Топливная карта что это такое
Топливные карты от Роснефти: зачем нужны и как работают
Чем удобны топливные карты для юридических лиц, как с ними работать и какие бонусы получают клиенты от их использования.
Топливные карты — пластиковые карты для оплаты топлива на АЗС. Первые прообразы современных топливных карт появились в 20-е годы прошлого века в США: они были сделаны из металла и обрабатывались вручную. Своего рода аналогами топливных карт были талоны на бензин в СССР, которые получали водители на государственных предприятиях.
Современные карты выдаются крупными поставщиками топлива. В этой статье речь идёт про топливные карты «Роснефти». Они бывают двух видов:
По большому счёту, это две разновидности одного и того же продукта для корпоративных клиентов. Компания регистрирует общий корпоративный счет на топливо, к которому можно подключить весь автопарк.
Картами можно оплачивать бензин и дизельное топливо на заправках в России — у «Роснефти» их больше 2900. Карты также действуют на сети партнерских АЗС, автомойках, автосервисах, шиномонтажных мастерских и в гостиницах.
Это программа, которая подходит небольшим организациям с автопарком от 1 до 20 автомобилей (если их больше, надо выбирать другой вид договора). В рамках данной программы возможно заказать только виртуальные топливные карты в количестве до 20 штук.
«Топливо онлайн» подключается на сайте или в приложении в течение 5 минут без визита в офис, путем акцепта договора оферты. Это происходит так: компания выдаёт виртуальные карты онлайн, после этого нужно пополнить баланс, оплатив выставленный счёт, и подписать акт приема-передачи чеерз оператора электронного документооборота (ЭДО). После этого сотрудник может использовать виртуальную топливную карту. Дальнейшее управление — через личный кабинет.
Этот вид договора для тех, у кого большие автопарки — число виртуальных и пластиковых топливных карт на нём не ограничено. Такой договор тоже оформляется онлайн и заверяется электронной подписью по ЭДО.
К коммерческому договору обслуживания можно подключить дополнительные тарифы, которые дают бонусы:
Также в рамках коммерческого договора предусмотрен возврат НДС, если компания его платит.
Это тарифный план, как понятно из названия, для бюджетных организаций, работающих по Ф3-44 с суммой договора до 600 000 рублей и ФЗ-223 (сумма договора ограничена положением о закупках).
Получить топливную карту можно следующим способом:
Для этого необходимо скачать мобильное приложение «РН-Карт», запустить его и перейти в раздел «Моя карта».
Затем нажать кнопку «Зарегистрировать», в открывшемся разделе ввести номер виртуальной карты и телефон её держателя. Следом необходимо придумать и ввести ПИН-код и получить SMS с кодом подтверждения. После ввода кода виртутальная карта доступна в телефоне.
Чтобы расплатиться с помощью виртуальной карты, нужно нажать на значок смарт-карты в виртуальном приложении и отсканировать на кассе открывшийся штрих-код. После сканирования штрих-кода в приложении необходимо запросить ПИН-код и ввести его в терминале оплаты.
Приложение работает без доступа к интернету. То есть водитель, даже если он находится вне зоны действия сети, сможет оплатить топливо или услуги. Кроме того, смартфон потерять сложнее, чем пластиковую карту.
Пользователю доступны карта с сетью АЗС, шиномонтажных мастерских, автомоек и гостиниц, где можно расплачиваться топливной картой. В незнакомом населённом пункте или на трассе водитель видит расстояние до заправки и может прикинуть, хватит ли ему бензина до пункта назначения.
Также в приложении «РН-Карт» можно увидеть историю всех операций по карте, список лимитов и ограничителей. Это нужно для того, чтобы водитель, пользующийся картой, мог контролировать остаток средств и запрашивать у менеджера оплату с корпоративного счёта при нулевом балансе.
В личном кабинете на сайте можно управлять картами и их балансом:
В случае с топливными картами «Роснефти» все документы доступны в электронном виде в личном кабинете пользователя. Они появляются там сразу после отправки, автоматически загружаются в учётную систему, работать с ними можно круглосуточно.
Карты «Роснефти» работают с двумя операторами ЭДО: Контур.Диадок и СБИС. Если у организации уже есть другой оператор, его надо указать в разделе личного кабинета «Перейти на ЭДО». Роуминг будет доступен в течение 3-7 дней.
Ежемесячное обслуживание одной топливной карты на в виде пластиковой карточки составляет 20 рублей, виртуальной топливной карты — 10 рублей. За SMS-информирование надо заплатить 80 рублей в месяц.
Топливная карта: что это и как пользоваться
Зачем они необходимы
Автомобильная индустрия стремительно переходит в «цифру». Рынок топливных карт — один самых быстро растущих. Прибавляет он во всем мире по 2-3 % в год. Больше ни у кого не возникает вопрос: топливные карты — что это и для чего?
Теперь, когда вы знаете, что такое топливная карта, разберемся, с какой целью она используется:
Какими бывают
В управлении своими затратами на топливо вы можете использовать все доступные на территории страны виды топливных карт.
По принципу пополнения баланса:
Принцип их действия похож на функции талонов на бензин. Они широко использовались в СССР и до сих пор еще встречаются. У талонов нет двух важнейших преимуществ пластиковых карт:
Топливные карты: как это работает
Принцип хранения информации на пластике может быть разным. Микрочип, штрихкод или магнитная полоса обеспечат хранение основной информации о клиенте (владелец, лимит и остаток средств на ней).
Работает этот продукт следующим образом:
Если эмитент вашего пластика имеет мобильное приложение, вы получаете доступ к просмотру и регулированию своих операций в режиме онлайн. Возможности будут ограничены только условиями договора.
Какими преимуществами обладает
Топливные карты — что это такое? Перечислим самое важное, что получает любой потребитель:
Какие возможности получают граждане РФ
Их внедрение стало настоящим подарком для автолюбителей РФ. Им не приходится задавать вопрос: для чего нужны топливные карты. Особенно это интересно для тех, кто старается до минимума сократить количество наличных денег в своих кошельках и карманах.
Для любителей путешествовать удобны мультибрендовые накопители. Они позволяют не привязываться к заправкам одной сети. При этом сохраняется полная информационная прозрачность расходов и преимущества онлайн-пополнения счета.
Если вы передвигаетесь в основном на территории своего региона, вам будут доступны локальные скидки и бонусы, акции и лотереи, проводимые отдельными АЗС. Оплачивайте и дополнительные услуги: мойку, шиномонтаж, общепит.
Фирма-эмитент обеспечивает высокую степень защиты и обслуживание пластика практически на всей территории страны. Операторы сервисного центра по телефону горячей линии всегда объяснят, как пользоваться топливной картой и что делать в нештатных ситуациях.
Зачем топливные карты компаниям
Для бизнеса их использование дает ряд существенных преимуществ:
Подведение итогов
Эксперты считают, что преимущества такого вида пластика еще недостаточно оценены потребителями. Ожидается создание сервисных компаний для оказания услуг третьим сторонам на основе новейших процессинговых решений, использования искусственного интеллекта и интеграции с банковскими продуктами.
Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).
Учет топливных карт в бухгалтерском учете
Зачем нужна топливная карта
Топливную карту также называют заправочной картой и бензиновой картой.
Топливная карта для юридических лиц — это метод расчета за ГСМ на АЗС. Топливные карты для физических лиц аналогично могут применяться, однако в нашем обзоре мы остановимся на особенностях работы с топливными картами для ИП и юрлиц.
Рассмотрим, как работает топливная карта. Организация или ИП заключает договор на топливные карты с выпускающей их компанией. Это может быть поставщик топлива или посредник. По одному договору допускается получение нескольких карт.
Организация принимает топливные карты на учет в бухгалтерии (как это сделать, мы опишем ниже) и выдает сотрудникам. Как правило, это водители, но заправочную карту может получить любой сотрудник, который по своим рабочим обязанностям перемещается на авто и заправляет его бензином. Это может быть директор, менеджер, курьер и так далее. Иными словами, оформить топливную карту могут не только транспортные организации, но и любые другие, где используется транспорт для предпринимательских целей.
Сотрудники расплачиваются на заправках не наличными деньгами, не корпоративными картами, а топливными. Таким образом, можно пользоваться топливной картой как любой другой банковской картой — в качестве средства платежа.
В конце месяца (или с иной периодичностью) организация — эмитент топливных карт представляет отчет по потраченным средствам, а также полный пакет закрывающих документов, который включает в себя и счета-фактуры.
Нюансы топливных карт
Особенности применения топливных карт зависят от условий договора с организацией — эмитентом топливной карты. Приведем примеры дополнительных опций при использовании топливных карт помимо оплаты топлива на заправках, в зависимости от условия конкретного договора:
В чем заключаются преимущества топливной карты:
Организация — эмитент бензиновых карт предоставляет доступ в личный кабинет, где можно следить и управлять топливными картами: менять лимиты по расходам на каждую карту, получать подробную информацию в режиме реального времени по расходам (на какой заправке, в каком количестве и на какое топливо были произведены расходы), получать счета на внесение авансовых платежей.
Топливные карты поступили: как учесть
Итак, мы расписали все преимущества топливных карт для юридических лиц. Как оформить такую карту и как вести учет топливных карт в организации?
Для начала выбираем подходящего нам по условиям эмитента топливных карт и заключаем с ним договор.
Получаем топливные карты в необходимом количестве. Карта может предоставляться как бесплатно, так и за плату.
Прием топливных карт от организации-эмитента происходит по акту приема-передачи топливных карт.
Учет топливных карт в бухгалтерском учете зависит от того, выделена ли отдельной строкой цена топливной карты в документах передачи их в организацию или нет.
Допустим, эмитент топливных карт передал по акту десять карт на заправку с выделенной ценой 120 рублей за штуку (в том числе 20% НДС — 20 рублей). Счет-фактура входит в пакет предоставленных документов.
Топливные карты могут использоваться более 12 месяцев, их стоимость менее 40 000 рублей. Учитываем их на счете 10 «Материалы». Делаем следующие проводки:
Теперь допустим, что стоимостная оценка бензиновых карт при передаче не произведена. Этот факт не отменяет необходимости вести бухучет топливных карт. Если их стоимость не указана, то будем вести учет топливных карт на забалансовом счете, например 012, в условной оценке по 1 рублю за 1 штуку. В этом случае при поступлении карт делается проводка:
Топливные карты отпустили сотрудникам: как учесть
Далее топливные карты передаются работникам. Для этого нужно приказ о закреплении топливной карты за конкретным водителем. Приказы не имеют унифицированных форм. Приказ о закреплении топливной карты создается на обычном бланке приказа предприятия, который применяется и в иных случаях. Пример приказа вы можете бесплатно скачать по ссылке в начале нашей статьи.
Кроме того, необходимо заполнить журнал выдачи топливных карт, согласно которому топливные карты выдаются работникам под подпись. Форму журнала организация разрабатывает самостоятельно. Пример бланка журнала учета топливных карт для юридических лиц вы можете скачать в начале нашей статьи бесплатно.
Передача карт на топливо оформляется таким образом:
После отнесения затрат на топливные карты в расходы их учет в бухгалтерии не прекращается. Учет карт на бензин ведут на счете 012, который находится за балансом.
Если карты достались бесплатно и никаких проводок, отраженных в балансе, не делалось, то при передаче заправочных карт сотрудникам также не нужно не делать никаких дополнительных проводок.
В итоге в обоих случаях после передачи топливных карт есть забалансовый счет 012, на котором отражены заправочные карты, закрепленные за организацией.
Учет по топливным картам в 1С 8.3 производится с помощью обычных операций:
Как проводить топливо, купленное по заправочным картам
Учет ГСМ по топливным картам не отличается от учета ГСМ при оплате наличкой, так как применение топливных карт — это лишь способ оплаты бензина.
Учет топлива по топливным картам ведется через проводки:
Для списания ГСМ по топливным картам наличия и использования этих карт недостаточно. Напоминаем, что оплата ГСМ по топливным картам — это лишь подтверждение факта оплаты ГСМ. Для того чтобы принять в расходы затраты на ГСМ, необходимо подтверждение использования ГСМ в предпринимательской деятельности, то есть для получения дохода. Таким подтверждением могут служить путевые листы.
Если организация не относится к транспортным, то для учета трат на бензин в расходах заполнять путевки необязательно. Если на автомобилях установлена система слежения за транспортом — система мониторинга транспорта ГЛОНАСС, то обосновать использование бензина для предпринимательских нужд можно на основании данных, выдаваемых электронной системой слежения. Такими данными могут стать маршруты передвижения автотранспорта.
Нюансы отражения ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете ищите в «КонсультантПлюс». Оформите пробный бесплатный доступ к системе и получите алгоритм действий по учету ГСМ со ссылками на разъясняющие письма и нормативную базу.
Итоги
Заправочные карты — современное решение вопроса оплаты трат на содержание как автопарка, так и небольшого количества транспортных единиц в организации. Их, как правило, используют для оплаты топлива, но при особых договорных условиях с поставщиком карт ими можно оплатить и шиномонтаж, и автосервис, и прочие сопутствующие траты. Бензиновые карты после списания в бухучете продолжают учитываться за балансом на спецсчете. Для учета карт на заправку ведется журнал, где указано, какому именно работнику была выдана определенная карта.
Что такое топливная карта и как ее использовать
Зачем нужны
Основные преимущества этого финансового инструмента — быстрота, безопасность и удобство. Что такое топливная карта сегодня? Это платежное средство с возможностью получать бонусы и подарки от эмитента. В расчетах не участвуют наличные денежные средства, а списание средств контролируется оператором. Еще одно преимущество — возможность махинаций с безналичным пластиком стремится к нулю. Область применения этого платежного средства не ограничена куплей-продажей горючего. Этот финансовый инструмент используется для покупки сопутствующих товаров:
Ассортимент приобретаемых товаров и услуг зависит от компании-эмитента и владельца карточки. Владелец может ограничить использование платежного инструмента только приобретением горючего. А может и не ограничивать, распространив его действие на весь ассортимент заправки.
Внешний вид
Варианты того, как выглядит топливная карта, различны, но форма их одинаковая — пластиковый носитель прямоугольной формы с микрочипом, магнитной полосой или штрихкодом. На носителе содержатся сведения о владельце, балансе и другая информация. Существуют платежные инструменты в виде ключа-таблетки или брелока, но они не получили широкого распространения.
Область применения
Для чего нужны топливные карты? Для покупки, получения, учета топлива и автоматизации расчетов за него. Количество автомобилей неуклонно растет, как и потребность в горючем. Покупка его за наличные деньги или по топливным талонам становится все менее практичным решением для организации. В этой связи удобнее использовать иные платежные средства, позволяющие не только оплатить топливо, но и следить за его расходом. Кроме того, при утрате пластика есть возможность ее моментально заблокировать и в последующем перевыпустить, в отличие от тех же талонов.
Разновидности
На рынке предлагаются различные варианты этих платежных средств. Итак, топливные карты — что это такое? По каким признакам их классифицируют? Виды топливных карт бывают такие.
В зависимости от статуса держателя:
По способу хранения информации:
По количеству обслуживаемых АЗС:
По способу учета потребления:
По наличию лимитов:
Краткий обзор некоторых карт
Возможность выбора предоплатной или кредитной схемы работы.
Практически аналогично Лукойлу с возможностью приобретения топлива со скидкой в зависимости от объемов.
Преимущества и недостатки
Основные плюсы топливных карт заключаются в следующем:
Недостатков у такого способа расчетов практически нет. Разве что, приобретая такую карту, становишься жестко привязанным к конкретной сети эмитента АЗС. Но и эту проблему успешно решает использование мультибрендовых карт.
Как работают
Для пользователя процесс использования максимально прост: работают карты полностью в автоматическом режиме, пользователь расплачивается за товар так же, как обыкновенной банковской карточкой. Деньги списываются с установленных лимитов без участия продавца и покупателя, транзакции идут через специальные программы. Как работают топливные карты для владельца бизнеса? В отличие от пользователя, владелец имеет возможность контролировать движения по счетам, у него для этого есть личный кабинет, где видны все расходные и приходные операции. Кроме того, в этом же личном кабинете имеются возможности установить лимиты как для всех карт одновременно, так и для каждой отдельной в частности. Специальных программных средств для управления карточками не требуется, оно осуществляется через любой интернет-браузер.
Как получить
Процесс получения включает такие шаги:
Как использовать
Процесс списания денежных средств аналогичен использованию банковской карточки. Разница в том, что оплачивается только горючее или другие сопутствующие товары конкретного продавца. Рассмотрим подробнее, как пользоваться топливной картой. Чтобы заправить машину, водителю необходимо:
При этом списывается со счета либо количество литров топлива, либо эквивалентная его стоимости сумма денежных средств. Чтобы узнать, что именно, когда и как списывается, загляните в договор в раздел «Определение топливной карты». Там указаны литры или деньги и возможные лимиты. Бухгалтер предприятия сможет сразу увидеть всю информацию по транзакции в личном кабинете, а в конце отчетного периода (обычно месяц) получить от поставщика комплект документов, позволяющий списать истраченные средства.
Как отчитываться
Так как водитель при заправке не использует денежные средства, то составлять авансовый отчет ему не нужно. В качестве финансовой дисциплины целесообразно закрепить за водителями обязанность предоставлять чеки, получаемые ими при заправке. Это понадобится при возникновении разночтений с данными из топливной компании либо при подозрениях в нечестности водителя. На практике чеки чаще всего прикрепляют к путевому листу. Эти нюансы следует предусмотреть, заключая договоры на приобретение горючего.
Можно ли вернуть НДС
В стоимость топлива, приобретаемого на АЗС, заложен НДС. У организаций, использующих топливные карты, есть возможность вернуть взносы. Но для этого необходимо соблюдение некоторый условий:
В этом случае организация вправе заявить возврат НДС со стоимости приобретенного бензина к вычету, отразив операцию в книге покупок и декларации по НДС.
Топливные карты
Физические и юридические лица всеми силами стремятся оптимизировать свои затраты на покупку топлива. Раньше организации и частные лица могли покупать талоны на топливо, которые имели определенный номинал и позволяли оплачивать заправку безналичным расчетом – оператор просто делал пометку, сколько залито топлива. Сейчас талоны тоже широко используются для одноразовой заправки.
Топливные карты – это более выгодное решение, поскольку вся информация хранится в электронном виде на чипе. Информацию эту можно легко извлечь и узнать сколько и когда заливалось топлива. Такие карты доступны как для юридических лиц, так и для частных клиентов.
Как работает топливная карта?
Каждая сеть заправок имеет свои собственные условия обслуживания, но в целом они различаются только отдельными аспектами, например возможностью заправляться по карте только в указанные в договоре дни недели. Суть же очень простая:
Понятно, что это очень выгодно прежде всего для больших автотранспортных предприятий, служб доставки и такси. Водителям не приходится носиться с чеками, чтобы отчитываться в бухгалтерии за каждый литр бензина. Да и самим бухгалтерам значительно проще работать, поскольку в личном кабинете регистрируются все операции с картой.
Еще один важный момент, карта может привязываться к конкретному регистрационному номеру автомобиля и заправить другую машину просто не получится. Кроме того указывается также и тип бензина – А-95 или А-98, которым можно заправлять этот конкретный автомобиль.
Частным лицам топливные карты тоже можно приобретать, поскольку часто бывают в жизни разные ситуации, когда платежные терминалы не работают, а на кошельке не осталось налички. С топливной картой вы можете заправиться в любое время, не переживая из-за нехватки денег.
Многие операторы АЗС устанавливают цены на бензин те, которые были в момент пополнения карты или заключения договора.
К преимуществам можно отнести и качественный сервис:
Как пользоваться топливной картой?
Топливная карта, как и любая другая платежная карта, используется только там, где есть терминалы оплаты. Вся информация хранится на чипе, то есть связь с интернетом не нужно – именно поэтому чипованными картами можно расплатиться в самых отдаленных регионах.
Оператор вставит карту в платежный терминал со считывающим устройством, вам останется только ввести пин-код, указать объем топлива и подписать чек. Если же на АЗС самообслуживание, то вам самим нужно найти терминал, ввести пин-код, указать номер колонки и литраж.
ПИН-код ни в коем случае нельзя забывать, если вы его введете три раза неверно, карта будет заблокирована. Также, если картой не пользовались более шести месяцев, она автоматически блокируется. Карта может быть внесена в Черный список, если не выполняются все условия договора.
Как видим, разобраться с работой топливной карты абсолютно не сложно, тем более, что в комплекте к ней идет инструкция, которую нужно обязательно прочитать.
Видео о том как работают топливные карты