Тайм трекинг что это
Боюсь, что сотрудники крадут рабочее время. Пора ставить систему удалённого контроля?
Тайм-трекеры отследят, что делают подчинённые, и заскриншотят их экраны. Когда нужны такие программы? Разбираем все за и против.
Сотрудники тратят 30–35% рабочего времени, разбираясь с личными проблемами, общаясь в соцсетях или устраивая «перерывы на чай». Подобные исследования появляются в СМИ, похожие цифры называют бизнес-тренеры и профессиональные издания. Массовый переход на дистанционную работу только усилил тревогу предпринимателей и менеджеров.
Нужно ли контролировать сотрудников с помощью специализированных программ? Как это повлияет на мотивацию работников? Когда тайм-трекеры необходимы, а когда они явно лишние? Эти вопросы мы задали экспертам: специалистам по HR, менеджерам в крупных компаниях, разработчикам тайм-трекеров, руководителям малого бизнеса.
Пишет про технологии и бизнес.
Системы учёта рабочего времени. Какими они бывают?
Продвинутые DLP-системы видят, когда сотрудники опаздывают, играют в компьютерные игры или сидят на сайтах знакомств, рассказывает ведущий аналитик «СёрчИнформ» (компания разрабатывает системы информационной безопасности) Леонид Чуриков. Все непродуктивные действия менеджеры увидят в специальных отчётах. Более того, системы могут определить, кто из сотрудников на грани выгорания, а кто ищет работу на профильных сайтах.
Для каждой категории работников можно сформировать свои критерии полезной активности. «Программа среагирует, если в соцсетях будет сидеть офис-менеджер, но для SMM-специалиста активность в Facebook будет считаться продуктивной», — добавляет Чуриков.
Хотя UEBA и DLP позволяют контролировать действия сотрудников, эта статья посвящена третьему классу — системам, разработанным специально для учёта рабочего времени. На рынке доступен широкий выбор таких программ. Вот только некоторые примеры: Kickidler, ActivTrak, Teramind, Time Doctor, Bitcop, CrocoTime, Teamon.live. Все они могут контролировать начало и конец рабочего дня, на что сотрудники тратят рабочее время. Однако функциональность отличается от системы к системе.
В качестве примера использования такой программы возьмём опыт консультационной компании Visotsky Consulting. Все сотрудники организации должны отмечать в приложении Time Doctor, над какими задачами и проектами работают. В это время Time Doctor фиксирует хронометраж, параллельно делая скриншоты экрана каждые 3–5 минут. Скриншоты показывают, чем сотрудник занимался на самом деле.
Есть системы, которые позволяют более глубоко контролировать сотрудников в различных приложениях — вплоть до кликов по мыши и ударов по клавиатуре, поясняет руководитель отдела интернет-маркетинга Bitcop Максим Ключкин. Для этого подобное ПО нужно интегрировать с другими программами и бизнес-приложениями.
Системы вроде Bitcop покажут, с каким документами и в рамках каких задач работал сотрудник. Ключкин приводит ещё один пример использования системы: она может показать, сколько времени сотрудник провёл в мессенджерах по работе, куда он звонил и с кем разговаривал. Таким образом, с помощью систем учёта рабочего времени можно проанализировать трудозатраты на отдельные задачи и найти узкие места в бизнес-процессах.
Ещё один пример функционала подобных сервисов — демонстрация экрана другим членам команды в рабочее время. Такое решение внедрено в Teamon.live, рассказал основатель сервиса Александр Процюк. По его словам, так сотрудники могут помогать друг другу в решении задач, взаимодействие становится быстрее и эффективнее.
В подобных системах есть ограничения, позволяющие защитить приватность пользователей. Например, система «Сакура» (совмещает функции безопасности и учёта рабочего времени) не перехватывает сообщения пользователей. Об этом рассказал советник гендиректора «ИТ-Экспертиза» (разработчик «Сакуры») Сергей Вихорев. Однако «Сакура» может определять местоположение компьютеров удалённых пользователей. Это нужно для безопасности: так можно защититься от подключения из недоверенных мест и предотвратить утечку информации.
Для чего нужны системы учёта времени?
Мы опросили 15 компаний, разрабатывающих тайм-трекеры или пользующихся ими. Оказалось, что прямой контроль занятости сотрудников — не единственное, зачем нужны эти системы. Разберём, как используют тайм-трекеры разные компании.
Для начисления зарплат и премий. Как рассказал основатель Visotsky Consulting Александр Высоцкий, в компании от количества проработанных по Time Doctor часов зависит зарплата сотрудников и начисление бонусов. Рабочее время учитывается только тогда, когда Time Doctor включён. Это значит, что если человек выключил систему, то он занимался личными делами. Если же он будет делать это при включённом Time Doctor, будет видно, на что он действительно потратил время.
Для оценки затрат на проект. Часто бывает сложно оценить трудовые, а, следовательно, и финансовые затраты на проект. Тайм-трекеры позволяют подсчитать, сколько часов работы понадобилось на решение определённых задач. «Мы в своей компании используем учёт рабочего времени для оценки затрат на проектах. Используем доработанный инструмент для своей CRM (Redmine)», — делится опытом директор компании EMX Михаил Ерёменко.
Для контроля сотрудников техподдержки и консультантов. Для них скорость реакции на запрос и количество обработанных заявок — один из критериев эффективной работы. Системы учёта рабочего времени могут помочь в этом.
«Единственная категория сотрудников, чьё время действительно имеет смысл замерять, — те, кто обязан быть на рабочем месте по условию договора, — говорит Евгения Бородина, операционный директор коммуникационного агентства 2L (Москва). — Это такие позиции, как консультанты, техподдержка и так далее».
Системы контроля времени сотрудников нужны в двух случаях, считает директор по персоналу Avon в России Анна Муромцева. Первый: для сотрудников, где важно присутствие на рабочем месте. Например, для консультантов поддержки в мессенджерах и онлайн-помощников. Как правило, даже оплата таких сотрудников почасовая. Обычно подобные условия оговариваются при приеме на работу. Второй: в процессных компаниях с высокой долей администрирования. В большинстве остальных случаев такие системы излишни, считает Муромцева.
Для личного тайм-менеджмента. Системы учёта рабочего времени нужны сотрудникам любого уровня, обращает внимание Максим Ключкин из Bitcop. Сотрудники могут отслеживать, сколько времени они тратят на выполнение разных задач, на что отвлекаются. Так они могут совершенствовать свой тайм-менеджмент.
Тайм-трекинг позволяет узнать много нового о себе и своей работе, говорит Высоцкий. «Большинство людей, начав делать хронометраж, получают много инсайтов. И я не исключение. Вы увидите, над чем на самом деле работали. Некоторые вещи притягивают наше внимание, и нам кажется, что мы работаем над ними всё время. Но хронометраж показывает, что на самом деле вы тратите на них не столько времени, сколько думали», — говорит Высоцкий.
Системы учёта рабочего времени могут быть полезны и фрилансерам. Отслеживание рабочего времени позволяет рационально распределять собственную нагрузку, отмечает генеральный директор IT-компании «Инфомаксимум» (одно из направлений — разработка тайм-трекеров) Александр Бочкин. В результате фрилансер может рассчитывать трудозатраты на проект и выставить адекватный ценник за свою работу.
Для решения проблем с конкретным сотрудником. Иногда у компании нет необходимости контролировать рабочее время работников. Однако она всё равно прибегает к тайм-трекингу, чтобы выявить проблему, решить её, а потом убрать контроль. Об этом рассказывает основатель коммуникационного агентства PR Perfect Кристина Петрова.
По словам Петровой, оценивать нужно не количество затраченных часов, а результат. Но проблема может возникнуть именно с результатом: сотрудник не успевает выполнить поставленные задачи. Возможно, он тратит рабочее время на личные цели. Может быть, отвлекается на посторонние дела. Ещё проблема может быть на стороне руководителя, который неверно оценивает предполагаемые трудозатраты на задачи. Тогда логично подключить контроль времени и скорректировать задания.
Когда тайм-трекеры — лишнее
Если это малый бизнес с ограниченными ресурсами. Как утверждает Максим Оганов из Oganov Digital, для мелких компаний использование трекеров часто излишне. Им не требуется настолько масштабный учёт. Установка системы учёта требует времени: нужно выбрать её, разобраться в интерфейсе, обучить сотрудников.
По словам Оганова, у владельцев малого бизнеса может не быть свободных рук для этих задач. «Это то же самое, что арендовать туристический автобус на 40 человек, а перевезти двоих», — констатирует он.
Когда эффективность сотрудника нужно измерять иначе. В этом солидарны многие опрошенные: есть позиции, где нужно измерять результат, а не время. Более того — результат может вообще не зависеть от потраченного времени из-за разной производительности сотрудников.
«Для эффективной работы команды надо перестраиваться на контроль результатов, а не на контроль действий, чем грешат некоторые компании», — уверен ИТ-директор ГК «Альфа-Лизинг» Артём Косолапов.
С ним солидарна Татьяна Урусова, HR-директор этой группы компаний: «Нужно не контролировать людей с помощью разных цифровых сервисов, а больше работать с их вовлечённостью. Нужно правильно ставить задачи, заботиться об их эмоциональном состоянии».
Перед тем как выбирать способ контроля сотрудников, стоит задуматься о способах мотивации. Тогда каждый будет заинтересован использовать каждую минуту рабочего времени продуктивно, говорит руководитель компании «Изолайф» Данила Троицкий. Его компания не ведёт учёт рабочего времени, так как мотивация каждого привязана к выполнению плана или достижению результата. «Однако, если нет правильно выстроенной мотивации, то стоит вести учёт рабочего времени», — говорит Троицкий.
В Huawei Enterprise в России предпочитают альтернативу контролю времени: поиск баланса между оценкой работы сотрудника и возможностями, которые ему предоставлены. «Я вижу оптимальное решение в контроле результатов, но не рабочего процесса. Такой подход не включает в себя отвлекающие звонки от руководства и постоянную проверку на присутствие в онлайне», — делится HR BP Huawei Enterprise Елена Каверина.
Для специалистов творческих профессий и управленцев. Применение тайм-трекеров теряет смысл по мере роста позиции, говорит Анна Дмитриева из ANCOR Consulting. На управленческих должностях, утверждает она, задачи часто выходят за рамки рабочего дня. Результат не измеряется количеством часов, проведённых в электронной почте. Для руководителей такая система может применяться как инструмент самоконтроля, но не как элемент внешнего контроля.
Максим Оганов обращает внимание, что системы учёта ставят для сотрудника психологическое ограничение и это может снизить его качество работы. Например, логистам, архитекторам или дизайнерам будет тяжело постоянно находиться под контролем — они любят самовыражение и свободу. При этом есть немало сотрудников, которым такие системы учёта никакого дискомфорта не приносят.
Мы хотим поставить систему контроля. Будут ли сотрудники увольняться?
В практике многих опрошенных экспертов были случаи, когда сотрудники увольнялись из-за систем учёта рабочего времени. «Если человек ощущает на себе давление и контроль, то полагает, что работодатель не уверен в его компетенциях. Такой сотрудник в скором времени утратит мотивацию и начнёт смотреть вакансии в другой организации», — говорит HR BP Huawei Enterprise в России Елена Каверина. По её словам, внедряя такие системы, нужно оценить риски.
Профессиональный рекрутер Зулия Лоикова так описывает подобный кейс. Девушке, которая долго работала на удалёнке, навязали тайм-трекер. Система делала скриншоты в реальном времени, притом что сотрудница работала на личном ноутбуке. Она переживала, что система получила контроль к её личным данным. До внедрения тайм-трекера девушка долго работала в компании и прекрасно справлялась с обязанностями, но в итоге решила уволиться. Недоверие сильно повлияло на её лояльность, констатирует Лоикова.
Консультант по управлению Александр Высоцкий говорит, что многие его коллеги-предприниматели рассказали об увольнении некоторых сотрудников после внедрения тайм-трекеров. «Причём многие из этих специалистов были эффективными и продуктивными. Ключевая причина — сотрудники чувствовали себя несвободными», — поясняет он.
Сотрудники уходят, так как внедрение тайм-трекера выглядит как подавляющая дисциплинарная мера, считает Высоцкий. Им не объясняют, что это инструмент повышения собственной эффективности: он позволяет руководителям лучше понимать сотрудников. Иногда кажется, что подчинённый выполнит задачу за 30 минут, но на самом деле требуется четыре часа.
Если вы решили всё-таки внедрять такой инструмент, то важно согласовать его с общей культурой компании: менеджмент должен правильно донести до сотрудников важность инструмента, добавляет Анна Дмитриева из ANCOR Consulting.
Альтернативы «жёсткому контролю». Таск-трекеры и геймификация
Тайм-трекеры — не единственные варианты контроля. Как говорит основатель и руководитель онлайн-сервиса для автоматизации рекрутинга FriendWork Александр Красс, чтобы узнать, сколько человек потратил на конкретную задачу, достаточно удобного таск-трекера. Эти сервисы позволяют оставлять информацию по каждому проекту поэтапно.
«Сервис сохранит все данные и выдаст анализ по определённому сотруднику. Таким образом, вы сможете скорректировать задачи, если результаты вас не устраивают», — говорит Красс.
Таск-трекеров с такими возможностями много. Это «Битрикс», Asana, Basecamp, Week, Trello, Slack и многие другие. Главное — подобрать подходящую бизнесу программу.
В качестве альтернативы тайм-трекерам можно использовать геймификацию, устраивать соревнования. «Каждый член команды видит, как достигает целей он сам и как это делают другие сотрудники. Это мотивирует людей делать свою работу эффективнее», — рассказывает о своём опыте Артём Косолапов из «Альфа-Лизинга».
По словам Косолапова, ещё один инструмент, набравший популярность в пандемию, — виртуальные комнаты. В них вся команда собирается для решения большой и сложной задачи. Все видят, чем занимаются их коллеги, чем нужно помочь, какие изменения стоит внести в проект.
обложка: Moose Photos / Pexels / Stockking / Freepik / Дима Руденок для Skillbox
User and Entity Behavior Analytics — системы анализа поведения пользователей.
Data Leak Prevention — системы предотвращения утечек информации.
В английском языке — EMS, employee monitoring software.
В тексте речь идет о методике MBTI, которая выделяет 16 типов личности. У каждого типа — свои особенности, отношения с людьми и окружающим миром. Например, сотрудникам с типом личности «логист», «архитектор» или «дизайнер» будет тяжело постоянно находиться под контролем.
Тайм трекеры (Time tracker), что это такое? Учет рабочего времени
Тайм трекеры – это хороший инструмент для ведения учета рабочего времени и не только. В статье разберем, что такое тайм трекеры, как их используют. Также приведем 10 лучших тайм трекеров для работы.
Тайм трекеры (Time tracker), что это такое
Здравствуйте, друзья! Рабочий процесс не всегда бывает эффективным, если сотрудники отвлекаются на другие дела. В этом случае время уходит впустую, не выполняются отдельные задачи. Решить данную проблему помогают тайм трекеры. Что это за инструмент?
Тайм-трекерами называются программы, приложения, которые устанавливаются на компьютер и телефон. Они записывают время отведенное на выполнение различных задач, которые были поставлены заказчиком или работодателем.
Таким образом, контролируется рабочий процесс. С помощью тайм трекеров повышается производительность и эффективность труда.
Подобные программы используют не только на работе. Они применяются в жизни, например, в спорте, в достижении различных целей, бизнесе и заработке денег через Интернет.
Далее рассмотрим, как работает тайм трекер, какими программами люди пользуются.
Тайм трекеры и учет рабочего времени сотрудников, как это работает
Как ведется учет рабочего времени сотрудников? С использованием программ это сделать просто:
Это один из примеров контроля рабочего времени. С помощью записанных часов, человек будет знать, сколько ему заплатят денег. Ведь есть рабочие места, где используется почасовая оплата труда.
В свою очередь, работодатель может проверить, работал ли его сотрудник или нет. Он для этого воспользуется тайм-трекером, который был установлен на компьютере подчиненного и записывал время работы. Кроме того, можно контролировать весь рабочий процесс исполнителя. Можно точно увидеть, чем занимался работник, за какое время была выполнена та или иная работа, сколько было потрачено времени на выполнение задания.
10 лучших тайм трекеров для учета рабочего времени сотрудников
В Интернете есть сотни тайм-трекеров, мы выбрали десятку лучших:
Из списка тайм-трекеров вы выберете те, которые для вас наиболее удобны.
Пример работы в Тайм трекере Toggl
Рассмотрим работу лучшего и бесплатного тайм-трекера Toggl. Чтобы его использовать, скачайте и установите программу на компьютер. Официальный сайт программы доступен по ссылке – «toggl.com/track/toggl-desktop/» (скрин 1).
Далее запускаете установщик, нажимаете кнопку «Next» и устанавливаете утилиту (скрин 2).
Если она не запуститься на компьютере, установите Net Framework 4.6.1, без этого дополнения некоторые программы не работают.
Далее в программе проходите регистрацию (скрин 3).
Вводите данные для входа и нажимаете «Sign up», после чего войдете в программу. При следующей авторизации вам не нужно будет вводить данные в программу, она запустится автоматически.
После запуска Toggl, можно создавать задачи и запускать таймер (скрин 4).
В специальном поле прописываете задачу, например, «Пишу статью», затем нажимаете на кнопку запуска. Далее пойдет время, которое можно отслеживать. Когда работа будет закончена, нажимаете на значок квадратика, чтобы остановить время (скрин 5).
Если хотите полностью видеть свое время, для этого нажимаете на шестеренку в программе и активируйте функцию «Use manual mode» (скрин 6).
В приложении будут сохранены показатели времени. Если они не нужны, нажмите по ним правой кнопкой мыши, далее кнопку «Delete time entry», чтобы удалить данные.
Если нажать на кнопку «Add Time Entry», можно добавить проект в программу или задачу (скрин 7).
Пишите все значения и нажмите «Done», чтобы сохранить данные.
Тайм трекеры и заработок через Интернет, кому подходят эти программы
Программы тайм-трекеры подходят людям, которые работают на производствах, ведут бизнес, работают удаленно через Интернет. Это могут быть фрилансеры, копирайтеры, программисты, личные помощники, менеджеры и другие специалисты. С помощью тайм-трекеров заработок через Интернет будет эффективным, ведь вы сможете организовать свое рабочее время.
В жизни тоже используются такие программы. Как уже говорили выше, в спорте их применяют многие спортсмены. Это позволяет узнать, за какое количество времени человек пробежал, сделал разминку и так далее.
Есть даже трекеры для автомобилистов. Данные программы отслеживают скорость автомобиля и другие технические показатели.
Отзывы о Тайм трекерах тех людей, которых контролировали
В Интернете есть отзывы людей, которых контролировали на работе с помощью тайм-трекера:
Некоторые люди довольны таким контролем, другие нет. Но в то же время, тайм-трекер хорошо справляется со своей задачей. Сотрудники делают работу и выполняют ее качественно.
Заключение
В статье рассмотрели вопрос, что такое тайм-трекеры, как ими пользоваться. Также были рассмотрены лучшие программы для ведения и учета времени. Если у вас есть бизнес, или вы не успеваете сделать многие дела, с помощью перечисленных программ вы сможете достичь своих целей.
Спасибо за внимание!
С уважением, Иван Кунпан.
Есть еще способы планирования, которые помогут вести учет времени и не только:
Топ-9 лучших тайм-трекеров для учета рабочего времени, обзор и сравнение 2021 года
Мы составили рейтинг, в который включили 9 лучших, по нашему мнению, программ тайм-трекеров. Рейтинг основан на опыте наших клиентов, а также на нашем субъективном и оценочном суждении. Ни в коем случае не следует расценивать его, как истину в последней инстанции, но, надеемся, он поможет в выборе подходящей вам или вашему бизнесу программы.
В последнее время набирает популярность использование программ тайм-трекеров при работе с удаленными сотрудниками и наемными работниками (программистами, бухгалтерами, специалистами служб поддержки и т.д.), работающими по схеме почасовой оплаты труда.
В этой статье мы сравним 9 разных инструментов для тайм-трекинга, и их функциональные возможности, а также, в качестве бонуса, расскажем еще об одной программе (угадайте, какой).
Основные задачи программ тайм-трекеров:
Дополнительные задачи программ тайм-трекеров:
Стоит отметить, что упомянутые в обзоре тайм-трекеры являются условно-бесплатным ПО, то есть, имеют платные и бесплатные (с урезанным функционалом версии). Что вполне логично, поскольку разработка и поддержка любого B2B-продукта стоит денег.
Бонус – система учета рабочего времени Kickidler
Наша система учета рабочего времени Kickidler хоть и относится к категории программного обеспечения для мониторинга сотрудников (Employee Monitoring Software), но также способна выполнять задачи тайм-трекера. Скажем так, EMS – это расширенная версия тайм-трекера, способная выполнять более профессиональные задачи по контролю сотрудников.
Наша программа переведена на несколько языков: есть русская, английская, португальская версии интерфейсов, очень скоро будет готов испанский интерфейс.
При всем этом, стоимость нашего ПО не дороже, а то и дешевле многих тайм-трекеров.
Надзиратель для фрилансера: выбираем систему учета рабочего времени
Чуть более ста лет назад инженер Фредерик Тейлор встал за спиной фабричных рабочих с секундомером и стал измерять, сколько времени они тратят на рутинные операции. Вскоре стало ясно, что их можно «оптимизировать» — повысить производительность с помощью системы научной организации труда. Именно из нее выросло современное массовое производство. Но могли ли тогдашние рабочие представить, что их правнуки примутся измерять свою производительность не по приказу капиталиста, а по собственной инициативе? Современным работникам умственного труда приходится самостоятельно планировать деятельность, а секундомер Тейлора им заменяют специальные программы для учета рабочего времени — тайм-трекеры.
Simple Time Track
Как правило, запуская приложение в первый раз, мы знаем, чего от него ждать. К примеру, текстовые редакторы и почтовики все в чем-то похожи. А вот у тайм-трекеров нет почти ничего общего. Их интерфейсы, странности и недостатки различаются радикально.
Тем не менее основа большинства средств для учета рабочего времени одна: почти каждый тайм-трекер снабжен встроенным таймером. А в особо тяжелых случаях таймер — это единственное, чем он снабжен. Тайм-трекер, с которого мы начнем, относится именно к этой категории.
Simple Time Track представляет собой расширение для Chrome. После установки оно добавляет свою иконку у правого края панели инструментов браузера. Нажатие на нее вызывает интерфейс тайм-трекера: сверху кнопки для создания, экспорта и удаления задач, ниже — список задач, созданных ранее.
Чтобы начать учет времени, нужно добавить новую задачу и запустить таймер. Отсчет будет идти до тех пор, пока таймер не остановят. В будущем к любой из остановленных задач можно вернуться и запустить таймер снова. Дополнительное время прибавится к тому, что было подсчитано ранее. Это может понадобиться в том случае, если задачу невозможно выполнить за один присест и приходится прерываться, чтобы заняться чем-то другим.
Более продвинутые тайм-трекеры позволяют изучать историю выполнения задач, строить сложные отчеты с ограничениями по времени и другим критериям и даже генерировать счета для отправки заказчикам. Simple Time Track умеет только считать время. Результаты можно посмотреть в том же списке или экспортировать их в файл CVS, чтобы перенести, например, в электронную таблицу. Самые простые потребности удовлетворит и это, но если нужно что-то большее (а это, скорее всего, так), то лучше найти альтернативу посерьезнее.
TimeEdition
Причина непохожести средств для учета рабочего времени, видимо, в том, что на этом рынке никогда не было абсолютного победителя, который мог бы служить ориентиром. В итоге разработчики изучают потребности клиентов и приходят к совершенно различным ответам.
Создатели немецкого опенсорсного тайм-трекера timeEdition, судя по всему, точно знали, что нужно их пользователям. Эта программа приспособлена к строго определенному рабочему процессу, который укладывается в строго определенные рамки, и в этих рамках, вероятно, удобен. Людям, для которых она разработана, видимо, приходится иметь дело с несколькими заказчиками. При этом проекты, которые они для них реализуют, однотипны и состоят из одних и тех же этапов. Если хотя бы одно из этих условий не выполняется, использование timeEdition начинает напоминать бег по полосе препятствий.
Интерфейс основного окна timeEdition исключительно скуп. Он состоит из большой кнопки, которая запускает и останавливает таймер, самого таймера и трех меню для выбора заказчика, проекта и задачи, к которым относится этот таймер. С этими меню и связана основная сложность. Просто запустить таймер и начать работу не выйдет. Сначала эти меню нужно заполнить, добавив в программу информацию о заказчике, о проекте, а также обо всех возможных задачах, над которыми предполагается работать. Только после того, как все это сделано, можно начинать отсчет времени. Дело осложняется тем, что задачи, по сути дела, общие для всех проектов.
В отличие от Simple Time Track, timeEdition записывает не только суммарное время, потраченное на работу. Приложение запоминает начало и конец каждого отрезка времени, в течение которого пользователь работал над задачей. Это позволяет вычислять продолжительность работы, проделанной в течение дня, недели или месяца. Для получения этих сведений служит отдельное диалоговое окно. Кроме того, их можно импортировать в Excel.
Интересная особенность timeEdition: приложению можно поручить на лету переносить информацию об учтенном времени в электронный календарь — например, в Outlook или в Google Calendar. Это еще один альтернативный метод просмотра информации, накопленной в timeEdition.
Fanurio
Румынский кросс-платформенный тайм-трекер Fanurio написан на Java и рассчитан на фрилансеров с бюрократической жилкой. Втянувшись в его использование, легко почувствовать себя не то персонажем фильма «Бразилия», не то бухгалтером из песни группы «Комбинация», и хорошо, если не тем и другим сразу. Винить за это разработчиков не хочется. Фрилансеру, которому приходится жонглировать одновременно значительным числом проектов и таким же числом заказчиков, действительно будет трудно без того уровня организованности, на котором настаивает Fanurio. Другое дело, что фрилансеров с такой специфической проблемой не очень много.
В этой программе запуск таймера лишь финальная стадия долгой работы. Прежде чем учитывать время, Fanurio требует каталогизировать заказчиков, связанные с ними проекты и подразумеваемые ими задачи. Форма для создания каждой из этих сущностей имеет, кажется, больше полей, чем налоговая декларация 3-НДФЛ. Это, если вдуматься, превращает Fanurio в своеобразное подобие системы CRM — упрощенной, разумеется, до безумия, но для обычного фрилансера часто и такой уровень — это перебор. Но если ты не обычный фрилансер, то оценишь, что, кроме перечисленных возможностей, в Fanurio имеются средства для учета расходов, деловых поездок и платежей, а также инструмент для выставления счетов заказчикам.
Приложение развивается с 2006 года, и это заметно. Почтенный возраст выдают и его несколько старорежимный вид, и цена, которая напоминает о полузабытых временах shareware. Fanurio стоит 59 долларов, но испытать его можно и бесплатно. Для этого предусмотрена полнофункциональная пробная версия, которой хватает на пятнадцать суток.
Toggl
Toggl гораздо либеральнее, чем timeEdition, и не пытается загнать пользователя в известные, но тесноватые для многих рамки. В этом смысле он ближе к Simple Time Track, только уже без излишнего примитивизма. Toggl, как и все приличные тайм-трекеры, ведет своего рода журнал активности пользователя и умеет составлять отчеты с отбором задач по заданным критериям. Это не самое функциональное, не самое удобное и не самое приятное средство учета рабочего времени, но оно обладает резонным минимумом возможностей и предоставляет их бесплатно. Это редкость: за серьезные тайм-трекеры приходится платить.
Сам Toggl — это веб-сервис, но к нему прилагается опциональное приложение под все популярные платформы. Веб-сервис отвечает за учет, отчеты и настройки. Приложение же упрощает создание новых задач, а также запуск и остановку таймеров. Кроме того, оно добавляет несколько возможностей, которые невозможно реализовать в вебе. В частности, оно замечает, когда пользователь слишком долго бездействует, и предлагает остановить таймер.
Для каждой из задач можно указать заказчика и проект (впрочем, если не нужно, то можно и не указывать). Это можно использовать при генерации отчетов. Веб-сервис позволяет отфильтровать записи по дате, заказчику и проекту.
Таким образом удается узнать, сколько времени было потрачено в течение месяца на выполнение проекта, или долю рабочего времени, которую съели поручения определенного заказчика в течение недели. Платная версия Toggl (она обойдется в 5 долларов в месяц) добавляет поддержку совместной работы нескольких пользователей и возможность задать уровень почасовой оплаты (это нужно для того, чтобы подсчитывать, сколько денег принесут отработанные часы).
Timely
Простота создания новых задач делает Toggl похожим на планировщик наоборот: можно запускать отдельный таймер для каждого шага и получать в результате подробнейшие записи о выполненной работе. Но это сходство вряд ли было преднамеренным. С норвежским веб-сервисом Timely все иначе: его авторы сознательно делали гибрид электронного календаря и тайм-трекера. «Вместо того чтобы спрашивать, что вы делали на этой неделе, я спрашиваю, что вы планируете делать на этой неделе», — объясняет создатель Timely Матиас Миккельсен на сайте компании. Предполагается, что пользователь будет сначала планировать задачи, а затем следить за их выполнением.
Основа Timely — это полнофункциональный веб-календарь в духе Google Calendar, причем весьма неплохой. Он заметно удобнее и, как ни глупо это звучит, красивее гугловского. Поразительная плавность работы, редкая для веб-приложений, тоже идет ему в плюс. Timely вполне мог бы заменить и Google Calendar, и Apple Calendar, и Outlook для многих пользователей. Впрочем, у тех, кто привык к другому календарю и не нуждается в новом, остается шанс обойтись без болезненной миграции. Timely умеет автоматически загружать события из любого календаря, поддерживающего формат iCal (а его поддерживают более-менее все). В этом случае планирование можно продолжать в другом приложении, а Timely использовать только для учета времени.
Описывать, как пользоваться календарем, вряд ли стоит, поэтому сосредоточимся на различиях. Каждая задача, добавленная в календарь, имеет встроенный таймер, который можно запустить, кликнув по ней. Кроме того, для каждой задачи еще на стадии планирования можно установить ориентировочное время выполнения. Суммарное ориентировочное время выполнения всех задач, относящихся к проекту, и реальное отработанное время отображаются над календарем. Кроме календаря, в Timely имеются страницы, позволяющие просмотреть историю работы над каждым проектом и историю работы каждого пользователя по отдельности.
Возможность совместной работы нескольких пользователей — важная черта Timely. Этот сервис вполне может стать удобным инструментом менеджера, управляющего целой командой, особенно если часть участников проекта трудится удаленно. При помощи Timely легко узнать, кто и чем занимается прямо сейчас и на что уходит время и деньги. Еще одна из возможностей, нацеленных именно на такое применение, — это так называемый «бюджет». Для каждого проекта можно указать максимальное время выполнения или максимальную сумму, которую можно потратить на почасовую оплату работников. Timely будет следить за исчерпанием «бюджета» и предупредит о приближении к финишу.
Бесплатная версия сервиса позволяет одному пользователю вести не более трех проектов. Фрилансерская версия стоит 14 долларов в месяц и снимает ограничения с количества проектов. Кроме того, есть несколько тарифных планов, которые рассчитаны на компании и предлагают различные сочетания максимальной величины рабочей группы и максимального количества проектов. Они обойдутся в суммы от 49 до 199 долларов в месяц.
Chrometa
Это единственный тайм-трекер в этой статье, который не позволяет учитывать время, запуская и останавливая таймер вручную. Вместо этого он использует подход, который несколько лет назад популяризовал сервис RescueTime: специальная программа, установленная на компьютере пользователя, следит за активными приложениями и открывающимися документами, а затем сводит собранную статистику в отчеты, которые помогают понять, на что было потрачено время. Разница в том, что RescueTime был предназначен для людей, стремящихся повысить собственную продуктивность. Он делил сайты и приложения на полезные и бесполезные и показывал, куда утекает ценное время. Chrometa делит их по другому принципу: с помощью правил, задаваемых пользователем, этот сервис распределяет задачи по различным проектам, а затем подсчитывает затраченное на них время и, если надо, генерирует счета для выставления заказчикам. Вопреки ожиданиям, это не особенно удобно. Без ручной сортировки записей по проектам все равно не обойтись. Правила лишь сокращают необходимое для этого время. В итоге мороки с Chrometa едва ли не больше, чем с более традиционными тайм-трекерами, а удовольствия — ноль.
Harvest
Веб-сервис Harvest находится где-то на полпути от timeEdition к Fanurio. С последним его роднит деловитость, обходящаяся, впрочем, без передозировки бюрократии. Как и Fanurio, Harvest способен учитывать расходы, а также генерировать счета, причем по этой части его возможности, пожалуй, даже шире, чем у румынского собрата. В Harvest, к примеру, можно назначать различную оплату для разных исполнителей (как и Timely, Harvest позволяет следить за работой целой команды). Поскольку создавать задачи по мере надобности нельзя, в Harvest они используются скорее для обозначения типа выполняемой работы, а не для указания ее цели.
В результате складывается впечатление, что целевая аудитория — это менеджеры, которые желают озирать работу подчиненных с высоты птичьего полета и не особенно увлечены деталями. К такой мысли подталкивает и ценовая политика разработчиков. Бесплатная версия Harvest существует, но исключительно ограниченная. За однопользовательскую версию необходимо выплачивать 12 долларов в месяц. Командные версии стоят 49 и 99 долларов и рассчитаны на разное количество пользователей (9 и 99 человек соответственно).
TimeTrap
Суровым программистам и сисадминам, конечно, не до мышей и разноцветных окошек, поэтому удивляться обилию консольных тайм-трекеров на GitHub не приходится. Простейший тайм-трекер можно создать, введя в bash единственную строчку вроде такой:
После этого достаточно писать команду «tt описание задачи», чтобы добавлять в файл tt.csv новую запись с указанием точного времени начала выполнения очередного дела. Импортировав этот файл в Excel или обработав его иным способом, можно вычислить, сколько времени и на что именно было потрачено.
Оценить, на что похожи более серьезные консольные тайм-трекеры, можно по программе TimeTrap. Она написана на Ruby и устанавливается типичным для этого языка способом: при помощи команды gem install timetrap (понятное дело, она сработает только при наличии самого Ruby, менеджера пакетов RubyGems и — в идеале — операционной системы, совместимой с UNIX).
Аналогом деления задач по проектам и клиентам в TimeTrap служат так называемые таймшиты. При помощи команды «t sheet название таймшита» можно переключаться между ними (если таймшита с нужным названием не существует, он будет создан). Все перечисленные выше команды действуют только на текущий таймшит. Этим возможности TimeTrap не исчерпываются — подробности можно узнать на странице проекта.
Freckle
Freckle, пожалуй, лучший тайм-трекер из рассмотренных в этой статье. По разнообразию возможностей, удобству и продуманности он сравним с Timely. Во Freckle, правда, нет встроенного календаря-планировщика, но взамен этот веб-сервис предлагает богатейшие отчеты и отсутствующую в Timely «бухгалтерскую» функциональность.
Легкость создания новых задач и учета времени приближает Freckle к Toggl. И действительно, этот сервис можно использовать для столь же детального учета выполненных задач. Однако не менее доступен и другой подход — учет направлений деятельности вместо отдельных задач. Для этого достаточно вводить не описания конкретных задач, а хештеги, обозначающие, что именно ты делаешь. Freckle их потом сам внесет в собираемую статистику. Еще одна особенность, роднящая Freckle с Toggl, — возможность установить приложение для OS X, которое позволяет переключать таймеры, не открывая сам веб-сервис.
Для того чтобы составить представление о том, как идет работа, во Freckle не нужно переходить на страницу отчетов. Информация об отработанном времени представлена прямо на главной странице в виде таблицы с круговой диаграммой на каждый день. Диаграммы показывают, как рабочие часы распределились по различным проектам. Отчеты, в свою очередь, эффективно сводят на одной странице информацию из различных источников.
Инструменты для выставления счетов, встроенные во Freckle, демонстрируют, как избежать усложнения интерфейса, которое тянет ко дну другие серьезные тайм-трекеры. Вместо того чтобы вынуждать пользователя вводить всю необходимую информацию заранее и заполнять бесконечные формы, сервис запрашивает недостающие по мере надобности.
В сумме все эти качества объясняют популярность Freckle. Таким количеством именитых пользователей не может похвастаться ни один из его конкурентов.
Главный недостаток Freckle — цена. У сервиса нет бесплатной версии — даже настолько урезанной, как у Harvest. В течение двух недель им можно пользоваться бесплатно, а затем придется платить не меньше 19 долларов в месяц (это однопользовательский тарифный план). Более дорогие тарифные планы (49 и 199 долларов в месяц) отличаются только увеличенным количеством пользователей и повышенной внимательностью техподдержки.
Впервые опубликовано в журнале «Хакер» от 02/2015.
Автор: Олег Парамонов