Транспортная накладная что это такое
Транспортная накладная
Если компания или физическое лицо выбирает способ доставки груза посредством сторонней компании-перевозчика, то оформляют транспортную накладную. Этот документ подтверждает, что был заключен договор транспортировки. К заполнению транспортной накладной предъявляются жесткие требования, поскольку документ в числе прочих необходим для получения вычета по НДС для некоторых предпринимателей и компаний. Расскажем, как правильно его заполнить с учетом новых правил, действующих с 1 января 2021 года.
Законодательное регулирование
Правила перевозок груза автомобилем описаны в правительственном постановлении №2200 от 21 декабря 2020 года. Они заменили собой правила, утвержденные постановлением Правительства №272 от 15 апреля 2011 года, которые утратили силу. Форма транспортной накладной является Приложением №4 к этим Правилам.
Бумага удостоверяет расходы на перевозку в соответствии с письмом ФНС от 21 марта 2012 года №ЕД-4-3/4681@. При выездной проверке при наличии у компании таких расходов налоговая проверяет эти документы.
Об обязательном использовании транспортной накладной говорит и Минфин в своем письме от 20 июля 2015 года №03-03-06/1/41407.
К сведению! Новые правила будут действовать до 1 января 2027 года. Они внесли несколько изменений в бланк транспортной накладной.
Общие сведения
Документ оформляют, если товар транспортируется привлеченным перевозчиком (при договоре перевозки) или экспедитором и при этом в договоре прописано право экспедитора заключать договор перевозки. В последнем случае экспедитор является отправителем.
Накладная удостоверяет, что был заключен договор о перевозке. Нужно внимательно заполнять форму, указывать в ней правильные данные: точные адреса, регистрационные номера, наименования компаний, груза и т.д. Подписывать транспортную накладную должно только уполномоченное на это лицо. У него должна быть доверенность на право подписи таких бумаг. Если документ будет заполнен с недочетами, то налоговая может отказать в признании расходов на транспортировку и в вычете по НДС.
При внесении исправлений в бумагу они должны быть подтверждены подписями грузоотправителя, транспортировщика или доверенными лицами.
На каждый автомобиль нужно оформлять свою накладную.
К сведению! В настоящее время применяется также и товарно-транспортная накладная. В чем ее отличия от товарной накладной, можно прочитать в нашей статье.
Разбираемся, как заполнить транспортную накладную
Документ можно заполнить от руки либо на компьютере, в том числе с применением специальных программ. Сначала указывают номер экземпляра накладной, дату составления и номер документа.
Далее рассмотрим, как вносить информацию в бланк накладной по пунктам:
Важно! Перед тем как подписать документ, необходимо тщательно проверить, все ли верно заполнено.
Транспортную накладную формируют в 3 экземплярах, все они равнозначны. По одному экземпляру остается у грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика груза. Если грузополучателей несколько, то по одному экземпляру остается каждому из них.
Для чего нужна транспортная накладная
transportnaya_nakladnaya.jpg
Похожие публикации
Одним из основных документов, подтверждающих факт заключения договора перевозки и доставки груза от продавца к покупателю, является транспортная накладная. Этот документ привлекает к себе немало внимания сотрудников налоговой службы. Что собой представляет собой транспортная накладная, для чего нужна и в каких случаях можно обойтись без нее? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.
Транспортная и товарно-транспортная накладная
ТТН (товарно-транспортная накладная) – это первичный сопроводительный документ, который необходимо выписывать, если грузоотправитель передает товар покупателю путем перевозки транспортным средством. ТТН нужна не только в тех случаях, когда присутствует третья сторона (автотранспортная организация). Накладную, сопровождающую груз во время его транспортировки, надо составлять, если функцию автоперевозки берет на себя грузоотправитель.
Документ имеет унифицированную форму, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 (форма № 1-Т). Документ составляют в четырех экземплярах. Все экземпляры накладной передаются участникам процесса перевозки груза:
Транспортная накладная (ТН) – составляется согласно форме, утв. постановлением Правительства России № 272 от 15.04.2011 г. Оформляется в 3-х оригинальных экземплярах – для отправителя, перевозчика и получателя продукции. В отличие от ТТН, она не содержит подробного товарного раздела, где расписывается номенклатура перевозимой продукции.
Если перевозка сопровождается транспортной накладной, то для подтверждения транспортных расходов заполнять еще и ТТН не требуется. В то же время, недостаточно оформлять вместо ТН форму № 1-Т – первичным документом, подтверждающим транспортировку товара, является именно товарная накладная.
Назначение транспортной накладной и ТТН
Для чего нужна транспортная накладная? Документ предназначен для учета движения ТМЦ и расчетов за их перевозку автомобильным транспортом. Он подтверждает заключение договора на перевозку груза, фиксирует данные о стоимости услуг автотранспортной компании и порядке расчета провозной платы. Наличие транспортной накладной дает организации возможность уменьшить базу налога на прибыль.
ТТН служит для учета движения ТМЦ, для списания их у продавцов и оприходования у грузополучателей, а в сфере оборота алкоголя только ТТН выступает обязательным сопроводительным документом, подтверждающим легальность производства и оборота алкоголесодержащей продукции (Разъяснение Росалкогольрегулирования от 08.07.2011).
Когда ТТН проверяется сотрудниками налоговой службы?
Зачем нужна транспортная накладная налоговикам? Сотрудники ФНС обращают особое внимание на данный документ при проверке обоснованности вычетов по НДС. В ряде случаев отсутствие ТТН может стать основанием для отказа в их получении. Именно поэтому организации стараются оформить товарно-транспортную накладную по поводу и без него.
В судебной практике достаточно часто встречаются споры налогоплательщиков с ФНС относительно применения вычетов по НДС при наличии или отсутствии ТТН, а также при ее неправильном заполнении. Одни суды принимают решение в пользу налоговиков, считая, что наличие накладной обязательно, другие разрешают налогоплательщикам не использовать эту накладную в тех случаях, когда у них имеются иные документы, подтверждающие факт покупки ТМЦ.
Отсутствует транспортная накладная: какими могут быть последствия
При отсутствии сопроводительного документа:
ТН при самовывозе товаров: оформлять или нет?
В ряде случаев покупатели отказываются от услуг транспортных компаний и вывозят приобретенные товары со склада продавца собственным транспортом. Нужна ли транспортная накладная при самовывозе?
Документом, подтверждающим затраты на перевозку и факт транспортировки груза, будет являться путевой лист, а для принятия приобретенного товара на учет достаточно товарной накладной (форма ТОРГ-12). Подробнее об этом читайте здесь.
Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.
Транспортная и товарно-транспортная накладные: правила использования
Однако на сегодняшний день применяются две формы сопровождающего груз транспортного документа: старая — товарно-транспортная накладная (форма 1-Т) и новая — транспортная накладная.
Когда же необходимо использовать одну, а когда — другую?
Теоретически, товарно-транспортная и транспортная накладные взаимозаменяют друг друга. Ведь они обе выполняют одинаковые функции: доказывают факт осуществления грузоперевозки, определяют ее условия, служат основанием для расчета с перевозчиком, подтверждают расходы на доставку товара. И обе содержат сведения о грузе и условиях его транспортировки.
И хотя товарно-транспортная накладная шире по содержанию (в нее входят два раздела — товарный и транспортный), ее товарный раздел предназначен для бухгалтерского учета (списание и оприходование груза) и, по сути, к самому процессу транспортировки не относится. В этом смысле больше важен транспортный раздел, а в нем, в принципе, отражаются все те же необходимые сведения о перевозке груза и оказанных транспортных услугах, что и в отдельной транспортной накладной.
То есть: две формы документа повторяют друг друга, а потому при заключении договора на перевозку груза можно использовать либо транспортную, либо товарно-транспортную накладную.
Впрочем, Федеральная налоговая служба в письме от 21.03.2012 №ЕД-4-3/4681@ уже разъяснила это противоречие, признав оформление двух документов избыточным и установив, что для подтверждения затрат на перевозку груза может использоваться либо товарно-транспортная, либо транспортная накладная.
Кроме того, есть еще мнение, что для транспортной и товарно-транспортной накладных определены разные сферы применения. Первая оформляется только тогда, когда к перевозке груза привлекается сторонняя транспортная компания, а вторая — и в случае заключения договора с перевозчиком, и в случае, если в качестве перевозчика выступает сам грузоотправитель или грузополучатель.
Хотя на самом деле в ситуации, когда роль перевозчика берет на себя поставщик либо покупатель, транспортные документы (ни транспортная накладная, ни товарно-транспортная) могут вообще не потребоваться.
Почему? И какие тогда документы сопровождают перевозку груза?
С транспортной накладной все предельно ясно: она подтверждает факт заключения договора на перевозку груза. Если таковой договор отсутствует (а доставка товара собственными силами его не подразумевает), то и оснований для оформления транспортной накладной нет.
Тогда что вместо нее? Товарно-транспортная накладная?
Не обязательно. Покупателю, который на собственном транспорте осуществляет самовывоз груза, для оприходования товара понадобится только товарная накладная (форма ТОРГ-12), а для учета транспортных расходов — путевые листы и документы на приобретение горюче-смазочных материалов.
То же самое, кстати, разъясняло и Министерство финансов РФ (в письмах от 02.09.2011 №03-03-06/1/540 и от 22.12.2011 №03-03-10/123 ), подтверждая, что в таком случае достаточно путевого листа на транспортное средство.
Что касается поставщика, осуществляющего доставку товара покупателю собственными силами, то все зависит от того, на каких именно условиях проходит доставка. Если по договору покупатель обязуется возместить транспортные расходы, то в таком случае поставщик выступает в роли перевозчика, а значит, оформление товарно-транспортной накладной (или просто транспортной) действительно необходимо. Для поставщика этот документ станет основанием для возмещения транспортных расходов. В то время как в соответствии с товарной накладной (ТОРГ-12) он сможет списать, а покупатель — оприходовать товар.
Однако если доставка груза покупателю осуществляется за счет поставщика и на его транспорте, то транспортный документ не требуется: только товарная накладная (ТОРГ-12), путевой лист и подтверждение расходов на горюче-смазочные материалы.
Кстати, товарная накладная (ТОРГ-12) оформляется каждый раз, когда доставка груза подтверждается транспортной накладной. Единственное, накладная ТОРГ-12 не обязательно должна сопровождать груз: поставщик может переслать ее покупателю через интернет (или почтой) или передать непосредственно водителем.
Чем же отличаются транспортная и товарно-транспортная накладные?
В первую очередь, естественно, количеством заполняемых разделов. Причем если транспортную накладную должен полностью заполнять грузоотправитель, то товарно-транспортную — грузоотправитель (товарный раздел) и перевозчик (транспортный раздел).
Товарно-транспортная накладная предполагает четыре экземпляра: по одному для поставщика и для покупателя и два — для перевозчика (один он прикрепляет к счету по оплате транспортных услуг, а второй оставляет себе для учета выполненной работы). Транспортная же накладная выписывается только в трех экземплярах: для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика.
Так как транспортная накладная регулирует только процесс грузоперевозки и порядок ее выполнения, она не требует таких сведений, как стоимость доставляемого товара. Единственное, в 5-й графе среди указаний грузоотправителя может быть отмечена объявленная стоимость груза. Делается это чаще всего тогда, когда груз является особо ценным, и для того, чтобы в случае его порчи, потери и пр. по вине перевозчика рассчитать причитающуюся с него сумму ущерба.
В отличие от товарно-транспортной, транспортная накладная хотя и не предполагает, например, детального описания погрузочно-разгрузочных работ (с перечислением операций, использованных механизмов, способов и т.д.), однако включает в себя все сведения, необходимые для лучшей организации перевозки и контроля за ее выполнением.
Порядок заполнения транспортной накладной
Вообще же, порядок заполнения транспортной накладной регулируется Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом (Приложением №4 «Транспортная накладная (Форма)») и достаточно прост: все разделы пронумерованы, озаглавлены, а их назначение ясно и доступно изложено в соответствующих подписях к графам.
Что еще нужно знать, так это то, что число транспортных накладных зависит от количества транспортных средств, перевозящих груз (на каждый автомобиль — по накладной). При этом одна транспортная накладная может быть составлена на несколько партий разных товаров, но только в том случае, если они едут от одного продавца (или из одного консолидационного склада) к одному покупателю. Вообще же, при сборных грузоперевозках оформляются отдельные товарные накладные на каждую партию груза.
Что такое ТТН и как правильно её заполнить? 12:00, 1 июня 2021 Версия для печати
Товарно-транспортная накладная (ТТН) — это документ, который нужен для учёта перемещения автомобильным транспортным средством товарно-материальных ценностей и оплаты их перевозки. Накладная фиксирует то, что отправитель списал груз со своего склада, а покупатель получил его.
Например, вы решили купить товар в городе А для переработки или перепродажи в городе Б. Допустим, вес товара составляет 20 тонн. При проверке потребуется подтвердить документально, каким образом перемещался груз. У этой операции есть риск быть признанной бестоварной, поэтому мы указываем автопредприятие и все подробности о перевозке. Провоз автотранспортом крупных партий груза без необходимого пакета бумаг грозит штрафами и другими санкциями как экспедитору, так и вашей организации.
Товарно-транспортную накладную оформляют в случаях, когда есть посредник между продавцом и покупателем, то есть доставку осуществляет логистическая компания.
Кто отвечает за оформление товарно-транспортной накладной?
Тот, кто заказывает перевозку. Как правило, это делает продавец-отправитель, но если транспортировку организует получатель, то он берёт эти обязанности на себя.
Когда не нужны товарно-транспортные накладные?
При самовывозе, то есть когда покупатель товара отвечает за доставку — в этом случае будет достаточно товарной накладной по форме ТОРГ-12. Иначе говоря, ТТН нужна только когда вы заключаете договор на перевозки, чтобы водитель мог предъявить документ контролирующим органам во время транспортировки.
В 2013 году появилась товарная накладная (ТН) альтернатива товарно-транспортной накладной (ТТН). Чем они отличаются?
Перечень товаров (ТМЦ), которые в Российской Федерации можно перемещать только по ТТН:
Сколько нужно товарно-транспортных накладных?
Документ делается в четырёх экземплярах:
Как правильно заполнять бланк?
Чтобы вам было проще разобраться и заполнить документ — скачайте заполненный образец и пустую форму бесплатно внизу страницы.
Первый раздел (товарный) нужен для списания товара у того, кто его отгружает, и оприходования у компании-покупателя. Он должен содержать:
Второй (транспортный) раздел предназначен для расчётов за перевозку и включает:
Теперь проверяем подписи:
Если была допущена ошибка — ничего страшного, её можно зачеркнуть, исправить, заверив подписью и указав дату.
Что делать при утрате, недостаче или повреждении груза? Это ответственность перевозчика?
Грузоотправитель должен надлежащим образом упаковать и закрепить груз, указать вес товара в нетто и брутто. Если водителю кажется, что погрузка была произведена неправильно, он либо ставит отметку об этом и требует грузоотправителя её заверить, либо отказывается от перевозки, чтобы предотвратить нарушения. В противном случае по закону экспедитор должен предоставить доказательства того, что ТМЦ повреждены не по его вине. Иначе ему не избежать материальной ответственности за недостачу или порчу.
Форма транспортной накладной с 2021 года
С 01.01.2021 действуют новые правила автотранспортных грузоперевозок (утв. постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200, далее — Правила № 2200). Правила перевозок и оформления документов по ним из постановления от 15.04.2011 № 272 утратили силу.
Нововведения отразились в том числе и на правилах оформления транспортных документов. Так, упомянутое постановление № 2200 утвердило новую форму транспортной накладной (ТН).
Что нового в транспортной накладной с 2021 года
Согласно новым правилам, ТН может быть сформирована как на бумажном носителе, так и в электронной форме (ранее электронная форма для ТН не была предусмотрена). Однако электронный способ станет доступен только с 01.01.2022. К этой дате ФНС (в сотрудничестве с Минтрансом) должны разработать формат ее представления.
Среди новшеств в бланке можно отметить:
В письме от 26.03.2021 № Д3/6976-ИС Минтранс указал, что все поля транспортной накладной обязательны к заполнению, за исключением случаев, когда информация имеет отметку «(при необходимости)».
Когда нужна транспортная накладная
Транспортная накладная составляется в обязательном порядке при перевозке груза автомобильным транспортом по территории России (ч. 1 ст. 8 закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, п. 2 ст. 785 ГК, п. 7 Правил № 2200). Составляют ее на одну или несколько партий грузов, перевозимых на одном транспортном средстве (пп. 10, 12 Правил № 2200).
Если ТН не будет, налоговики могут снять расходы, оштрафовать компанию за занижение базы по прибыли и начислить пени. Могут быть вопросы и к вычету по НДС.
Также за перевозку груза без ТН, в случае когда ее оформление обязательно, могут наказать водителя — по ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ это предупреждение или штраф в сумме 500 руб.
ТН всегда составляется, если:
ТН не составляется при:
В каких случаях надо оформлять транспортную накладную, а в каких товарно-транспортную накладную, рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Чтобы ознакомиться с разъяснениями, получите бесплатный пробный доступ к системе и переходите в готовое решение.
Кто и как оформляет транспортную накладную
По общему правилу ТН выписывает заказчик перевозки. Если это покупатель, то документ составляет покупатель, если продавец, то продавец. Однако закрепить обязанность составлять ТН можно и за перевозчиком. Это нужно прописать в договоре. Нюансы заполнения транспортной накладной при участии в перевозке экспеитора разъясняются в письме Минтранса от 26.03.2021 № Д3/6976-ИС.
Оформляют ТН в трех экземплярах — для каждого участника транспортировки. Участвуют в заполнении документа все стороны договора перевозки: каждый участник указывает в ней свою информацию, заполняя реквизиты полностью или в своей части, проставляя, где нужно, подписи и печати.
Например, заглавные реквизиты (дату и номер ТН, номер экземпляра, дату и номер заявки, сведения о грузоотправителе и грузополучателе и др.) заполняет составитель документа. А в разделе 7 «Сдача груза» тем или иным способом отмечаются все участники перевозки.
Правильно заполнить новую транспортную накладную с 2021 года вам поможет образец с комментариями от экспертов «КонсультантПлюс», фрагмент которого представлен ниже. Посмотреть образец полностью можно бесплатно, получив пробный доступ к системе.
Отразить транспортные расходы в бухучете вам поможет наша статья.