вправе ли работодатель требовать инн
10 вопросов: как работодателю контролировать вакцинацию
Постановления главных санитарных врачей об обязательной вакцинации действуют в 21 регионе, в их числе – Москва, Московская область, Санкт-Петербург. В Москве, которая первой начала прививочную кампанию, первая часть вакцины должна быть введена до 15 июля, вторая – до 15 августа. Требования действуют для сферы услуг, например, общепита, торговли, общественного транспорта, а также госслужбы.
В регионах, которые объявили о вакцинации позже, контрольные даты другие. Их можно уточнить на сайтах Роспотребнадзора. Ответственность за вакцинацию возложена на работодателей, которые должны проконтролировать, чтобы не менее 60% сотрудников были привиты.
Работодателю стоит заранее издать приказ о необходимости прививки для всех работников, рекомендует старший юрист Forte Tax & Law Forte Tax & Law Региональный рейтинг. группа Налоговое консультирование и споры группа ВЭД/Таможенное право и валютное регулирование группа Корпоративное право/Слияния и поглощения группа Трудовое и миграционное право (включая споры) 19 место По выручке × Юлия Талагаева. В Москве первая часть двухкомпонентной вакцины должна быть введена до 15 июля, и в этот срок нужно предоставить отчет о привитых. Затем ознакомить сотрудников с документом под роспись, а потом уже разбираться с каждым отдельно.
То есть работодателю важно «принять необходимые меры» и «сделать все от него зависящее».
Работодатель должен потребовать у сотрудника сертификат о вакцинации.
На слово работнику верить не стоит. Ведь если выяснится, что работник не вакцинирован, а работодатель учел его как «привитого» в расчете общего процента, то ответственность будет нести работодатель. «Целесообразно исходить в такой ситуации из того, что работник непривит, даже если он утверждает обратное», – говорит Талагаева.
Закон требует от работодателя подсчитывать именно вакцинированных работников, а не переболевших или имеющих антитела. Оперштаб Москвы и руководитель управления Роспотребнадзора по Москве в своих разъяснениях отметили, что антитела не мешают вакцинации.
Роструд пояснил, что положения об обязательной вакцинации не распространяются на граждан, у которых есть противопоказания к вакцинации, установленные методическими рекомендациями. В списке на сегодняшний день, например, непереносимость компонентов вакцины, возраст до 18 лет и так далее.
В оставшихся 40% как раз учитываются те, кто имеют временные медицинские отводы, те, кто переболели коронавирусом и другие на усмотрение самих организаций.
Такая медицинская справка должна содержать обязательные реквизиты, установленные Минздравом (Приказ Минздрава РФ от 14 сентября 2020 года № 972н «Об утверждении Порядка выдачи медицинскими организациями справок и медицинских заключений»).
Требования о вакцинации по общему правилу распространяются и на дистанционных работников тоже, напоминает Тимошенко. В разъяснениях Роспотребнадзора по Москве написано, что такие сотрудники учитываются в числе вакцинированных.
Но здесь есть нюанс, потому что, например, московские требования распространяются только на работников, которые фактически работают, в том числе удаленно, именно в Москве, говорит Талагаева. Риска не будет, если в трудовом договоре с дистанционным работником определено его место работы в ином субъекте Федерации, где требование об обязательной вакцинации не установлено, уточняет Тимошенко.
Работник должен подписать отказ от прививки. Если он его не подписал и не предъявил сертификат в срок, необходимо составить акт о том, что работник не подписывает отказ. «Фактически акт будет подтверждением того, что прививка не сделана и работодатель сможет отстранить работника от работы», – объясняет Михайличенко.
Эта процедура проходит в соответствии со ст. 76 Трудового кодекса, которая устанавливает случаи отстранения от работы. Об этом Роспотребнадзор выпустил детальную инструкцию в своих Разъяснениях.
В случае с обязательной вакцинацией работодатель обязан отстранить сотрудника от работы на срок, установленный главным санитарным врачом региона – в Москве начиная с 15 июля, если нет первой дозы вакцины. Для отстранения нужно составить акт и указать в нем причину – отсутствие сертификата о вакцинации или справки о противопоказаниях.
Зарплата на время отстранения не сохраняется, трудовой стаж не засчитывается.
Сейчас санкции возможны в первую очередь от Роспотребнадзора, так как, не выполняя обязанность по вакцинации, работодатель нарушает санитарно-эпидемиологические требования. За нарушение требований, в том числе, если не переданы отчеты о вакцинации – в Москве предусмотрены штрафы до 1 млн руб. для юрлиц, приостановка работы компании на срок до 90 дней (подробнее см. Штрафы за срыв вакцинации в Москве: инфографика).
«От Государственной инспекции труда возможно привлечение только по стандартной статье 5.27 КоАП «Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права». Здесь – за несоблюдение норм ст. 76 ТК. Опять же, это может произойти в случае, если работодатель не отстранит от работы не привившихся сотрудников из тех сфер, которые указаны в постановлениях региональных главных санитарных врачей», – поясняет Михайличенко.
Статьи 8, 22 и 41 ТК предусматривают возможность дополнительных компенсаций работнику. В случае с вакцинацией возможны разные варианты: дополнительные оплачиваемые выходные, присоединение дней к отпуску, выплаты, оплата проезда, питания и т.п. Об этом говорится в письме Минтруда от 7 июня 2021 года № 14-4/10/П-4243.
Недостоверные данные при приеме на работу: чем это грозит работодателю и работнику
Многие согласятся, что основной актив любой организации — это ее персонал. От квалификации, умений и знаний сотрудников зависит успех любого бизнеса. Но при приеме на работу нужно с осторожностью относиться к данным и документам, которые предоставляют сотрудники.
Как нанимателю обезопасить себя от обмана и подлога? Как снизить вероятность негативных последствий связанных с наймом лже-специалистов? В статье выясним: как проверить данные от кандидата при приеме на работу, предусмотрена ли ответственность за подлог при трудоустройстве, должен ли работодатель проверять предоставляемую информацию.
Что вправе требовать работодатель при приеме на работу
Нельзя просить любые документы, какие вздумается, перечень обязательных документов для приема работника определен законодательно:
1. П аспорт (другой документ, удостоверяющий личность).
2. Т рудовая книжка (исключение — работник впервые устраивается на работу или будет трудиться на условиях совместительства).
Важно! С 2021 г. для сотрудников, впервые поступающих на работу нужно в обязательном порядке заводить ЭТК (электронную трудовую книжку). На тех, кто перешел ранее на ЭТК, необходимые сведения можно получить из формы СТД-Р или СТД-ПФР. Работник получает сведения у предыдущего работодателя, в ПФР, через Госуслуги или в МФЦ.
3. Д окумент регистрации в системе персонифицированного учета (СНИЛС).
4. Д окументы воинского учета — удостоверение призывника, военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета.
5. Д окумент об образовании, квалификации, наличии специальных знаний, если этого требует соответствующая профессия.
Другие документы, в зависимости от специфики работы, например, справку об отсутствии судимости или справку об отсутствии административных наказаний за употребление наркотических средств и т. п. Например они потребуются для педагога или водителя.
Дополнительно работодатель вправе потребовать предоставить и другие документы. Это также может быть связано со спецификой работы или статусом, возрастом работника.
Как проверить кандидата
Любая компания, нанимающая нового работника, заинтересована в том, чтобы проверить, сможет ли претендент выполнять свои трудовые обязательства должным образом. Кроме того, важно знать, установлены ли для этого сотрудника какие-либо особые ограничения или льготы.
Прежде чем запрашивать, получать и как-то использовать сведения о сотруднике необходимо получить его разрешение. Этого требует закон «О персональных данных».
На проверку кандидата и его документов надо получить согласие соискателя.
Заинтересованный в вакансии потенциальный сотрудник сам обычно предоставляет информацию и документы.
Самый простой вариант проверки — звонок на предыдущее место работы.
Для проверки документов можно использовать открытые источники и сервисы:
Другими источниками служат социальные сети, результаты тестирования. В некоторых организациях даже принята проверка на детекторе лжи.
Какие риски несет работодатель, если документы окажутся поддельными
Проверка документов работника при приеме на работу способна уберечь компанию от административной ответственности.
Например, для работодателя предусмотрена ответственность за назначение на должность сотрудника, которому запрещено выполнять данную работу по тем или иным причинам. Это касается например женщин, несовершеннолетних, иностранцев, для которых существует ряд ограничений.
В некоторых случаях работодатель не просто может, а обязан проверять подлинность представленных ему документов — например, обязательной считается проверка действительности документов воинского учета.
При приеме на работу бывшего госслужащего тоже предусмотрен ряд обязательных мероприятий для нового работодателя, за неисполнение которых грозит штраф. К примеру, нужно сообщить о том, что такой сотрудник был трудоустроен в организацию или к ИП, если с момента его увольнения с госслужбы прошло менее 2-х лет.
При проверке документов работника при приеме на работу, если в качестве соискателя выступает иностранец, особое внимание необходимо уделить патенту и разрешению на работу. Подлинность этих документов работодатель может установить с помощью официального сайта ФМС России. За привлечение к работе иностранца, не имеющего соответствующего документа, работодатель может быть оштрафован.
Проверка документов работника при приеме на работу на предмет дисквалификации необходима в случае трудоустройства на должность государственной, гражданской или муниципальной службы, в медицинской или фармацевтической отрасли, а также если работа соискателя связана с управлением организацией (ст. 3.11, 32.11 КоАП РФ). Это обязанность работодателя.
Ответственность работника за предоставление подложных документов при трудоустройстве
За представление работником работодателю подложных документов при заключении трудового договора, работника можно уволить по п. 11 ст. 81 ТК РФ.
Важно! Уволить работника «по статье» можно только если он предоставил работодателю поддельные документы, являющиеся обязательными по статье 65 ТК РФ и другие документы в зависимости от специфики предприятия и должности. Если он подделал иные документы, то по этому основанию уволить его нельзя.
Для полного соблюдения законности и в случае необходимости подтверждения в суде правомерности своих действий работодателю имеет смысл провести все правовые процедуры:
«Соглашение расторгнуто в связи с тем, что сотрудник предоставил подложные документы при трудоустройстве. Статья 81, часть 1, пункт 11 ТК РФ».
Обманутый работодатель вправе требовать административного или уголовного наказания для работника.
Административная ответственность за подделку документов
Установлена статьей 19.23 КоАП РФ. Предусматривает штраф:
Уголовная ответственность за подделку документов
По части 5 статьи 327 УК РФ за использование подложного документа работнику грозит одно из следующий наказаний:
В любом случае проверка документов работника при приеме на работу необходима. Если работодатель заинтересован в формировании эффективной трудового коллектива, он должен уделить этому процессу особое внимание. Вместе с тем, любые проверки должны производиться в рамках действующего законодательства и с соблюдением закона о персональных данных.
А что же с ИНН? Все-таки работник обязан его предоставлять или нет? Наконец-то ФНС успокоил бухгалтеров
С начала года бухгалтеры стали требовать от сотрудников кадровых служб, чтобы от всех работников им были представлены сведения об ИНН. Огромное количество вопросов об этом поступило к нам и просьб разъяснить ситуацию. Так все-таки работник обязан предоставлять ИНН?
Бухгалтеры утверждают, что с отчетности за 2015 год заполнение ИНН сотрудника в справке становится обязательным согласно письму ФНС РФ N 11-2-06/0733@. То есть эти данные от бухгалтеров требует ФНС, а как же на эту ситуацию реагировать работникам кадровых служб? Давайте разбираться.
Перечень документов, предъявляемых работодателю лицом, поступающим на работу, приведен в части первой статьи 65 Трудового кодекса РФ, и ИНН в перечне обязательных документов не указан. Мало того, в самой статье 65 Трудового кодекса указано, что «Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы, помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации». Поэтому работодатель не имеет права требовать у работника свидетельство ИНН.
Кроме того, Федеральной налоговой службой России реализованы государственные услуги по предоставлению сведений об идентификационном номере налогоплательщика любого физического лица, содержащихся в Едином государственном реестре налогоплательщиков, в электронном виде с использованием Интернет-сайта Федеральной налоговой службы России www.nalog.ru, на главной странице которого в разделе «Электронные Сервисы» включен сервис «Узнай ИНН». В целях получения информации о наличии идентификационного номера налогоплательщика (своего или в отношении любого физического лица) пользователь заполняет соответствующую форму запроса на портале Федеральной налоговой службы России.
Поэтому из всего вышесказанного вытекает простой ответ: так как при приеме на работу ИНН не является обязательным документом (согласно статье 65 Трудового кодекса РФ), работодатель может запросить информацию о нем вышеуказанными способами через обращение в налоговые органы с запросом об идентификационном номере налогоплательщика либо воспользовавшись сервисом «Узнай ИНН» на интернет-сайте Федеральной налоговой службы путем заполнения соответствующей формы запроса.
Но, несмотря на то, что мы давали такие разъяснения клиентам, понятно, что бухгалтеров это мало устраивало, так как для них авторитетным мнением обладает только тот орган, которому они сдают отчетность (и это понятно). Но теперь, к счастью, и ФНС успокоила бухгалтеров и заявила, что налоговая примет у налоговых агентов справки по форме 2-НФДЛ и с незаполненным реквизитом ИНН (письмо ФНС России от 27 января 2016 г. № БС-4-11/1068@ «О направлении ответа»).
А с чего началась такая паника среди бухгалтеров? Так сама же ФНС ее и создала. Ранее ФНС России выпустила письмо, в котором рассказала о том, что подготовлено специальное программное обеспечение для контроля за содержанием реквизитов в справках 2-НДФЛ, представленных налоговыми агентами. В частности, будет проводиться проверка на наличие обязательности заполнения поля «ИНН в Российской Федерации». По результатам такой проверки инспекторы будут формировать протокол приема сведений о доходах физлиц для каждого налогового агента, в котором в том числе будут указывать количество документов, заполненных с ошибками.
Теперь же налоговики отметили, что даже при отсутствии реквизита «ИНН» в соответствующем поле справки 2-НДФЛ документ будет считаться прошедшим контроль, а значит, будет принят инспекторами. Конечно, в справке не должно быть других нарушений в порядке заполнения. При этом протокол приема сведений о доходах физлиц для налогового агента будет формироваться с сообщением типа «Предупреждение. Не заполнен ИНН для гражданина России».
Боюсь, эта последняя информация не успокоит до конца бухгалтерию. Такие сообщения, начинающиеся со слова «Предупреждение», наверняка будут даже чисто визуально раздражать, поэтому по возможности соберите сведения об ИНН сотрудников через «Узнай ИНН». Тогда и бухгалтер спокоен, и кадры, но главное, помните: никакие благие цели не могут быть оправданием требования с работника сведений, которые он предъявлять по закону не обязан. Ну не обязан отдавать нам сведения о своем ИНН, и все тут.
Обязателен ли ИНН при приеме на работу?
Какие документы требуются при приеме на работу в 2021 году
При заполнении кадровых документов работодателю необходимо получить от сотрудников определенную информацию. К ней относятся паспортные данные, номер застрахованного лица в ПФ, номер налогоплательщика и пр., без которых затруднительно, а подчас и невозможно правильно подать сведения о сотрудниках в контролирующие органы.
Основные документы, которые вновь принятый работник представляет в соответствии со ст. 65 ТК РФ, — это:
Вправе ли работодатель хранить копию паспорта работника в его личном деле? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Для получения дополнительных льгот при последующем расчете оплаты труда сотрудник вправе предъявить справки о доходах с предыдущих мест работы (в том числе для расчета больничного), а также сведения о наличии несовершеннолетних детей.
ИНН ― обязательный документ при приеме сотрудника на работу?
Согласно ТК РФ свидетельство ИНН при вступлении в новую должность работодателю предъявлять необязательно. Однако в некоторых случаях без него не обойтись.
Так, исходя из положений письма ФНС России от 23.11.2015 № 11-2-06/0733@, налоговые агенты не могли сдать справки 2-НДФЛ за своих сотрудников за 2015 год без ИНН. Затем требования, касающиеся обязательности передачи информации об ИНН, изменились. Действующие сегодня нормы дают возможность подать данные о доходах сотрудников и при отсутствии у них свидетельства.
Более подробную информацию по этому вопросу см. в статье «2-НДФЛ пройдут фэйс-контроль в инспекции и без ИНН».
Когда будет нужен ИНН при приеме на работу
Рассматривая вопрос, обязателен ли ИНН при приеме на работу, можно констатировать: несмотря на то, что по ТК РФ это свидетельство не входит в комплект документов, требующихся при оформлении на работу, в некоторых случаях согласно законодательству работодателю понадобится иметь подобные сведения.
Все работодатели обязаны сдавать отчетность в ПФР и ФНС. Среди сведений, которые необходимо отразить в отчетности, практически всегда присутствует ИНН.
Например, в отчете СЗВ-М, который работодатели ежемесяно сдают в Пенсионный фонд. В разделе 4 этого отчета, содержится обязательная к заполнению таблица «Сведения о застрахованных лицах», отдельная графа которой отведена для указания ИНН сотрудников. В данной графе есть оговорка — она заполняется при наличии у страхователя данных об ИНН физического лица.
Построчный порядок заполнения СЗВ-М смотрите в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный доступ можно получить бесплатно.
Если графа ИНН в СЗВ-М останется пустой, при контроле правильности заполнения этого отчета проверочная программа выдаст оповещение (предупреждение): «Элемент ИНН застрахованного лица должен быть заполнен». Но это не является препятствием для принятия отчета ПФР — при отсутствии в данном СЗВ-М других более существенных ошибок.
Итак, примет ли Пенсионный фонд отчет, если в СЗВ-М не указан ИНН? Да, примет. Штрафа за это не будет, если у сотрудника нет ИНН и/или работодатель действительно не располагает данными о нем.
Итоги
Учитывая скорое вступление в силу новых форм отчетности, касающейся выплат сотрудникам, работодателям рекомендуется собирать данные об ИНН при приеме на работу, а также запросить эти сведения от уже принятых сотрудников. В дальнейшем это поможет избежать разногласий и дополнительных вопросов от внебюджетных фондов и ФНС.
Что бухгалтер должен знать об ИНН работника
Вопрос об ИНН работников приобрел особую остроту в конце 2015 года (см. «ФНС: присланные через интернет справки 2-НДФЛ, в которых не указан ИНН работников, приниматься не будут» и «ФНС: отсутствие ИНН работника не является основанием для отказа в приеме справки 2-НДФЛ»). В настоящей статье мы ответим на следующие вопросы. Что такое ИНН и в каком порядке он присваивается? Как самостоятельно получить этот номер? Может ли человек отказаться от присвоения ему ИНН? Обязан ли работник предъявлять при трудоустройстве свидетельство о постановке на налоговый учет? Не возникнет ли у бухгалтера, который не знает ИНН сотрудника, проблем при сдаче отчетности в налоговую инспекцию и в Пенсионный фонд? Ответы на эти и другие вопросы — в нашей сегодняшней статье.
Получение ИНН
ИНН присваивается физическому лицу при первичной постановке на учет в качестве налогоплательщика (п. 9 Порядка, утв. приказом ФНС России от 29.06.12 № ММВ-7-6/435@; далее — приказ № ММВ-7-6/435@):
Инспекция по месту жительства физлица поставит его на налоговый учет на основании сведений, переданных госорганами (в частности, ФМС России), либо на основании заявления самого физлица (п. 7 ст. 83 НК РФ, п. 16, 21 Порядка, утв. приказом Минфина России от 05.11.09 № 114н; далее — приказ № 114н). Чтобы встать на учет в инспекцию по месту пребывания, нужно подать заявление (п. 7.1 ст. 83 НК РФ). И в том, и в другом случае заявление составляется по форме № 2-2-Учет (приложение № 6 к приказу ФНС России от 11.08.11 № ЯК-7-6/488@). Представить такое заявление можно разными способами:
Помимо указанного заявления необходимо представить оригиналы или заверенные копии документов, удостоверяющих личность физлица и подтверждающих его регистрацию по месту жительства или по месту пребывания (п. 22 — 26 Порядка, утв. приказом № 114н).
Срок рассмотрения заявления зависит от способа его представления. Если человек обратился в ИФНС лично (или через представителя), то инспекция поставит физлицо на налоговый учет в течение пяти дней со дня получения указанных выше документов. В этот же срок налоговики должны выдать или направить свидетельство о постановке на учет, в котором и будет указан ИНН.
Если же документы направлены по почте или через сайт ФНС, то инспекция сначала должна проверить содержащиеся в них сведения. В частности, для этой цели налоговики обратятся в органы, осуществляющие регистрацию (миграционный учет) физических лиц. В течение пяти дней со дня получения подтверждения достоверности сведений инспекция должна присвоить человеку ИНН и направить свидетельство о постановке на учет (абз. 1 п. 2 ст. 84 НК РФ).
Отметим, что особенности учета в налоговых органах физических лиц — иностранных граждан, не являющихся ИП, утверждены приказом Минфина России от 21.10.10 № 129н. Также см. «ФНС сообщила, как иностранным работникам получить ИНН».
Отдельно остановимся на вопросе присвоения ИНН физлицу, которое не имеет в России места жительства (места пребывания), но при этом на него зарегистрировано недвижимое имущество или транспортные средства. В этом случае человек признается плательщиком налога на имущество или транспортного налога. Налоговики обязаны самостоятельно (на основании сведений, переданных соответствующими госорганами) поставить физлицо на учет в качестве налогоплательщика указанных налогов и, соответственно, присвоить ему ИНН. Заявление физлица в этом случае не требуется (абз. 4 п. 2 ст. 84 НК РФ).
Важно отметить: законодательство РФ не дает человеку права отказаться от присвоения ему ИНН по каким-либо личным соображениям. Как сообщается в письме Минфина России от 10.04.15 № 03-02-07/1/20387, вопрос о правомерности присвоения физлицам ИНН неоднократно рассматривался судами. Так, Конституционный суд РФ в определении от 10.07.03 № 287-О отметил, что требование пункта 7 статьи 84 НК РФ о наличии ИНН не нарушает свободу совести и вероисповедания и не затрагивает конституционные права граждан. А Верховный суд РФ указал, что ИНН применяется исключительно в целях налогового учета, не может отождествляться с именем человека, не содержит в себе информацию личного характера (решение от 30.05.2000 № ГКПИ00-402).
Нужно ли требовать ИНН при приеме на работу?
Если сотрудник при оформлении на работу в организацию представил свидетельство о постановке на налоговый учет, то присвоенный ему ИНН нужно вписать в трудовой договор. Но если работодателем выступает индивидуальный предприниматель, то указывать ИНН в трудовом договоре необязательно. Таково требование абзаца 4 части 1 статьи 57 ТК РФ.
Как узнать ИНН работника?
Как было сказано выше, ИНН должны иметь все физические лица, которые состоят на налоговом учете. И если при трудоустройстве работник не предъявил свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, то это еще не означает, что у сотрудника нет ИНН.
Работодатель может самостоятельно проверить наличие у работника ИНН с помощью сервиса «Узнать свой/чужой ИНН» на сайте ФНС России. Для этого нужно ввести в специальную форму персональные данные сотрудника. Однако имейте в виду, что указанный сервис может не выдать сведения об ИНН, присвоенном физлицу. Например, такое может произойти, если у человека изменились реквизиты паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. В такой ситуации сервис предложит ввести реквизиты прежнего документа, однако работодатель может не располагать такой информацией.
Примут ли справку 2-НДФЛ и форму СЗВ-М без ИНН?
Напомним, что в разделе 2 справки 2-НДФЛ предусмотрено поле: «ИНН в Российской Федерации» (см. «Начала действовать новая форма справки 2-НДФЛ: что изменилось»). Однако в порядке заполнения справки 2-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 30.10.15 № ММВ-7-11/485@) прямо сказано, что «при отсутствии у налогоплательщика ИНН данный реквизит не заполняется». Кроме этого, согласно утвержденному формату для передачи справки 2-НДФЛ в электронном виде, такой реквизит как ИНН является необязательным.
Также поле для отражения ИНН предусмотрено в разделе 4 новой формы ежемесячной пенсионной отчетности (форма СЗВ-М; утв. постановлением правления Пенсионного фонда от 01.02.16 № 83п). При этом из пояснений к самой форме следует, что ИНН указывается только в том случае, если страхователю известен этот номер (см. «Форма СЗВ-М: как заполнить и сдать новую форму для ежемесячной отчетности в ПФР»).
Следовательно, если работодатель не располагает данными об ИНН работника (например, если не удалось выяснить этот номер через сайт ФНС), то соответствующие поля в справке 2-НДФЛ и в отчете СЗВ-М можно не заполнять (см. «ФНС: отсутствие ИНН работника не является основанием для отказа в приеме справки 2-НДФЛ»). Но не исключено, что в будущем ИНН физических лиц станет обязательным реквизитом в названных формах отчетности.
Штрафы за недостоверный ИНН
Указание в справке 2-НДФЛ некорректного ИНН (номера, присвоенного иному физическому лицу) является основанием для штрафа, предусмотренного статьей 126.1 Налогового кодекса. Сумма штрафа составит 500 рублей за каждый документ с недостоверными сведениями (см. «За неверный ИНН в справке 2-НДФЛ налоговый агент может быть оштрафован на 500 рублей»).
Также штрафом в 500 рублей будет наказываться внесение недостоверных сведений в форму СЗВ-М. Эту сумму придется заплатить за каждого работника, в отношении которого сообщены неверные данные, в том числе ИНН (ч. 4 ст. 17 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).
Таким образом, бухгалтеру нужно внимательно следить за тем, чтобы указанные в отчетности идентификационные номера налогоплательщиков были правильными и действующими. Также см. «ФНС России рекомендует налоговым агентам принять меры по актуализации персональных данных физлиц».
Если работник имеет два ИНН и другие ситуации
В заключение рассмотрим несколько вопросов, связанных с получением ИНН, которые довольно часто возникают на практике. Как быть, если налоговики по ошибке присвоили физлицу второй персональный номер? Надо ли менять ИНН и получать новое свидетельство о постановке на учет, если человек потерял выданное ранее свидетельство, переехал на новое место жительства или изменил фамилию? Ответы на эти вопросы нужно знать не только работнику, но и бухгалтеру.
Работник имеет несколько ИНН
У физического лица может быть только один ИНН (единый на всей территории РФ по всем видам налогов и сборов) (п. 7 ст. 84 НК РФ). Поэтому перед тем, как поставить человека на налоговый учет по какому-либо основанию (например, по месту нахождения объекта недвижимости), инспекция должна убедиться, что у физлица отсутствует ИНН, чтобы избежать ситуации повторного присвоения этого номера. Однако на практике физлица иногда получают два (или более) ИНН. Например, такое может произойти, если человек, который проживает в одном регионе и состоит на налоговом учете по месту жительства, приобретает недвижимость в другом регионе. Инспекция по месту нахождения недвижимости, получив сведения о регистрации прав на эту недвижимость, поставит физлицо на учет. Если при этом в базе ИНН не будет актуальной информации о наличии у физлица персонального номера, налоговики присвоят ему ИНН, в результате чего произойдет «задвоение» номера. Из-за двух ИНН может возникнуть путаница при начислении личных налогов, а также сложности с заполнением налоговой отчетности.
В подобной ситуации у человека должен остаться только один ИНН. Остальные номера налоговики обязаны признать недействительными (подп. 3 п. 20 Порядка, утв. приказом № ММВ-7-6/435@). Однако отметим, что в законодательстве не предусмотрен четкий алгоритм действий на этот случай. В частности, не сказано, что именно нужно предпринять, чтобы налоговики признали номер недействительным.
Поэтому если бухгалтеру стало известно, что у работника есть два ИНН, то имеет смысл сообщить такому сотруднику о том, что один из номеров является лишним и порекомендовать обратиться в налоговую инспекцию с заявлением об аннулировании этого номера. На наш взгляд, такое заявление можно подать как в инспекцию по месту жительства, так и в ту инспекцию, которая выдала второе свидетельство о постановке на налоговый учет (со вторым ИНН). Скорее всего, инспекторы оставят в силе тот номер, который был присвоен первым (как правило, это номер, полученный в ИФНС по месту жительства). В любом случае налоговики должны сообщить человеку о том, какой номер останется действующим. Именно этот номер нужно будет использовать в дальнейшем, в том числе при заполнении справки 2-НДФЛ и формы СЗВ-М. Также бухгалтер сможет проверить, какой из номеров признан недействительным с помощью сервиса «Недействительные ИНН физических лиц» на сайте ФНС России (перейти на страницу этого сервиса можно через раздел «Электронные сервисы»; далее по номеру можно узнать, числится ли он в базе недействительных ИНН того или иного региона).
Утрата свидетельства
Если человек потерял свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, то он может получить повторное свидетельство в инспекции по месту жительства (месту пребывания) (разд. 1.2 Основных принципов организации работы по регистрации и учету юридических лиц и физических лиц, утв. приказом МНС России от 22.07.04 № САЭ-3-09/436@). Госпошлина в таком случае составит 300 рублей (подп. 132 п. 1 ст. 333.33 НК РФ). Новый ИНН при повторной выдаче свидетельства не присваивается.
Смена места жительства
Если человек переехал на новое место жительства, то свидетельство о постановке на учет в налоговом органе менять не нужно. ИНН остается прежним (п. 29 и 35 Порядка, утв. приказом № 114н).
Изменение персональных данных
ИНН сохраняется и в том случае, если изменились фамилия, имя, отчество, пол, дата или место рождения. В любой из перечисленных ситуаций физлицо может получить новое свидетельство о постановке на налоговый учет, в котором будет указан присвоенный ранее ИНН (п. 36 Порядка, утв. приказом № 114н). Однако, как сообщается на сайте ФНС, получение нового свидетельства в таких случаях необязательно.