную группировку расчетов с подотчетными лицами в разрезе видов расходов (выбытий) – дополнительные аналитические коды номеров счетов бухгалтерского учета (п. 217 Инструкции № 157н).
Если работники учреждения осуществили расходы, связанные с деятельностью учреждения, без предварительного получения денег под отчет, такие операции могут учитываться как на счете 0 208 00 000, так и на сче-
те 0 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам» на основании порядка, утвержденного в учетной политике учреждения (Письмо Минфина РФ от 30.09.2011 № 02-06-05/4406).
Как вести учет расчетов с подотчетными лицами?
Расчеты с подотчетными лицами могут осуществляться как в наличном, так и в безналичном порядке (с применением зарплатной карты работника или карты учреждения, выданной ОФК).
В соответствии с положениями Инструкции № 162н для отражения в бюджетном учете таких расчетов применяются следующие корреспонденции счетов:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Выданы наличные денежные средства, денежные документы под отчет из кассы учреждения
Перечислены подотчетные суммы на зарплатную карту работника
Перечислены подотчетные суммы на карту учреждения и получены через банкомат подотчетным лицом
Приняты к учету расходы согласно авансовому отчету
Внесены неиспользованные остатки подотчетных сумм:
– в кассу учреждения
– на лицевой счет с использованием карты учреждения
Выдана (перечислена) сумма перерасхода по авансовому отчету:
– из кассы учреждения
– на зарплатную карту работника
* Одновременно делается запись по забалансовому счету 18.
** Одновременно делается запись по забалансовому счету 17.
Казенное учреждение направило в командировку на 5 дней 10 работников. Из кассы им были выданы суточные в размере 5 000 руб. и деньги на проживание в гостинице – 20 000 руб. Проезд оплачен учреждением в безналичном порядке по договору, заключенному с перевозчиком. Расходы на проезд составили 30 000 руб. Проездные билеты приняты к учету в качестве денежных документов и перед поездкой выданы работникам.
В бюджетном учете составлены следующие корреспонденции счетов:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Выданы работникам под отчет из кассы учреждения:
– деньги на оплату гостиницы
Перечислена перевозчику плата за проезд
Приняты к учету проездные билеты
Выданы под отчет проездные билеты работникам
Приняты к учету расходы:
– на выплату суточных
– на проживание в гостинице
* Одновременно делается запись по забалансовому счету 18.
Казенное учреждение перечислило на зарплатную карту работника денежные средства в сумме 20 000 руб. на покупку спортивного инвентаря. Средства были израсходованы полностью. Работник представил авансовый отчет с приложением первичных документов (товарного и кассового чеков). Спортивный инвентарь учтен в составе объектов основных средств.
В бюджетном учете указанные операции отразятся следующим образом:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Перечислены подотчетные суммы на зарплатую карту работника
Отражены на основании авансового отчета вложения в приобретенный объект основных средств – спортивный инвентарь
Принят к учету спортивный инвентарь
На банковскую карту казенного учреждения, выданную работнику, перечислены подотчетные денежные средства в размере 5 000 руб. для оплаты канцелярских товаров. Работник снял с карты всю сумму через банкомат и приобрел канцтовары на сумму 4 950 руб. Неизрасходованный остаток в размере 50 руб. внесен на карту через банкомат и зачислен на лицевой счет учреждения.
При перечислении денежных средств на карту учреждения должны соблюдаться требования правил, утвержденных Приказом Федерального казначейства от 15.05.2020 № 22н.
Расчеты с подотчетным лицом по приобретению канцтоваров с применением этой карты отразятся в бюджетном учете следующим образом:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Перечислены на карту учреждения подотчетные суммы на оплату канцелярских товаров
Сняты работником денежные средства с карты через банкомат
Приняты к учету приобретенные канцтовары на основании авансового отчета
Внесен через банкомат на карту остаток неизрасходованной подотчетной суммы
Зачислена на лицевой счет сумма, внесенная на карту
* Одновременно делается запись по забалансовому счету 17.
* * Одновременно делается запись по забалансовому счету 18.
Какие особенности учесть при выдаче аванса в иностранной валюте?
При выдаче аванса в иностранной валюте учет задолженности подотчетного лица должен одновременно вестись в этой валюте и в рублевом эквиваленте на дату выдачи денег под отчет (п. 215 Инструкции № 157н, п. 6 СГС «Влияние изменений курсов иностранных валют»[6]).
Сумма выданного работнику в иностранной валюте аванса в случае его возврата подлежит переоценке по курсу на дату возврата (п. 215 Инструкции № 157н).
Курсовые разницы, возникшие при расчете рублевого эквивалента, признаются в бюджетном учете в составе финансового результата текущего финансового года с отнесением:
положительной курсовой разницы – на увеличение расчетов в иностранной валюте;
отрицательной курсовой разницы – на уменьшение расчетов в иностранной валюте.
Согласно п. 84 Инструкции № 162н положительная (отрицательная) переоценка выданных под отчет средств в иностранной валюте отражается по дебету (кредиту) соответствующих счетов аналитического учета счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту (дебету) счета 0 401 10 176 «Доходы от оценки активов и обязательств».
Как отразить операции по приобретению полиса ОСАГО через подотчетное лицо?
Исходя из положений п. 84, 124 Инструкции № 162н и разъяснений Минфина, приведенных в Письме от 24.01.2020 № 02-07-05/4304, расходы на приобретение полиса ОСАГО через подотчетное лицо отразятся в бюджетном учете следующими проводками:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Приобретен полис ОСАГО через подотчетное лицо*
Отнесена на расходы будущих периодов сумма расчетов по приобретению полиса ОСАГО*
Отражено отнесение расходов будущих периодов:
– на себестоимость готовой продукции, выполнение работ, услуг
– в состав расходов текущего финансового года
* Согласно Письму Минфина РФ № 02-07-05/4304 операции по приобретению полиса ОСАГО через подотчетное лицо и отнесению данных расчетов на расходы будущих периодов отражаются одновременно.
В статье рассмотрены основные правила оформления взаимоотношений с подотчетными лицами и отражения расчетов с ними на счетах бюджетного учета. Выделим основные моменты, на которые следует обратить внимание.
Подотчетные суммы могут выдаваться работникам учреждения, а также иным физическим лицам, привлекаемым к выполнению определенной работы, отдельных полномочий, участию в различных мероприятиях, в том числе по договорам гражданско-правового характера.
Выдача денежных средств под отчет осуществляется по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица.
Сумма произведенных подотчетным лицом расходов принимается к учету согласно утвержденному руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) авансовому отчету (ф. 0504505) подотчетного лица и прилагаемым к нему подтверждающим документам. При организации в учреждении электронного документооборота применяется форма отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520).
Представить авансовый отчет (ф. 0504505) в бухгалтерию и произвести окончательный расчет с работником необходимо в срок, установленный руководителем. Если деньги выдавались на командировочные расходы, то отчитаться об израсходованных суммах следует в течение трех рабочих дней.
Учет расходов с подотчетными лицами необходимо вести на соответствующих аналитических счетах счета 0 208 00 000.
При выдаче аванса в иностранной валюте учет задолженности подотчетного лица должен одновременно вестись в этой валюте и в рублевом эквиваленте на дату выдачи денег под отчет.
[1] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.
[2] Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
[3] Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
[4] Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».
[5] Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.
[6] Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Влияние изменений курсов иностранных валют», утв. Приказом Минфина РФ от 30.05.2018 № 122н.