Тайминг мероприятия что это
Урок 15: Тайминг. План мероприятие от и до
Рабочая неделя в самом разгаре, настроение располагает к проведению веселых свадеб, юбилеев и корпоративов, и как все успеть? Как не упустить ни одну деталь, вовремя сделать все и не разочаровать заказчика? Сегодня мы поговорим о тайминге или поминутном плане праздника. Он считается основой любого торжества.
Тайминг – для чего он нужен?
Поминутный план поможет буквально «увидеть» все мероприятие целиком и понять, сколько времени займет тот или иной этап. Умение взять «время под контроль» говорит о профессионализме организаторов и дает возможность правильно расставить акценты. Наличие подробного плана мотивирует и заставляет поверить в то, что цель будет достигнута. Как легко «съесть слона»? По частям. Точно так же и план убеждает в том, что поэтапно можно выполнить любое дело и подготовить грандиозное торжество.
В тайминге нужно отразить такие моменты, как:
▪ Начало и окончание праздника.
▪ Поминутное перечисление всех действий в ходе торжества (речь ведущего, поздравительные выступления, награждения).
▪ Предполагаемые действия гостей (время на трапезу, конкурсы, танцы).
▪ Время на выступление приглашенных артистов.
▪ Время подачи блюд.
▪ Время для отдыха ведущих, артистов и других участников праздника.
▪ Время для подготовки и доставки нужного реквизита.
Запомните, что мелочей в таких вопросах, как подготовка плана мероприятия не бывает. Нужно учесть все нюансы и детали будущего торжества и посчитать «в минутах».
Для каждого этапа нужно определить время, в течение которого он должен быть проведен.
Все этапы располагаем в хронологическом порядке, каждый момент нужно учесть и проконтролировать.
Лучше составлять такой план на компьютере, планшете или в электронном ежедневнике. Можно также воспользоваться специальными программами, которые предназначены для планирования и решения других задач. Например:
В электронном виде можно добавлять комментарии, изменять свои записи и корректировать план исполнения.
Используем специальные методики
Для правильного составления плана мероприятия, можно воспользоваться специально разработанными методиками. Например, методикой ABC.
Эта методика говорит о том, что соотношении дел важных и неважных в процентах одинаково. Все задачи делим с помощью буквенных обозначений. Первые – самые важные обозначаем буквой A, за ними идут остальные по степени важности, и мы их обозначаем буквами B,C.
Самые важные дела A – обычно 30% от всех дел.
Менее важные дела B – примерно 40% от всех дел, приносят столько же результата.
И дела наименьшей важности C – примерно 30% от всех результатов.
В своем плане обозначьте приоритет решаемых вопросов, и вы поймете, какие из них нужно решить в первую очередь, какие – чуть позже.
План – всему голова
Поминутный план – один из самых эффективных инструментов планирования. Чтобы он работал, соблюдайте эти простые правила.
1. Проведите полное исследование вашей работы. Например, вы планируете мероприятие. Посчитайте, сколько времени уйдет на подготовку сценарий, подбор помещения, выбор автомобилей, встречи с заказчиками, переговоры с компаниями-партнерами и все это зафиксируйте. Это позволит увидеть реальную картину и понять, сколько времени уходит на тот или иной этап. При подготовке следующего праздника, учтите свои заметки и наблюдения.
2. Составляйте план заранее. Не начинайте работать без плана. Составьте его в первую очередь, а коррективы будете вносить по ходу подготовки.
3. Пишите конкретные пункты. Не просто: «договориться с флористической компанией об оформлении помещения», а «сделать звонок, просмотреть кейсы, узнать цены, договориться о встрече». Так, вам будет понятна задача в целом и проще ее решить.
4. И, как мы уже отметили, обязательно ранжируйте задачи по степени важности. Это поможет понять, что важно, а какой вопрос можно отложить. При дефиците времени вы уделите внимание самым важным моментам, что поможет выйти из цейтнота с наименьшими потерями.
Не лишним будет знакомство с основами тайм-менеджмента. В книгах Дэвида Аллена и Брайана Трейси можно найти реальные примеры и практические варианты решения различных задач.
И пусть все мероприятия, которые вы реализуете, получаются яркими и интересными, и никакие «подводные камни» не нарушат их ход.
А вот о тех самых «камнях», точнее, внештатных ситуациях мы поговорим в следующий раз.
А интересно разнообразить ваше мероприятие вы сможете с помощью наших выездных творческих мастер-классов!
Руководство по проведению своего внутреннего корпоративного мероприятия
Итак, вы захотели организовать внутреннее мероприятие в своей компании. Давайте разберем, на какие этапы делится организация и как сделать так, чтобы было интересно большему количеству участников.
Сначала рассмотрим проблемы, возникающие на разных этапах организации мероприятия:
Это руководство послужит опорой в решении этих проблем.
1. Прописываем все блоки мероприятия в общий документ, который позволит не упустить 90% всего eventа.
И из этого документа выйдет сценарий мероприятия с включенным в него таймингом. Сценарий является главным документом для работы всей команды по организации мероприятия.
По каждому элементу мы расписываем три составляющие:
Блоки по организации:
Все эти блоки создадут обширный список задач для проведения вашего мероприятия.
После этого списка будет вырисовываться сценарий мероприятия, а также его тайминг. При необходимости, разделите тайминг и сценарий на два документа.
Как написать хороший технический сценарий?:
Поделите мероприятие на территориальные зоны и распишите каждую по алгоритму:
И еще несколько лайфхаков:
2. Далее, начинаем прописывать и выполнять список задач
В вашей таблице задач определите, что необходимо заказывать заранее, чтобы точно это успело приехать к вашему мероприятию. Обычно готовность до мероприятия по срокам должна быть такая:
В срок решенные задачи минимизируют риски проблем, описанных в начале этой статьи:
3. Решение основных проблем мероприятия.
(Основано на реальных событиях):
Наверно это не все, но уверен, что это руководство поможет вам организовать свое отличное мероприятие для сотрудников! Жду вашего опыта в организации, чтобы обязательно включить их в статью!
Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем
Что такое тайм-менеджмент
Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.
Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.
Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.
Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.
Принципы тайм-менеджмента
Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.
Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.
Лучшие методы тайм-менеджмента
1. Подготовка с вечера
Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.
2. Хотя бы N минут
Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.
3. Дедлайны
Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.
4. Поедание «лягушки»
Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.
5. Мелкие задачи
Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].
6. Автофокус
Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.
7. Сделайте это завтра
Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.
Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.
Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».
8. Деление большой задачи
Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.
9. Одна задача в один промежуток времени
Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.
10. Методы фиксированного времени
Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.
Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.
Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.
Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.
Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.
Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.
11. Принцип девяти дел
Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.
Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.
12. Канбан
Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.
Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.
Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.
13. Хронометраж
Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.
14. Матрица Эйзенхауэра
Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.
15. Тайм-менеджмент по хронотипу
Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:
Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.
Приложения для управления временем
Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.
Книги по тайм-менеджменту
Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.
Читайте также на РБК Трендах:
«Идеальный» тайм-план в виде диаграммы Гантта
Самый главный инструмент руководителя проектов — это тайм-план. Его можно строить разными способами, но часто используется диаграмма Гантта.
Про диаграмму Гантта уже было много обсуждений на Хабре:
Давайте всё-таки разберёмся, зачем вообще нужна диаграмма Гантта, как её надо составлять и какая от этого польза!
Что вас ждет в статье
Мануал по составлению диаграммы Гантта на разработку веб-проекта. Мы не будем заострять внимание на конкретном инструменте, обсудим лишь концептуальные и фундаментальные подходы. В основе — двенадцатилетний опыт работы на рынке заказной веб-разработки. За это время я смог запустить более 100 проектов. Последние три года я управляю производством в интерактивном агентстве AGIMA.
На кого рассчитана статья
Статья будет интересна руководителям проектов и всем, кто так или иначе занимается составлением и согласованием план-графиков по разработке, организацией процессов производства веб-приложений и взаимодействием с клиентом или бизнес-заказчиком.
Данная статья является не панацеей, а лишь сугубо личным мнением автора (Евгений Лобанов, исполнительный директор AGIMA). Зачастую для планирования проектов эффективен метод критической цепи, но в данной статье мы не будем его касаться и проводить каких-либо сравнительных анализов.
Для чего нужны тайм-планы
Тайм-планы нужны для корректного планирования загрузки и правильного управления ожиданиями бизнес-заказчика.
До того, как запустить любую задачу или проект в производство, у вас должен быть согласованный с командой и бизнес-заказчиком тайминг.
Кроме управления ожиданиями бизнес-заказчика и вашей команды, тайм-план очень значим с моральной точки зрения. Я считаю, что если у руководителя проекта нет чёткого плана действий с промежуточными контрольными точками до старта работ, то такой проект с очень большой вероятностью нацелен на неудачу.
Часто используются два тайм-плана — внешний и внутренний:
Рассмотрим, какие базовые действия необходимо совершить, чтобы приблизить наш тайм-план к реалистичности, то есть — к идеалу.
Максимально детализировать проект на этапе оценки
Важное и одно из самых фундаментальных правил при планировании проекта — помнить, что 20 часов на одну задачу — это очень много. Такую задачу нельзя проконтролировать во всех нюансах и успеть оперативно вернуть во временное русло проекта (очень сложно минимизировать неявные риски на момент оценки задачи, обычно об этих рисках становится известно в момент дедлайна или за день до него).
Поэтому все задачи важно укладывать в рабочий день специалиста (в нашей компании — это 6 часов эффективного времени; более подробно можно почитать в моей статье в разделе «рабочие процессы»). Такие задачи проще всего контролировать и повлиять на них, оставив во временном русле проекта.
Если же задача оценена более чем в 6-8 часов и не имеет промежуточных результатов для детализации, то необходимо определить критерии для фиксации прогресса.
Установить актуальный производственный календарь, проверить все исключения, установить шестичасовой рабочий день
Многие при построении план-графиков забывают о производственных календарях. Кроме «стандартных» выходных есть «плавающие» из года в год праздники, замещение их рабочими днями и т.д.
Ваш тайм-план окажется неактуальным, если вы не будете использовать реальный производственный календарь.
Как правило, для добавления производственного календаря вам необходимо воспользоваться исключениями в настройке календаря инструмента, при помощи которого вы создаёте диаграмму Гантта.
Создать все необходимые этапы проекта. Все деятельности (задачи) заносятся внутрь этапов
Очень важно сделать корректную группировку для деятельностей в нашем тайм-плане. Если диаграмма простая, то достаточно сгруппировать по этапам проекта, например:
— аналитика,
— проектирование,
— дизайн,
— вёрстка,
— разработка,
— тестирование,
— внедрение.
Но если проект сложный, то приходится применять более глубокую группировку деятельностей — она очень сильно помогает при фильтрации и ориентации по сложной диаграмме Гантта. Например, я люблю группировать по компонентам, внутри этапов проекта и т.п.
Занести все деятельности на диаграмму
Очевидно, что чем более детализированы бизнес-задачи на конкретные деятельности, тем проще и точнее мы сможем контролировать ход разработки.
Кроме основных деятельностей, не забываем занести:
Составить карту рисков
Необходимо взять шаблон перечня рисков, используемый для вашего типа проекта (зачастую его применение ограниченно рамками вашей организации).
У каждого риска есть два основных параметра относительно проекта:
Когда все явные риски для проекта определены, необходимо учитывать их минимизацию при построении тайм-плана на диаграмме Гантта.
Я разделяю три основных способа минимизации явных рисков, влияющих на основные временные и бюджетные характеристики проекта:
Занести все контрольные точки по предоставлению информации от владельца бизнеса или заказчика
Занести все ресурсы (включая время специалистов/сотрудников заказчика)
Это позволит понять пиковые точки максимального пересечения времени одного и того же специалиста. Таким образом, вы увидите, сколько потоков разработки можно запускать и тестировать параллельно.
Дополнительно можно занести стоимости ресурсов и пиковые бюджеты, составив более точный прогноз по стоимости разработки проекта.
Указать критический путь
Проделав минимизацию рисков на диаграмме и решив все критические точки пересечения ресурсов мы смогли получить критический путь проекта.
По сути, минимальный путь проекта будет соответствовать вашему внутреннему таймингу. В котором мы уже учли:
Что дальше
Впоследствии из внутреннего тайм-плана мы можем сделать внешний, исключив явные риски, но добавив отклонения по срокам на основании прогнозируемых рисков на весь период работы над проектом.
И всё же, диаграмма Гантта — всего лишь инструмент. Не цель, а средство. Если вы умеете работать с рисками и изменениями требований, то диаграмма Гантта, совместно с дорожной картой, — одно из самых эффективных средств для планирования всего проекта или итераций разработки.
Именно такой тайм-план и будет хоть как-то отображать действительно необходимое время на реализацию проекта. Кстати, для расчёта отклонений по срокам на основании прогнозируемых рисков часто можно использовать диаграмму сгорания (Burn Down Chart). О том, по каким параметрам её можно строить, кроме примитивных «сжиганий features», и как собрать статистику об отклонениях — расскажу в следующей статье. Stay tuned…