Счет фактура что это такое простыми словами в торговле
Что это – счет-фактура: определение понятия простыми словами и особенности использования документа
Законодатели устанавливают определенные правила для хозяйствующих субъектов, в том числе в сфере налогообложения.
С учетом того, насколько важен счет-фактура в предпринимательской деятельности, вопросы, связанные с его предназначением и применением, заслуживают подробного рассмотрения.
В Налоговом кодексе Российской Федерации четко установлены правила использования этого документа. Существует несколько его видов и унифицированная форма этой бумаги.
Определение понятия простыми словами: что это и зачем?
Для чего же нужен этот документ? Счет-фактура – это учетный документ, не относящийся к разряду первичных бухгалтерских документов, призванный обеспечить дополнительный контроль правильного начисления НДС, то есть – налога на добавленную стоимость, который должен быть уплачен хозяйствующим субъектом в государственный бюджет. Существует унифицированная форма этой бумаги.
В Налоговом кодексе РФ, а точнее – в статьях 168–169, установлены правила использования этого документа.
Выписка счета-фактуры производится продавцом товара, как правило, при оптовых закупках, покупателю. Также, документ составляют при осуществлении каких-либо заказов в бухгалтерии.
К таковым относятся:
К завершению отчетного периода сведения, вносимые ежемесячно в книги учета, суммируются для расчета НДС, подлежащего перечислению в госбюджет.
В соответствии с правилами грамматики русского языка, словосочетание «счет-фактура» должно относиться к мужскому, а не к женскому роду (по первому слову).
Если сказать простыми словами, то счет-фактура является документом, подтверждающим то:
Основными видами документа являются:
Видео о том, какие 3 вида счет-фактуры предусматривает Налоговый кодекс:
Особенности использования документа для ИП и для ООО
Возможность получения счета-фактуры важна для тех субъектов хозяйствования, которые являются плательщиками НДС, то есть осуществляют уплату налогов в основном режиме налогообложения (ОСН). Многие ИП, а также ООО пользуются упрощенной схемой налогообложения (УСН), при которой налог НДС они не платят.
Поэтому, для этих организаций выписка счета-фактуры не требуется. Однако она может быть осуществлена по требованию покупателя, при взаимном согласии сторон. Следует учесть, что в этом случае необходимой будет уплата налога НДС, а также составление декларации.
Что касается общего правила, то организации на УСН счет-фактуру:
Однако в практической деятельности ИП или ООО необходимость составления такого немаловажного документа возникает гораздо чаще. К примеру, организации на УСН могут участвовать в сделках, партнерами в которых являются плательщики НДС. Это обуславливает необходимость составления СФ, как основания для предоставления в налоговую инспекцию.
В статьях 168 и 169 НК РФ указаны организации на УСН, освобожденные от необходимости составления СФ.
В ст. 161 и 174.1 НК РФ указаны случаи исключительного характера, в которых компании, работающие по УСН, составляют счета-фактуры.
ООО и ИП используют такой же бланк СФ, который применяется обычно.
Когда счет-фактура обязателен, а когда – нет?
Составление СФ будет необходимым при совершении сделок по купле-продаже товаров (услуг), облагаемых НДС, а также при получении предоплаты (аванса) за поставку товаров (оказание услуг).
Не требуется выписка СФ при совершении торговых операций, для которых уплата налога на добавленную стоимость в бюджет не предусмотрена.
Общие сведения о составлении бумаги
Обязательными реквизитами счета-фактуры являются: порядковый номер документа, ФИО либо наименование организаций, участвующих в сделке (продавца и покупателя), наименование товаров (услуг), указание объема товаров (услуг), общая сумма сделки, ставка НДС и сумма начисленного налога, в этом случае.
Возможен как вариант его составления на бумаге, так и в электронном виде (Постановление Правительства №1137). В последнем случае требуется наличие электронно-цифровой подписи. Документ подтверждает подписью руководитель организации и главный бухгалтер.
Видео о том, для чего нужен счет-фактура и где можно скачать его бланк:
Заключение
При осуществлении оптовых сделок купли-продажи товара, либо при оказании услуг, продавец выписывает покупателю счет-фактуру, в котором, кроме прочего, указывается сумма НДС, подлежащего уплате им в казну. Покупатель же, являющийся налогоплательщиком НДС, имеет право получить соответствующий налоговый вычет.
Информация направляется в налоговую инспекцию. Если же она не будет предоставлена, либо предоставлена не вовремя, то на этот случай предусмотрен штраф.
Что такое счёт-фактура. Объясняем простыми словами
Другое назначение счёта-фактуры — подтвердить сумму уплаченного НДС, для того чтобы потом получить налоговый вычет.
Налоговый кодекс обязывает продавца или поставщика услуг составлять и отправлять клиенту счёт-фактуру. Это документ строго установленного образца.
Пример употребления на «Секрете»
«Удивляет и очень не нравится то, что от предпринимателей требуется много бумаг. Когда я столкнулась с тем, что есть счёт, счёт-фактура, акт, я почти с ума сошла».
(Предпринимательница из Бельгии Юдит Бакша — в материале о том, как европейцы выживают в российском бизнесе.) «Таможенная инспекция запросто может приехать к вам на производство (а отказать им в доступе вы не можете) и попросить документы, например на станок. Владелец должен показать счёт-фактуру с номером декларации. Если в этой декларации не было станка, у предпринимателя начнутся проблемы».
(Президент «КВТ Сервис» Юлия Шлёнская — о том, почему везти контрабанду в Россию — опасная и глупая затея.)
Нюансы
Счёт-фактура бывает трёх видов:
Счёт-фактура не оформляется, если:
Тенденции
Правительство России и ФНС намерены полностью оцифровать все движения и транзакции с товарами и услугами. Для этого власти хотят перевести бизнес на обязательный [электронный документооборот (ЭДО).
С 1 июля 2021 года начался эксперимент по отслеживанию товаров и услуг на территории РФ. С этого дня вступили в силу изменения в Налоговый кодекс, которые регламентируют обмен счетами-фактурами только в электронном виде. Пока — по ограниченному числу импортируемых товаров. Среди них — холодильники, стиральные машины, сушилки и интегральные электронные схемы.
Если эксперимент окажется удачным, требование расширят на другие товары и услуги. Государство планирует перевести обмен 95% счетов-фактур и 70% товарных и транспортных накладных в формат ЭДО до конца 2024 года, говорится в концепции развития ЭДО, принятой 25 декабря 2020 года Правительственной комиссией по цифровому развитию.
Электронный счёт-фактура должен передаваться только через специального оператора ЭДО в установленном ФНС формате. Он должен быть подписан электронной подписью уполномоченного лица. Является юридически значимым оригиналом, также как и бумажный вариант.
Счет-фактура: что это такое, для чего она нужна в бухгалтерии, что подтверждает и отражает — функции и виды
В статье разберем, что это за документ – счет-фактура и что она отражает, для чего используется и кому пригодится в работе предприятия. Без нее не получится подтвердить, что продукция была доставлена в полном объеме и к поставщику нет претензий. У этой бумаги есть четко обозначенная структура, от которой нельзя отступать, иначе она перестанет иметь юридическую силу. Также документ важен для совершения сделки, поэтому очень важно все составить правильно. Сейчас есть множество программ, которые помогают автоматически создавать и даже заполнять поля для этой документации. Бухгалтерам остается только проверить корректность и подписать.
Что такое счет-фактура, для чего необходима и кому она остается – образец
Это документ, который находится у бухгалтеров. Он подтверждает, что товары были действительно отгружены покупателю или были оказаны услуги, там же прописывается стоимость продукции.
Эта бумага отправляется покупающей стороне одновременно с высылаемой на продажу партией либо по почте. Еще один вариант – выставляется после того, как были приняты продукты или услуги.
Важно соблюдать формат, в котором будет создана и предложена счет-фактура. Он утвержден постановлением Правительства, поэтому нельзя менять местами поля или создавать свои варианты написания, даже если они будут закреплены уставом и приказом директора предприятия.
Что подтверждает
Когда проходит сделка, эта бумага нужна, чтобы закрепить момент, когда товар был по факту передан покупателю либо были выполнены услуги. Это реальное подтверждение, с которым можно ознакомиться и принять к сведению, а также включить в качестве первичной документации в бухгалтерии.
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Виды счет-фактуры, которые встречаются в бухгалтерии
Всего их два. Первым называют стандартную СФ. Ее создают в случае, когда отгрузили партию или выполнили работу, за которую теперь покупатель должен деньги. Она необходима, когда полностью оплачены изделия. Время на подготовку и отправку – 5 календарных дней с момента передачи. То же самое отдается, если продукция была возвращена поставщику обратно.
Второй тип – авансовый. Его следует подготовить в случае, если требуется или была зачислена на счет предоплата в счет будущих отправлений. Здесь не потребуется заполнять такие поля, как:
Но обязательно все, что позже понадобится для расчетов.
Когда сделка оплачивается, то продавец начисляет налог на добавленную стоимость. СФ будет рассматриваться в качестве подтверждения операции по оплате изделий, это регистрируется в специализированной книге. На основании полученной счет-фактуры будут заполнены соответствующие данные в декларации.
Если во всех бумагах нет ошибок и все сделано корректно, то покупатель получает возможность запросить налоговый вычет по данной статье.
Бывают ситуации, когда НДС не будет начисляться. Например, без этого обходятся предприниматели, которые трудятся по системе УСН. Но довольно часто, не глядя на эти обстоятельства, покупающая сторона просит, чтобы ему выдали СФ, даже если в нем не будет прописан НДС.
Конечно, это не обязательство, которое должен выполнить продавец. Но обычно они идут навстречу и оформляют СФ. Единственная особенность – в документе сразу прописывают, что покупка была без налога на добавленную стоимость. Соответственно, эта строчка в бланке останется пустой.
Важный нюанс – если продающая сторона не является плательщиком НДС, то ей нельзя ставить в этом поле 0%. Это отдельная категория предприятий, к которой неплательщики не относятся. Даже 0% является реальной ставкой, на которую эти фирмы не имеют права. Если необходимо что-то вписать, то лучше указать «Без НДС». Это будет правдой и не сделает документ недействительным в отличие от 0%.
Если же вписать несоответствующие данные, то для получателя бумаги это станет проблемой. Проверяющие органы выписывают штраф или начисляют все стандартные 18-20%.
Без каких реквизитов не обойтись
Все условия были прописаны в статье 169 Налогового Кодекса. Чтобы СФ приняли к учету и изучили, на ней должны быть определенные строчки:
Упростить и оптимизировать бизнес-процессы можно с помощью специального ПО. На сайте «Клеверенс» вы найдете решения, подходящие для различных целей и задач.
Для чего нужна такая бумага, как счет-фактура, в отделе закупок и в бухгалтерии
В первую очередь она понадобится, чтобы подтвердить исходящий НДС, когда будут продаваться услуги и изделия. А позже она пригодится, чтобы списать входящий налог на добавленную стоимость, в момент покупки. Она будет являться доказательством произошедшей сделки.
Когда регистрируется исходящая СФ, то ее вписывают в Книгу продаж. Когда входящая – от продавца – то в Книгу покупок. В итоге данные в декларации будут заполняться на основании той информации, которая сформируется в этих документах.
Если переводится предоплата, а продукт поступит к покупателю позже, чем через 5 дней, то следует выписать авансовую СФ. Она подтвердит факт произошедшей сделки и будет доказывать покупающей стороне, что они приобрели изделия или услугу. Если в ней позже будут выявлены ошибки, то можно выписать дополнительную, корректировочную СФ.
Для бухгалтера это бумаги, которые помогают вести учет, подтверждают текущие хозяйственные операции и являются возможностью получить вычет.
Порядок заполнения счета-фактуры
Какие поля необходимо заполнять – мы рассмотрели выше. Теперь давайте пройдем по строкам:
В конце обязательно расписывается руководитель организации или его доверенный человек – обычно это бухгалтер. Ниже печать, которая заверяет корректность всех заполненных полей.
Можно ли составить электронно
Законы РФ разрешают выставлять и принимать такие варианты СФ. Главное, чтобы она была правильно составлена в соответствии со всеми правилами и передана через оператора документооборота в том формате, в котором это установил ФНС.
Для компаний этот вид бумаг является таким же юридически значимым, как и бумажная версия. Чтобы она стала официальным документом, достаточно подписать с помощью ЭЦП уполномоченные лица.
Журналы учета и книги
Это обязательные атрибуты функционирования любой организации. Каждый налогоплательщик обязан составлять СФ и вести данную документацию, когда операции подходят под налогообложение.
Так начисляется НДС в случаях реализации продукции, предоставления услуг или передачи имущественных прав. Продающая сторона должна зарегистрировать выписанную бумагу в специальной книге продаж. А покупающая – сделает аналогичную запись в своей, уже о покупках. Так она подтвердит право на получение вычета. Потом все эти суммы будут учтены в декларациях.
Объясните «для чайников» что такое счет-фактура, в чем отличие от первичных бухгалтерских документов?
Счет-фактура – один из документов, которые покупатель получает от продавца товаров (работ, услуг). Чтобы объяснить его отличие от других документов, вкратце рассмотрим, какие еще документы получает покупатель и для чего они нужны.
Этот документ служит основанием для оплаты товаров (работ, услуг). Счет выставляется потенциальному покупателю и подтверждает только намерение оплатить товар. Если товар не будет оплачен, то в бухгалтерском учете это намерение никак не отразится.
Товарная накладная (или акт выполненных работ).
Этот документ необходим для учета материальных ценностей или отражения в бухгалтерском учете стоимости работ или услуг сторонней организации. Чаще всего продавец отгружает товар (выполняет работу, оказывает услугу) покупателю после оплаты счета. Однако по договоренности сторон возможна отгрузка и неоплаченного товара.
Этот документ обычно предоставляется покупателю вместе с товарной накладной (актом выполненных работ). В счете-фактуре существуют все те же основные показатели, что и в счете и товарной накладной:
• Дата составления документа
• Наименование товара (работы, услуги)
• Сумма НДС (Налога на добавленную стоимость)
Главное отличие счета фактуры от двух других документов – в его назначении.
Если счет и товарная накладная нужны для бухгалтерского учета, то счет-фактура – для налогового.
Счет-фактура предназначен для принятия к зачету НДС. Без счета-фактуры НДС к зачету принимать нельзя. Информация обо всех счетах-фактурах (как полученных, так и выданных) фиксируется в декларации по НДС и предоставляется в ИФНС.
Более того, счет-фактура должен не просто присутствовать, но и быть оформлен строго надлежащим образом. Ошибки или неточности в других документах не повлекут за собой неприятных последствий. А вот если нарушен порядок заполнения счета-фактуры, то организацию неминуемо ожидают проблемы.
Порядок заполнения счета-фактуры изложен в Постановлении Правительства РФ № 1137 от 26.12.2011 г. Этот порядок достаточно часто меняется, поэтому бухгалтеру следует уделять особое внимание происходящим изменениям. В настоящее время действует редакция этого Постановления от 19 августа 2017 года.
Правильно оформленный счет-фактура должен содержать все необходимые реквизиты, указанные в Постановлении. Если не указан или указан неверно хотя бы один из них, то счет-фактура считается недействительным. И сумма НДС, принятая к вычету по такому документу, подлежит восстановлению. То есть доплате в бюджет вместе с суммой начисленных пеней.
Счет-фактура: назначение и правила заполнения
Счет-фактура — это документ, подтверждающий совершенную отгрузку товара с выделением суммы налога на добавленную стоимость. Ошибки в составлении приведут к проблемам с возмещением НДС. Форма изменилась с 01.07.2021.
Что такое счет-фактура
Счет-фактура — главный учетный документ, подтверждающий факт отгрузки товара или предоставления услуг по установленной стоимости. Это не единственная функция данной формы. Он играет основную роль при подтверждении суммы НДС как по реализации товаров (услуг), так и входящего НДС для доказательства права на налоговый вычет в целях избегания двойного налогообложения. В п. 3 статьи 169 Налогового кодекса РФ указано, что такое счет-фактура и для чего она нужна — составлять эти документы должны все плательщики НДС по облагаемым операциям.
Это очень важный документ, нередко используемый в судебных спорах, поэтому его необходимо заполнять правильно.
Кто составляет счета-фактуры
Документ выставляет продавец (подрядчик, исполнитель) покупателю или заказчику. Составление этой формы обязательно для субъектов хозяйствующей деятельности, осуществляющих реализацию товаров, выполнение работ или оказание услуг.
Составлять счет-фактуру обязаны:
Сроки выставления счета-фактуры
Общее правило следующее: счет-фактура выписывается в течение 5 дней с момента передачи (отгрузки) товара, выполнения работ или оказания услуг. Дни учитываются календарные. Эта норма закреплена в п. 3 ст. 168 НК РФ. Правила одинаковые как для бумажных счетов-фактур, так и для электронных. Также, согласно п. 3 ст. 168 НК РФ, при оформлении авансовых документов эту форму оформляют в течение тех же 5 календарных дней, но уже с момента получения оплаты в счет будущих поставок, выполнения работ, оказания услуг.
Когда счет-фактура не нужна
В законодательстве указаны случаи, когда счет-фактура не является обязательным документом, а совершение и исполнение сделки подтверждается другими данными: накладной, счетом на оплату. Исходя из нормативных актов, счет-фактура не заполняется при следующих обстоятельствах:
Виды счетов-фактур
Есть три основных вида счета-фактуры:
Законодательное регулирование содержания счетов-фактур
Понятие счет-фактура закреплено в ст. 169 НК РФ. Форма утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 № 1137. Но в 2013 году ИФНС рекомендовала использовать универсальный передаточный документ, разработанный на основе утвержденной формы. В бланке должны присутствовать реквизиты согласно НК РФ, добавление в него оптимальных для продавца и покупателя дополнительных реквизитов не должно влиять на действительность документа.
Реквизиты счета-фактуры
Как выглядит бланк счет-фактуры? Это таблица с графами о товаре и шапкой, предоставляющей информацию о сторонах договора.
Обязательные реквизиты счета-фактуры:
Строка счета-фактуры «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)» применяется в случае поставок по госконтракту. В правилах заполнения отдельно указывается, что строка заполняется только при наличии идентификатора. При отсутствии строка остается незаполненной (прочерк ставить не нужно).
Заполнение счета-фактуры по строкам
Графы заполняются следующим образом:
Так выглядит заполненный счет-фактура:
Если бланк авансовый или корректирующий, это следует указать в документе. Как и то, какие изменения и на основании чего вносятся в форму. От договоренности сторон зависит, ставится ли печать на счет-фактуре, — она не является обязательным реквизитом, но чаще ставится (например, по просьбе покупателя), если юрлицо, оформляющее документ, ее использует по уставу.
Все бланки хранятся в хронологическом порядке не менее 4 лет, фиксируются в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, в книге покупок и продаж в целях возможности проверки расчета и уплаты НДС.
Распространенные ошибки в счете-фактуре
Ошибки, которые чаще всего встречаются при заполнении счета-фактуры, и их последствия:
Незначительные ошибки в виде пропуска знаков, прописных букв, неточностей в платежных реквизитах обычно налоговыми органами не преследуются. Сокращать наименования тоже можно, если такое сокращение позволяет установить предприятие или товар.
Правила исправления ошибок
Продавец, выставивший счет-фактуру, вправе внести необходимые исправления, сделать корректировку. У покупателя такого права нет, но оно есть у продавца. Для исправления документа предусмотрена специальная операция — корректировка счета-фактуры.
Корректировочный счет-фактура
При изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав) выставляют корректировочные счета-фактуры (п. 3 статьи 168 НК РФ). При корректировке необходимо соблюдать следующие правила:
Если ошибок слишком много, создайте новый документ. Нормы НК РФ запрета на такое действие не содержат.
Новая форма счета-фактуры в 2021 году
Минфин России Приказом от 05.02.2021 № 14н утвердил новый порядок выставления и получения электронных счетов-фактур. А ФНС России изменила форму счета-фактуры. Состав реквизитов счета-фактуры и корректировочного счета-фактуры дополнили новыми реквизитами:
Все изменения вступили в силу с 01.07.2021, когда заработала новая система прослеживаемости товаров.
По новому порядку налогоплательщики и налоговые агенты должны выставлять и получать электронные счета-фактуры с применением усиленной квалифицированной электронной подписи. Кроме того:
Новый порядок распространили на все счета-фактуры, выставленные в рамках системы прослеживаемости товаров.